Distansarbete

2.6.1 Digital omställning

I coronapandemins fotspår har distansarbete ökat kraftigt i hela världen. I Sverige har en av tre arbetat hemifrån på deltid eller heltid under pandemin.¹³⁷ Detta har medfört en digital omställning för arbetsgivare och arbetstagare i berörda branscher och verksamheter.

Distansarbetet har ökat kraftigt under pandemin

Distansarbete kan definieras som arbete som utförs med hjälp av informationsteknik i hemmet eller på annan plats på avstånd från en mer traditionell arbetsplats.¹³⁸ Tack vare ökad digitalisering och mobilitet under tvåtusentalet har förutsättningarna för att arbeta på distans förändrats fundamentalt.

Folkhälsomyndigheten kom i mars 2020 med rekommendationer om social

distansering för alla medborgare. Då uppmanades arbetsgivare att i möjligaste mån, att utifrån verksamheternas behov, underlätta anställdas möjlighet att arbeta från hemmet. I och med detta började de som hade möjlighet att arbeta hemifrån.

Arbetsplatser ställde om till arbete på distans, samtidigt som gymnasier och

högskolor ställde om till att undervisa på distans. Allmänna sammankomster över 50 personer förbjöds och i övrigt uppmanades vi att inte genomföra större

sammankomster. Detta fick till resultat att fysiska möten och arrangemang ställdes in.

135 Digitaliseringsrådet (2019) – Dekatighet i en digital tid, s. 3f. Dnr: 19-12347.

136 Se bland andra RISE och Stelacon (februari 2019) – När blir digitalisering av kommunala tjänster lönsamma?.

137 SCB (2020) – En av tre jobbar hemifrån.

138 SOU 1998:115. – Distansarbete.

En stor andel arbetstagare flyttade således sin arbetsplats till hemmet. Detta resulterade i mycket stor efterfrågan på bärbara datorer, som visar högsta

efterfrågan på tio år.^{139; 140} Digitala mötesplattformar och videokonferenslösningar fick ett tydligt uppsving och genomslag.¹⁴¹ Många av arbetstagarna tvingades snabbt ställa om och lära sig att hantera digitala tjänster för att kunna fortsätta utföra sina arbetsuppgifter. Att arbeta hemifrån har mer än tiofaldigats under pandemin.¹⁴²

Figur 17 Andel hemarbetande av internetanvändare i Sverige (16+år) före och under pandemin (tredje kvartalet 2020)

Källa: Internetstiftelsen (2020), Svenskarna och internet

2.6.2 Bedömning

Många kan arbeta på distans i Sverige

Distansarbete har sedan tidigare haft stor potential i Sverige tack vare det stora antal arbetstagare med arbetsuppgifter som inte är platsbundna och som går att utföra digitalt. En studie från USA har visat att cirka 40 % av svensk arbetskraft kan utföra arbetsuppgifter från hemmet, vilket är bland de högsta i världen. ¹⁴³ I en studie från

139 IDG (2020) - De är störst på den skenande svenska pc-marknaden.

140 IDG (2020) - Vad är det som händer på pc-marknaden.

141 UC Today (2020) - Must have video conferencing statistics 2020.

142 Internetstiftelsen (2020) - Svenskarna och Internet 2020.

143 Dingel and Neiman (2020) - How many jobs can be done at home.

23%

Region Skåne har man gjort en anpassning av den amerikanska studien. ¹⁴⁴ De kommer fram till att 29 % av arbetstagare i Sverige har ett arbete som potentiellt kan utföras på distans. De visar även att i Stockholms län kan drygt 40 % bedriva

distansarbete. En studie från TCO¹⁴⁵ visar att 42 % av deras medlemmar arbetat på distans under pandemin. Tele2 har i en studie visar att 57 % av respondenterna distansarbetat på heltid och deltid. ¹⁴⁶

Inom sektorer som IKT, finans & försäkring, media och företagstjänster kan

huvudparten av arbetena utföras på distans. På platser där sådana sektorer är stora, som inom storstadsregionerna, så finns en större potential att utföra arbete på distans. Inom sektorer som industri, vård och omsorg eller handel behöver däremot många arbeten utföras på en specifik plats. Dessa arbeten är spridda över landet men finns i större andel i landsortskommuner.

