För att kunna analysera två olika styrinstrument utifrån systemteori samt fallorganisationen har jag valt att se analysen som en tematisk analys. Varje tema utgör en underrubrik nedan där jag genom systemteori analyserar ekonomistyrning, strategisk styrning, dess samspel och fallorganisationens arbetssätt.
5.1 Systemtänk
Teori: Teorin konstaterar att systemtänk är en cirkulär helhetsuppfattning där man
koncentrerar sig på relationen mellan orsak och verkan, ömsesidigheten mellan verklighet och teori. Det som är av relevans är att se hur funktion och struktur hos levande system står ut i samspel med omgivningen. Strukturen i ett system påverkar i hög grad beteendet hos människor och är av vikt. Allt påverkar vartannat hela tiden, man tänker inte i enstaka fall med orsak och verkan. Man tänker inte heller att det finns en objektiv moral, Det finns bara en sanning och det är att det inte finns några sanningar”. Det är informationen som är
grundmetafor för förändring i systemteori och det är viktigt att kommunikationen är som en katalysator snarare än en motor. Det är viktigt att ta in det mänskliga i systemet för att
upprätthålla moral. Soft Systems Methodology är ett cykliskt inlärningssystem som använder modeller av mänskliga aktivitetssystem för att se på aktörerna i en verklig problemsituation, deras uppfattningar om den situationen och deras beredskap att besluta om målmedveten handling som rymmer olika aktörers uppfattningar, bedömningar och värden (Checkland 1984). Metoden möjliggör förståelsen för ett problem ur flera perspektiv och lösningen är själva lärandet.
Det mest tilltalande under studerandet av litteratur och studier i relation till just offentliga organisationer har utan tvekan varit Beers, the Viable system model. SSM, den mjuka systemmetodiken handlar primärt om problemlösande och problemsökande i system och då det för denna studies del handlar om förståelsen för samspel mellan subsystem i en offentlig verksamhet och inte problemsökande inom systemet har detta känts mest relevant. VSM ser det stora systemet som ett öppet system som har olika delar av subsystem som har olika uppgifter.
Analys mot empiri ekonomistyrning och strategisk styrning: Min definition av
ekonomistyrning efter mitt studerande av datainsamlingen handlar om att styra beteende inom en organisation så att ekonomiska mål resulterar i handling av organisationens medlemmar. På samma vis handlar strategisk styrning om det kollektiva tänkandet i organisationen och hur
ledningen uppfattar och tar hänsyn till omgivningen för att resultera i handlingar. Applicerar man teorin på dessa delar handlar dessa två styrningsinstrument i hög utsträckning om systemtänkt då det handlar om en uppsättning av struktur på olika sätt för att få en
organisations medlemmar att handla mot speciella mål, alltså inte enbart verkan och orsak utan också en uppbyggnad utifrån en cirkulär syn. Det är informationen som är viktig och som måste fungera som en katalysator då man annars inte får det resultat man vill ha och för att upprätthålla den önskade moralen. SSM bottnar i en problemuppställning som jag i denna studie inte riktat in mig på utifrån frågeställningen då det är avgörande att titta på hela omvärlden och alla påverkningsfaktorer i så många dimensioner och inte bara på två styrinstrument. På så vis finner jag att detta synsätt inte är applicerbart i denna studie men absolut hade det gott att applicera den på den offentliga verksamheten utifrån en viss problemställning. Tittar man på just strategisk styrning och ekonomisk styrning som
subsystem utifrån HSM och metoden VSM skulle man kunna få en begriplig bild över hur allt hänger ihop. Strategisk styrning kan betraktas som system 5, det systemet somskapar identitet och har som uppgift att hålla ihop hela systemet, det tar fram och utvecklar visioner och värderingar. Men det enligt Beer (1981) är system 5 som sätter alla regler genom att skapa kultur, riktlinjer och värderingar skulle jag säga att man inte kan se dessa två
styrningsinstrument som två separata subsystem utan som varsin del i ett subsystem.
