Ekonomisk information och visuella representationer

I det här avsnittet presenteras två olika delar där ekonomisk information kommer till uttryck. Den första delen behandlar ekonomisk information som uttrycks genom retoriska medel. Den andra delen behandlar ekonomisk information som uttrycks med hjälp av visuella representationer, exempelvis via diagram. Sammantaget visar dessa två delar hur ekonomisk information som enskilt objekt har svårigheter med att skapa gemensam förståelse och samarbete. Å andra sidan, som vi i den senare delen av analysen kommer kunna visa, kan ekonomisk information tillsammans med andra boundary objects bidra till att ekonomisk information får en annan roll för gruppens gemensamma förståelse och samarbete.

28

4.2.1 Ekonomisk information i praktiken - ett boundary object?

Under mötena uppstod det en osäkerhet om huruvida ekonomisk information kunde förklara och synliggöra företagsrelaterade aktiviteter (jmf Abrahamsson m.fl. 2016). Ett exempel på detta var under ett möte när ekonomisk information diskuterades och en anställd från säljavdelningen säger att:

Jag har funderat kring de här kunderna som vi levererar till nu. Vad har vi för täckningsbidrag där? Jag ser här [pekar på datorn] att det handlar om minus 227 tusen kronor. Jag vet inte riktigt vad det innebär? (Säljare)

Det uppstod även situationer där det fanns en tvetydighet om den ekonomiska informationen faktiskt stämde. I nästa exempel följer ett utdrag från ett möte där gruppen diskuterade prissättningen på en produkt:

Inköpare: Hur har vi det med prissättningen på produkterna X och Y? Strategisk inköpare: Ja produkt X är kvar.

Inköpare: Ja, vi har fått priser på tillbehören till produkt X. Så jag ska börja lägga in dem nu. Men

det saknas fortfarande priser på produkt Y.

Projektledare: Men… [tittar på datorn] stämmer verkligen dessa priser?

I detta fall handlade det om produktens pris ansågs vara ”rimligt”. Projektledaren som frågade om priset verkligen stämde, kunde inte förstå om produktens prissättning verkligen stämde överens med verkligheten i förhållande till hur liknande produkter har prissatts tidigare. Projektledaren menade att priserna som sätts på liknande produkter måste ”lira med varandra”, vilket med andra ord betyder att det måste finnas en viss rimlighet mellan produkt och pris som är försvarbar.

Vidare upptäckte vi att det uppstod en osäkerhet och tvetydighet under projektgruppens möten om den ekonomiska informationen. Det problematiska låg i att individerna i projektgruppen inte kunde förstå vad siffrorna betydde eller vad de skulle användas till. Det gick att ana en viss frustration över de felaktiga siffrorna när projektledaren lyfte blicken mot sina kollegor i mötesrummet efter att han tittat på sin dator, kliat sig i huvudet och utbrustit: "Men stämmer verkligen dessa priser?!". Svaret, eller snarare tystnaden som uppstod, symboliserar hur projektmedlemmarna förhöll sig oförstående till de siffror som presenterades. Ibland kunde projektledaren få medhåll från sina kollegor, men oftast uttryckte sig även dem oförstående till de siffror som diskuterades. Följande citat som sammanfattar detta väl är bland annat: “Vilken menar du?”, “Vart då?”, “Vad blir den kostnaden?”, “Hur vet vi den kostnaden?”, “Hur kan detta projekt få så lågt täckningsbidrag?”. Det språk som uppstår i dessa situationer kan liknas

29 vid en form av ett ekonomiskt språk (Tillmann & Goddard 2008), men det är däremot inget delat språk i Carliles (2002) mening eftersom siffrorna inte blir meningsfulla för individerna i projektgruppen. För att den ekonomiska informationen istället ska bli meningsfull måste det delade språket för individen kunna utgöra “en representation av deras kunskap” (s.451). Sammanfattningsvis visar ovanstående två exempel att det fanns en osäkerhet och tvetydighet gällande den ekonomiska informationen. Den ekonomiska informationen i dessa avseenden blev därför inget boundary object eftersom informationen inte bidrog med någon meningsfullhet i dessa situationer. Diskussionerna som fördes under mötena blev snarare ganska kortvariga och bidrog inte till någon gemensam förståelse inom gruppen (jmf Star 2010). Likaså bidrog den ekonomiska informationen inte till vad som Carlile (2002) beskriver att individen utifrån ett boundary object ska kunna “applicera vad de redan vet och transformera befintliga kunskaper med hjälp av ett boundary object” (s.452).

