Enkätresultat

För att besvara studiens frågeställningar har författaren skickat ut en enkät till personalen som berörs av processen studien bygger på. För att sammanställa den mängd data denna insamling bidragit med har ett släktskapsdiagram upprättats, se bilaga 3. Insamlade data från enkätun-dersökningen har kategoriserats och delats upp, de kategorier som identifierats är befintliga kommunikationskanaler i organisationen, kommunikation mellan avdelningar, de kommuni-kationsvägar som föredras, förbättringsmöjligheter, upplevelser över hur kommunikationska-nalerna fungerar och till sist de upplevda problemen med kommunikationskakommunikationska-nalerna. Respon-denterna kallas i släktskapsdiagrammet för X, varje kategori som identifierats redovisas mer utförligt under följande avsnitt.

4.1.1 Befintliga kommunikationskanaler i organisationen

Svarsrespondenterna har beskrivit vilka kommunikationskanaler dem använder sig av i deras vardagliga arbete. De svar som inkommit har inte definierat de kanaler som används under den studerande processen, dessa presenteras under rubrik 4.2.2 kommunikationskanaler inom processen. Organisationen använder sig bland annat av verbal kommunikation men även i form av olika system som Caspeco, OneDrive, Facebook etcetera. De kanaler som används i respondenternas dagliga arbete redovisas i tabell 3.

Tabell 3:

Kommunikationskanalerna

Caspeco Messenger Sms

Email OfficeVibe Teams

Facebook OneDrive Telefonsamtal

Facebook grupp Outlook TM1

Flow PM Verbal

Intern server (Avdelning (:H)) SharePoint Whatsapp

Not: Tabellen redogör för de kommunikationskanaler som respondenterna använder i sitt arbete.

4.1.2 Kommunikation mellan avdelningarna

Släktskapsdiagrammets kategori kommunikationen mellan de olika avdelningarna beskrivs av svarsrespondenterna som bra för det mesta men att det finns brister som kan förbättras, se fi-gur 6. En respondent beskriver att X har kontakt med flera avdelningar, respondenten kontak-tar medarbekontak-tarna om X besitter information som rör andra, X upplever även att andra gör det-samma. En annan respondent beskriver att det kan ske missar i kommunikationen mellan av-delningarna då dem hämtar information på olika ställen, hen beskriver också att vissa är bättre än andra på att själva leta upp information vilket också påverkar kommunikationen. Respon-denten beskriver att dålig framförhållning ibland sker, vilket i sin tur skapar merarbete för nå-gon annan.

Figur 6: Kommunikationen mellan avdelningarna

4.1.3 De föredragna kommunikationskanalerna

Svarsrespondenterna har uttryckt hur de föredrar att kommunicera, detta visualiseras i figur 7. De kommunikationskanaler som föredras av medarbetarna är verbal, ansikte mot ansikte, Ca-speco, SharePoint och email. En respondent beskriver att deras nuläge fungerar bra, och syftar i stort på veckomöten och email. En annan svarsrespondent beskriver en önskan om ett system som samlar all information. Fler av de önskningar kring vilka kommunikationskanaler som respondenterna föredrar presenteras i figur 7.

Figur 7: De föredragna kommunikationskanalerna

Kommunikationen är till del viss mindre bra.

Svarsrespondent X har kontakt med flera avdelningar och informerar dem om det som kan tänkas vara beröra av information X besitter. X upplever att dem gör detsamma mot X.

Detta sker främst verbalt eller via mejl.

Kommunikationen är bristfälldig Den fungerar helt

ok Kommunikationen mellan avdelningarna

är god

Kommunikationen mellan avdelningarna sker främst via mail och öppen kommunikation. Medarbetarna är ärliga mot varandra från ruta ett och om någon har mycket att göra eller har stött på ett problem hjälper de varandra istället för att anse att det är "ditt problem, löst det". Medarbetarna kan komma med idéer till

varandra och de lyssnar och respektera varandra och deras åsikter. X tror verkligen de kan komma långt om de pratar med varandra istället för att hålla saker hemligt. Vilket sker i vissa fall

i dagsläget med kommunikationen.

