Att värdera och gallra information i Stockholms stad

start.stockholm

gallra information i

Stockholms stad

Att värdera och gallra information i Stockholms stad December 2017

Dnr: SSA 5.3- 2021/8277 Version: 2.5

Utgivare: Stockholms Stadsarkiv

Kontakt: Tillsyn, rådgivning och normering

Innehåll

1. Inledning ... 5

2. Bevara eller gallra ... 6

2.1 Därför ska rätt information finnas kvar ... 6

2.2 Därför gallras information ... 6

3. Gallring – att förstöra information ... 7

3.1 Gallring kan ske på olika sätt ... 7

3.2 Överföring till annat medium ... 7

4. Rensa handlingar ... 8

4.1 Rensning ska göras under handlingarnas aktualitet ... 8

4.2 Inkomna handlingar är allmänna handlingar ... 8

5. Olika typer av gallringsbestämmelser ... 9

5.1 Tvingande gallringsbestämmelser enligt lag ... 9

5.2 Bestämmelser om kortaste tid en handling ska bevaras ... 9

5.3 Stadsarkivets gallringsbeslut ... 9

5.4 Handlingar av tillfällig eller ringa betydelse ... 10

6. Gallringsfrister... 10

6.1 ”Gallras vid inaktualitet” – måste specificeras i system ... 11

7. Värdera informationen ... 11

7.1 Därför värderas informationen ... 11

7.2 Utgå ifrån verksamhetens processer ... 12

7.3 Värdera i ett tidigt skede ... 12

7.4 Fråga Stadsarkivet om liknande gallringsutredningar ... 12

7.5 Samla allsidig kompetens i arbetsgruppen ... 12

7.6 Så här värderas digital information i systemstöd ... 13

7.7 Sammanställ och dokumentera resultatet av informations- värderingen ... 14

7.8 Informationsvärdering steg för steg ... 15

8. Gallringsframställan ... 15

8.1 Ange tydligt vad som ska gallras... 16

8.2 Ange när informationen ska gallras ... 17

8.3 Motivera varför informationen kan gallras ... 19

8.4 Remiss – intern och extern ... 19

8.5 Från gallringsframställan till gallringsbeslut ... 20

9. När gallringsbeslut har fattats ... 22

9.1 Praktisk hantering ... 22

9.2 Säkerställ att informationen inte skrivs över eller raderas ... 22

9.3 Ompröva tidigare gallringsbeslut ... 22

10. Verkställa gallring ... 23

10.1 Planera gallringen ... 23

10.2 Genomföra gallringen ... 23

11. Redovisa och förvara gallringsbar information ... 26

11.1 Gallringsbar information ska redovisas ... 26

11.2 De flesta gallringsbara handlingar ska förvaras skyddat ... 26

12. Revisionshistorik ... 28

Bilaga 1 ... 29

1. Checklista för gallringsutredning ... 29

1.1 Gallringsutredningen steg för steg ... 29

1.2 Frågeställningar vid gallringsutredning ... 30

Bilaga 2 ... 35

Checklista och mall för gallringsframställan ... 35

Gallring av information hos Förebildsförvaltningen ... 35

Bilaga 3 ... 38

Exempel på gallringsframställan ... 38

Gallring av information hos Förebildsförvaltningen ... 38

1. Inledning

Arkivlagen anger att allmänna handlingar ska bevaras.

Men arkivlagen anger också att allmänna handlingar får gallras. Om vi skulle bevara all information som skapas i Stockholms stads verksamheter skulle detta bli en oöverskådlig mängd. För att underlätta återsökning i våra arkiv behöver vi därför gallra bort den information som inte behöver finnas kvar för all framtid. Att gallra information är därmed en förutsättning för att staden ska ha en effektiv informationsförsörjning.

Vilken information ska bevaras och vilken information ska gallras?

För att kunna svara på detta måste stadens förvaltningar, bolag och stiftelser aktivt ta ställning till och värdera informationens betydelse för framtiden. Att gallra innebär att förstöra information, så att den inte längre finns kvar. Gallring måste därför bygga på medvetna beslut. Den måste vara genomtänkt så att rätt information finns kvar så länge det finns behov av den.

Denna vägledning ska orientera läsaren i regelverket kring värdering och gallring och ge råd om praktisk hantering av information som ska gallras. I vägledningen ges information om bland annat följande:

 Vad olika begrepp som berör gallring betyder.

 Vilka olika typer av gallringsbestämmelser som finns.

 Hur man genomför en informationsvärdering.

 Hur man utformar en gallringsframställan.

 Hur man planerar och utför gallring.

 Hur man hanterar gallringsbara handlingar.

Utgångspunkten är i möjligaste mån medieoberoende. Det är informationen, i form av allmänna handlingar, som står i centrum.

”Pappershandlingar” avser i vägledningen samtliga icke-digitala handlingar, det vill säga alla analoga handlingar.

Vägledningen riktar sig i första hand till dig som arbetar med arkiv- och informationshantering i Stockholms stad.

Här används begreppet ”förvaltning” för stadens myndigheter.

Begreppet omfattar i detta fall även stadens bolag och stiftelser.

För att få svar på frågor om gallring som inte besvaras i denna vägledning kan man vända sig till Stadsarkivets tillsynsverksamhet.

För regelverk som gäller för Stockholms stads arkiv- och informationshantering, se:

Arkivlagen (1990:782)

Arkivregler för Stockholms stad (Kfs 2015:27)

Riktlinjer till stadens arkivregler

Se även Stadsarkivets övriga vägledningar för stadens arkiv- och informationshantering. Dessa finns publicerade på

Stadsarkivets webbplats.

2. Bevara eller gallra

De viktigaste delarna av förvaltningarnas handlingar ska bevaras för eftervärlden. Med bevarande menas för all framtid. För att göra bevarandet möjligt behöver man vidta åtgärder. Mycket information har betydelse endast på kort sikt och kan gallras när den inte längre är relevant.

2.1 Därför ska rätt information finnas kvar

Information sparas av flera anledningar:

 Informationen är en resurs för den egna verksamheten vid förvaltningen, men även för staden som helhet. Den gör att arbetet kan bedrivas på ett ordnat, effektivt och ansvarsfullt sätt.

 Allmänheten har rätt att ta del av förvaltningarnas allmänna handlingar.

 Det finns juridiska och administrativa behov.

 Forskningen behöver kunskap om vår tid.

Handlingar och uppgifter som skapats i förvaltningens styrande verksamhet och inom kärnverksamheten har ofta ett större värde än de som är ett resultat av administrativ stödverksamhet. Inom den administrativa stödverksamheten är det i första hand exempelvis personalakter, vissa räkenskaper och dokumentation inom kommunikation som ska bevaras.

2.2 Därför gallras information

De tre viktigaste skälen till att information gallras är följande:

 Skapa överblick. Ett arkiv där handlingar med lågt

informationsvärde inte har gallrats kan bli svåröverskådligt med tiden, medan ett arkiv där endast den väsentliga informationen återstår blir mer överblickbart.

 Skydda den personliga integriteten. Vanligtvis skyddas den enskilda individens personliga integritet i informationen genom offentlighets- och sekretesslagen, men i några fall har riksdagen beslutat att uppgifter som kan skada

människors integritet ska gallras.

 Hålla ned kostnader. Kostnader för till exempel arkivlokaler och olika bevarandeinsatser måste vägas mot den nytta vi har av informationen.

Verksamheten kan behöva information under en viss tid för att till exempel kunna styrka rättigheter i en bevissituation eller för att kunna genomföra revision eller annan kontroll. Viss information kan också behövas för att kunna styrka andra rättigheter eller skyldigheter. Ibland finns det preskriptionstider att ta hänsyn till när man bestämmer hur länge handlingarna ska finnas kvar i verksamheten.

3. Gallring – att förstöra information

3.1 Gallring kan ske på olika sätt

Att gallra är att förstöra allmänna handlingar. När en handling eller uppgift har gallrats är informationen oåterkalleligen borta.

