Samarbete i projektgrupper
En fallstudie om ekonomisk information som boundary object
Författare: Filip Ahlström (960819) och Adam Tholfsson (941018)
Vårterminen 2020
Självständigt arbete, avancerad nivå (FE401A), 30hp Ämne: Företagsekonomi
Handelshögskolan vid Örebro universitet Handledare: Hans Hasselbladh
Förord
Följande examensarbete motsvarar 30 högskolepoäng, en termins heltidsstudier, och är skriven vid Handelshögskolan vid Örebro universitet.
Vi vill först och främst rikta ett stort tack till vårt fallföretag och våra respondenter för att ni med stort intresse och engagemang varit tillgängliga att bistå med allt från internt material till intervjuer. Trots de restriktioner som infördes under vårterminen möjliggjorde ni för oss att slutföra studien genom digitala intervjuer och observationer. Ni har visat stor generositet och djupt engagemang. Den här studien hade inte varit möjligt att genomföra utan er hjälp och engagemang. Vi vill även rikta ett stort tack till vår handledare Hans Hasselbladh som stöttat oss med ovärderlig kunskap samt löpande bidragit med värdefull vägledningen genom hela uppsatsarbetet.
Abstract
In organizations where workers are interacting in project-based arrangements is regarded as complex entities where actors with different views and experiences are seeking an effective collaboration. By drawing attention to different types of boundary objects, project members can build a shared understanding about the different roles and which information that is needed among them. However, this study focus upon how accounting representations can enhance collaboration and create a shared understanding among actors in a project-team. The empirical data has been collected from a single-case-study with interviews and meeting-observations from a project-based firm located in Sweden. Specifically, this study finds that accounting information per se does not work as a stand-alone boundary object. Instead, this study empirically reveals how actors make sense of accounting information by drawing on other types of boundary objects. This finding contributes both to the recent call of more in-depth studies of project-teams, but also to the literature of boundary object.
Innehållsförteckning
1. Introduktion... 1
2. Referensram och tidigare studier ... 4
2.1 Boundary object: bakgrund och definition ... 4
2.2 Projektorganisering och boundary object ... 5
2.3 Ekonomisk information och boundary object ... 7
2.4 Arbetets syfte och frågeställning ... 12
2.5 Studiens analysmodell ... 12 3. Metod ... 15 3.1 Pilotstudie ... 15 3.2 Arbetets tillvägagångssätt ... 16 3.2.1 Intervjuer ... 17 3.2.2 Observationer ... 19 3.3 Insamling av litteraturen ... 20
3.4 Insamling av det empiriska materialet och etiska överväganden ... 20
3.5 Bearbetning av studiens empiriska material ... 23
4. Empirisk beskrivning och analys ... 27
4.1 Fallföretaget Nova ... 27
4.2 Ekonomisk information och visuella representationer ... 27
4.2.1 Ekonomisk information i praktiken - ett boundary object? ... 28
4.2.2 Visuella representationer av ekonomisk information som ett potentiellt boundary object ... 29
4.3 Ekonomisk information och boundary objects ... 31
4.3.1 Ritning som ett boundary object... 31
4.3.2 Ritningen avgörande för att kunna diskutera ekonomisk information ... 32
4.3.3 Ritningens betydelse på individnivå ... 34
4.3.4 Projektdokument som ett boundary object ... 36
5. Diskussion ... 40
6. Studiens slutsats och avslutande reflektioner ... 43
7. Litteraturförteckning... 45
1
1. Introduktion
När organisationer ställs inför komplexa arbetsuppgifter är det vanligt att individer med specialiserade kunskaper organiseras i projektgrupper. I projektgrupper samlas olika individer med särskilda kunskaper och erfarenheter med syfte att lösa ett specifikt problem eller uppgift (Lawrence & Lorsch 1967). Oftast organiseras projektgrupper med individer från olika avdelningar och med olika expertis. Bredden av kunskaper inom projektgrupper och skapandet av ett projekt är ett effektivt arbetssätt där individer behöver och använder varandras expertis för att lösa komplexa problem (Mitchell, Parker & Giles 2011). Däremot kan skillnader mellan individers kunskaper och erfarenheter i projektgrupper leda till bristande kommunikation och samarbete (Carlile 2002; Kotlarsky, van den Hooff & Houtman 2015).
Forskningen om projektorganisering har intresserat sig för hur projektgrupper bäst kan organiseras och effektivisera arbetssätt. Mer specifikt har forskningen intresserat sig för vad som kallas för de “traditionella projektledningsverktygen”. De innefattar bland annat processkartor, kalendrar, mind-maps och tidslinjer eller metoder som exempelvis projektledningstriangeln som beskriver projektets omfattning, tid och kostnad. Forskning om projektgrupper presenteras gärna i olika handböcker där olika verktyg och metoder presenteras som en form av one-way-solution på alla problem. Forskning inom området har blivit kritiserade för att antingen vara enkelt deskriptiv medan den andra delen betraktats som alltför normativ. Forskningen har även fått kritik för att projektledningsverktygen förblivit underteoretiserade samt att det har bedrivits som ett separat forskningsområde där projektgrupper behandlats som ett fenomen i sig, när det i själva verket egentligen inte skiljer sig nämnvärt från den mer generella organisationsforskningen som bedrivs (Cicmil, Williams, Thomas & Hodgson 2006; Blomquist, Hällgren, Nilsson & Söderholm 2010). Författarna Cicmil m.fl. (2006) menar att forskningen istället bör bedrivas utifrån vad de benämner som project-as-practice. Det är ett forskningsområde som intresserat sig för att studera varför individer upplever olika verktyg som meningsfulla och vilken funktion de fyller för projektgruppen (Burger, White & Yearworth 2019).
Inom forskningen för project-as-practice som studerar hur olika projektledningsverktyg används, har en del av forskningen om projektorganisering intresserat sig för boundary objects (Barret & Oborn 2010; Floricel, Bonneau, Aubry & Sergi 2014). Boundary object är ett analytiskt begrepp som förklarar hur och varför samarbete och förståelse över funktionsgränser
2 kan utvecklas trots de skillnader som finns mellan individers erfarenheter och kunskaper (Star & Griesemer 1989). I studier har man identifierat att ett boundary object exempelvis kan vara excelark, grafer, bilder, formulär, dokument, ritningar eller prototyper. En gemensam nämnare för dessa objekt är att de fyller en viktig funktion i det dagliga arbetet (Carlile 2002; Iorio & Taylor 2014). För att exemplifiera vad ett boundary object är visar Star (2010) hur en karta kan ha den funktionen. För en orienterare kan kartan beskriva snabbaste vägen från punkt A till punkt B, samtidigt som en ingenjör intresserar sig för markens strukturer och nivåskillnader som kartan visar. Medan en biolog istället skulle intressera sig för naturen i det specifika området. I det här fallet konkretiseras kartan som ett tydligt exempel på ett boundary object eftersom den fyller en viktig funktion för de inblandade. Trots att individerna har olika kunskaper och erfarenheter utgör kartan en slags gemensam referenspunkt för de inblandade. Framförallt fyller kartan en viktig funktion för samarbetet i det dagliga arbetet vilket gör att kartan möjliggör meningsfullhet och igenkännbarhet av samtliga individer.
Samtidigt finns det pågående forskning inom ekonomistyrning som pekar på att ekonomisk information fyller en viktig funktion för samarbete och kommunikation i organisationer. Studier (Abrahamsson, Englund & Gerdin 2016; Bay 2018) har visat att ekonomisk information fungerar som en gemensam referenspunkt för individer att förhålla sig till. Det fungerar som en gemensam referenspunkt därför att individer kan relatera ekonomisk information till sitt dagliga arbete. Det bidrar till att individen också uppfattar den ekonomiska informationen som meningsfull att använda sig av. Till följd av att ekonomisk information används som hjälpmedel inom organisationer för att beskriva dess aktiviteter är det vanligt att det används som en central del i det dagliga arbetet och framförallt inom projektgrupper (Miller & Power 2013).
Studien kommer att ta utgångspunkt i begreppet boundary object vilket är ett forskningsområde som i tidigare studier har använts för att studera samarbete inom projektgrupper. Således kommer ett analytiskt fokus mot huruvida ekonomisk information kan få funktionen att fungera som ett boundary object. I ett inledande skede ställer vi oss därför frågan om ekonomisk information har funktionen att kunna bli till ett boundary object?