Det sker ibland missar eftersom de anställda hämtar information på olika ställen samt för att

vissa personer är bättre/sämre än andra på att själva leta upp det de behöver veta. Ibland är det dessutom dålig framförhållning vilket

bidrar till att det blir merarbete. Fungerar för det

mesta bra Bra vissa gånger och andra gånger

mindre bra

Negativt Positivt

Kommunikationen mellan avdelningarna

Grunden av det kommunikationskanaler som används fungerar bra i stort alltså veckomöten och mejl

Face to face

I dagsläget är X mest van vid Sharepoint där de samlar all info men dem har börjat försöka göra det i Caspeco istället för att allt ska finnas på samma ställe. Det är lite ovant till en början men det kan

nog bli bra när alla är inkörda!

Möten och gemensamma mappar Ett system som samlar allt

Främst mailkonversationer. Inte alls mycket med telefon eller ansikte mot ansikte. X tycker bäst om att prata ansikte till ansikte, då förstår

X som bäst. Men ibland vet X att det är bra att få informationen nerskrivet. Även om några har kommit överens om något face to face

är det bra att ha det på mail. Muntlig kommunikation

De föredragna kommunikationskanalerna

4.1.4 Upplevelser och tankar kring kommunikationskanalerna

Utifrån den genomförda grupperingen av enkäten har ett släktskap kopplat till svarsrespon-denternas upplevelser och tankar av kommunikationen identifierats. Släktskapet och de olika logiska sambanden bidrog till att fyra kategorier tagits fram, dessa redovisas i figur 8. Katego-riseringen presenteras mer djupgående härnäst för att ge en mer grundlig förståelse över svars-respondenternas upplevelser av kommunikationskanalerna.

Figur 8: kommunikationskanaler

Förbättringsmöjligheter

De upplevda förbättringsmöjligheterna har sammanställts till en egen grupp i släktskapsdia-grammet, se figur 9. Förbättringsmöjligheterna har definierats utifrån svarsrespondenternas önskemål av förändring kopplat till kommunikationen som sker inom verksamheten. Där be-skriver respondent X att det inte finns några förbättringsmöjligheter medan andra responden-ter beskriver dessa förbättringsmöjligheresponden-ter:

▪ Skaffa ett gemensamt system för att samla all information på samma ställe ▪ Ett tydligare och ett mer tillgängligt system

▪ Ett tydligare kommunikationsflöde för att skapa mer stabila rutiner/processer ▪ Ett större engagemang från medarbetare att själva kolla email och andra kanaler ▪ Önskan om mer tid för att hinna kolla att informationen är rätt innan den hastigt måste

sändas iväg

Dem fungerar inte alltid, ibland finns informationen på ett ställe och ibland inte men då går det oftast att hitta informationen i en annan kanal. Till exempel om PMet inte

finns i Sharepoint finns den i Caspeco Det är för många kommunikationskanaler! Dem är nödvändiga i dagsläget men det är inte önskvärt med så pass många, det

blir rörigt

X upplever att det finns missar i kommunikationen då alla läser inte i

de olika forumen som finns.

Att de har för många kommunikationskanaler att hålla reda på, det gör att det ibland är svårt att hitta rätt information eftersom medarbetarna inte vet helt säkert vilken

info som stämmer och vad som är gammalt eller bara utkast. Det kan uppstå förvirring och olika personer har olika info vilket leder till missar och misstag

X upplever problem med GoogleDocs och Sharepoint mest för att X glömmer bort att kolla där samt glömmer sina lösenord.

X upplever inte att det finns problem

med kanalerna

Flow är svårkommunicerat och svårt att förstå

Det finns för många olika ställen att finna information på

När X ringer någon i stress kan det ibland vara svårt att uppfatta vad den andra säger/menar och det kan bli en del missförstånd. Det sker en del

missförstånd X vill minska En mer tydligare kommunikation med

framförhållning, ibland kommer ändringar i sista sekund eller efter sista

sekund

Önskan om att kanalerna ses över av medarbetare oftare för att direktiven som

sänds ut skall nå rätt person i tid. Ibland får X ett direktiv som sen ändras

(ibland utan att man får reda på det) Därför önskar X att informationen som sänds ut skall nå rätt person direkt i tid Tydligare kommunikation och mer tillgänglig för att ge alla möjligheten att ansvara för och hitta svar utan att behöva

fråga hela tiden

Finns inga förbättringsmöjligheter X vill ha mer tid för att kunna dröja lite med att svara på frågor för att kunna ge ett mer strukturerat och korrekt svar istället för att snabbt skicka iväg något