Analys mot empiri fallorganisation:
I intervjun med strategen kom systemsyn upp som ett förhållningssätt i organisationen. Man uppger att det finns ett system som kallas styr och ledningssystem som är ett system som ”samlar alla de verktyg och processer som organisationen använder för att styra och leda verksamheten”. Förvaltningen behöver enligt strategen utveckla en systemsyn i sin styrning och ledning där ledningen styr helheten och inte bara de delar som verksamheten är inblandad i. Detta kan man relatera till teorin i den bemärkelsen att systemteorin trycker på helhetstänket och inte det enskilda fallet. Att det är viktigt att ledningen i en organisation har helheten som fokus för att lyckas. ”Det räcker inte att någon del levererar verksamhet av hög kvalitet om inte organisationen som helhet lever upp till sina mål”. Enligt strategen är det ledningens roll att medarbetarna har verktyg för att följa upp sitt arbete och undanröja hinder som försvårar. Sätter man detta i relation till ekonomistyrning så kan medarbetare i enskilda fall, längst ut i organisationen se detta styrningsinstrument som ett hinder att ge varje elevs bästa skola med oändliga mängder resurser. Man kan se det som att kommunallagen, skollagen och
ramarna för sin verksamhet men samtidigt leverera enligt det strategiska ramverket och följa skollagen. Då det finns målkonflikter inom dessa områden i form av till exempel en bestämd ekonomisk ram kan detta skapa problem. Fallorganisationen håller de olika systemen isär och tar inte i någon av de dokument jag fått tillgång till upp relationen, avgränsningarna och hur man ska prioritera vid målkonflikter. Senge (1990), menar att målet är den lärande
organisationen som bemästrar ett antal discipliner som en mer traditionell organisation inte har tillgång till. Tittar man på det strategiska ramverket som är framtaget i fallorganisationen kan man se att det just är lärandet som är en stor del av ramverket varpå man kan argumentera för att organisationen arbetar mot det mål som systemforskaren menar är viktigt utifrån systemteorin.
5.1.1 Nivåer
Teori: Det finns en hierarki i alla system med olika nivåer där de nivåerna som ligger högst upp blir bestämmande och korrigerar in verksamheten på de lägre nivåerna och sätter gränser som måste hållas. På högre nivåer krävs en mer abstrakt och bredare kunskap. Att blanda nivåer kan vara knepigt då trovärdigheten kan bli påverkad, positivt och negativt beroende på situation. Det är viktigt att hålla de olika nivåerna isär.
Analys mot empiri ekonomistyrning och strategisk styrning: Ekonomistyrning innebär att man har konkreta frågeställningar där ansvaret i verksamheten ska definieras på olika nivåer. Man kan se detta utifrån systemteorin som att de olika nivåerna i systemet ska ansvars-definieras. Det är viktigt att man definierar vilka delar i nivåerna det är som ska omfattas, är det endast de som är påverkningsbara eller även de som inte är påverkningsbara. Att applicera
systemteori på detta innebär att det kan vara knepigt att blanda nivåer och att det är viktigt att hålla nivåerna centralt och lokalt isär vid ansvarsfördelningar samt behålla helhetstänket även vid ekonomistyrning. Om man tar det enskilda fallet i beaktande istället för att uppehålla sina ansvarsnivåer kan detta sätta hela systemet ur styr och man skapar till slut en organisation som inte har budgetdisciplin.
När det gäller strategisk styrning ser man också på hierarki utifrån andra ställningstagandet där man tittar på vision (ska motivera), affärsidé (information om vilka behov som ska
uppfyllas/vem det riktar sig till och) och mål (ytterligare konkretisering) på ett hierarkiskt sätt. Man använder element som begrepp istället för nivåer men som jag ser det har dessa två begrepp samma betydelse. Man ser på begreppen vision affärsidé och mål som nivåer som hålls samman av mer eller mindre lösa förbindelser men föredrar att se de utifrån en hierarki
där vision står högst upp. Affärsidé är sedan en precisering av underlaget för verksamheten och sedan underst målen man vill uppnå.
Analys mot empiri fallorganisation: När man tittar på fallorganisationens systemtänk kopplat till sitt strategiska ramverk kan man se att de är noga med nivåer då dessa är baserade på de fyra VAD:en: 1-Vår gemensamma riktning styr prioriteringar och beslut. 2-Vårt ledarskap ger resultat och effekter för våra elever. 2-Vårt kvalitets- och förbättringsarbete baseras på data och evidens. 4-Vi fördjupar vårt lärande systematiskt och tillsammans. VAD:en konkretiseras i HUR på tre nivåer – medarbetare på skolor, skolledningar och förvaltningsledning/stab. HUR:en beskriver operativa och strategiska handlingar. Genom dessa handlingar ska medarbetarna förverkliga ramverket. Man är tydlig i uppdelningen men att alla nivåer gör ramverket på det sätt som är anpassat utifrån deras nivå i den hierarkiska organisationen. Ekonomistyrningen i organisationen går också att koppla till nivåer i den bemärkelsen att man valt att ansvarsfördela ekonomiansvaret på enhetsnivå
Som koppling till vad datainsamlingen säger om strategisk styrning har man delat upp de fyra VAD:en utifrån en mer visionär del – Varje elevs bästa skola. De fyra VAD:en kan sedan representera affärsidén eller kanske ett mer rättvisande begrepp, verksamhetsidé för att sedan koppla det hela till mer konkreta mål som är upp till varje nivå att identifiera utifrån sina egna verkligheter.
