I empiridelen presenteras data från intervjuerna med de två respondenter samt observationer om bland annat projektets syfte, problematik som uppstod, tillvägagångssätt av
upphandlingar, finansiering samt hur kommunen ser på framtiden.
4.1 Trelleborgs kommun
Respondent 2 inleder med att berätta att han tidigare jobbat på Region Skåne där kommuner redan hade implementerat samordnad varudistribution till olika verksamheter. När
Respondent 2 började arbeta i Trelleborgs kommun år 2016 berättar respondenten att kommunen saknade en transportorganisation. Vilket innebar att över 200 leveranser ankom kommunens verksamheter dagligen, vilket medför både höga kostnader och koldioxidutsläpp. Detta ledde till att respondent 2 ville göra en förändring och blev grundaren till projektet 2017. Respondent 2 menar att projektet har startat med leveranser av livsmedel till ca 40 skolkök men att det inom snar framtid ska påbörja samlastning av kontorsmaterial. Detta menar respondent 2 bara är början av den samordnade varudistributionen, även skolmaterial och övriga varor är något kommunen ska planera in i samlastningen.
Respondent 1 påbörjar intervjun med att berätta att hen blev anställd i kommunen 2019 och fick frågan om att starta igång och driva projektet samordnad varudistribution. Respondent 1 berättar om sin långa bakgrund inom logistikbranschen, från lastbilschaufför för att senare utbilda sig och arbeta som speditör och logistiker på olika företag. Respondent 1 förklarar att kommunen redan år 2017 påbörjade projektet. Kommunen anställde då en konsult som tidigare har hjälpt kommuner runt om i Sverige att starta igång samordnad varudistribution. Syftet med att anställa konsulten var att få ett stöd i genomförandet av den samordnade varudistributionen menar respondent 2. Respondent 1 menar att konsulten arbetat med att få kommuner att implementera samordnad varudistribution för att det finns mycket vinning i att arbeta på detta sätt istället för att den fria marknaden, både genom miljömässiga och
ekonomiska aspekter.
4.2 Problematik
Problemen som uppstod när projektet skulle starta upp var, enligt Respondent 1, att konsulten inte hade tittat på hur Trelleborgs kommun såg ut, till skillnad från andra kommuner. Största och mest väsentliga delen av samordnad varudistribution är att ha en omlastningsterminal
med kyl-och fyrslaget som ligger i kommunen eller i nära anslutning till staden, vilket inte fanns när respondent 1 påbörjade projektet. Respondent 1 berättar att det inte skulle vara lönsamt att ha en omlastningsterminal utanför kommunen eftersom man då tappa konceptet, minska utsläpp av koldioxid och spara på miljön. Detta för att en del av kommunens
livsmedelsleverantörer utgår från Trelleborg och skulle då behöva köra utanför kommunen till en terminal för att sedan köra in kommunen igen, vilket bidra med högre koldioxidutsläpp istället för en minskning. Lösningen blev tillslut att hyra en lokal av Trelleborgs Hamn, där hamnen även fick i uppdrag att sköta samordningen av godset. Kyl- och frys till lagret valde kommunen att köpa in från ett företag i Tyskland.
Ett problem till som uppstod var att kommunen inte hade tänkt på var leverantörerna. Ett av argumenten till att implementera samordnad varudistribution var att främja de mindre lokala företagen. Respondent 1 vill förtydliga att mindre lokala företag räknar kommunen med den ”enskilda bonden som har en liten skörd” och att de företagna nu skulle få möjligheten till att sälja direkt till kommunen. Problemet som uppstod var att de mindre lokala företagen inte ville ha kommunen som direktkund utan de ville gå via grossister. Företagen menade att de inte skulle kunna bistå med de volymerna som kommunen efterfrågade. Istället för att köpa direkt från de lokala bönderna fick kommunen avtala med deras grossister. Respondent 1 berättar att i avtalet förhandlades fram att kommunen enbart skulle köpa varor från de lokala bönderna till den grad det var möjligt.
4.3 Upphandling av leverantörer och transportörer
Respondent 1 menar att hen gärna vill poängtera att vi inte får glömma att det är en kommun vi diskuterar och inte en privat marknad. Vilket betyder att allt är offentligt, vilket innebär att kommuner måste gå via en offentlig upphandling tillskillnad från den privata marknaden då projekt endast behöver diskutera upphandlingen med sin chef. När det handlar om offentlig upphandling menar Respondent 1 att beslutet måste granskas i olika förvaltningar, ett flertal gånger, för att det inte ska bli något misstag. Detta resulterar i att processen blir lång och utdragen.