Förenkla kommunikationen genom ett gemensamt system för allt

Ibland när det är stressigt glöms vissa saker bort och medarbetarna läser inte alltid all information som skickas ut Det går i vågor, ibland är de fokuserade

och har bra informationsflöde för att sen tappa det igen

Dem är fortfarande inte bra. X upplever att det finns mycket information som försvinner i leden mellan personer eller tar informationen för lång tid att nå rätt person. X upplever att om X inte har all info från början eller med kort varsel kan X

bli ganska stressad vilket leder till problem som kan gå ut över andra avdelningar. Detta problem anser X är det största problemet och att vi förstår inte varandra. I någons ögon kan en sak vara hur lätt som helst fast när X eller X kollega ska göra det

tar det sådan otrolig tid och det läggs bara på mer och mer arbete på dem. De hinner inte dubbelkolla att det gjort rätt eller om de missat något. Om de har missat något blir det mer arbete och det gör X mer stressad vilket leder till att X har inte tid med

det viktigaste. Deras gäster. De hamnar mellan stolarna.

X känner att mycket hålls hemligt och att alla inte får all information och på det sättet blir servicen sämre och X känner att X gör sämre ifrån sig eftersom X inte har

all information från början. Om X inte har all info från början kan X bli ganska stressad när X får veta en sak i sista minuten, detta leder till att X kan få stora problem som kan gå ut över andra avdelningar. I någons ögon kan en sak vara hur lätt

som helst fast när X eller X kollega ska göra det tar det sådan otrolig tid och det läggs bara på mer och mer arbete. Allt ska gå så fort och det ska vara rätt från början.

De hinner inte dubbelkolla att de inte har missat något eller gjort något slarvfel. Om de har gjort det blir det skapas mer arbete och det gör X mer stressad och X har inte

tid med det viktigaste.

Kanalerna är för många och skapar förvirring X upplever att kommunikationskanalerna oftast fungerar bra X anser att de använder

sig av lite för många kommunikationskanaler,

det blir rörigt och ostrukturerat

Att medarbetarna ska vara mer öppna mot varandra och inte hålla saker hemligt. Om någon stöter på problem, ta det med någon som kan hjälpa till, för att minska risken att sitter i skiten. X anser att om de löser allt ihop på det sättet kan de bli mer öppna och mer förberedda på

problemen som kan dyka upp. X önskar att kommunikationsflödet

blev tydligare och att de fick skapade mer stabila rutiner/processer som de kan luta oss emot för att minska risken

för misstag och ha bättre framförhållning än i dagsläget

När det gäller avdelning Y tycker X att det fungerar rätt bra

Bra Mindre bra

Kommunikationskanalerna är nödvändiga Kommunikationen fungerar bra Kommunikationen har blivit bättre än

tidigare

Upplevda problem Kommunikationskanaler

Figur 9: Förbättringsmöjligheter Upplevelser över hur kommunikationskanalerna fungerar

I figur 10 redovisas respondenternas goda upplevelser krig hur kommunikationskanalerna fungerar. Medan de mindre bra upplevelserna redovisas i figur 11. Upplevelserna från svars-respondenterna är främst att kommunikationskanalerna är alldeles för många, detta beskriver flera respondenter. För många kommunikationsvägar gör det ostrukturerat och rörigt. En an-nan beskriver att det är förvirrande och att X inte alltid vet vart den informationen X söker går att finna. En annan beskriver också att det är för många kommunikationskanaler vilket är rö-rigt, respondenten beskriver däremot att de olika kanalerna som används är nödvändiga för arbetet. Det framkom också i enkätdokumentationen att information ibland kan vara svårt att finna, men att vissa delar finns dokumenterat i flera kommunikationskanaler. En annan be-skriver att det finns mycket information som försvinner i leden mellan personer alternativt att det tar för lång tid för informationen att nå rätt person. Detta leder i sin tur till stress och kan få stora problem som kan gå ut över andra avdelningar.

