Från personlig egendom till allmän handling Riktlinjer och praktik vid arkivering och tillgängliggörande av forskningsdata vid svenska lärosäten ur ett processorienterat perspektiv

Från personlig egendom till allmän

handling

Riktlinjer och praktik vid arkivering och tillgängliggörande av

forskningsdata vid svenska lärosäten ur ett processorienterat

perspektiv

Anna Wessman

Magisteruppsats

Huvudområde: Arkiv- och informationsvetenskap Högskolepoäng: 15 hp

Termin/år: VT 2020 Handledare: Erica Hellmer Examinator: Erik Borglund

Abstract

Preservation and archiving of research data has been a topical issue since the 1960- and 70s in Sweden. From having been the property of the individual researcher, research data are now something everyone should have access to. Today, the field is developing extremely fast, both in Swedish and international context. Not least when it comes to open access issues. The aim of this study is to, in relation to historical development and current regulations map and study the processes of archiving and making research data available at Swedish universities. Eight universities in Sweden are examined in terms of information, local guidelines, document management plans and practice connected to the processes of archiving and open access of research data. The results shows that the process of archiving in some ways are separated from the process of open access and that there are potential risks connected to this in terms of lost research data and ambiguities in routines. Further research on the topic is recommended.

Innehåll

1. Introduktion ... 5

Syfte och frågeställningar ... 6

Uppsatsens disposition ... 6

Relaterad forskning ... 7

Metodologiska överväganden ... 8

Material och urval ... 9

Teoretiskt ramverk: RCM: Records Continuum model ... 11

2. Arkivering och tillgängliggörande av forskningsdata då och nu ... 14

Historisk utveckling ... 14

Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar i statliga myndigheters forskningsverksamhet: RA-FS 1999:1 ... 15

Arkivutredningen 2019 ... 16

Öppna data ... 17

FAIR- principerna ... 18

Svensk Nationell Datatjänst (SND) ... 19

3. Fallstudier: hantering av forskningsdata vid svenska lärosäten ... 20

Stockholms universitet (SU) ... 20

Umeå universitet (UU) ... 22

Chalmers tekniska högskola (Chalmers) ... 22

Linnéuniversitetet (Lnu) ... 23

Lunds universitet (LU) ... 25

Mittuniversitetet (MIUN) ... 26

Linköpings universitet (LiU) ... 27

Karolinska Institutet (KI) ... 28

Jämförande analys ... 31

Hantering av forskningsdata och RCM ... 33

4. Från enskild egendom till allmän handling- slutdiskussion ... 36

Skillnaden mellan att arkivera och tillgängliggöra ... 36

Det yttersta ansvaret och rutiner ... 38

Parallella processer eller gemensam strategi ... 38

Framtida behov och forskning ... 39

5. Slutsatser ... 41

Referenser ... 44

1. Introduktion

Sverige är idag en ledande forskningsnation inom en rad områden. Trots att befolkningsmängden jämförelsevis är blygsam så produceras en stor mängd forskning vid landets lärosäten (SCB 1). Resultaten sprids genom publicerade böcker och artiklar. Det mesta finns idag att tillgå digitalt och spridningen har därför potential att bli mycket stor (Nelhans 2016). Det gör också att resultaten från en studie inte bara kommer ut på ett effektivt sätt utan att de också automatiskt finns bevarade på flera olika plattformar. Det finns emellertid en del av forskningsprocessen som i dagsläget inte är lika synlig. Allt material som samlas in inför och under en studies genomförande blir ofta osynligt i själva publikationen. Det finns sällan utrymme att på ett rättvist och tydligt sätt redovisa data som ligger till grund för de presenterade resultaten. Detta gör det svårt, ibland omöjligt att helt och fullt följa den argumentation som presenteras, det vill säga att få full insikt i vad forskare grundar sin argumentation på. Av bland annat denna anledning har tillgängliggörande av forskningsdata börjat diskuteras mer intensivt de senaste åren.

Forskningsdata kan bestå av vitt skilda typer av material, från medicinska provresultat till historiska texter. Oavsett vad detta består i så skall de enligt Riksarkivets generella föreskrift RA-FS 1999:1 undantas gallring, med andra ord bevaras. Dessutom har regeringen i forskningspolitiska propositionen framfört att öppet tillgängliga forskningsdata skall vara verklighet senast 2026 (Arkivutredningen 2019:183). Fördelarna med att tillgängliggöra forskningsdata, och därmed hela forskningsprocessen, är flera. I en rapport rörande tillgången på forskningsdata genom de så kallade FAIR- principerna skriver Vetenskapsrådet:

Diskussioner och initiativ rörande öppen tillgång till forskningsdata och behovet av god forskningsdatahantering pågår sedan länge på både nationell och internationell nivå. Vinster som lyfts fram är ofta, i korthet, ökad kvalitet i den vetenskapliga produktionen, möjliggörandet av ny forskning och innovation, ökad transparens i forskningssystemet, och ökat nyttiggörande av offentliga medel som investeras i forskning.

Borgerud & Borglund 2020). I samma studier diskuteras också de enskilda forskarnas ambivalenta och ibland oinformerade relation till bevarande och tillgängliggörande av forskningsdata.

Det finns alltså stor potential i att tillgängliggöra forskningsdata samt nationella riktlinjer för att så ska ske. Samtidigt är det oklart hur detta skall gå till rent praktiskt. Dessutom behöver relationen mellan arkiveringen av data och tillgängliggörandet av densamma utredas då detta idag ofta är skilda processer. I den här uppsatsen studeras följaktligen de processer som omgärdar hanteringen av forskningsdata vid svenska lärosäten med fokus på lärosätenas egna riktlinjer, dokumenthanteringsplaner och praktik i relation till nationella föreskrifter och rekommendationer.

Uppsatsen grundas i ett processorienterat perspektiv med utgångspunkt i Records Continuum Model (RCM). Modellen utarbetades under 1990- talet (Upward et al. 2013) och till skillnad från den mer traditionella livscykelmodellen speglar RCM arkiveringsprocessens komplexa beskaffenhet och lyfter vikten av att handlingar är fortsatt aktiva, trots att de arkiverats. Fallstudier genomförs med fokus på åtta lärosäten i Sverige; Stockholms universitet, Umeå universitet, Chalmers tekniska högskola, Lunds universitet, Mittuniversitetet, Linnéuniversitetet, Linköpings universitet och Karolinska Institutet.

