Systemtänk beskriver vikten av att röra sig i det geografiska rummet för att skapa utveckling, Beer (1981) beskriver vikten av att alla enheter och system arbetar tillsammans och att det är relationerna som är viktiga. Att strosa omkring eller mötas i olika sammanhang utan helt bestämda mål just för dagen kan alltså vara bra för verksamhetens utveckling. Enligt min erfarenhet finns det många sammankomster i arbetet eller med föreningar där man har någon dagordning för att arbeta med uppgifter men att det största fokus är att skapa nätverk och relationer och få andras input på problem med mera som kan uppfattas som inte meningsfullt
då man är så blind inför uppgiften att skapa något slags resultat i sin egen
verklighetsuppfattning och då inte ser nyttan utifrån systemets helhet. Man har inte ett
holistiskt tänkande utifrån systemet man verkar i, sin organisation. Med systemtänket kommer en större förståelse för att det kan skapa ett värde för helheten och sin egen utveckling i
helheten, liksom andras att faktiskt ta sig tiden att skapa relationer med andra i
organisationens delar och nivåer. Detta i sig skapar en personlig kontakt som individen vid något tillfälle vid problemlösning i arbetet kan dra nytta av och skapa nytta för organisationen som man annars inte hade kunnat.
Svar på min forskningsfråga:
Hur kan man se på ekonomisk styrning och strategisk styrning och dess samspel utifrån systemteori?
Jag har i min studie kommit fram till att man kan se på dessa två styrningsintrument som delar av ett enda subsystem i det stora systemet organisationen utifrån Viable Systems Model
(VSM). Strategisk styrning kan betraktas som system 5, det systemet somskapar identitet och har som uppgift att hålla ihop hela systemet, det tar fram och utvecklar visioner och
värderingar. Men då det enligt Beer (1981) också är system 5 som sätter alla regler genom att skapa kultur, riktlinjer och värderingar skulle jag säga att man inte kan se dessa två
styrningsinstrument som två separata subsystem utan som varsin del i ett av subsystemen.
Man kan rita upp hela den offentliga organisationen utifrån denna modell där de operativa enheterna 1 a- 1 c är högsta hierarkien i ”arbetsorganisationen”, the operation eller
verksamheten som den ofta benämns som. Hela denna organisation kan man säga är skolverksamheten i min fallstudie där informationen och relationerna är viktiga men också harmonin från ledning (management), alltså system 3-5. System 5 är då subsystemet ledning och består av mål, vision, strategi, värde, riktlinjer av olika slag. Styrningen, ledarskapet ska då vara det som håller ihop allt och får saker att hända. System 5 är beroende av den
omedelbara närmiljön (E, Environment) i form av politisk styrning utifrån organisationen men som man ändå har en beroendeställning till, likaså lagar som kommunallagen och skollagen. Systemet 2, 3 och 4 ska hantera oundvikliga problem och konflikter som uppstår när de autonoma enheterna samverkar, maximera varje enhets effekt utifrån samarbete
metasystemets perspektiv samt hantera systemets anpassning till en allt mer föränderlig och konkurrerande miljö, detta genom utveckling, anpassning och omvärldsbevakning. Jag argumenterar för att detta systemet kan vara de processer och riktlinjer som tas fram i stabsavdelningar i förvaltningen i den offentliga organisationen och den stöd- och ledningsinriktning man skapar. System 1,2,3 är de som utgör miljön i det livskraftiga systemet, det viktiga här är att skapa möjligheter för de operationella enheterna genom harmoni för att skapa effektivitet genom goda relationer. System 4 blickar framåt och i omvärlden och formulerar planer. System 5 övervakar interaktionen mellan system 3 och 4 så att alla planer genomförs utifrån regler och riktlinjer, görs inte detta så är system 5 överordnad de andra systemen. Detta i sig förstärker uppdelningen av att strategisk- och ekonomisk styrning innefattas i system 5.
I grund och botten handlar systemvetenskap om att ha ett systematiskt arbetssätt gällande ett specifikt område. Om man väljer att se olika delar av styrning och arbetsinsatser inom olika områden som ett område som man kan dela upp med vissa avgränsningar blir det enklare att se det hela som ett enda stort system med subsystem eller undersystem. Systemtänkande innebär att se världen i helheter, modeller av världen som har gemensamma egenskaper. På detta vis kan man säga att de två styrinstrumenten ekonomistyrning och strategisk styrning är en del av en helhet i ett styrningssystem i en organisation.