Med bakgrund till Cicmil m.fl. (2006) och Blomquists m.fl. (2010) kritik mot hur den traditionella forskning om projektorganisering har bedrivits kommer vi i den här studien att fokusera på att studera: hur objekten används snarare än att identifiera om de används, varför individer agerar som de gör istället för att studera individers beteende utifrån förutbestämda modeller, samt hur samarbete koordineras och organiseras med avseende på social interaktion
3 och handling. Vi kommer i den här studien att kartlägga och analysera om och hur olika representationer av ekonomisk information, exempelvis rapporter, diagram eller excelark, används inom projektgrupper för att främja samarbete. Det empiriska materialet utgörs av intervjuer och observationer från ett och samma fallföretag där en stor del av verksamheten är organiserad i projektform. Den ekonomiska informationen som används inom projektgrupperna handlar framförallt om prissättning och uppföljning av marginaler och kvalitet.
Nästkommande kapitel i uppsatsen har strukturerats utifrån följande tre delar: I den första delen ges en utförligare introduktion till vad ett boundary object är, uppkomsten av forskningen samt hur ett boundary object kan skapas inom projektgrupper. Den andra delen redogör för centrala egenskaper av ett boundary object. Kapitlets tredje del presenterar den del av forskningen inom ekonomistyrning som kan relateras till forskningen om boundary object. Som följd av betydelsen att ovan tre delar behöver presenteras först, kommer dessa delar att ligga till grund för arbetets syfte och frågeställning.
4
2. Referensram och tidigare studier
Syftet med att använda sig av boundary object är att studera hur projektgrupper samarbetar med hjälp av olika objekt. Samtidigt som objekten fyller en viktig funktion för samarbete utgör objekten en gemensam referenspunkt för individer med olika arbetsuppgifter, erfarenheter och kunskaper (Star 2010). Men mer specifikt för den här studien kommer boundary object som analytiskt begrepp att användas för att studera vilka objekt som fungerar som gemensamma referenspunkter och som bidrar till samarbete i en kontext av ekonomisk information. Ett första steg blir således att mer ingående definiera vad ett boundary object är och hur ett boundary object skapas.
2.1 Boundary object: bakgrund och definition
Uppkomsten av boundary object har sin början från tekniksociologin och författarna Star och Griesemer (1989) som menar att boundary object är “objekt som finns inom flera sociala världar och som tillgodoser ett informationsbehov för flera olika användare” (s.393). Ett boundary object kan exempelvis vara, som tidigare nämnts, excelark, grafer, bilder, formulär, dokument, ritningar eller produktprototyper (Carlile 2002; Iorio & Taylor 2014). För projektgruppens medlemmar har objekten visat sig ha olika mening och betydelse, men samtidigt är de så pass igenkännbara och lättförståeliga av samtliga, vilket gör att flera individer kan använda sig av objekten samtidigt. När objekten används av flera aktörer samtidigt kan kulturella skillnader och konflikter suddas ut. Därför beskriver Star och Griesemer (1989) det som att “samarbete kan uppstå utan konsensus” (s.393) vilket innebär att individer i arbetsrelaterade sammanhang kan arbeta tillsammans utan att nödvändigtvis dela samma värderingar eller inställning till hur arbetet ska bedrivas. Star (2010) menar att forskningen under 70- och 80-talet betraktade konsensusskapande som en nödvändighet för samarbete. I sin studie av samarbete på ett naturhistoriskt museum identifierade Star och Griesemer (1989) vissa typer av objekt som möjliggjorde att en grupp forskare kunde samarbeta med hjälp av olika gemensamma referenspunkter som de kallar för boundary objects.
Star och Griesemer (1989) beskriver att samarbete kräver översättning, diskussioner och förenkling. Med hjälp av ett objekt, exempelvis en karta, kan komplexa problem konkretiseras och meningsskiljaktigheter harmoniseras. Men de förslag på objekt som tidigare presenterats ska endast ses som exempel på vad ett boundary object kan vara. Utifrån Star och Griesemer (1989) har flera studier om boundary object bedrivits utifrån deras kategorisering av vad ett
5 boundary object kan vara. Samtidigt som Star (2010) på senare år poängterat att denna ursprungskategorisering endast ska ses som exempel på vad ett boundary object kan vara. Som följd av boundary objects mångfacetterade tillämpning möjliggör det en potentiell tillämpning av ekonomisk information som ett boundary object.
En viktig aspekt som berör hur boundary object kan skapas, är att det inte är något prefabricerat. Exempelvis är en karta inte nödvändigtvis ett boundary object bara för att den har en viss fysisk konstruktion. Det är först när kartan genom handling som ett objekt har potential att bli till ett boundary object där den i dess specifika kontext får betydelse och blir meningsfull för användarna. Det är med andra ord kontextspecifikt huruvida exempelvis en karta kan bli ett boundary object och få den specifika funktionen. Syftet med kapitel 2.2 och 2.3 är därför att visa hur ekonomisk information har potential till att skapas och kan fungera som ett boundary object. Framförallt är det funktionen av ett boundary object som är intressant. Följande kapitel belyser centrala egenskaper som bidrar till skapandet och funktionen av ett boundary object.
2.2 Projektorganisering och boundary object
För att kunna studera om ekonomisk information kan komma att få funktionen som ett boundary object inom projektgrupper presenterar vi i detta avsnitt tidigare studiers tillämpningar av boundary object, samt vilka faktorer och egenskaper som bidrar till att ett objekt kan få funktionen att bli ett boundary object.
En viktig egenskap är att ett boundary object ska kunna användas och förstås av flera olika aktörer. I en projektgrupp räcker det exempelvis inte med att enbart en av medlemmarna förstår en ritnings specifikationer eller innebörden av ett ekonomiskt nyckeltal. Istället ska ritningen eller den ekonomiska informationen kunna förstås och användas av alla i projektgruppen, det är först då som objektet blir meningsfullt (Star 2010). Vidare beskriver Star och Griesemer (1989) att ett boundary object ska vara tillräckligt flexibelt1 för att kunna anpassas till lokala
behov, men samtidigt så pass robust att det kan bibehålla en gemensam identitet över olika gränser. Flexibelt innebär att exempelvis en tidslinje eller en karta kan tolkas av flera olika
1 Begreppet flexibilitet kommer från Star & Griesemer (1989) studie men där de använder sig av den engelska
benämningen “plastic”. Översättningen till svenska blir därför “plastisk”. Begreppet används i sammanhang för att indikera ett objekts tolkningsflexibilitet vilket möjliggör att flera användare av samma objekt kan tolka och förstå vad objektet innebär. I det fortsatta arbetet används begreppet flexibilitet vilket är i likhet med tidigare studier (se t.ex. Carlile 2002; Huzzard m.fl. 2010).
6 aktörer. Medan samma objekt kan vara robust eftersom den kan behålla en fast identitet över olika gränser, exempelvis är en karta fortfarande en karta oavsett vem som använder den, däremot bidrar flexibiliteten till att olika individer kommer vara intresserade av att studera olika saker beroende på vilket syfte eller behov de har av kartan.
I en studie av Yakura (2002) visar författaren hur användningen av tidslinjer som boundary object inom projektgrupper hade en särskild betydelse för användarna, framförallt eftersom tid kan översättas och tolkas av flera olika aktörer samtidigt. Tidslinjen var flexibel eftersom den kunde tolkas olika och där åsikterna skiljde sig åt gentemot projektets tidsplanering. Men samtidigt hade tidslinjen robusta egenskaper eftersom det fortfarande var samma tidslinje oavsett vem som använde sig av den. Vidare skildrar Yakura (2002) andra mer funktionella egenskaper som tidslinjen bidrog till. Bland annat dess betydelse av att kunna symbolisera och visualisera ett projekts början, mitt och slut. Dessa tre dimensioner av tid bidrog till att konkretisera ett projekts genomförande samtidigt som individerna upplevde en större känsla av kontroll. Likt Yakuras (2002) studie om vilka funktioner som tidslinjer fyller för en projektgrupp, kommer vi att studera om och i så fall vilken funktion ekonomisk information kan komma att få.
