Här nedan presenteras en destillation av hur de intervjuade startar och genomgår sin arbetsdag samt vilka verktyg de uppfattar som de absolut viktigaste funktionerna för att smidigt genomföra sitt arbete.
Intervjuerna i sin helhet kan ses med svar i bilaga 1-3 och intervjufrågorna utan svar i bilaga 4.
1. Först startar användarna ett verktyg som heter ”ThorWeb” vilket handhar dagens körningar, de startar också Eniro kartor som komplement till deras GPS. De önskade at det skulle finnas en funktion med ”senaste nytt” så att alltid den senaste informationen når ut till användaren så inget faller mellan stolarna.
2. Arbetsledarna tar ibland med sig ett block med penna till bilen vid dagens början om några anteckningar kommer behöva föras under dagen
3. Användarna har en fordonspärm i alla bilar vilken innehåller mycket information om det dagliga arbetet. Där finns det mesta av informationen för hur de olika praktiska momenten går till. Exempel på försättsblad till
fordonspärm kan ses i bilaga 5.
4. Användarna skulle gärna se ett annat sätt att nå ”Kundtjänst” dvs. att kontakta kontoret vilket de i dagsläget gör via telefon och de använder då samma lina som kunder ringer in på och där kan det ibland vara upptaget samt om de själva ringer in och blir långdragen i samtalet så finns risken att kunder får vänta.
5. Användarna vill gärna på ett enkelt sätt se vilka körningar som ligger för dagen.
4.2 Interaktionsramverk
figur 15 representerar interaktionsramverket för intranätet med exempelgrafik
I figur 15 ovan vilken representerar det grafiska ramverket för förstasidan av intranätet, vilket för intranätet inte kommer att förändras i
interaktionsramverket, utöver mittensektionen där olika material kommer att visas upp beroende på vilket menyalternativ som är valt i den horisontella menyn. Alla element och text i ramverket är anpassat till en föränderlig kontext och har anpassats på sådant sätt att valen har gott om utrymme och gjorts medvetet stora och enkla genom att erbjuda en större yta att genomföra önskat val (se kap 2.6 d).
Form hållning och inmatningsmetoder
Ramverket skapades i upplösningen 1024x768 men höll grafiken inom bredden 960px, detta då 1024x768 är en upplösning som de flesta skärmar klarar av att visa utan större justeringar och problem samt att bredden anpassades till 960px för att göra upplevelsen luftig och inte fylla hela skärmen på laptopen (kap 2.4.1).
Även mjukvarans hållning tas i beaktande när det kommer till hårdvaran och då det som utgör just hårdvaran är en laptop och intranätet kommer att presenteras i en webbläsare vilket stundtals under de sessioner det används
får en härskande men kortvarig hållning (se kap 2.4.1). Härskande då det är tänkt att fylla hela skärmen och tar då användarens fulla uppmärksamhet och kortvarig då användaren inte har några uppgifter i intranätet i sig som kräver längre koncentrationsbehov. Själva inmatningen i gränssnittet och systemet sker via laptopens tangentbord och pekplatta.
Definiera Funktionella och dataelement.
Nedan följder en redogörelse för de implementerade dataelementen med tillhörande funktionalitet.
Funktionerna vilka beskrivs nedan presenteras grafiskt i bilagor 6-14
Dataelementen som finns representerade är till vänster med start uppifrån först logotypen som visar till vilken organisation sidan hör (se kap 2.2.1) vilken vid klick tar användaren tillbaka till ”Nyheter” vilken är tänkt att agera startsida samt där information från ledningen kommer att vara tillgängligt för användaren. Samma information som presenteras under “Nyheter” kommer även vid det tillfälle informatören skickar ut nyheten till intranätet att skickas till användarnas mailadresser så att informationen finns återgiven på två ställen för minsta möjliga chans till att missa viktig information i det fall användaren i sin kontext bara har möjlighet och tid att se över den ena av dem (se kap 2.7.2 j).
