Frågorna kring arkivering och tillgängliggörande av forskningsdata är komplexa. Det framkommer i fallstudierna att strategierna för hur detta skall hanteras skiljer sig åt mellan lärosäten och någon gemensam nationell strategi finns inte i dagsläget. Samtidigt är det viktigt att lägga på minnet att diskussionen om öppna forskningsdata är relativt ny. Sett ur ett historiskt perspektiv är de här processerna bara i startgroparna och stora förändringar är med största sannolikhet att vänta framöver. Från att i den akademins födelse ha varit ett oproblematiskt ämne är det idag en av de hetaste frågorna och utvecklingen går otroligt snabbt. I det följande lyfts några av de punkter som är särskilt relevanta att diskutera nu och framöver i relation till historiska förlopp, tidigare forskning och presenterade fallstudier.
Skillnaden mellan att arkivera och tillgängliggöra
Under mitten av 1990- talet fastslogs det att forskning är ett faktiskt handlande (Bohlin 1997). Det innebär att forskningshandlingar, inte bara slutpublikationer, omfattas av offentlighetsprincipen och således skall finnas tillgängliga för alla. Det innebär att alla delar av forskningsprocessen skall dokumenteras och bevaras på ett adekvat sätt. Det skall dessutom finnas möjlighet att kräva fram dessa handlingar. Enligt RA-FS 1999:1 ligger ansvaret för att så ska ske på den forskande myndigheten. Med andra ord är det alltså upp till varje myndighet som genomför någon form av forskning att förhålla sig till föreskriften och se till att rådande rekommendationer efterföljs. Lärosätena skall följaktligen förhålla sig till att 1) se till att forskningshandlingar bevaras på lämpligt sätt och 2) att dessa handlingar går att begära ut. Att de ska vara möjliga att begära ut innebär emellertid inte att de måste finnas fritt tillgängliga- häri ligger en viktig skillnad. I den här uppsatsen ligger fokus på de processer som omger forskningen i relation till arkivering och tillgängliggörande. Av den anledningen flyter diskussionen ibland däremellan och de olika aspekterna kan uppfattas som röriga. Vid första anblick får man lätt intryck av att bevarande av forskningsdata är en enorm fråga just nu och att utvecklingen kring detta går i rasande takt. Det är dock viktigt att skilja på olika processer. Det som är högaktuellt idag, genom både nationella och internationella projekt, är framförallt tillgängliggörande av forskningsdata. Detta följer tidigare års fokus på öppna data, open access till forskningspublikationer. Tillgängliggörandet av forskningsdata sker idag främst via fristående kanaler som inte har någon direkt koppling till de centrala arkivfunktionerna vid universiteten. Kraven på tillgängliggörande kommer framförallt från externa forskningsfinansiärer och inte från svensk lagstiftning. Arkiveringen av forskningsdata är alltså en annan process som grundas i en lång akademisk, etisk och juridisk debatt med offentlighetsprincipen som ledstjärna. Arkivering av forskningsdata skall göras alldeles oavsett om en extern
forskningsfinansiär kräver det eller ej. Arkiveringen, det vill säga bevarandet av data, ska ske vid den forskande myndigheten, inte via externa kanaler. Den bevarade forskningsdatan ska sedan vara möjlig att begära ut, eftersom det är allmänna handlingar (med undantag för när handlingar skyddas av sekretess). Det innebär i praktiken att forskningshandlingar, åtminstone sedan år 1999, ska bevaras och finnas tillgängliga för en allmänhet. Kraven som nu ställs av finansiärer och från internationellt håll handlar således mer om formen av tillgängliggörande än om själva tillgängliggörandet.
Det är mycket lätt att missuppfattningar uppstår i de här processerna, då skillnaderna mellan att bevara, arkivera och tillgängliggöra data inte är helt tydliga. Det kan exempelvis finnas en viss risk i att tillgängliggörandet av forskningsdata får så stort fokus att grundbevarandet- arkiveringen- glöms bort. För faktum kvarstår att varje forskande myndighet enligt RA-FS 1999:1 har skyldighet att arkivera forskningshandlingar. Genom dokumenthanteringsplanerna i fallstudierna blir det tydligt att det där ingår en rad olika handlingar och data, som skall finnas i originalformat i lärosätets egna arkiv. SND, för att ta ett exempel, bevarar och tillgängliggöra forskningsdata, men de arkiverar inte original. Det är helt enkelt inte deras ansvar.
