Titel Bedömning Trend
Barn och unga Vuxna
Effektiv organisation
Titel Bedömning Trend
Processkvalitet Medarbetare Ekonomi
Status åtaganden
Alla Ej påbörjad Pågår Klart,
avslutat Försenat
Överförmyndarnämnden 19 8 11
Förklaring till symboler
4
Hållbar utveckling
Vård och sociala tjänster - övergripande
Överförmyndarnämndens syfte är att skapa förutsättningar för trygghet och rättssäkerhet för barn och unga samt vuxna huvudmän. Detta genom att förhindra att den enskilde som inte själv kan ta tillvara sin rätt, missgynnas ekonomiskt eller rättsligt.
Huvuddelen av överförmyndarnämndens uppdrag och verksamhet ligger inom området social uthållighet och de två delprocesserna: Att ge vård och stöd till barn och unga samt vuxna. Nämndens uppdrag är att efter ansökan eller anmälan utreda behovet av ställföreträdare samt föreslå en lämplig person. Nämnden ska även utöva tillsyn över förmyndare, gode män och förvaltare så att barn och unga, vuxna och äldre som har behov av nämnda insatser inte missgynnas eller drabbas av rättsförlust. På så sätt bidrar överförmyndarnämnden till att uppmärksamma kommuninvånare som inte helt och hållet förmår ta tillvara sin rätt och är särskilt utsatta. För att stärka den sociala
uthålligheten tillämpar nämnden verktyg för dialog, delaktighet och inflytande såväl som verktyg för kontroll och insyn.
Nämnden har under årets första månad påbörjat granskning och arvodering av årsredovisningar enligt en handlingsplan som tagits fram. Handlingsplanen innebär individuella målsättningar för handläggarna. Nämndens mål är att samtliga inkomna årsredovisningar ska vara granskade och arvoderade senast sista augusti 2020. Den sista mars 2020 är redan 56 procent granskade och arvoderade.
Med idéburet offentligt partnerskap (IOP) avtal med Eskilstuna god man och förvaltarförening har en grundutbildning för att bli ställföreträdare genomförts. Genom stödfunktionen har ett utökat stöd erbjudits till nya ställföreträdare för att få en bra introduktion. Det innebär stegkurser som är inriktad inom olika områden, introduktion till ett nytt uppdrag, försäljning av fast egendom, stöd i
årsredovisning med flera. Utöver de utökade stöden har även kontoret och föreningen tillsammans arbetat fram ett projekt om mentorskap. Projekt mentorskap innebär att nuvarande gode män med svårare uppdrag har möjlighet till en mentor som vägleder, ger stöd och råd.
Barnkonventionen har vunnit laga kraft i januari 2020. Nämnden följer den nya barnkonventionen där barnets bästa ska prägla alla beslut som rör barn direkt eller indirekt. Utifrån att
Barnkonventionen har vunnit laga kraft har överförmyndarkontoret hanterat
förmynderskapsärenden enligt ett barnrättsbaserat beslut. Det innebär att beslutet bygger på att barnet eller barnen görs till subjekt i beslutet och hur barnet påverkas i en fråga måste vara föremål för en aktiv reflektion.
Flera handläggare på överförmyndarkontoret har under årets första månad haft en intern utbildning i förmynderskap vars syfte är att nå ökade kunskaper inom området som har resulterat i ökad kvalitet och rättssäkerhet i förmynderskapsärenden.
5
Barn och unga
Bedömning Trend
Överförmyndarnämndens uppdrag ligger i att förordna gode män för ensamkommande barn och att utöva tillsyn över dem. De gode männen har i uppdrag att i vårdnadshavares och förmyndares ställe, ansvara för barnets personliga förhållanden och sköta dess angelägenheter. Att god man förordnas är en förutsättning för att ensamkommande barn ska ges möjlighet till stöd och utbildning.
Överförmyndarnämndens fokus är att nämndens insatser ska utgå från ett barnrättsperspektiv och samtidigt ta hänsyn till hur barnens behov ska mötas med snabbhet och kvalitet.
Kommunernas ensamkommande barn har minskat markant under föregående år och under första kvartalet i år har det endast tillkommit ett ensamkommande barn.
Vuxna
Bedömning Trend
Om en kommuninvånare på grund av sjukdom, psykisk ohälsa, försvagat hälsotillstånd eller liknande behöver hjälp med att bevaka sin rätt, förvalta sin egendom och/eller sörja för sin person kan tingsrätten besluta att anordna godmanskap eller förvaltarskap. Överförmyndarnämnden lämnar förslag på ställföreträdare, god man eller förvaltare, samt erbjuder dem utbildning för uppdraget.