Sedan så presenteras en ”välkommen namn” ruta av den anledningen att
skapa ett band mellan användaren, företaget och intranätet (se kap 2.1.1) samt att påvisa att det just nu är användare X som är inloggad. I denna ruta finns även personens mailadress och telefonnummer. Detta är mestadels tänkt som en påminnelsefunktion för användaren om denne skulle ha funderingar över vilken mailadress eller telefonnummer denne har. Se figur 16 nedan
Detta följs upp av de fem menyalternativ utgjorda av ikoner vilka pekar utanför skärmen då alla menyval i den vänstra menyn alla öppnas i externa flikar (kap 2.6 b & 2.6.1) se figur 17 nedan
Figur 17 visar innehållet i den vänstra menyn
Alla menyalternativ i den vänstra menyn öppnas i externa flikar (se kap 2.6) och det sker omedelbart då användaren gjort ett menyval (se kap 2.7.2 d & 2.6) så användaren med hjälp av placering av menyvalen vet när denna kan förvänta sig att en ny flik öppnas eller ej (se kap 2.7.2). Till att börja med högst upp ligger ”ThorWeb” vilket är ett system där användarna kan se sina körscheman et cetera vilket blev placerat högst upp genom information insamlad genom de etnografiska intervjuerna (se kap 3.1.1). Detta system öppnas i egen flik då implementation i själva intranätet inte är intressant i nuläget då ”ThorWeb” ofta startas och sedan stängs det inte av igen och om detta ligger och har en härskande hållning (se kap 2.4.1) över intranätet finns risken att intranätet inte används och att ha möjlighet att skifta fokus mellan intranätet och ”ThorWeb” upplevs som viktigare än att implementera “ThorWeb” i intranätet. Som då i sin tur eventuellt måste avslutas innan användaren igen skulle ha möjlighet att återgår till intranätet, vilket skulle ha en negativ inverkan på användarens flöde (se kap 2.2.2).
Figur 18 Menyval TransPA
Menyalet ”TransPA” (se figur 18) lokaliserat i vänstermenyn är ytterligare ett externt system som kund använder sig av för att sköta tidsrapportering och detta används inte särskilt ofta, utan just ett par gånger i månaden att sköta tidsrapportering. Tidsrapporteringen gäller både för den enskilda anställda men även för gruppchefer gällande att godkänna och administrera lönerna för de som ingår i deras grupper.
Trots att ”TransPA” inte används särskilt ofta i dagsläget så finns det med högt upp i hierarkin av den anledningen att det är ett system som är viktigt och som användarna har använt en längre tid på reguljär basis och eftersom
det är ett system de känner sig bekant med och de vet vad som händer när de väljer att starta systemet (se kap 2.6 a) främjar det intranätet att det ligger under ”ThorWeb” så två verksamhetskritiska system ligger lättillgängligt och synligt (se kap 2.7.2 a).
Figur 19 Menyval Mail
”Mail” (se figur 19) är i dagsläget under utredning hos KTRAB vilket de har för avsikt att köpa in men det är ännu inte utrett vilken teknisk lösning som tillgodoser dess behov, men som exempel i interaktionsramverket så öppnas Outlook webbaccess i en ny flik, presenterar en inloggningsruta vilket för användaren till själva mailklienten. Det blir då inte någon fundering på vad som kan göras i den nya fliken som öppnats utan all användarens fokus riktas direkt (se kap 2.2.2) mot den nya fliken och dess funktionalitet (se kap 2.7.4 a).
En tänkt funktionalitet (kap 2.6 c) är att det ska vara möjligt att programmera mailklienten så denne vid start har redan ifyllda mottagare så det enda
användaren behöver göra är att starta mailklienten, skriva det denne vill och klicka på ”skicka” inget mer (se kap 4.3 & 2.6 j).
Att sköta programmeringen av mailklienten är planerat att vara tillgängligt i mailklientens mjukvara och designas inte specifikt för intranätet men bör då i mailklienten vara något som genomförs med hjälp av verktyg djupt inne i systemets hierarki så användaren inte råkar ändra dessa inställningar när denna bara vill skriva ett mail (seckap 2.6 k, m).