Vidare menar Carlile (2002) att boundary objects även kan möjliggöra att information och kunskaper kan komma till uttryck och delas inom en projektgrupp. Författaren visar exempelvis att en produktprototyp möjliggjorde diskussioner som kunde länka samman individernas kunskaper med varandra. Produktprotypen bidrog därför till att individernas enskilda kunskaper kunde förmedlas och där individerna kunde lära sig av varandra. Därför visar Carlile (2002) hur en projektgrupp genom diskussioner kunde dela befintliga och införskaffa nya kunskaper mellan varandra. En förutsättning för att möjliggöra diskussionerna var att det fanns ett delat språk. Betydelsen av ett delat språk anser Carlile (2002) vara en förutsättning för att individerna skulle kunna förstå varandra men framförallt för att kunna beskriva saker utifrån produktprototypen. Studien visar därför på den språkliga betydelsen för att möjliggöra samarbete inom projektgruppen. Utifrån att betrakta den språkliga betydelsen av vad ett boundary object kan skapa, visar Koskinen och Mäkinen (2009) i sin studie hur metaforer kan fungera som ett boundary object. Författarna identifierade att metaforer bidrog till att förenkla komplexa problem men också för att dela kunskaper och erfarenheter med varandra. Förutom att kunskaper kan komma till uttryck med hjälp av ett boundary object visar Cacciatori (2008) i sin studie hur ett boundary object istället kan lagra kunskaper. Författaren identifierade att en projektgrupp använde sig av färdiga excelark och gamla ritningar. Detta bidrog till ett mer
7 effektivt arbete eftersom det var information som projektgruppen annars hade behövt införskaffat. Objekten kunde således användas över tid och för flera olika projekt.
Till följd av att objektet (exempelvis en ritning eller en produktprototyp) kunde bidra till diskussioner där individerna kunde lära sig av varandra, uppstod det enligt Carlile (2002) även en större förståelse mellan individerna. Det innebar att individerna i projektgruppen utifrån objektet kunde lära sig mer av varandras olikheter och beroendeförhållanden. Detta exemplifieras även i en studie av Koskinen och Mäkinen (2009) som studerar en projektgrupps kontraktsförhandlingar med olika leverantörer. De menar att förhandlingar generellt är starkt förknippat med risk och osäkerhet eftersom parterna under förhandlingsprocessen stöter på svårigheter med att komma till en gemensam förståelse. Författarna menar att parterna med hjälp av vissa verktyg, som exempelvis egna anteckningar eller ritningar, bidrar till att individerna kan förstå varandras olikheter. Genom att olika individers olikheter åskådliggörs kan samarbete främjas och verktygen fungerade därför som boundary objects.
Sammanfattningsvis har vi i detta avsnitt presenterat exempel på när ett boundary object används och vilka faktorer och egenskaper som är av betydelse för att ett objekt ska kunna skapas och få funktionen av att vara ett boundary object. Det är framförallt två egenskaper som bidrar till att ekonomisk information kan komma att få funktionen att fungera som ett boundary object. Den första egenskapen handlar om att objektet ska kunna användas och förstås av alla inblandade aktörer (flexibilitet) där den fyller en viktig funktion i arbetet (meningsfullhet). Den andra egenskapen handlar om ett objekts förmåga eller förutsättningar att kunna förmedla kunskaper mellan individer, detta kan bland annat uppstå genom det som Carlile (2002) menar är ett delat språk. Dessa två egenskaper är återkommande i flera studier (se t.ex. Barret & Oborn 2010; Nicolini, Mengis & Swan 2012; Yakura 2002) och som vi i det fortsatta arbetet tar med oss när vi i nästa del ska studera om och i så fall hur ekonomisk information kan komma att få funktionen som ett boundary object.
2.3 Ekonomisk information och boundary object
Forskningen om boundary object kan ses som tvådelad där den å ena sidan studerat materiella artefakter som ett boundary object, exempelvis ritningar (Bechky 2003) eller processkartor (Fenton 2007). Dessa artefakter betraktas som ett boundary object till följd av dess materialitet där individens relaterbarhet till objektet är centralt. Medan forskningen å andra sidan har studerat det symboliska värdet och funktionen av ett boundary object (Cacciatori 2008; Iorio &
8 Taylor 2014), exempelvis att ett objekt möjliggör att kunskaper och erfarenheter kan förmedlas mellan individer (Carlile 2002). Skillnaden mellan hur forskningen om boundary object ser på objekten har betydelse för den här studien, där framförallt det symboliska värdet av ett boundary object (Star & Griesemer 1989), på en övergripande nivå kan ställas i relation till delar av forskningen inom ekonomistyrning (Bay 2018). Mer specifikt har de båda forskningsområdena intresserat sig för hur olika representationer eller artefakter som utöver den mänskliga interaktionen kan få en större betydelse när den används i en specifik kontext. Exempelvis hur artefakter som en budgettavla (Bay 2018) eller en ritning (Carlile 2002) kan fylla en viktig funktion som gemensam referenspunkt för individer att förhålla sig till. På en övergripande nivå har de båda forskningsfälten intresserat sig för liknande teoretiska utgångspunkter som gör att vi i det här delavsnittet ska redogöra för huruvida ekonomisk information kan komma att få funktionen som ett boundary object.
Likt ett boundary object och framförallt tidigare exempel om kartan, kan ekonomisk information också ha olika innebörd beroende på mottagare av informationen (Quattrone 2009). Miller och Power (2013) beskriver hur ekonomisk information inte bara kan betraktas som en teknisk aktivitet inom organisationer, utan att den även har förmågan att påverka och forma individers sätt att tänka samt förstå organisatoriska processer och aktiviteter. Genom att översätta organisatoriska problem till ekonomiska begrepp och termer, kan komplexa problem bli mer lättförståeliga och konkreta för mottagaren samtidigt som effekter av ett visst beslut kan visualiseras. Men även om ekonomisk information kan uppfattas som ett relativt statiskt verktyg att använda sig av, menar Miller och Power (2013) att ekonomisk information samtidigt fungerar som en gemensam referenspunkt i diskussioner för individer att förhålla sig till. På motsvarande sätt menar Star och Griesemer (1989) att boundary objects fungerar som en gemensam referenspunkt där samarbete möjliggörs tack vare att objektet är igenkännbar hos alla inblandade. Av den anledningen finns det goda argument till att ekonomisk information kan få funktionen att fungera som ett boundary object till följd av dess flexibilitet samt att det även fyller en viktig funktion för individer i deras dagliga arbete.
Med undantag för Briers och Chuas (2001) studie har vi under våra litteratursökningar inte kunnat hitta någon studie som undersökt om ekonomisk information kan fungera som ett boundary object. Briers och Chua (2001) identifierar i sin studie på ett tillverkande företag att deras databas innehöll information över företagets kostnader, intäkter och produktionstekniska detaljer. Cheferna på företaget kunde med hjälp av databasen generera fram lämplig ekonomisk information som sedan kunde användas som underlag i diskussioner mellan representanter från
9 olika avdelningar. Databasen visade sig innehålla sådan information som möjliggjorde att cheferna kunde identifiera organisatoriska problem, och det var genom att identifiera problemen som cheferna också kunde diskutera och resonera fram lösningar på problemen. Databasen som kunde generera den ekonomiska informationen utgjordes i det här fallet ett boundary object. För den här studien däremot är det inte databasen per se som vi kommer att studera.
Miller och Power (2013) redogör för ett annat exempel där företags koldioxidutsläpp kopplades till ekonomisk data och visade vilka effekter detta fick på individer och organisationer när detta applicerades på nya objekt för att skapa förståelse. I detta fall ledde användningen av ekonomisk information genom rapporter till ett globalt förändrat synsätt om hållbarhetsfrågor kopplat till organisationers koldioxidutsläpp, vilket har kommit att få organisationer och politiker att därefter agera i samförstånd. Genom att översätta organisatoriska problem till ekonomisk information görs problemet mer konkret och jämförbart för mottagarna att visualisera och i sin tur kan lösningar på problemet formuleras. Därför framhåller Miller och Power (2013) att ekonomisk information är mer än bara kalkyler och diagram, det är även ett sätt för individen att kunna värdera och jämföra olika tankar och idéer med varandra. Men framförallt kan ekonomisk information gå från något abstrakt till att bli mer konkret. Således kan vi utifrån Miller och Powers (2013) resonemang börja närma oss ett av boundary objects egenskaper, nämligen att kunna vara flexibelt (Star 2010). Förutsättningen är att ekonomisk information ska kunna tolkas och uppfattas på olika sätt samtidigt som den länkar samman individers olika tankar och idéer med varandra.
