Rollen Logistik och Lageransvar

Titeln är logistik och lageransvar men den största rollen i organisationen är säljsupport, det är där fokus ligger. Det gäller mest katalogsortimentet och att stödja säljarna. Logistiker har som det ser ut idag låg fokus på storkund.

Det dagliga arbete är mycket, om en säljare vill sälja en ny produkt så måste logistikern lägga upp ett artikelnummer som krävs för att säljarna ska kunna lägga en order i säljsystemen. Så det jobbas i två olika system och det är ett stort problem. Vad gäller logistik och lager så hjälper logistikern säljare att beställa varuprover från verksamhetens lager. Denne sköter kontakten med förädlare, som också jobbar med säljarna. När storkund får sina varor är de vanligtvis redan loggade, bank- och industrikunden skiljer sig lite som i ett förstaläge använder lagerprodukter, de loggas eller trycks och skickas sedan tillbaks till lagret igen. Detta arbete sköts till stor del av inköparen. I rollen som den ser ut idag handlar det om att hjälpa säljarna, vara en resurs som kan göra lite av varje, när det är snabba puckar.

Det finns egentligen inga uppställda mål för rollen som logistikansvarig, huset har en stor logistikavdelning som sköter det stora med avtal och den biten. Om koncernen har avtal med Posten så behöver inte vi göra det också men vi har förstås vår kontaktman. Verksamhetens avtal

Fallstudie

är en del av koncernens avtal och nästan samma tjänster som koncernen används. Det stora ansvaret för logistik står koncernen för, sen så har vi transporter från fjärran. Mitt ansvar börjar när varorna kommer till vårt lager.

I verksamhetens katalogsortiment har inköparen alla ordrar i en pärm, och där bockar logistikansvarig av att varorna kommit hem som denne sedan kan kontrollera även om det inte är något problem med inkvitteringen. Med andra inköpare kan det i vissa fall skickas ut ett e-post, annars finns det inga rutiner på hur informationen ska delges. Det finns inga rutiner beskrivna och dokumenterade för rollen som logistikansvarig. Rollen och dess ansvarsområden upplevs flytande och denne känner sig inte ha hundraprocentig koll på arbetsuppgifter och ansvarsområden. Information som riktar sig till logistikansvarig kommer via e-post och telefonsamtal. När den uppgiften är utförd försvinner det e-postet. De dagliga småsakerna, att beställa prover och fixa ett artikelnummer är ingenting som sparas eller som det förs statistik på. Administration för varuprovsbeställningar ser annorlunda ut. Det sker med en lagerjustering, beställning av varuprover, sen så justeras det i lagersystemet. Varuprover hamnar på ett visst konto. Reklamationer, att någon behöver komplettera hamnar på ett annat konto, det kan vara give aways eller promotionsprylar, sponsring av något slag. Är det är något sådant så skrivs det ut och arkiveras i en pärm. Verksamheten bedriver utvecklingsarbete och har hela tiden tittat på hur saker kan skickas smartare och till en lägre kostnad. Verksamheten träffar förädlarna varje halvår för att försöka med deras hjälp bli mer effektiva.

De system som används är inte fullt anpassade till verksamheten. Det utvecklingsarbetet behöver göras men det är väldigt låg prioritet på från dem som prioriterar. Utvecklingsarbete har inte legat på rollen logistikansvarig och det har inte varit något som kunnat planeras in. Det finns hur mycket saker som helst att göra men det har inte varit på agendan. Agendan har varit försäljning, att få upp försäljning och det är där all kraft har legat. Det är en stor brist i organisationen. Organisationen har inte haft en fungerande grund som bara sköter sig själv, utan de enklaste ordrar kan behöva manuell hjälp för att kunna flyta fritt. Det har varit en stor brist helt klart. Arbetsuppgifter