Syfte och frågeställningar

Syftet med uppsatsen är att studera de processer och dokument som omger hanteringen, arkiveringen och tillgängliggörandet av forskningsdata vid svenska lärosäten samt hur dessa förhåller sig till aktuella nationella föreskrifter och rekommendationer. Arbetet sker med hjälp av följande frågeställningar:

- Hur ser relationen mellan arkivering och tillgängliggörande av forskningsdata ut vid svenska lärosäten?

- Hur fungerar hanteringen av forskningsdata vid svenska lärosäten i förhållande till Records Continuum Model?

- Vilka framtida behov kan utläsas av dagens situation?

Uppsatsens disposition

en slutdiskussion där samtliga föregående delar sammanfogas och analyseras tillsammans. Därefter följer sammanfattning och käll- och litteraturförteckning.

Relaterad forskning

Debatten kring bevarande av forskningsdata har pågått länge men forskningsstudier på temat är ändå relativt få i Sverige (se Borgerud & Borglund 2020:280). Det finns några exempel med fokus på arkivering av forskningsdata (Larsson 1973), återanvändning av forskningsmaterial (Grummas 1983), arkivteoretiska aspekter på forskningsmaterial (Martinsdotter et al. 1997) och diskussioner kring vem som äger forskningen (Strömsholm 2002). Strömsholm poängterar bland annat att de finns en komplex dynamik mellan å ena sidan samhällets snabba förändringstakt och å andra sidan akademiens mer tröga förändringstakt där omvärldsförändringar förvisso sätter igång omställning men att detta kan ta mycket lång tid att genomföra i praktiken (Strömsholm 2002:15-16). Det Strömsholm pekar på är att universitetsvärlden i allra högsta grad påverkas av omvärldsförändringar men att själva implementeringen av dessa kan ta tid i de sega strukturer som akademien ofta är uppbyggd av. När det gäller hantering av forskningsdata är denna observation särskilt intressant idag då omvärldsutvecklingen på fältet går mycket snabbt och i rasande takt skall ta sig in i väl inarbetade strukturer inom akademins väggar.

2013 gick en masteruppsats på temat upp vid Lunds universitet (Brinck & Leuhusen 2013). I den studien undersöks enskilda forskares relation och inställning till bevarande och återbruk av forskningsdata. Med hjälp av enkäter och intervjuer visar studien att de tillfrågade forskarna i mycket låg utsträckning förhöll sig till aktuella riktlinjer kring bevarande av forskningsdata på ett medvetet sätt. Det var också mycket få som ens hade haft kontakt med en arkivinstitution för slutarkivering av forskningsmaterial, varken externa sådana eller Lunds universitets egen arkivfunktion (Brinck & Leuhusen 2013:71-72). 2017 skrevs vidare en magisteruppsats på temat vid Mittuniversitetet (Borgerud 2017). I uppsatsen undersöks universitetsarkivens roll i relation till kraven på öppna forskningsdata. Undersökningen bygger på semistrukturerade intervjuer av personer vid svenska lärosäten och övriga aktörer med koppling till hantering av forskningsdata (Borgerud 2017:10ff). Borgerud kan genom sin undersökning peka på ett antal brister i hanteringen av forskningsdata och lyfter exempelvis bristen på samordning, resurser och riktlinjer och kopplar också samman detta med ett större informationsförvaltningsproblem samt arkivariernas kompetens och roll där den senare tycks undermineras av digitaliseringen där andra kompetenser värderas högre (Borgerud 2017:91). En av slutsatserna är också att svenska aktörer bör samarbeta mer när det gäller bevarande och tillgängliggörande av forskningsdata istället för att köra sina egna, isolerade processer (ibid).

that none of the archivists considered it their responsibility or in their interest” (Borgerud & Borglund 2020:298). Det verkar alltså finnas en ovilja och/eller okunskap kring öppna forskningsdata hos de tillfrågade arkivarierna i den här studien. Resultaten från de senaste årens forskningsansatser på ämnet pekar följaktligen på att det finns flera spår att följa. Enskilda forskares kunskap och attityder till bevarande och tillgängliggörande av forskningsdata är ett medan lärosätenas arkivorganisation och förhållande till öppna forskningsdata är en annan. Också arkivariernas roll i dessa processer är något som kan och bör diskuteras ytterligare då det tycks finnas många oklarheter här (Borgerud 2017; Borgerud & Borglund 2020). Borgerud lyfter exempelvis vikten av att arkivarierna har kunskap om informationshantering ur ett bredare perspektiv, inte bara om själv bevarandet (2017:91). Behovet av att fortsätta undersöka hur forskningsdata behandlas i Sverige ur en rad olika perspektiv är med andra ord stort för att få större förståelse både för de brister som uppenbarligen förekommer samt ha möjlighet att ge förslag på hur dessa på sikt kan åtgärdas.