Utifrån att ekonomisk information kan skapa en gemensam bild av världen i form av kategorier, mått och uppfattningar om kausala samband menar Miller och Power (2013) att ekonomisk information har förmågan att kunna tillämpas på nya objekt och gestaltas i olika skepnader. Exempelvis att kostnader kan betraktas som ett sätt att mäta företagets effektivitet medan det å andra sidan går att studera kostnader på en specifik avdelning. I slutändan får kostnaden helt olika betydelse beroende på vad den relateras till. I en studie av Bay (2018) visar författaren hur individens uppfattning av ekonomisk information både kan förstärkas och konkretiseras med hjälp av olika visualiserande verktyg. Exempelvis att en budgettavla utgjorde en viktig funktion för att åskådliggöra intäkter och kostnader. I synnerhet kunde budgettavlans symboliska värde bli något för individen att relatera till (Fox 2011). Som ett boundary object är det just igenkännbarheten av objektet som är centralt (Star 2010). Däremot menar Fox (2011) att studier om boundary objects tenderar att vara för materiellt inriktade där objekten studeras enskilt och inte hur de förhåller sig till varandra. Emellertid visar Nicolini m.fl. (2012) empiriskt
10 hur två typer av objekt kunde komplettera varandra där de ömsesidigt ökade förståelse och samarbete. Vilket kan relateras till det som Bay (2018) redogör för i sin studie om hur ekonomisk information både kan förstärkas och konkretiseras med hjälp av andra fysiska representationer. Därför finns det anledning att särskilt beakta hur ekonomisk information kan samverka med andra typer av objekt när vi undersöker projektgrupper.
Ekonomisk information har funktionen att koppla samman individers tankar och idéer på ett lättbegripligt sätt samtidigt som det främjar informationsspridning mellan avdelningar (Miller & Power 2013). I studier har man däremot identifierat att detta inte är helt oproblematiskt (se t.ex. Abrahamsson m.fl. 2016). Exempelvis kan det enligt Korhonen, Laine och Martinsuo (2014) uppstå situationer där individer upplever en osäkerhet eller tvetydighet gällande ekonomisk information. Osäkerhet kan uppstå till följd av att den ekonomiska informationen är bristfällig där den inte bidrar till att förklara verkligheten. Medan tvetydighet kan uppstå om den ekonomiska informationen kan ha multipla eller konkurrerande förklaringar till kausala samband (Korhonen m.fl. 2014). Som följd av att den ekonomiska informationen inte alltid är helt enkel att förstå, identifierar Abrahamsson m.fl. (2016) att det kan uppstå flera olika tolkningar av samma ekonomiska information. Detta skapade diskussioner inom gruppen om hur informationen ska eller borde tolkas, och det var först genom diskussioner som individerna också kunde resonera fram en djupare förståelse för vad den ekonomiska informationen betyder. Den ekonomiska informationen kan därför likt ett boundary object tolkas olika av individer, men att informationen å andra sidan fungerar som en gemensam referenspunkt i diskussioner för att kunna samarbeta. Vidare har begreppen osäkerhet och tvetydighet betydelse för om ekonomisk information kan fungera som ett boundary object. Om mottagarna av informationen inte förstår vad det innebär kan det därmed inte betraktas som ett boundary object (Carlile 2002).
Vidare menar Abrahamsson m.fl. (2016) att den ekonomiska informationen blir meningsfull genom att individen kan relatera den ekonomiska informationen till något som är igenkännbart i det dagliga arbetet. Författarna menar att det är först när individen “går fram och tillbaka” mellan ekonomisk information och det som är igenkännbart som individen upplever en känsla av “färdigställande”. Det kan exempelvis vara ett ekonomiskt nyckeltal för lageromsättning som individen kan sätta i relation till de organisatoriska aktiviteter som sker ute i produktionen. Detta är i likhet med Star (2010) som menar att individer och grupper som samarbetar går fram och tillbaka mellan båda formerna av objektet. Därför blir det som Star (2010) beskriver att objektet “sits in the middle” (s.608), vilket i dessa sammanhang av ekonomisk information
11 möjliggör att individerna kan förstå och relatera till informationen. Framförallt blir det enligt Abrahamsson m.fl. (2016) konkretiserat på en lokal nivå för den enskilde individen.
Studier (se t.ex. Ahrens 1997; Tillmann & Goddard 2008) har visat att ekonomisk information blir meningsfull för individen genom verbal kommunikation som används i form av ett ekonomiskt språk. Medan ekonomisk information som istället kommuniceras genom rapporter och excelark bidrar till att bekräfta och påminna om det som har kommunicerats verbalt. Däremot menar Hall (2010) att ekonomisk information inte alltid kommuniceras via rapporter, istället tenderar informationen att kommuniceras verbalt mellan individer. Detta är i likhet med Carlile (2002) som menar att ett delat språk kan möjliggöras med hjälp av ett boundary object. Vidare menar Carlsson, Kraus, Lund och Sjögren (2016) att ett gemensamt språk också kan utvecklas med hjälp av språkliga metaforer som på ett enklare sätt når ut med den ekonomiska informationen till mottagarna. I studien identifierar Carlsson m.fl. (2016) att det framförallt var en överordnad som hade rollen att förmedla den ekonomiska informationen. Metaforer bidrog till att ekonomisk information kunde relateras till vardagsnära situationer och den organisatoriska miljön.
Utifrån det här kapitlet har vi nu kunnat visa att delar av forskningen inom ekonomistyrning är nära sammankopplat med forskningen om boundary object. De teoretiska antagandena om ekonomistyrning har en annan inriktning i jämförelse med forskning om boundary object, exempelvis hur man inom ekonomistyrningen har ett starkare fokus på de praktiker och praxis som finns etablerade och vilka handlingsmönster som uppkommer av det, medan man i studier om boundary object har ett större fokus på olika artefakter och symboler som utöver den mänskliga interaktioner får en större betydelse vid samarbete. Trots en annorlunda teoretisk inriktning mellan de båda forskningsfälten har vi hittills kunnat visa en teoretisk tillämpbarhet av huruvida ekonomisk information kan komma att få funktionen som ett boundary object. Användningen av boundary object som ett analytiskt begrepp i det här arbetet möjliggör att vi kan studera projektorganisering som en social process vilket ligger till grund för det som Cicmil m.fl. (2006) och Blomquist m.fl. (2010) benämner som project-as-practice. Vårt arbete är således inriktat mot det som Blomquist m.fl. (2010) säger är “förståelse för vad som faktiskt pågår inom projektorganiserade grupper snarare än att fokusera på modeller utifrån ett helikopterperspektiv” (s.13). I nästa del av arbetet preciseras arbetets syfte och frågeställning varefter vi kortfattat redogör för arbetets analytiska utgångspunkter.
12
2.4 Arbetets syfte och frågeställning
Utifrån tidigare studier har vi identifierat att begreppet boundary object har studerats ur flera olika kontexter och sammanhang. Bland annat för att studera konflikthantering (Iori & Taylor 2013), produktutveckling (Carlile 2002; Bechky 2003), datasystem (Briers & Chua 2001; Barret & Oborn 2010) tidsplanering (Yakura 2002) och forskare (Star & Griesemer 1989; Kertcher & Coslor 2020). Med undantag för Briers och Chuas (2001) studie har forskningen om boundary object inte intresserat sig för hur ekonomisk information kan betraktas som ett boundary object. Genom att tillämpa boundary object kan ett analytiskt fokus riktas mot de objekt som möjliggör att representationer (t.ex. rapporter, excelark och diagram) av ekonomisk information har funktionen att kunna bli till ett boundary object. Med bakgrund till tidigare forskning ställer vi därför oss frågan: Huruvida ekonomisk information kan komma att få funktionen som ett boundary object inom projektorganiserade grupper?
Däremot kan olika objekt, som vi kunnat visa i litteraturgenomgången, både komplettera och vara beroende av varandra, något som man inom forskningen av boundary object kunnat identifiera (Nicolini m.fl. 2012). Inte minst har Bays (2019) studie inom ekonomistyrningen visat att ekonomisk information som illustreras med hjälp av andra objekt både ökar förståelsen för och förenklar den kommunicerade informationen. Genom att studera hur ekonomisk information förhåller sig till andra boundary objects kan större insikter nås om rollen av ekonomisk information i ljuset av boundary objects. Därför formuleras arbetets andra frågeställning enligt följande: Hur förhåller sig ekonomisk information till andra boundary objects?