Innan leverans är det mest artikelnummer, det flyter på ganska bra. Lagret måste vara förberett på om det kommer in en container så att de har personal för att klara av det. Då är det inköparens jobb att komma till logistikavdelningen och säga att detta godset är på väg in och då aviserar jag lagret att detta är på gång. Logistikansvarig får packlista av inköparen, meddelar lagret att det är på gång, de räknar av så att det stämmer, stämmer det inte går Logistikansvarig till inköparen och så får de kontakta leverantören och driva den processen. Annars så levererar Logistikansvarig in det i systemen, nu finns saldot på dessa produkter och ordern. Det är ofta som Logistikansvarig kvitterar in i lagret vid storkund och lagerhållet. Sen så finns det en variant för säljarna. Om det är något vi köpt in som skall ligga på lagret, om vi köper in 1000 jackor som skall ligga på lagret för avräkning, så är det Logistikansvarig som kvitterar in det. Sen så kommer det in varor till lagret som säljarna har beställt in, 100 ficklampor som skall räknas av och sedan gå direkt till kund. De kvitterar lagret in själv, och kvitterar ut och skickar iväg. Det är olika om logistikansvarig stämmer av att varor kommit in på lagret, verksamheten har lite olika inköpare, och tyvärr så har dessa olika rutiner. Vissa vill ha den här bekräftelsen om vad

Fallstudie

Verksamheten har varor på lager, det är oftast ”O-loggat”. Till största delen skall dessa varor till en förädlare och sedan vidare till en kund. Om en order läggs på en sådan vara i systemet F kommer det ut en plocklista två gånger om dagen på lagret, klockan 8.00 och 13.00. Då plockar killarna på lagret den ordern, de skriver ut en följesedel i F och skickar dessa till förädlaren. När de skriver ut en följesedel så blir det en typ av utkvittering. Sedan kommer förädlaren att kvittera in varorna när denne får dem med ett följesedelnummer och kontrollerar att varorna stämmer med följesedeln. När varorna är inkvitterade hos förädlaren ligger varorna på deras lagerställe. Varje förädlare har ett eget lagerställe i systemet, ett nummer. När de har förädlat varorna, kvitterar de ut dessa och då genereras en faktura. Då skapas det en ny faktura, en ny följesedel. Då frisläpps den ordern för fakturering. Följesedeln har inga betalningsfunktioner, den innehåller bara vad som är med på ordern. Då är det ekonomiavdelningen som någon eller några gånger i veckan skriver ut alla fakturor som är kvitterade och blivit genererade där emellan.

Förädlarna sitter med systemet F med en vissbegränsning, de har bara tillgång till vissa program, de kan bara öppna ordrar som är märkta med deras lagerställe och så där. De har ett stort ansvar där att kvittera in och ut, de är ju sista länken mot kund. De har ett väldigt stort ansvar. De skall förädla produkten, de skall packa den snyggt, göra rätt i systemen och se till att det kan bli en faktura. Ofta har förädlaren ingen speciell lageransvarig så att det har varit en lång process att få dem att förstå deras roll och vikten av att de kvitterar in och ut grejerna. Sen så är det säkert en ganska stressad arbetsplats, ett tryckeri. Det händer mycket, det kommer varor det skall tryckas och ut fort. Kommer det då en låda med varor och följesedeln inte är märkt med rätt nummer så blir den stående i ett hörn. Det är väl ingen som märker att den står där. Har säljaren då inte varit tydlig i sin tryckorder, då händer det grejer.

Säljaren har även de en väldig tidspress ofta. Kunden vill ha varorna fort och det skall beställas. I den processen så är Logistikansvarig en liten broms, för de behöver ett artikelnummer. De ska först få all information från leverantören som skall skicka det Logistikansvarig, som ska lägga upp artikeln få ett nummer och sedan kan säljaren använda det för att beställa sin order.

Om varorna kommer till lagret för att endast räknas av och sedan skickas till kund fungerar lagret som en avräkningsstation. Om varorna skickas direkt från leverantören till kund, har verksamheten ingen kontroll på varan. Varorna kommer istället till oss som räknar av för att sedan skicka det till kund. Om varorna kommer till lagret kontrolleras inte tryck och brodyrers. Det är mer om det kommer från produktion. Det kan packas om i andra kartonger.

Det händer att en leverantör har färdiga produkter som inte ska till en förädlare. Det gäller speciellt hårda produkter. Regeln är att dessa produkter skall gå till verksamhetens centrallager för avräkning för att få kontroll på varan, för att sedan skickas till kund. Sedan händer det att varan går direkt från leverantören till kund, eller till säljaren själv och han levererar till kunden, till deras säljkontor. Går det till säljaren har de inte mandat at kvittera in varor utan då får de maila logistikansvarig som kvitterar in och ut varorna i systemet. De får inte göra det i systemet. I värsta fall går varorna direkt till kund och då har verksamheten ingen kontroll på leveransen. Varor kan skickas från en leverantör direkt till kund.