Det är skillnad mellan hur olika sektorer har hanterat distansarbete historiskt. Nära 35 % av anställda inom IKT-sektorn i EU arbetade hemifrån regelbundet eller till viss del under 2018.¹⁴⁷

Under pandemin har många olika yrkeskategorier periodvis arbetat på distans.

Tillgång till stabilt och snabbt bredband har spelat roll i att distansarbetet har fungerat.

Möjligheterna att arbeta på distans är inte jämt fördelade

Det måste påpekas att distansarbete inte kan utföras av alla på arbetsmarknaden.

Flertalet yrken är beroende av att befinna sig på en plats som till exempel i en butik, på en restaurang, på en vårdcentral, i en fabrik. Att många arbetstagare har befunnit sig i hemmet under pandemin kan ha många andra anledningar som till exempel sjukdom, vab, korttidspermittering eller arbetslöshet.

Distansarbetet fungerar bättre för vissa yrkesgrupper. Möjligheterna för distansarbete visar på viss socioekonomisk profil. Undersökningen Internet och Svenskarna visar att de som inte har arbetat på distans under pandemin i större utsträckning har låg inkomst, låg utbildning, är boende på landsbygd, och är unga i åldern 16–25 år. ¹⁴⁸ Detta finns alltså skillnader mellan olika yrkeskategorier och grupper, som riskerar att bli större och därför behöver uppmärksammas. De personer som i sitt arbete inte använder digitala verktyg för att utföra sina arbetsuppgifter, kommer inte heller

144 Region Skåne (2020) - Potential för distansarbete.

145 TCO (2020) - Många som jobbar hemma trivs bra.

146 Tele2 (2020) - Distansarbete under corona.

147 Eurofound (2020) - Teleworkability.

148 Internetstiftelsen (2020) - Internet och Svenskarna 2020.

framåt att ha möjlighet till distansarbete. Det finns även ett stort antal yrken som medför användning av digitala verktyg men på grund av specifika arbetsuppgifter inte kan arbeta hemifrån.

Digital teknik

Inköp av bärbara datorer istället för nya verksamhetssystem

En vanlig åsikt bland de vi intervjuat är att det fungerat förvånansvärt bra att arbeta på distans under pandemin. Man har helt enkelt tagit sin bärbara dator och flyttat hem. På grund av denna förflyttning har arbetsgivare behövt investera i teknik som möjliggör distansarbete, detta visar globala inköpssiffror. ^149;150 Det har handlat om inköp av bärbara datorer, kringutrustning, programvaror med mera som stödjer distansarbete. Detta är investeringar som många organisationer inte har haft budgeterat och kan leda till konsekvenser för verksamheterna på olika sätt.

I nyligen genomförd granskning av Riksrevisionen har det visat sig att många statliga organisationer har föråldrade it-system som inte klarar av att genomgå radikala förändringar för att möta morgondagens digitala behov.¹⁵¹ Det finns många komplexa system som är gamla och det försvårar den digitala omställningen i stort.

Investeringar som inte varit budgeterade, tillsammans med ett stort behov av ökade investeringar för föråldrade system, ger en ”teknikskuld” som kan vara svår att hantera. Tillgångarna som är inskaffade till följd av pandemin är såklart nya byggstenar i förhållande till de tekniska utmaningarna som kvarstår. Eftersom behovet av nya system finns kvar är det viktigt att se över och hantera behovet av investeringar.

I detta skede av pandemin kan vi inte se något stort tekniksprång eller att radikala innovationer har skapats. Däremot har det gjorts ett betydelsefullt kompetenslyft för användarna i nyttjande av befintliga lösningar. Den totala internetanvändningen i Europa har tagit flera års ”kliv” jämfört med tidigare tillväxttakt.¹⁵² Leverantörerna av de befintliga lösningarna har också höjt sin kompetens och därmed kunnat utveckla sina produkter i ett förhöjt tempo.