Figur 10: Goda upplevelser över hur kommunikationen fungerar

En mer tydligare kommunikation med framförhållning, ibland kommer ändringar i sista sekund eller efter sista

sekund

Önskan om att kanalerna ses över av medarbetare oftare för att direktiven som

sänds ut skall nå rätt person i tid. Ibland får X ett direktiv som sen ändras

(ibland utan att man får reda på det) Därför önskar X att informationen som sänds ut skall nå rätt person direkt i tid Tydligare kommunikation och mer tillgänglig för att ge alla möjligheten att ansvara för och hitta svar utan att behöva

fråga hela tiden

Finns inga förbättringsmöjligheter X vill ha mer tid för att kunna dröja lite med att svara på frågor för att kunna ge ett mer strukturerat och korrekt svar istället för att snabbt skicka iväg något

Förenkla kommunikationen genom ett gemensamt system för allt

Att medarbetarna ska vara mer öppna mot varandra och inte hålla saker hemligt. Om

någon stöter på problem, ta det med någon som kan hjälpa till, för att minska

risken att sitter i skiten. X anser att om de löser allt ihop på det sättet kan de bli

mer öppna och mer förberedda på problemen som kan dyka upp. X önskar att kommunikationsflödet

blev tydligare och att de fick skapade mer stabila rutiner/processer som de kan luta oss emot för att minska risken

för misstag och ha bättre framförhållning än i dagsläget

Förbättringsmöjligheter

X upplever att kommunikationskanalerna oftast

fungerar bra

När det gäller avdelning Y tycker X att det fungerar rätt bra

Bra

Kommunikationskanalerna är nödvändiga Kommunikationen fungerar bra Kommunikationen har blivit bättre än

Figur 11: Mindre bra upplevelser över hur kommunikationen fungerar Upplevda problemen med kommunikationskanalerna

De problem som upplevs i organisationen kopplat till dess kommunikationskanaler visuali-seras i figur 12. Där beskriver respondent X att X har svårt med vissa kanaler då X har svårt att minas sina lösenord. Ett annat upplevt problem är att de har svårt att hålla ett bra informat-ionsflöde när dem väl har ett, respondenten beskriver att informatinformat-ionsflödet går bra i vågor. En respondent beskriver att information missas då det är stressigt för att medarbetare inte har tiden att hinna med informationsspridningen. En annan respondent beskriver att mycket in-formation missas eller kommer för sent till berörd personal vilket anses som ett stort problem. X beskriver att det är svårt att uppfatta vad som informeras vilket leder till stora missförstånd, detta kopplat till stressen som finns på arbetsplatsen. En annan respondent beskriver att dem har för många kommunikationskanaler att hålla reda på och att det gör att det ibland är svårt att hitta rätt information eftersom de inte vet helt säkert vilken info som stämmer och vad som är gammalt eller bara ett utkast. Det kan uppstå förvirring då olika personer har olika info vil-ket leder till missar och misstag.

Dem fungerar inte alltid, ibland finns informationen på ett ställe och ibland inte men då går det oftast att hitta informationen i en annan kanal. Till exempel om PMet inte

finns i Sharepoint finns den i Caspeco

Det är för många kommunikationskanaler! Dem är nödvändiga i dagsläget men det är inte önskvärt med så pass många, det

blir rörigt

Dem är fortfarande inte bra. X upplever att det finns mycket information som försvinner i leden mellan personer eller tar informationen för lång tid att nå rätt person. X upplever att om X inte har all info från början eller med kort varsel kan X

bli ganska stressad vilket leder till problem som kan gå ut över andra avdelningar. Detta problem anser X är det största problemet och att vi förstår inte varandra. I någons ögon kan en sak vara hur lätt som helst fast när X eller X kollega ska göra det

tar det sådan otrolig tid och det läggs bara på mer och mer arbete på dem. De hinner inte dubbelkolla att det gjort rätt eller om de missat något. Om de har missat något blir det mer arbete och det gör X mer stressad vilket leder till att X har inte tid med

det viktigaste. Deras gäster. De hamnar mellan stolarna. Kanalerna är

för många och skapar förvirring X anser att de använder

sig av lite för många kommunikationskanaler,

det blir rörigt och ostrukturerat

Figur 12: Upplevda problem med kommunikationskanalerna

4.2 Intervjuresultat