Det är nämnden som sedan granskar att ställföreträdare sköter sina uppdrag på sådant sätt att huvudmannens intressen tas tillvara. Överförmyndarnämndens verksamhet har således stor betydelse för att alla kommuninvånare ska få rätt till ekonomisk, rättslig och social trygghet.
1-åriga åtaganden
Titel Status Färdiggrad
Nämnden ska tillse att 80 procent av alla kompletta och i tid inkomna årsräkningar är granskade och arvoderade senast den 30 juni 2020.
Samtliga inkomna årsräkningar ska vara granskade och arvoderade senast den 31 augusti 2020.
Nämnden ska under 2020 fortsätta samarbetet med Mälardalens högskola. Inom ramen för detta samarbete planeras en nationell konferens under hösten 2020.
Titel Status Färdiggrad
Nöjd kundindex (NKI) Nämnden ska 2020 ha förbättrat sitt NKI till 65.
Demokrati
Bedömning Trend
6
Överförmyndarnämnden utövar tillsyn över ställföreträdare till de huvudmän som har behov av nämnda insatser i syfte att öka huvudmannens upplevelse av trygghet. Det kan handla om behov av stöd och hjälp i mötet med andra myndigheter samt att få den omsorg som behövs. Processens syfte är att skapa förutsättningar för och främja trygghet, engagemang, delaktighet och medskapande bland Eskilstuna och Strängnäs kommuninvånare. Processen ska ge kommuninvånare och deras valda representanter information, insyn och inflytande över kommunernas gemensamma angelägenheter.
Öppenhet, insyn och delaktighet skapas i dialogen med kommuninvånare och stärks också därigenom. Den kommunala organisationen ska vara tillgänglig för kommuninvånare och ge förtroendevalda förutsättningar att fullgöra sina uppdrag.
Nämnden har fortsatt samarbete med Mälardalens högskola för att öka kunskapen kring huvudmäns förväntningar på ställföreträdare. Utifrån den forskningsstudie vars huvudmän är i fokus planerar Mälardalens högskola och Överförmyndarnämnden Eskilstuna och Strängnäs kommuner en nationell konferens på Mälardalens högskola i november 2020. En heldagskonferens med generella
presentationer, parallella sessioner och en avslutande panel. Utifrån konferensen kan det leda till nya utvecklings- och förändringsarbeten i växelverkan med praktiknära forskningsperspektiv som kan komma att användas i överförmyndarkontorets utveckling av arbetssätt och kvalitet.
Samverkan med Eskilstuna god man- och förvaltarförening och Strängnäs Frivilliga Samhällsarbetare har förbättrats. Bland annat genom att kontorets handläggare har träffat föreningarna för möten som gav en god grund för den fortsatta kontakten. Samverkan har möjliggjort en direkt dialog med ställföreträdarna, vilket bidragit till en bättre förståelse för deras utmaningar. Detta ser nämnden som viktigt för enhetens kvalitetssäkringsarbete och ställföreträdarnas delaktighet. I utvecklingen är det nödvändigt för att verksamheten ska bli så ändamålsenligt som möjligt.
Det är fortsatt närvaro för överförmyndarhandläggare i Strängnäs kommunhus även i år.
Handläggare finns tillgängliga två gånger i månaden enligt schema för ställföreträdare och kommuninvånare.
Nämnden arbetar aktivt med informationsspridning om verksamheten. Detta är viktigt för att få in mer kompletta ansökningar/anmälningar om behov av ställföreträdare, för att fördjupa förståelse för ställföreträdarnas uppdrag och för att rekrytera nya ställföreträdare. Under första kvartalet har kontoret varit och informerat olika enheter inom socialtjänsten, funktionsstöd, psykiatriavdelning med flera om överförmyndarverksamheten. Nämnden träffar också invånare genom olika föreningar och liknande för att informera om verksamheten och samla in deras tankar och idéer.
1-åriga åtaganden
Titel Status Färdiggrad
Flerårigt fokus på prioriterade stadsdelar. Samlat krafttag för att motverka utanförskap och skapa trygghet genom fler i jobb, stärkta skolresultat, en meningsfull fritid och trivsamma ute- och
boendemiljöer, jämlikt delaktighet och inflytande samt att det offentliga ökar närvaron i stadsdelarna. Nämnder och bolag förväntas göra prioriteringar inom ram för att bidra till arbetet. (KS, AVN, FSN, GSN, GN, KFN, MRN, SN, VON, ÖFNES, KFAST)
Samtliga nämnder och bolag ska i samverkan aktivt arbeta med information och kommunikation till invånarna för att öka kännedomen om koncernens verksamheter, platsens utveckling samt politiska beslut.