Förflyttar vi oss utanför Sveriges gränser har ämnet diskuterats i något högre utsträckning i forskningssammanhang. Exempelvis har relationen mellan att ha en tydlig arkiv-policy och tillgängligheten på forskningsdata tagits upp (Vines et al. 2013). I studien visar författarna att chansen att få tag på studiers bakomliggande data ökade dramatiskt om projektet också hade en tydlig arkiveringspolicy att utgå från (Vines et al. 2013:1307). Detta är särskilt relevant för den här uppsatsen då just policys och riktlinjer är viktiga studieobjekt. Några andra exempel är diskussioner kring arkivering av forskningsdata (Doorn & Tjalsma 2007; Grant 2017) tillgängliggörande av forskningsdata (Piwowar 2011; Borgman 2012), vikten av metadata i relation till forskningsdata (Boye & Blank 2007), kvalitativ forskning och arkivering av data (Broom et. al. 2009; Corti 2007, 2012) och arkivering av stora dataset (Calhoun et al. 2016). Det finns också andra typer av skrifter från svenskt håll som berör tillgängliggörande och arkivering av forskningsdata. Det rör sig om rapporter och utredningar som behandlar riktlinjer, lagar och förordningar i relation till arkivering av forskning och forskningsdata (se exempelvis Björklund & Eriksson 2007; Slavnic 2011; Anderberg 2016). Det finns också publikationer som berör tillgängliggörandet av forskningsdata och open access (Nylén 2010; Runardotter & Lindbäck 2012; Andersson et al. 2012; Parland-von Essen & Nyberg 2014; Fransson et al. 2016; Söderqvist & Sundevall 2018; VR 2020). Här penetreras ämnet från två olika håll, dels genom att belysa förutsättningarna (lagar, förordningar) och också genom att lyfta själva tillgängliggörandet av forskningsresultat och forskningsdata. Själva tillgängliggörandet är en aktuell och populär fråga idag men förutsätter att datan från första början har samlats in och bevarats på ett adekvat sätt.

Metodologiska överväganden

generaliserbara och mätbara vilket innebär att uppsatsens exakta upplägg inte har varit förutbestämt utan har istället fått anpassas efterhand utifrån materialens beskaffenhet. Rent praktiskt har därför information samlats in, utifrån uppsatsens riktning och syfte sedan har anpassats. Det första steget i arbetet var att kartlägga vilka lagar och regler som gäller för arkivering och tillgängliggörande av forskningsdata idag. Steg två var att förankra dessa i den historiska process som lett oss fram till den situation vi ser idag. Det finns ett stort värde i att belysa ett fenomen utifrån den historiska kontext den är sprungen ur, då det skapar större förståelse för varför den ser ut som den gör idag. Dessa två delar ledde sedan vidare till beslut om vilken sorts empiri som skulle kunna vara lämpligt att för att belysa de aspekter av bevarande och tillgängliggörande av forskningsdata som tycktes relevanta att lyfta.

I det här fallet valdes ett antal fallstudier ut som exempel på hur processerna kring arkivering och tillgängliggörande av forskningsdata ser ut vid svenska lärosäten idag. Efter detta urval (vilket diskuteras närmare under nästa stycke) gjordes ännu en kartläggning av vad som skulle vara relevant att lyfta fram och hur. En genomgång av tillgänglig information kring forskningsdata via lärosätenas webbsidor genomfördes vilket resulterade i att tre huvudgrupper av material identifierades; information och riktlinjer riktat till anställda, dokumenthanteringsplaner och information om själva bevarande- och tillgängliggörandeprocessen (praktiken). Dessa undersöktes sedan systematiskt vid varje utvalt lärosäte och redovisades under materialdelen i uppsatsen. Fallstudierna presenteras utifrån ursprung, det vill säga lärosäte för lärosäte. Ett annat alternativ hade varit att forma denna del tematiskt, vilket dock valdes bort då den mer tekniska presentationen av respektive fallstudie gav en, för jämförelsen, tydligare bild. Istället diskuteras fallstudiernas relationer mer dynamiskt i de två sista delarna av kapitel 3. Studien är därav av komparativ karaktär (David & Sutton 2016). Dessa resultat sätts sedan i relation till rådande lagstiftning samt nationella riktlinjer. Förutom undersökning av dagsläget vid svenska lärosäten genomförs initialt också litteraturstudier i syfte att relatera denna studie till andra, liknande forskningsansatser.

Material och urval

I studien används generellt tre grupper av material: a) tidigare forskning/rapporter på temat forskningsdata, b) nationella föreskrifter, utredningar och dokument c) riktlinjer och information från åtta svenska lärosäten. Intervjuer och direktkontakt med enskilda forskare har valts bort i den här studien, likaså utsagor från arkiv- och dataansvariga vid lärosätena. Dessa material hade förmodligen kunnat ge en annan och i vissa fall kompletterande bild men eftersom den typen av material nyligen har använts i andra, liknande studier (Brinck & Leuhusen 2013; Borgerud 2017; Borgerud & Borglund 2020) så ligger fokus här istället på mer generella föreskrifter och riktlinjer.

det gäller kategori b används framförallt den nationella föreskrift som behandlar bevarande av forskningshandlingar (RA-FS 1999:1, reviderad RA-FS 2002:1). Vidare spelar nationella utredningar och samordnade projektansatser en viktig roll för att kunna studera riktningar och intentioner i arbete med arkivering av forskningsdata på övergripande nivå. Dessa dokument har valts ut då de spelar en viktig roll i hur lärosätena förväntas hantera forskningsdata.

Den tredje gruppen av material ( c) kommer från de fallstudier som valts ut. Det handlar om åtta svenska lärosäten. Urvalet har gjorts för att ha möjlighet att täcka in ett så brett material som möjligt samtidigt som det inte får vara för stort. I valet av fallstudier fanns några olika alternativ; 1) studera ett eller möjligen ett par lärosäten på mikronivå för att i detalj kartlägga de processer som kan kopplas till hantering av forskningsdata. 2) inkorporera ett stort antal lärosäten i studien och därmed rikta fokus mer mot övergripande strukturer än på enskilda processer. I en sådan studie skulle i princip samtliga svenska lärosäten, inklusive privata forskningsinstitutioner kunna tas med. Det senare alternativet hade emellertid blivit ett alltför stort arbete för att genomföras inom ramen för en magisteruppsats och en medelväg har således valts, där målet är att studera övergripande strukturer men utifrån ett för studien rimligt antal studieobjekt. De lärosäten som valts ut i denna specifika studie är: Stockholms universitet, Umeå universitet, Chalmers tekniska högskola, Linnéuniversitetet, Lunds universitet, Mittuniversitetet, Linköpings universitet och Karolinska Institutet. Relevant är att det är lärosäten med olika typer av inriktningar, både naturvetenskapliga/tekniska och mer allmänna. Det har också varit av stor vikt att ha med exempel från hela landet och inte bara från de större universitetsstäderna. Privata forskningsinstitutioner har inte tagits med i denna studie, en sådan jämförelse skulle förmodligen vara fruktsam att göra i framtiden dock.