Analoga handlingar kan gallras, till exempel genom malning, tuggning eller bränning. För digital information kan det ibland vara svårare att avgöra när gallringen sker. I digitala sammanhang

innebär gallring inte enbart att information raderas eller skrivs över/

uppdateras (om versionshantering eller historikfunktion saknas). En gallring har också inträffat om sökvägar eller möjligheterna till bearbetning och sammanställning tas bort eller om möjligheten att fastställa informationens äkthet går förlorad.

Läs mer om att verkställa gallring på sid 23-26.

3.2 Överföring till annat medium

Det kan ibland betraktas som gallring om man för över information från ett medium till ett annat, till exempel från ett digitalt medium till papper, och sedan förstör informationen på det ursprungliga mediet. Det beror på att pappersutskrifter inte alls möjliggör de sammanställningar/bearbetningar som kan göras i digital miljö.

Exempel på detta är när digitala diarier tas ut på papper. Diariet kanske bara tas ut i kronologisk ordning. Därigenom begränsas möjligheten att söka i diariet och presentera det i olika

sorteringsordningar, till exempel alfabetiskt efter avsändare/mottagare. Andra exempel kan vara när man komprimerar digitala bilder eller när man skannar in

pappershandlingar, till exempel ritningar, och samtidigt väljer bort någon dimension, till exempel färg, eller annan betydelsebärande enhet, till exempel möjligheten att läsa en uppgift av en viss storlek.

Förvaltningarna får emellertid gallra handlingar som ersatts av nya i samband med att information förs över till nya medier, om

överföringen inte medför informationsförlust och endast smärre förluster av ursprunglig funktionalitet, det vill säga sök- och bearbetnings-/sammanställningsmöjligheter. Det framgår av Stadsarkivets generella gallringsbeslut, SSA 2016:01, för handlingar av tillfällig eller ringa betydelse. Det kan vara bra att rådgöra med Stadsarkivet om man ska göra medieöverföringar och

är osäker på om dessa kräver ett särskilt gallringsbeslut eller om de omfattas av det generella gallringsbeslutet.

4. Rensa handlingar

Gallring och rensning är två snarlika begrepp, som båda innebär att förstöra handlingar, men medan gallring innebär att förstöra

allmänna handlingar, är rensning att förstöra handlingar som inte är allmänna. Allmänna handlingar får bara gallras med stöd i ett beslut.

4.1 Rensning ska göras under handlingarnas aktualitet

Rensningen måste ske innan ett ärende eller projekt har avslutats.

Detta innebär att handläggaren går igenom handlingarna innan de ska arkiveras och plockar bort till exempel:

 Utkast, kopior eller trycksaker som saknar betydelse för förståelsen av ärendet.

 Minnesanteckningar som inte tillfört ärendet sakuppgift.

Om rensningen ska genomföras efter det att ett ärende har avslutats, måste det finnas ett beslut om gallring, eftersom dessa handlingar då blir allmänna handlingar.

4.2 Inkomna handlingar är allmänna handlingar

Handlingar som inkommit till förvaltningen är alltid allmänna handlingar och kan därför inte rensas. För inkomna handlingar måste det alltså finnas ett gallringsbeslut, även om de saknar betydelse för ett ärende. Likaså blir arkivkopior på handlingar som har sänts iväg från förvaltningen allmänna handlingar.

Vissa allmänna handlingar får gallras med stöd i Stadsarkivets generella gallringsbeslut för handlingar av tillfällig eller ringa betydelse.

5. Olika typer av

gallringsbestämmelser

Allmänna handlingar får endast gallras med stöd i lag, förordning eller beslut som fattats av arkivmyndigheten. De flesta

bestämmelser om gallring hos stadens förvaltningar finns i Stadsarkivets gallringsbeslut.

5.1 Tvingande gallringsbestämmelser enligt lag

I sällsynta fall finns tvingande gallringsbestämmelser enligt lag.

Dessa bestämmelser gäller alltid före beslut fattade av Stadsarkivet.

I Stockholms stad är endast socialtjänstlagen och lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) aktuella. Dessa reglerar att de flesta socialtjänstakter måste gallras efter en viss tid.

5.2 Bestämmelser om kortaste tid en handling ska bevaras

Ibland finns bestämmelser i lag eller förordning om den kortaste tid en handling ska bevaras. Exempel är patientdatalagen och

bokföringslagen, lagen om kommunal redovisning som föreskriver en minimitid för arkivering av patientjournaler och fakturor. Denna typ av bestämmelser får dock inte förväxlas med gallringsbeslut, det vill säga att man ska gallra handlingarna efter den bestämda tidens utgång. För dessa handlingar gäller att förvaltningen först måste få ett gallringsbeslut av Stadsarkivet, om det inte redan finns ett sådant beslut. Likaså innehåller inte personuppgiftslagen några

bestämmelser om gallring som gäller förvaltningarna i Stockholms stad, utan även här måste Stadsarkivet fatta beslut om gallring.

5.3 Stadsarkivets gallringsbeslut

Många av Stadsarkivets gallringsbeslut gäller en enda eller ett fåtal förvaltningar och tillkommer också på deras förslag. Det finns även gallringsbeslut som gäller de flesta eller samtliga förvaltningar i staden, så kallade generella gallringsbeslut, vilka initieras av Stadsarkivet. Samtliga gällande gallringsbeslut är publicerade på Stadsarkivets webbplats.

Stora delar av de handlingstyper som förekommer i kommunal verksamhet har bedömts ur gallringssynpunkt i de kommunala gallringsråden som ges ut av Sveriges Kommuner och Regioner (SKR) i serien ”Bevara eller gallra?” Dessa gallringsråd finns på Samrådsgruppens webbplats www.samradsgruppen.se.

Allmänna råd finns också i Riksarkivets författningssamling, RA-FS, på Riksarkivets webbplats:

www.riksarkivet.se. En skrift av mer övergripande karaktär är Riksarkivets ”Bevarandet av nutiden, en nationell gallrings- och bevarandepolicy”.

5.4 Handlingar av tillfällig eller ringa betydelse

I en förvaltnings verksamhet skapas alltid en hel del information som har ett litet eller bara tillfälligt värde. Det kan röra sig om reklam, kursinbjudningar, cirkulär eller olika slags register, som endast används för att utgöra ett kortvarigt stöd i verksamheten.

Hur sådana handlingar ska gallras regleras i Stadsarkivets generella gallringsbeslut SSA 2016:01 som reglerar information av tillfällig eller ringa betydelse. Om man vill gallra i enlighet med det

generella beslutet måste man fatta ett tillämpningsbeslut. Detta görs lämpligen i hanteringsanvisningarna, där man anger namn på handlingstyp och gallringsfrist samt gör en hänvisning till Stadsarkivets beslut.

Det är ibland svårt att dra gränsen mellan vilka typer av handlingar som kan anses ha tillfällig eller ringa betydelse och som därmed omfattas av det generella gallringsbeslutet och vilka som

förvaltningen måste begära tillstånd hos Stadsarkivet om att få gallra. Därför är det bra att samråda med Stadsarkivet i sådana frågor.

6. Gallringsfrister

I gallringsbeslutet framgår hur lång tid som ska förflyta innan gallringen genomförs, det vill säga hur lång gallringsfristen är.

Gallringsfristen anges oftast i år. Exempelvis ska många

räkenskapshandlingar gallras efter 7 kalenderår. Ibland anges att en handlingstyp ska gallras 10 år efter att ett avtal upphört att gälla eller garantitiden har löpt ut.

I stadens arkivregler (Kfs 2015:27) slås det fast att förvaltningarna utan dröjsmål ska förstöra handlingar för vilka gallringsfristen har löpt ut. Verkställande av gallring kan senareläggas om det finns särskilda skäl för detta. Förvaltningen ska då rådgöra med Stadsarkivet.

