Företagens målformulering process

Målformuleringsprocessen skiljer sig åt mellan företagen, alla respondenter beskrev dock att det är ledningen som sätter, fastställer och beslutar om de slutgiltiga målen. “Ja, våra hållbarhetsmål då generellt och inklusive dem då är ju fastställda av koncernledningen” (R5). När företagen formulerar mål för att uppnå hållbarhetsmålen uttalade respondenterna att de diskuterar internt med varandra. Respondent 4 menade att hållbarhetsmålen är en del av de strategiska diskussionerna och de har blivit granskade på en hög nivå, “vårt gruppledarteam har granskat dem och de är en del av den strategiska diskussionen” (R4, egen översättning). Mål har också formulerats baserat på lagstiftning, certifieringskrav samt globala initiativ som science based targets eller GRI.

Alla respondenter beskrev styrelsen som beslutstagare av hållbarhetsmålen för företaget, dessutom var en hållbarhetsstab direkt underordnade styrelsen eller representerat i styrelsen frekvent förekommande. Flera respondenter nämnde även att styrelseutskott är involverade när målen formuleras. ”Hållbarhetsråd ser över strategier och målformuleringar och ger förslag på det” (R1).

Respondent 4 beskrev arbetsprocessen mer utförligt,

Vår styrelse har en underkommitté för hållbarhet och etik. Så det finns en specifik underkommitté av styrelsen med tre styrelseledamöter, som regelbundet träffar och granskar vårt hållbarhetsarbete, granskar vårt arbete med affärsetik, granskar också vår hållbarhetsrapport och de styr detta hållbarhetsarbete. (R4, egen översättning)

Respondenterna förklarade att mål är formulerade och uppsatta av anställda på hög nivå, fortsättningsvis nämnde de att produktionsenheterna har ett ansvar att bryta ner målen till handlingsplaner och delmål.

Och då kommer de per division och per affärsenhet och fabrik bryta ner dem målen till att veta vad måste vi göra val någonstans för på totala nå de här målen till 2030. Det här är ren och skär traditionell målnedbrytnings arbete precis samma process som man har för dem finansiella målen och andra mål. (R6)

Respondent 8 beskrev att varje enskild produktionsenhet har en hållbarhetsansvarig som har ett ansvar för miljöfrågor ute i fabriken. De är ”den viktigaste personen som samordnar allt som har med miljöfrågor att göra i fabriken […] jag kan ju direkt vända mig till en ansvarig på en fabrik och kan fråga om olika saker” (R8).

Målen som respondenterna uttalade handlade exempelvis om att företagen vill minimera fossila bränslen och energiförbrukningen, välja hållbara kemikalier och ha en effektiv vattenkonsumtion. Några andra exempel är;

“göra bra och positiva saker för människan och planeten” (R4, egen översättning).

“minska våra egna utsläpp med 59 % till 2030” (R5).

“minska vår energianvändning per ton pellets” (R7).

“avsätta 20% av produktiv skogsmark för naturvårdsändamål” (R1).

“ja absolut vi har massor med mål kopplat till mål 15, vi har mål kopplat till körskadorna, för att minimera kör skadorna och när vi kör maskin i skogen”

(R3).

5.3. Verksamhetsstyrning Trossystem

För att styra mot hållbarhet diskuterade majoriteten av respondenterna utbildning, kultur och värderingar. Ett företag som inte hade ett uttalat energimål förklarade istället att det styrs genom ett hållbarhetstänk inom företaget, “är liksom en del i vår vardag i våra processer som vi jobbar med.

[...]så att vi har inget uttalat mål på de” (R1).

Användningen av kulturstyrning lyftes fram av respondenterna som fördelaktigt när de styr mot hållbarhet för att få hela företaget att prestera hållbart. “[...]

medvetenhet och med vilja att agera hållbar [...] så är absolut är kulturen jätte fördel [...] förväntar att ta ansvar [...] prestera hållbart och människor vill prestera hållbart” (R3). Respondent 5 instämde och förklarade att hållbarhet har blivit en del av företagets affärsstrategi och mission. Enligt respondent 6 bildas en kultur inom företaget baserat på handlingar, “kulturen är ju ett resultat utav att vi ändrar någonting” (R6). En annan respondent beskrev att företagsandan uppmuntrar de anställda till ansvarsfullt beteende.

En annan aspekt som diskuterades är utbildning som används av flera företag eller kommer upprättas för att styra mot hållbarhet. Respondenterna sade att utbildningen är viktig för att anställda ska få en ökad kunskap om uppförandekoden och andra hållbarhetsområden.

Respondent 8 beskrev ett upplägg som företaget använder för att utbilda deras anställda, vilket består av dilemman om olika situationer relaterade till

hållbarhetsaspekter. De anställda ska sedan enskilt reflektera över “hur ska du själv uppträda i den här situationen” (R8) och därefter diskutera i grupp.

Respondenten nämnde att utbildningen anpassas utifrån yrkesroller för att de anställda ska reflektera över dilemman som är relevanta för deras arbete.

Gränssystem

Policy, uppförandekod och certifikat är verktyg som respondenterna förklarade att de använder eller blir påverkade av för att styra mot hållbarhetsmålen.

Påverkan av lag- och myndighetskrav är faktorer som respondenterna uttalade har en stor effekt på hållbarhetsarbetet och de regler som är uppsatta. Policy är ett av de styrmedel som respondenterna uttalade i störst utsträckning för att arbeta hållbart. Respondenterna nämnde olika typer av policys, resepolicy, energipolicy samt hållbarhetspolicy.