Teoretiskt ramverk: RCM: Records Continuum model

Från 1940- talet och framåt utvecklades den så kallade livscykelmodellen inom arkivfältet (Burell & Sjögren 2018:31) och den började slå igenom i Sverige på 1960- talet (Quisbert 2006:37; Burell & Sjögren 2018:33). Innan dess var arkivhandlingar någonting som existerade på ett mer oproblematiskt vis. Handlingarna skulle bara finnas i arkiven och sorterades ofta utifrån proveniens (Burell & Sjögren 2018:28ff). Hur de skapades eller senare kom till användning var av mindre relevans. I och med livscykelmodellen synliggjordes de bakomliggande processerna inom arkivverksamheten på ett nytt sätt. Genom modellen identifierades handlingars resa från födelse till död1 _(Quisbert

2006:37) och de sågs nu som en effekt av och medspelare i samtiden på ett annat sätt än tidigare.

Samtidigt var modellen inte helt lämpad för att till fullo spegla den komplexitet som samhället och i förlängningen dess arkiv innehar. Som ett svar på det och i relation till samtidens allmänna postmodernistiska teoretiska utveckling utvecklades således under 1990- talet Records Continuum Model (hädanefter kallad RCM). Med grund i Antony Giddens structuration theory (McKemmish 2001:346) utformades modellen av Peter Scott, Jay Atherton och senare Frank Upward (Karabinos 2015:9; Karabinos 2018:208f; Upward 1996, 1997, 2000; Upward et al. 2013). Till skillnad från livscykelmodellen interageras tid och rum i RCM (Atherton 1986; McKemmish 2001:346) vilket gör modellen mer lämpad för att uppvisa arkivverksamhetens multidimensionella natur. Upwards intention var att lyfta fram komplexiteten i arkiveringsprocessen, inte komplikationer. Detta innebär ett medvetandegörande kring handlingars uppkomst och kontextualiserande bearbetning av desamma. Vidare skall handlingar på sikt kunna återanvändas i en samhällelig kontext och därmed bidra till demokratisk utveckling. Detta gör med andra ord arkivmaterialen mindre statiska och genererar istället en mer dynamisk, processorienterad arkivverksamhet. RCM blir således inte bara en modell för att beskriva hur en verksamhet ser ut (eller inte ser ut) utan också ett konkret verktyg för att bygga upp ny, analysera befintlig eller utvärdera äldre verksamhet.

Modellen är uppbyggd av fyra dimensioner (fig 1): create, capture, organize och pluralize (Quisbert 2006:38). Eller på svenska; framställa, ta emot och registrera, organisera och tillgängliggöra (Burell & Sjögren 2018:35). Create är den fas då informationen skapas. Det kan ske på vitt skilda platser i ett samhälle, till exempel i vården eller inom ett företag. I det här stadiet är informationen kontextlös och flyter således omkring i en organisation tills nästa fas inleds; capture. Här samlas informationen in och kontextualiseras, det vill säga kategoriseras och ges ett sammanhang. Det kan handla om att den placeras inom ett specifikt projekt eller en del av organisationen där den ”hör hemma”. Vidare förses informationen med metadata som gör att denna tillhörighet blir tydlig. Informationen får helt enkelt en identitet som placerar den på rätt plats. I nästa steg, organize, organiseras informationen ytterligare med hjälp av breddad metadata. Det är här arkivet verkligen skapas och handlingar kan omsättas till

kunskap. I det fjärde och sista steget, pluralize, kan information och kunskap lyftas ut ur arkivkontexten och spridas/användas på samhällelig nivå. Arkivhandlingen skall således inte ”dö” i arkivet utan hållas levande för att vara en aktiv aktör i det omgivande samhället. Samtliga av dessa fyra stadier i arkiveringsprocessen kräver ett dynamiskt och medvetet förhållningssätt till arkiveringens alla delprocesser. De behöver vara uppfyllda på ett tillfredställande sätt för att resterande skall fungera. Det kommer exempelvis inte gå att göra handlingar tillgängliga i en samhällskontext om de inte är försedda med den kontextuella information som behövs för att göra dem relevanta för densamma. Det är framförallt detta som tydligt skiljer RCM från den tidigare livscykelmodellen, där handlingars liv upphörde när de slutarkiverades. Detta syns också tydligt i modellen nedan som är utformad som en cirkel, snarare än en tidslinje.

Fig 1. Records Continuum Model. Efter Burell & Sjögren 2018:35

Som vi kan se i fig 1 så innehåller modellen också fyra axlar; transactionality, identity, evidentiality och recordkeeping containers. På svenska; transaktion, identitet, bevisvärde och dokumentationsenhet. Transactionality syftar på handlingar som produkter av aktiviteter, åtgärder, funktioner och syften. Identity innefattar aktörer, enheter och institutioner. Evidentiality handlar om spår, bevis samt organisatoriskt- och samhälleligt minne. Recordkeeping containers är helt enkelt de handlingar, dokument och arkiv där information förvaras (Burell & Sjögren 2018:36).

2. Arkivering och tillgängliggörande av

forskningsdata då och nu

Historisk utveckling

Forskningsdatans bevarande eller ej är en gammal fråga (Tomenius 1994). Frågan har debatterats flitigt genom åren och inställningen har varierat. Forskarens relation till sitt insamlade material ses ofta som en känslig fråga (Strömsholm 2002), vilket inte är så konstigt med tanke på att forskare längre tillbaka i tiden ofta ansåg sig ha äganderätt till sitt eget material. Detta i kombination med något oklar lagstiftning har gjort att arkivering av forskningsdata länge varit ett rörigt fält, så även idag.