Ibland är gallringsfristen ”vid inaktualitet”, vilket kan betyda olika lång tid för olika typer av handlingar eller uppgifter. Förvaltningen avgör själv vad begreppet ”gallras vid inaktualitet” betyder i det enskilda fallet, det vill säga när behovet av handlingen upphör. Hur gallringsfristen ”vid inaktualitet” ska tolkas bestäms vanligen av ett

villkor, exempelvis ”gallras efter att en sammanställning upprättats”. Tolkningen ska dokumenteras på lämpligt ställe, förslagsvis i hanteringsanvisningarna.

6.1 ”Gallras vid inaktualitet” – måste specificeras i system

För att kunna automatisera gallringen i ett system måste

gallringsfristen specificeras och kopplas till ett villkor. Systemet kan inte tolka ”gallras vid inaktualitet”. Fristen behöver därför anges på ett sätt som systemet förstår, exempelvis ”gallras 2 år efter beslutsdatum”. Tänk på att ställa krav på gallringsfunktioner vid ny- eller vidareutveckling av system.

7. Värdera informationen

7.1 Därför värderas informationen

Ett beslut om gallring ska alltid föregås av en utredning av informationens värde på kort och lång sikt, en så kallad

gallringsutredning. Om viss information inte sparas kan verksam- heten skadas. Det är därför viktigt att aktivt ta ställning till vilken information som ska sparas, vilken som ska gallras och när den ska gallras samt dokumentera detta.

Informationsvärderingen ska utgå ifrån arkivlagens 3 § som anger att myndigheternas arkiv är en del av det nationella kulturarvet.

Hänsyn ska tas till

 Rätten att ta del av allmänna handlingar

 Behovet av information för rättskipningen och förvaltningen, och

 Forskningens behov.

Informationsvärderingen ska dokumenteras av demokratiska skäl.

Eftersom alla medborgare har rätt till insyn i offentlig förvaltning måste de också få veta vilka ställningstaganden som ligger bakom att information förstörs. Ställningstaganden ska ta hänsyn till flera olika perspektiv, utöver de juridiska och revisionsmässiga. I de fall män och/eller kvinnor representeras i materialet behöver man till exempel göra en jämställdhetsanalys för att undersöka huruvida informationen kan ge värdefull inblick i mäns och/eller kvinnors levnadsförhållanden.

En jämställdhetsanalys besvarar frågor som ”Hur representeras kvinnor och män i materialet?”,

”Går det att härleda hur resurser fördelats mellan kvinnor och män?” samt ”Ger materialet ledtrådar till kvinnors och mäns olika levnadsförhållanden?”

Att ta hänsyn till flera olika perspektiv när informationen värderas kan vara svårt. Ett sätt kan vara att använda frågorna som ställs i en jämställdhetsanalys, men att utgå från andra kategorier, så som ålder, etnicitet, klass, etc.

7.2 Utgå ifrån verksamhetens processer

Processer kännetecknas som återkommande arbetsflöden med tydlig början och slut. Varje process består av en kedja av aktiviteter som i sin tur kan generera information. Processen riktar sig alltid till en extern eller intern mottagare. En grupp av processer utgör

tillsammans ett verksamhetsområde.

Information ska värderas utifrån dess betydelse för verksamheten, det vill säga för den eller de verksamhetsprocesser den förekommer i. Om förvaltningen redan har kartlagt och beskrivit olika

verksamhetsprocesser kan detta arbete vara till stor hjälp när värderingen ska genomföras. Kartläggningen kan klargöra

informationens betydelse både för olika verksamhetsprocesser och för verksamheten i stort.

7.3 Värdera i ett tidigt skede

Gör tidigt en bedömning om information ska bevaras eller gallras.

Ett första viktigt moment i en informationsvärdering är

avgränsningen. Det kan vara bra att börja med ett eller ett fåtal verksamhetsområden, lämpligen ur förvaltningens kärnverksamhet, om det saknas gallringsbeslut.

7.4 Fråga Stadsarkivet om liknande gallringsutredningar

Ta gärna kontakt med Stadsarkivet i värderingsfasen. Det kanske redan finns gallringsbeslut för liknande handlingar, eller beslut som gäller förvaltningar med liknande verksamhetsområden som kan ge vägledning i bedömningen. Ta del av olika referensmaterial, t.ex.

andra liknande gallringsutredningar och gallringsbeslut samt Riksarkivets gallringsföreskrifter och SKRs gallringsråd.

7.5 Samla allsidig kompetens i arbetsgruppen

Informationsvärderingen kräver ett aktivt deltagande och kompetens från olika delar av verksamheten, inklusive kärnverksamheten, IT och arkivfunktionen. Alla dessa funktioner bör alltså vara

För mer information om processkartläggning, se Stadsarkivets vägledning

”Att redovisa information i Stockholms stad”.

representerade i den grupp som utses att genomföra värderingen.

Vid behov kan man låta personer som är verksamma utanför förvaltningen ingå i referensgruppen.

7.6 Så här värderas digital information i systemstöd

När man värderar digital information som hanteras i system är det huvudsakligen den information som faktiskt har använts i

verksamheten som ska värderas. Man tar alltså ställning till de bearbetningar och sammanställningar som normalt görs genom rutinmässiga åtgärder, inte till alla de som kan göras. Det är de allmänna handlingarna som ska värderas. Vilket systemstöd som stödjer verksamhetsprocessen har en underordnad betydelse i sammanhanget.

När man värderar information i digitala systemstöd behöver man vanligen ha tillgång till system- och användardokumentation och ta hjälp av en systemförvaltare eller liknande i värderingsarbetet. Man behöver förstå hur systemet är uppbyggt och hur man använder det för att skapa regelbundna bearbetningar och/eller

sammanställningar av systemets datauppgifter. Ett bra tillvägagångssätt är att kartlägga systemets arbetsprocesser.

Det är också bra om värderingsarbetet görs i samarbete med någon i verksamheten som arbetar i systemet och som har god kännedom om dess information och hur den används.

När en informationsvärdering ska göras är det viktigt att utföra en komplett kartläggning av informationen som värderas och att man får med kopplingar mellan olika system där samma information eventuellt kan lagras. Därefter behöver man ringa in vilken information som ska ingå i gallringsbeslutet. I möjligaste mån bör man utgå från verksamheten och dess processer och låta dessa styra innehållet i beslutet. Vilket systemstöd som informationen för tillfället lagras i får då en underordnat betydelse.

Ibland kan det vara mera lämpligt att låta ett specifikt IT-system utgöra avgränsningen för själva gallringsbeslutet. Vid den typen av gallringsbeslut är det viktigt att tydliggöra om informationen kan lagras även på andra ställen och om gallring av informationen i det aktuella IT-systemet förutsätter att informationen bevaras i annan ordning, eller om gallring innebär att informationen ska raderas helt och hållet. Ett möjligt angreppssätt vid informationsvärderingen av information som lagras i ett IT-system är att ringa in och beskriva

Exempel på sammanställningar och bearbetningar är lönelistor, övertidsjournaler och

lönespecifikationer ur processen

”Att beräkna och betala ut löner och arvoden” från verksamhetsområdet

”Ge verksamhetsstöd”.

det som ska bevaras och redovisa det i framställan, i stället för att beskriva vad som ska gallras.

Läs mer om relevanta frågeställningar i värderingsfasen i bilaga 1.

För mer information om vad en digital handling är, se Stadsarkivets vägledning Att redovisa information i Stockholms stad.

7.7 Sammanställ och dokumentera resultatet av informationsvärderingen

När informationsvärderingen är klar ska resultatet sammanställas och dokumenteras skriftligt. Om man i värderingen har kommit fram till att all information ska bevaras behöver man endast dokumentera detta i t.ex. ett PM. Det gäller även om man kan tillämpa befintliga gallringsbeslut för den information man vill gallra. Om man däremot behöver ett nytt gallringsbeslut för

informationen man har värderat ska en gallringsframställan skickas till Stadsarkivet.

