Telefon 0456-82 20 00 vx Fax 0456-82 22 00
E-post kommunstyrelsen@bromolla.se
Rebecka Klevendal, 0456-82 27 14 rebecka.klevendal@bromolla.se
Allmänna utskottet
Underlag till svar på motion om införande av e-förslag i Bromölla kommun
Vad är e-förslag?
E-förslag är en metod för medborgarnas inflytande och delaktighet i
kommunen. Medborgare får möjligheten att lämna förslag digitalt, förslagen går sedan att stödja, och om ett enskilt förslag, under en viss tid, får minst ett bestämt antal personer som står bakom förslaget kommer förslaget utredas vidare och behandlas politiskt.
E-förslag är således ett system för kommuner där medborgarna är de som tar initiativ till idéer och förslag utifrån individuella önskemål om utvecklingen av det lokalsamhälle de lever i.
Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) beskriver i sin folder ”E-förslag, Steg för steg” att e-förslag för medborgare är en enkel och lättförståelig metod för att engagera sig i lokalsamhällets utveckling och på så sätt få förståelse för de demokratiska processerna. Den beskriver vidare att de förtroendevaldas roll inte förändras av ett system med e-förslag, det ger dem däremot en ökad kunskap om vad som engagerar medborgarna. Genom e-förslag erbjuder kommunen en officiell kanal på sin hemsida för
medborgarnas idéer och förslag där de struktureras och hanteras. Genom e-förslag erbjuds inte bara medborgarna att föra fram sina synpunkter, kommunen stärker också sin roll som demokratiaktör. Ett vanligt mål för kommuner som infört e-förslag är att få fler människor delaktiga i
utvecklingen av samhället för att motverka ett demokratiskt underskott.
Verksamheten blir också effektivare och av bättre kvalitet genom den
kunskap som tillförs. Ytterligare fördelar med e-förslag som SKL för fram är att alla, såväl medborgare, förtroendevalda, tjänstemän samt den som lämnat förslaget kan följa ärendets gång. Metoden är öppen och transparent. De förtroendevalda kan spela en aktiv roll vid införandet av e-förslag och även ta fasta på möjligheten att bli mer synliga för medborgarna. Genom e-förslag får såväl tjänstemän som förtroendevalda kontakt med många engagerade medborgare som kommunen sedan kan erbjuda ytterligare former för dialog om så önskas. E-förslag blir således en metod för att engagera medborgarna
Bromölla kommun Datum2018-11-27 Referens2017/950 Sida2(5)
på ett enkelt sätt och som ett komplement till andra dialogmetoder. E-förslag beskrivs inte som ett avsteg från den representativa demokratin utan ska ses som en möjlighet för medborgare att föra fram sina idéer till utveckling till de förtroendevalda.
Inför ett införande av E-förslag
Det är många faktorer som kommunen ska ta ställning till innan e-förslag kan införas. Nedan följer en kort sammanfattning.
1. Det måste finnas en tydlig mottagare som är beredd att ta upp de inkomna förslagen till diskussion och svara/återkoppla till
förslagsställaren. Är tjänstemän och förtroendevalda öppna för att låta sig påverkas av medborgarna genom e-förslag?
2. Vem ska få lämna e-förslag? Endast kommuninvånare? Åldersgräns?
3. Vem får skriva under, stödja, ett e-förslag?
4. Hur ska hanteringen av e-förslag organiseras? Ska en tjänsteman ta emot och värdera förslaget innan det publiceras? Vilka olika bedömningar ska tjänstemannen göra?
5. Hur många behöver stödja ett förslag för att det ska lyftas in i den politiska processen?
6. Hur får ett e-förslag se ut? Ska det vara möjligt att bifoga bilder, ljud/videoklipp?
7. Ska det vara möjligt att kommentera och diskutera förslagen på hemsidan? Ska vi erbjuda direktlänkning till sociala medier?
8. Hur länge ska ett förslag ligga öppet för underskrift?
9. En tydlig beskrivning till medborgarna måste tas fram som visar hur processen fungerar kring e-förslag. Det ska vara öppet och tydligt gällande ansvar, rutiner, återkoppling mm
10. Ta ställning till hur kommunen ska marknadsföra möjligheten att lämna in e-förslag samt vem som ansvarar för detta.
11. Ta fram en kravspecifikation för det it-stöd/system som ska hantera e-förslag.
12. Hur ska e-förslag utvärderas och följas upp?
Specifika riktlinjer för e-förslag i Bromölla kommun bör tas fram och beslutas politiskt vid ett beslut om införande.