Alla företag förklarade att de har upprättat och använder uppförandekod och beskrev att de förekommer i två former, en för företagens anställda och den andra är riktad mot leverantörerna. “Dels har vi en uppförandekod som vi vill att alla ska följa. Vi har ett baskrav som att alla våra leverantörer ska skriva på innan de får leverera till oss” (R7). Leverantörernas uppförandekod är ett dokument som leverantörerna ska ha kännedom om och uppfylla kraven som presenteras för att få vara leverantör till företaget.

Uppförandekoden som är riktad mot de anställda behandlar hållbarhetsfrågor eller andra frågor företagen vill sätta upp riktlinjer om. Tre av respondenterna nämnde att de även har utbildning i uppförandekoden. “[...] man ska förstå vad som står i den här code of conduct, vad handlar det om och hur påverkar det mig i mitt jobb” (R8). Enligt respondent 8 behöver anställda förstå och kunna uppförandekoden, oavsett befattning, “där det är relevant för deras arbete” (R8).

Diagnostiksystem

Alla respondenter uppgav någon form av uppföljning, de flesta kommunicerar ut resultaten internt på månadsbasis och externt i samband med kvartals- och årsrapporterna. Nyckeltal, index och parametrar används för att mäta prestation samt som underlag vid uppföljning. Företagen nämnde därutöver resultaträkning, direkta kostnadsbesparingar, cirkulär ekonomi och balanserat styrkort med samband till de finansiella nyckeltalen. Respondenterna förklarade att de gör avsättningar i budgeten för investeringar mot hållbarhet. Respondent 4 nämnde även en speciell energifond,

Då rapporterar vi också om hur mycket vi har investerat i energieffektivitet genom en energieffektivitets fond [...] fond som finansierar denna

energieffektivitet, sen berättar vi hur mycket vi investerat genom denna fond årligen. (R4, egen översättning)

Det var inget företag som helt saknade uppföljningssystem, dock var det två företag som nämnde att de saknade uppföljning relaterat till enskilda aspekter.

Respondent 1 beskrev att “vi har inte uttalat, mätbart, uppföljningsbart mål på energimålet”. Respondent 8 förklarade avsaknaden av mål och uppföljning mot ekosystem och biologisk mångfald som en effekt av att, “vi är inte superexponerade på den här fronten jämfört med många andra verksamheter”

(R8).

Respondent 2 nämnde däremot att de är energiintensiva och att mätning sker kontinuerligt, hur mycket energi som används vid tillverkning av deras produkter. Angående uppföljning av mål 7 och 12, utöver kontinuerlig mätning och rapportering som beskrevs av flera respondenter, nämnde respondent 2

“beroende på utfall så får man gör korrigerande åtgärder”. Inom företag följs hållbarhetsmålen upp av koncernledningen samt av energiråd eller hållbarhetsråd. Uppföljning av de anställda oberoende av befattning sker också,

“följer upp och mäter våra medarbetare på de här målen jag har nämnt och våra chefer mäts exempelvis på säkerhet” (R5).

Utöver intern uppföljning, diskuterade respondenterna krav från externa aktörer som påverkar mätning och uppföljning av aktiviteter inom företaget.

Respondenterna beskrev att det kan vara domstolar eller myndigheter som följer upp vissa områden eller deltar i utvärderingen, “de uppföljningarna görs mycket tillsammans med myndigheter” (R6). Majoriteten av företagen nämnde att resultatet från hållbarhetsarbetet blir endast översiktligt granskat av revisorer, dock presenterades två undantag när respondenterna beskrev att revisorerna gör en fördjupad granskning,

Det mesta av rapporteringen går under så kallad begränsad försäkring, men då har vi bett vår revisor att utföra så kallad rimlig försäkring för våra växthusgasutsläpp, men det är den enda parametern som de gör i denna höga försäkringsnivå. (R4, egen översättning)

Revisorer [...] tittar på allt underlag, de borrar sig djupare ner i basnivå, från faktura till mätdata, det tittar på våra vågar stämmer att de väger det de ska väga, att de är kalibrerade [...] i slutändan säger de japp det de säger att de släpper ut är det de släpper ut och så här mycket utsläppsrätter ska de köpa. (R7)

Hållbarhetsindex och certifikat nämndes som ytterligare former av tredjepartsgranskning, “det är ett starkt KPI för oss att vi ska va i topp på Dow

Jones sustainability index” (R5). En annan uppföljnings form är uppföljning som utgår från GRI vilket respondent 8 påpekade. Ytterligare uppföljning som beskrevs är lagkrav eller krav från myndigheter, “de här uppföljningarna i de här ärenden som har att göra med tillstånd från miljödomstolen och myndigheterna, dom har faktiskt en liten annan väg. De uppföljningarna görs mycket tillsammans med myndigheter” (R6). Certifikat från oberoende organisationen nämndes även som viktiga aspekter vid mätning och uppföljning, “vi är ju ISO certifierade och det är ju ett styrmedel som ju säkerställer att vi också inom miljö är ISO certifierade och det ju en del av den hållbara produktionen” (R2).

Majoriteten av företagen nämnde dessutom granskning av sina egna underleverantörer. En respondent beskrev relationen mellan leverantörer och det egna företaget, “se till att vi använder rätt leverantörer är ju någonting som blivit mer och mer viktigt för företag och som hänger ihop med Agenda 2030”

(R2). En annan respondent beskrev hur de arbetar med leverantörerna.

Beroende på vilken riskskattning de får [...] så gör vi då en audit på plats och på plats godkänner och granskar leverantörerna att de uppfyller alla mål eller alla krav och sen så har vi en uppföljning kontinuerligt av leverantören under kontraktstiden att de fortsätter att leva efter vår uppförandekod. (R6)