Figur 20 Menyval Backoffice
”Backoffice” (se figur 20) är ett system som i skrivande stund håller på att införskaffas av KTRAB och vars implementering av information och funktionalitet i intranätet idag inte är tillgänglig. Men innehållet i
”Backoffice” är tänkt att vara KTRABs uppsamlingspunkt för information om drift och rutiner och behandlas i nuläget som de övriga menyvalen i vänstermenyn, genom att öppnas i en ny flik i webbläsaren.
Figur 21 Menyval Om KTRAB
Valet ”Om KTRAB” (se figur 21) är helt sonika en länk som för användaren till KTRABs nuvarande hemsida och för avdelningen ”Om Oss”. Under
workshopen var deltagarna noga med att användaren ska föras till den egna hemsidan och ville inte ha informationen implementerad i intranätet (se kap 4.3).
Figur 22 visar den vågräta menyn med menyval ”Nyheter” som valt
Den Vågräta menyn (se figur 22) där alla menyval visas upp i själva intranätets presentationsfönster (se kap 2.6.1). Skiljer sig i grundutförande från den vänstra menyn genom sin form samt att de är grå innan de är valda och placeringen över utrymmet där information presenteras vid valt
menyalternativ i den övre vågräta menyn för att skapa en sammankoppling med företagsinnehåll, intranätet och menyn samt användarens tilltänkta uppgift (se kap 2.1.1). Menyn består först och främst av ”Nyheter” och är även den uppbyggt beroende på vilken prioritering de har för användaren, först ”Nyheter” vilket framkom under intervjuerna (se kap 3.1.1) och
workshopen (se kap 4.3) där ledningen informerar om senaste nytt, och detta görs genom att ett mail skickas till mjukvara vilken presenterar informationen i nyhetsflödet, samt namn, bild och kontaktuppgift till den som lade upp informationen. Detta nyhetsinnehåll var efterfrågat under intervjuerna av användarna (se kap 4.1).
Figur 23 visar den vågräta menyn med menyval ”Tippkoder” som valt
Detta följs upp av ”Tippkoder” (se figur 23) vilket var ett menyalternativ specifikt efterfrågat av kund (se kap 4.3) då att ha tillgång till olika koder för tippning är något som frekvent används av förarna. Vid val av “Tippkoder” för föraren en meny där denne väljer vilken fordonstyp (se kap 2.6) som framförs och efter att exempelvis ha valt “krok” (se kap 2.6) vilket i sig står för “krokbil” men då innehållet i största mån är anpassat efter användarnas
språk uppstår ordval som “krok” och “slam” då det är klara begrepp för användarna istället för att benämna dem krokbil och slambil (se kap 2.7.2 k). Efter att ha valt “krok” får användaren upp just information om “Tippkoder” för “krok”
Om användaren vill se tippkoderna för en annan bil behöver denna bara klicka på “Tippkoder” igen för att presenteras en meny av de olika fordonen igen och kan då direkt gå från “Tippkoder” för “krok” till exempelvis “Tippkoder” för “slam” (se kap 2.7.2).
Figur 24 visar den vågräta menyn med menyval ”Fordonspärm” som valt
Sedan kommer menyalternativet ”Fordonspärm” (se figur 24) vilken idag är en fysisk pärm och kallas för fordonspärm (se kap 2.7.3 & 2.7.4) och den har en viktig roll i alla bilar då den innehåller mycket information om arbetet i fordonen och fordonspärmen skiljer sig åt beroende på vilken av de sex olika bilarna användaren framför, och det är där användarna söker efter
information om just fordonet och dess rutiner (se kap 2.6). Även här återfinnes ”tippkoder” (se figur 25) nedan
Figur 25 visar återigen menyvalet ”Tippkoder” under menyvalet ”Fordonspärm”
och att kund vill ha menyvalet ”tippkoder” på två ställen signalerar om dess betydelse (se kap 2.7.2 g). När kund väljer ”fordonspärm” får denna först en meny med sex alternativ där denne på samma sätt som när de arbetar med ”tippkoder” först får välja vilket fordon de framför och får efter val upp ”försättsbladet” i menyform av innehållet till just fordonspärmen för valt fordon.
