Processkvalitet
Bedömning Trend
Processens syfte är att skapa förutsättningar för att säkra en rättssäker och hållbar
myndighetsutövning som når upp till de krav som är ställda. Det är ett långsiktigt arbete som nämnden bedriver inom området processkvalitet. Nämnden arbetar kontinuerligt med uppföljning och utveckling av verksamheten.
Årets första kvartal har utveckling av arbetsrutiner fortslöps för enhetlig handläggning och utveckling inom teamarbete har arbetats fram. Kontorets handläggare har delats in i två arbetsgrupper där fokus är teamarbete istället för självständigt arbete. Arbetsgrupperna är fördelade inom vilket ställföreträdarskapsområde handläggarna arbetar med. Detta har resulterat i stärkt samarbete och ökad kvalité i arbetet. Ett nytt arbetssätt har tagits fram vid oplanerad frånvaro för medarbetare (såsom sjukdom, vård av barn) för att fånga upp att arbetsuppgifter inte blir liggandes vid medarbetares frånvaro.
Vad gäller digitalisering har nämnden under årets första kvartal lanserat fem e-tjänster som finns på kommunens hemsida. Bland annat ansökan om uttag från spärrat konto, begäran om att avsluta uppdrag, ansökan om befrielse från redovisningsskyldigheten med flera. Istället för att skicka in en ansökningsblankett görs detta nu digitalt och kontoret får in ansökningen via e-post. Detta förenklar för ställföreträdare och effektiviserar tiden.
Överförmyndarkontoret har samverkan med andra överförmyndarverksamheter genom
erfarenhetsutbyte som har bidragit till stärkt rättssäkerhet och utveckling av arbetssätt. Kontoret har även fortsatt samverkan med Eskilstuna tingsrätt för att på så sätt effektivisera handläggningen och få kunskap om respektives handläggarprocesser.
1-åriga åtaganden
Titel Status Färdiggrad
Nämnden ska under 2020 utveckla möjliga rekryteringsförfaranden av gode män och förvaltare och se över överförmyndarkontorets matchningsförfarande. Vid byte av ställföreträdare ska ny ställföreträdare tillträda inom två månader.
Nämnden ska tillse att 20 procent av alla inkomna årsräkningar inkommer via e-wärna.
Nämnden ska under 2020 arbeta i enlighet med den digitaliseringsplan som togs fram under hösten 2019.
Nämnden ska under 2020 i samverkan med intresseföreningar erbjuda ställföreträdare utbildning och/eller andra former av stödinsatser, till stor del inom nuvarande IOP-avtal.
9
Titel Status Färdiggrad
Genom att fullfölja arbetet med ökad tydlighet och tillit i ledning och styrning ska kommunkoncernen se förbättrade resultat i
medarbetarundersökningar, vilket i slutändan ska åstadkomma nöjda invånare. (KS, alla nämnder och bolag)
Alla nämnder och bolag skall kunna påvisa nyttan och effekthemtagning av genomförda digitaliseringsinitiativ. (KS, alla nämnder och bolag) Alla nämnder ska öka tillgängligheten och förbättra servicen med stöd av beslutad servicemodell och handlingsplan. (KS, alla nämnder) Alla nämnder och bolag ska arbeta för att utveckla jämställda tjänster och service med stöd av modellförvaltning, en benchmarkingmetodik.
(KS, alla nämnder och bolag)
Medarbetare
Bedömning Trend
Överförmyndarnämnden är mån om en god hälsa och hållbar arbetsmiljö, möjlighet till engagemang och delaktighet samt det modiga medarbetar- och ledarskapet. Överformyndarkontoret har 14 medarbetare, varav två medarbetare är allmänna visstidsanställningar och en enhetschef. På kontoret är sjukfrånvaron mycket låg.
Överförmyndarkontoret inleder årets början med en stabil arbetsgrupp med arbetsro och arbetsglädje. Kontorets handläggare har utökade kunskaper inom olika ställföreträdarskap än tidigare och vidare ser nämnden att medarbetarna känner sig delaktiga i den utvecklingen som sker och står för ett aktivt medarbetarskap.
Utifrån nämndens beslut om kompetensförsörjningsplan för att säkerställa verksamhetens behov av kompetens på kort såväl som långsikt, har kompetensarbete gjorts under årets första kvartal.
Kompetensförsörjningsplanen har tre fokusområden, vilka är arbetsmiljö, systematiskt
kompetensarbete och attraktiv arbetsgivare. Det kompetensarbete kontoret har arbetat med är interna utbildningar för att bibehålla kunskaper i särskilda svåra handläggningsdelar.
Under årets första kvartal har kontorets månadsvisa arbetsplatsträffar (APT) inneburit fler punkter på dagordningen som innebär rapportering från respektive handläggares ansvarsområden. Detta för att alla medarbetare ska få information om läget på kontoret just nu och syftet med det är också att medarbetare ska få en mer sammanhållen bild och helhetssyn av kontorets arbete.
1-åriga åtaganden
Titel Status Färdiggrad
Samtliga förvaltningar och bolag ska systematiskt arbeta med att skapa förståelse för beslutade policy och riktlinjer för medarbetarskap, chef- och ledarskap. I åtagandet ingår också att införa nya arbetssätt och metoder för Modigt ledarskap och Modigt medarbetarskap. (KS, alla nämnder, alla bolag)
10
Titel Status Färdiggrad
Nämnden ska fortsatt arbeta med kompetensutveckling för framtida och nuvarande medarbetare.
Personalredovisning
Sjukfrånvaro (siffrorna avser rullande 12 mån)
Totalt mars 2019 -
Titel Status Färdiggrad
Utarbeta förslag, initiera och genomföra effektiviseringar och intäktshöjande åtgärder som sammanlagt förbättrar
kommunkoncernens ekonomi med 300 miljoner kronor till 2022. (KS, samtliga nämnder och bolag)
Ekonomisk redovisning
11
Överförmyndarnämndens verksamhet redovisar ett underskott på 719 000 kronor för perioden januari-mars 2020. Avvikelsen beror dels på att utbetalning av arvoden till ställföreträdare blivit högre än budgeterat, då budgetering har skett utifrån föregående års arvodering. Det innebär att granskning av årsredovisningar har skett i mycket högre takt än tidigare år. Utfallet för arvodering förväntas jämnas ut och minska redan i mitten av året. Avvikelsen beror även på att utfallet för kommunbidrag är lägre än periodiserad budget och förväntas avta successivt under året.
Arvoden till gode män för ensamkommande barn utan uppehållstillstånd redovisar en negativ budgetavvikelse på 38 000 kronor.
Drift för kontoret redovisar en negativ budgetavvikelse på 46 000 kronor för perioden och det beror på ökade lönekostnader för vikarier som inte ryms inom befintlig ram. Kostnaden för nämnden visar en positiv budgetavvikelse på 31 000 kronor.
Prognos för helåret är att överförmyndarnämnden har ekonomi i balans.
12