Se bilaga 1 för checklista för gallringsutredning och relevanta frågeställningar vid värdering.

Start

7.8 Informationsvärdering steg för steg

Kartlägg vilka processer och handlingstyper/

handlingsslag som informationsvärderingen ska omfatta. Utgå ifrån verksamhetens

informationsredovisning, främst hanteringsanvisningarna.

Ta del av olika referensmaterial, t.ex. andra liknande gallringsutredningar och gallringsbeslut samt

Riksarkivets gallringsföreskrifter och SKR:s gallringsråd.

Skriv en gallringsframställan utifrån informationsvärderingen, se rubriken

Från gallringsframställan till gallringsbeslut.

Skriv ett PM utifrån informationsvärderingen och förklara att inget nytt gallringsbeslut

behövs.

Sätt ihop en arbetsgrupp. Samla allsidig kompetens i arbetsgruppen.

Sammanställ och dokumentera resultatet av informationsvärderingen.

Behövs ett gallringsbesl ut?

Ja Nej

Skapa dokument:

underlag till gallringsframställan eller PM

Stäm av och kvalitetssäkra att frågorna i

avsnittet frågeställningar vid gallringsuredning" i bilaga 1 är besvarade.

8. Gallringsframställan

När en informationsvärdering är gjord och man har identifierat information som man vill gallra ska resultatet dokumenteras och sammanställas i en gallringsframställan till Stadsarkivet. För checklista och mall på gallringsframställan, se bilaga 2. I bilaga 3 presenteras ett exempel på gallringsframställan.

Förvaltningen behöver försäkra sig om att samtliga handlingar som föreslås för gallring verkligen ska omfattas av ett

myndighetsspecifikt beslut från Stadsarkivet, det vill säga att gallringen inte redan är reglerad i lag eller i tidigare generella gallringsbeslut.

När gallringsframställan är färdig är det viktigt att förvissa sig om att förslaget verkligen beskriver vad som önskas gallras, när det ska gallras och varför det kan gallras (motivering). Man behöver

redovisa sitt resonemang kring varför informationen bedöms som icke bevarandevärd. Detta gör man genom att presentera vilka bedömningskriterier man har utgått ifrån. Det är också viktigt att klargöra huruvida man gjort bedömningen att en

jämställdhetsanalys är relevant eller inte, samt vad den i så fall visar.

8.1 Ange tydligt vad som ska gallras

Vilka frågor i checklistan som är relevanta att besvara och hur utförliga svaren ska vara, varierar från fall till fall och avgörs av vilken typ av information det rör sig om. För till exempel administrativa handlingar av mindre betydelse behöver

beskrivningen inte göras så utförlig. Viktigare information från förvaltningens kärnverksamheter kräver däremot utförligare resonemang.

Benämningar som används internt inom en förvaltning kan ofta vara obegripliga för en utomstående. Om handlingstypens eller

uppgiftens namn inte är självförklarande måste funktionen, det vill säga hur informationen används, beskrivas.

Ibland måste man istället utgå från bevarandeperspektivet Det räcker inte alltid med att redogöra för vad som ska gallras.

Ibland behöver man också beskriva vad som ska bevaras, eftersom det kan påverka bedömningen av det som ska gallras. Det kan till exempel handla om information som förekommer på flera ställen och endast behöver bevaras på ett av dessa. Ibland kan det bli

Då en förvaltning påbörjar en anslutning till stadens gemensamma e-arkiv måste informationen först ha värderats och ett eventuellt gallringsbeslut fattats. Det är möjligt att leverera gallringsbar information till e-arkivet, men det ställer vissa krav på metadata avseende villkor och tidsfrist. För att säkerställa verkställande av gallring i e-arkivet behöver detta anges i

anslutningsprojektets

kravspecifikation för leveransen.

nödvändigt att vända helt på perspektivet. Utgångspunkten när man skriver en gallringsframställan är vanligen att beskriva vilka

handlingstyper man önskar gallra. Här blir den istället den motsatta, det vill säga att beskriva vilka handlingar som förvaltningen

kommer att bevara och bara översiktligt vilken information som man vill gallra. Detta är speciellt förekommande när det gäller gallring av databasinformation. Stadsarkivet gör alltid en helhetsbedömning. Förvaltningen måste sedan översätta och analysera tillämpningen av bevarandebeslutet.

8.2 Ange när informationen ska gallras

Gallringsfrist ska framgå för varje handlingstyp eller uppgift.

Gallringsfristen anges i år eller månader, eller ”vid inaktualitet”

samt en specifikation av vad detta betyder i det aktuella fallet. För att underlätta tillämpningen av det kommande gallringsbeslutet är det viktigt att ange från när gallringsfristen ska börja räknas. Fristen kan exempelvis anges på följande sätt:

 Gallras 2 år efter beslut

 Gallras 2 år efter avtalstidens utgång

 Gallras 2 år efter inkommen/upprättad handling

 Gallras 2 år efter sista notering i ärendet

Om man önskar att gallringsbeslutet ska gälla retroaktivt måste detta anges samt från vilket år det ska gälla. Annars gäller gallringsbeslutet från Stadsarkivets beslutsdatum.

Man kan välja en och samma gallringsfrist för all information som är knuten till ett verksamhetsområde eller flera olika gallringsfrister för olika processer eller sammanställningar inom ett och samma verksamhetsområde. Försök i sådana fall att ha så enhetliga gallringsfrister som möjligt.

Val av gallringsfrist

Fördelar Nackdelar

Samma gallringfrist för ett verksamhets- område

Endast en gallringsfrist att bevaka. Kräver mindre resurser att ut- reda och verkställa.

All information som tillhör verksamhets- området måste sparas till dess att

gallringsfristen löpt ut.

Gallringsbar

information riskerar att tynga till exempel ett IT-system i onödan.

Val av gallringsfrist

Fördelar Nackdelar

Olika gallringsfrister för olika processer och

sammanställningar (för digital

information)

Gallringsbar

information riskerar inte att tynga till

exempel ett IT-system i onödan. En

noggrannare värdering innebär färre risker för att viktig information förstörs för tidigt.

Det kan krävas särskilda resurser att utreda och verkställa.

Undersök möjligheten att frysa information

För digital information är det möjligt att ”frysa” information vid en viss tidpunkt, till exempel ett visst datum varje år. Det innebär att all den information som är aktuell vid just det ögonblicket bevaras, medan gallring i form av uppdateringar sker fortlöpande under året i övrigt. Stadsarkivet har till exempel medgivit att fastighetsanknuten information hos stadens bostadsbolag får bevaras utifrån denna princip. Detta kan vara en lämplig lösning i de fall uppgifterna sällan uppdateras samtidigt som systemet eller formatet saknar goda arkivuttagsmöjligheter. Risken för informationsförluster under året svarar då inte mot kostnaderna att bevara allt.

8.3 Motivera varför informationen kan gallras

Det är viktigt att noggrant motivera den föreslagna gallringen.

Varför bör den aktuella informationen kunna gallras? Varför föreslås en viss gallringsfrist?

Exempel på motivering kan vara:

 Information bedöms inte ha ett långsiktigt värde enligt kriterierna i 3 § arkivlagen:

- rätten att ta del av allmänna handlingar - behovet av information för rättsskipningen och

förvaltningen (verksamhetens behov) eller - forskningens behov.

 Informationen finns i andra handlingar eller uppgifter som bevaras.

 Kostnaden för att bevara och vårda information för all framtid är så stor att den inte motsvarar eller kan rättfärdigas genom informationens värde.

8.4 Remiss – intern och extern

Innan gallringsframställan lämnar förvaltningen kan det vara bra att låta den gå på en internremiss, så att berörd personal får möjlighet att lämna synpunkter.