Flertalet av de som arbetat hemifrån är nöjda och anser att de har rätt tekniska förutsättningar.¹⁵³ Detta tyder på att it-enheter varit aktiva och att arbetstagare har fått adekvata arbetsredskap och support.

149 IDG (2020) - Vad är det som händer på pc-marknaden.

150 Canalys (2020) - Tablets and Chromebooks the new hotspots for growth in the PC market.

151 Riksrevisionen (2019) - Föråldrade it-system – hinder för en effektiv digitalisering.

152 McKinsey (2020) - Europe’s digital migration during COVID-19.

153 Brilliant Future (2020) - Remote work index.

Figur 18 Har du de rätta förutsättningarna för att arbeta hemifrån (exempelvis dator, mobil, systemstöd)?

Källa: Brilliant future (2020. Remote work index)

Även om vi inte ser några stora språng i utvecklingen så kan vi i framtiden behöva ny teknik som kan öka produktivitet, främja upplevelser och skapa bättre arbetsmiljö.¹⁵⁴ Det blir en utmaning i hur man ska hantera investeringar i kommande utveckling av ny teknik inom exempelvis robotisering, artificial intelligence (AI), augmented reality (AR), virtual reality (VR) samtidigt som man ser över hur man resurseffektivt använder befintliga tekniker och verktyg.

Utvecklingsprojekt skjuts på framtiden

I början av coronapandemin fick flertalet företag och organisationer mycket att fundera på och planera för. Många ledningsgrupper fick sitta i krismöten och samtidigt gick regioner in i stabsläge. På samma gång startade distansarbete och korttidspermittering. Arbetsuppgifterna förändrades fullständigt för vissa som arbetade med utvecklingsprojekt. Enligt uppgift från flera av de vi intervjuat så stoppades projekt och det startades inte upp några nya. Det blev fokus på drift och inte utveckling i organisationerna. Samtidigt så fick ett stort antal konsulter lämna sina uppdrag¹⁵⁵ bland annat på grund av reglerna kring korttidspermitteringar och krav på att skära ner på kostnader. Många tidigare prioriterade projekt ställdes in eller sköts på framtiden och det är oklart vad effekten av detta blir framöver.

154 Unionen (2020) - Ny teknik, automatisering och coronakris - så förändras tjänstemännens arbetsmarknad.

155 Almega (2020) - Effekterna av Corona/Covid-19 för IT & Telekomföretagens medlemmar.

6% 5%

89%

Negativ andel Neutral andel Positiv andel

På ett sätt kan man säga att det har uppstått en ”utvecklingsskuld” på grund av pandemin. Detta har lyfts av flera av de vi pratat med. Den består i att man skjutit utvecklingsfrågorna på framtiden för att istället fokusera på att klara den dagliga verksamheten. Beroende på organisationens storlek, kapacitet och mognad så är utvecklingsskulden olika stor. Det gäller utveckling av processer, metoder och teknik.

Omfattningen av utvecklingsskulden är svår att uppskatta eller belägga med

ekonomiska data. Antalet inställda eller uppskjutna projekt har minskat under hösten enligt vissa konsultföretag.¹⁵⁶ Det krävs nu prioritering, interna resurser och

ekonomiska muskler för att kunna starta upp och starta om verksamheter med pausade eller planerade projekt.

Samtidigt så har utvecklingen som sagt medfört erfarenheter och kompetens inom organisationerna som sannolikt skapar värden vid framtida utveckling.

