Laghänvisning
1 kap. 9 § LOU Principer för offentlig upphandling
1.2 Tröskelvärden och upphandlingsförfaranden
Det finns flera olika upphandlingsförfaranden inom offentlig upphandling. Vilket förfarande som väljs beror på kontraktets värde och hur det aktuella behovet enklast kan tillgodoses med bästa affärsmässiga resultat. Upphandlingsprocessen ser olika ut beroende på vilket förfarande som den upphandlande myndigheten väljer.
Tröskelvärdet avgör upphandlingsförfarandet
Tröskelvärde är ett beloppsvärde som avgör om en upphandling ska ske enligt de direktivstyrda eller de nationella reglerna (15 kap. LOU). De är fastställda till en nivå där företag inom EU/EES förväntas vara intresserade av att lägga anbud över nationsgränserna.
Tröskelvärden för offentlig upphandling är vanligtvis giltiga i tvåårsperioder. Den senaste ändringen skedde den 1 januari 2014.
Tröskelvärdena för varor och A-tjänster är
1 169 378 kronor för statliga myndigheter.
1 806 427 kronor för kommuner och landsting och deras bolag m.fl.
Tröskelvärdet för byggentreprenader är
45 256 666 kronor för samtliga upphandlande myndigheter.
§
Tjänster
Tjänster delas upp i två kategorier: A-tjänster och B-tjänster. Till B-tjänster hör de tjänster som anses mindre lämpliga för handel mellan europeiska länder. B-tjänster upphandlas därför alltid enligt de nationella reglerna (15 kap. LOU) oavsett kontraktets värde.
Beräkning av kontraktets värde
Kontraktets värde behöver beräknas för att avgöra om en upphandling hamnar över eller under tröskelvärdena. Beräkningen av kontraktets värde ska ske utifrån tidpunkten då upphandlingen annonseras. Beräkningen ska baseras på hela kontraktsperioden inklusive eventuella optioner och förlängningar som om de utnyttjas. Moms ska inte medräknas när värdet för kontraktet beräknas.
Laghänvisning
1 kap. 2 § LOU Lagens tillämpningsområde 3 kap. 1 § LOU Tröskelvärdenas storlek
3 kap. 3-4 §§ LOU Beräkning av värdet av ett kontrakt LOU Bilaga 2 Förteckning över tjänstekontrakt (A-tjänster) LOU Bilaga 3 Förteckning över tjänstekontrakt (B-tjänster) LOU
Möjliga förfaranden under tröskelvärdena samt för B-tjänster oavsett värde Direktupphandling
Förenklat förfarande Urvalsförfarande
Konkurrenspräglad dialog Projekttävling
Elektroniska auktioner (inte ett fullständigt förfarande) Möjliga förfaranden över tröskelvärdet
Öppet förfarande Selektivt förfarande Förhandlat förfarande Konkurrenspräglad dialog Projekttävling
Elektroniska auktioner (inte ett fullständigt förfarande) Dessutom kan ramavtal användas. Det finns ramavtal som:
har alla villkor fastställda (rangordning)
inte har alla villkor fastställda (förnyad konkurrensutsättning)
1.2.1 Direktupphandling
Med direktupphandling avses en upphandling utan krav på anbud i viss form.
En direktupphandling kan därför ske på många olika sätt, exempelvis genom köp direkt i butik eller genom ett mer omfattande förfarande som kan innefatta att anbud inhämtas från en eller flera leverantörer. För att få en inbjudan att delta i en direktupphandling krävs det att den upphandlande myndigheten känner till ditt företag.
Direktupphandling ska alltid ske med hänsyn till de upphandlingsrättsliga principerna, det vill säga principerna om likabehandling, icke-diskriminering, öppenhet, ömsesidigt erkännande och
proportionalitet.
När kan direktupphandling användas?
Direktupphandling kan användas:
om kontraktets värde inte överstiger 270 000 kronor, eller om det finns synnerliga skäl, eller
vid situationer då ett annonserat förfarande inte är lämpligt
Beloppsgräns för direktupphandling
En direktupphandling är möjlig att göra om värdet uppgår till högst 270 000 kronor, inklusive värdet av eventuella options- och förlängningsklausuler. Vid beräkningen av beloppsgränsen vid direktupphandling ska alla direktupphandlingar av samma slag inom den upphandlande myndigheten under räkenskapsåret räknas samman.