Fallorganisationen har i min studie valt att göra det strategiska ramverket som de tagit fram på vetenskapliga grunder att vara det som alla andra processer och styrdokument ska anpassas efter. På så vis är man tydlig med gränsdragningen. Dock kan detta bli ett problem då ramverket måste hålla sig inom de ekonomiska ramarna och förhålla sig till den ekonomiska
styrningen. Detta är lite nyckeln med just systemteori, att det är sambanden och relationerna som är intressanta. Organisationen hade redan en ekonomisk styrning med resursfördelning som faktiskt hade som mål att vara så bra som möjligt utifrån varje elevs bästa skola redan innan ramverket innefattades. Man kan visserligen hävda att den kommunala organisationens mål är att alltid göra det bästa utifrån likvärdighet och främjande för varje medborgare oavsett strategisk styrning.
Under denna studies gång har jag insett att det egentligen handlar om styrningssystemet i en offentlig organisation som är av vikt då ekonomistyrning och strategisk styrning bara är två av många delar i detta system. Men då jag valt att begränsa mig till dessa två har jag kommit till den slutsatsen att ekonomistyrningen både kan vara begränsande och möjliggörande för den strategiska styrningen beroende på hur man sköter gränsavsnitten. Med detta menar jag att det är viktigt att vara tydlig och konkret med när det ena subsystemet är mer bestämmande än det andra och vad som gäller vid prioriteringar mellan dessa två delar. Man kan inte adressera frågan likadant i offentlig organisation som i privat sektor då de styrinstrumenten mer hänger ihop i den privata sektorn och grunden till teorierna om dessa två system kommer från denna värld vilket gör att det är begränsat teoretiskt område för offentlig sektor. I det offentliga är budgeten dominerande alla andra styrningsinstrument och det är den som ska hållas, på helheten vilket gör att ekonomistyrning är högst relevant. Det innebär att ekonomistyrningen kan begränsa och inte alltid samspela fullt ut med den strategiska styrningen beroende på hur långt man drar det hela rent filosofiskt. Nedanstående modell har jag tagit fram som svar på min forskningsfråga för att påvisa hur viktigt det är att man får en cirkulär syn på de två subsystemen och en struktur som är tydlig med tydliga gränser med hänseende till
organisationen, både gällande ansvarsområden eller nivåer som systemteorin använder som begrepp, i en hierarkisk organisation men också avgränsningar inom varje system.
Modell: Cirkulärt systemtänk applicerat på två styrinstrument i offentlig organisation
Bild 8.
Modellen visar hur man utifrån systemteorin kan se på de två cirkulära styrningarna, dess gränser och nivåer. När, och inte om de två systemen kommer i konflikt är det viktigt att man har en struktur för att få syn på detta, alltså konstanter och mönster. Har man detta kan man få syn på variationer och utveckla systemen så att balans kan uppnås. I den valda
fallorganisationen i min studie hade man efter införandet av det strategiska ramverket
genomlyst samtliga riktlinjer och processer för att fånga eventuella konflikter och då utvecklat avvikelserna till något positivt för organisationen. Detta är enligt mig ett bra sätt att göra det på och att ha en struktur som ständigt fångar upp och förbättrar inom sitt styrsystem. Det är helt normalt att olika styrningsinstrument kommer krocka vid vissa tillfällen för verksamheten men då är det viktigt att detta definieras och konkretiseras för att sedan arbetas om eller bara konstatera att det är något att förhålla sig till. Gör man inte det kommer endast ett eller i värsta fall inget av systemen vara effektiva och ge de förväntade resultaten. Förväntar man sig en helhetssyn är det viktigt att ledningen håller detta och inte ger vika för enstaka fall som uttrycker sig vara i behov. Man måste alltid ha helheten som fokus ju högre man är i hierarkin och systemet. Även om jag har valt att koncentrera mig på endast två styrningsinstrument så är min slutsats att samtliga subsystem inom styrningssystemet påverkar varandra. Inom det offentliga påverkar lagstyrningen, ekonomistyrning, politisk styrning samt den operativa styrningen och, likaså påverkar den operativa styrningen ekonomistyrningen och så vidare.
Alla subsystem är på något vis beroende av varandra men förhoppningsvis med tydliga gränsdragningar.
Systemtänkandet ger enligt Öquist (2018) genom sin tydligt pragmatiska koppling, där hela systemet tas i betraktande, en bra grund för att bygga konkreta alternativ till rationella modeller för handlandet. Detta utmanar då föreställningar som att jaget står i centrum, det enkla förhållandet mellan orsak och verkan och tanken om att uppställda mål alltid har företräde. Detta är en oerhört intressant ståndpunkt då ett system är ett enkelt sätt att rent teoretiskt sätta upp vissa föreställningar som gör att det senare kan bli svårt att förstå varför inte organisationen följer strukturen och målen. För att då skapa en lärande organisation behövs systemtänkande, en ram för att se mönster av förändring snarare än stillbilder. Den enda som ser systemet är de som är utanför och då inte ser sin egen del i helheten. Det svåra verkar vara att kunna se helheten av systemet och se hela strukturen för att skapa resultat och förändring vilket fallorganisationen hade gjort genom att genomlysa samtliga processer och sätta detta i rutin för att uppehålla arbetet.
