förslag steg för steg

- En medborgare lämnar ett e-förslag på kommunens hemsida.

- E-förslaget granskas av ansvarig tjänsteman utifrån vad kommunen beslutat om, se exempel på granskningspunkter ovan. (Här kan man även betona att förslagsställaren ska använda en god ton och ett respektfullt språk. Förslag med opassande, stötande, hånfullt eller kränkande innehåll kommer att tas bort. Personangrepp, påhopp och förlöjliganden är heller inte tillåtet).

- E-förslaget publiceras på kommunens hemsida under rubriken

"Aktuella förslag" under en bestämd period, t ex 90 dagar.

- Andra medborgare kan styrka e-förslaget genom att skriva under det/rösta för förslaget (även möjligt att rösta mot förslaget om vi vill det).

- Allmänheten kan skriva kommentarer och debattera förslaget direkt på hemsidan (detta är något som vi själva väljer om vi vill erbjuda eller inte, medför ett stort arbete för tjänstemän som måste ha ständig uppsikt över att dialogen håller god ton mm )

- Tidsfristen för e-förslag löper ut.

- Om e-förslaget har uppnått det antal underskrifter som kommunen har beslutat om, ex 50 eller 100, tas förslaget upp som ett politiskt ärende.

- E-förslag med färre antal röster än 50/100 avslutas.

- Samtliga e-förslag arkiveras på webbplatsen.

Till punkterna ovan bör även tilläggas information om vem som kan lämna e-förslag till Bromölla kommun, är det endast kommuninvånare eller öppet för alla? Vem får lov att rösta för, dvs skriva under ett e-förslag, är det alla eller endast kommuninvånare?

För dem som inte har tillgång till egen dator ska möjlighet finnas att få hjälp med att lämna in e-förslag exempelvis via kommunens reception och på Kulturpunkten.

Punkt nummer 10

Ta ställning till hur kommunen ska marknadsföra möjligheten att lämna in e-förslag samt vem som ansvarar för detta.

Svar: Tjänstemän på kommunen ansvarar för att information om e-förslag hålls aktuell och tillgänglig via aktuella kommunikationskanaler så som

Bromölla kommun ^Datum2019-03-14 ^Referens2017/950 ^Sida4(7)

hemsida och sociala medier. Via kommuninfo kan också informeras om möjligheten att lämna e-förslag.

Förtroendevalda har också en viktig roll i att marknadsföra möjligheten för medborgare att lämna e-förslag.

Punkt nummer 11

En redovisning av kostnadsbilden över systeminköp ska lämnas.

Svar: Många verksamheter inom Bromölla kommun har ett behov av, och önskemål om, att kunna erbjuda medborgarna att utföra sina ärenden med kommunen via olika e-tjänster. Eventuellt införande av e-förslag ska därför ses i ett större sammanhang där införande av e-tjänster inom kommunens olika verksamheter är något som kommer behövas framöver. För att lösa själva tjänsten e-förslag kan mindre system alternativt moduler till befintliga system köpas in. Denna lösning är dock inget som bedöms bärande för framtiden. Det Bromölla kommun behöver är en plattform som möjliggör för ett obegränsat antal e-tjänster. Besök har gjorts hos Sölvesborgs kommun som från årsskiftet är igång med plattformen open e. Med Open ePlatform kan organisationer konstruera och publicera e-tjänster till besökare samt låta besökare följa ärenden med kommunen via Mina sidor. Open ePlatform har öppen källkod och är fri att använda för vem som helst. Denna lösning kostar alltså inget att köpa in, man betalar för installation och utbildning (i

Sölvesborgs fall runt 25 000 kronor) samt därefter ett månadsbelopp om cirka 8000 kronor. Många kommuner är anslutna till Open E och alla de e-tjänster som byggs i systemet är öppna för andra anslutna att använda. Man måste därför inte konstruera allt själv utan kan fritt ta del av andras

lösningar.

Punkt nummer 12

Hur ska e-förslag utvärderas och följas upp?

Svar: E-förslag kan utvärderas på olika sätt och utifrån särskilda önskemål från er förtroendevalda om så önskas. Ett förslag till utvärdering är att när e-förslag varit igång i ett år kan en ansvarig tjänsteman se över hur det

fungerat utifrån de olika riktlinjer och intentioner som satts upp. Tjänstemän och förtroendevalda som varit berörda under det första året får lämna sina synpunkter till en tjänsteperson som ansvarar för att sammanställa de erfarenheter som gjorts. Dessa erfarenheter kan sedan leda till förslag på korrigeringar/förändringar.