Ett år innan projektet startade skickade Respondent 1 ut en enkät och besökte samtliga inblandade skolkök för att samla in information om bland annat volymer på leveranser och kyl- och fryslager. Men även hur det såg ut i praktiken när lastbilen skulle leverera, om chauffören behöver rulla in leveransen från ett avstånd eller backa in för att komma till och
lasta av. Respondent 1 menar att detta denna information var viktig för att sedan kunna räkna på hur rutterna skulle se ut. Eftersom leveranserna skulle ta olika långtid beroende på hur lastningen och lossningen såg ut vid respektive skolkök. Rutterna är något som Respondent 1 själv har lagt upp, och berättar att det står avtalet vilka rutter som transportörerna måste köra för att uppfylla de krav som kommunen ställt. Ett ruttoptimeringsprogram har använts för att hittat den kortaste slingan för att det ska bli så effektivt som möjligt. Respondent 1 berättar att de kontinuerligt sett över ruttoptimering för att säkerställa att leverantörerna alltid kör den kortaste slingan. Respondent 1 även fick åka med och guida transportören för att effektivisera lastning och lossning eftersom transportföretaget saknade kunskap i denna typ av
ruttoptimering. Men efter det menar respondent 2 att det varit förhållandevis lite misstag och fel körningar. Respondent 2 menar även att projektet hade varit svårt att genomföra utan respondents 1 kunskap och erfarenheter inom logistikbranschen.
Upphandlingen om terminal och terminalhantering vann Trelleborgs hamn. Respondent 1 berättar att kommunen hade krav på var omlastningsterminalen skulle ligga, vilket var i centrala Trelleborg. Från 2025 har Trelleborgs kommun köpt upp lager i hamnen för att hamnverksamheten ska flytta inom snar framtid. Detta innebär, menar Respondent 1, att kommunen inte kommer att ha den utgiften för hyran av terminalen i framtiden.
Upphandlingen om distributionen vann ett transportföretag från Helsingborg av ca fem företag som la anbud. Kraven som kommunen ställde var att transporterna skulle vara fossilfria och att transportörerna ska gå kontinuerliga utbildningar inom ekodrivning, för att reducera koldioxidutsläppen i största möjliga mån. Respondent 1 menar att det var de två största kraven som ställdes på transportföretagen i upphandlingen. Respondent 2 lägger även till att ett annat krav skulle vara att chaufförerna skulle ha rimliga anställningsavtal.
Kommunen har för tillfälligt tre leverantörer som levererar livsmedel, i slutet av maj kommer ytterligare en leverantör att ansluta och därefter kommer femte och sjätte leverantörerna i slutet av sommaren. Vid årsskiftet har Trelleborgs kommun som mål att ha sex till sju leverantörer. Respondent 2 menar att om kommunen kan köpa in olika livsmedel från lokala leverantörer gynnar detta möjligheten för närodlade och säsongsbaserade råvaror vilket innebär reducerade koldioxidutsläpp, dessutom skulle kommunen gynna ekonomiskt tillväxt för lokala företag.
4.4 Syfte med projektet
De viktigaste punkterna Trelleborgs kommun la fram för samordnad varudistribution var att minska miljöpåverkan men även att öka säkerheten runt verksamheterna samt att förbättra arbetsmiljön i verksamheterna. För att uppnå en ökad säkerhet kring skolor och förskolor menar Respondent 1 att istället för att det kommer fyra till fem leveranser om dagen, kommer nu endast ett fåtal leveranser i veckan. Tack vare reduceringen av leveranserna har även arbetsmiljön för medarbetarna i köket förbättrats eftersom de inte behöver bli avbruten i sitt arbete utan kan istället planera för sina leveranser och sätta in extrapersonal vid denna tidpunkt.
Respondent 1 menar att vid tidigare undersökningar av exempelvis Ystad-, Växjö- och Tomelilla kommun som har haft samordnad varudistribution i drift ca sex till tio år kan man se tydliga utsläppsskillnader. Koldioxidutsläppen har minskat med 70–75%, vilket är siffror som Trelleborgs kommun vill uppnå. Dock kan Trelleborg i dagsläget inte räkna på hur utsläppen för kommun ser ut menar Respondent 1, då projektet bara har varit i drift sedan november.
4.5 Fördelar med projektet
Respondent 1 berättar att det innan projektet infördes kunde komma flera leveranser om dagen ankomma skolor och förskolor, medan det idag vet precis tidpunkt för deras leveranser. Hur många leveranser verksamheterna får i veckan beror dels på storleken på köket men också på tillgången till kyl-, frys- och varuutrymme, leveranserna har reducerats till, en till tre gånger i veckan istället för fyra till fem leveranser i veckan. Största fördelen är skillnaden mellan den fria leveransen och samordnad varudistribution är att all leverans från ett satt datum går till samma adress, vilket är kommunens omlastningsterminal i Trelleborgs hamn, istället för att leverera direkt till verksamheter.