En gallringsframställan ska normalt sett alltid passera

Stadsledningskontorets juridiska avdelning och Revisionskontoret för synpunkter innan den skickas till Stadsarkivet. Det finns dock fall då det inte är relevant att begära synpunkter från dessa

remissinstanser. Det kan till exempel ha med handlingarnas ålder att göra, det vill säga att handlingarna är så pass gamla att de

egentligen bara behöver bedömas ur forskningssynpunkt. Givetvis kan juridiska avdelningen och Revisionskontoret kontaktas för diskussioner redan under utredningens gång.

Om Revisionskontoret eller juridiska avdelningen har synpunkter på gallringsframställan ska dessa beaktas och framställan eventuellt omarbetas, innan den skickas till Stadsarkivet. Båda

remissyttrandena ska bifogas den slutliga gallringsframställan.

Stadsarkivet gör sedan en samlad bedömning av gallringsförslaget.

Bedömningen utgår från arkivlagen, den nationella bevarande- och gallringspolicyn samt Sveriges Kommuner och Landstings

gallringsråd. Stadsarkivet bedömer primärt forskningsvärdet hos de handlingar som föreslagits för gallring, eftersom

gallringsframställan redan har granskats i juridiskt och ekonomiskt hänseende av Revisionskontoret och juridiska avdelningen.

På nästa sida beskrivs de olika stegen från upprättad gallringsframställan fram till ett färdigt gallringsbeslut.

8.5 Från gallringsframställan till gallringsbeslut

Bild 2. Flödesschema som visar stegen från gallringsframställan till gallringsbeslut.

Start Skriv en gallringsframställan

Sammanställ resultatet efter internremissen och gör eventuella ändringar

Skapa dokumentet

Uppdatera dokumentet

Bifoga remissvar Färdigställ dokumentet Sammanställ resultatet efter remissen och gör eventuella

ändringar

Stadsarkivet fattar ett gallringsbeslut

När Stadsarkivets gallringsbeslut har kommit ska berörd personal informeras, hanteringsanvisningar

och rutiner uppdateras.

Tillämpa beslutet!

Avslut

Övriga rutiner Uppdatera hanterings- anvisningar Skicka gallringsframställan på

internremiss

Skicka gallringsframställan på remiss till revisionskontoret och

SLK:s juridiska avdelning

Skicka gallringsframställan till Stadsarkivet för beslut

9. När gallringsbeslut har fattats

9.1 Praktisk hantering

När Stadsarkivet har fattat ett gallringsbeslut återstår en del praktiskt arbete hos förvaltningen. Hanteringsanvisningar måste uppdateras. Man kan behöva utarbeta nya rutiner för hur handlingar som nu får gallras ska hanteras. Det kan också behövas nya

gallringsfunktioner i ett verksamhetssystem. Det är alltid viktigt att ge berörd personal på förvaltningen möjlighet att ta del av

gallringsbeslutet.

9.2 Säkerställ att informationen inte skrivs över eller raderas

Den digitala informationen måste kunna lagras och läsas under hela den tid den ska bevaras, i annat fall sker en oreglerad gallring.

Oreglerad gallring kan undvikas genom att:

 Fält är låsta för överskrivning.

 En handling när den är färdigställd konverteras till låsta format.

 Information som uppdateras läggs i historikfiler.

 Förändringar loggas.

9.3 Ompröva tidigare gallringsbeslut

Mycket händer i verksamheten som kan påverka informationen. Det kan vara omorganisationer då verksamheter förs över till nya

nämnder i staden, arbetssätt och processer som förändras eller nya IT-stöd som tas i bruk. I det sistnämnda fallet behöver en

informationsvärdering endast göras om verksamhetens processer, och den information som genereras ur dem, förändras i samband med detta.

En värdering av förvaltningens information behöver med jämna mellanrum omprövas. Gällande beslut behöver ses över. Nya handlingstyper tillkommer. Det kan antingen bli tal om smärre kompletteringar eller andra ändringar av tidigare beslut eller att beslutet upphävs i sin helhet och informationsvärderingen görs om från grunden.

Att förvaltningarna i staden regelbundet ska se över möjligheterna till gallring är dessutom formulerat som ett krav i stadens

arkivregler.

10. Verkställa gallring

Gallring är ett arbetsmoment som kan underlättas och förenklas avsevärt om man tar sig tid att planera för gallring redan i ett tidigt skede av informationens livscykel. Här beskrivs hur man planerar för gallring samt hur själva gallringen ska gå till.

All form av gallring ska ske under kontrollerade former (stadens arkivregler, 5 kap 5 §). Att säkerställa att så sker innebär ofta att förvaltningen behöver vidta olika åtgärder beroende på om informationen finns lagrad på ett analogt eller ett digital medium.

10.1 Planera gallringen

Pappershandlingar som ska gallras bör inte blandas med handlingar som ska bevaras. Det leder till tidsödande sortering, så kallad plockgallring. Förvara bara handlingar som ska gallras samma år i samma pärm eller kartong.

Pappershandlingar som ska gallras behöver inte placeras i arkivboxar. Man måste dock kunna söka även bland dessa handlingar innan de har gallrats och lämna ut dem om de

efterfrågas. Därför bör pärmryggen (eller kartongen) märkas med handlingstypens namn, årtal och andra uppgifter som kan underlätta återsökning. Dessutom är det viktigt att det framgår att handlingarna ska gallras och vilket år de ska gallras.

För digital information gäller att funktioner som att kunna styra, planera och genomföra gallring måste finnas, exempelvis bör information som ska gallras kunna separeras från information som ska bevaras. Informationens gallringsfrist ska framgå av

handlingarnas metadata. Gallringen kan sedan antingen utföras automatiskt eller manuellt. Handlingar som förvaras på gruppdiskar och projektplatser behöver sorteras så att det underlättar framtida gallring. Det kan man till exempel göra genom att gruppera gallringsbara handlingar i mappar efter gallringsfrist: 2 års handlingar i en mapp, 10 års handlingar i en annan mapp och så vidare.

10.2 Genomföra gallringen

De flesta pappershandlingar kan lämnas till återvinning

Merparten av alla pappershandlingar som ska gallras kan lämnas till återvinning. Förvaltningen måste då försäkra sig om att det som ska

gallras verkligen förstörs under kontrollerade former. Det är inte tillåtet att lämna ifrån sig handlingar som ska gallras till någon utanför förvaltningen bara för att de är gallringsbara.

Sekretessbelagda uppgifter på papper måste förstöras

Handlingar med uppgifter som omfattats av sekretess eller känsliga uppgifter enligt GDPR måste alltid gallras på ett mer betryggande sätt. Om det rör sig om små mängder analoga handlingar kan dokumentförstöraren vara bra att använda till gallring. För större mängder kan det i stället vara lämpligt att anlita ett

avfallshanteringsföretag som genomför gallringen under betryggande former, ofta genom bränning.

Digitala uppgifter kan raderas, om de inte är sekretessbelagda eller känsliga enligt GDPR

Gallring av digitalt lagrade uppgifter kan antingen genomföras i form av radering av uppgifter ur ett system eller av enstaka filer.

Mediet kan därefter återanvändas. Raderingen innebär dock i de allra flesta fall inte att informationen verkligen raderas från mediet, utan att filnamnet ändras så att datorn inte kan hitta filen. Därför kan det gå att återskapa filer som har ”raderats”. Detta är ändå tillräckligt om det rör uppgifter som inte omfattas av sekretess.

Vid byte av hårddisk ska den utbytta hårddisken alltid förstöras mekaniskt eller skrivas över med överskrivningsprogram så att lagrad information inte kan återskapas. Om sekretessklassad information eller känsliga personuppgifter har lagrats på disken räcker det inte med överskrivning, då ska disken alltid förstöras mekaniskt.

Destruktionsintyg eller signerad anteckning om överstrykning ska arkiveras.

