Intervjuresultat

Svarsrespondenten beskriver i intervjun processen från de att en eventuell kund kontaktar säl-javdelningen alternativt att sälsäl-javdelningen kontaktar en möjlig kund till dess att ett evene-mang genomförts och utvärderats inom verksamheten. Utifrån den beskrivning svarsrespon-denten givit har författaren skapat ett flödesschema över processen, se figur 13. Flödet börjar som nämnt med kontakten med en kund, därefter samlas frågor som rör eventet. Finns där frå-gor kontaktas berörd avdelning som sedan besvarar fråfrå-gorna. Finns inga fråfrå-gor alternativt att avdelningarna svarat på de frågor som funnits skapas en offert i bokningssystemet Caspeco. När offerten är skickad skall kunden godkänna denna, om kunden inte godkänner offerten finns två vägar att gå, antingen hamnar ärendet i papperskorgen och kunden väljer att avsluta samarbetet alternativt att offerten korrigeras och ny offert skickas. Godkänns sedan offerten får kunden en bokningsbekräftelse av evenemanget, även detta sker genom bokningssystemet Caspeco.

När kunden godkänt offerten och bokningsbekräftelsen är skickad lämnas ärendet över till Cirkus Arena och Restaurangs projektledare. Projektledaren startar en kontakt med kunden och samlar in nödvändig information som rör evenemanget och om det finns speciella önske-mål från kundens sida. Den information som projektledaren samlat in förmedlas sedan ut till varje avdelning som berörs av informationen, detta kan ske genom olika kommunikationska-naler. Utifrån den insamlade och förmedlande informationen genomförs en brainstorming

X upplever att det finns missar i kommunikationen då alla läser inte i

de olika forumen som finns.

Att de har för många kommunikationskanaler att hålla reda på, det gör att det ibland är svårt att hitta rätt information eftersom medarbetarna inte vet helt säkert vilken

info som stämmer och vad som är gammalt eller bara utkast. Det kan uppstå förvirring och olika personer har olika info vilket leder till missar och misstag

X upplever problem med GoogleDocs och Sharepoint mest för att X glömmer bort att kolla där samt glömmer sina lösenord.

X upplever inte att det finns problem med kanalerna

Flow är svårkommunicerat och svårt att förstå

Det finns för många olika ställen att finna information på

När X ringer någon i stress kan det ibland vara svårt att uppfatta vad den andra säger/menar och det kan bli en del missförstånd. Det sker en del

missförstånd X vill minska

Ibland när det är stressigt glöms vissa saker bort och medarbetarna läser inte alltid all information som skickas ut Det går i vågor, ibland är de fokuserade

och har bra informationsflöde för att sen tappa det igen

X känner att mycket hålls hemligt och att alla inte får all information och på det sättet blir servicen sämre och X känner att X gör sämre ifrån sig eftersom X inte har

all information från början. Om X inte har all info från början kan X bli ganska stressad när X får veta en sak i sista minuten, detta leder till att X kan få stora problem som kan gå ut över andra avdelningar. I någons ögon kan en sak vara hur lätt

som helst fast när X eller X kollega ska göra det tar det sådan otrolig tid och det läggs bara på mer och mer arbete. Allt ska gå så fort och det ska vara rätt från början.

De hinner inte dubbelkolla att de inte har missat något eller gjort något slarvfel. Om de har gjort det blir det skapas mer arbete och det gör X mer stressad och X har inte

tid med det viktigaste.

mellan projektledaren och avdelningschefer, denna brainstorming kretsar kring olika tillväga-gångsätt, möjliga problem och lösningar på dessa. När detta är gjort sköter projektledaren den fortsatta kontakten med kunden. Kundkontakten kan i detta steg överlämnas från projektleda-ren till berörda avdelningschefer om detta sker överlämnas kontakten om det inte sker leder projektledaren fortsatt kontakt med kunden. All information kring eventet uppdateras i bok-ningssystemet Caspeco men även SharePoint som är en form av mappstrukturering med all-män information kring eventet. När informationen uppdaterats i programmen hålls ett drifts-möte mellan avdelningscheferna med syfte att sprida information, stämma av men även samla in frågor som rör eventet. Projektledare alternativt en avdelningschef tar en sista avstämning med kund innan de att eventet genomförs. Därefter sker en intern uppföljning från de drifts-möte som genomförts där de insamlade frågorna från driftsdrifts-mötet besvaras.

Efter uppföljning sker eventet som är en egen process som inte kommer att belysas i studien. Om eventuella ändringar sker under evenemangets gång görs detta i samförstånd med kunden. Om det skett förändringar under evenemangets gång som leder till att kundens pris förändras sker en avstämning med kunden, därefter sker en justering av bokningen i bokningssystemet Caspeco. Efter att bokningen justerats alternativt att ingen justering var nödvändig bongas bokningen, vilket innebär att beställningen läggs in i kassan. Bongningen sker av projektle-dare, eventchef alternativt restaurangchef. Denna bong kontrolleras sedan tillsammans med kassan, om något fel upptäck korrigeras kassan för att sedan genomföra en ny kontroll av bongen och kassan. Om inga fel identifieras skapas ett faktureringsunderlag som lämnas till ekonomiavdelningen. Efter detta sker ett nytt driftsmöte med syfte att följa upp och utvärdera den genomförda processen, detta sker internt.