Syftet med det här arbetet är därför att studera om ekonomisk formation kan fungera som ett boundary object samt studera hur andra boundary objects förhåller sig till ekonomisk information. I nästkommande avsnitt presenteras arbetets analytiska utgångspunkter som ligger till grund för arbetets analys.
2.5 Studiens analysmodell
Modellen indikerar att när ett boundary object har skapats, utifrån de egenskaper och faktorer som nämnts tidigare i kapitlet, övergår gruppen från en gemensamt bristande förståelse (vänster ruta) till att skapa samarbete inom gruppen (höger ruta). Frågetecknet indikerar att det inte finns något gemensamt att enas om. Individerna bedriver arbetet separat, oförmögna att hitta gemensamma objekt som möjliggör samarbete. Men med hjälp och stöd av vissa typer av
13 boundary objects, övergår gruppen från en oenighet (vänster ruta) till att skapa samarbete och en gemensam förståelse (höger ruta).
Figur 1: Arbetets analysmodell
Star (2010) menar att ett boundary object är “löst strukturerat för gemensam användning medan det blir starkt strukturerat för individuell användning” (s.393). Det innebär att ett objekt är användbart och meningsfullt både för samarbete inom gruppen men även för den enskilde individen. Som följd av att ett boundary object fyller en viktig funktion både för gruppen och individen har olika rutor ritats. Den stora rutan runt om individerna indikerar att objektet kan användas inom gruppen, medan den streckade rutan indikerar att objektet också fyller en viktig funktion för individuell användning av objektet. Individerna måste även tillsammans inom projektgruppen kunna agera på och med objektet, exempelvis genom diskussioner, för att ekonomisk information ska kunna få funktionen bli ett boundary object. Ett boundary object kan endast skapas genom handling. Vi antar därför att ekonomisk information kommer kunna fylla en viktig funktion både för gruppen och för den enskilde individen samtidigt som det blir till ett boundary object först när det används.
Utifrån tidigare studier om boundary object som vi identifierade i kapitel 2.2, kommer den här studien att ta utgångspunkt i två analytiska dimensioner. Den första dimensionen av boundary object avser det som i Stars (2010) termer utgör representationer av ekonomisk information som är flexibla men samtidigt tillräckligt robusta för att fungera som en gemensam referenspunkt. Vi förväntar oss att samspelet mellan komponenterna flexibel och robust är centrala för skapandet av boundary objects. Den andra dimensionen av boundary object handlar om ett objekts förmåga att kunna förmedla individers kunskaper och erfarenheter. Studier (Bechky 2003; Carlile 2002) har visat hur boundary objects möjliggör att individer kan förmedla kunskaper och erfarenheter mellan varandra. Detta kan bland annat åskådliggöras genom att ekonomisk information förutsätter ett delat språk (Hall 2010; Carlile 2002) eller att
14 individen kan relatera “fram och tillbaka” mellan objekten (Abrahamsson m.fl. 2016; Star 2010).
De två dimensionerna ovan ligger till grund för och kommer vägleda oss i arbetets empiriska analys när vi studerar vilka boundary objects som används i fallföretaget. Således kommer arbetets analytiska avsnitt att utgå från dessa två dimensioner vilket bidrar till en tydlig distinktion för vilka representationer av ekonomisk information som kan komma att ha funktionen som ett boundary object.
15
3. Metod
I detta kapitel presenterar vi arbetets metodologiska överväganden och tillvägagångssätt. Arbetet utgår från ett fallföretag som vi av anonymitetsskäl kommer att benämna för Nova. Fallföretaget kom vi i kontakt med i samband med uppsatsen på kandidatnivå. Under det arbetet låg fokus på medarbetarnas motivation kopplat till arbetet med ständiga förbättringar. Det var under det arbetet som vi fick en viss inblick i hur företaget arbetar inom projekten och som sedan lade grunden för detta arbete. Som utomstående betraktare fann vi det intressant hur individerna, trots skilda arbetsuppgifter, ändå klarade av att på ett organiserat och koordinerat sätt samarbeta inom projekten. Även om samarbete inom organisationer inte är något nytt eller revolutionerande, kunde vi genom att anlägga perspektiv hämtat från forskningen om boundary object identifiera vissa aspekter som inte alltid är uppenbara eller självklara. Detta kunde sedermera förklara hur samarbete och förståelse kunde uppstå inom projektgrupperna och skapa effektivitet.
3.1 Pilotstudie
Under ett tidigt skede av arbetet besökte vi företaget för att bedöma om arbetets tilltänkta syfte var möjligt att genomföra. En pilotstudie bidrog till att vi kunde identifiera eventuella möjligheter eller problem med studien. Men framförallt huruvida vi fick möjlighet att vara på plats och genomföra studien med de intervjuer och observationer som det skulle innebära. Pilotstudien påbörjades med att vi genomförde en intervju med den kontaktperson vi hade på företaget. Vi fick även delta på ett av deras projektgruppsmöten. Intervjun var av mer generell karaktär med syfte att ta reda på mer om företaget och hur de arbetade inom projekten. Mötet bidrog med att vi, i ett tidigt skede, fick ta del av vad som diskuterades på dessa möten och vilken agenda som bedrevs. Kontaktpersonen anordnade även en rundvandring för oss på Nova där vi blev introducerade för de anställda och respektive projektgrupper på företaget. Rundvandringen hjälpte oss att knyta kontakter med de anställda som kunde vara potentiella respondenter till arbetet.
Under våra inledande besök på fallföretaget märke vi av en viss nyfikenhet hos de anställda, bland annat om vilka vi var, vilken agenda vi hade men också ett nyfiket intresse av studiens bidrag. De anställda som vi inledningsvis träffade var väldigt hjälpsamma och erbjöd sig att ställa upp på intervjuer, allt för att vi skulle få till ett så bra arbete som möjligt. Den första kontakten visade sig vara fördelaktig för oss när vi i ett senare skede skulle bedriva de “riktiga”
16 intervjuerna och observationerna på företaget. Detta möjliggjorde att vi i ett senare skede inte behövde presentera oss själva eller förklara vår agenda eftersom detta redan var gjort i de inledande besöket på fallföretaget.
Sammanfattningsvis är det inom metodlitteraturen väl känt att en pilotstudie är ett bra sätt att i ett tidigt skede ta reda på vilka möjligheter, risker och problem som kan tänkas uppstå med studien. Samtidigt som forskaren även får möjlighet att justera valet av datainsamling om så skulle behövas (Bryman & Bell 2013, s.276-277). Utifrån en pilotstudie fann vi det möjligt att kunna genomföra studien så som det var tänkt.
3.2 Arbetets tillvägagångssätt
Den här studiens val av metod kan enklast beskrivas som en fallstudie där arbetets empiriska material har insamlats från intervjuer och observationer från ett och samma fallföretag. Valet av fallstudie som metod blev för den här studien naturligt då syftet var att analysera om ekonomisk information kan få en funktion som boundary object. Framförallt är betydelsen av objektens meningsfullhet och användbarhet så pass centralt att det inte hade varit möjligt att studera på ett överskådligt sätt. Sett till tidigare studier om projektorganisering och boundary object är fallstudier det vanligaste tillvägagångssättet där ett eller ibland två fallföretag har studerats (se exempelvis Carlile 2002; Yakura 2002; Iorio & Taylor 2014). Fallstudier inom forskningen om boundary object bedöms vara en lämplig metod eftersom det kräver ett rikt och omfattande empiriskt material för att kunna identifiera olika typer av objekt (Star & Griesemer 1989). Samtidigt menar Star (2010) att då boundary objects inte alltid är synliga med blotta ögat, utan som vi tidigare nämnt uppstår genom handling, har det för den här studien varit av yttersta vikt att få djupgående insikter om huruvida individer och grupper arbetar tillsammans med olika objekt. Dessa iakttagelser hade som vi ser det inte kunnat nås med enbart intervjuer. Vi ville därför studera praktiken, både direkt och indirekt, för att förstå vad man gör inom projektgrupper. En fallstudie där vi som forskare måste vara på plats (Bryman & Nilsson 2018, s.344) har bidragit till mer djupgående insikter om det fenomen som studerats, nämligen boundary object (jmf Eisenhardt 1989). Som följd av att vi valt att studera hur projektgrupper arbetar med olika objekt fann vi att fallstudie är en lämplig metod. De boundary objects som vi identifierat i den här studien hade inte varit möjliga att studera på ett överskådligt sätt. Därför blev det naturligt för oss att studera projektgruppens arbete med objekten på plats och över en period om tre månader som våra observationer och intervjuer genomfördes.
