1. Checklista för gallringsutredning
1.2 Frågeställningar vid gallringsutredning
Vilka frågor som är relevanta för den aktuella gallringsutredningen varierar från fall till fall och avgörs av vilken typ av gallrings-utredning det rör sig om och hur omfattande den är. Det ska inte spela någon roll om det rör sig om digitala eller analoga handlingar.
Det är informationen som står i centrum. För att kunna kartlägga och förstå samt värdera verksamhetens information behöver man ta hjälp av dem som har skapat och arbetar med informationen. Om utredningen innefattar digital information som hanteras och lagras i verksamhetssystem behöver man ofta även ta hjälp av
systemförvaltare eller motsvarande när informationen ska kartläggas och värderas.
Innan myndigheten skickar in sin gallringsframställan behöver den försäkra sig om att samtliga handlingar som föreslås för gallring verkligen kommer att omfattas av ett (myndighetsspecifikt) beslut från stadsarkivet, dvs. att gallringen inte redan föreskrivs i lag (till exempel socialtjänstlagen) – det kan också tänkas att handlingarna omfattas av tidigare utfärdade generella gallringsbeslut. När gallringsutredningen är genomförd är det viktigt att myndigheten förvissat sig om att förslaget verkligen beskriver vad som önskas gallras, när det ska gallras och varför det kan gallras (motivering).
Utgångspunkten kan vara att beskriva vilka handlingar som myndigheten önskar gallra. Den kan också vara den motsatta, att beskriva vilka handlingar som myndigheten kommer att bevara och översiktligt vilka handlingar som då kommer att gallras. Detta är
speciellt förekommande när det gäller gallring i IT-system.
Stadsarkivet gör alltid en helhetsbedömning.
Gallringsutredningen ska resultera i en gallringsframställan som ska remitteras till Stadsledningskontorets juridiska avdelning och Revisionskontoret. Yttrandena bifogas i gallringsframställan. Det finns dock fall då det inte är relevant att inhämta remissvar. Det kan exempelvis ha med handlingarnas ålder att göra.
Frågorna nedan bör i möjligaste mån besvaras i en gallrings-utredning.
1.2.1 Allmänna frågeställningar
Vilket verksamhetsområde avser värderingen?
Vilka processer inom detta verksamhetsområde förekommer informationen i?
Finns det några viktiga avgränsningar för utredningen, dvs information som inte omfattas.
Vilka sammanställningar/ bearbetningar genererar processen huvudsakligen (endast för digital information)?
Vilken tidsperiod spänner informationen över?
Har information av betydelse för processen gallrats av misstag?
Kan den information som ska gallras enligt förslaget återfinnas på annat håll (antingen i staden eller på statlig myndighet)?
Finns det redan gallringsbeslut för liknande handlingar eller liknande verksamhetsområden som kan ge vägledning och underlätta bedömningen?
Har Sveriges kommuner och regioners gallringsråd och Riksarkivets gallrings- och bevarandepolicy ”Bevarandet av nutiden” beaktats i gallringsutredningen?
Vad ska bevaras (kan påverka bedömningen av det som ska gallras)?
Vilken funktion har de handlingstyper som föreslås för gallring (anges om handlingarnas namn inte är
självförklarande)?
Hur ska informationen som är avsedd att bevaras hanteras?
Finns behov att ändra äldre gallringsbeslut som utfärdats för förvaltningen?
1.2.2 Informationens betydelse för allmänhetens rätt att ta del av allmänna handlingar
Är informationen nödvändig för att annan information ska kunna hittas eller förstås? Fungerar informationen
exempelvis som sökregister eller komplement till analog information?
Är informationen nödvändig för att medborgare som berörs av förvaltningens verksamhet ska kunna ta till vara sina intressen?
Skulle gallring innebära att medborgarnas insyn i verksamheten begränsas avsevärt?
Hur länge kan medborgare ha ett direkt intresse av informationen?
Kommer sekretesstiden (om sekretess föreligger) att ha löpt ut innan den föreslagna gallringen genomförs? Allmänheten ska ha möjlighet att ta del av informationen innan den förstörs.
1.2.3 Informationens betydelse för rättskipning och förvaltning
Styrs användningen av informationen av särskilda lagar, förordningar eller föreskrifter?
Behövs informationen för att styrka verksamhetens rättigheter i en bevissituation?