Av återremissen framgår också att underlaget ska kompletteras med erfarenheter från andra kommuner som infört e-förslag.

Erfarenheter från Kävlinge kommun – Telefonintervju med kommunsekreterare

Kävlinge kommun införde e-förslag våren 2014 som en följd av kommunens diskussioner om hur de kunde utöka sitt medborgarinflytande. Kävlinge ser e-förslag som en del av sin medborgardialog.

Bromölla kommun ^Datum2019-03-14 ^Referens2017/950 ^Sida5(7)

Ett e-förslag ligger öppet i 90 dagar, om det får minst 100 underskrifter diarieförs förslaget och remitteras till nämnd som besvarar det. Svaret skrivs av en tjänsteman efter att ha lyssnat in nämndens ledamöter. Svaret

återrapporteras alltid till kommunstyrelsen avslutningsvis.

Sedan införandet av e-förslag har det varit en relativt jämn ström av inkommande förslag och det är en hel del av förslagen som kommer upp i 100 underskrifter och därmed går vidare till nämnd. Förra året kunde Kävlinge även se en ökning av inkomna förslag. Ibland upplever

kommunsekreteraren som tar emot och granskar inkomna e-förslag att det är en hårfin linje mellan e-förslag och synpunkter. Då brukar

kommunsekreteraren ta kontakt med förslagslämnaren för att se om denne hellre vill registrera sin åsikt som en synpunkt, detta framför allt om åsikten är av en mer frågande karaktär. Genom att då registrera den som en synpunkt kan svar lämnas utan dröjsmål. Om det däremot handlar om en förändring bör den registreras som e-förslag.

I Kävlinge kommun får alla lov att lämna samt skriva under ett e-förslag (möjligheten att rösta emot finns inte). Man resonerar som så att företagare som verkar i kommun kan vara bosatta i annan kommun, man kan ha föräldrar på äldreboende i Kävlinge men själv bo i annan kommun eller exempelvis ha barn i skola/förskola men själv vara bosatt i annan kommun och man är inte är sammanboende med den andre föräldern. Det är därför viktigt att ha möjligheten att lämna e-förslag öppen för fler än

kommunmedlemmarna tycker Kävlinge.

Vid införandet av e-förslag informerades kommunstyrelsen om vikten av att de förtroendevalda själva bevakar de förslag som kommer in för att göra det möjligt att lyfta vidare de förslag som inte kommer upp i 100 underskrifter som motioner om så önskas.

Kommunsekreteraren har positiva erfarenheter av införandet av e-förslag i Kävlinge. Flera förslag har fallit väl ut. De förtroendevalda i nämnderna gör antingen något direkt eller tar med förslaget i planeringen. Upplever att de förtroendevalda lyssnar och ser ett värde i förslagen. Kommunsekreteraren är själv ansvarig tjänsteman för att ta emot, granska och publicera inkomna e-förslag och upplever inte att orimligt mycket tid måste läggas på detta arbete.

Systemet som Kävlinge använder – DF Respons - är enkelt och självgående och detta menar kommunsekreteraren är mycket viktigt. Ett system som är enkelt med bra support gör jobbet lättare för den som administrerar

förslagen. Av de kommuner som använder samma system som Kävlinge är de den kommun som får in flest förslag vilket visar på aktiva invånare menar kommunsekreteraren (någon siffra på antal förslag kan dock inte lämnas).

Slutligen betonas också betydelsen av att de förtroendevalda marknadsför möjligheten att lämna e-förslag till kommuninvånarna så att möjligheten blir känd. Lokaltidningen är också behjälplig i att skriva om nya e-förslag som lämnas vilket är bra.

Erfarenheter från Ljungby kommun – Telefonintervju med kommunsekreterare tillika demokratisamordnare

Ljungby kommun införde för 5 år sedan möjligheten att lämna e-förslag.

Kommunen är nu på väg att plocka bort möjligheten då det inte kommit in

Bromölla kommun ^Datum2019-03-14 ^Referens2017/950 ^Sida6(7)

några e-förslag på lång tid. Kommunsekreteraren menar att detta delvis kan beror på att kommunen inte aktivt marknadsför möjligheten men även på att kommunen sedan år 2008 har erbjudit möjligheten att lämna

medborgarförslag, dvs en enskild medborgare kan lämna ett förslag direkt till fullmäktige. Skälet till att e-förslag infördes för fem år sedan var att man ville öppna upp för människor som inte är kommunmedlemmar att kunna lämna förslag. Medborgarförslag kan endast den som är folkbokförd i kommunen lämna men likt Kävlinge kommun såg Ljungby värdet av att låta andra personer som vistas eller verkar i kommunen att kunna lämna

e-förslag. Ljungby satte en gräns om 30 underskrifter för att ett e-förslag skulle gå vidare och bli ett politiskt ärende, en gräns som inte många ärenden nådde upp till.