En annan intressant aspekt är relationen mellan tillgängliggörande av forskningsdata och öppna data. Syftet med öppna data är att tillgängliggöra allmän data (främst från offentlig förvaltning) för att göra den återanvändningsbar. Detta liknar till stor del det mål som man nu på flera instanser försöker uppnå genom att göra forskningsdata tillgänglig men diskuteras sällan i samma kontext. Vad denna diskrepans beror på är svårt att säga men är väl värt att ifrågasätta. Varför ingår forskningsdata inte i öppna data- diskussionen och tvärtom? Inom ramen för öppna data (via DIGG) finns väl utarbetade strategier för att närmsta åren öka både mängden öppna data och kunskapen kring denna. Är detta en outnyttjad resurs?
Kopplat till detta bör också universitetsarkivariens roll tas upp. Utifrån dagens struktur blir denna uppgift främst kopplad till att bevara handlingar på ett traditionellt vis. Denna process innefattar i sämsta fall inte ens forskningshandlingar, då dessa inte alltid hamnar i universitetens arkiv (se Borgerud 2017). Borgerud & Borglund skriver: ”Records professionals, such as records managers and/or archivists, are rarely in charge of the management of research data, despite having the necessary competence” (Borgerud & Borglund 2020:280)
Detta tyder med andra ord på att arkivariens funktion vid ett universitetsarkiv utifrån ett forskningsdataperspektiv blir mycket oklar. Trots att arkivarierna ofta är de som besitter kompetens att bedöma handlingar både utifrån rådande lagstiftning och aktuella riktlinjer kring tillgängliggörande så landar dessa uppgifter sällan där. Där arkivarien skulle kunna arbeta aktivt för att utarbeta och upprätthålla strategier för långsiktig och processorienterad hantering av forskningsdata är nu istället flera instanser inkopplade och ansvarsfördelningen blir otydlig. Här finns det en potentiell
risk att de olika processerna inte kopplas samman och att data faller mellan stolarna. Bör arkivering och tillgängliggörande av data vara skilda processer?
Det yttersta ansvaret och rutiner
Varje lärosäte har sina egna riktlinjer som de lokalt ska agera utifrån, detta enligt RA-FS 1999:1. Alla lärosäten har någon form av central arkivfunktion men i de flesta fall ligger ansvaret för att forskningshandlingar arkiveras i ett första steg på den enskilda institutionen där prefekt/chef bär ansvar för att sådana förutsättningar finns. På vissa lärosäten verkar biblioteken också ha en viktig roll i hanteringen av forskningsdata, en ansvarsrelation som inte är helt tydlig. Det allra yttersta ansvaret för forskningshandlingar skall bedömas, hanteras och arkiveras ligger emellertid hos den enskilde forskaren. Ett sådant ansvar innebär att det ställs höga krav på individen, både gällande medvetenhet och agerande.
Hur ser detta ut i praktiken? I studien om bevarande av forskningsdata från Lunds universitet från 2013 (Brinck & Leuhusen 2013) framkom det att medvetenheten kring bevarandet av forskningsdata vid den tiden var låg och att mycket få ens hade haft kontakt med en arkivinstitution (central eller extern) för slutarkivering av forskningsmaterial (Brinck & Leuhusen 2013:71-72). Det har gått några år sedan dess och läget har såklart utvecklats. Samtidigt rapporterade SUHF 2019 att det fortfarande råder stora brister i hanteringen av forskningsdata (SUHF 2019:4). En relevant fråga är således hur attityden och förhållningssätten till dessa processer ser ut hos enskilda forskare idag, vilket bör undersökas närmare framöver.
Vidare väcker det frågor kring hur ansvarsfördelningen går till rent praktiskt på lärosätena. Det är mycket otydligt hur rutinerna för olika överlämningar ser ut. När skall material överlämnas från forskare till institutionsarkiv? När ska detta sedan överlämnas till centralarkiv? Sker detta i praktiken? Detta är frågor som det tyvärr inte finns utrymme att svara på här, jag vill ändå lyfta dem då det här finns potentiella glapp mellan riktlinjer, visioner och praktik.