Debatten kring arkivering av forskningsdata tog fart på allvar under 1960- och 70- talen (Edqvist:2; Strömsholm 2002:43ff). Progressionen av debatten följde andra samhällsutvecklingar, inte minst utarbetandet av de mänskliga rättigheterna (Strömsholm 2002:44). 1967 framkom via regeringens direktiv till dataarkiveringskommittén (DAK) att forskningsdata nu skulle bevaras. Ett av argumenten var då att sammansättningen av forskningsdata för specifika studier var unik och inte kunde ersättas av att materialet som sådant ofta fanns att tillgå hos olika myndigheter. 1978 fick Riksarkivet i uppdrag att ytterligare utreda vem som hade arkivansvar för externt finansierad forskning (Edqvist:2). Som en följd av det utkom 1986 en rapport där frågorna diskuteras ut ett bredare perspektiv kring gallring och offentlig handling (Backhaus 1986). Slutsatsen blev att det var mer relevant var forskningen bedrevs än vem som finansierade den, det vill säga vilket lärosäte forskningsprojektet genomfördes vid.

I slutet av 1980- talet hamnade frågan i rampljuset också av andra anledningar. Det så kallade Metropolitprojektet2 _{(Qwerin 1987) hamnade i hetluften och 1988 framtogs en}

handledning för forskare gällande arkivfrågor i två versioner som gick ut på remiss. De fick blandat bemötande och kritiken bestod bland annat i att handledningen skulle vara alltför byråkratisk och tungrodd för forskarna (Edquist:7f). 1996 genomförde juristen Alf Bohlin en utredning angående forskningsdatans offentligrättsliga status (Bohlin 1997). Detta ledde till en rapport som slog fast att forskning skall ses som faktiskt handlande snarare än handläggning av ärenden. Detta är relevant i ljuset av huruvida forskningsdata skall ses som allmän handling eller ej. Eftersom forskning i sig anses vara handlande blir forskningsdata allmänna så fort de inkommit/upprättats. Ett forskningsprojekt behöver således ej vara avslutat för att forskningsdatan skall vara allmän handling (VR 2015:6). Detta innebär i praktiken att den stora delen av forskningsdata som produceras vid svenska lärosäten är allmän handling och således omfattas av offentlighetsprincipen. Vem som helst skall med andra ord kunna kräva ut ett material.

2 _{Projekt som syftade till att kvantitativt studera ett stort antal ungdomar födda 1953 i de nordiska storstäderna. Projektet}

Ett annat omnämnt fall där forskningsdata spelade huvudrollen var det så kallade Gillbergfallet som uppmärksammades i början och mitten av 2000- talet. Det rörde ett forskningsprojekt som under 1970- 90- talet insamlat information om barn med adhd och damp (SVD 1). Christopher Gillberg som ledde projektet vid Göteborgs universitet vägrade lämna ut sina forskningsdata med hänvisning till att han ville skydda sina patienter, detta ledde 2004 till att hans tre närmaste medarbetare förstörde forskningsmaterialet (SVT 1). 2005 dömdes han för tjänstefel. Så sent som 2012 var fallet uppe i Europadomstolen, även där förlorade Gillberg (SVD 1). Gillbergfallet är ett typiskt exempel på när svårigheter uppstår i dynamiken mellan sekretess och öppen tillgång till forskningsdata. I just det här fallet kvarstår många frågetecken och åsikterna kring förloppet går isär (SVT 1).

Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar

i statliga myndigheters forskningsverksamhet: RA-FS 1999:1

generella bevarande- och gallringsföreskrifter som idag är aktuell, utarbetades under 1998-1999. RA-FS 1999:1 innehåller ”allmänna regler om gallring och bevarande av handlingar inkomna eller upprättade i samband med forskning, oberoende av vid vilken myndighet denna bedrivs, och oberoende av på vilka media handlingarna upprättats.” (RA-FS 1999:1:1). Det framgår också tydligt att universitet och högskolor med hänvisning till tryckfrihetsförordningen 2 kap. 3 § är underkastade reglerna om allmänna handlingars offentlighet (ibid). Det innebär med andra ord att de handlingar som anses inkomna eller upprättade inom myndighetens (lärosätets) verksamhet är allmän handling och således skall finnas tillgängliga för samtliga medborgare, med undantag för när det föreligger någon form av sekretess.

Relevant är också att RA-FS 1999:1 överlämnar ansvaret för beslut rörande bevarande och gallring till de myndigheter som bedriver forskning (Edquist s. 11; RA-FS 1999:1): 5 § Myndigheten får gallra handlingar som inkommit eller upprättats i myndighetens forskningsverksamhet om förutsättningarna enligt 6-8 §§ är uppfyllda. Gallring skall ske efter tidpunkt eller efter frist som fastställts av myndigheten. (RA-FS 1999:1:2)

6 § Från gallring skall alltid undantas handlingar som innehåller grundläggande uppgifter om syfte, metod och resultat i resp. forskningsprojekt. (RA-FS 1999:1:2)

7 § Utöver vad som anges i 6 § skall sådana handlingar undantas från gallring som bedöms ha ett fortsatt inomvetenskapligt värde eller värde för annat forskningsområde, som bedöms vara av stort vetenskapshistoriskt, kulturhistoriskt, eller personhistoriskt värde, eller bedöms vara av stort allmänt intresse. (RA-FS 1999:1:2)

Det är framförallt 7 § som är intressant inom ramen för den här studien. I bilaga 1B till författningen ges exempel på vilka slags handlingar som skall undantas gallring enligt 7 §:

- handlingar som utgör särskilt omfattande primärmaterial, insamlat genom försök, mätningar, enkäter, intervjuer o.s.v., som är unikt eller som endast med stor möda kan återskapas

- register och databaser avseende data med särskilt hög täckningsgrad och kontrollerbarhet - handlingar som belyser en vetenskaplig disciplins historiska utveckling

- handlingar som belyser den akademiska miljön i ett kulturhistoriskt perspektiv - handlingar som belyser en bemärkt persons verksamhet

- handlingar rörande forskning som rönt stor uppmärksamhet i den allmänna debatten, eller som kan förväntas göra det när forskningsresultaten når vidare spridning

(RA-FS 1999:1:4) Här framgår tydligt att förutom själva forskningsresultaten skall också en stor del av grunddatan i en forskningsstudie bevaras. Det handlar om insamlat primärmaterial, register, databaser och en rad andra slags handlingar. I formuleringarna lämnas dock visst tolkningsutrymme, till exempel i formuleringen ”som är unikt och som endast med stor möda kan återskapas”. Här lämnas bedömningen av vad som är ett unikt material och vad som endast med stor möda kan återskapas till forskande myndighet. Författningen tillhandahåller således föreskrifter och allmänna råd kring hur forskningsmaterial skall bevaras och gallras men det är upp till de forskande myndigheterna att tolka, definiera och omsätta dessa i praktiken. Av den anledningen har varje lärosäte sina egna riktlinjer kring hur bevarande och gallring av handlingar inom forskningsverksamheten skall genomföras. Enligt RA-FS 1999:1 kan det i vissa fall till och med behövas specifika bestämmelser och riktlinjer inom olika ämnesområden (RA-FS 1999:1:3).