(KS, alla nämnder, alla bolag)
7
Effektiv organisation
Processkvalitet
Bedömning Trend
Processens syfte är att skapa förutsättningar för att säkra en rättssäker och hållbar
myndighetsutövning som når upp till de krav som är ställda. Det är ett långsiktigt arbete som nämnden bedriver inom området processkvalitet. Nämnden arbetar kontinuerligt med uppföljning och utveckling av verksamheten.
Årets första kvartal har utveckling av arbetsrutiner fortslöps för enhetlig handläggning och utveckling inom teamarbete har arbetats fram. Kontorets handläggare har delats in i två arbetsgrupper där fokus är teamarbete istället för självständigt arbete. Arbetsgrupperna är fördelade inom vilket ställföreträdarskapsområde handläggarna arbetar med. Detta har resulterat i stärkt samarbete och ökad kvalité i arbetet. Ett nytt arbetssätt har tagits fram vid oplanerad frånvaro för medarbetare (såsom sjukdom, vård av barn) för att fånga upp att arbetsuppgifter inte blir liggandes vid medarbetares frånvaro.
Vad gäller digitalisering har nämnden under årets första kvartal lanserat fem e-tjänster som finns på kommunens hemsida. Bland annat ansökan om uttag från spärrat konto, begäran om att avsluta uppdrag, ansökan om befrielse från redovisningsskyldigheten med flera. Istället för att skicka in en ansökningsblankett görs detta nu digitalt och kontoret får in ansökningen via e-post. Detta förenklar för ställföreträdare och effektiviserar tiden.
Överförmyndarkontoret har samverkan med andra överförmyndarverksamheter genom
erfarenhetsutbyte som har bidragit till stärkt rättssäkerhet och utveckling av arbetssätt. Kontoret har även fortsatt samverkan med Eskilstuna tingsrätt för att på så sätt effektivisera handläggningen och få kunskap om respektives handläggarprocesser.
1-åriga åtaganden
Titel Status Färdiggrad
Nämnden ska under 2020 utveckla möjliga rekryteringsförfaranden av gode män och förvaltare och se över överförmyndarkontorets matchningsförfarande. Vid byte av ställföreträdare ska ny ställföreträdare tillträda inom två månader.
Nämnden ska tillse att 20 procent av alla inkomna årsräkningar inkommer via e-wärna.
Nämnden ska under 2020 arbeta i enlighet med den digitaliseringsplan som togs fram under hösten 2019.
Nämnden ska under 2020 i samverkan med intresseföreningar erbjuda ställföreträdare utbildning och/eller andra former av stödinsatser, till stor del inom nuvarande IOP-avtal.
8
Titel Status Färdiggrad
Genom att fullfölja arbetet med ökad tydlighet och tillit i ledning och styrning ska kommunkoncernen se förbättrade resultat i
medarbetarundersökningar, vilket i slutändan ska åstadkomma nöjda invånare. (KS, alla nämnder och bolag)
Alla nämnder och bolag skall kunna påvisa nyttan och effekthemtagning av genomförda digitaliseringsinitiativ. (KS, alla nämnder och bolag) Alla nämnder ska öka tillgängligheten och förbättra servicen med stöd av beslutad servicemodell och handlingsplan. (KS, alla nämnder) Alla nämnder och bolag ska arbeta för att utveckla jämställda tjänster och service med stöd av modellförvaltning, en benchmarkingmetodik.
(KS, alla nämnder och bolag)
Medarbetare
Bedömning Trend
Överförmyndarnämnden är mån om en god hälsa och hållbar arbetsmiljö, möjlighet till engagemang och delaktighet samt det modiga medarbetar- och ledarskapet. Överformyndarkontoret har tolv medarbetare och en enhetschef. På kontoret är sjukfrånvaron mycket låg.
Överförmyndarkontoret inleder årets början med en stabil arbetsgrupp med arbetsro och arbetsglädje. Kontorets handläggare har utökade kunskaper inom olika ställföreträdarskap än tidigare och vidare ser nämnden att medarbetarna känner sig delaktiga i den utvecklingen som sker och står för ett aktivt medarbetarskap.
