Begär ut förfrågningsunderlag och eventuellt vinnande anbud från avslutade upphandlingar för att bilda dig en uppfattning om vilka krav som kan komma att gälla i framtiden. En avgift tas ibland ut för att kopiera handlingarna.
Krav i tidigare upphandlingar
För att ett företag ska kunna bli antaget som leverantör krävs att det uppfyller de krav som ställts på leverantören och på varan eller tjänsten. För att vara konkurrenskraftigt måste anbudet även matcha de tilldelningskriterier som angetts i förfrågningsunderlaget på bästa sätt.
Förbered därför ditt företag på de krav och tilldelningskriterier som kan komma i framtida upphandlingar genom att titta på vilka krav som ställts i tidigare motsvarande upphandlingar.
Exempel på krav på varan eller tjänsten är:
kvalitetsnivå
nivå på miljöprestanda
användbarhets- och tillgänglighetskrav prestanda
säkerhet
Exempel på vanligt förekommande tilldelningskriterier i upphandlingar är:
pris
leveranstid eller tid för genomförande miljöegenskaper
driftskostnader kostnadseffektivitet kvalitet
estetiska, funktionella och tekniska egenskaper service och tekniskt stöd
Uteslutande av företag från upphandlingen
Den upphandlande myndigheten är i vissa fall tvungen att utesluta en leverantör som faller under vissa bestämmelser i LOU. Det gäller t.ex. om leverantören:
enligt en lagakraftvunnen dom har blivit dömt för allvarlig ekonomisk brottslighet (gäller även leverantörens företrädare).
!
Den upphandlande myndigheten får utesluta en leverantör som t.ex.
är försatt i konkurs eller likvidation eller är dömd för brott i yrkesutövningen har lagt ett onormalt lågt anbud och inte gett den upphandlande myndigheten någon
tillfredsställande förklaring till detta
Laghänvisning
15 kap. 13 § LOU Omständigheter som ska medföra uteslutning av leverantörer 15 kap. 13 § LOU Omständigheter som får medföra uteslutning av leverantörer 15 kap. 16 § LOU Alternativa grunder för tilldelning av kontrakt
15 kap. 17 § LOU Onormalt låga anbud
§
Förbereda viktiga dokument
I förfrågningsunderlaget anger den upphandlande myndigheten vilka dokument och vilka uppgifter som ska lämnas i den aktuella upphandlingen.
Det är vanligt att nedanstående dokument ska ingå i anbudet.
Ekonomisk ställning visas ofta genom:
årsredovisning eller balansräkning (de senaste 1-3 åren)
kreditupplysning
ansvarsförsäkring
åtagande från en annan leverantör (om anbudsgivaren inte själv uppfyller alla krav och vill åberopa ett annat företags kapacitet)
Teknisk och yrkesmässig kapacitet visas ofta genom:
förteckning över de viktigaste uppdragen (de senaste 1-3 åren)
uppgifter om tekniska resurser
beskrivning av teknisk utrustning och kvalitetssäkringsmetod
uppgifter om utbildning och yrkeskvalifikationer för relevant personal
uppgifter om antalet anställda, medeltal per år (de senaste 1-3 åren)
uppgifter om verktyg, maskiner och teknisk utrustning som företaget förfogar över och som behövs för att fullgöra kontraktet
prover, beskrivningar eller fotografier
åtagande från en annan leverantör (om anbudsgivaren inte själv uppfyller krav och vill åberopa ett annat företags kapacitet)
Övrigt:
kopia på F-skattebevis
kopia på registreringsbevis (om leverantörens bolagsform är sådan att det finns registreringsbevis)
företagspresentation med företagsuppgifter och kontaktuppgifter
bevis på kvalitetssäkring
bevis på miljöledning
kontaktuppgifter till referenser
Det är vanligt att samma typ av dokument och uppgifter efterfrågas vid upphandlingar,
därför kan de med fördel sparas. Kontrollera dock att de är tillräckligt aktuella vid anbudslämningen.