Avsaknad av gemensamma digitala gränssnitt

Att arbeta hemifrån under pandemin har för många blivit synonymt med konferenser och möten via video. Av de som arbetat hemifrån har drygt 9 av 10 haft

videokonferensmöten under pandemin, varav 1 av 10 för första gången.¹⁵⁷

156 World In Property (2020) - Sweco ökar resultatet och färre projekt skjuts upp.

157 Internetstiftelsen (2020) - Svenskarna och internet.

Figur 19 Andel av de hemarbetande internetanvändare i Sverige (16+år) som haft videokonferensmöten under coronapandemin (tredje kvartalet 2020).

Källa: Internetstiftelsen (2020), Svenskarna och internet

Många aktörer som vi intervjuat, inom både offentlig sektor och i det privata näringslivet, beskriver en frustration över att inte kunna arbeta optimalt med de mötesplattformar och samarbetsverktyg som finns till buds i organisationerna.

Organisationer har av helt olika skäl valt olika lösningar som inte alltid motsvarar de behov som verksamheten har. Idag råder ingen teknisk samstämmighet och det är stor skillnad mellan hur olika myndigheter och företag hanterar frågan. Många anser att möjligheten att kunna medverka i ett digitalt videomöte borde vara lika självklart och enkelt som att vara med i en telefonkonferens.

Vissa offentliga aktörer har öppnat upp för flera olika plattformar, såsom Zoom och Microsoft Teams, medan andra enbart använder Skype trots att leverantören slutat att utveckla den programvaran. Exempelvis har möten varit tvungna att genomföras fysiskt, trots rekommendationerna, därför att ingen digital mötesplattform passat kraven från samtliga deltagares organisationer. Detta med val av plattform är en sak som väckt många frågor i våra samtal med aktörer. Det är ibland oklart varför olika offentliga verksamheter gjort olika plattformsval och baserat sina val på olika slutsatser. Det finns så klart godtagbara anledningar där verksamheternas uppdrag styr valet av plattform som exempelvis rikets säkerhet och placering av servrar.

Det finns exempel på att anställda löser problemet genom att exempelvis använda egen utrustning eller tjänster, med eller mot verksamhetens rekommendationer.

92% 84%

14%

70%

7% 0% 8%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

Netto - Har haft digitala videokonferensmöten Netto - Nya/mer frekventa För första gången I högre utsträckning Samma utsträckning I Iägre utsträckning Har inte haft

Privatpersoner har idag som användare tillgång till avancerade molntjänster och omfattande digitala utrymmen. Irritation finns över att arbetsplatser inte kan leverera en liknande arbetsmiljö och att kvalitet och effektivitet i arbetet blir lidande. Här finns en motsättning mellan produktivitet och säkerhet. Säkerhet kostar och gör det svårare att arbeta hemma. Åsidosättande av säkerhet öppnar upp för sårbarheter som kan få stora konsekvenser.

Digital samverkan och samarbete kan inte utföras optimalt om inte digitala system och tjänster på något sätt samordnas eller regleras. Detta blir extra tydligt inom offentlig verksamhet. Om man ska kunna optimera kraven på samverkan och samarbete så krävs gemensamma gränssnitt och standarder. Flera av de som intervjuats vittnar om att behovet av att vara mer flexibel i denna fråga är stort.

Möjligheterna för offentlig sektor att använda molntjänster är under utredning och svar behövs i relativ närtid för att klargöra hur utveckling ska genomföras. Det behövs legala förutsättningar, en tydlig målbild och ledarskap i frågan för att ge bästa möjliga förutsättningar för arbetsmiljön.

Digital kompetens

Förlorad chans till ett stort digitalt kunskapslyft

Vid pandemins start infördes möjligheten för privata arbetsgivare att ansöka om ekonomiskt stöd för att kunna korttidspermittera personal (arbetsbefria med lön).

Andra arbetstagare miste samtidigt sina arbeten och gick till arbetslöshet. Detta hände parallellt med att andra startade upp distansarbete i hemmet. Många korttidsarbetare skickades hem på deltid eller heltid, och utan krav från arbetsgivaren.