När man tittar på det strategiska ramverkets uppbyggnad kan man se att deras nivåer är skolmedarbetare, skolledning, förvaltningsledning/stab samt en nivå som riktar sig till
samtliga organisationsmedlemmar. På så vis blir det enklare och mer konkret för medarbetare på olika nivåer inom organisationen att hitta sin del i strategin. Att en lärare ska arbeta för varje elevs bästa skola är kanske inte svårt att känna men när det handlar om stabsmedarbetare kan detta inte vara lika solklart då deras uppdrag oftast inte är direkt koppat till eleven utan en mer indirekt koppling. Som koppling till systemteorin håller man på så vis de olika nivåerna i systemet isär.
5.1.2 Gränser
Teori: Gränser i ett system handlar om gränsen mellan olika nivåer men också gränsen mellan omvärlden och olika system. Kommunikation mellan nivåer i syfte av styrning får bara hända med avseende på gränsvillkoren men aldrig i enstaka fall. Många problem kan härledas till att man bryter denna regel, att skilja på styrning och enstaka fall. Detta för att man skapar en reaktivitet när man går på det enstaka fallet och detta förhindrar en helhetssyn och en
långsiktighet. Ofta ligger problemet i systemet och inte i individuella misstag eller enskilda händelser.
Analys mot empiri ekonomistyrning och strategisk styrning: Gränser utifrån ekonomistyrning handlar mest om ansvar, snarlikt som det gör gällande nivåer i ovanstående punkt. Det handlar om att ekonomistyrning kan innebära två saker, att styra med ekonomi eller att styra ekonomin. Att hålla isär dessa två saker är viktigt då den första handlar om att sätta upp ansvar och en tydlighet som enheterna ska styra mot, alltså en sorts gräns för vilket område olika nivåer i organisationen ska ha. Den andra aspekten, att styra ekonomin är mer inriktat på gränsen att låta verksamhetens enheter påverka sin egen ekonomi vilket ger ett större
handlingsutrymme, en långsiktighet. Man skapar på så vis inte en reaktivitet utan en mer proaktivitet i organisationen enligt systemteorin. Jag har inte hittat något som går att koppla till strategisk styrning utifrån gränser men min analys är att man genom att välja sin strategi och konkretisera den också tar ställning till vad man inte behöver i organisationen genom att helt enkelt inte ta med detta i det strategiska ramverket.
Analys mot empiri fallorganisation: Gränser utifrån ekonomistyrning anser jag utifrån de intervjuer jag gjort är tydliga, både utifrån verksamhetsperspektivet och centralt. Rektorn verkar väl insatt i hur ekonomistyrningen fungerar såväl på enhetsnivå som i helhet även om hen gärna hade sett en starkare konkretisering av ansvarsområdena. Utifrån systemteorin kan man säga att systemet sviker när vissa fall med underskott i ekonomin får gå igenom och påverka andra enheter som måste balansera upp som kom upp i intervjun med rektorn och på så vis kan man hävda att det enskilda fallet går före systemet och det skapar i sig inga bra förutsättningar för ett effektivt arbete och systemet tenderar att bli verkningslöst om man gör på detta vis. Organisationen verkar förstå gränserna i strategiska styrningen på det sättet att man givetvis vill ha mer resurser ute i verksamheten men på grund av den begränsade ekonomi som råder kan man inte leva ut strategin fullt ut.
5.2 Konstanter och variation
Teori: För att stabilisera system behövs konstanter, det säkra och förutsägbara. Variation är nödvändigt för att skapa förändring. För mycket variation kan leda till att man tappar kontrollen. Följsamhet nämns som det mest effektiva sättet att vinna kontroll. Samspelet mellan konstans och variation handlar om relationen mellan stabilitet och förändring. De båda är viktiga för att en bra balans och man kan inte upptäcka den ena utan den andra. För att se en avvikelse (variation) krävs det att det ligger ett mönster (konstans) bakom den.
Analys mot empiri ekonomistyrning och strategisk styrning: När det gäller ekonomistyrning och strategisk styrning anser jag att det är svårt utifrån teorierna att härleda detta direkt om man inte kopplar det till en organisation därför väljer jag i denna del att analysera det sammanhängande nedan utifrån fallorganisationens upplägg.
