Empirisk presentation redovisar resultatet från intervjuer och observationer. Empirin inkluderar även dokument som beskriver olika faktorer i fallföretaget som är av vikt för analys som sparas till nästa kapitel.
4.1. Hur Sodexo arbetar för en bättre arbetsmiljö
I relation till studiens syfte belyser detta resultat hur arbetsmiljöarbetet ser ut inom servicebranschen i relation till både genomförda intervjuer samt genomförda observationer. Efter att ha sammanställt intervjuerna framkommer det att både personalansvarig och personal har en relativt samstämmig uppfattning av arbetsplatsen.
Sodexo är en arbetsplats där gemenskap prioriteras högt som införlivar känslan av en oerhört stark samhörighet och lojalitet efter att ha genomgått ett flertal enskilda intervjuer tillsammans med både personalansvarig och medarbetare. “Vi” känslan på arbetsplatsen är oerhört stark och det gemensamma målet att erbjuda god service är i fokus.
Resultatet belyser hur Sodexo i Södertälje lyckas väl kring att arbeta med hälsofrämjande processer kring både den psykiska och fysiska arbetsmiljön. Både observationer samt intervjuer visade att personalansvarig tillsammans med övrig personal lade stor vikt vid att skapa en gemenskap på arbetsplatsen som präglades av öppenhet och en tydlig fördelning av roller och ansvarsområden. Exempel på en önskan att skapa en gemenskap visades genom gemensamma morgonmöten samt att lunchen vid samma tid för samtliga anställda. Dessa drag från arbetsgivarens sida förde enligt respondenterna teamet närmre varandra och de gemensamma mötena gav en transparens kring arbetsfördelningen. En respondent menade att hen känt sig utanför på sin tidigare arbetsplats där denna schemalagda gemenskap inte fanns. Förutom dessa insatser för att främja den psykiska hälsan på arbetsplatsen lades vikt vid att förbättra den fysiska hälsan genom att personalansvarig var tydlig med att förmedla vikten av att använda tilldelad skyddsutrustning samt genomföra skyddsronder. Intervjuer med arbetsstyrkan visade att arbetsgivarens arbete med att informera kring och förebygga de fysiska riskerna som fanns på arbetsplatsen gav resultat. Dock framkom det att vissa slarvade med skyddsutrustning och att det trots arbetsgivarens insatser kunde uppstå situationer där hot mot den fysiska hälsan kunde uppstå vilket belyser förbättringsområden både kring att
informera om vikten av att använda tilldelad skyddsutrustning samt vikten av att de anställda påpekar upplevda brister i den fysiska arbetsmiljön.
Stor vikt lades av den personalansvarige att förmedla en tydlig rollbeskrivning genom fördelning av arbetsuppgifter där krav och förväntningar tydligt förklarades både genom skrift och via muntliga samtal. Inför varje jobb delades en skriftlig kravställning ut till de som skulle utföra jobbet. Intervjuerna visade att dessa skriftliga kravställningar endast skummades igenom av de anställda som inte fäste så stor vikt vid dem. Genom observationer visades det dock att de personalansvariga lade stor vikt vid att muntligen förklara och motivera sina anställda inför uppdrag, detta observerades under alla tre arbetspass. Detta muntliga sätt verkade enligt observationerna vara effektivt och uppskattat.
Resultat belyser även, för att den fysiska hälsan på arbetsplatsen ska anses som bra bör personalen arbeta på rätt sätt vilket fallföretaget stödjer genom att all personal genomgått utbildningar inom ergonomi. På så vis poängterar resultat att en stor del av arbetet för arbetsledningen centrerade kring att skapa en kohesion mellan både arbetsledning samt ordinarie arbetsstyrka genom att förmedla en kollektiv ”vi-känsla”. En vi-känsla i relation till kunskap och att alla får ta del av samma kunskap och utveckling.
4.2. Ledarskapets betydelse för god arbetsmiljö
Dagen startade med morgonmöte där personalen bjöds på frukost och kaffe eller te. Under morgonmötet diskuterades den tidigare arbetsdagen och de svårigheter och problem som uppstått tillsammans med personalansvarig. Här skedde även en fördelning av arbetsuppgifter och information om dagens uppgifter och vad de stod inför. Innan personalansvarig startade morgonmötet hade denne som rutin att läsa upp dagens horoskop för var och en av de anställda medan de åt frukost vilket bidrog till en väldigt skämtsam miljö då både personal tillsammans med personanavarig skrattade mycket.