Parallella processer eller gemensam strategi
Enligt Records Continuum model bör arkivfunktionen fungera dynamiskt och processorienterat. Det skapar både förutsättningar och krav på medvetenhet kring hela processen inom verksamheten. För att en sådan modell ska fungera i praktiken behöver den som samlar in data, i det här fallet den enskilde forskaren, redan i det första steget (create) vara medveten om hur informationen skall bearbetas, bevaras och tillgängliggöras. Risken är annars att information går förlorad redan på ett tidigt stadium i processen, information som sedan är svår eller omöjlig att återskapa. Idag fungerar bevarandet av forskningsdata genom arkivering mer enligt livscykelmodellen där data samlas in, arkiveras och förvaras på obestämd framtid.
Parallellt har utvecklingen av verktyg för att tillgängliggöra data börjat etableras inom forskningsvärlden. De senare främst framtagna i relation till yttre påtryckningar och krav (finansiärer, EU). Idag är relationen mellan arkivverksamheten och de verksamheter som tillgängliggör (och bevarar) data inte helt tydlig. SND tar exempelvis på sig ansvaret att bevara forskningsdata i lämpliga filformat. Detta är dock inte detsamma som att handlingar arkiveras och bevaras i original enligt offentlighetsprincipen inom lärosätets arkivfunktion. Idag har den enskilde forskaren med andra ord det stora ansvaret att på ett tidigt stadium själv bedöma hur och vad som ska bevaras inom hens specifika projekt. I den akademiska verkligheten idag är de externa forskningsfinansiärerna en nyckelspelare i vilka projekt som erhåller medel. I och med att kravet på tillgängliggörande av forskningsdata till stor del kommer från dessa (här räknas även Vetenskapsrådet in, även om det är statliga medel) finns det risk för att allt fokus läggs på denna del av bevarandet/tillgängliggörandet och att den grundläggande arkiveringen delvis går förlorad.
Framtida behov och forskning
Bevarande och tillgängliggörande av forskningsdata är ett högaktuellt fält och det utvecklas i mycket hög takt. Nya studier, rapporter och vägledningar publiceras löpande och för den som vill vara uppdaterad inom fältet krävs stor medvetenhet. Samtidigt har Sverige sedan länge haft riktlinjer som tydligt påvisar att forskningsdata ska bevaras inom ramen för universitetets centrala arkivfunktion.
Den här studien visar att det i det här snabbt växande fältet finns en risk för att de grundläggande föreskrifterna på området hamnar i bakgrunden och att själva arkiveringen inte kommer i första hand. Medvetenheten kring bevarande av forskningsdata bland forskare har tidigare visat sig vara låg, varvid ytterligare forskning på just det området skulle vara önskvärd. Fördjupade studier kring enskilda forskares attityder till både bevarande och tillgängliggörande av forskningsdata skulle förmodligen ge en mer finstämd och informativ bild av dagens situation. Likaså skulle mer ingående studier av enskilda institutioners rutiner och arkivverksamhet ge mer nyanserad information kring hur den praktiska verkligheten ser ut i relation till både nationella föreskrifter, lokala riktlinjer, centrala arkivfunktioner och forskningsfinansiärernas krav på tillgänglighet. I båda de här fallen skulle det med stor sannolikhet vara givande att jämföra olika ämnesinriktningar/fakulteter. Det är mycket möjligt att det förekommer lokala variationer i hur stor medvetenheten är kring de här frågorna och att de behandlas olika beroende på vilket ämnesområde forskningsprojekt genomförs inom.
Ett annat fält som skulle behöva studeras ytterligare är den utveckling som sker på internationell nivå, inte minst inom EU. Det finns en rad olika internationella initiativ när det gäller bevarande av forskningsdata och dessas påverkan på den svenska debatten och verksamheten skulle behöva undersökas på ett mer djuplodat sätt. Varför har detta uppstått just nu? Hur påverkar det oss nu och hur kommer det påverka oss framöver? Finns det risk för att de nationella verksamheterna inte har möjlighet att
hänga med i utvecklingen och vad innebär det i så fall för bevarandet av forskningsdata inom Sveriges gränser? Hur medveten är den här förändringen?