6.1 Förändringsledning som framgångsfaktor
Med studiens analys som utgångspunkt och med hänsyn till studiens syfte och forskningsfrågor kan slutsatser dras angående hur kommuner kan hantera den strukturella kontexten på ett sätt som främjar arbetet med nyttorealisering. Givet tidigare forsknings teoretiska kunskapsgap och E-delegationens nyttorealiseringsprocess, i relation till insamlade data, går det att konstatera att det teoretiska kunskapsgapet inte existerar utifrån givna premisser och skulle därför behöva omformuleras. E-delegationens nyttorealiseringsprocess är en modell som fyller gapet mellan teori och praktik då det presenterar ett tillvägagångssätt för hur kommuner kan arbeta systematiskt med hantering av nyttor vid it-investeringar och digitaliseringsarbete i praktiken. Därmed skulle ett praktiskt kunskapsgap kunna formuleras, snarare än ett teoretiskt. Samtidigt går det inte att ignorera att det faktiskt upplevs ett så kallat kunskapsgap och osäkerhet kring hur nyttorealisering ska tillämpas. Givet de förhållanden i den strukturella kontexten som presenterats visar fallstudien på en rad faktorer som är avgörande för kommuners arbete med hemtagning av nyttor vilka består av ett systematiskt arbetssätt, effektiv resurshantering, kompetensförsörjning.
Studien påvisar att den befintliga kontexten, vilken präglas av NPM-reformen, resulterar i strukturella parametrar som begränsar kommuner och hämmar införandet av nyttorealiseringsarbete. Analysen synliggör att ett systematiskt tillvägagångssätt är avgörande för nyttorealisering. Problematiken grundar sig i att NPM motverkar detta eftersom decentralisering och avprofessionalisering leder till svårigheter att samordna kompetens och aktiviteter. Administration som är en resurskrävande aktivitet stjäler arbetstid och kompetens från aktiviteter och personal som skulle kunna arbeta med värdeskapande aktiviteter såsom nyttorealisering. Kommuner verkar under eget ansvar där nätverk och lärande med andra organisationer är begränsat. När dessutom samarbete och spridning av kunskap inte sker naturligt inom kommunen föreligger ingen effektiv kompetensförsörjning. Den strukturella kontexten påverkar därmed nyttorealisering negativ. På så sätt blir det tydligt att omfattningen på det arbete som utförs när det kommer till nyttorealisering är helt beroende av kommuners egen förmåga att integrera detta i verksamheten vilket i sin tur baseras på kommuners intresse för det att uppnå detta. Det går att påstå att E-delegationens nyttorealiseringsprocess är ett stort steg i rätt riktning för att fylla kunskapsgapet då verktyget erbjuder handfasta och konkreta förslag på hur myndigheter och kommuner kan arbeta med nyttor i praktiken. En slutsats som kan dras är att kommuner behöver implementera en kommungemensam nyttorealiseringsmodell som bör vara kompatibel med kommunens projektmodell. Detta förenklar etablering av ett arbetssätt fokuserat mot nyttorealisering betydligt. Aktiviteterna i respektive modeller bör anpassa till varandra och till den enskilda organisationen för att integrera dem med kommunens processer och kultur.
Vad krävs för att kunna utveckla en integrerad modell för nyttorealisering? Givet det som tidigare presenterats går det att konstatera att kommunen på eget initiativ måste skapa rätt
hantera för att kunna utveckla ett effektivt arbete med nyttorealisering som genomsyrar hela kommunen. Övergripande bör arbetet präglas av en systematik som byggs upp utifrån effektiv resurshantering och kompetensförsörjning. Vidare bör också visst fokus riktas mot organisationskulturen i syfte att motverka organisatoriskt motstånd och implementera ett fokus på nyttor hos medarbetarna.
Sammanfattningsvis bidrar studiens forskningsbidrag till en förståelse för den strukturella kontext kommuner verkar och hur den kan hanteras för att främja nyttorealisering. För att överkomma de faktorer som är avgörande för nyttorealisering är en slutsats som kan dras från studien att de faktorer som utmanar kommuner vid nyttorealisering kan hanteras genom god förändringsledning. Förändringsledning som i detta fall syftar till att förbereda organisationen på att förändra sina arbetssätt där den digitala mognaden måste vara tillräckligt utvecklad för att vara redo för nyttorealisering. Processer behöver anpassas för att höja graden av samordning. Genom att öka tillgängligheten för samarbete mellan verksamheterna förbättras förutsättningarna för införandet av kommungemensamma processer. För vissa kommuner är steget mot att klassificeras som en kommun som arbetar med nyttorealisering inte lika stort som för andra. Det gäller att sträva efter ett läge där organisationen är mogen för att införa en nyttorealiseringsmodell. En mognad som innebär att skapa optimala förutsättningar i form av infrastruktur, kompetens och en tydlig nyttorealiseringsmodell. För att leda kommunen dit kan förändringsledning utgöra den avgörande faktorn.