Under våren frågade arbetsgivare, som fått ekonomiskt stöd för att korttidspermittera anställda, Tillväxtverket om de kunde erbjuda den permitterade personalen utbildning på den arbetsbefriade tiden. Svar kom i juli om att det var möjligt.¹⁵⁸ Svaret dröjde tyvärr så länge att företag inte hann tillämpa detta under våren när ett stort antal anställda var arbetsbefriade. Just under denna tid så fanns ett tidsfönster för att öka många anställdas digitala kompetenser som man tyvärr gick miste om. Denna fråga har regeringen uppmärksammat och inför en lagändring från 1 januari 2021.

Flera satsningar har gjorts under pandemin för att uppmärksamma och erbjuda möjlighet till utbildning. Utbudet på olika distanskurser och utbildningsplattformar har erbjudits gratis från flera välkända internationella aktörer. Ett stort antal personer har passat på att fortbilda sig under våren men det hade kunnat vara betydligt fler om

158 Tillväxtverket kundforum (2020) - Hur ser möjligheten ut för kompetensutveckling under den arbetsbefriade tiden för arbetstagaren?

permitterad personal fått möjligheten.¹⁵⁹ Regeringen har lyft behovet av relevant kompetensutveckling och har därför stärkt resurserna till olika utbildningsanordnare samt uppmuntrar till fortbildning och omställning.¹⁶⁰

Det är viktigt att inte glömma bort individers olika personliga förutsättningar och kunskapsnivå inom det digitala området. Många arbetstagare som inte är tjänstemän, saknar bland annat tillgång till interna digitala system och har inte en e-postadress kopplad till arbetsplatsen. I framtiden krävs ännu mer kompetensutveckling för att kunna hantera en ökad komplexitet, accelererad förändringstakt och nya digitala verktyg inom flertalet yrken.¹⁶¹ Då behövs det även skapas förutsättningar för alla att vara med och satsningar på digital delaktighet likväl som digital spetskompetens måste lyftas för att en digital omställning ska kunna möjliggöras. Det är viktigt att införa ett allmänt digitalt kunskapslyft som inkluderar alla medborgare.

Ledarskap för distansarbetets villkor

Flera studier visar att arbetstagare som fått chansen att arbeta hemifrån under pandemin tycker om att distansarbeta.¹⁶² Därför förväntar sig många arbetstagare att arbetsplatsen i framtiden blir mer flexibel; man arbetar hemifrån på deltid, drar ner på pendling och tjänsteresor ersätts av webbmöten. Detta ligger i händerna på

arbetsgivarna som kan få kostnadsbesparingar på bland annat lokaler och tjänsteresor. Samtidigt kan det finnas en utmaning med att behålla gruppkänsla, kreativitet, innovationsförmåga och motivation så i slutänden är det arbetsuppgifterna och verksamheternas behov som avgör.

Hemmet är ingen optimal arbetsplats vilket många har fått erfara samtidigt som många arbetstagare gjort ett bra arbete med att anpassa sig. Det finns stora utmaningar för arbetsgivare med till exempel introduktion av nyanställda och att skapa en organisationskultur och engagemang.

Ohälsotalen har visat sig öka under pandemin och visar på nya

sjukskrivningsmönster.¹⁶³ Mörkertalet bland sjukskrivningar hos distansarbetstagare kan vara stort. Nu ställer sig arbetstagare och chefer frågor om hur hållbart det är att arbeta hemifrån på detta sätt och hur arbetsgivarens arbetsmiljöansvar ska hanteras i ett läge efter pandemin. För att ta tag i den psykiska ohälsan behövs ett mer aktivt ledarskap när många arbetar hemifrån.

159 Microsoft (2020) - Över 60 000 svenskar har tagit del av globalt utbildningsinitiativ.

160 Regeringen (2020) - Stärkt kompetensförsörjning och utbildning som leder till jobb.

161 Unionen (2020) - Ny teknik, automatisering och coronakris – så förändras tjänstemännens arbetsmarknad.

162 TCO (2020) - Många som jobbar hemma trivs bra.

163 Previa (2020) - Corona skapar nya mörkertal och förändrat sjukskrivningsmönster.

Eftersom arbetstagare i stor utsträckning är positiva till att fortsätta arbeta på distans så behöver ledarskapet stödja detta i större utsträckning och göra

överenskommelser.¹⁶⁴ Det krävs ett uppdaterat ledarskap när många arbetar hemifrån då man inte kan mötas fysiskt på en arbetsplats i lika stor utsträckning.

