7.1 Därför värderas informationen
Ett beslut om gallring ska alltid föregås av en utredning av informationens värde på kort och lång sikt, en så kallad
gallringsutredning. Om viss information inte sparas kan verksam-heten skadas. Det är därför viktigt att aktivt ta ställning till vilken information som ska sparas, vilken som ska gallras och när den ska gallras samt dokumentera detta.
Informationsvärderingen ska utgå ifrån arkivlagens 3 § som anger att myndigheternas arkiv är en del av det nationella kulturarvet.
Hänsyn ska tas till
Rätten att ta del av allmänna handlingar
Behovet av information för rättskipningen och förvaltningen, och
Forskningens behov.
Informationsvärderingen ska dokumenteras av demokratiska skäl.
Eftersom alla medborgare har rätt till insyn i offentlig förvaltning måste de också få veta vilka ställningstaganden som ligger bakom att information förstörs. Ställningstaganden ska ta hänsyn till flera olika perspektiv, utöver de juridiska och revisionsmässiga. I de fall män och/eller kvinnor representeras i materialet behöver man till exempel göra en jämställdhetsanalys för att undersöka huruvida informationen kan ge värdefull inblick i mäns och/eller kvinnors levnadsförhållanden.
En jämställdhetsanalys besvarar frågor som ”Hur representeras kvinnor och män i materialet?”,
”Går det att härleda hur resurser fördelats mellan kvinnor och män?” samt ”Ger materialet ledtrådar till kvinnors och mäns olika levnadsförhållanden?”
Att ta hänsyn till flera olika perspektiv när informationen värderas kan vara svårt. Ett sätt kan vara att använda frågorna som ställs i en jämställdhetsanalys, men att utgå från andra kategorier, så som ålder, etnicitet, klass, etc.
7.2 Utgå ifrån verksamhetens processer
Processer kännetecknas som återkommande arbetsflöden med tydlig början och slut. Varje process består av en kedja av aktiviteter som i sin tur kan generera information. Processen riktar sig alltid till en extern eller intern mottagare. En grupp av processer utgör
tillsammans ett verksamhetsområde.
Information ska värderas utifrån dess betydelse för verksamheten, det vill säga för den eller de verksamhetsprocesser den förekommer i. Om förvaltningen redan har kartlagt och beskrivit olika
verksamhetsprocesser kan detta arbete vara till stor hjälp när värderingen ska genomföras. Kartläggningen kan klargöra
informationens betydelse både för olika verksamhetsprocesser och för verksamheten i stort.
7.3 Värdera i ett tidigt skede
Gör tidigt en bedömning om information ska bevaras eller gallras.
Ett första viktigt moment i en informationsvärdering är
avgränsningen. Det kan vara bra att börja med ett eller ett fåtal verksamhetsområden, lämpligen ur förvaltningens kärnverksamhet, om det saknas gallringsbeslut.
7.4 Fråga Stadsarkivet om liknande gallringsutredningar
Ta gärna kontakt med Stadsarkivet i värderingsfasen. Det kanske redan finns gallringsbeslut för liknande handlingar, eller beslut som gäller förvaltningar med liknande verksamhetsområden som kan ge vägledning i bedömningen. Ta del av olika referensmaterial, t.ex.
andra liknande gallringsutredningar och gallringsbeslut samt Riksarkivets gallringsföreskrifter och SKRs gallringsråd.
7.5 Samla allsidig kompetens i arbetsgruppen
Informationsvärderingen kräver ett aktivt deltagande och kompetens från olika delar av verksamheten, inklusive kärnverksamheten, IT och arkivfunktionen. Alla dessa funktioner bör alltså vara
För mer information om processkartläggning, se Stadsarkivets vägledning
”Att redovisa information i Stockholms stad”.
representerade i den grupp som utses att genomföra värderingen.
Vid behov kan man låta personer som är verksamma utanför förvaltningen ingå i referensgruppen.