Digitala uppgifter som är sekretessbelagda kan behöva gallras på olika nivåer

Gallring av sekretessbelagda digitala uppgifter är betydligt mer komplicerad. Om informationen finns på ett fysiskt medium, till exempel ett magnetband, kan mediet förstöras mekaniskt. Om informationen finns i system måste det beaktas att uppgifterna av IT-säkerhetsskäl även kan finnas i historikversioner, loggar och på backupband. Gallring kan behöva verkställas på flera nivåer. Ibland räcker det med att gallra sökvägarna. Andra gånger måste även informationen som sökvägarna leder till gallras. Detta är något som förvaltningen måste göra en bedömning av.

Särskilda krav på gallring av säkerhetsskyddad information Säkerhetsskyddsklassificerade uppgifter, dvs uppgifter som rör säkerhetskänslig verksamhet som regleras i Säkerhetsskyddslagen (2018:585) och Säkerhetsskyddsförordningen (2018:658), ska delas in i säkerhetsskyddsklasser utifrån den skada som ett röjande av uppgiften kan medföra för Sveriges säkerhet. Indelningen görs i fyra nivåer: kvalificerat hemlig, hemlig, konfidentiell och begränsat hemlig. För nivåerna kvalificerat hemlig och hemlig krävs

ytterligare säkerhetsåtgärder vid gallring, än de ovan beskrivna.

Stadens riktlinjer för informationssäkerhet

Förvaltningen ska följa stadens riktlinjer för informationssäkerhet. I dessa framgår hur hantering av sekretessbelagda uppgifter generellt ska ske och vad som gäller vid till exempel gallring och distribution av sekretessbelagda handlingar.

När det gäller gallring av säkerhetsskyddad information kan det vara svårt att nå upp till kraven eftersom det är IT-leverantören som styr vad som är möjligt att göra. Rådgör alltid med förvaltningens informationssäkerhetssamordnare eller stadens centrala funktion för

Olika tekniker för att förstöra sekretessklassad information:

 Överskrivningsprogram som skriver över/raderar lagringsutrymme på media. Här rekommenderas att använda program som inte fungerar via

operativsystemet, utan kan kringgå detta, för att uppnå fullständig datasökning och förstöring av på alla områden av disken. Överskrivning ska ske enligt standard DoD 5520-22 och kan inte användas för media som är skadad.

 Reningsmetod som exponerar magnetiska media till ett starkt magnetfält eller elektromagnetisk spole för att störa de inspelade magnetiska domänerna. Detta kan vara en effektiv metod för att förstöra information i skadade medier.

 Hårddiskar, USB-minnen, CD-skivor och andra media kan destrueras genom sönderdelning, förbränning och smältning.

säkerhetsfrågor innan ni ska gallra digital information som omfattas av sekretess eller integritetskänsliga uppgifter.

11. Redovisa och förvara gallringsbar information

11.1 Gallringsbar information ska redovisas

Gallringsbara handlingar ska redovisas i hanteringsanvisningarna tillsammans med verksamhetens övriga handlingar. Redovisningen i hanteringsanvisningarna ska göras på en detaljerad nivå. För

anvisningar om hur detta ska gå till, se Stadsarkivets vägledning Att redovisa information i Stockholms stad.

Dokumentation av genomförd gallring

Stadsarkivet kräver inte att man upprättar gallringsprotokoll för genomförd gallring eftersom det av hanteringsanvisningarna

framgår vad som ska gallras och när. För verksamhetens eget behov kan det dock finnas fördelar med att dokumentera genomförd gallring.

11.2 De flesta gallringsbara handlingar ska förvaras skyddat

Pappershandlingar som har en gallringsfrist på mer än 2 år ska förvaras på samma sätt som de handlingar som ska bevaras, det vill säga i en godkänd arkivlokal eller i ett godkänt dokumentskåp.

För digital information gäller bestämmelserna om förvaring i stadens riktlinjer för informationssäkerhet.

För pågående ärenden där handlingarna inte ännu har arkiverats/

avställts gäller att förvaltningen själv får bedöma om handlingarna ska förvaras skyddat eller inte och samtidigt överväga de risker, juridiska som ekonomiska, som kan uppstå om informationen försvinner.

De gallringsbara handlingarna bör förvaras för sig så att arkivlokalen kan utnyttjas effektivt. Då kan det utrymme som frigörs när gallringen verkställts snabbt tas i bruk utan att övrigt material behöver flyttas om. Själva gallringen underlättas också om handlingar som ska gallras samma år förvaras ihop. Detta måste

dock vägas mot behovet av att enkelt kunna hitta bland handlingarna.

12. Revisionshistorik

Ver.nr Kommentar Datum Ansvarig

1.0 2009 Martin Ståhl

2.0 Uppdateringar och förtydliganden samt tillägg av

textinnehåll.

Omarbetning av bilagor. Ny mall.

2017-04-03 Christina Moberg

2.1 Tillägg i text samt i bilaga 1 angående jämställdhetsanalys.

2017-09-14 Thérèse Steen

2.2 Ytterligare tillägg i text samt i bilaga 1 och 3 angående jämställdhetsanalys.

2017-12-07 Thérèse Steen

2.3 Tillägg i text

rörande gallring sida 23.

2018-06-13 Thérèse Steen

2.4 Uppdatering av länkar. Ändring av gallringsfrist för räkenskaper till 7 år, sid 10.

2020-05-20 Ylva Taubert Lindberg

2.5 Tillägg i text

rörande värdering av information i IT- system, gallring av digitala uppgifter som omfattas av sekretess samt gallringsprotokoll.

Bilaga 1 utökad med checklista för

gallringsutredning och avsnitt om gallringsutredning i samband med avveckling av IT- system. Översyn av rubriker och tillägg av rubriknummer.

2021-08-26 Ylva Taubert Lindberg

Bilaga 1

1. Checklista för gallringsutredning

I denna bilaga beskrivs obligatoriska steg vid en gallringsutredning samt ett antal frågeställningar som kan vara till hjälp för att utreda informationens betydelse.

1.1 Gallringsutredningen steg för steg

 Sammanställ en arbetsgrupp som består av medarbetare som har skapat/arbetar med den aktuella informationen samt systemförvaltare om informationen lagras i ett verksamhets- system.

 Inventera och beskriv vilken information som ska ingå i utredningen.

 Tydliggör vid behov avgränsningen för utredningen, dvs beskriv vilken information som inte ingår. Kan exempelvis vara relevant när information i IT-system ska värderas; är det endast information som lagras i det aktuella systemet som omfattas, eller är det all information som ingår i en eller flera processer och som kan lagras på olika ställen.

 Säkerställ att informationen som utredningen omfattar inte regleras i andra beslut från Stadsarkivet (generella

gallringsbeslut) eller i lagstiftning.

 Stäm av med övriga verksamheter i staden där det finns anledning att tro att de också har samma processer/

handlingar eller använder samma IT-system. Där så är möjligt samarbeta med andra berörda verksamheter kring informationsvärdering och säkerställ att gallrings-

utredningen omfattar alla verksamheter som hanterar den aktuella informationen.

 Gör en informationsvärdering (se sid 11 ff). Utgå från frågeställningarna nedan.

 Föreslå och motivera föreslagna gallringsfrister.

 Beskriv vid behov vad som ska bevaras och ge en översiktlig beskrivning av vad som ska gallras. Kan vara relevant för IT-system där det kan finnas många potentiella handlingar, dvs sammanställningar som kan göras, men som inte görs.

 Sammanfatta informationsvärdering, förslag på gallrings- frister och motivering i en gallringsframställan (se sid 16 ff

samt bilaga 1 och 2). Säkerställ att frågeställningarna nedan är omhändertagna.

 Skicka gallringsframställan på intern remiss och sedan på remiss till Stadsledningskontorets juridiska avdelning och Revisionskontoret.

 Omhänderta eventuella synpunkter från remissinstanserna.

 Skicka gallringsframställan till Stadsarkivet.

När gallringsbeslutet är klart

 Uppdatera hanteringsanvisningarna med hänvisning till nya gallringsbeslutet.

