Fastighetsförvaltning är en aktivitet som syftar till att underhålla och bevara fastighetens skick och på så sätt upprätthålla värdet på fastigheten. Det kan således vara olika kostnads- och energibesparingar för att fastigheten ska fungera optimalt men även drift- och underhållsarbetet (Coor, u.å). Tidigare insamling av teori (Coor, u.å; Carswell & Read, 2018)
Figur 7 - Analysmodell
visar att fastighetsförvaltning är en värdeskapande aktivitet för fastighetsbolag och en hög prioritet på detta gynnar fastighetsbolagen i längden. Budgetprocessen, investeringar och strategisk planering är också vanligt förekommande aktiviteter inom fastighetsförvaltning.
Blomé (2012) menar även att fastighetsbolag som prioriterar en mer hållbar fastighetsförvaltning får nöjdare hyresgäster över tid.
Genom den insamlade empirin har det framkommit att samtliga företag har implementerat drift- och underhållsplanering som styrs av en förvaltningsorganisation. Företag 1, 3 och 8 har dock valt att låta fastighetsförvaltning helt och till viss del skötas externt av ett utomstående företag.
Drift-arbetet inom fastighetsförvaltning syftar främst till att upprätthålla ett objekts funktion så att det kan uppfylla de krav som verksamheten kräver (Aff, 2015). Aktiviteter som ventilationskontroll och årliga tillsynskontroller av objekt är ofta schemalagda hos fastighetsbolagen samtidigt som samtliga respondenter har löpande felanmälningar av driftstörningar som löpande tas om hand under normala omständigheter.
Företag 1, 2, 6, 7 och 8 berättade att de har fortsatt med de löpande felanmälningarna som vanligt men att felanmälningarna minskade markant i början av pandemin. Anledningen till de minskade felanmälningarna tror företagen beror på hälsorisken och att hyresgästerna endast väljer att felanmäla om det är akut. Både företag 5 och 7 belyser att ventilationskontroller inte har kunnat utföras på samma sätt som tidigare då det har varit svårt att komma åt inne i fastigheterna. Resterande företag har fortsatt som vanligt med sitt driftarbete.
Gällande underhållsarbetet visar empirin att företag 1, 2, 3 och 5 även där valt att fortsätta med sitt underhållsarbete som vanligt. Företag 4, 6, 7 och 8 har däremot avvaktat med viss del av underhållsarbetet. Företag 4 valde att fortsätta med underhållsarbetet som vanligt men att det minskats under pandemin då vissa kontor inte har velat få in fastighetsskötare i onödan. Företag 6, som verkar i Stockholm valde att helt pausa drift- och underhållsarbetet helt såvida det inte var så pass akut att det kunde innebära stor skada för fastigheterna.
Åtgärden gjordes utifrån ett hälsoperspektiv och respondenten belyser att de beaktar en framtida underhållsskuld i fastigheterna. Företag 4 och 7 har dock noterat att en del av deras hyresgäster har jobbat hemifrån vilket minskar slitage i fastheten och till viss det behovet av drift- och underhållsarbetet. Företag 3 menade att om underhållsarbetet pausas går det fort innan större åtgärder måste vidtas vilket kan bli kostsamt för fastighetsbolaget. I företag 8 är det i många fall hyresgästen själv som sköter det löpande underhållet i samråd med fastighetsägaren. Respondenten för företaget berättar vidare att det är känt hos dem att hyresgästerna, som verkar inom hotellbranschen, kraftigt dragit ner på personal vilket skapar en risk för en framtida underhållsskuld. Empirin visar dock att samtliga företag är medvetna om att underhållsarbetet till viss del har minskat under pandemin men att det kommer att åtgärdas inom kort. Resonemanget går i linje med tidigare forskning som belyser att ett eftersatt underhåll lätt leder till att hyresgästerna blir missnöjda som i sin tur kan leda till ökade vakanser (Remøy & van der Voordt, 2007).
Empirin visar vidare att företag 7 valde att avvakta med investeringar tills vidare. Företag 6 belyste att deras pågående byggnationer är deras största ekonomiska risk då försenad inflyttning kan leda till ersättning till samtliga hyresgäster som redan skrivit kontrakt.
Företag 3, som även äger en hotellfastighet nära vatten valde att redan våren 2020 ta fram nya bygghandlingar för att vid en konkurs av hotellet, omgående bygga om den till en lägenhetsfastighet för att få in nya hyresgäster. Företag 8, som enbart äger hotellfastigheter valde att i de fastigheter som stod tomma utnyttja situationen och utveckla dem genom olika investeringar. Respondenten för företaget menade att man vanligtvis måste göra investeringar i samråd med hyresgästen, vilket de flesta inte har något större överskottskapital till i dagsläget. Därför kan de nu göra vissa investeringar utan att behöva stämma av med hyresgästen.