Demokratiutredningen
År 2016 presenterades ett betänkande av 2014 års demokratiutredning.
Denna gick på remiss till samtliga kommuner och Bromölla kommun var med och svarade. Demokratiutredningens fokus var att utarbeta förslag till åtgärder för att öka och bredda engagemanget inom den representativa demokratin och att stärka individens möjligheter till delaktighet i, och inflytande över, det politiska beslutsfattandet mellan de allmänna valen.
I demokratiutredningen finns ett helt avsnitt med rubriken medborgarförslag och folkmotion. I detta avsnitt kan man bl.a. läsa om e-förslag som en metod för medborgerlig initiativrätt. E-förslag tas upp som ett alternativ till
Bromölla kommun Datum2018-11-27 Referens2017/950 Sida3(5)
medborgarförslag som formellt föreskrivs i kommunallagen men är frivilligt för kommunerna att införa.
Ett alternativ till medborgarförslag
Till skillnad från medborgarförslag som formellt föreskrivs i kommunallagen (men är frivilligt för kommuner att införa) har flera kommuner valt att
istället erbjuda medborgarna att lämna förslag på elektronisk väg, så kallade e-förslag. E-förslag tas upp som ett alternativt sätt att öka medborgares möjligheter till inflytande över den lokala demokratin. Mellan de olika kommunerna som infört någon form av e-förslag finns variationer bland annat avseende teknikanvändning, tillgänglighet, svarsskyldighet, trösklar för hur många underskrifter som krävs för att förslaget ska behandlas samt organisatoriskt stöd och resurser.
Vilka erfarenheter av e-förslag finns?
E-förslag är utformat så att det ska vara enkelt att delta, d.v.s. lämna in förslag. Enkelheten ska kunna bidra till att grupper som annars inte deltar mobiliseras. Dock visar erfarenheterna att resursstarka grupper, så som högutbildade, använder sig av e-förslag mer än andra. Någon skillnad mellan män och kvinnor har inte märkts men däremot mobiliserar e-förslag en högre andel unga personer än andra traditionella påverkansformer. Det kan också vara lättare för enskilda personer att göra sin röst hörd. Erfarenheterna visar också att många av de som lämnar e-förslag är missnöjda med hur
demokratin fungerar men att deras uppfattning kan komma att ändras efter att ha deltagit i processen. Deltagande i e-förslagsystemet kan därmed påverka deltagarnas förtroende för de politiska institutionerna positivt. Att lämna in ett e-förslag görs ofta för att man vill få till stånd en förändring av något slag, det följer en formell process som är tydlig och rättvis och förslagslämnaren känner att den kan påverka.
Administrativa insatser
En förutsättning för att olika samhällsgrupper ska kunna använda sig av förslagsrätten är att information om möjligheten att lämna förslag är tillgänglig för alla.
Det är svårt att bedöma hur mycket tid som krävs av förvaltningen för att starta upp och därefter kontinuerligt administrera e-förslag. Det sistnämnda beror till stor del på hur väl det mottas av medborgarna och hur flitigt det skulle komma att användas.
Själva IT-lösningen för hanteringen av e-förslag är inget som Bromölla kommun har idag utan är något som, vid ett beslut om införande, behöver införskaffas. Ett politiskt ställningstagande om att e-förslag ska införas i Bromölla kommun igångsätter sonderingsarbetet av vilka alternativ som finns och hur kommunens behov av e-tjänster ser ut i stort. Någon form av samlad kartläggning över samtliga verksamheters tankar om och behov av e-tjänster behöver göras för att få underlag till ett ställningstagande om vilken IT-lösning som bör köpas in. Inom Bromölla kommun finns tjänstemän som arbetar med digitaliseringsfrågor redan idag och därför kan följderna av ett
Bromölla kommun Datum2018-11-27 Referens2017/950 Sida4(5)
beslut om införande av e-förslag lämpligen adderas till denna grupp. I flera av kommunens verksamheter finns således ett påbörjat arbete rörande
digitaliseringsbehoven som när det är klart kan vara vägvisande vid ett inköp av IT-lösning.