Skatter och socialförsäkringsavgifter. Den upphandlande myndigheten ska numera själv inhämta uppgifter om att leverantören sköter sina skatter och socialförsäkringsavgifter direkt från Skatteverket och Kronofogdemyndigheten.
Tips
Är upphandlingen intressant?
När du hittat en upphandling som verkar intressant hämtar du de dokument som utgör
förfrågningsunderlaget. Du hämtar dem genom att ladda ner dem direkt från annonsen eller anger kontaktuppgifter för att få dem skickade till dig. Att ta del av förfrågningsunderlaget är i de flesta fall kostnadsfritt. Ibland önskar den upphandlande myndigheten kontaktuppgifter till de leverantörer som hämtar ut förfrågningsunderlag för att myndigheten vill kunna komma i kontakt med potentiella anbudsgivare.
Sedan är det dags att läsa igenom förfrågningsunderlaget för att avgöra om upphandlingen kan leda till en bra affär.
Den upphandlande myndigheten bestämmer
För en anbudsgivare kan det uppfattas som onödigt eller felaktigt att vissa krav ställs eller att en viss utvärdering valts. Det står dock alltid den upphandlande myndigheten fritt att bestämma upphandlingens genomförande och innehåll så länge regler och principer iakttas. Anser du att upphandlingen är felaktigt utformad eller genomförd, tveka inte att ta kontakt med den upphandlande myndigheten.
Bedöm om du kan lämna ett giltigt anbud
En viktig sak vid offentlig upphandling är att affärer endast får göras med leverantörer som uppfyller alla de krav som ställs vid upphandlingen. Ett anbud får alltså inte antas om inte alla krav är uppfyllda, oavsett hur attraktivt anbudet kan vara i övrigt. Identifiera därför alla krav som ställs vid upphandlingen.
Krav kan avse:
formerna kring upphandlingen, exempelvis när och hur anbudet ska lämnas samt anbudets giltighetstid
leverantören, exempelvis att skatter är betalda, ekonomisk ställning samt personalens erfarenhet och kompetens
varan eller tjänsten, exempelvis kvalitet, funktion och andra egenskaper kontraktsvillkor, exempelvis fakturering och leveranstider.
Är det svårt att uppfylla ställda krav?
Saknar ditt företag tillräcklig ekonomisk, teknisk eller yrkesmässig kapacitet? Det finns flera alternativ om ditt företag inte kan uppfylla kraven i en upphandling:
Inled ett samarbete med ett annat företag och hänvisa till det företagets kapacitet om ditt företag inte uppfyller leverantörskraven. Du måste i anbudet eller anbudsansökan tillhandahålla ett åtagande från de andra företagen eller på annat sätt visa att ditt företag förfogar över resurserna när kontraktet ska fullgöras. Denna möjlighet gäller för krav som avser finansiell eller
teknisk/yrkesmässig förmåga men inte för krav som rör betalning av skatter och socialförsäkringsavgifter.
Gå samman med flera andra företag och lämna ett gemensamt anbud som ett konsortium. Se till att det tydligt framgår hur ni uppfyller de olika kraven i upphandlingen. Myndigheten kan kräva att ni ska ha en viss juridisk form för att kunna teckna kontrakt.
Använd dig av en underleverantör för att utföra kontraktet. Vanligtvis finns inga hinder mot att ett kontrakt kan fullgöras av underleverantörer. Det är alltid den leverantör som vinner
upphandlingen som är ansvarig för att kontraktet fullgörs. Den upphandlande myndigheten kan dock vilja säkerställa att underleverantören är seriös och kan därför ställa krav på att
underleverantören t.ex. betalar skatter och avgifter.
Lämna inte anbud om du bedömer att du inte klarar kraven i upphandlingen. Lämna heller inte in anbud om det finns risk att du inte kan leverera det som du erbjuder.
Som leverantör är du bunden av ditt inlämnade anbud under den tidsperiod som den upphandlande myndigheten meddelat i förfrågningsunderlaget alternativt i annonsen (9 kap. 11 § LOU).