Under morgonmötet synliggjordes personalansvarigs ställning inom verksamheten och dennes relation till medarbetarna. Personansvarig var väldigt informativ och uppmuntrande, denne försäkrade sig om att personalen var medvetna om vad som ska göras och vem som skulle göra vad. Samtidigt engagerade personalsvarig medarbetarna i fördelningen av arbetsuppgifter genom att fråga personalen hur det ställde sig inför
beslutet kring fördelningen. Under mötet lyfte personalsvarig även fram att lunchtiderna var inplanerade så att all personal åt samtidigt och att detta var för att förhindra utanförskap. Om det under dagen inträffat ett större problem så samlades även personalen för ett snabbt möte innan dagens slut. Under avslutningsmötet lyfte personalen fram de problem de stött på under arbetspasset, personalsvarig var då på plats och lyssnade på personalen samt kom med lösningar på problemet. Vid allmänna problem lyfte personalsvarig upp problemet och förklarade för personalen hur de bör agera om ett sådant problem uppstår igen. Personalsvarig tackade sedan de anställda för dagen och deras insatser i arbetsuppgifterna för att sedan önska dem en fortsatt trevlig eftermiddag.
Detta var något som all personal lyfte upp som något bra och som bidrog till en gemenskap. En av de anställda gjorde en jämförelse till sin tidigare arbetsplats, under intervjun, där hen ständigt fick äta ensam i personalrummet vilken hen ansåg vara något dåligt. Hen påpekade även att hennes raster inte riktigt kändes som raster men att dem gör det nu när alla kan sitta tillsammans.
För att identifiera risker som finns på arbetsplatser görs en riskanalys en gång per år.
Riskanalys består av en enkät som fylls i tillsammans med personalansvarig, skyddsombud samt medarbetare med god insyn i arbetsuppgifterna. Inom denna riskanalys mäts fysiska, psykiska samt psykosociala risker. Utöver detta utförs även skyddsronder en gång per år då personalansvarig tillsammans med skyddsombud från facket utför en rond där man går igenom verksamheten för att identifiera risker som finns i lokalen, dessa är oftast fysiska risker så som belysning samt ljudnivå. Se bilaga 4. Här får alla information om de fysiska risker som finns. Personalsvarig förser medarbetarna då med den skyddsutrustning som behövs för att förhindra att risker uppstår. Den skyddsutrustning som i intervjuerna framkommer som viktig är bland annat hörselkåpor för de som arbetar inom kök och disk, skyddshandskar som förhindrar skada från vassa föremål samt halkfria skor för alla medarbetare. Personalansvarig berättade om de skyddsredskap som fanns på arbetsplatsen och att hen kräver att personalen använder sig av dessa. Personalansvarig berättade vidare att hen ansåg att den riskanalys som genomgicks en gång årligen var i underkant då det kan ta ett helt år innan risker förs fram till ledningen. För att motverka detta hade hen infört dagliga avstämningsmöten vilket lett till att olyckor i arbetet minskat. Under intervjuerna framkom det dock av respondent 4 och 6 att det ibland slarvas med skyddsutrustningen och att den inte alltid används även fast den finns tillgänglig.
Personalen är utrustad med redskap och verktyg som underlättar arbetet för att bidra till en bättre ergonomi och minskad arbetsbelastning. På arbetsplatsen finns både vagnar samt maskiner som utför tunga lyft vilket underlättar personalens fysiska arbete. Personalen får hjälp med arbetsuppgifter som kräver tunga lyft och förflyttningar av material. Det framkommer även att all personal har genomgått en ergonomiutbildning för att utöka kunskapen om hur arbetet bör utformas på rätt sätt för att förhindra arbetsskador. Under en intervju med en anställd från disken berättade denne att hen kan uppleva smärta i rygg av att stå och diska och att arbetsrotationen ibland brister vilket leder till för hög arbetsbelastning. Däremot är inte detta vanligt förekommande enligt resterande anställda.
Vidare för att kunna mäta medarbetarnas engagemang samt arbetsmiljön, använder företaget sig av medarbetarundersökningar där medarbetarna tilldelas enkäter som de ska svara på. Dessa enkäter behandlar bland annat engagemang samt arbetsmiljön se bilaga 3 De använder sig även av medarbetarsamtal där personalansvarig tillsammans med medarbetaren har ett möte, detta utförs oftast en gång per år eller vid behov.