6.2 Det ”nya normala”
Hur påverkar Covid-19-pandemin behovet av nyttorealisering? Den rådande situationen med en pandemi har stor påverkan på vårt samhälle vilket har utgjort en relevant aspekt i studien att ta hänsyn till då it har kommit att spela en betydelsefull roll. Covid-19 har resulterat i social distansering i syfte att minska smittspridningen vilket begränsar befolkningens möjlighet att närvara på sin arbetsplats, ta del av utbildning liksom röra sig fritt i samhället. Istället har organisationer strävat efter att möjliggöra arbete och utbildning på distans för att upprätthålla den dagliga verksamheten. När människor tvingas distansera sig från varandra blir vi allt mer beroende av digital teknik eftersom it skapar förutsättningar för att kunna utföra uppgifter och upprätthålla relationer utan att vara beroende av en fysisk plats. På så sätt har pandemin resulterat i en ny form av vardag vilket kan definieras som det nya normala. Givet en ny normal, vilken roll får it då? Med utgångspunkten att det nya normala ökar beroendet av digital teknik och därmed även behovet av att it fungerar optimalt, blir således behovet av att tillgodogöra sig nyttorna av digitalisering starkare. Således blir nyttorealisering ännu mer aktuellt eftersom det kan utgöra ett verktyg för att maximera effekten av it. För att hantera den sociala distanseringen har digitala tjänster och lösningar tvingats implementeras betydligt tidigare än planerat vilket ökar behovet av att följa upp och utvärdera dessa för att säkerställa att nyttorna realiserats. It har tidigare ansetts tvinga fram förändring. Konsekvenserna av Covid-19 påvisar snarare att det är den rådande pandemin som nu tvingar förändring där it istället får en avgörande roll för att driva den framåt.
6.3 Nyttorealisering – en politisk förankring?
Huvudfokus i de 6 intervjuer som genomförts i studien var på it-investeringar och dess process samt hur respektive respondent såg till att tillvara ta värdet av dem. Samtidigt är det både relevant och intressant att ta i beaktning hur kommunerna förhåller sig till den politiska dimensionen. Trots att kommuner är politiskt styrda organisationer och digitalisering är ett politiskt mål nämndes aldrig den politiska dimensionen av it-investeringar och nyttorealisering. Med studiens insamlade data som utgångspunkt kan ett resonemang om att det finns en distans mellan de kommunala verksamheterna och den politiska ledningen föras. Även om digital transformation är formulerat i mål som offentlig sektor strävar efter, verkar tillvägagångssättet för att uppnå dessa vara upp till verksamheterna själva. Politisk ledning kännetecknas av en låg nivå detaljstyrning vilket även kan urskiljas i det empiriska materialet. Givet att digitalisering utgör politiska mål är det viktigt att offentliga verksamheter blir bättre på nyttorealisering för att den digitala transformationen ska lyckas. De riktlinjer och uppmaningar som kommuniceras ut till de kommunala verksamheterna är övergripande och abstrakta vilket gör att kommunerna får leda den digital transformationen på egen hand. Istället för att kommunikationen går från den politiska ledningen till verksamheterna, förmedlar istället verksamheterna information och kunskap till ledningen. Genom exempelvis processkartläggning kan information om verksamhetens processer och it-projekt kommuniceras i syfte att skapa medvetenhet på ledningsnivå.
NPM-reformen infördes i Sverige i slutet av 1980-talet. Det svenska administrativa systemet har inte omfamnat privatiseringsaspekterna av NPM fullt ut, däremot har reformens ledningsidéer med fokus på hantering av resultat, mål och effektivitet antagits. Tidigare i studien har en diskussion förts angående hur NPM-reformen hämmar kommuner när det gäller att införa ett arbete fokuserat på att hämta hem nyttorna av it. Det går att identifiera ytterligare en konsekvens av NPM som innebär att den kommunala styrningen präglas av att inte ha något direkt politisk fokus när det gäller nyttorealisering av it-investeringar. Resonemanget förs vidare till att detta kan ha lett till att tjänstemän i de kommunala verksamheterna implementerar policys som är starkt mål- och resultatorienterade och förflyttar fokus från politiken.