Att bibehålla den goda kommunikationen och relationen med leverantörerna, har underlättat i det dagliga arbetet med projektet, menar respondent 1. Genom att se sina leverantörer som partners har de tillsammans har funnit lösningar, när det har uppstått problem och förebyggt möjlig problematik i framtiden genom god kommunikation. Ett problem som skulle kunna uppstå, med leveranserna, har undvikits med hjälp av sekvensnummer som Respondent 1 har implementerat. Godset är märkt med ett sekvensnummer för att under hela leveranskedjan ska
kunna följas korrekt från början till slutkund. Respondent 1 berättar att system är för alla parter som är inblandade i kedjan, för att skapa medvetenhet och underlätta det dagliga arbetet i när godset ska levereras. Sekvensnummerna har alla parter tagit del av och fått utbildning i. När godset når terminalen sorteras det i den ordning och tidpunkt som det sedan ska levereras ut i respektive verksamhet. Godset är märkt med ett sekvensnummer för att kunna följas i hela flödet från början till slutkund, och om något misstag sker kan kommunen enkelt hitta godset. Under observation fick vi se terminalpersonalen ta emot godset och med hjälp av
sekvensnumret lägga det på rätt lager. Sekvensnumret visar var godset ska transporternas till, vilken vecka och dag. Detta hjälper inte bara terminalhanteringen utan även transporterna, med hjälp av sekvensnumret kan transportörerna lasta transporten på ett effektivare sätt. Vi kunde även observera att godset sen lastades om på mindre fordon och att fyllnadsgraden var hög på varje fordon.
4.6 Ekonomi
Trelleborgs kommun kan i dagsläget inte räkna om projekt har varit mer kostnadseffektivt än innan den samordnade varudistributionen. Detta eftersom projektet fortfarande är i en
övergångsperiod och extra kostnader har tillkommit vilket har blivit en kostnadshöjning. Extrakostnader som tillkommit är distributionen och terminalen, men Respondent 1 menar att detta är en kostnad som kommunen är villig att ta tills att de har förhandlat om alla avtalen. Respondent 1 menar på att projektet kommer att vara en vinning i långa loppet vilket gör det värt extrakostnaderna. Förvaltningarna sätter sina krav menar Respondent 1 i form av att de inte är beredda på någon kostnadsökning för att det kommer till att vara bättre för miljön, då de inte har de ekonomiska resurserna att röra sig med. Respondent 1 berättar att det är svårt det med miljön, eftersom det inte är några fysiska pengar, vilket gör det svårt till att motivera någon att betala extra för något som man inte kan visa rent fysiskt. Funderingar som
uppkommer är att koldioxiden har minskat menar Respondent 1 men själva budgeten visar minus, vilket gör det svårt. Respondent 1 menar även att kommunen fick en del av
finansieringen via ”Klimatklivet” som är en organisation inom Naturvårdsverket som hjälper till med lokala och regionala investeringar som minskar koldioxidutsläpp och andra faktorer som påverkar klimatet (Naturvårdsverket, u.å).
Idag betalas projektet centralt från kommunledningsförvaltningen men när kommunen kommer förhandla om nya avtal med leverantörerna, tror Respondent 1, att kunna sänka leveranspriserna med 10-12 %. Med dessa siffror ska kommunen försöka finansiera projektet,
så att det bli plus minus noll för kommunen att driva, kommunen menar den samordnade varudistributionen inte kosta mer, utan det bli mer kostnadseffektivt och ska kunna nyttja sig av pengarna för att kunna driva projektet menar Respondent 1. Vilket betyder att kommunen i framtiden kommer ha ett projekt som gynnar stadens ekonomi, miljö, säkerhet och
arbetsmiljö. Respondent 2 fyller i att verksamheterna själva kommer, från och med våren 2022, budgetera för varudistributionen vilket det första året kommer att innebära en
kostnadsökning, då det även kommer vara en inkörs period. Avtalen kommer från 2022 även att avtalas om. Respondent 1 berättar att detta är upp till upphandlingsavdelning på
kommunen att verkställa målen, då det är de som sköter upphandlingsprocessen och kan pressa ner priserna, exempelvis genom att reducera miljöavgifter som kommunen tidigare betalt i samband med utkörning.
4.7 Framtiden
Respondent 1 berättar kring tankar om framtiden att det är fullt möjligt att kommunen själva köper in lastbilar för att kunna sköta distributionen i egen regi, vilket skulle vara mer effektivt då kommunen skulle anställa egen personal till att köra. Detta skulle innebära att kommunen själva skulle stå för hela driften av den samordnade varudistributionen. Ett annat framtida mål, menar respondent 1, är att projektets ska bli självfinansierat. Andra kommuner som exempelvis Ystad och Växjö sköter att med hjälp av entreprenad, Eskilstuna är den enda kommun, menar Respondent 1, som har sin terminal och sina transporter i egen regi.
Respondent 1 fortsätter, det som är viktigast är att visa resultat som kommer att få kommunen att fortsätt med projektet, för utan resultat är ingen intresserad av att fortsätta med
utvecklingen. Med resultat menar respondent 1 främst att projektet har reducerat kostnaderna från tidigare. Trelleborgs kommun står även inför en debatt om att bygga ut
infrastrukturnätverket, i form av en ringväg, runt staden för att leda om den tunga trafiken som ankommer hamnen (Trelleborgs kommun, 2021). Om detta skulle bli verklighet menar respondent 2 att samlastningsterminalen i hamnen måste flyttas inom fem år. Vilket det i nuläget inte finns någon plan för. Respondent 2 menar dock inte att detta skulle bli något problem utan att det kommer att lösas efterhand som ringvägen blir verklighet.