5.3 Vakanser
Det finns ett samband mellan vakanser i kommersiella fastigheter och hur den ekonomiska situationen i samhället ser ut (Lind & Lundström, 2009). Sambandet har sin grund i att lokalhyresgäster har verksamheter som är beroende av att människor köper deras produkter eller tjänster. Utifrån empirin går det att utläsa att graden av vakanser har varierat beroende på vilken typ av fastigheter som företaget har i sitt bestånd och vilka branscher som hyr av dem. En del fastighetsbolag har klarat sig lindrigt ifrån vakanser medan andra haft fler. För de som har haft vakanser har det medfört att de fått sämre kassaflöden.
De företag som var mest drabbade av vakanser var företag 2, 3 och 8. Företagen var lokaliserade i Jönköping, Tranås, Stockholm och gemensamt för företag 3 och 8 var att båda hade hotellfastigheter i sitt bestånd. Dessa tre företag har också arbetat med att vara flexibla och försöka hjälpa sina hyresgäster antingen genom att erbjuda tillfälligt sänkta hyror, hyresstöd eller att låta de betala hyrorna senare än vad de brukar. Företag 3 hade ett flertal kontorsfastigheter men ville inte gå in specifikt på graden av vakanser. För att förebygga vakanser har till exempel företag 8 valt att investera i befintligt bestånd för att vara attraktiva när det börja lättas på restriktionerna. Företag 1, 4, 5, 6, och 7 har inte haft några betydande vakanser i sitt bestånd, de var lokaliserade i Jönköping, Helsingborg, Värnamo, Växjö och Stockholm.
De aktioner som staten och fastighetsbolagen har gjort i form av hyresstöd och hyresregleringar har lett till att majoriteten av fastighetsbolagens kommersiella hyresgäster har klarat sig från konkurs. Aktionerna har resulterat i att vakanserna inte blev lika omfattande som befarats. Det hyresstöd som staten erbjöd till utsatta branscher under våren 2020 var tillräckligt för att företag 1 skulle klara sig från större vakanser. Företag 4, 5 och 7 har alla arbetat med kunden och försökt hålla en kontakt och föra täta dialoger. Företagen menar att genom en god kundkontakt blir det lättare att förstå sina hyresgäster och anpassa sig utefter rådande situation. Vad som krävs i form av hyresregleringar och hyresstöd underlättas således av detta. Företag 7 belyser också att de har gett ut hyresstöd till branscher som inte är berättigad det statliga hyresstödet. Företag 7 menar att en nöjd hyresgäst som är framgångsrik också är en fördel för fastighetsbolaget. Företag 6 är av åsikten att ett blandat
fastighetsbestånd är viktigt för att förebygga vakanser, dessutom är det en fördel att ha stora företag som hyresgäster. Företag 7 är också av uppfattningen att en bra mix av hyresgäster främjar ett fastighetsbolag eftersom de inte blir lika utsatta om en speciell bransch drabbas hårt. Enligt tidigare teorier finns det ett samband mellan den ekonomiska situationen i samhället och vakanser (Lind & Lundström, 2009). Fast inte alla företag som blivit intervjuade haft stora vakanser berättar företag 2 och 7 om att intresset för att teckna nya hyresavtal för lokaler har svalnat. Fortsätter den trenden skulle det kunna bidra till ökade vakanser i framtiden. Det är dock en utveckling som företagen tror ska förändras men som fortsatt bör beaktas.
Ett undermåligt underhåll kan leda till ökade vakanser (Buitelaar et al., 2021) och är underhållet eftersatt leder det till att kunderna blir missnöjda vilket också kan leda till fler vakanser (Remøy & van der Voordt 2007). Insamlad empiri visar att drift- och underhållsarbetet har påverkats för alla företag genom antingen uppskjutet underhåll eller minskade felanmälningar. De som skjutit upp sitt underhållsarbete har också en plan på att åtgärda det i framtiden när samhället börjar öppna upp sig igen. Att ta upp underhållsarbetet igen när samhället börjar gå tillbaka till det normala kommer bli viktigt för att inte få ökade vakanser i sitt fastighetsbestånd.
En annan avgörande faktor för om det blir vakanser eller inte i ett fastighetsbestånd är hur attraktiv som fastigheten är (Brunes, 2015). En fastighet kan bedömas som attraktiv beroende på dennes geografiska läge eller fastighetens egenskaper. Företag 4 bedömer att för att minska vakanser i framtiden kommer det vara viktigt att ha sina fastigheter lokaliserade på attraktiva lägen. Framförallt lyfter företag 4 fram kontor som ett exempel där det är viktigt att erbjuda attraktiva kontor för att locka tillbaka den personal som arbetat hemifrån. Att ha ett attraktivt läge har ett flertal företag poängterat vara viktigt. Företag 1 beskriver ett attraktivt läge som centralt och företag 8 arbetar med att förbättra sitt befintliga bestånd för att vara mer attraktiv när samhället går tillbaka mot mer normala förhållanden.