Utifrån nämndens beslut om kompetensförsörjningsplan för att säkerställa verksamhetens behov av kompetens på kort såväl som långsikt, har kompetensarbete gjorts under årets första kvartal.
Kompetensförsörjningsplanen har tre fokusområden, vilka är arbetsmiljö, systematiskt
kompetensarbete och attraktiv arbetsgivare. Det kompetensarbete kontoret har arbetat med är interna utbildningar för att bibehålla kunskaper i särskilda svåra handläggningsdelar.
Under årets första kvartal har kontorets månadsvisa arbetsplatsträffar (APT) inneburit fler punkter på dagordningen som innebär rapportering från respektive handläggares ansvarsområden. Detta för att alla medarbetare ska få information om läget på kontoret just nu och syftet med det är också att medarbetare ska få en mer sammanhållen bild och helhetssyn av kontorets arbete.
1-åriga åtaganden
Titel Status Färdiggrad
Samtliga förvaltningar och bolag ska systematiskt arbeta med att skapa förståelse för beslutade policy och riktlinjer för medarbetarskap, chef- och ledarskap. I åtagandet ingår också att införa nya arbetssätt och metoder för Modigt ledarskap och Modigt medarbetarskap. (KS, alla nämnder, alla bolag)
Nämnden ska fortsatt arbeta med kompetensutveckling för framtida och nuvarande medarbetare.
9
Personalredovisning
Sjukfrånvaro (siffrorna avser rullande 12 mån)
Totalt mars 2019 -
feb 2020 Totalt mars 2018 -
feb 2019 Förändring 2019-2020 (%)
Titel Status Färdiggrad
Utarbeta förslag, initiera och genomföra effektiviseringar och intäktshöjande åtgärder som sammanlagt förbättrar
kommunkoncernens ekonomi med 300 miljoner kronor till 2022. (KS, samtliga nämnder och bolag)
Ekonomisk redovisning
Överförmyndarnämndens verksamhet redovisar en negativ budgetavvikelse på 719 000 kronor för perioden januari-mars 2020. Avvikelsen beror dels på att utbetalning av arvoden till ställföreträdare blivit högre än budgeterat, då budgetering har skett utifrån föregående års arvodering. Det innebär att granskning av årsredovisningar har skett i mycket högre takt än tidigare år.
10
Utfallet för arvodering förväntas jämnas ut och minska redan i mitten av året. Avvikelsen beror även på att utfallet för kommunbidrag är lägre än periodiserad budget och förväntas avta successivt under året.
Arvoden till gode män för ensamkommande barn utan uppehållstillstånd redovisar en negativ budgetavvikelse på 38 000 kronor.
Drift för kontoret redovisar en negativ budgetavvikelse på 40 000 kronor för perioden och det beror på ökade lönekostnader för vikarier som inte ryms inom befintlig ram. Kostnaden för nämnden visar en positiv budgetavvikelse på 31 000 kronor.
Prognos för helåret är att överförmyndarnämnden har ekonomi i balans.
11
Intern styrning och kontroll
Överförmyndarnämnden Eskilstuna Strängnäs internkontroll plan 2020 hanterar sju risker. Planen omfattar en kontrollåtgärd och sex kontrollmoment och inga har genomförts under årets första kvartal. De första kontrollmomenten kommer att genomföras redan under maj i år.
Överförmyndarnämnden arbetar aktivt med intern styrning och kontroll tillsammans med förvaltningen och bedömningen är att de viktigaste riskerna och vilka åtgärder som behövs är identifierade. Helhetsbedömningen är att överförmyndarnämnden har en fungerande intern styrning.
2020-04-08 10:27 1
Internkontrollplan 2020
Fas: Uppföljning internkontrollplan Rapportperiod: 2020-03-31 Organisation: Överförmyndarnämnden
Sammanfattning
Överförmyndarnämnden Eskilstuna Strängnäs internkontroll plan 2020 hanterar sju risker.
Planen omfattar en kontrollåtgärd och sex kontrollmoment och inga har genomförts under årets första tre månader.
Överförmyndarnämnden arbetar aktivt med intern styrning och kontroll tillsammans med förvaltningen och bedömningen är att de viktigaste riskerna och vilka åtgärder som behövs är identifierade. Helhetsbedömningen är att överförmyndarnämnden har en fungerande intern styrning.