Hur länge behövs informationen för att styrka andras rättigheter eller skyldigheter?
Finns det preskriptionstider att ta hänsyn till?
Hur länge behövs informationen för revision eller annan kontroll inom verksamheten?
Har informationen legat till grund för beslut?
Går det att utröna hur en verksamhet fördelat resurser mellan olika kategorier, så som exempelvis kvinnor/män?
Har informationen betydelse för en medborgares rättssäkerhet?
Finns det andra rättsliga aspekter att ta hänsyn till,
exempelvis beslut i lagar, förordningar eller föreskrifter om
”kortaste bevarandetid”?
Har informationen ett betydande ekonomiskt värde?
Hur länge behövs informationen i verksamheten?
1.2.4 Informationens betydelse för forskning
Har handlingarna ett direkt samband med den verksamhet som myndigheten har att bedriva enligt sin instruktion och som utomstående kan förvänta sig ska finnas dokumenterad hos myndigheten?
Ger handlingarna väsentlig information om myndighetens omvärld?
Handlar informationen i betydande utsträckning om män eller kvinnor? Säger informationen något om mäns och/eller kvinnors levnadsvillkor?
Går det att utläsa andra mönster ur informationen, utifrån perspektiv så som t ex människors ålder, etniska tillhörighet, eller geografiska hemhörighet?
Kan informationen ha betydelse för förståelsen eller värdet av handlingar som uppkommit inom annan verksamhet?
Hur unika är handlingarna eller objekten som informationen handlar om?
Finns det en kontinuitet bakåt i tiden?
Vilken räckvidd har informationen i handlingarna eller konsekvenserna av de fattade besluten?
Utgör informationen obearbetade primärdata eller
sammanställningar på en högre aggregationsnivå (grad av sammanställning) eller både och? Ju lägre aggressionsnivå, desto större är möjligheterna för forskningen att använda insamlade uppgifter i andra syften än de ursprungliga användarnas.
1.2.5 Värdering av digital information i system
För att förstå hur informationen har skapats och använts i system behövs en förståelse för systemstödets uppbyggnad och
funktionalitet. Därför bör alltid systemförvaltare eller motsvarande samt en representant från verksamheten involveras i värderingen.
Här följer några relevanta frågeställningar i värderingsfasen. De ska ses som ett komplement till frågorna i de olika avsnitten ovan.
Innehåller systemet uppgifter som ska bevaras?
Behövs nytt gallringsbeslut eller kan förvaltningen tillämpa befintliga beslut för gallring, exempelvis generella
gallringsbeslut?
Sker någon gallring i systemet idag utifrån befintliga gallringsbeslut?
Är informationen i systemet unik eller finns den även någon annanstans?
Vad är det för system? Vem förvaltar systemet och vem är driftansvarig?
Hur är systemet uppbyggt? Finns det beroenden mellan olika uppgifter i systemet? Finns det beroenden till andra system och/eller lagringsplatser?
Hur arbetar man med informationen i systemet? Vilka är användarna, är det endast den egna förvaltningen eller även andra?
Vilka filformat används i systemet? Finns det analoga handlingar som kompletterar den digitala informationen?
Görs regelbundna bearbetningar och/eller
sammanställningar i systemet? Vilka uppgifter består sammanställningarna av? Ska dessa bevaras eller gallras?
Gallringsutredning i samband med avveckling av IT-system När IT-system ska avvecklas brukar informationen i dem i regel migreras till ett annat system, antingen till stadens e-arkiv eller till ett annat verksamhetssystem. Även om målsättningen är att migrera all information ska man vara medveten om att överföring till ett annat system kan innebära gallring om migreringen leder till:
- informationsförlust,
- förlust av möjliga sammanställningsmöjligheter, - förlust av sökmöjligheter eller
- förlust av möjlighet att fastställa informationens autenticitet.
Exempel på handlingstyper som oftast inte följer med vid migrering till andra system är:
- olika former av metadata - olika typer av loggar
- användaruppgifter och uppgifter om behörigheter - källkod
- systemdokumentation
Vid avveckling av IT-stöd är det viktigt att kontrollera vilka uppgifter som eventuellt inte omhändertas och säkerställa att det finns gallringsbeslut för dessa uppgifter.
1.2.6 Gallringsfrister för det som kan gallras
Vilka gallringsfrister kan föreslås? Hur ska de specificeras?