4.3. Faktorer som påverkar psykiska och fysiska ohälsan på arbetsplatsen
Utifrån samtliga intervjuerna framkommer det att medarbetarna alltid informeras om vilka krav som ställs samt vilken roll de har inom uppdraget de blivit givna av kunden.
Medarbetarna får ett formulär där deras roll beskrivs samt vilka krav som ställs. Detta formulär skall medarbetarna sedan skriva under. I en intervju med en anställd framkom det att formuläret brukar bläddras igenom och läsas översiktligt för att sedan signeras och lämnas in till personalansvarig. Respondenten förklarade att detta medför att medarbetarna inte är informerade om de krav som ställs i och med att formuläret inte granskats ordentligt innan de skriver under. Två av respondenterna förklarade att de förses med de redskap och verktyg som behövs för att underlätta arbetet. Däremot förklarade två av medarbetarna i intervjuerna att dessa inte alltid används på grund av ”lathet eller slarv”. Vidare lyfte både personalansvarig och samtliga medarbetare fram hur personalansvarig arbetar aktivt för att uppmuntra och engagera medarbetarna till att ständigt utföra ett bra arbete och uppfylla satta mål.
“Vi skapar en vi känsla alltså inte jag och ni, vi sitter i samma båt och försöker alla ro den tillsammans. Vi har lyckats arbeta bort mitt och ditt därför arbetar personalen tillsammans och inte enskilt.” - Personalansvarig
Personalansvarig formulerar sig istället som “vi” istället för ”ni” när det kom till misstag utan att skälla. Även lösningen på problemet diskuterades i “vi” form.
“Det händer att man gör fel, det är mänskligt. Orsaken till varför något hänt måste följas upp på. Bland annat för att förhindra att samma misstag upprepas. Är det en mänsklig faktor så finns det inte mycket att göra, gör om och gör rätt, man lär sig av sina misstag och jag lägger inte stor vikt på om personalen råkat göra ett misstag eller två” - Personalansvarig
Vidare, under intervjun med personalansvarig framkom det att hen tagit fram en regel som alla på arbetsplatsen måste följa. Regeln innebar att alla under uppstart måste hälsa på varandra och att de endast fick tala till varandra som “vi” istället för “jag och ni” detta för att förhindra att utanförskap kunde uppstå och för att alla skulle känna sig välkomna att delta i diskussioner. Med hjälp av intervjuer med de anställda samt observationer instämmer de anställda att detta verkligen följs.
“Är någon klar med sin arbetsuppgift så hjälper den till med det som inte är klart än hos någon annan. “- Respondent 2
En av respondenterna talade gott om teamkänslan, som svar på en utav intervjufrågorna.
“Det är ingen som sätter sig ner när de utfört sitt arbete utan vi alla hjälps åt vilket är jätteskönt. “ - Respondent 6
Detta i relation till arbetsplatsen och den gemenskap som finns bland både anställda och även personalsvarig.
“Det är mycket skoj och skratt och dagarna bara flyger iväg många gånger.”
- Respondent 3
Respondenterna förklarade även att alla förändringar som sker lyfts fram och diskuteras tillsammans i grupp för att engagera fram problemlösning i teamet. Personalansvarig berättar att hen tycker detta är bra då hen på så vis fattar sina beslut gemensamt med de anställda. Detta med anledning av att ”förändring” inte ska kännas påtvingad. För att mäta
medarbetarnas engagemang samt arbetsmiljön förklarar samtliga respondenter att det delas ut en medarbetarenkät som medarbetarna ska besvara en gång per år.