Exemplet Kävlinge
Motionären hänvisar till det system med e-förslag som finns i Kävlinge kommun.
På Kävlinge kommuns hemsida finns på förstasidan en ruta som heter” Åsikt Kävlinge” På den klickar man för att komma vidare till ”lämna eller stödja ett e-förslag”. Via adressen nedan kommer du direkt till denna tjänst och kan titta närmre på hur det kan se ut i verkligheten.
http://www.kavlinge.se/kommunochpolitik/asiktkavlinge/lamnaetteforslag.4.
548fc0c0144c0c12e588ff0a.html
Kävlinge har 31 000 invånare och de har satt upp en gräns om 100
underskrifter för att ett e-förslag ska tas vidare för politisk behandling i den nämnd där förslaget hör hemma.
Information finns även lättillgängligt på hemsidan om vilka förslag som just nu är aktuella, hur man kan marknadsföra sitt förslag, att man måste
registrera ett konto för att kunna lämna ett förslag, vilka förslag som inte tas emot, vad som händer efter slutdatum, syftet d.v.s. varför Kävlinge kommun erbjuder möjligheten att lämna e-förslag mm.
Exemplet Sölvesborg
Från den 1 januari 2019 inför Sölvesborgs kommun e-förslag. Sölvesborgs kommun har dragit upp tydliga riktlinjer för hur arbetet med e-förslag ska organiseras och hanteras. De har arbetat fram riktlinjerna runt e-förslag i en arbetsgrupp bestående av personal från medborgarkontoret, kansliet samt kommunikationsenheten. Kommunens medborgarkontor kommer i första hand vara den instans som ansvarar för det administrativa arbetet runt e-förslag med mottagande och bedömning av e-förslagen samt publicering och hantering av eventuella kommentarer. Vid tillräckligt många underskrifter (i Sölvesborgs fall 100) kommer förslaget gå vidare till respektive
tjänsteperson inom aktuell förvaltning som tillser att förslaget behandlas politiskt i aktuell nämnd.
I förarbetet har en inventering av de olika förvaltningarnas tankar om digitalisering gjorts. Sölvesborgs kommun har idag inga direkta e-tjänster och har ett konstaterat behov av en teknisk lösning i form av en plattform där flera olika e-tjänster kan hanteras. De tittade på flera olika alternativ där de fann ett som tveklöst bedömdes mest fördelaktigt både vad gäller funktion och pris. Denna plattform har Sölvesborgs kommun köpt in för att
inledningsvis sjösätta e-tjänsten e-förslag. Tjänsten e-förslag kräver att man kan logga in med bank id för vilket det finns en åldersgräns på 13 år. Om man är yngre än 13 år måste man således ha hjälp av exempelvis
vårdnadshavare för att kunna lämna e-förslag.
Bromölla kommun Datum2018-11-27 Referens2017/950 Sida5(5)
Rebecka Klevendal Verksamhetsutvecklare
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida5(13)
Datum
2018-01-10 Kommunstyrelsens allmänna utskott
Ordförande Justerare Sekreterare Utdragsbestyrkande
AU § 3 Dnr 2017/950
Motion om införande av E-förslag i Bromölla kommun
Allmänna utskottets beslut
Uppdrag ges till förvaltningen att ta fram underlag till svar på motionen.
Ärende
Motion om införande av E-förslag i Bromölla kommun har inkommit från Susanne Bäckman (L).
Kommunfullmäktige har beslutat att motionen får ställas och överlämnat den till kommunstyrelsen för beredning.
Ärendets tidigare handläggning KF § 175/2017
______
ExpMarie Wäppling, kommunchef
Kommunfullmäktige
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 33(38)
Datum
2017-11-27
Ordförande Justerare Sekreterare Utdragsbestyrkande
KF § 175 Dnr 2017/950
Motion om införande av E-förslag i Bromölla kommun
Kommunfullmäktiges beslut
Motionen får ställas. Överlämnas till kommunstyrelsen för beredning.
Ärende
Motion om införande av E-förslag i Bromölla kommun har inkommit från Susanne Bäckman (L).
______
Exp Kommunstyrelsen
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL
Datum
2020-01-15 Kommunstyrelsens allmänna utskott
Ordförande Justerare Sekreterare Utdragsbestyrkande
AU § 19 Dnr 2019/643