Ledare i de flesta organisationer och på de flesta nivåer behöver en kunskapshöjning för att möta behovet hos sina anställda men även optimera de digitala mötena. Det måste nämnas att arbetsgivare inte kan tvinga någon att arbeta på distans om det inte finns en överenskommelse om det.

Arbetsgivaren har det direkta arbetsmiljöansvaret. Ändå har flera av de vi pratat med upplevt att en ad hoc-artad situation gällt under pandemin. Arbetsmiljölagstiftningen är inte anpassad till kriser av detta slag. Regeringen har uppmärksammat detta och bland annat Arbetsmiljöverket har fått i uppdrag att ta fram en vägledning i dessa frågor.

Nya idéer och kreativitet i webbmöten

I och med distans- och reserekommendationerna så har digitala möten exploderat i antal och mötesplattformarna har mångdubblat sina användare på kort tid¹⁶⁵. Man pratar om en ”zoom-boom” och många plattformsleverantörer berättar om mångdubblering av användningen.¹⁶⁶

Det upplevs av flera vi pratat med som att arbetsdagen består av ännu mer möten idag än tidigare. Eftersom man inte kan ha informella möten över en fika, lunch eller vid kaffemaskinen så bokas allt i kalendern. Omställningen mellan möten kan bli kort och stressande.

Flera av de vi intervjuat upplever att det digitala mötesrummet inte helt klarar av att tillvarata dynamiken i det fysiska grupparbetet. Många saknar att kunna utföra den sortens arbetsprocesser som många är vana vid och tillgång till webbaserade samarbetsverktyg som kan ersätta detta finns inte. Den spontanitet och dynamik som uppstår på en arbetsplats i det fysiska mötet saknas helt enkelt. Forskning visar att personliga möten är väsentliga för att utveckla nya idéer och hålla personalen motiverad och fokuserad.¹⁶⁷

Konsekvensen av att det fysiska möter upphör är att man behöver se över förutsättningar för kreativitet, så att man inte tappar innovationsförmåga och

164 Remotelab (2020) - Attityder i en ny tid – en organisationspsykologisk studie av de initiala effekterna av distansarbetet under pandemin.

165 The Verge (2020) - Microsoft Teams usage jumps 50 percent to 115 million daily active users.

166 IDG (2020) - Videokonferenserna avtar inte – Ciscos system närmar sig 600 miljoner användare.

167 Martin Walker (2020) - Virtual teams are generally less effective than face-to-face ones. (London School of Economics and Political Science).

motivation till att utveckla nya produkter och tjänster. Enligt de vi pratat med finns det ett behov av att utveckla nya verktyg, arbetsprocesser och metoder som bättre tar tillvara på det digitala mötet och nyttjar att individer befinner sig på olika platser.

Forskning kring olika effekter av distansarbete

Det saknas just nu aktuell publicerad statistik och data kring distansarbete och vad som hände första tiden under pandemin. Det finns mycket data som kan samlas in eftersom en av digitaliseringens effekter är alla de digitala spår som lämnas i operativsystem och plattformar. Ett antal studier publiceras i slutet av 2020 och i början av 2021 enligt organisationer vi haft kontakt med.

Det saknas just nu aktuell publicerad statistik och data kring distansarbete och vad som hände första tiden under pandemin. Det finns mycket data som kan samlas in eftersom en av digitaliseringens effekter är alla de digitala spår som lämnas i operativsystem och plattformar. Ett antal studier publiceras i slutet av 2020 och i början av 2021 enligt organisationer vi haft kontakt med.

In document Digital omställning till följd av covid-19 (Page 101-113)