3. Övergripande medskick
3.2 Några nycklar för digital omställning
Några saker återkommer ofta i arbetet med detta uppdrag och även i tidigare
arbeten kring digital omställning. PTS vill här lyfta några av dessa som kan anses vara nycklar för verksamhets- och behovsdriven digital omställning (för att kunna leva och verka digitalt). PTS har här inte möjlighet att fördjupa arbetet men det finns mycket bra underlag i dessa frågor från en rad aktörer. Medskicket är att fokusera på dessa nycklar i arbetet för digital omställning.
Samverkan
Samverkan har på ett eller annat sätt lyfts inom samtliga sektorer och perspektiv som belyses i rapporten. Möjligheter till, och hinder mot, samverkan är avgörande för digital omställning av åtminstone två skäl. För det första ligger den huvudsakliga potentialen av användning av digitala verktyg i att verksamheter kan organiseras på nya sätt utifrån behov och utifrån de nya möjligheter som tekniken medger. För att kunna se och utgå från behov, för att förstå de tekniska möjligheterna och för att organisera verksamheter utifrån detta krävs en väl utvecklad samverkan mellan olika typer av aktörer. För det andra kräver omställningen kompetens och resurser. Det är utmanande för mindre aktörer både privata och offentliga. I avsnitt 4.4.1. nedan föreslås till exempel möjliga åtgärder för stärkt samverkan kring e-handel. Inom det offentliga finns en stor mängd aktörer; 290 kommuner, 21 regioner, över 200 statliga myndigheter, ett sjuttital domstolar och ett femtital universitet och högskolor.
Merparten av dessa aktörer har relativt begränsad kompetens och resurser för digital omställning. En effektiv digital omställning av det offentliga kan således inte ske utan betydande samverkan.
Samverkan behöver ske på många nivåer. PTS vill här peka på tre nivåer av samverkan som kräver fortsatt uppmärksamhet.
Samverkan inom och med regeringskansliet. Betydelsen av och utmaningarna med samverkan inom regeringskansliet har lyfts tidigare och är särskilt relevanta för frågor som skär genom i stort sett samtliga verksamheter såsom digitalisering gör.216; 217 Regeringens samverkansprogram framstår här som ett steg i rätt riktning. Om arbetet blir långsiktigt och resultatet tas vidare genom beslut och resurser så kan det vara ett bra sätt att utveckla samverkan inom regeringskansliet och med andra parter.
Samverkan kring förvaltningsgemensamma aspekter av digital omställning. Här finns sedan den 1 september 2018 ett tydligt ansvar hos DIGG att stödja den
förvaltningsgemensamma digitaliseringen i syfte att göra den offentliga förvaltningen mer effektiv och ändamålsenlig. Utmaningen här är att säkerställa att myndigheten har praktiska möjligheter att hantera detta ansvar.
Samverkan inom sektorer. Ett sätt att bidra till digital omställning är att stärka samverkan kring dessa frågor inom sektorer eller utifrån vissa perspektiv. Här kan regeringen bidra genom att tydliggöra digitaliseringsansvar inom sektorer (eller för perspektiv). 218 Vi lyfter i avsnitt 4.5.6. behovet av ett sådant ansvar för allas digitala inkludering. Tydligt ansvar inom sektorer stärker DIGG:s möjligheter att driva förvaltningsgemensamma aspekter. Det kan också bidra till samverkan kring aspekter av digitalisering inom en sektor som då kan inledas av den
digitaliseringsansvariga myndigheten inom sektorn och myndigheter med ansvar för aspekten, exempelvis primärt MSB vad gäller informationssäkerhet.
Resurser
En annan nyckel för att kunna lyckas med en digital omställning är att det finns resurser. I avsnitt 4.8.1. lyfts myndigheters behov av resurser för samverkan inom digital omställning. Ansvar för förvaltningsgemensamma respektive
sektorsgemensamma aspekter av digitalisering förutsätter också tillräckligt med resurser. Satsningarna kopplat till den digitala omställningen har blivit fler de senaste åren och resurserna har ökat. Merparten av omställningen återstår dock och att tillräckliga resurser avsätts är helt avgörande.219
216 OECD (2018), OECD Reviews of Digital Transformation: Going Digital in Sweden, OECD Publishing, Paris, https://doi.org/10.1787/9789264302259-en.
