Genom en förändringsanalys ställer man diagnos på problem och verksamhet, genererar lämpliga förändringsåtgärder samt bedömer åtgärdernas konsekvenser (Goldkuhl & Röstlinger, 1988). Vi kommer här att presentera fyra åtgärder som vi anser att verksamheten bör införa för att eliminera några av de problemområden som vi funnit i vår verksamhetsanalys. Åtgärderna syftar även till att stärka verksamhetens möjligheter att uppnå mål och att bibehålla eller öka verksamhetens styrkor.
Åtgärd 1 Upprätta en IT-strategi Problemområde • 52. Ingen IT-strategi
• 29. IT-system inte anpassade för verksamheten
Beskrivning Verksamheten har ett antal problem som kan relateras till IT-systemen. Dessa problem behöver verksamheten ta hand om, med följd att resurser läggs på att åtgärda symptom av dåligt anpassade IT-system. För att uppnå en situation där IT-systemen stödjer verksamhetens processer och genererar kundnytta behöver en planering av verksamhetens IT-stöd göras. IT-strategin bör innehålla mätbara mål, tydliga ansvarsområden och en plan för förvaltning av IT-stöd, både på kort och lång sikt.
Genomförande Verksamheten ska upprätta mål för IT och specificera en plan för användning av IT. Detta innebär följande delar av en IT-strategi:
Upprätta förvaltningsplan:
Upprätta budget för IT (vad får IT-stödet kosta)
Upprätta tidsplan för IT (när ska IT-stödet vara anpassat till verksamheten)
Utse ansvarsområden och ansvariga för IT-system (vem/vilka tar ansvar för att IT-systemen stödjer verksamheten)
Riskanalys (vilka risker finns för IT-system och för dess användning) Upprätta behovslista för IT-system:
Akuta behov som inverkar mycket och ska åtgärdas direkt Akuta behov som inverkar lite och bör åtgärdas direkt
Ej akuta behov men som inverkar mycket och ska åtgärdas på sikt Ej akuta behov som inverkar lite åtgärdas ej
Analysera och föreslå utbildningsbehov (vem/vilka har behov av utbildning i användning och förvaltning av IT-system)
Effekt Verksamheten kan genom en IT-strategi prioritera akuta problem med IT- användning och göra en plan för hur ett framtida IT-stöd ska se ut. Tydliga ansvarsområden och mätbara mål för verksamhetens IT-system underlättar värdering av nyttan med IT-systemen. Att upprätta och arbeta efter en IT- strategi medför att verksamheten kan effektiviseras. Detta i form av att IT- system som stödjer verksamheten minskar arbetsbelastningen och därmed frigör tid som kan användas till för att höja kvalitet, produktivitet och effektivitet. Det minskar arbete som inte medför kundnytta och därmed kan sänka kostnader för verksamheten.
Förändringsåtgärder
Nytt mål • Verksamheten har en IT-strategi
• Det finns ansvarig för IT i verksamheten • Verksamheten har en förvaltningsplan • IT-system stöder verksamheten • IT-system tillför kundnytta Åtgärd 2 Upprätta en central informationskanal
Problemområde • 82. Informationens värde prioriteras inte • 7. Rutiner för informationshantering saknas • 64. Information sprids inte i verksamheten
Beskrivning Verksamheten har idag ingen given plats att spara och komma åt kund- och projektinformation utan den sparas lokalt och på olika sätt. Information kommuniceras internt på ett stort antal sätt som bidrar till att det uppstår missförstånd, svårighet att hitta rätt information och administrativa problem. Genom att använda verktyg som finns för att underlätta kommunikationen i verksamheten kan dessa problem minska. Att använda IT som kommunikationsmedel och upprätta en central informationskanal innebär fördelar med att informationsflödet underlättas och att medarbetarnas informationsbehov täcks på ett bättre sätt. Informationskanalen ska behandla projektinformation och kundinformation på ett strukturerat sätt så att samtliga berörda roller kan ta del av och delge information för att främja arbets- situationen.
Genomförande Upprätta en central informationskanal i form av exempelvis: • Projekt/kund organiserad webbaserad databas
• Projekt/kund strukturerad informationshantering på nätverksserver Fastställ rutiner för informationshantering (Vilken information, var den ska finnas och hur den ska hanteras)
Utse informationsansvarig (vem/vilka är ansvarig för information)
Effekt Det nuvarande problemet med informationshantering att kommer minska. Tidigare problem som inaktuell information och dubbellagring kommer i och med den centrala informationskanalen att minska. Den kommer även möjliggöra en ökad förståelse för pågående arbete i form av kampanjer och information om projekt. Roller som tidigare varit isolerade kommer nu erbjudas en god inblick i vad som händer.