Arkivutredningen 2019

Ett relevant resultat från utredningen är att det framgår att arkivarierna i sektorn saknar en central aktör som driver frågorna kring hantering av forskningsdata (SOU 2019:183). De politiska intentionerna synkar med andra ord inte helt smärtfritt med den praktiska verkligheten. Däremot uppger majoriteten av lärosätena att de har en central funktion för hantering av forskningsdata, det innefattar emellertid inte e-arkiv för hantering av forskningsdata som de flesta lärosäten fortfarande saknar (SOU 2019:183). Slutsatsen av rapporten är att det finns ett glapp mellan de krav som ställs från politiskt håll och den verksamhet som faktiskt bedrivs på landets lärosäten.

Öppna data

Något som är relaterat till hantering av forskningsdata är så kallade öppna data. Öppna data började diskuteras under 2000- talet (Borglund & Engvall 2014:163) och det handlar helt enkelt om att göra allmän information öppet tillgänglig för alla (Borglund & Engvall 2014:165, Internetstiftelsen 1). Denna princip innebär att det inte bara är forskningsdata som skall göras öppet tillgänglig utan en stor mängd andra data från olika delar av samhället. På ett basalt plan kan detta, precis som de öppna arkiven, kopplas tillbaka till Tryckfrihetsförordningen kap 2 som ger varje medborgare i Sverige rätten att tillgå allmänna handlingar (Borglund & Engvall 2014:164) och ses som en förlängning av offentlighetsprincipen (Internetstiftelsen 1). Även den så kallade PSI-lagen (Lag 2010:566) spelar en viktig roll här. Lagen grundades på ett EU-direktiv och syftar till att göra offentlig information mer tillgänglig (Datainspektionen 1). Denna lag kan inte användas för att kräva ut handlingar, där gäller fortfarande lagar som tryckfrihetsförordningen, offentlighetsprincipen och sekretesslagen (Datainspektionen 1). Syftet är istället att reglera vidareutnyttjandet av handlingar, det vill säga i vilken mån handlingar/data kan användas till ett annat syfte än det den ursprungligen skapades för.

FAIR- principerna

Redan 2007 publicerade OECD rapporten Principles and Guidlines for Access to Research Data from Public Funding. Här presenterades riktlinjer kring bland annat flexibilitet, öppenhet, transparens, kvalitet och interoperabilitet gällande forskningsdata (OECD 2007; VR 2018:13). Vidare publicerades år 2012 dokumentet Science as an Open Enterprise av The Royal Society i Storbritannien (The Royal Society 2012) Detta ledde sedermera mot att FAIR- principerna började utvecklas i Nederländerna 2014 (VR 2018:10). De presenterades dock första gången i samband med att Sverige och EU:s medlemsländer antog rådslutsatser om övergången till ett öppet vetenskapssystem den 27 maj 2016 (VR 2018:9).

FAIR består av 15 principer som tillsammans utgör riktlinjer för att göra forskningsdata sökbara (findable), tillgängliga (accessible), kompatibla (interoperable) och återanvändbara (reusable) (VR2018:10). Idag ökar medvetenheten kring FAIR forskningsdata på EU-nivå snabbt och flera medlemsländer arbetar aktivt med dessa frågor (VR 2018:12). Olika grupper arbetar med frågorna på nationell och internationell nivå. På EU-nivå finns exempelvis FAIR Data Expert Group som tillsatts av EU- kommissionen (VR 2018:10). I Sverige ansvarar Kungliga biblioteket och Vetenskapsrådet för bedömningskriterier som kan appliceras på forskningsdata och publikationer (SND 1). Utvecklingen och spridningen av FAIR-principerna har skett i samklang med att även andra insatser kring öppna forskningsdata har genomförts på EU-nivå, exempelvis genom HORIZON 20204 _{och European Science Cloud}5_.

Fig 2. FAIR- principerna. Källa: SND 5 Vetenskapsrådet utkom 2018 med en rapport där de utreder kriterier för FAIR forskningsdata i Sverige. I rapporten lyfter Vetenskapsrådet en viktig poäng, nämligen att enbart tillgång till forskningsdata inte är tillräckligt för att den skall vara återanvändbar. För att den skall vara möjlig att återanvända behöver exempelvis metadata vara maskinläsbart också i en framtid, en utmaning när tekniken utvecklas i rasande takt (Vetenskapsrådet 2018:9). Det finns således ett stort behov av att lagra

4 _{Europeiskt forsknings- och innovationsprojekt.}

https://ec.europa.eu/programmes/horizon2020/en/what-horizon-2020

forskningsdata på ett hållbart och långsiktigt sätt och inte bara för själva bevarandet i sig. Här intar FAIR- principerna en viktig roll. En annan relevant poäng är att befintlig (bevarad) forskningsdata och metadata idag i Sverige inte är tillräcklig för att man ska kunna få en rättvis översikt av läget. De lyfter att det krävs finansiella resurser, infrastruktur, stödfunktioner, kompetensförsörjning och arbetsinsatser för att komma till rätta med detta (Vetenskapsrådet 2018:3). Med andra ord är tanken kring tillgängliggörande av forskningsdata med hjälp av FAIR- principerna fin men synkar inte helt med verkligheten.