Samma beloppsgräns gäller oavsett om man handlar upp varor, tjänster eller byggentreprenader.
Direktupphandling om det finns synnerliga skäl
Direktupphandling kan användas om det finns synnerliga skäl. Med synnerliga skäl avses bland annat oförutsedda händelser som den upphandlande myndigheten inte själv kunnat råda över. Att den
upphandlande myndigheten hamnat i tidsnöd på grund av bristande planering och framförhållning medför inte i normalfallet att den upphandlande myndigheten har rätt till direktupphandling.
Direktupphandling i vissa situationer
Direktupphandling får användas i situationer där det inte är lämpligt att begära in anbud genom annons.
Några av dessa situationer är följande:
Om det vid ett förenklat förfarande eller urvalsförfarande inte lämnades anbud eller om lämnade anbud inte var lämpliga. En förutsättning för direktupphandling är att kontraktsvillkoren i förfrågningsunderlaget inte förändras väsentligt.
Om det som upphandlas endast kan levereras av en viss leverantör av tekniska eller konstnärliga skäl eller på grund av ensamrätt.
När det är möjligt att göra förmånliga köp på grund av att en leverantör gått i konkurs eller liknande.
Vilka dessa situationer är anges uttömmande i 4 kap. 5-9 §§ LOU.
Tillvägagångssätt
De utvalda leverantörerna lämnar anbud i de fall den upphandlande myndigheten ber om det, antingen skriftligt eller muntligt. Ofta väljer den upphandlande myndigheten att ta in flera anbud och göra prisjämförelser. För att undvika missförstånd är det vanligt att leverantörerna får lämna skriftliga anbud innehållande priser och andra eventuella villkor. När myndigheten har valt en leverantör kan
myndighetens skrivelse tillsammans med leverantörens anbud utgöra grunden för ett enklare kontrakt.
Det finns inget krav på att annonsera en direktupphandling, men däremot kan en upphandlande myndighet välja att annonsera sin avsikt att genomföra en direktupphandling, så kallad förhandsinsyn, i en allmänt tillgänglig elektronisk databas. Skälet till att göra en förhandsinsyn är att förhindra att upphandlingen ogiltigförklaras om det visar sig att det inte funnits skäl att genomföra direktupphandlingen. En
förhandsinsyn ger dig som leverantör vetskap om en kommande direktupphandling. Anser du att det inte finns skäl för en direktupphandling, kan du även ansöka om överprövning under de tio dagar som
avtalsspärr råder efter det att förhandsinsynen har annonserat.
§
§
Laghänvisning
2 kap. 23 § LOU Definition
4 kap. 5-9 §§ LOU Situationer då en direktupphandling får ske 15 kap. 3 § LOU Direktupphandling
15 kap. 3a § LOU Beräkning av värdet av ett kontrakt 15 kap. 5a § LOU Annonsering vid förhandsinsyn 16 kap. 3 § LOU Avtalsspärr vid förhandsinsyn 16 kap. 4 § LOU Överprövning av en upphandling
Läs mer om Direktupphandling i separat vägledning som finns att hämta på www.upphandlingsstöd.se
1.2.2 Förenklat förfarande
Med förenklat förfarande avses ett förfarande där alla leverantörer har rätt att delta. Deltagande leverantörer ska lämna anbud och den upphandlande myndigheten får förhandla med en eller flera anbudsgivare.
1.
Förenklat förfarande ska annonseras i en allmänt tillgänglig elektronisk databas eller i annan form som gör en effektiv konkurrens möjlig.2.
Alla intresserade leverantörer får lämna anbud. Leverantörer ska ges skälig tid för att lämna anbud. När en upphandlande myndighet avgör hur lång tidsfristen ska vara, ska den ta hänsyn till hur lång tid leverantörerna behöver för att utarbeta ett anbud.3.
En kontroll sker av att leverantören uppfyller alla ställda krav på seriositet och kapacitet.4.
En prövning sker av att anbudet uppfyller ställda krav i förfrågningsunderlaget.5.
De anbud som uppfyller ställda krav utvärderas därefter utifrån den tilldelningsgrund som används, dvs. det anbud som har lägst pris eller det anbud som är mest ekonomiskt fördelaktigt.6.