Man kan se systemtänk som en kyrka som har olika byggmaterial som i helhet tjänar själva byggnaden. Var för sig har byggmaterialet inget större värde men i kombination på korrekt sätt blir det som ett system som har ett värde. Det är i helheten det finns värde och inte de enskilda delarna var för sig. Ekonomistyrning hade inte varit framgångsrikt utan de andra styrinstrumenten som avgränsade och arbetade i relation till varandra. Strategisk styrning och ekonomistyrning är således två olika delar av ett subsystem inom styrningssystemet som har olika avsikter med sina styrningsprinciper.
Varje individ behöver olika saker för att utvecklas men det består ju inte av det som är konstant varje dag och välbekant. Det som utvecklar en individ är det som är motsatsen, det som överraskar och går emot det konstanta - variation. Det behövs således både konstanter och variation för att få ett fulländat liv eller för ett system att fungera bäst. När det handlar om att skapa en vägg av konstanter ser jag det som att låta tystnaden kommunicera och låta systemet få tid att ge effekt. Jag har reflekterat över detta många gånger som ledare eller när jag analyserat andra ledare är att de varit skickliga på att använda tystnaden som en effekt och även låta tystnaden få tala högre än orden. Även om jag förstår att detta är ett viktigt redskap så tycker jag att det är extremt svårt att göra då det går emot min personlighet som är otålig och snabb. På samma vis tänker jag att konstanterna behöver vara kraftfulla i de system som är snabba och framåtsträvande. Samhället i sig kan man ju uppfatta som ett enda stort system som får högre hastighet och komplexitet och då blir det än mer viktigt att kunna neutralisera,
vänta in och kunna se helheten. När någonting går för fort blir det svårare att få perspektiv och göra kloka val. När det handlar om variation är detta något som jag tror alla kan identifiera sig med att det är det som är källan till sin egna utveckling även om det just i tillfället kan vara utmanande och jobbigt. Det finns praktiska bevis på att man ska följa variationer för att dämpa dem och detta gör han genom att exemplifiera hur snabbt och enkelt man kan avvärja motstånd och ilska genom att hålla med och vänta ut. Jag upplever att det den största utmaningen med förändringsarbete är att hantera de krafter som står emot förändringen. I dessa fall tänker jag att det viktigaste alltid har varit att inte ta saker
personligt, följa med ilskan och acceptera, invänta och hålla tillbaka mig själv. Detta upplever jag är väldigt svårt då jag som resultatorienterad individ gärna vill ge lösningen eller råd och ibland kanske till och med att mitt behov av att känna mig duktig tar över och jag som individ stjäl rampljuset på något vis och gå i försvar, således inta en metaposition.
Utifrån min teoretiska studie tycker jag att problematiken i de studier och teorier som finns inte finns tillräckligt mycket material kring den offentliga organisationen eller organisationer som är icke vinstdrivande. Det mesta av materialet är inte från de senaste årtiondena och de gamla teorierna som hård och sedan mjuk systemmetodik härleds till just gamla teorier. De nya teorierna verkar ha utvecklats från systemteori till management-teori och man hade kanske till och med kunnat tänka sig att lean-arbetssättet är ett sätt att se organisationer och konkreta handlingar utifrån systematik och således systemteori.
6.1.1 Avslut och förslag till fortsatt forskning
Jag vill avsluta denna studie med att beskriva att jag har blivit berikad med ett nytt synsätt på de olika subsystem och vad som påverkar och vad man måste ta hänsyn till för att få de resultat man önskar. Studien kan användas som en begreppsapparat eller för den framtagna modellen för att förstå sig på subsystem i en offentlig organisation. Då min studie är begränsad till endast två styrningsinstrument hade det varit intressant att göra en studie om samtliga subsystem och helheten av det stora systemet av en offentlig organisations
ledningssystem för att utmana konstanter, variation, gränser och nivåer och hur man optimalt kan arbeta med dessa delar för att säkerställa de resultat man förväntar sig. Det hade också varit intressant att djupdyka i det enorma arbetet som fallorganisationen har bedrivit och följa resultaten och upprätthållandet av gränserna inom deras ledningssystem. Man hade även kunnat studera hela världen utifrån systemteori, sociala system som harmoniserar eller krockar med mera. Man hade kunnat studera hur systemteorin i modern tid har utvecklats till managementteorier och dylikt.