17 Urvalet för studiens respondenter riktar sig mot individerna som jobbar och ingår i projektgrupperna på fallföretaget Nova. Inom dessa grupper gjordes ett beteendeurval, vilket innebär att en hel grupps beteende och agerande studeras under mötestillfället där vi som observatörer löpande antecknade vad som sades samt vilka som uppvisade ett visst beteende eller agerande (Bryman & Nilsson 2018, s.346-347). Med utgångspunkt från Cicmils m.fl. (2006) resonemang om att forskningen bör studera de mikro-processer som uppstår inom projektgrupper, blev det naturligt att designa studien likt en fallstudie. En viktig aspekt inom fallstudier är att de ska vara avgränsade i tid och rum men kräver att forskaren lägger tid på observationer och intervjuer (Jacobsen 2017, s.67-72). Dock menar Jacobsen (2017, s.110) och Denscombe (2018, s.310) att ju längre tid forskaren är på plats desto bättre, då forskaren ges tillgång till att observera fler handlingar samt lära sig tolka och uppfatta interna situationer som kan vara svåra att upptäcka till en början. Tid på plats skapar tillit, bygger relationer och utvecklar insikter, vilket är något av ett signum för undersökande observationer som metod (Denscombe 2018, s.310). I ett inledande skede ägde samtliga möten och intervjuer rum hos fallföretaget i dess lokala miljö där vi under våren besökte företaget Nova vid flera tillfällen. Observerbara fenomen bör enligt Jacobsen (2017, s.157-158) studeras i sin verkliga miljö där den kan förstås i samspel med rådande kontext. För att tolka och förstå individers synsätt har vi utifrån Jacobsen (2017, s.136) valt att utformat vår undersökningsmetod av öppen karaktär. Öppna intervjuer eller observationer är att föredra för att fånga individens uppfattningar av verkligheten. Dock på grund av rådande samhällsrestriktioner fick dessa besök senare under våren istället flyttas över till digital kommunikation. I och med övergången till digital handledning och seminarier samt observationer och intervjuer under senare delen av våren, användes videokommunikationsprogram som Zoom Video Communications samt Microsoft Teams för att underlätta kommunikationen på distans via ljud och bild genom datorn. Totalt deltog vi under nio projektmöten samt genomförde nio intervjuer varav fem projektmöten och fyra intervjuer genomfördes på plats hos fallföretaget. I övrigt bestod kommunikationen av mail- och telefonkontakt vid planering och komplettering av våra besök.
3.2.1 Intervjuer
Intervjuerna utgick ifrån en intervjuguide som återfinns i Bilaga 1. Fyra av totalt nio intervjuer hann genomföras på plats i Novas lokaler, resterande fem fick hållas via videosamtal. Intervjuerna vi höll på fallföretaget, bokades in med god framförhållning för att försäkra att
18 respondenten kunde avsätta tid och fokus på intervjun. Väl på plats bokades avskilda mötesrum där vi kunde prata ostört. Intervjuerna som istället fick genomföras via videosamtal, upplevdes inte förändra eller försvåra vår interaktion i någon större omfattning gentemot det fysiska mötet. Tvärtom möjliggjorde flexibiliteten att ett större antal intervjupersoner kunde intervjuas. Dessutom kunde respondenterna bli intervjuade i deras naturliga miljö och därav känna en större bekvämlighet med att ta intervjun från sitt kontor istället för ett mötesrum (Jacobsen 2017, s.157). En del av intervjufrågorna ställdes till alla intervjupersoner och med de generella frågorna som bas ställdes sedan mer riktade frågor till respondenterna beroende på deras specifika roll och uppgifter i företaget. Exempelvis ställde vi under en intervju med en säljare frågor som handlade om kundbesök, medan vi till en inköpare ställde frågor baserat på hur kontakten med leverantörer kunde tänkas se ut. Under intervjuerna ställdes även mer riktade frågor utifrån vad vi hade identifierat under projektmötena. Exempel på mer generella frågor kunde vara: “Hur upplevde du projektmötet?”, eller mer specifika frågor såsom: “Vad tycker du att ritningen fyllde för funktion under projektmötet?”.
Intervjufrågorna har inledningsvis medvetet varit av generell och öppen karaktär. Jacobsen (2017, s.223) argumenterar även för samma metod, nämligen att en intervju ska inledas med mer öppna och generella frågor för att sedan försöka få en djupare förståelse med hjälp av mer riktade och konkreta intervjufrågor. Detta för att vi ville se vad intervjupersonerna själva talade samt resonerade kring utan att påverka riktningen på samtalet i alltför stor omfattning. Vi menar att det är individen som arbetar på Nova som använder sig av dessa objekt och att vi på ett öppet och opåverkat sätt därigenom vill kunna studera eventuella likheter med vad som beskrivits i teorin utifrån hur respondenterna uttrycker sig. Detta med argument utifrån vad Jacobsen (2017, s.223) menar, nämligen att det finns en risk med att börja ställa alltför snäva frågor då man kan tappa kontrollen över vad respondenterna själva upplever är väsentligt. Utefter arbetets löpande intervjuer och observationer tydliggjordes vissa återkommande mönster i samtalen som vi senare i arbete började rikta mer specifika frågor mot. Frågorna formulerades på olika sätt beroende på respondenten som intervjuades. Med utgångspunkt i den anställdes roll, arbetsuppgifter och avdelning på företaget kunde mer anpassade frågor preciseras.
Tillvägagångssättet under intervjutillfällena kan närmast beskrivas som semistrukturerade intervjuer (Bryman & Bell 2013, s.475) där vi dels har haft en intervjuguide över de teman som berörts. Å andra sidan har vi under intervjutillfällena ställt frågor som inte har ingått i intervjuguiden. Det har skett vid tillfällen där vi knyter an till något som intervjupersonen har sagt. Exempelvis vid tillfällen där ett svar på en fråga kan behöva förtydligas: “Hur menar du
19 när du säger att…?”. Att vi under intervjuerna var aktiva med att ställa uppföljningsfrågor bidrog till mer djupgående svar samt att otydliga svar kunde tydliggöras i ett tidigt skede.
3.2.2 Observationer
Vi genomförde fem fysiska observationer och resterande fyra observationer genomfördes digitalt via videosamtal. De fysiska observationerna under projektmötena strukturerades så att vi som observatörer placerade oss avsides från gruppen för att få en så minimal inverkan på diskussionen som möjligt. Då borden i mötesrummen var ovala placerade vi oss därmed på ena kortsidan. En specifik projektgrupp består alltid av samma individer med en fördelning från olika avdelningar som berörs av projektet. Därav kunde vi lätt följa våra respondenters medverkan och löpande samarbete under mötena. Dock på grund av de restriktioner som uppstod under uppsatsens gång, begränsades våra möjligheter att fysiskt vara på plats för att hålla intervjuer och medverka som observatörer. Genom att vi snabbt kom igång med våra observationer hann vi delta på fem projektmöten innan restriktionerna infördes för att istället övergå och genomföras digitalt. Det var ingen skillnad på projektgruppens möte i sig, de genomfördes fortfarande på plats i deras egna lokaler, medan skillnaden för oss var att observationerna skedde digitalt med både video och ljud. Under det första digitala mötet som vi observerade upplevde vi vissa svårigheter att följa med i diskussionerna. Bland annat till följd av att det var svårt att förstå vem som pratade och vad respondenterna pratade om (t.ex. en ritning som låg på bordet). Till det andra digitala projektmötet kunde vi på förfrågan istället få videokameran positionerad så att vi både kunde se och observera samtliga respondenter. Detta möjliggjorde att vi nu kunde se vem som pratade, vad de pratade om och eventuella gester. Justeringen av videokameran upplevde vi förstärkte våra observationer till det positiva och kunde närmast liknas vid att vara på plats. Justeringen av videokamerans position visade sig därför vara avgörande för de tre avslutande digitala observationerna.
