Projektdokumentets betydelse för ekonomisk uppföljning av projekten

När leveransen har gått lämnas ansvaret över till ekonomiavdelningen för fakturering. I detta skede sker också en ekonomisk utvärdering av projektet. (Vice VD)

Efter avslutat projekt sker en ekonomisk utvärdering av projektet. Det är här som projektdokumentet fyller en viktig funktion. Den fyller en viktig funktion av två anledningar. Dels för att den innehåller all relevant information om projektet med exempelvis kunduppgifter och produktspecifikationer. Men den fyller även en viktig funktion därför att dokumentet innehåller ett tomt blad för sammanfattning och utvärdering. Det tomma bladet i dokumentet ska fyllas i av ansvarig projektledare som sedan ska återrapportera utfallet till resten av medlemmarna i projektgruppen. Utfallet som fylls i är av både finansiell och icke-finansiell karaktär där den icke-finansiella utvärdering görs med avseende på reklamationsandel samt kundnöjdhet med en skala från 1 till 10. Medan det inom den finansiella utvärderingen ryms täckningsbidrag, omsättning och marginaler.

Dokumentet skickas till ekonomiavdelningen för granskning och sammanställning av den ekonomiska informationen för att sedan komma tillbaka till mig för godkännande och utvärdering. Efter detta steg lämnar jag över det till min chef. Han använder det sedan som uppföljningsverktyg till att diskutera ekonomin kring avslutade projekt på våra möten. Dokumentet möjliggör en bra och lättöverskådlig förståelse för hur det har gått för oss. (Säljare)

38 Respondenterna gavs under intervjuerna möjlighet att reflektera kring dokumentet och menade att dokumentet är mer än att bara identifiera det ekonomiska utfallet.

Marginaler och täckningsbidraget övervakas via ekonomisystem och i efterhand följs allt upp via projektdokumentet. Bra överblick, tydligt, effektivt och lättförståeligt för oss medarbetare att förstå.

(Inköpare)

Vi använder projektdokumentet till att reflektera och diskutera internt om problem men också om möjligheter och förbättringar som vi ser. Det är ett lättillgängligt verktyg som möjliggör att alla förstår vad man diskuterar kring. (Säljare)

En ekonomisk uppföljning görs alltid i form av utfallet täckningsbidrag. Exempelvis, vad hade vi för resultat på det här projektet eller vilken marginal fick det slutförda projektet. Detta går vi sedan igenom på försäljningsmöten efteråt. Vi följer upp vad vi kan bli bättre på i framtiden. Allt detta finns sammanställt i projektdokumentet. (Projekt & design)

Där skrivs det slutfakturerade beloppet in och vad det blev för täckningsbidrag. Bara där ställs frågor om vad vi skulle kunna gjort bättre, vad som drog ut på tiden eller varför marginalen på projektet blev lågt. (Chef Projekt & design)

Utöver att ekonomisk information kan kommuniceras via projektdokumentet fyller dokumentet en viktig funktion för att kunna dra slutsatser om projektets genomförande. Som identifieras i det sistnämnda citatet ovan kan eventuella ekonomiska avvikelser härledas till att projektets tidsplanering var undermålig. Det kan även vara så som medarbetaren i det tredje citatet resonerar kring, nämligen att bristande marginal i projektet följs upp på nästkommande projektmöte där lärdomar lyfts fram och orsakssamband identifieras. Citaten om projektdokumentet indikerar, likt det som Carlile (2002) menar, att ett boundary object möjliggör ett kunskaps- och informationsutbyte mellan individer. Men framförallt förhåller sig ekonomisk information som en viktig gemensam referenspunkt för att kunna identifiera eventuella brister i det genomförda projektet.

Ser vi istället till de två citaten från säljarna om projektdokumentets betydelse kan det likställas med att ha en roll att förmedla ett delat språk (Carlile 2002; Hall 2010) och en flexibilitet (Star & Griesemer 1989). Detta kan summeras med vad Star (2010) talar om, nämligen att ett boundary object “sits in the middle” och möjliggör att individen kan förstå och relatera till den redovisade informationen. Vi kan utöver detta även se att medarbetarna i projektgrupperna talar om lättillgänglig information och att respondenterna med hjälp av objektet kan börja uppvisa en förståelse för informationen. I och med den relaterade förståelsen kan även frågor börja ställas till den presenterade ekonomiska informationen. Följande argument kan jämföras med Bechky (2003) och Carliles (2002) utvecklade resonemang, nämligen att ett boundary object ska kunna möjliggöra kunskapsspridning mellan individer.

39 Projektdokumentet och den ekonomiska informationen den presenterar, får rollen att verka som beslutsunderlag för beslutstagare inom Nova. Detta pekar på flexibiliteten i objektet då ledningen som inte är direkt inkopplad i de löpande projekten, ändå lättillgängligt kunde ta del av informationen i det sammanställda dokumentet. Följande resonemang diskuteras av Abrahamsson m.fl. (2016) och Bay (2018) som menar att den ekonomiska informationen måste vara relaterbar för individen för att kunna förstå och tolka den. I detta fall i form av att konkret få se vad som gick bra eller mindre bra och utifrån den ekonomiska informationen kunna fatta välgrundade beslut, vilket tydliggörs i citatet som följer:

Det används för att diskutera vad som gått bra alternativt mindre bra, utveckla och effektivisera organisationen utefter den ekonomiska informationen man får ut från projektdokumentet. Bättre eller sämre täckningsbidrag inom vissa områden kan till exempel berätta att vi måste öka marginalerna inom vissa områden i framtiden för att inte gå med förlust inom det segmentet. (Säljare)

Det är problematiskt att stirra sig blind på endast det ekonomiska utfallet. Här är det bra att ha projketdokumentet som hjälpmedel då man lättare kan relatera till varifrån och varför vissa kostnader uppstod och vilka som tvärtemot blev betydligt bättre än vi planerat. (Säljare)

Därmed fungerar projektdokumentet likt ritningen som en gemensam referenspunkt för individer att kunna diskutera och relatera ekonomisk information på ett sätt som gör att den fyller en viktig funktion för samarbetet inom projektgruppen.

40