217 Digitaliseringsrådet (2019) En lägesbild av digital ledning. Dnr: 19-5952.
218 DIGG (2020), Sveriges digitala förvaltning – En samlad analys och bedömning av digitaliseringen av den offentliga förvaltningen s. 45.
219 Se bl.a. OECD (2018), OECD Reviews of Digital Transformation: Going Digital in Sweden, s. 186f, OECD Publishing, Paris, https://doi.org/10.1787/9789264302259-en.
Informationssäkerhet
Inom de olika sektorerna och de perspektiv vi tittat på har informationssäkerheten flera gånger lyfts som ett viktigt område. Under våren när andelen som arbetade hemifrån ökade dramatiskt nästan över en natt förändrades många organisationers förutsättningar för arbete med informationshantering. Detsamma gäller för
gymnasieskolan där startsträckan för att övergå till distansundervisning var väldigt kort. Även inom vård och omsorg har den digitala interaktionen snabbt ökat under coronapandemin.
Med snabba förändringar och korta ställtider har det inte funnits samma möjligheter att överallt hantera informations- och cybersäkerhetsfrågorna på önskvärt sätt. Detta har varit saker som har fått hanterats i efterhand. Då de flesta verksamheter, både privata och offentliga, genomgått en snabb omställning finns en risk att arbetet med informationssäkerhet inte riktigt hängt med, detta är dock inget vi har någon data på ännu. Med den förändring som skett och att delar av detta förmodligen består även framåt behövs ett fokus hur detta ”restarbete” ska hanteras effektiv likväl som ett generellt fokus på frågorna. Då detta är ett område där kompetensen, framför allt i mindre organisationer, är begränsad behövs tydligt och anpassat stöd. PTS har i detta arbete lyft frågan bland annat inom vård och omsorg, se avsnitt 4.3.2 och digital kommunikation, se avsnitt 4.7.3.
Data
En annan tydlig nyckelfråga för digital omställning är data. Digitalisering möjliggör att samla in, dela och analysera information i form av data till mycket låga
marginalkostnader. Det har gjort data till en viktig produktionsfaktor. Till skillnad från de produktionsfaktorer som varit betydelsefulla under längre tid, som arbete och kapital så är reglerna kring data mindre utvecklade. Det kan röra frågor som kopplar till äganderätt, informationssäkerhet, rätt att använda information i olika syften (exempelvis för att säkerställa en effektiv och jämlik vård) och beskattning.
Frågor kring tillgång till och möjligheter att dela data har också kommit upp inom flera av de sektorer och perspektiv vi tittat på exempelvis inom vård och omsorg (avsnitt 4.3.2). Frågan har också lyfts tidigare av flera aktörer. 220; 221; 222; 223
220 Digitaliseringsrådet (2019), Data som strategisk resurs. Dnr: 19-3731.
221 van Ooijen, C., B. Ubaldi and B. Welby (2019), "A data-driven public sector: Enabling the strategic use of data for productive, inclusive and trustworthy governance", OECD Working Papers on Public
Governance, No. 33, OECD Publishing, Paris, https://doi.org/10.1787/09ab162c-en.
222 DIGG (2020) Sveriges digitala förvaltning – En samlad analys och bedömning av digitaliseringen av den offentliga förvaltningen s. 43f.
223 Tillväxtverket (2020) Data som strategisk resurs i små och medelstora företag, kartläggning och analys av tretton branscher.
Frågan om data som en strategisk resurs för digital omställning och
samhällsutveckling har varit uppe inom regeringskansliet bland annat i Regeringens innovationsråd och samverkansprogrammen. Det är viktigt för den digitala
omställningen att detta arbete tas vidare och gärna tydliggörs i en konkret handlingsplan för det vidare arbetet med data som strategisk resurs.