”För oss innebär detta att vi känner oss bekväma i arbetet samt sedda och hörda på arbetsplatsen då vi känner oss av betydelse för verksamheten” – Respondent 4
4.4. Vad som kan förbättras i arbetet med hälsofrämjande processer
Sodexo i Södertälje är den enheten som fått bäst resultat i sina medarbetarenkäter inom hela region Stockholm i företaget. Medarbetarna beskriver att de trivs på arbetsplatsen och att det nästan aldrig uppstår konflikter eller intriger. Personalansvarig förklarar att det är vanligt med medarbetarsamtal såväl som att de i teamet har en rakhet gentemot varandra för att undvika konflikter. Två av respondenterna förklarar också att det inte talas bakom ryggen på någon och gemenskapen beskrivs därmed som stark. Vid frågorna som berörde psykisk ohälsa berättar personalansvarig att det är något som hen ständigt arbetar med att förhindra genom att engagera och uppmuntra personalen. En del i att uppmuntra personalen handlar om att stimulera varandra, där ett exempel på detta kan vara att finna mening i arbetsuppgifterna eller i relationerna på arbetet. En av respondenterna förklarar att den starka gemenskapen gör att de tillsammans ger varandra mening på jobbet.
Vidare menar personalsvarig att företaget arbetar med att uppdatera den fysiska arbetsmiljön i takt med att ekonomin tillåter, men att hens primära roll som faktiskt är gratis är att arbeta med den psykosociala arbetsmiljön. Samtliga av de anställda som intervjuats instämmer och talar om att arbetsplatsen är en trivsam plats att vara på och att det känns skönt att gå till jobbet på morgonen för att träffa sina vänner och umgås. En respondent talar under intervjun om hur tacksam hen är för den arbetsmiljö som ledaren lyckats skapa samt om de vänner hen fått på arbetsplatsen. En del i skapandet av arbetsmiljön har varit att personalansvarig köpt in blommor till arbetsplatsen eller liknande som visar på att hen försöker skapa trivsel. Det finns således en tajt dialog mellan alla i teamet där det kontinuerligt följer upp på arbetsuppgifter och mål men även på andra faktorer som handlar om att finnas där för varandra.
“Det här är inte mina kollegor, utan det är mina vänner. ” - Respondent 4
En annan respondent berättar om hur ledaren under födelsedagar firar personalen med tårta och blommor för att ingen ska känna sig utanför eller bortglömd oavsett hur länge någon arbetat. Under intervjuerna framkommer det även av tre anställda att de har sina bekymmer i livet men att just denna arbetsplats är skön att komma till och att de ofta kommer bort från verkligheten under arbetet.
“Vi finns alltid här för varandra och vad jag vet så verkar ingen må dåligt just nu, när någon mår dåligt hjälps vi åt.” - Respondent 5
I resultat framkommer det således att Sodexo Södertälje kommit långt i arbetet med den psykosociala arbetsmiljön vilket bildat ett sammansvetsat team.
“‘Det bästa måste nog vara att vi är ett så litet gäng och ses även på fritiden tillsammans med chefen, hen är en av oss. “- Respondent 7
När personalen under intervjuerna blir frågade om de känner sig stressade på arbetsplatsen är svaret nej från respondenterna 3, 4 och 6. Under en intervju förklarar respondent 4 att de inte har någon tidspress när de utför arbetet utan att bli klar i den takt som arbetet behöver göras i. Samt att de flesta jobbat så pass länge att de vet vad som krävs. Respondent 2 och 5 lyfter fram att det endast uppstår stress på arbetsplatsen vid spontana uppdrag från kund men att alla tillsammans hjälps åt. Det framkommer även från respondent 7 att situationer som bidrar till stress och en dålig arbetsmiljö på arbetsplatsen uppstår mer sällan och att stressen endast behålls under en kort tid tills uppdraget är slutfört.
”Statistiken visar att Sodexo i Södertälje har lägst procentuellt antal sjukskrivningar och andra regioner frågar hur vi går till väga för att lyckas med detta” – Personalansvarig
4.5. Empirisk sammanfattning
Den empiriska presentationen belyser att medarbetare i allmänhet uppfattar arbetsmiljön på Sodexo som god. Framförallt i relation till flertalet försök från ledningen att skapa gemenskap på arbetsplatsen. Detta gjordes på både ett fysiskt plan genom att endast ha
ett bord att samlas kring och gemensamma raster samt ett psykiskt plan genom att uppmärksamma födelsedagar och individuella prestationer. De observationer som genomfördes synliggjorde att de anställda verkade trivas på ett genuint sätt och gav stöd åt den vision kring den psykiska arbetsmiljön som förmedlades av arbetsledare. Även personalansvarig uppfattar miljön som positiv och uppvisar ett balanserat ledarskap, där hen till stor del umgås med medarbetarna och verkar ”vara sig själv” samt att hen kan applicera en fast hand i det fall som det krävs.