Svensk Nationell Datatjänst (SND)

SND drivs sedan 2018 som ett konsortium bestående av Chalmers tekniska högskola, Göteborgs universitet, Lunds universitet, Karolinska Institutet, KTH, Stockholms universitet, Sveriges lantbruksuniversitet, Umeå universitet och Uppsala universitet (SND 1). I ett nätverk med över 30 lärosäten är målsättningen att skapa en infrastruktur för öppen tillgång till forskningsdata på nationell nivå (SND 1). Projektet drivs sedan januari 2018 med hjälp av bidrag från Vetenskapsrådet och uppdraget består i att ”ge det svenska forskarsamhället ett samordnat system för att beskriva, hitta och dela forskningsdata, både nationellt och internationellt.” (SND 3). SND kan ses i ljuset av liknande internationella satsningar, exempelvis European Open Science Cloud. SND fungerar i dagsläget som ett nav i nätverket där nätverksmedlemmarna själva ska tillgängliggöra forskningsdata med stöd från SNDs centrala organisation. Detta sker genom så kallade Data Access Units (DAU). Det är helt enkelt en grupp anställda vid ett lärosäte som hjälper till med information och vägledning i frågor gällande tillgängliggörande av forskningsdata (SND 5).

I skrivande stund pågår olika projekt som syftar till att utveckla verksamheter som har med hantering och tillgängliggörande av forskningsdata. Ett av dem presenterades så sent som i år kom Vetenskapsrådet tillsammans med Sveriges universitets- och högskoleförbund med en rapport där de föreslår att fem olika infrastrukturer, däribland SND, ska slås ihop till en för att kunna möta framtidens behov av att hantera forskningsdata (VR 2020). En sådan sammanslagning skulle enligt rapporten skapa en tydligare ansvarsfördelning när det gäller lagring och tillgängliggörande av forskningsdata på nationell nivå. Detta skulle inte bara höja kvalitén på arbetet utan också undanröja eventuella flaskhalsar i projektet. Denna rapport är endast första väg in i ämnet och det föreslås att regeringen skall tillsätta en utredning som arbetar vidare med ärendet. Det visar emellertid tydligt att frågor kring hantering av forskningsdata är aktuella och med stor sannolikhet kommer att lyftas mer frekvent och djuplodat i framtiden. SND driver också ett pilotprojekt för certifiering av lärosätenas datahantering (SND 6). Först ut att ansöka är Karolinska Institutet.

3. Fallstudier: hantering av forskningsdata

vid svenska lärosäten

I det följande lyfts ett antal fallstudier med fokus på arkivering och tillgängliggörande av forskningsdata. Riktlinjer, praktik och infrastruktur har undersökts vid åtta svenska lärosäten. Urvalet har gjorts för att skapa en så stor bredd som möjligt i materialet. Informationen har sökts via lärosätenas webbsidor eller i de fall där det varit nödvändigt- via arkivansvariga. Fokus har legat på att kartlägga organisationen kring arkivering och tillgängliggörande av forskningsdata genom följande ingångar: 1) information till anställda forskare via policydokument/riktlinjer 2) dokumenthanteringsplaner 3) praktiskt infrastruktur. Kapitlet avslutas med en del där dessa aspekter vid de olika lärosätena jämförs.

Stockholms universitet (SU) Information och riktlinjer

Vid Stockholms universitet finns utförlig information kring hantering av forskningsdata via lärosätets hemsida. Här framgår exempelvis att SU arbetar med att bygga upp och vidareutveckla en universitetsövergripande samordnad infrastruktur för detta ändamål (SU 5). Ett forskningsdataprojekt genomfördes 2016 som redovisades i rapportform (Anderberg 2016). I rapporten konstateras att ett vanligt hinder för tillgängliggörande av forskningsdata är teknisk infrastruktur (Anderberg 2016:5) och att ett mer samlat grepp gällande detta är önskvärt. Här framförs förslag på hur arbetet med forskningsdata kan utvecklas vidare vilka exempelvis rör sig kring behovet av samordning av exempelvis datahanteringsplaner, gemensam forskningsdatapolicy och infrastruktur (Anderberg 2016:7f). Bland förslagen nämns också informationsinsatser för att öka medvetenheten kring tillgängliggörande av forskningsdata vid lärosätet. Stockholms universitet är också medlem i SND och tillgängliggörande av forskningsdata kan ske därigenom.

Stockholms universitets regler angående bevarande och gallring av handlingar inom forskningsverksamhet vid lärosätet skrevs 2014 och aktualitetsgranskades och reviderades hösten 2019 6 _{(SU 1). Reglerna grundas i RA-FS 1999 och}

forskningsverksamhet definieras enligt följande; ”Med forskningsverksamhet avses grundforskning, tillämpad forskning och utvecklingsarbete som bedrivs vid Stockholms universitet. Forskningsprojekt avser en i tiden och till syftet avgränsbar forskningsverksamhet.” (SU 1:1) I listan över exempel på vilka typer av handlingar som skall bevaras ingår inte forskningsdata som en enskild punkt men eftersom dokumentet hänvisar till RA-FS 1999 och övriga bestämmelser som gäller allmänna handlingar så går det att anta att forskningsdata också skall bevaras. Det framgår tydligare under rubriken Gallring att forskningsdata av olika slag generellt sett skall bevaras, om inget annat anges. Här nämns exempelvis enkätsvar/intervjusvar, ljud- och bildupptagningar, mät- och testresultat och övrigt primärmaterial (SU 1:2-5). Dessa bestämmelser gäller handlingar tillkomna vid Stockholms universitet från och med 1 januari år 2000 (SU 1:5). Alla lokala beslut om gallring skall fattas av institutionsstyrelse samt förankras med den centrala arkivfunktionen. Alla sådana beslut skall motiveras i relation till nämnda regler (SU 1:5).

Dokumenthanteringsplan

Dokumenthanteringsplanen vid Stockholms universitet är fastställd 2020-01-09 (SU 8). Till dokumenthanteringsplanen hör en matris i excel-format. Planen används på handlingar tillkomna från och med 2013-01-01. Lokala dokumenthanteringsplaner skall skapas för enskilda institutioner så att dessa svarar för den enskilda verksamhetens behov och dokument som skall bevaras skall hållas åtskilda från dokument som skall/kan gallras. Dokumenthanteringsplanen innehåller även fler praktiska instruktioner, exempelvis kring vilka datasystem som skall användas vid registrering. I själva matrisen framgår mer exakt vilka handlingar som skall bevaras och vilka som skall gallras. I denna finns forskningsdata inte med. Eventuellt beror det på att särskilda regler finns för detta (enligt ovan).