Jacobsen (2017, s.99) diskuterar fördelarna med den fysiska närvaron eftersom det möjliggör en mer dynamisk och informationsrik kommunikation. Han nämner även vissa negativa aspekter där digitala intervjuer i vissa fall kan försvåra det personliga inflytandet och tolkningen av gester och uttryck under intervjuer eller observationer. Vi upplevde däremot positiva effekter av den digitala omställningen till videosamtal, dels genom att det möjliggjorde att få till en känsla av något som är så nära den fysiska ansikte-till-ansikte observationen som möjligt men utan den fysiska närvaron (jmf Deakin & Wakefield 2014, se Jacobsen 2017, s.99), men även
20 att det möjliggjorde genomförandet av både observationer och intervjuer som annars hade behövts ställas in. Till följd av att vi tidigt genomfört observationer och intervjuer fysiskt ute hos Nova samt hunnit samla in information och bildat oss en uppfattning kring befintliga projektgrupper och deras arbetssätt, anser vi att den negativa påverkan från att hålla observationer och intervjuer delvis över videolänk inte påverkat eller förändrat vår tolkning eller studiens validitet nämnvärt.
3.3 Insamling av litteraturen
Vid den inledande litteraturgenomgången var det framförallt nyckelbegreppet “boundary object” som utgjorde den huvudsakliga sökningen. Här kunde vi relativt snabbt identifiera begreppets användning över en rad olika discipliner, allt från sociologin, medicin till informationsteknik. Genom att inkludera begrepp som “organization”, “project-management” och “accounting” kunde vi snabbt identifiera artiklar hemmahörande inom organisationsforskningen. I den här fasen arbetade vi systematiskt igenom flertalet artiklar för att säkerhetsställa att den här studien inte skulle bli en kopia av någon annans arbete. Databaserna Business Source Premier, Google Scholar och universitetsbibliotekets egen databas Primo användes parallellt med varandra i ett initialt skede av arbetet. Men under arbetets gång landade vi i att Google Scholar var enklast att hantera med avseende på dess mångfacetterade sökfunktion, enkelhet i nedladdning av artiklar och överblick av antal citeringar.
I bedömningen av att besluta huruvida de identifierade artiklarna var relevanta eller inte har vi till viss del bara kunna utesluta artiklar genom att läsa rubriken, men ibland har mer genomgående läsningar krävts för att avgöra en artikelns relevans för detta arbete. Utöver läsningen av intressanta artiklar har en viss kvalitativ bedömning av artiklarna gjorts med avseende på antal citeringar i Google Scholar. Detta bidrog till att vi relativt snabbt också kunde identifiera att det framförallt handlade om Star och Griesemers (1989) artikel som utgjorde en form av utgångspunkt i artiklar inom området.
3.4 Insamling av det empiriska materialet och etiska överväganden
Under våra observationer på Novas projektgruppsmöten använde vi oss av både ljudinspelning och egna anteckningar som hjälpmedel. Dessa två hjälpmedel kompletterade varandra väl
21 eftersom vi med hjälp av anteckningar kunde dokumentera exempelvis gester och rörelser som en ljudupptagning annars inte hade kunnat fånga upp. Observationsmetoden som används är en naturalistisk observation som enligt Denscombe (2018, s.297) och Jacobsen (2017, s.111) förknippas med sociologin och antropologin. Metoden används främst vid insamling av kvalitativt material för att undersöka livsstilar, kulturer och specifika sociala grupper, vilket gjorde metoden relevant att tillämpa för studiens syfte (Jacobsen 2017, s.111; Denscombe 2018, s.308; Bryman & Nilsson 2018, s.337-340). Författarna beskriver den kvalitativa naturalistiska observationen som fundamentalt viktig för observatören just för att den bidrar med ett inifrånperspektiv från organisationen där forskaren kan få en känsla för olika typer av situationer, då man som opåverkad av organisationskulturen studerar individerna inom denna. Metoden tillhandahåller också ett djup i detaljer och visar hur individerna efterlever organisationskulturen då man studerar de vardagliga händelserna i dess naturliga miljö. Direkt observation bygger på en direkt visuell evidens genom att bevittna händelser och konversationer i samma stund som de inträffar (Denscombe 2018, s.297). Detta ger oss en närmare relation till handlingen, där vi som observatörer kan läsa av kroppsspråk, ansiktsuttryck och “stämningen i rummet”, vilket ökar validiteten i det insamlade kvalitativa materialet. Detta skiljer sig avsevärt från övriga kvantitativa metoder där den insamlade datan distanseras från handlingarna som exempelvis frågeformulär.
Vi har även eftersträvat att bibehålla mötenas och arbetsplatsens naturliga miljö. Nyfikenhet från mötesdeltagarna väcktes vid vår närvaro och detta kan innebära oavsiktliga störningar i hur individerna kommunicerar under de observerade mötena. Vi har därav försökt förhålla oss till tre relevanta hjälpmedel som Denscombe (2018, s.303) menar kan begränsa uppmärksamheten mot forskarens roll som observatör. Mötena hölls i anpassade mötesrum där mötesledare och deltagarna placerades mitt emot varandra för att lätt se varandra och underlätta kommunikationen. Vi som observatörer valde att placera oss längs ena kortsidan, bort från projektorduken, vilket gav oss en diskret placering med god överblick över mötesrummet. Den andra åtgärden vi vidtog var att undvika interaktion under mötets gång för att inte störa deltagarna och på så sätt förbli socialt osynliga. Efter mötets avslutande tog vi dock tillfället i akt att reda ut eventuella oklarheter samt ställa följdfrågor. Den sista åtgärden handlar mer om att synas på arbetsplatsen generellt genom att göra systematiska besök till Nova under vårterminen. Denscombe (2018, s.304) menar att i takt av att forskarens närvaro ökar, minskar ens påverkan på individerna genom att närvaron blir ett slags normaltillstånd.
22 Under samtliga intervjuer och mötesobservationer tog vi anteckningar. Dessa fältanteckningar gjordes på plats under observationstillfället, detsamma gällde studiens intervjuer. Samtliga samtal sparades även som ljudinspelningar för att vid senare tillfälle kunna gå tillbaka till deltagarnas diskussioner. Även om anteckningar togs är inspelningar fördelaktigt eftersom det är lätt att glömma talad information, händelser, gester och reaktioner med tiden om anteckningarna skjuts upp (Denscombe 2018, s.311). Eftersom längre sekvenser av antecknande kan störa den naturliga miljön för de studerade, valde vi istället att korrigera minnesanteckningarna direkt efter mötet. Eftersom detta är grundstenarna i vår empiri vill vi motverka misstolkning eller att saker glöms bort för att ge studien större legitimitet. En full transkribering från inspelningarna av mötessamtalen samt intervjuerna gjordes i nära anslutning efter respektive samtal.
Människor förändrar med stor sannolikhet sitt beteende när de blir medvetna om att de observeras eller studeras. “Till skillnad från atomer kan människor bli medvetna om att de studeras - känna av det - och därför reagera på ett ovanligt sätt.” (Denscombe 2018, s.106). Utifrån detta redogör Denscombe (2018, s.106) för två följdeffekter där observatörseffekten är en effekt av att individerna i projektgrupperna är medvetna om att de blir observerade av forskarna. Detta skapar i sin tur en inneboende oro av att bli studerad, vilket kan leda till ett förändrat beteende eller språk. I denna studie kunde vi till en början ana ett något passivt deltagande. Denna effekt var dock övergående och ett mer naturligt agerande tilltog desto mer normalt vår närvaro blev. Å andra sidan kan de observerade trivas med att få uppmärksamheten och istället öka sitt engagemang och delaktighet, denna situation kallas för haloeffekten. Risken med den senare effekten är att den skapar en slags självuppfyllande profetia, där de studerade individerna försöker hjälpa forskaren genom att agera utifrån vad de själva tror förväntas (Denscombe 2018, s.106). Den senare risken anser vi inte påverkat empirin märkbart då vi redan innan vårt besök hos fallföretaget tagit beslutet att inte i förväg explicit berätta för respondenterna inom projektgrupperna vad den slutgiltiga studien ska beröra. Däremot hade ledningsgruppen i fallföretaget insyn i vad studien syftade till att studera. Berörda personer informerades om deras frivilliga deltagande, samtligas samtycke för inspelning efterfrågades samt att personuppgifter och behandling av inspelat material hölls anonymt och raderades efter överenskommen tid (Bryman & Nilsson 2018, s.170-172).