Nytt mål • Det finns en central informationskanal
• Projekt- och kundspecifik information finns samlad på ett ställe • Effektiv informationshantering
• Information är aktuell
• Rutiner för informationshantering finns • Information sprids i verksamheten
Förändringsåtgärder
Åtgärd 3 Fastställa rutiner för verksamhetens roller Problemområde 51. Otydliga rutiner
23. Verksamhetskompetens används inte 14. Arbete som inte ger kundvärde
Beskrivning Verksamheten har idag arbetsbeskrivningar som tagits fram på individnivå och sedan godkänts på ledningsnivå. För att ta hand om nutida problem som att individer avviker från rutiner krävs tydligare ansvarsområden, arbetsuppgifter och arbetsmål. Det är viktigt att individen har en förståelse vad dennes arbete innebär i ett större perspektiv och på så sätt förstå värdet i vad denne utför. Det krävs en vision som alla i verksamheten strävar mot och arbetsmålen ska visa vägen dit. Arbetsmålen ska vara mätbara så att individen har något tydligt att arbeta mot, detta gäller inte bara säljare utan samtliga roller. Det är viktigt att införa tydliga ansvarsområden för att få individen att fokusera på specifika problem och på så sätt hantera den snabba förändringstakten som råder. Verksamheten utnyttjar idag inte kompetensen i företaget på bästa sätt då arbete utanför ansvarsområden utförs. Genom att införa tydliga ansvarområden kommer kompetensen i verksamheten utnyttjas bättre.
Genomförande Upprätta arbetsbeskrivningar innehållande:
Visionära mål för individer och förhållningssätt
Mätbara arbetsmål, både ekonomiska och kvalitativa mål som beskriver hur rollen kan uppnå visionära mål
Ansvarsområden för respektive roll Arbetsuppgifter
Rutiner för informationshantering Rutiner för kommunikation
Effekt Verksamheten kommer genom att fastställa rutiner för verksamhetens roller drivas på ett effektivt och produktivt sätt och kompetensen kommer att utnyttjas bättre. Att införa och få medarbetarna att arbeta inom tydliga ansvarsområden kommer att flytta fokus från att lösa lokala akuta problem till personlig utveckling och effektivisering. Detta kommer ge verksamheten en fungerande grund där varje länk i processkedjan kommer att fungera bättre och få samtliga medarbetare att sträva åt ett och samma håll.
Nytt mål • Tydliga arbetsbeskrivningar för samtliga roller • Visionen är etablerad i organisationen
• Strategi för individen att nå verksamhetens mål • Utnyttja verksamhetens kompetens
Förändringsåtgärder
Åtgärd 4 Kontinuerlig värdering av verksamheten Problemområde • 75. Lågt resursutnyttjande
• 5. IT-system stödjer inte verksamheten helt • 44. Problemlösning istället för utveckling • 18. IT-system motverkar vissa arbetsmål
Beskrivning En verksamhet måste förändras kontinuerligt för att överleva och det är viktigt att den förändras åt rätt håll. För att ta bra förändringsbeslut som leder till en ökad lönsamhet för verksamheten är det viktigt att utgå från kunskap och beslutsunderlag. En värdering av processer, flöden, tidsåtgång, resursförbrukning och arbetsmål kommer att ge kunskap om vad som levererar kundnytta i verksamheten. Det är viktigt att verksamheten fokuserar arbetet på uppgifter som genererar kundnytta och att övriga uppgifter identifieras och ibland även elimineras.
Genomförande Värdera/mäta: Processer Tidsåtgång Resursförbrukning Budget Arbetsmål Verksamhetsmål Kvalitet (effektivitet/produktivitet)
Effekt Genom en kontinuerlig värdering av verksamheten kan en handlingsbarhet skapas så att organisationen kan förbereda sig inför framtida behov och i nuläget åtgärda kostsamma processer. Kunskap om verksamheten ökar om den regelbundet följer upp, inte bara budget utan även tidsåtgång, informationshantering och processers kundnytta.
Nytt mål • Ha en regelbunden värdering av verksamheten • Fokusera verksamheten på kundnytta
• Identifiera problem • Identifiera styrkor
• Reducera ineffektiva arbetssätt • Kunskap om verksamhetens förmåga
Analys av förändringsåtgärder med perspektiven människa, teknik och organisation