 Utarbeta rutiner för hur handlingar som nu får gallras ska hanteras.

 Informera medarbetare om det nya gallringsbeslutet.

1.2 Frågeställningar vid gallringsutredning

Vilka frågor som är relevanta för den aktuella gallringsutredningen varierar från fall till fall och avgörs av vilken typ av gallrings- utredning det rör sig om och hur omfattande den är. Det ska inte spela någon roll om det rör sig om digitala eller analoga handlingar.

Det är informationen som står i centrum. För att kunna kartlägga och förstå samt värdera verksamhetens information behöver man ta hjälp av dem som har skapat och arbetar med informationen. Om utredningen innefattar digital information som hanteras och lagras i verksamhetssystem behöver man ofta även ta hjälp av

systemförvaltare eller motsvarande när informationen ska kartläggas och värderas.

Innan myndigheten skickar in sin gallringsframställan behöver den försäkra sig om att samtliga handlingar som föreslås för gallring verkligen kommer att omfattas av ett (myndighetsspecifikt) beslut från stadsarkivet, dvs. att gallringen inte redan föreskrivs i lag (till exempel socialtjänstlagen) – det kan också tänkas att handlingarna omfattas av tidigare utfärdade generella gallringsbeslut. När gallringsutredningen är genomförd är det viktigt att myndigheten förvissat sig om att förslaget verkligen beskriver vad som önskas gallras, när det ska gallras och varför det kan gallras (motivering).

Utgångspunkten kan vara att beskriva vilka handlingar som myndigheten önskar gallra. Den kan också vara den motsatta, att beskriva vilka handlingar som myndigheten kommer att bevara och översiktligt vilka handlingar som då kommer att gallras. Detta är

speciellt förekommande när det gäller gallring i IT-system.

Stadsarkivet gör alltid en helhetsbedömning.

Gallringsutredningen ska resultera i en gallringsframställan som ska remitteras till Stadsledningskontorets juridiska avdelning och Revisionskontoret. Yttrandena bifogas i gallringsframställan. Det finns dock fall då det inte är relevant att inhämta remissvar. Det kan exempelvis ha med handlingarnas ålder att göra.

Frågorna nedan bör i möjligaste mån besvaras i en gallrings- utredning.

1.2.1 Allmänna frågeställningar

 Vilket verksamhetsområde avser värderingen?

 Vilka processer inom detta verksamhetsområde förekommer informationen i?

 Finns det några viktiga avgränsningar för utredningen, dvs information som inte omfattas.

 Vilka sammanställningar/ bearbetningar genererar processen huvudsakligen (endast för digital information)?

 Vilken tidsperiod spänner informationen över?

 Har information av betydelse för processen gallrats av misstag?

 Kan den information som ska gallras enligt förslaget återfinnas på annat håll (antingen i staden eller på statlig myndighet)?

 Finns det redan gallringsbeslut för liknande handlingar eller liknande verksamhetsområden som kan ge vägledning och underlätta bedömningen?

 Har Sveriges kommuner och regioners gallringsråd och Riksarkivets gallrings- och bevarandepolicy ”Bevarandet av nutiden” beaktats i gallringsutredningen?

 Vad ska bevaras (kan påverka bedömningen av det som ska gallras)?

 Vilken funktion har de handlingstyper som föreslås för gallring (anges om handlingarnas namn inte är

självförklarande)?

 Hur ska informationen som är avsedd att bevaras hanteras?

 Finns behov att ändra äldre gallringsbeslut som utfärdats för förvaltningen?

1.2.2 Informationens betydelse för allmänhetens rätt att ta del av allmänna handlingar

 Är informationen nödvändig för att annan information ska kunna hittas eller förstås? Fungerar informationen

exempelvis som sökregister eller komplement till analog information?

 Är informationen nödvändig för att medborgare som berörs av förvaltningens verksamhet ska kunna ta till vara sina intressen?

 Skulle gallring innebära att medborgarnas insyn i verksamheten begränsas avsevärt?

 Hur länge kan medborgare ha ett direkt intresse av informationen?

 Kommer sekretesstiden (om sekretess föreligger) att ha löpt ut innan den föreslagna gallringen genomförs? Allmänheten ska ha möjlighet att ta del av informationen innan den förstörs.

1.2.3 Informationens betydelse för rättskipning och förvaltning

 Styrs användningen av informationen av särskilda lagar, förordningar eller föreskrifter?

 Behövs informationen för att styrka verksamhetens rättigheter i en bevissituation?

 Hur länge behövs informationen för att styrka andras rättigheter eller skyldigheter?

 Finns det preskriptionstider att ta hänsyn till?

 Hur länge behövs informationen för revision eller annan kontroll inom verksamheten?

 Har informationen legat till grund för beslut?

 Går det att utröna hur en verksamhet fördelat resurser mellan olika kategorier, så som exempelvis kvinnor/män?

 Har informationen betydelse för en medborgares rättssäkerhet?

 Finns det andra rättsliga aspekter att ta hänsyn till,

exempelvis beslut i lagar, förordningar eller föreskrifter om

”kortaste bevarandetid”?

 Har informationen ett betydande ekonomiskt värde?

 Hur länge behövs informationen i verksamheten?

1.2.4 Informationens betydelse för forskning

 Har handlingarna ett direkt samband med den verksamhet som myndigheten har att bedriva enligt sin instruktion och som utomstående kan förvänta sig ska finnas dokumenterad hos myndigheten?

 Ger handlingarna väsentlig information om myndighetens omvärld?

 Handlar informationen i betydande utsträckning om män eller kvinnor? Säger informationen något om mäns och/eller kvinnors levnadsvillkor?

 Går det att utläsa andra mönster ur informationen, utifrån perspektiv så som t ex människors ålder, etniska tillhörighet, eller geografiska hemhörighet?

 Kan informationen ha betydelse för förståelsen eller värdet av handlingar som uppkommit inom annan verksamhet?

 Hur unika är handlingarna eller objekten som informationen handlar om?

 Finns det en kontinuitet bakåt i tiden?

 Vilken räckvidd har informationen i handlingarna eller konsekvenserna av de fattade besluten?

 Utgör informationen obearbetade primärdata eller

sammanställningar på en högre aggregationsnivå (grad av sammanställning) eller både och? Ju lägre aggressionsnivå, desto större är möjligheterna för forskningen att använda insamlade uppgifter i andra syften än de ursprungliga användarnas.

1.2.5 Värdering av digital information i system

För att förstå hur informationen har skapats och använts i system behövs en förståelse för systemstödets uppbyggnad och

funktionalitet. Därför bör alltid systemförvaltare eller motsvarande samt en representant från verksamheten involveras i värderingen.

Här följer några relevanta frågeställningar i värderingsfasen. De ska ses som ett komplement till frågorna i de olika avsnitten ovan.

 Innehåller systemet uppgifter som ska bevaras?

 Behövs nytt gallringsbeslut eller kan förvaltningen tillämpa befintliga beslut för gallring, exempelvis generella

gallringsbeslut?

 Sker någon gallring i systemet idag utifrån befintliga gallringsbeslut?

 Är informationen i systemet unik eller finns den även någon annanstans?

 Vad är det för system? Vem förvaltar systemet och vem är driftansvarig?

 Hur är systemet uppbyggt? Finns det beroenden mellan olika uppgifter i systemet? Finns det beroenden till andra system och/eller lagringsplatser?

 Hur arbetar man med informationen i systemet? Vilka är användarna, är det endast den egna förvaltningen eller även andra?

 Vilka filformat används i systemet? Finns det analoga handlingar som kompletterar den digitala informationen?

 Görs regelbundna bearbetningar och/eller

sammanställningar i systemet? Vilka uppgifter består sammanställningarna av? Ska dessa bevaras eller gallras?