Förhandling kan ske med en eller flera anbudsgivare (om det ska ske avgör den upphandlande myndigheten).7.
När ett beslut har tagits om tilldelning av kontrakt ska samtliga anbudsgivare underrättas snarast möjligt skriftligen. Underrättelsen ska innehålla skälen för beslutet.8.
Efter underrättelse om tilldelningsbeslut råder en avtalsspärr i 10 eller 15 dagar då avtal inte får ingås. Under avtalsspärren kan ansökan om överprövning av upphandlingen lämnas in till förvaltningsrätten.Laghänvisning
2 kap. 24 § LOU Definition
15 kap. 3 § LOU Förenklat förfarande 15 kap. 4 § LOU Annonseringskrav 15 kap. 5 § LOU Innehållet i annons 15 kap. 9 § LOU Tidsfrist att lämna anbud
15 kap. 13 § LOU Kontroll och uteslutning av leverantörer 15 kap. 15 § LOU Prövning av anbud
15 kap. 16 § LOU Tilldelningsgrunder för kontrakt 15 kap. 19 § LOU Underrättelse om tilldelningsbeslut 16 kap. 1 § LOU Avtalsspärr
§
1.2.3 Urvalsförfarande
Med urvalsförfarande avses ett förfarande där alla leverantörer har rätt att ansöka om att få lämna anbud, den upphandlande myndigheten inbjuder vissa leverantörer att lämna anbud och den upphandlande myndigheten får förhandla med en eller flera anbudsgivare.
1.
Urvalsförfarande ska annonseras i en allmänt tillgänglig elektronisk databas.2.
Alla intresserade leverantörer får lämna in en ansökan om att i ett senare skede få lämna anbud, så kallad anbudsansökan. Tidsfristen för att lämna anbudsansökan får aldrig vara kortare än 10 dagar räknat från den dag då ansökningsinbjudan annonserades.3.
Ett urval av de anbudssökande görs och den upphandlande myndigheten bjuder in de utvalda leverantörerna att lämna anbud. Leverantörer ska ges skälig tid för att lämna anbud.4.
En prövning sker av att anbudet uppfyller ställda krav i förfrågningsunderlaget.5.
De anbud som uppfyller ställda krav utvärderas därefter utifrån den tilldelningsgrund som används, dvs. det anbud som har lägst pris eller det anbud som är mest ekonomiskt fördelaktigt.6.
Förhandling kan ske med en eller flera anbudsgivare (om det ska ske avgör den upphandlande myndigheten).7.
När ett beslut har fattats om tilldelning av kontrakt ska samtliga anbudssökande och anbudsgivare underrättas snarast möjligt skriftligen. Underrättelsen ska innehålla skälen för beslutet.8.
Efter underrättelse om tilldelningsbeslut råder en avtalsspärr i 10 eller 15 dagar då avtal inte får ingås. Under avtalsspärren kan ansökan om överprövning av upphandlingen lämnas in till förvaltningsrätten.Urvalsförfarande används vanligen då man tror att det finns många leverantörer som vill lämna anbud.
Laghänvisning
2 kap. 25 § LOU Definition 15 kap. 3 § LOU Urvalsförfarande 15 kap. 4 § LOU Annonseringskrav 15 kap. 5 § LOU Innehållet i annons
15 kap. 9 § LOU Tidsfrist att lämna anbudsansökan och anbud 15 kap. 13 § LOU Kontroll och uteslutning av leverantörer 15 kap. 15 § LOU Prövning av anbud
15 kap. 16 § LOU Tilldelningsgrunder för kontrakt 15 kap. 19 § LOU Underrättelse om tilldelningsbeslut 16 kap. 1 § LOU Avtalsspärr
1.2.4 Konkurrenspräglad dialog
Konkurrenspräglad dialog är ett förfarande som varje leverantör kan begära att få delta i och där den upphandlande myndigheten för en dialog med de anbudssökande som bjudits in att delta i förfarandet.
Konkurrenspräglad dialog får användas vid tilldelningen av ett särskilt komplicerat kontrakt, om förenklat förfarande eller urvalsförfarande inte medger tilldelning av kontrakt. För att ett kontrakt ska anses särskilt komplicerat krävs exempelvis att den upphandlande myndigheten objektivt sett inte kan definiera de tekniska medel som kan tillgodose myndighetens behov eller mål eller inte kan ange den rättsliga eller finansiella utformningen av ett projekt.