Där presenteras en meny för de olika sektionerna och om användaren har valt fordon ”Slam” (se figur 26)
Figur 26 visar Fordonspärmen för fordonstyp ”Slam”
så kan vidare ”Tillstånd och dispenser” väljas av användaren och det tar då denne till avsnittet för ”Tillstånd och dispenser” för ”Slam”
När användaren befinner sig vid ”Slam – Tillstånd och dispenser” presenteras innehållet i textform och eventuellt grafik om det skulle efterfrågas, och användaren ser hela tiden vart denne är och vilka val som gjorts (se kap 2.7.3 a,b) och om användaren behöver återgå till menyn för just ”fordonspärm” ”Slam” klickar denne på ett grafiskt element för att backa i nederkant av presentationen av innehållet för valt område (se kap 2.7.3 c) (se figur 27)
Figur 27 visar innehåll för fordonspärm-val ”Tillstånd och dispenser”
Efter att användaren valt att återgå till menyn för ”Fordonspärm ”Slam” är denne återigen vid försättsbladet och dess menyalternativ (se figur 26). Om användaren vill byta fordonspärmen mot en fordonspärm tillhörande ett annat fordon så är det vid alla tillfällen möjligt att göra från den horisontella menyn ”Fordonspärm” vilken då presenterar de sex olika alternativen för de fordonstyper och användaren kan här då välja fritt vilket fordon denne vill arbeta vidare med (se kap 2.7.3 c) (se figur 28).
Figur 28 visar menyvalet ”fordonspärm” är återvalt från läget ”Fordonspärm”
Nästkommande menyval ”Anteckningar” är helt sonika en funktion där användaren löpande kan föra anteckningar om sådant som i dagsläget förs ned i medtaget block, vilket har blivit implementerat efter den etnografiska intervjun (se kap 4.1). Innehållet i ”Anteckningar” är också tänkt att med lätthet kunna skickas med mail genom en enkel knapptryckning, vilket då öppnar upp mailklienten med förifylld text från ”Anteckningar” och sedan kan användaren välja vilken mottagare denne vill skicka innehållet från ”Anteckningar”. Innehållet som användaren väljer att skicka från ”Anteckningar” går att editera i mailklienten för att undvika att alla användarens anteckningar skickas med mailet (se figur 29).
Figur 29 visar menyvalet ”Anteckningar”
Följande menyval är ”Tips” där det ska vara möjligt för användare att föra ett forum angående alla möjliga olika tips och råd som en användare vill föra vidare till andra. Det vara allt från framkomlighet vid en viss adress vintertid, till någon egenhet hos ett fordon eller lift et cetera. Det är möjligt att söka i detta tipsforum och detta görs genom att klicka på ett grafiskt element ”sök” och om en användare vill tipsa så klickar denne på det grafiska elementet ”Tipsa” och får då upp ett textfönster där denne kan föra in sitt tips. Den horisontella meny ses i figur 30 nedan.
Vidare till höger om den horisontella menyn finns en sökfunktion (se figur 31) vilken vid sökning går igenom alla innehåll presenterat i den horisontella menyn. Resultatet är tänkt att presenteras i mittensektionen (se kap 2.7.3 a).
Figur 31 visar sökfunktionen
En plugin för Eniro kartor implementerades efter önskemål utvunnet ur de etnografiska intervjuerna samt workshop (se kap 4.1 & 4.3) och denne möjliggör för användaren att på intranätet direkt skriva in önskad adress för att sedan blir presenterad svaret i en nyöppnad flik i webbläsaren.
Se figur 32 nedan för Eniros plugin.
Figur 32 visar en plugin i vilken användarna kan söka efter en adress och få den presenterad på karta i en ny flik i webbläsaren
I intranätet har även en chattfunktion (se figur 33) implementerats då användarna uttryckte under de etnografiska intervjuerna (se kap 4.1) att en annan kommunikationsväg till trafikledare och kundtjänst än telefon vore önskvärt så den funktionen är medtagen på intranätet med den förbehållningen att det enbart för användaren går att kontakta två mottagare, Kundtjänst och Trafikledare och detta görs genom att välja högst upp i chattrutan vart denne vill ställa sin förfrågan. Chatten är placerad på intranätet och direkt synlig så användarna inte ska ha svårt att komma åt det vid behov (se kap 2.6).