Gallringsutredning i samband med avveckling av IT-system När IT-system ska avvecklas brukar informationen i dem i regel migreras till ett annat system, antingen till stadens e-arkiv eller till ett annat verksamhetssystem. Även om målsättningen är att migrera all information ska man vara medveten om att överföring till ett annat system kan innebära gallring om migreringen leder till:

- informationsförlust,

- förlust av möjliga sammanställningsmöjligheter, - förlust av sökmöjligheter eller

- förlust av möjlighet att fastställa informationens autenticitet.

Exempel på handlingstyper som oftast inte följer med vid migrering till andra system är:

- olika former av metadata - olika typer av loggar

- användaruppgifter och uppgifter om behörigheter - källkod

- systemdokumentation

Vid avveckling av IT-stöd är det viktigt att kontrollera vilka uppgifter som eventuellt inte omhändertas och säkerställa att det finns gallringsbeslut för dessa uppgifter.

1.2.6 Gallringsfrister för det som kan gallras

 Vilka gallringsfrister kan föreslås? Hur ska de specificeras?

 Ska gallringsfristerna gälla retroaktivt?

Bilaga 2

Checklista och mall för gallringsframställan

En gallringsframställan ska bestå av följande delar:

 En översiktlig beskrivning av det eller de verksamhets- områden som informationen representerar, samt redogörelse för hur eventuella avgränsningar har gjorts.

 En beskrivning av den eller de processer som informationen skapats i. Om framställan omfattar information i ett centralt IT-system som används av flera förvaltningar räcker det att beskriva verksamheten och typ av information utan

hänvisning till specifika processer, om dessa skiljer sig åt mellan förvaltningarna. I gallringsbeslutet kommer exakta processnummer och processnamn inte anges eftersom dessa kan ändras över tid.

 En redogörelse för vilka handlingstyper och uppgifter som processerna huvudsakligen har genererat och som

gallringsframställan omfattar. I de fall den omfattar

sammanställningar/bearbetningar som vanligen görs (gäller framför allt för digital information) ska även dessa

redovisas.

 Motiveringar till varför informationen kan gallras. Underlag till dessa motiveringar ges i bilaga 1, Checklista för

gallringsutredning.

 Övriga ställningstaganden som gallringsutredningen gjort.

 Den eller de gallringsfrister som föreslås.

 Remissinstansernas svar samt förvaltningens ställningstagande till dessa.

Gallring av information hos Förebildsförvaltningen

Ärendet

Övergripande beskrivning av ärendet

1. Vilka verksamhetsområden omfattar gallringsframställan?

2. Vilka processer omfattar gallringsframställan?

3. Finns behov att ändra äldre gallringsbeslut som utfärdats för förvaltningen? Ska tidigare beslut ersättas?

4. Ska beslutet gälla retroaktivt? Från när?

Inledning och bakgrund

1. Vad gör Förebildsförvaltningen?

2. Hur har gallringsutredningen gått till?

3. På vilka grunder är information bedömd (vägledningar, gallringsråd, lagstiftning, andra gallringsbeslut)

Beskrivning av information som föreslås till gallring Här beskriver man den information som föreslås till gallring samt motivering till det. Beskrivningen ska svara på de frågor som anges i bilaga 1.

1. Beskrivning av informationen.

2. Värdering av informationen med motivering till gallring utifrån:

 Allmänna frågeställningar

 Informationens betydelse för allmänhetens rätt att ta del av allmänna handlingar

 Informationens betydelse för rättskipning och förvaltning

 Informationens betydelse för forskning 3. Förslag till gallringsfrister.

Exempel på hur informationen kan presenteras och beskrivas i gallringsframställan:

Verksamhetsområde 2. Ge verksamhetsstöd Processgrupp 2.1 Hantera personal

Process 2.1.1 Rekrytera

Handlingstyp/

Handlingsslag

Gallringsfrist Kommentar med informationsvärdering

Namn på handlingstypen/

handlingsslaget

Föreslå en gallringsfrist t ex 2 år, 5 år eller 10 år efter upphörande.

Anteckna relevant information rörande handlingstypen och den föreslagna fristen. T ex hänvisning till andra verksamheter gjort en

liknande bedömning eller om gallring endast ska ske i vissa fall.

Remissinstansernas synpunkter

Gallringsframställan ska skickas på remiss till Revisionskontoret och till juridiska avdelningen vid Stadsledningskontoret.

1. Har remissinstanserna haft några synpunkter?

2. Vilka ändringar har gjorts utifrån remissinstansernas synpunkter?

3. Bifoga svaren till gallringsframställan.

Kontaktuppgifter

1. Vem har genomfört gallringsutredningen?

2. Vem/vilka kan kontaktas för frågor rörande utredningen?

Bilaga 3

Exempel på gallringsframställan

Gallring av information hos Förebildsförvaltningen

Ärendet

Förebildsförvaltningen har genomfört en informationsvärdering av sina allmänna handlingar. Värderingen har resulterat i en

bedömning av vilken information som ska bevaras respektive gallras och har sammanställts i denna gallringsframställan.

Informationsvärderingen har även omfattat en jämställdhetsanalys, där man har undersökt huruvida materialet kan ge information om förekomsten av kvinnor och/eller män, samt deras boendesituation.

Förvaltningen anser att uppföljning och forskning utifrån ett jämställdhetsperspektiv möjliggörs med hjälp av den information som föreslås för bevarande, se avsnitt ”Information som hanteras i Förebildsförvaltningens fastighetssystem (för närvarande

FARSAD)”.

Förvaltningen föreslår att informationen under verksamhetsområde 2. ”Ge verksamhetsstöd”, 4. ”Hyra ut bostäder” och 5. ”Hantera kundkontakter” gallras enligt föreslagna frister i denna framställan.

Förvaltningen vill ersätta sina tidigare fattade gallringsbeslut SSA 2010:14 och SSA 2012:08 och vill även att det nya beslutet ska gälla retroaktivt från 2010.

Förvaltningen anser att informationen i denna framställan kan gallras utan att de ändamål som anges i 3 § arkivlagen åsidosätts.

Inledning och bakgrund

Historik och verksamhet

Förebildsförvaltningen bildades den 27 februari 1947. Uppgiften var från början att bygga bra bostäder för barnrika familjer med små ekonomiska resurser. Redan samma år färdigställdes de så kallade barnrikehusen. Sedan dess har Förebildsförvaltningen varit med och bidragit till utvecklingen av nya stadsmiljöer i Stockholm, från Kristineberg på 1930-talet och utbyggnaden av Hornsbergs Strand

och Norra Djurgårdsstaden under 2010-talet. Förvaltningens huvuduppdrag är att bygga, förvalta och hyra ut bostäder.

Förslag på information som ska gallras

Utredningen har tagit hjälp av SKR:s skriftserie ”Bevara eller gallra” - gallringsråd nummer 7 och tidigare fattade gallringsbeslut i Stockholms stad för liknande verksamhet.

Förebildsförvaltningens information regleras främst av Stadsarkivets generella gallringsbeslut:

 SSA 2003:13 bevarande och gallring av handlingar i upphandlingsärenden

 SSA 2011:09 bevarande och gallring av allmänna handlingar som förekommer inom löne- och personalområdet i Stockholms stad.

 SSA 2015:10 beslut om bevarande och gallring av information i bygg- och anläggningsprojekt samt förvaltning

 SSA 2016:01 beslut om gallring av information av tillfällig eller ringa betydelse

 SSA 2016:13 beslut om bevarande och gallring av räkenskapsinformation i Stockholms stad.

Utöver handlingar som regleras av ovan nämnda gallringsbeslut vill Förebildförvaltningen gallra handlingarna som redovisas i

kolumnerna nedan:

Verksamhetsområde 2. Ge verksamhetsstöd 2.7 Hantera säkerhetsfrågor

I processen ingår säkerhetsfrågor rörande skalskydd, brandskydd, larm, bevakning, passerkort, nyckelhantering samt administrering av IT-säkerhet, brandväggar och behörigheter. Exempel på

information som bevaras i processen: Brandskyddsdokumentation.