När en informationsvärdering är gjord och man har identifierat information som man vill gallra ska resultatet dokumenteras och sammanställas i en gallringsframställan till Stadsarkivet. För checklista och mall på gallringsframställan, se bilaga 2. I bilaga 3 presenteras ett exempel på gallringsframställan.
Förvaltningen behöver försäkra sig om att samtliga handlingar som föreslås för gallring verkligen ska omfattas av ett
myndighetsspecifikt beslut från Stadsarkivet, det vill säga att gallringen inte redan är reglerad i lag eller i tidigare generella gallringsbeslut.
När gallringsframställan är färdig är det viktigt att förvissa sig om att förslaget verkligen beskriver vad som önskas gallras, när det ska gallras och varför det kan gallras (motivering). Man behöver
redovisa sitt resonemang kring varför informationen bedöms som icke bevarandevärd. Detta gör man genom att presentera vilka bedömningskriterier man har utgått ifrån. Det är också viktigt att klargöra huruvida man gjort bedömningen att en
jämställdhetsanalys är relevant eller inte, samt vad den i så fall visar.
8.1 Ange tydligt vad som ska gallras
Vilka frågor i checklistan som är relevanta att besvara och hur utförliga svaren ska vara, varierar från fall till fall och avgörs av vilken typ av information det rör sig om. För till exempel administrativa handlingar av mindre betydelse behöver
beskrivningen inte göras så utförlig. Viktigare information från förvaltningens kärnverksamheter kräver däremot utförligare resonemang.
Benämningar som används internt inom en förvaltning kan ofta vara obegripliga för en utomstående. Om handlingstypens eller
uppgiftens namn inte är självförklarande måste funktionen, det vill säga hur informationen används, beskrivas.
Ibland måste man istället utgå från bevarandeperspektivet Det räcker inte alltid med att redogöra för vad som ska gallras.
Ibland behöver man också beskriva vad som ska bevaras, eftersom det kan påverka bedömningen av det som ska gallras. Det kan till exempel handla om information som förekommer på flera ställen och endast behöver bevaras på ett av dessa. Ibland kan det bli
Då en förvaltning påbörjar en anslutning till stadens gemensamma e-arkiv måste informationen först ha värderats och ett eventuellt gallringsbeslut fattats. Det är möjligt att leverera gallringsbar information till e-arkivet, men det ställer vissa krav på metadata avseende villkor och tidsfrist. För att säkerställa verkställande av gallring i e-arkivet behöver detta anges i
anslutningsprojektets
kravspecifikation för leveransen.
nödvändigt att vända helt på perspektivet. Utgångspunkten när man skriver en gallringsframställan är vanligen att beskriva vilka
handlingstyper man önskar gallra. Här blir den istället den motsatta, det vill säga att beskriva vilka handlingar som förvaltningen
kommer att bevara och bara översiktligt vilken information som man vill gallra. Detta är speciellt förekommande när det gäller gallring av databasinformation. Stadsarkivet gör alltid en helhetsbedömning. Förvaltningen måste sedan översätta och analysera tillämpningen av bevarandebeslutet.
8.2 Ange när informationen ska gallras
Gallringsfrist ska framgå för varje handlingstyp eller uppgift.
Gallringsfristen anges i år eller månader, eller ”vid inaktualitet”
samt en specifikation av vad detta betyder i det aktuella fallet. För att underlätta tillämpningen av det kommande gallringsbeslutet är det viktigt att ange från när gallringsfristen ska börja räknas. Fristen kan exempelvis anges på följande sätt:
Gallras 2 år efter beslut
Gallras 2 år efter avtalstidens utgång
Gallras 2 år efter inkommen/upprättad handling
Gallras 2 år efter sista notering i ärendet
Om man önskar att gallringsbeslutet ska gälla retroaktivt måste detta anges samt från vilket år det ska gälla. Annars gäller gallringsbeslutet från Stadsarkivets beslutsdatum.
Man kan välja en och samma gallringsfrist för all information som är knuten till ett verksamhetsområde eller flera olika gallringsfrister för olika processer eller sammanställningar inom ett och samma verksamhetsområde. Försök i sådana fall att ha så enhetliga gallringsfrister som möjligt.
Val av gallringsfrist
Fördelar Nackdelar
Samma gallringfrist för ett verksamhets-område
Endast en gallringsfrist att bevaka. Kräver mindre resurser att ut-reda och verkställa.