4.2.2 Visuella representationer av ekonomisk information som ett potentiellt boundary object

Förutom att projektdokumentet är en viktig del i att kunna samla ekonomisk information som sedan diskuteras kring, ska vi nu visa hur man i Nova visualiserar siffror från dokumentet på ett annat sätt. Utifrån våra observationer från projektmötena ska vi i det här avsnittet visa hur ekonomisk information presenteras och demonstreras med hjälp av grafiska verktyg. Vi benämner dessa grafiska verktyg som ekonomiska representationer. Dessa verktyg är vad vi har kunnat identifierat som olika former av diagram som under mötena presenterats på en projektorduk. Detta tillvägagångssätt, att på ett enkelt sätt kunna visualisera siffror i form av diagram har inom forskningen för ekonomistyrning visat sig ha effekter på hur mottagaren av informationen tolkar siffrorna (Bay 2018).

Projektledare: Utan att välja några månader så kan man se en prognos för månaden också. Hittills

under månaden har ni fakturerat för 900 tusen och orderstocken för aktuell månad är 5 miljoner. Omsättning inklusive orderstock, här ser ni budget för månaden på 10 och den här stapeln visar totalt vad som är fakturerat och vad som finns i orderstocken. Kan komma in fler saker i den här månaden också.

Säljare: Men borde det inte vara samma färger i rött (diagrammet)? Eller ligger det i den ordningen? Projektledare: Budget för aktuell månad ser ni här och här [pekar på projektorduken] och här är

budget för hela året. De två lirar med varandra, budget och budget. Här är budgeten fram till och med sista april som man ser i den här stapeln [pekar på projektorduken]. Och den här stapeln är omsättningen såhär långt. Så dessa två [pekar på projektorduken] ska vara jämnstora för att vara inom budgeten.

30 Ovanstående utdrag är från ett möte där projektgruppen tillsammans med projektledaren gör en samlad utvärdering av den senaste månadens finansiella prestationer. Projektledaren presenterar den ekonomiska informationen inte bara genom ekonomiska begrepp och termer utan även med hjälp av andra representationer av ekonomisk information. Diagram och staplar i olika färger som ekonomiska representationer har tillsammans en visualiserande effekt för att tydliggöra och konkretisera budskapet för mottagaren.

Följaktligen borde vi kunna tänka oss att dessa representationer på projektorduken i det här avseendet fungerar som ett boundary object. Men för att avgöra om det är ett boundary object behöver vi återigen gå tillbaka till de dimensioner som vi i kapitel 2.5 förklarade skulle vägleda oss i den här analysen. För att vara ett boundary object ska representationer av ekonomisk information, exempelvis diagram, vara flexibel. Tidigare i analysen visade vi hur ritningen genom dess flexibilitet möjliggjorde diskussioner inom gruppen och även visade vilka varierande uppfattningar som kunde komma till uttryck. Vid en jämförelse mellan den ekonomiska representationen och ritningen identifierar vi att den ekonomiska representationen inte har den typen av flexibilitet. Diagram eller staplar är inte tillräckligt flexibla för att fungera som ett boundary object av två anledningar. Dels som följd av dess oförmåga att inte fungera som en gemensam utgångspunkt i diskussioner, men även som följd av att den inte bidrar till några alternativa uppfattningar bland individerna (jmf Star 2010). Sett till den andra dimensionen kan vi heller inte identifiera något som ligger i linje med Carliles (2002) resonemang kring att den ekonomiska representationen ska möjliggöra en kunskaps- och informationsöverföring mellan individer. Den ekonomiska representationen kan närmast beskrivas såsom en säljare på Nova beskriver det:

Bra för påminnelser och uppföljning där vi får en bra överblick över vad projektet kostat i slutänden och det är ett kvitto på hur vi i projektgruppen har jobbat. (Säljare)

På ett individuellt plan blir den ekonomiska representationen mer av ett förtydligande och enligt säljaren ett “kvitto” på hur projektgruppen har presterat. Medan ekonomiska representationer för projektgruppen som helhet i termer av Star och Griesemer (1989) inte bidrar till en gemensam förståelse och samarbete. Författarna menar att det krävs översättning, diskussioner och förenkling. Visserligen kan ekonomiska representationer på ett visuellt plan bidra till att förenkla annars komplexa siffror. Men det bidrar inte till diskussioner och kan enligt Carlile (2002) beskrivas som ett boundary roadblock vilket är ett objekt som i en viss typ av kontext inte fungerar som ett boundary object.

31 Sammanfattningsvis har vi i det här avsnittet kunnat visa hur ekonomisk information eller representationer av det inte har förmågan att fungera som ett boundary object. Ekonomiska representationer fungerar inom projektgruppen istället som ett sätt att kunna visualisera och demonstrera siffror mer konkret. För att ekonomisk information eller ekonomiska representationer istället ska uppfattas som meningsfull krävs det istället kompletterande objekt som bidrar till att individerna faktiskt kan relatera till siffrorna de talar om (jmf Bay 2018). Vi kommer nu att rikta fokus mot hur andra boundary object används tillsammans med ekonomisk information.