Analys mot empiri fallorganisation: Om man utgår från det som Öquist (2018) lyfte fram om konstanter kan man lägga detta på fallorganisationens två styrsystem. De frihetsgrader som gäller mellan systemet och verksamheten bestäms dels från ledning uppifrån i hierarkin, av lagar och riktlinjer och dels underifrån av de attityder och förväntningar som råder. Ett sätt att överleva i dessa system kan vara att strikt hålla sig till regelverket men det blir inte
oproblematiskt. Om man utgår från ekonomistyrningen där ekonomer arbetar mot verksamheten och ska ha en lojalitet mot regelverket och det strategiska ramverket men samtidigt ha en tillitsrelation med verksamheten för att inte bli förd bakom ljuset. Håller sig dessa stödfunktioner för mycket till regelverket riskerar de att verksamheten uppfattar dem som paragrafryttare eller kontrollanter som inte är känsliga för verksamhetens behov. Då uppstår en konflikt mellan närhet och distans där ekonomen står på gränsen mellan två system som båda syftar till att dra in hen i sin kontrollsfär. Man kan se de olika systemen som
ekonomistyrning och strategisk styrning som just två system som kommer i konflikt mellan närhet och distans och att det ena blir det andras spelregler. Det man kan göra är att följa de givna spelreglerna som gäller för de olika systemen men då de kan vara motstridiga riskerar det hela att inte ge några faktiska förändringar då man bara fastnar i spelet och inte generar konkreta förändringar. Allt avhängande av att det ena systemet på något vis faktiskt
motarbetar det andra och att systemet alltid är starkare än individen.
5.3 Samspel
Teori: För att system ska arbeta mot mål måste det finnas koppling mellan olika nivåer och delar av systemet. Kopplingar så som normer och värden skapar länkar och beroende mellan systemets delar (Öquist 2018). Öquist tar passande nog upp skolans värld som ett exempel utifrån att den karakteriseras som ett löst kopplat system. Ledning saknar ofta organisatoriskt stöd för gemensamma definitioner av mål. Ledarskapet i skolan behöver få en starkare koppling till det professionella området där skolutveckling och ämnesutveckling behöver närma sig varandra utifrån lärandeperspektivet. Han nämner också att uppdraget behöver stöttas av ett omfattande normsystem då systemet ”skolan” inte bärs upp av en gemensam idé på ett tydligt sätt och problemet för skolor framhävs som just glappet mellan uppgiftssystemet (mål), normsystemet och yrkesidentiteten. Att system står stilla eller bara går runt i samma
mönster beskrivs som att ofta vara en följd av avsaknaden av strategiska länkar inom systemet eller mellan systemet och dess omvärld.
Analys mot empiri ekonomistyrning och strategisk styrning: Det finns olika sätt att kombinera system med varandra som balanserad styrning, Best-value-metoden och styrningstriangeln vilken den sista nämnda är den som tilltalar mig mest då den är enklast att ta till sig. Jag tror att modeller behöver vara enkla att förstå för att få bärkraft ända ut i en organisation. Den sätter människans värden och samspel i centrum. Systemteorin syftar också på att det är människan och informationen, alltså ledarskapet som är viktigt när det gäller samspelet mellan system. Situation speglas och speglar av vilken strategi och styrning en organisation väljer.
Analys mot empiri fallorganisation: Fallorganisationen har genom sitt arbete med sitt strategiska ramverk tagit ansvar för att alla styrinstrument, subsystem, riktlinjer och styrdokument ska gå in i varandra och att inget ska strida mot det strategiska ramverket genom att kartlägga samtliga delar i sitt genomförande. Givetvis finns det många olika delar man säkerligen hade kunnat vända och vrida på en hel del mer då den ekonomiska styrningen hindrar det strategiska ramverket att fungera fullt ut. Samtidigt som begränsningarna redan satts politiskt innan organisationen får möjlighet att påverka sin ekonomiska ram.
Organisationen har ett utvecklat systemtänk redan i sitt arbete med införande av sitt nya strategiska ramverk och med den begränsade mäng information jag trots allt har, kan jag inte ge någon befogad kritik att utföra mot deras samspel mellan de olika styrinstrumenten. Det som dock ska nämnas är att styrsystem i sig ofta kan vara motsägelsefulla och begränsa varandra, speciellt offentliga organisationer där man inte kan påverka sitt inflöde av ekonomi i så stor utsträckning.