Kommunsekreteraren menar att kommunens synpunktshantering, som kan användas av alla, stadigt växer och att denna i kombination med möjligheten att lämna medborgarförslag kommer att ersätta e-förslag. Kommunens demokratiberedning kommer inom kort till kommunfullmäktige föreslå att e-förslag avskaffas då intresse bland allmänheten saknas.

Kommunsekreteraren menar att möjligheten att lämna medborgarförslag redan var en etablerad kanal när e-förslag infördes och är en kanal som flitigt används utan särskild marknadsföring från kommunens sida. Årligen

inkommer cirka 25 medborgarförslag, de går till fullmäktige som delegerar förslagen till nämnd eller kommunstyrelse. Förslagen bereds också av förvaltningen som lämnar förslag till beslut. Cirka 10-15 % av de inkomna förslagen får ett bifall. Ser man i ett lite vidare perspektiv är siffran troligen lite högre då ett medborgarförslag kan har väckt en diskussion som kan ta ny fart längre fram, en fråga kan mogna och bli verklighet några år senare.

Kommunsekreteraren upplever att de medborgarförslag som kommer in håller en hög kvalitet. Flera stora åtgärder har genomförts som en följd av medborgarförslag, exempelvis har kommunen startat webbsändningar, byggt utegym, startat tillagningskök i landsortsskola, blivit fairtrade-certifierat city mm.

Upplevelsen är också att många av förslagen handlar om trafik. Här tror kommunsekreteraren att en större och mer samlad medborgardialog kring just denna fråga kunde vara gynnsam för att tillgodose det behov som medborgarförslagen visar kring frågan.

Totalt sett är Ljungby kommun mycket nöjda med tjänsten medborgarförslag och menar att den i kombination med synpunktshanteringen ger goda

förutsättningar för medborgarna att tycka till och komma med förslag om förändringar och förbättringar till kommunen och de förtroendevalda.

Erfarenheter från Karlstads kommun – Telefonintervju med verksamhetsutvecklare på kontaktcenter

I Karlstad övergick man från medborgarförslag till e-förslag år 2016. De tidigare medborgarförslagen lämnades in på papper och togs om hand av olika tjänstepersoner. I och med införandet av e-förslag gjordes processen digital och hanteras av kommunens kontaktcenter som är ”vägen in” in kommunen. På kontaktcenter kan man om så önskas få hjälp med att skriva in sitt förslag om man inte har tillgång till de digitala kanalerna. På

kontaktcenter arbetar ett antal personer som tar emot och granskar varje

e-Bromölla kommun ^Datum2019-03-14 ^Referens2017/950 ^Sida7(7)

förslag. Kontaktcenter kontaktar också den berörda förvaltningen inför att ett förslag publiceras så att rätt personer i kommunen har koll på aktuella

förslag. Därefter publiceras e-förslaget i systemet Dialogportalen och ligger öppet i 90 dagar. Får e-förslaget mer än 50 röster går det vidare till nämnd.

De e-förslag som inte lyckas samla minst 50 röster får ett svar från handläggare – någon som är insatt i frågan/ämnet.

Kontaktcenter upplever att allt fungerar bra med hanteringen av e-förslag i Karlstads kommun. Man behöver bo i Karlstad för att kunna lämna ett e-förslag men vem som helst kan ställa sig bakom och skriva under. För år 2018 gjordes en sammanställning över inkomna förslag, vilka som gick vidare till nämnd och vilka som avslutades. Totalt inkom 96 förslag. 16 av dem fick 50 röster eller fler och hanterades i den nämnd som ansvarar för frågan. 80 förslag fick färre än 50 röster och förslagslämnaren fick svar från en tjänsteperson på den berörda förvaltningen. Majoriteten av de förslag Karlstads kommun får in berör teknik- och fastighetsförvaltningen som har hand om gator, vägar och offentlig utemiljö. Sedan starten 2016 har

Karlstads kommun totalt publicerat ungefär 250 e-förslag.

Rebecka Klevendal Verksamhetsutvecklare

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL

Datum

2019-01-30 Kommunstyrelsens allmänna utskott

Ordförande Justerare Sekreterare Utdragsbestyrkande

AU § 3 Dnr 2017/950