Har du fått svar på dina frågor och bestämt dig för att lämna ett anbud? Då är det dags att börja sammanställa ditt anbud.
Planera arbetet med anbudsskrivningen. Anbudstiden är begränsad och det gäller att bestämma vem som gör vad. Detta gäller särskilt om du ska använda en underleverantör eller lämna ett gemensamt anbud tillsammans med andra företag.
Avstå från att lämna ett anbud om inte samtliga krav kan uppfyllas. En upphandlande myndighet får inte anta ett anbud som inte uppfyller ställda krav.
Lämna dina bästa villkor
Lämna dina bästa villkor direkt. Utgångspunkten vid offentlig upphandling är att anbudsgivaren endast har en chans att lämna sitt anbud.
Förhandling möjligt bara ibland
Förhandling är möjlig vid direktupphandling, förenklat förfarande och urvalsförfarande. Men tänk på att det är den upphandlande myndigheten som tar initiativet. Räkna därför aldrig med att någon förhandling kommer att ske.
Lämna ett korrekt och fullständigt anbud
Lämna korrekta och kompletta upplysningar från början. Den upphandlande myndigheten är inte skyldig att låta dig göra någon form av förtydligande eller komplettering, var därför noga med att anbudet är korrekt och komplett vid inlämningen. Ofullständiga anbud som måste förkastas är tyvärr vanliga. Ta god tid på dig att kontrollera anbudet innan du lämnar in det.
Ansträng dig för att göra anbudet läsvänligt och lätt att förstå. Tänk på att den upphandlande myndigheten ska utvärdera ett antal anbud och att det är tidskrävande att gå igenom ett otydligt anbud. Utgå inte från att den upphandlande myndigheten kan alla förkortningar och termer, om de inte är helt vedertagna inom den aktuella branschen.
Följ strukturen i förfrågningsunderlaget. Använd eventuella anbudsformulär (skapa inte ett eget formulär). Om du anger svar i ett fristående dokument så var noga med att ange vilken fråga som besvaras.
Svara på alla frågor
Besvara noggrant alla frågor i förfrågningsunderlaget, så att det framgår att du uppfyller alla krav.
Beskriv även noggrant hur du uppfyller tilldelningskriterierna, så att du får bästa möjliga resultat i utvärderingen.
Tips
Du måste besvara samtliga frågor även om du som leverantör är känd av den upphandlande myndigheten.
Den upphandlande myndigheten får bara utgå från exakt vad som framgår av anbuden. Skriv därför anbudet som om du vänder dig till en mottagare som inte vet något alls om ditt företag.
Svara på det som efterfrågas. Undvik alltför allmän eller säljande information utan besvara frågorna i förfrågningsunderlaget på ett tydligt och koncist sätt.
Utformning
Var noga med att följa anvisningarna för att lämna anbudet! Exempelvis:
använd anbudsformulär om det finns bifogat i förfrågningsunderlaget (skapa alltså inte ett eget formulär)
lämna anbudet i det antal exemplar som angivits i förfrågningsunderlaget signera samtliga dokument som ska undertecknas
underteckna anbudet (och av rätt person)
skicka med en elektronisk kopia, exempelvis ett USB-minne om det efterfrågas märk kuvertet på anvisat sätt, ofta ska anbud lämnas i kuvert utan företagsinformation lämna anbudet via en elektronisk plattform om det är möjligt
se till att ditt anbud är författat på det eller de språk som krävs i förfrågningsunderlaget
Utgå inte från att den upphandlande myndigheten kan alla förkortningar och termer om de inte är helt vedertagna inom den aktuella branschen.
Följ strukturen i förfrågningsunderlaget. Om du anger svar i ett fristående dokument så var noga med att ange vilken fråga som besvaras.
Lämna inga reservationer i anbudet. En upphandlande myndighet får inte anta ett anbud som inte uppfyller de krav som ställs.
Skicka med efterfrågad information och hänvisa inte till webbsidor eller andra källor som den upphandlande myndigheten måste hämta in.
Vad innebär upphandlingssekretessen?
Absolut sekretess gäller fram till att den upphandlande myndigheten fattar beslut om att tilldela kontraktet till en leverantör eller avbryta upphandlingen. Det betyder att myndigheten inte får lämna ut några
uppgifter om anbuden under själva upphandlingsprocessen till någon annan än den som lämnat uppgiften.
När tilldelningsbeslutet har meddelats är huvudregeln att anbud, protokoll och beslut i upphandlingen blir offentliga. Bara i de särskilda situationer som framgår av lagstiftningen får den upphandlande
myndigheten fortsätta att sekretessbelägga uppgifterna. Två exempel:
Tips
Tips
uppgifter om drifts- eller affärsförhållanden hos en leverantör som trätt i affärsförbindelse med en myndighet omfattas av sekretess om man tror att leverantören kan lida skada om uppgifter röjs om det allmänna kan antas lida skada om uppgifterna röjs
Priset i det vinnande anbudet kan normalt inte sekretessbeläggas.
Du som anbudsgivare kan i anbudet ange vilken information som du anser bör sekretessbeläggas för att underlätta myndighetens sekretessprövning. Men oavsett det gör myndigheten en självständig prövning i varje enskilt fall.
Inlämning
För sent inlämnade anbud får inte prövas. Kontrollera att receptionen är öppen om du ska lämna in anbudet personligen eller via bud. För sent inlämnade anbud får inte prövas av den upphandlande myndigheten.
Den upphandlande myndigheten bestämmer på vilket sätt som anbuden ska lämnas. Har det angetts att anbudet ska lämnas som brev kan du exempelvis inte kräva att få lämna ditt anbud via e-post.
Ha god tidsmarginal för att lämna in anbudet. Det är ditt ansvar om anbudet blir försenat.
Kontrollera
att det tydligt framgår i ditt anbud att alla ställda krav i förfrågningsunderlaget uppfylls
att du har bifogat samtliga efterfrågade dokument
att dokumenten är aktuella (exempelvis ställs det ofta krav på att årsredovisningar inte får vara äldre än 1-3 år)
att dina referensers kontaktinformation är uppdaterad
Laghänvisning
15 kap. 12 § LOU Rättelse av fel, förtydligande och komplettering
15 kap. 15 § LOU Prövning av anbud och anbudsansökningar som har kommit i rätt tid
19 kap. 3 § offentlighets- och sekretesslagen (OSL) Absolut sekretess av uppgifter som rör anbud och anbudsansökningar
31 kap. 16 § OSL Sekretess vid upphandling