Ska gallringsfristerna gälla retroaktivt?
Bilaga 2
Checklista och mall för gallringsframställan
En gallringsframställan ska bestå av följande delar:
En översiktlig beskrivning av det eller de verksamhets-områden som informationen representerar, samt redogörelse för hur eventuella avgränsningar har gjorts.
En beskrivning av den eller de processer som informationen skapats i. Om framställan omfattar information i ett centralt IT-system som används av flera förvaltningar räcker det att beskriva verksamheten och typ av information utan
hänvisning till specifika processer, om dessa skiljer sig åt mellan förvaltningarna. I gallringsbeslutet kommer exakta processnummer och processnamn inte anges eftersom dessa kan ändras över tid.
En redogörelse för vilka handlingstyper och uppgifter som processerna huvudsakligen har genererat och som
gallringsframställan omfattar. I de fall den omfattar
sammanställningar/bearbetningar som vanligen görs (gäller framför allt för digital information) ska även dessa
redovisas.
Motiveringar till varför informationen kan gallras. Underlag till dessa motiveringar ges i bilaga 1, Checklista för
gallringsutredning.
Övriga ställningstaganden som gallringsutredningen gjort.
Den eller de gallringsfrister som föreslås.
Remissinstansernas svar samt förvaltningens ställningstagande till dessa.
Gallring av information hos Förebildsförvaltningen
Ärendet
Övergripande beskrivning av ärendet
1. Vilka verksamhetsområden omfattar gallringsframställan?
2. Vilka processer omfattar gallringsframställan?
3. Finns behov att ändra äldre gallringsbeslut som utfärdats för förvaltningen? Ska tidigare beslut ersättas?
4. Ska beslutet gälla retroaktivt? Från när?
Inledning och bakgrund
1. Vad gör Förebildsförvaltningen?
2. Hur har gallringsutredningen gått till?
3. På vilka grunder är information bedömd (vägledningar, gallringsråd, lagstiftning, andra gallringsbeslut)
Beskrivning av information som föreslås till gallring Här beskriver man den information som föreslås till gallring samt motivering till det. Beskrivningen ska svara på de frågor som anges i bilaga 1.
1. Beskrivning av informationen.
2. Värdering av informationen med motivering till gallring utifrån:
Allmänna frågeställningar
Informationens betydelse för allmänhetens rätt att ta del av allmänna handlingar
Informationens betydelse för rättskipning och förvaltning
Informationens betydelse för forskning 3. Förslag till gallringsfrister.
Exempel på hur informationen kan presenteras och beskrivas i gallringsframställan:
Verksamhetsområde 2. Ge verksamhetsstöd Processgrupp 2.1 Hantera personal
Process 2.1.1 Rekrytera
Handlingstyp/
Handlingsslag
Gallringsfrist Kommentar med informationsvärdering
Namn på handlingstypen/
handlingsslaget
Föreslå en gallringsfrist t ex 2 år, 5 år eller 10 år efter upphörande.
Anteckna relevant information rörande handlingstypen och den föreslagna fristen. T ex hänvisning till andra verksamheter gjort en
liknande bedömning eller om gallring endast ska ske i vissa fall.
Remissinstansernas synpunkter
Gallringsframställan ska skickas på remiss till Revisionskontoret och till juridiska avdelningen vid Stadsledningskontoret.
1. Har remissinstanserna haft några synpunkter?
2. Vilka ändringar har gjorts utifrån remissinstansernas synpunkter?
3. Bifoga svaren till gallringsframställan.
Kontaktuppgifter
1. Vem har genomfört gallringsutredningen?
2. Vem/vilka kan kontaktas för frågor rörande utredningen?
Bilaga 3
Exempel på gallringsframställan
Gallring av information hos Förebildsförvaltningen
Ärendet
Förebildsförvaltningen har genomfört en informationsvärdering av sina allmänna handlingar. Värderingen har resulterat i en
bedömning av vilken information som ska bevaras respektive gallras och har sammanställts i denna gallringsframställan.
Informationsvärderingen har även omfattat en jämställdhetsanalys, där man har undersökt huruvida materialet kan ge information om förekomsten av kvinnor och/eller män, samt deras boendesituation.