Tryggt och självständigt liv
Att ställföreträdaren inte träffar huvudmannen i tillräcklig omfattning vilket leder till att ställföreträdare inte har tillräcklig kunskap och information om huvudmannen som kan göra att huvudmannens intressen inte tillvaratas på bästa sätt
Riskvärde
Titel Status Färdiggrad
Policy/riktlinjer för hur ofta ställföreträdare ska träffa huvudmannen ska tas fram och beslutas av nämnden
Överförmyndarkontoret ska ge förslag till beslut på inriktningspolicy och beslut ska tas i nämnd i november. Det är planerat att redovisas till helår.
Risk att ställföreträdares uppdrag inte granskas på grund av att årsräkning inte lämnas in vilket leder till att huvudmannens rättigheter inte är säkerställda
Riskvärde
Kontroll att handläggare vidtagit åtgärder om årsräkning inte kommit in
Uttag över de som ska lämna årsräkningar görs i Wärna i december och begäran om att lämna
årsräkning skickas ut. Om årsräkning inte inkommer ska handläggare skicka påminnelse och om
årsräkning ändå inte skickas in ska förfarande med vitesföreläggagande inledas. Kontrollmoment
är planerat att genomföras i slutet av maj.
2020-04-08 10:27 2
Risk att ställföreträdare inte sköter sitt uppdrag vilket leder till att huvudmannens tillgångar inte används för hans eller hennes nytta
Riskvärde
Kontroll att granskningsrutinen följs
Kontrollmoment är planerat att genomföras i maj.
Risk att huvudmannens alla delar i uppdraget (sörja för person, bevaka rätt, förvalta egendom) inte säkerställs
Riskvärde
Kontroll av årsräkning enligt rutin för fördjupad granskning
Kontrollmoment är planerat att genomföras i september, då nämnden har som mål att samtliga inkomna årsräkningar ska vara granskade och arvoderade senast sista augusti 2020.
Risk att invånare, brukare och/eller kunder inte får tillräckligt snabb
information vid en allvarlig händelse/kris på grund av att organisationen inte har kända rutiner för kriskommunikation, vilket kan leda till skada för berörda parter.
Det finns risk att invånare, brukare och/eller kunder inte får tillräckligt snabb information vid en allvarlig händelse/kris på grund av att organisationen inte har kända rutiner för
kriskommunikation, vilket kan leda till skada för berörda parter. Det är även risk att kommunen inte är tillräckligt förberedd på grund av bristande rutiner och kunskap om krisorganisation och krisberedskap, vilket leder till skada för allmänheten och minskat förtroende.
Riskvärde
Kontroll av tillämpning av rutin för krisorganisation och krisberedskap samt rutin för information vid en allvarlig händelse/kris. Detta är ett koncerngemensamt
kontrollmoment 2020.
Rutiner arbetas fram, utbildningar och övningar är under planering denna mandatperiod.
Kontrollen avser kännedom och tillämpning av rutin för krisorganisation och krisberedskap samt rutin för information vid en allvarlig händelse/kris.
Resultat
I dagsläget, på grund av coronaviruset, är samtliga förvaltningar igång med sin krisberedskap, de har en krisorganisation och kriskommunikationen är igång, både internt och externt.
Planeringen för kontrollmomentet var att under andra kvartalet boka in möten med varje
förvaltningsledning och gå igenom tillämpningen av rutiner för information vid allvarlig
händelse/kris samt kännedom om krisorganisation och krisberedskap. När krisen är över
kommer kommunens krisberedskap att utvärderas.
2020-04-08 10:27 3
Effektiv organisation
God kvalitet och värdeskapande processer
Att förmynderskap inte handläggs på ett korrekt sätt och tillräckligt snabbt vilket gör att barnets tillgångar inte förvaltas för barnets bästa utan barnet kan lida skada.
Riskvärde
Kontroll att rutin följs
Handläggare har under årets första månader haft en intern utbildning i förmynderskap. Rutin för förmynderskap har tagits fram och behöver fastställas för att sedan implementeras.
Kontrollmoment på att rutinen följs ska göras under året.
Attraktiv arbetsgivare
Risk för att chefer inte går den obligatoriska arbetsmiljöutbildningen på grund av att den inte ges prioritet i tid vilket leder till att det förebyggande
arbetsmiljöarbetet riskeras och att delegationen åsidosätts.
Riskvärde
Kontroll av att nya chefer gått den obligatoriska arbetsmiljöutbildningen och därmed fått delegation på området. Detta är ett koncerngemensamt kontrollmoment 2020 Arbetsmiljöutbildningar erbjuds för chefer. Kontrollen avser att chefer under första året gått den obligatoriska arbetsmiljöutbildningen och därmed fått delegation på området.
Resultat