7.6 Så här värderas digital information i systemstöd
När man värderar digital information som hanteras i system är det huvudsakligen den information som faktiskt har använts i
verksamheten som ska värderas. Man tar alltså ställning till de bearbetningar och sammanställningar som normalt görs genom rutinmässiga åtgärder, inte till alla de som kan göras. Det är de allmänna handlingarna som ska värderas. Vilket systemstöd som stödjer verksamhetsprocessen har en underordnad betydelse i sammanhanget.
När man värderar information i digitala systemstöd behöver man vanligen ha tillgång till system- och användardokumentation och ta hjälp av en systemförvaltare eller liknande i värderingsarbetet. Man behöver förstå hur systemet är uppbyggt och hur man använder det för att skapa regelbundna bearbetningar och/eller
sammanställningar av systemets datauppgifter. Ett bra tillvägagångssätt är att kartlägga systemets arbetsprocesser.
Det är också bra om värderingsarbetet görs i samarbete med någon i verksamheten som arbetar i systemet och som har god kännedom om dess information och hur den används.
När en informationsvärdering ska göras är det viktigt att utföra en komplett kartläggning av informationen som värderas och att man får med kopplingar mellan olika system där samma information eventuellt kan lagras. Därefter behöver man ringa in vilken information som ska ingå i gallringsbeslutet. I möjligaste mån bör man utgå från verksamheten och dess processer och låta dessa styra innehållet i beslutet. Vilket systemstöd som informationen för tillfället lagras i får då en underordnat betydelse.
Ibland kan det vara mera lämpligt att låta ett specifikt IT-system utgöra avgränsningen för själva gallringsbeslutet. Vid den typen av gallringsbeslut är det viktigt att tydliggöra om informationen kan lagras även på andra ställen och om gallring av informationen i det aktuella IT-systemet förutsätter att informationen bevaras i annan ordning, eller om gallring innebär att informationen ska raderas helt och hållet. Ett möjligt angreppssätt vid informationsvärderingen av information som lagras i ett IT-system är att ringa in och beskriva
Exempel på sammanställningar och bearbetningar är lönelistor, övertidsjournaler och
lönespecifikationer ur processen
”Att beräkna och betala ut löner och arvoden” från verksamhetsområdet
”Ge verksamhetsstöd”.
det som ska bevaras och redovisa det i framställan, i stället för att beskriva vad som ska gallras.
Läs mer om relevanta frågeställningar i värderingsfasen i bilaga 1.
För mer information om vad en digital handling är, se Stadsarkivets vägledning Att redovisa information i Stockholms stad.
7.7 Sammanställ och dokumentera resultatet av informationsvärderingen
När informationsvärderingen är klar ska resultatet sammanställas och dokumenteras skriftligt. Om man i värderingen har kommit fram till att all information ska bevaras behöver man endast dokumentera detta i t.ex. ett PM. Det gäller även om man kan tillämpa befintliga gallringsbeslut för den information man vill gallra. Om man däremot behöver ett nytt gallringsbeslut för
informationen man har värderat ska en gallringsframställan skickas till Stadsarkivet.
Se bilaga 1 för checklista för gallringsutredning och relevanta frågeställningar vid värdering.
Start
7.8 Informationsvärdering steg för steg
Kartlägg vilka processer och handlingstyper/
handlingsslag som informationsvärderingen ska omfatta. Utgå ifrån verksamhetens
informationsredovisning, främst hanteringsanvisningarna.
Ta del av olika referensmaterial, t.ex. andra liknande gallringsutredningar och gallringsbeslut samt
Riksarkivets gallringsföreskrifter och SKR:s gallringsråd.
Skriv en gallringsframställan utifrån informationsvärderingen, se rubriken
Från gallringsframställan till gallringsbeslut.
Skriv ett PM utifrån informationsvärderingen och förklara att inget nytt gallringsbeslut
behövs.
Sätt ihop en arbetsgrupp. Samla allsidig kompetens i arbetsgruppen.
Sammanställ och dokumentera resultatet av informationsvärderingen.
Behövs ett gallringsbesl ut?
Ja Nej
Skapa dokument:
underlag till gallringsframställan eller PM
Stäm av och kvalitetssäkra att frågorna i
avsnittet frågeställningar vid gallringsuredning" i bilaga 1 är besvarade.