All information som tillhör verksamhets-området måste sparas till dess att
gallringsfristen löpt ut.
Gallringsbar
information riskerar att tynga till exempel ett IT-system i onödan.
Val av gallringsfrist
Fördelar Nackdelar
Olika gallringsfrister för olika processer och inte att tynga till
exempel ett IT-system i onödan. En
noggrannare värdering innebär färre risker för att viktig information förstörs för tidigt.
Det kan krävas särskilda resurser att utreda och verkställa.
Undersök möjligheten att frysa information
För digital information är det möjligt att ”frysa” information vid en viss tidpunkt, till exempel ett visst datum varje år. Det innebär att all den information som är aktuell vid just det ögonblicket bevaras, medan gallring i form av uppdateringar sker fortlöpande under året i övrigt. Stadsarkivet har till exempel medgivit att fastighetsanknuten information hos stadens bostadsbolag får bevaras utifrån denna princip. Detta kan vara en lämplig lösning i de fall uppgifterna sällan uppdateras samtidigt som systemet eller formatet saknar goda arkivuttagsmöjligheter. Risken för informationsförluster under året svarar då inte mot kostnaderna att bevara allt.
8.3 Motivera varför informationen kan gallras
Det är viktigt att noggrant motivera den föreslagna gallringen.
Varför bör den aktuella informationen kunna gallras? Varför föreslås en viss gallringsfrist?
Exempel på motivering kan vara:
Information bedöms inte ha ett långsiktigt värde enligt kriterierna i 3 § arkivlagen:
- rätten att ta del av allmänna handlingar - behovet av information för rättsskipningen och
förvaltningen (verksamhetens behov) eller - forskningens behov.
Informationen finns i andra handlingar eller uppgifter som bevaras.
Kostnaden för att bevara och vårda information för all framtid är så stor att den inte motsvarar eller kan rättfärdigas genom informationens värde.
8.4 Remiss – intern och extern
Innan gallringsframställan lämnar förvaltningen kan det vara bra att låta den gå på en internremiss, så att berörd personal får möjlighet att lämna synpunkter.
En gallringsframställan ska normalt sett alltid passera
Stadsledningskontorets juridiska avdelning och Revisionskontoret för synpunkter innan den skickas till Stadsarkivet. Det finns dock fall då det inte är relevant att begära synpunkter från dessa
remissinstanser. Det kan till exempel ha med handlingarnas ålder att göra, det vill säga att handlingarna är så pass gamla att de
egentligen bara behöver bedömas ur forskningssynpunkt. Givetvis kan juridiska avdelningen och Revisionskontoret kontaktas för diskussioner redan under utredningens gång.
Om Revisionskontoret eller juridiska avdelningen har synpunkter på gallringsframställan ska dessa beaktas och framställan eventuellt omarbetas, innan den skickas till Stadsarkivet. Båda
remissyttrandena ska bifogas den slutliga gallringsframställan.
Stadsarkivet gör sedan en samlad bedömning av gallringsförslaget.
Bedömningen utgår från arkivlagen, den nationella bevarande- och gallringspolicyn samt Sveriges Kommuner och Landstings
gallringsråd. Stadsarkivet bedömer primärt forskningsvärdet hos de handlingar som föreslagits för gallring, eftersom
gallringsframställan redan har granskats i juridiskt och ekonomiskt hänseende av Revisionskontoret och juridiska avdelningen.
På nästa sida beskrivs de olika stegen från upprättad gallringsframställan fram till ett färdigt gallringsbeslut.
8.5 Från gallringsframställan till gallringsbeslut
Bild 2. Flödesschema som visar stegen från gallringsframställan till gallringsbeslut.
Start Skriv en gallringsframställan
Sammanställ resultatet efter internremissen och gör eventuella ändringar
Skapa dokumentet
Uppdatera dokumentet
Bifoga remissvar Färdigställ dokumentet Sammanställ resultatet efter remissen och gör eventuella
ändringar
Stadsarkivet fattar ett gallringsbeslut
När Stadsarkivets gallringsbeslut har kommit ska berörd personal informeras, hanteringsanvisningar
och rutiner uppdateras.
Tillämpa beslutet!
Avslut
Övriga rutiner Uppdatera hanterings-anvisningar Skicka gallringsframställan på
internremiss
Skicka gallringsframställan på remiss till revisionskontoret och
SLK:s juridiska avdelning
Skicka gallringsframställan till Stadsarkivet för beslut