1.
Konkurrenspräglad dialog ska annonseras i en allmänt tillgänglig elektronisk databas eller i annan form som gör en effektiv konkurrens möjlig.2.
Alla intresserade leverantörer får lämna in en ansökan om att i ett senare skede få delta i dialogen.3.
Ett urval av de anbudssökande görs och den upphandlande myndigheten bjuder in de utvalda leverantörerna att delta i dialogen.4.
Dialogen syftar till att identifiera och bestämma hur den upphandlande myndighetens behov bäst kan tillgodoses. Alla aspekter av kontraktet får diskuteras.5.
Dialogen avslutas när den upphandlande myndigheten funnit en eller flera lösningar på det aktuella behovet. En underrättelse om detta ska skickas till de deltagande leverantörerna.6.
När dialogen avslutats bjuds leverantörerna in att lämna anbud.7.
Anbuden prövas och utvärderas utifrån uppställda tilldelningskriterier. Tilldelningsgrunden vid konkurrenspräglad dialog ska alltid vara det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet.8.
Den upphandlande myndigheten kan be anbudsgivare att precisera och bekräfta sina åtaganden.9.
När ett beslut har fattats om tilldelning av kontrakt ska samtliga sökande och anbudsgivare underrättas snarast möjligt skriftligen. Underrättelsen ska innehålla skälen för beslutet.10.
Efter underrättelse om tilldelningsbeslut råder en avtalsspärr i 10 eller 15 dagar då avtal inte får ingås. Under avtalsspärren kan ansökan om överprövning av upphandlingen lämnas in till förvaltningsrätten.Laghänvisning
2 kap. 9b § LOU Definition
4 kap. 10-21 §§ LOU Konkurrenspräglad dialog 16 kap. 1 § Avtalsspärr
Läs mer om Konkurrenspräglad dialog i separat vägledning som finns att hämta på www.upphandlingsstöd.se
1.2.5 Projekttävling
Med projekttävling avses en tävling som är öppen för alla och som anordnas av en upphandlande myndighet i syfte att förvärva en ritning eller en projektbeskrivning som en jury utsett till vinnande bidrag.
1.
En projekttävling ska annonseras i en allmänt tillgänglig elektronisk databas eller på annat sätt som gör en effektiv konkurrens möjlig.2.
Alla intresserade leverantörer får lämna in en ansökan om att få delta i projekttävlingen.3.
Antalet tävlingsdeltagare får begränsas. Kriterier för urvalet ska då framgå. Antalet får inte vara färre än att en effektiv konkurrens uppnås.4.
En jury utser det vinnande bidraget.5.
Juryn ska bestå av fysiska personer som är oberoende i förhållande till tävlingsdeltagarna och varje bidrag som prövas anonymt. Juryn ska vara självständig i sina yttranden och beslut samt vid prövningen följa de kriterier som framgår av annonsen. Juryn ska rangordna bidragen ochmotivera sitt beslut.
6.
Dialog kan ske med en eller flera bidragsgivare om det behövs för att klargöra olika aspekter av projektet.7.
Om en projekttävling avslutas med tilldelning av ett tjänstekontrakt ska vinnaren bjudas in till att delta i en förhandling.§
Laghänvisning
2 kap. 14 § LOU Definition
14 kap. 1-10 §§ LOU Förfaranderegler
15 kap. 23 § LOU Projekttävling för upphandling som inte omfattas av direktivet
1.2.6 Ramavtal
Med ramavtal avses ett avtal som ingås mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera leverantörer i syfte att fastställa villkoren för senare tilldelning av kontrakt under en given tidsperiod.
Ramavtal är inte ett förfarande i sig utan ramavtal upphandlas enligt något förfarande.
Ramavtal är en avtalsform som innebär att en upphandlande myndighet har möjlighet att tilldela ett kontrakt, ett så kallat avrop, under ramavtalets löptid. Ramavtal är ett vanligt verktyg för anskaffning av varor och tjänster, och därför är det särskilt viktigt att bevaka när ramavtal upphandlas.
Ramavtal finns i två varianter (med fastställda villkor eller med förnyad konkurrensutsättning) och dessa skiljer sig beträffande på vilket sätt kontrakt tilldelas det vill säga hur avropet sker.