Likt vad Jacobsen (2017, s.34-38) och Denscombe (2018, s.439-449) säger om samhällsvetenskapliga undersökningar har vi tagit hänsyn till individerna som har intervjuats och observerats samt också varit tydliga med vad som gäller deras integritet, samtycke,
23 frivillighet och behandling av personlig information. Därav, av moraliska skäl, ska vi skydda oss som forskare men även skydda de studerandes intressen så att studien inte görs på bekostnad av ovetande individer eller kan skada intern hemlig information hos företaget (Jacobsen 2017, s.34; Denscombe 2018, s.439; Bryman & Nilsson 2018, s.172). För att undvika detta har våra texter löpande kontrollerats med avseende på företagssekretess. För att visa god praxis har det senare försökts begränsats genom att löpande diskutera informationsfrågor med ledningsgruppen.
3.5 Bearbetning av studiens empiriska material
Det empiriska materialet i form av både intervjuer och möten har i det här arbetet strukturerats med hjälp av kodning och kategorisering, vilket enligt Graneheim och Lundman (2004) är ett tillvägagångssätt som kan stärka både generaliserbarheten och trovärdigheten av en studie. Samtidigt som Dalen (2015 s.78) menar det är ett tillvägagångssätt som underlättar för forskaren att skapa en djupare förståelse för det empiriska materialet. Arbetsprocessen för att strukturera materialet beskrivs i det här kapitlet utifrån tre olika steg.
Det första steget i kodningsprocessen handlade om att sortera ut allt empiriskt material från möten och intervjuer där olika objekt kom till användning eller diskuterades tillsammans med ekonomisk information. Eftersom ett boundary object är beroende av dess specifika kontext (Star 2010), valde vi att koda så mycket av det empiriska materialet som möjligt som kunde leda oss till ett potentiellt boundary object. I detta steg genomfördes kodningen direkt i det word-dokument som det empiriska materialet hade transkriberats i från start. Kodningen bestod både av meningar och hela stycken som vi direkt i dokumentet kunde markera och kommentera i den löpande texten. Eftersom syftet med arbetet är att studera ekonomisk information som ett potentiellt boundary object och hur informationen förhåller sig till andra boundary objects, har vi i det första steget av kodningsprocessen försökt koda så mycket som möjligt. Detta bidrog till att vi utöver ekonomisk information även kunde identifiera andra potentiella boundary objects. Bland annat excelark, ekonomisystem, vissa visuella hjälpmedel, projektdokument, ritningar och produktbroschyrer.
Vidare i steg två börja vi dela in alla koder i olika kategorier. Utifrån koderna i dokumentet placerades här alla meningar och utsagor i olika kategorier i excel. Till skillnad från word
24 upplevde vi arbetet med excel som betydligt mer lättillgängligt där vi enkelt kunde få en bättre helhetsbild av det empiriska materialet.
Kategorierna som formades utgjordes av de potentiella boundary objects som vi identifierat. Enligt Graneheim och Lundman (2004) innebär kategorisering att underliggande meningar och text struktureras för att göra materialet mer överskådligt. Detta överensstämmer även med vad Dalen (2015, s.78) och Jacobsen (2017, s.136-139) menar, nämligen att en kategorisering kondenserar och sammanför det empiriska materialet därtill att det möjliggör en mer tolkande förståelse av empirin.
Det empiriska materialet lästes igenom flertalet gånger vilket enligt Graneheim och Lundman (2004) kan stärka trovärdigheten samtidigt som författaren kan känna sig mer “bekväm” med empirin. Under genomläsningen av kodningen kunde eventuella justeringar göras av koderna. Bland annat kunde vi utesluta empiriskt material som inte berörde några former av potentiella boundary objects. Ett exempel på sådant empiriskt material var när projektgruppen både i början och slutet av varje möte ägnade sig med mer informella diskussionsämnen. Dessa diskussioner handlade allt som oftast inte om något arbetsrelaterat vilket den initiala kodningen bidrog till att vi kunde utesluta sådant material. Efter att delar av koderna justerats och uteslutits arbetade vi fram en inledande kategorisering. De olika kategorierna som formades baserades på det potentiella objekt som vi identifierat. Vi delade därför in koderna utifrån ekonomisk information som ett potentiellt boundary object. Vi identifierade även att ekonomisk information användes parallellt med andra objekt. Exempelvis kunde en och samma utsaga från ett möte innehålla båda objekten ritning och ekonomisk information. Därav formades i detta fall kategorin “ritning och ekonomisk information”.
Trots en omfattande reducering i både det första och andra steget av kodningsprocessen hade vi fortfarande en stor mängd empirisk text att bearbeta, om än betydligt mer koncentrerad än tidigare. Att reducera studiens empiriska material menar även Dalen (2015, s.78) är av betydelse då det ger författaren möjligheten att på ett djupare och mer insiktsfullt sätt analysera ett kondenserat material och förstå vad informanterna beskriver. Det var först nu i det tredje steget av kodningsprocessen, som vi använde oss av de två dimensioner som vi tidigare nämnt skulle vägleda oss genom det empiriska materialet. Dimensionerna syftar till att hjälpa oss identifiera vad som är ett boundary object eller vad som inte är ett boundary object. Hittills hade vi identifierat objekt som vi på plats hos fallföretaget identifierat som potentiella boundary objects.
25 Anledningen till att dimensionerna lyftes fram först i det tredje och avslutande steget var att vi ville vara försiktiga med att utesluta material i ett tidigt skede.
Utifrån kategoriseringen av objekten i steg två kodades varje mening och utsago i respektive kategori återigen, men denna gång kodades materialet under respektive kategori med de förbestämda dimensionerna. Det går att argumentera för att denna kodning skulle ha gjorts i ett tidigare skede. Bland annat eftersom det enligt Graneheim och Lundman (2004) är vanligt att man abstraherar det kodade innehållet. Med andra ord att innehållet lyfts till en högre logisk nivå vid en kategorisering. Men eftersom vi var intresserade av att studera hur andra objekt förhåller sig till ekonomisk information, såg vi det olämpligt att i ett tidigt skede utesluta sådana objekt som inte var boundary objects. Vi ville därför få med så mycket material som möjligt till det här steget när det empiriska materialet skulle analyseras med hjälp av de två dimensionerna. Därav kunde vi bibehålla de samlade utsagorna intakta och inte riskera att värdefull empiriskt material uteslöts.
Genom att vi tidigare hade delat in objekten i respektive kategori blev kodningen av respektive objekt nu betydligt mer strukturerad och överskådlig. Utifrån de analytiska dimensionerna identifierade vi framförallt två boundary objects som användes för att kommunicera ekonomisk information. De resterande objekten som vi tidigare identifierat och kategoriserat hade utifrån dimensionerna inte förmågan att kunna bli ett boundary object eller att de inte användes tillsammans med ekonomisk information. De objekt vi identifierade var en ritning och ett projektdokument som utifrån de analytiska dimensionerna visade sig vara väl lämpade som boundary objects. Däremot identifierade vi inte ekonomisk information som ett boundary object per se, inte heller identifierade vi ekonomisk information i former av representationer, exempelvis diagram och excelark som ett boundary object. I analysen kommer vi därför att behandla ekonomisk information i ett separat avsnitt för att visa hur och varför det inte fungerar som ett boundary object. Det som vi däremot identifierade var att när ekonomisk information används tillsammans med något av objekten ritningen eller projektdokumentet, uppstod andra intressanta aspekter i hur ekonomisk information kunde få en central roll för projektgruppens gemensamma förståelse och samarbete. Analysen som följer kommer därför att behandlas utifrån tre delar. Först presenteras fallföretaget. I den andra delen behandlas ekonomisk information och representationer av ekonomisk information som ett separat avsnitt. Avslutningsvis följer ett avsnitt om hur en ritning och ett projektdokument om boundary object förhåller sig till ekonomisk information.
26 I analysen som följer behandlas de analytiska dimensionerna och det empiriska materialet från kodningen parallellt med varandra. Under den analytiska skrivningen blev det märkbart för oss att ett enskilt kapitel med bara empiriskt material inte hade varit möjligt. Framförallt eftersom det empiriska materialet från kodningen redan har en stark prägel mot en förutbestämd teoretisk inramning och syfte. Därför blev det naturligt för oss, givet arbetets teoretiska inriktning men även av praktiska skäl, att framställa teori och empiri parallellt med varandra.