Förvaltningen anser att uppföljning och forskning utifrån ett jämställdhetsperspektiv möjliggörs med hjälp av den information som föreslås för bevarande, se avsnitt ”Information som hanteras i Förebildsförvaltningens fastighetssystem (för närvarande
FARSAD)”.
Förvaltningen föreslår att informationen under verksamhetsområde 2. ”Ge verksamhetsstöd”, 4. ”Hyra ut bostäder” och 5. ”Hantera kundkontakter” gallras enligt föreslagna frister i denna framställan.
Förvaltningen vill ersätta sina tidigare fattade gallringsbeslut SSA 2010:14 och SSA 2012:08 och vill även att det nya beslutet ska gälla retroaktivt från 2010.
Förvaltningen anser att informationen i denna framställan kan gallras utan att de ändamål som anges i 3 § arkivlagen åsidosätts.
Inledning och bakgrund
Historik och verksamhet
Förebildsförvaltningen bildades den 27 februari 1947. Uppgiften var från början att bygga bra bostäder för barnrika familjer med små ekonomiska resurser. Redan samma år färdigställdes de så kallade barnrikehusen. Sedan dess har Förebildsförvaltningen varit med och bidragit till utvecklingen av nya stadsmiljöer i Stockholm, från Kristineberg på 1930-talet och utbyggnaden av Hornsbergs Strand
och Norra Djurgårdsstaden under 2010-talet. Förvaltningens huvuduppdrag är att bygga, förvalta och hyra ut bostäder.
Förslag på information som ska gallras
Utredningen har tagit hjälp av SKR:s skriftserie ”Bevara eller gallra” - gallringsråd nummer 7 och tidigare fattade gallringsbeslut i Stockholms stad för liknande verksamhet.
Förebildsförvaltningens information regleras främst av Stadsarkivets generella gallringsbeslut:
SSA 2003:13 bevarande och gallring av handlingar i upphandlingsärenden
SSA 2011:09 bevarande och gallring av allmänna handlingar som förekommer inom löne- och personalområdet i Stockholms stad.
SSA 2015:10 beslut om bevarande och gallring av information i bygg- och anläggningsprojekt samt förvaltning
SSA 2016:01 beslut om gallring av information av tillfällig eller ringa betydelse
SSA 2016:13 beslut om bevarande och gallring av räkenskapsinformation i Stockholms stad.
Utöver handlingar som regleras av ovan nämnda gallringsbeslut vill Förebildförvaltningen gallra handlingarna som redovisas i
kolumnerna nedan:
Verksamhetsområde 2. Ge verksamhetsstöd 2.7 Hantera säkerhetsfrågor
I processen ingår säkerhetsfrågor rörande skalskydd, brandskydd, larm, bevakning, passerkort, nyckelhantering samt administrering av IT-säkerhet, brandväggar och behörigheter. Exempel på
information som bevaras i processen: Brandskyddsdokumentation.
Handlingstyp/
handlingsslag
Gallringsfrist Kommentar med informationsvärdering styr vilka personer som har tillgång till
Förebildsförvaltningens fastighetssystem och får lov att göra attesteringar m.m. Eftersom systemet är kopplat till
ekonomiska transaktioner så bör handlingarna sparas i 10 år efter det att anställningen för den anställde som skrivit under blanketten har upphört.
2.8 Redovisa och förvalta information
Här hanteras myndighetens informationsredovisning,
arkivhantering, informationssäkerhet, förfrågan om utlämnande av allmän handling samt PUL-frågor. Exempel på information som bevaras i processen: Arkivbeskrivningar, hanteringsanvisningar, bevarandeförteckningar, arkivleveransreversaler, avslagsärenden
Handlingstyp/
handlingsslag
Gallringsfrist Kommentar med informationsvärdering
Fullmakter för postöppning
Vid avslutad anställning Fullmakter för
postöppning gäller för att underlätta de dagliga administrativa rutinerna på arbetsplatsen. Då den anställde i fråga avslutat sin anställning på arbetsplatsen finns inget behov från
Förebildsförvaltningens sida att behålla
handlingen då den inte längre fyller någon funktion.
2.9 Hantera juridiska ärenden
Processen omfattar skadeståndsärenden, tvister, försäkringsärenden och skaderegleringar av olika slag. Exempel på information som bevaras: Domar och överprövningsärenden i samband med upphandling.