Verksamheten har ingen direkt kontroll på ordern och en kund kan egentligen säga att de inte har fått den. Då vet vi inte hur det har gått till riktigt. Det är ingen bra variant men det inträffar på grund av tidsbrist. Logistik är fantastiskt intressant och komplext. Det blir mycket frakter och det

Fallstudie

är mycket som kan gå fel. Vi har ju bara nämnt de fallen när allt går som det ska. Varje punkt i det där är en risk för att det kan gå fel. Varje gång det blir ett fel så byggs det på hela tiden. Det händer mycket om man säger så.

IT-System

Logistikansvarig använder i stort sätt alla system. System-A används för att lägga upp artikelnummer som sedan exporteras till system-F och I beroende på vem säljaren eller kunden är. Verksamheten har ett stort antal system, A används till att lägga upp artiklar och lägga order. Sedan har verksamheten system-F och system-I. System-F är ett gammalt system som koncernens butiker har haft sedan urminnes tider. De har gjort om det för att det skulle passa vår verksamhet. Det har aldrig riktigt passat verksamheten och det är en massa buggar i det systemet som man hela tiden fått slåss med men det fungerar. System-I är samma grej men ett mer modernt och flexibelt system så det kanske är lättare att anpassa för vår verksamhet. Verksamheten har inte hög prioritet inom koncernen när det gäller IT och resurser. Vill verksamheten ändra på något så hamnar det ganska långt ner i prioriteringen. Det är mycket energi går år åt, att reda ut problem som egentligen systemen automatiskt borde sköta exempelvis lagersaldo som inte stämmer och liknande. Systemen innehåller också ett stort antal buggar, dessa finns inte dokumenterade, man vet när de kommer upp helt enkelt. Ett annat problem är att alla program har olika kommandon men de stödjer arbetet för logistikansvarig. System-F har använts av säljare av katalogsortimentet medan I har används av storkund kan man säga men inte helt sant, F innehåller också storkunder. Lagerjusteringar görs av logistikansvarig I system-F. I system-I gör logistikansvarig inga lagerjusteringar utan det skickas ner till ekonomiavdelningen, det kan vara både papper och mail det finns inga rutiner på det. Det funkar inte, det är en sådan där prioriteringsgrej som ligger långt ner på listan så det får ekonomiavdelningen göra så det kommer på rätt konto. Logistikansvarig utför också enklare lagerjusteringar i systemen. Det finns en massa skräp i systemen från de första åren, en massa ordrar som las som inte blev ordentligt kvitterade. Som de helt enkelt inte kan få bort, leverantören av systemet har heller ingen prioritet på att rensa verksamhetens system. Det finns lite buggar som gör att lagersaldo inte stämmer överens med verkligheten. Det kan bli en hel del manuella justeringar.

Styrkor

Styrkorna i verksamheten är att snabbt kunna ge kunden vad den vill ha, en schyst vara från verksamhetens egna lager. Verksamheten har koncernen vilket innebär stora resurser, ett känt varumärke och egna schysta produkter. Verksamheten kan hjälpa kund med allt från den lilla till den stora fjärran ordern, en helt egen produkt och design, att hjälpa dem med det. Att serva verksamhetens kunder på alla plan som inte våra konkurrenter kan.

Problem

Fokus har legat på försäljning. Så det har hela tiden varit lite uttalat att vi ska sälja, snabbt tillfredställa kunden och då har det varit okej att göra lite genvägar. Det har setts lite mellan fingrarna. Att inte gå rätt väg anser den logistikansvarige att verksamheten fått betala ett rätt högt pris för, speciellt när verksamheten har vuxit. Ju större organisationen och dess flöden blir desto större kaos blir det när allt inte går rätt till. Logistikansvarige känner en viss frustration över sin

Fallstudie

strular, som måste lösas över en dag. Den mesta energin har gått åt till att lösa problem istället för att utveckla. Sen om problemen ligger i systemet och att man inte får något stöd i dom frågorna så blir det svårt att göra någonting, man blir lite strandsatt.

Verksamheten har varit dålig på att strukturera. Inköpare, som alla, har arbetat på sitt eget speciella sätt. Det är dålig disciplin helt enkelt. Det har snackats på kick off: er så här gör vi, men sedan när verksamheten är igång så kör människor sitt eget race. Det finns ingen tydlig strategi för hur arbetet ska bedrivas för att uppnå mål, det har varit väldigt otydligt. Det känns som om organisationen är för spretig vilket är ett stort problem.