I övre högra hörn finns i interaktionsramverket en väderplugin (se figur 34) i vilken föraren kan se dagens väder och då ha möjlighet att planera körningen därefter vid de tillfällen där framkomlighet skiftar beroende på väderlek. Ytterligare en anledning till väderpluginen är att ge användaren en anledning att vilja navigera till intranätet utöver strikt arbetsrelaterade anledningar (se kap 2.7.4 a).
I översta högra hörnet finns också en utloggnings och hjälpfunktion vilken förser användaren med information om hur intranätet fungerar och så finns valet för användaren att logga ut ur intranätet (se kap 2.7.2 i). Se figur 34 nedan.
Figur 34 visar väderplugin samt menyval för ”Hjälp” samt ”Logga ut”
Bestämma funktionella grupper och hierarki
När systemets hierarki bestämdes gjordes detta med utgång från användarnas kontext och av den orsaken så eftersträvades en så plan hierarki som möjligt då användaren ska inte befinna sig i en situation med en föränderlig kontext och fundera på vart i menyhierarkin denna hade sin funktion eller verktyg som behöver användas (se kap 2.6).
Därav inga dolda menyalternativ som inte har med huvudvalet i menyn att göra (se kap 2.7.2 a, 2.1, 2.1.1).
Skissa interaktionsramverket
Slutligen skissades interaktionsramverket med alla de förbehåll och funktionaliteter som nämns i punkterna ovan.
4.3 Workshop
Under workshopen framkom idéer som en mailklient som är förifylld med mottagare så användaren behöver bara starta mailklienten, skriva det han/hon vill och sedan skicka, utan att behöva fundera kring mailadresser och
eventuellt oroa sig om att mailet har hamnat hos fel mottagare.
Denna funktion uppkom efter att det hade framkommit att det i många fall inom företaget finns en ovilja att använda sig av IT-relaterade produkter och erfarenhet finns att användare undviker att skicka mail med information som arbetsledaren måste ha inrapporterat till sig, och detta sker av just den
anledningen att användarna tycker att det är för krångligt att använda mailen. Utöver detta diskuterades användarnas efterfrågan att ha möjlighet att
kommunicera med kundtjänst på ett annat sätt än via telefon och förslaget som presenteras är en i intranätet inbyggd chattfunktion, med vilken
användarna placerade i bilarna har möjlighet att chatta med kundtjänst eller arbetsledare, dvs. de har bara möjlighet att kontakta två kontakter och detta för att minska användandet till det nödvändigaste så att inte onödigt chattande pågår mellan chaufförer och därav kan ge upphov till trafikfara.
Att bygga in en chattfunktion var uppskattat av workshop-deltagarna och personer från kundtjänst bjöds in för en punktåsikt om just denna funktion då det är tänkt att det är de som ska sitta på andra sidan och besvara
frågeställningarna inskickade från användarna. Viss skepsis uttrycktes men att de absolut är öppna för att testa och se hur det fungerar. Kundtjänst höll med om att ibland så har chaufförerna svårt att komma fram via telefon och att ha en fungerande rutin med en chattfunktion skulle nog kunna avhjälpa detta, så att användarna får sin information effektivare.
Det var också extra efterfrågat att ha valet ”Tippkoder” tydligt och enkelt tillgängligt, då detta är något som frekvent används av förarna. ”Tippkoder” återfinns också i ”fordonspärmen” men på kunds anmaning så ska
”Tippkoder” finnas tillgängligt vid både startsidan och under
”Fordonspärmen” Under workshopen framkom även att det finns olika fordonspärmar för olika bilar, vilket medför att det finns sex olika
fordonspärmar, en till varje bil. Detta diskuterades och lösningen att först presentera en meny med namnen på de olika grupperna när ”fordonspärm” är valt ska visas där sedan respektive fordonspärm sedan ska presentera sitt ”försättsblad” i form av en meny där användaren kan navigera och finna nödvändig och eftersökt information.
Övrig information som uppkom var att då användaren väljer alternativet ”Om KTRAB” så ska denne föras till KTRABs hemsida och till ”om oss” delen.