Handlingstyp/
handlingsslag
Gallringsfrist Kommentar med informationsvärdering
Ersättnings-, försäkrings- och skadeståndsärenden
Reklamationsärenden
10 år efter ärendets avslut
Med hänsyn till att den allmänna
preskriptionstiden är 10 år och att
informationen kan ha betydelse som bevis eller annars vara av betydelse för rättsvården bör denna typ av
uppgifter bevaras i 10 år efter ärendets avslut.
Verksamhetsområde 3. Bygga och förvalta bostäder
Hela verksamhetsområdet regleras av det generella gallringsbeslutet SSA 2015:10 beslut om bevarande och gallring av information i bygg- och anläggningsprojekt samt förvaltning.
Verksamhetsområde 4. Hyra ut bostäder 4.1 Hantera uthyrning
Bakgrund
Gallring av inaktuella bostadshyreskontrakt med bilagor regleras för närvarande i beslut SSA 2010:14. Bostadshyreskontraktens bilagor definieras inte i SSA 2010:14 mer än att det exempelvis kan vara
”anvisningshandlingar, ansökningar om uthyrning i andra hand, utslag i hyresnämnd, brev om anstånd med hyran .m.m.”
Informationsvärdering
Kontraktshandlingarnas betydelse för den egna verksamheten är avgörande så länge kontraktet är giltigt då de kan sägas utgöra kärnan i hyresverksamheten. Då kontraktet har upphört minskar
dock betydelsen för den egna verksamheten. Ett undantag är om tvist eller skuldärenden mellan förvaltningen och den tidigare hyresgästen föreligger då informationen i kontraktet fortfarande kan vara viktig. I SSA 2010:14 gjorde Stadsarkivet bedömningen att gallring tio år efter kontraktets upphörande var en väl avvägd frist utifrån informationsbehovet för såväl förvaltningen som för allmänhetens rätt till insyn och enskildas rättssäkerhet då fristen ansågs ligga väl i linje med preskriptionstiden för skadestånd och dylikt. Inga avgörande förändringar har inträffat som skulle ändra den tidigare bedömningen. Därför föreslår förvaltningen att fristerna kvarstår. Förvaltningen vill också lyfta fram fördelen med att
handlingarna i kontraktsakten i så hög utsträckning som möjligt har gemensam gallringsfrist då hanteringen av handlingarna underlättas avsevärt och risken för gallring av misstag minskas. De flesta handlingstyperna som utgör bilagor till bostadshyreskontrakten har också tidigare reglerats i deras myndighetsspecifika gallringsbeslut SSA 2012:08. Ur förvaltningens fastighetssystem bevaras
kontraktsuppgifter. Se under avsnitt ”Information som hanteras i Förebildsförvaltningens fastighetssystem (för närvarande
FARSAD)” för mer information om vilka uppgifter som bevaras.
Handlingstyp/
handlingsslag
Gallringsfrist Kommentar
Hyreskontrakt med
Exempel på tillhörande handlingar:
- Anvisningsdokumentation - Kontrolldokumentation - Ansökan om lägenhetsbyte - Ansökan om överlåtelse av
lägenhet
- Nekade överlåtelser
Andrahands-uthyrningshandlingar - Uppsägningsdokumentation - Borgensförbindelse
- Bostadsanpassnings-handlingar
Se gallringsbeslut SSA 2015:16 Beslut om gallring av information hos AB Bostad för en liknande bedömning.
4.2 Hantera oriktiga hyresförhållanden
Bakgrund
Handlingar i processen ”Hantera oriktiga hyresförhållanden” har tidigare inte reglerats av något gallringsbeslut. Här avses handlingar som uppkommer i ärenden som rör misstänkt otillåten
andrahandsuthyrning eller andra förhållanden där lägenheten inte tillgodoser ett tillräckligt bostadsbehov hos hyresgästen och som därmed kan ligga till underlag för en uppsägning. Processen innefattar initiering i form av en anmälan som kan vara intern eller extern. Därefter påbörjas en utredning som kan leda till ett
kontaktbrev till hyresgästen. Därpå följer eventuell korrespondens.
Om det finns stöd för en uppsägning skickas en
uppsägningsblankett till hyresgästen som väntas återkomma ifylld.
Skulle hyresgästen motsäga sig uppsägningen kan ett hänskjutande till hyresnämnden bli aktuellt och därefter tvist.