Avrop vid fastställda villkor
Ramavtalet kan innehålla fastställda villkor vid tilldelning av kontrakt (avrop).
Om ramavtalet har slutits med flera leverantörer ska tilldelningen av kontrakt ske utifrån den fastställda fördelningsnyckeln (vanligtvis rangordning) med de villkor som leverantören angivit i sitt anbud. Om den leverantör som är överst i rangordningen inte kan leverera varan eller tjänsten till det pris eller enligt de övriga villkor, som är avtalat ska nästföljande leverantör tillfrågas.
Om ett ramavtal enbart har slutits med en leverantör kan avrop ske direkt hos avtalad leverantör enligt avtalsvillkoren.
Avrop vid förnyad konkurrensutsättning
Är inte alla villkor (exempelvis pris) fastställda i ramavtalet ska en förnyad konkurrensutsättning ske.
Detta innebär att en ny inbjudan att lämna anbud i enlighet med de villkor som angetts i ramavtalet lämnas till ramavtalsleverantörerna. Dessa villkor får, om nödvändigt, preciseras och vid behov kompletteras med andra villkor som angetts i förfrågningsunderlaget till ramavtalet. I praktiken genomförs en miniupphandling.
Tidsfrister
Ramavtalsleverantörer ska ges tillräcklig tid för att lämna anbud vid förnyad konkurrensutsättning. När den upphandlande myndigheten avgör hur lång tidsfristen ska vara, ska hänsyn tas till upphandlingens art och omfattning.
Inköpscentral
Ofta upphandlas ramavtal av en inköpscentral som genomför upphandlingen åt flera upphandlande myndigheter. Inköpscentraler kan vara rikstäckande (exempelvis Statens inköpscentral vid
Kammarkollegiet eller SKL Kommentus Inköpscentral, SKI) eller regionala.
§
Laghänvisning
2 kap. 15 § LOU Definition
5 kap. 1 § LOU Upphandling av ramavtal 5 kap. 4 § LOU Ramavtal med en leverantör 5 kap. 5 § LOU Ramavtal med flera leverantörer 5 kap. 6 § LOU Avrop vid fastställda villkor
5 kap. 7 § LOU Avrop vid förnyad konkurrensutsättning
15 kap. 2 § LOU Ramavtal för upphandling som inte omfattas av direktivet
1.2.7 Elektronisk auktion
En upphandlande myndighet kan välja att tillämpa elektronisk auktion där, vid en upprepad process och med hjälp av elektroniskt medel, man presenterar nya lägre priser/och eller nya värden för vissa delar av anbuden. Auktionen genomförs efter en första fullständig utvärdering av anbuden.
Elektronisk auktion är i sig inte ett förfarande. Om elektronisk auktion ska användas ska det anges i annonsen.
Om en upphandlande myndighet avser genomföra en elektronisk auktion ska det av förfrågningsunderlaget bland annat framgå.
1.
De delar av anbuden, vars värden kan kvantifieras och uttryckas i siffror eller procenttal, som kommer att vara föremål för den elektroniska auktionen.2.
De eventuella gränserna för de värden som kan presenteras, baserade på en bedömning av specifikationerna för föremålet för upphandlingen.3.
Vilka uppgifter som kommer att göras tillgängliga för anbudsgivarna under den elektroniska auktionen och när detta kommer att ske.4.
Relevanta uppgifter om genomförandet av den elektroniska auktionen,5.
På vilka villkor anbudsgivarna kan lämna anbud, däribland de minsta skillnader mellan anbuden som kan ha bestämts.6.
Relevanta uppgifter om den elektroniska utrustning som används och om anslutningen till denna utrustning.Laghänvisning
2 kap. 6a § LOU Definition
5 a kap. 1 § LOU Tillämpningsområde 5 a kap. 3 § LOU Annonsering
5 a kap. 4 § LOU Förfrågningsunderlag
Läs mer om Elektroniska auktioner i separat vägledning som finns att hämta på www.upphandlingsstöd.se
§
§
2 Förbereda (anbudsgivning)
Under detta avsnitt ges vägledning i hur du kan förbereda dig både innan och efter det att du hittat en intressant upphandling men ännu inte börjat skriva ditt anbud.