Figur 13: Flödesschema baserad på ANSI-standard utifrån Bergman och Klefsjö (2012, s. 466). Kund kontaktar

säljavdelning/eventchef

Säljavdelning/eventchef kontaktar en möjlig kund

Driftsmöte, uppföljning och utvärdering

(sker internt)

Kunden godkänner offerten Skapande av en offert i

Caspeco

Kontakt med berörd avdelningschef

Ärendet flyttas till papperskorgen

Kunden får en bokningsbekräftelse för evenemanget (via Caspeco)

Överlämning av ärendet till projektledare Projektledare har dialog med

kund och samlar in nödvändig information Brainstorming kring tillvägagångssätt och

möjliga problem/lösningar. Detta sker mellan projektledare och avdelningschefer Projektledare sköter fortsatt

kontakt med kund

Projektledare överlämnar ärendet samt

kundkontakten

Projektledare förmedlar informationen till respektive

berörd avdelning

Projektledare har fortsatt ansvar för ärendet

Ärendet lämnas över till avdelningschef som sköter

vidare kontakt gällande aktuell fråga/område

Informationsspridning (uppdatering av information i

Caspeco och Sharepoint)

Driftsmöte (informationsutbyte, avstämning, insamling

av frågor)

Projektledare/avdelningschef genomför en sista avstämning med kund innan genomförande av

evenemanget

Intern uppföljning från driftsmöte/eventmöte Eventuella ändringar i

genomförandet sker i samförstånd med kund

Genomförande av evenemang Leder det

till konsekvenser gällande priset? Avstämning med kund

Justering av bokning i Caspeco Bokningen "bongas" från Caspeco i kassasytem (detta görs av eventchef, restaurangchef alternativt projektledare) Kontroll av bong samt kassa Korregering av kassa Faktureringsunderlag lämnas till ekonomiavdelningen för fakturering Om nej Om nej Om ja Om ja Om ja Om ja Om rätt Om nej Om nej Om fel

Finns frågor som rör evenemanget?

4.2.2 Kommunikationskanaler inom processen

Svarsrespondenten har under den ostrukturerade intervjun redogjort för vilka kommunikat-ionskanaler som används i processen. Svarsrespondenten beskriver att de kommunikationska-naler som berör processen är Avdelning (:H) som är Cirkus Arena och Restaurangs egna ser-ver med en mappstruktur för diser-verse material, Caspeco som är deras bokningssystem, Email, Outlook som är en kalender som gemensamt används, SharePoint vilket är en mappstruktur likt Avdelning (:H) däremot är SharePoint en molnbaserad tjänst och till sist Teams som också är en molnbaserad tjänst, däremot är Teams till för filhantering och diskussionsforum på chatt och telefon. En djupare beskrivning av kanalernas innehåll/funktioner beskrivs i ta-bell 3. Tata-bellen redogör för en beskrivning av vilken typ av kommunikationskanal det är samt vilken information dessa kanaler innehåller. Svarsrespondenten har avgränsat sig till att enbart beskriva det innehåll som rör processen när respondenten redogjort för innehållet i de olika kommunikationskanalerna.

Tabell 4:

Studerade kommunikationskanaler

Kommunikationskanal Beskrivning Innehåll/funktion

Avdelning (:H) Mappstruktur på Cirkus servern ▪ Arkiv av evenemang ▪ Arkiv av gammalt

▪ Ekonomi och biljettavdelningens dokument ▪ Evenemangsbilder

Caspeco Bokningssystem ▪ Bokningsbekräftelse med noteringar

▪ Bokningsinformation ▪ Checklista

▪ Faktureringsunderlag för enstaka evene-mang

▪ Faktureringsunderlag för enstaka gigg ▪ Interna nyheter.

▪ Noteringar (interna och externa) ▪ Priser

▪ Schemaläggning ▪ Tidrapporter

Email Email ▪ Detaljplanering

▪ Enstaka frågor

▪ Insamling av data (information, körschema) ▪ Snabba förändringar

Outlook Kalender ▪ Spelplan

PM Utskrivet dokument från

Ca-speco i fysisk pärm till kök

▪ Bokningsbekräftelse med noteringar

SharePoint Molnbaserad mappstruktur ▪ Checklista

▪ Interninformation ▪ Kartor

▪ Körschema

▪ Personaldokument ▪ Spelplan

▪ Övriga dokument (bilder etcetera)

Teams Molnbaserad filhantering och

diskussionsforum på chatt och telefon

▪ Biljettsläppsinformation

▪ Faktureringsinformation för enstaka gigg ▪ Spelplan

▪ Telefonmöten

Not: Tabellen visar en överblick över de kommunikationskanaler som används under processen. Den visar även vilken typ av kommunikationskanal det är samt kanalens funktion/innehåller.

Svarsrespondenten beskriver att viss information/funktion går att finna i olika typer av vers-ioner, detta i de olika kanalerna som används för att sprida information. Svarsrespondenten beskriver vilken information som finns samt vilka de olika funktionerna är. Därefter har re-spondenten beskrivet vart dessa finns tillgängliga. Utifrån den informationen har författaren visualiserat detta i form av ett matrisdiagram, se tabell 4. Tabellen visar alltså den funktion/in-formation som används samt i vilken kanal dessa finns tillgängliga.

Tabell 5:

Kommunikationskanaler kopplat till funktion

Not: Tabellen visar i vilken kommunikationskanal informationen/funktionen finns tillgänglig. Detta visualiseras i form av en ruta med en kryss i. Tillgängligheten i tabellen beskriver i hur många kanaler informationen finns.