Laghänvisning
15 kap. 15a § LOU Tillgång till andra företags kapacitet
Bedöm om du kan lämna ett konkurrenskraftigt anbud
Det finna två grunder som de upphandlande myndigheterna kan utgå från när de tilldelar ett kontrakt till en leverantör. Vilken grund som gäller framgår av annonsen eller förfrågningsunderlaget.
De två grunderna är:
Lägst anbudspris. Av de anbud som uppfyller alla krav ska den upphandlande myndigheten välja det anbud som har lägst pris.
Det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. Den upphandlande myndigheten anger i
förfrågningsunderlaget vilka kriterier som gäller för tilldelningen. Av de anbud som uppfyller alla krav väljer sedan myndigheten det anbud som bäst motsvarar tilldelningskriterierna.
Ta ställning till om grunden och kriterierna passar ditt företag. Om du till exempel har möjlighet att erbjuda ett relativt lågt pris, är det fördelaktigt för dig om den upphandlande myndigheten har valt grunden lägst anbudspris, under förutsättning att du i övrigt kan uppfylla kraven.
§
Vill du åberopa andra företags kapacitet bör du förbereda samarbete kring detta i god tid innan upphandlingen så att anbudet kan visa att ditt företag förfogar över de aktuella resurserna.
Om du planerar att använda underleverantörer kan du redan i anbudet behöva redovisa vilka underleverantörer som är aktuella och hur stor del av kontraktet det gäller.
Tips
!
Tilldelningskriterier
Tilldelningskriterierna ska vara formulerade på ett sådant sätt så att du som anbudsgivare lätt kan tolka kriterierna. Exempel på tilldelningskriterier vid ekonomiskt mest fördelaktiga anbud:
pris
leveranstid eller tid för genomförande
miljöegenskaper
driftkostnader
kostnadseffektivitet
kvalitet
estetiska, funktionella och tekniska egenskaper
service och tekniskt stöd.
Kriterieviktning
Av underlaget för upphandlingen ska det tydligt framgå vilken betydelse de olika tilldelningskriterierna kommer att få.
Kriteriernas betydelse i upphandlingen visas genom att den upphandlande myndigheten viktar eller rangordnar kriterierna så att de speglar vilken betydelse de har i upphandlingen. Det ska vara lätt för dig som anbudsgivaren att förstå vad som krävs för att tilldelas poäng för varje kriterium.
När det gäller upphandling under tröskelvärdena får den upphandlande myndigheten välja mellan viktning, viktning med intervall eller prioritetsordning. Vilket som gäller framgår av annonsen, förfrågningsunderlaget eller ansökningsinbjudan.
Exempel:
Alternativ A: Kvalitet 50 %, pris 30 % och leveranstid 20 %
Alternativ B: Kvalitet 45–55 %, pris 25–35 % och leveranstid 15–25 % Alternativ C: 1. Kvalitet
2. Pris
3. Leveranstid
Den upphandlande myndigheten måste specificera vad den menar med kvalitet. Myndigheten kan också välja en modell där den sätter ett mervärde i kronor på vissa kvalitetsaspekter.
Läs igenom förfrågningsunderlaget och besvara följande frågor:
Är kraven möjliga att uppfylla?
Kan du utifrån tilldelningskriterierna lämna ett konkurrenskraftigt anbud?
Är volymen intressant? Vissa upphandlingar är utformade på ett sådant sätt att anbudsgivaren kan lägga anbud på en eller flera delar av upphandlingen.
Är det geografiska läget passande?
Är den upphandlande myndigheten intressant som kund?
Är kontraktsperioden passande?
Är nivån för en eventuell prisjustering rimlig?
Finns kapacitet att leverera det som efterfrågas?
Finns det risk för att inte uppfylla kontraktet i något avseende med följd att vite eller skadestånd kan behöva betalas?
Finns tid och resurser för att ta fram ett genomarbetat anbud?
Det räcker att uppfylla kvalificeringskraven. Att uppfylla kraven med stor marginal gör inte anbudet mer kvalificerat.
Laghänvisning
15 kap. 16 § LOU Alternativa grunder för tilldelning av kontrakt 15 kap. 15 a § LOU Tillgång till andra företags kapacitet