Informationsvärdering
Ur verksamhetssynpunkt kan handlingar i många ärenden som bedöms som inaktuella gallras omedelbart efter sista notering. Dock innehåller vissa utredningsärenden relevant information som
behöver finnas kvar i upp till 5 år efter sista notering. Därför föreslår förvaltningen att samtliga utredningsärenden inom processen gallras 5 år efter sista notering. Dokumentation från hyresnämnd och hovrätt i ärenden rörande ”Hantera oriktiga hyresförhållanden” bevaras.
Handlingstyp/
handlingsslag
Gallringsfrist Kommentar
Utrednings-dokumentation
5 år efter sista notering.
Exempel på innehåll i utredningsdokumentation:
- Anmälan - Kontaktbrev
- Korrespondens med hyresgäst
- Ifylld uppsägnings-blankett
- Hänskjutande till hyresnämnd
Se gallringsbeslut SSA 2015:16 Beslut om gallring av information hos AB Bostad för en liknande bedömning.
4.3 Hantera störningar
Bakgrund
Handlingar tillhörande processen ”Hantera störningar” regleras redan i SSA 2012:08. Gallringsutredningen avser här handlingar som uppkommer i ärenden som rör inrapporterade störningar.
Vanligtvis inkommer rapporter till störningsjouren som därefter kontaktar en störningsutredare. Finns det tillräckligt underlag startas då en utredning som eventuellt slutligen kan ligga till underlag för en uppsägning av den störandes hyreskontrakt.
Informationsvärdering
Gallringsfristen som angetts i tidigare beslut har varit ”1 år efter senaste störning”. Förvaltningen vill justera fristen till ”1 år efter senaste notering”, eftersom det är ett enklare sätt att rent praktiskt tillämpa beslutet. Dokumentation i hyresnämnd och hovrätt i ärenden rörande störningsärenden bevaras.
Handlingstyp/
handlingsslag
Gallringsfrist Kommentar
Störningsärenden 1 år efter sista notering i ärendet.
Handlingar som kan ingå i störningsärenden/-akten:
- Störningsrapporter från störningsjouren
- Övriga anmälningar om störning
- Kontaktbrev
- Anmodan om att vidta rättelse (Rättelsebrev) - Svar till anmälaren - Grannbrev
Se gallringsbeslut SSA 2015:16 Beslut om gallring av information hos AB Bostad för en liknande bedömning.
4.4 Hantera vanvårdsärenden
Bakgrund
Processen ”Hantera vanvårdsärenden” har många likheter med
”Hantera störningsärenden”, men utredningen innefattar i högre
utsträckning handlingar som tillträdesdokumentation och kontakt med sociala myndigheter.
Informationsvärdering
Gallringsfristerna följer samma mönster som för störningsärenden och motiveringarna för gallring är detsamma. Dokumentation i hyresnämnd och hovrätt i ärenden rörande vanvård bevaras.
Handlingstyp/
handlingsslag
Gallringsfrist Kommentar
Vanvårdsärenden 1 år efter sista notering i ärendet.
Handlingar som kan ingå i ärende/akt om vanvård:
- Störningsrapporter från störningsjouren
- Övriga anmälningar om störning
- Kontaktbrev
- Anmodan om att vidta rättelse (Rättelsebrev) - Svar till anmälaren - Grannbrev
Information som hanteras i Förebildsförvaltningens fastighetssystem (för närvarande FARSAD)
FARSAD är ett fastighetsadministrativt system. Det omfattar flertalet av Förebildsförvaltningens processer under
verksamhetsområde 3. ”Bygga och förvalta bostäder” och 4. ”Hyra ut bostäder”. Systemet innehåller kopplingar till andra interna och även externa system samt har i stort sett heltäckande uppgifter om förvaltningens fastigheter, hyror och hyresgäster m.m. FARSAD togs i drift (i sin nuvarande form) den 10 december 2012, och är utvecklat i PowerBuilder, ett scriptbaserat utvecklingsverktyg från Sybase.
Eftersom FARSAD ständigt genomgår förändringar vill
förvaltningen ha ett gallringsbeslut med lång giltighet, därför är framställan inte alltför detaljerad. Den utgår inte från informationen
förvaltningen ha ett gallringsbeslut med lång giltighet, därför är framställan inte alltför detaljerad. Den utgår inte från informationen