Praktik

Via lärosätets arkivfunktion framgår det att varje enskild institution vid SU är egen arkivbildare. Prefekten är arkivansvarig och det skall finnas en ansvarig arkivvårdare vid institutionen. Ytterst ansvarig för att arkivering sker är emellertid den enskilt anställda (SU 6). Arkiveringen skall rent praktiskt ske vid de enskilda institutionerna enligt de rekommendationer som gäller angående förvaring av handlingar. Det handlar exempelvis om att de ska skyddas från obehörig åtkomst och förvaras i brandsäkra utrymmen. Särskilda bestämmelser gäller vid hantering av digitala handlingar. Något enhetligt system för hantering av digitala handlingar finns ännu inte men är under utveckling (Margareta Ödmark 2020-08-14, skriftlig uppgift via e-post) Levereras till centralarkivet avtalas med den centrala arkivfunktionen (SU 7). Under 2020 pågår

arbete med att införa ett central e-arkiv vid SU (SU 8:5). Därför rekommenderas alla institutioner att från och med 2020 övergå till att spara samtliga handlingar digitalt.

Umeå universitet (UU) Information och riktlinjer

Umeå universitet är liksom Stockholms universitet del av SNDs konsortium och erbjuder därmed samarbete med SND när det gäller tillgängliggörande av forskningsdata. Det finns också utförlig information på lärosätets hemsida om hantering av forskningsdata (UU 1). För att på ett korrekt sätt bevara och tillgängliggöra forskningsdata listar Umeå universitet några saker som bör vara i sin ordning genom hela forskningsprocessen; risk och sårbarhetsanalys, lagring, filformat och metadata. Vidare tillhandahåller de olika tjänster för att dessa kriterier skall kunna uppfyllas. När det gäller arkivering finns särskild information kring detta (UU 2). Här framgår det att ”De flesta typer av forskningsmaterial är allmänna handlingar och måste arkiveras.” (UU 2). Exakt vad som skall bevaras är fastställt i en särskilt framtagen dokumenthanteringsplan: Bedriva forskning (UU 3).

Dokumenthanteringsplan

I dokumenthanteringsplanen som fastställdes 2018 ges direktioner om vad som skall bevaras och vad som kan gallras. Det mesta skall enligt denna bevaras, som exempelvis olika former av beslut, avtal och rapporter. Även primärmaterial (forskningsdata) skall enligt denna plan gallras tidigast 10,15 eller 17 år efter att sista publikation utkommit som kan kopplas till materialet. Exempel på sådan data är enkäter, ljudupptagningar, intervjuer, databaser, kartor och ritningar. Eventuell gallring får endast ske med tillstånd av prefekt (UU 3). Denna plan följer med andra ord RA-FS 1999:1 och det görs tydligt att handlingar kan vara både analoga och digitala.

Praktik

Med ett fåtal undantag skall handlingar kopplade till forskningsprocessen förvaras i digital eller fysisk form vid den institution som projektet genomförts vid. Detta innebär att de enskilda institutionerna är ytterst ansvariga för att arkivering av forskningsdata genomförs.

Chalmers tekniska högskola (Chalmers) Information och riktlinjer

Chalmers är det lärosäte som inte presenterar information kring hantering av forskningsdata på sin webbplats, däremot finns information att tillgå via Chalmers biblioteks hemsida (Chalmers 5) samt via ett internt dokument7. Där finns information

om hur forskningsdata kan göras tillgänglig via olika verktyg, till exempel vis SND som Chalmers är medlem i. Argumenten för att tillgängliggöra data är att de då kan granskas och återanvändas samt att många forskningsfinansiärer kräver att så ska ske. Här hänvisas också till FAIR- principerna och forskare uppmanas skapa datahanteringsplaner. Det finns ingen hänvisning till RA-FS 1999:1 eller att forskningsdata är allmän handling men det finns en hänvisning till att man kan få hjälp med arkivering av forskningsdata.

I övrigt finns är en nyhetsartikel publicerad på deras hemsida där det rapporteras att Chalmers skall arbeta fram en ny samlad e-infrastruktur (Chalmers 1). Flera resurser skall sammanfogas till en för att bli ”samlad kontaktpunkt för forskningens behov och digitala infrastrukturer” (Chalmers 1). Det nya verktyget, kallat e-Commons, skall ge en helhetslösning från lagring, arkivering och tillgängliggörande till visualiseringar. Allt skall alltså ske i ett system. Här framhåller Chalmers att de går i bräschen för en förändring som kommer att behöva ske på fler håll.

Dokumenthanteringsplan

Dokumenthanteringsplanen finns tillgänglig via Chalmers interna sidor (Chalmers 2, 3 & 4). Här finns information kring vilka typer av handlingar som skall bevaras och vilka som kan gallras. Det är ingen traditionell dokumenthanteringsplan utan den fungerar istället interaktivt med länkar till olika dokumenttyper. Tre av delprocesserna som tas upp är relevanta i det här sammanhanget: Planera, finansiera och koordinera forskning, Genomföra forskningsprojekt och Publikgöra forskning och forskarutbildning. Det framgår tydligt att de flesta handlingar som har med de här tre processerna att göra ska bevaras så som olika typer av beslut, ansökningar, projektplaner, analyser och resultat. När det gäller forskningsdata i bemärkelsen primärdata är den närmaste kategorin Rådata och Bearbetning av forskningsdata (Chalmers 2) som skall bevaras/gallras i samråd med arkivarie. Någon tidsfrist anges ej. Ansvarig för varje handlingstyp anges i dokumenthanteringsplanen och när det gäller data relaterat till forskningsprocessen är det forskaren själv som bär det ansvaret.

Praktik

I dokumenthanteringsplanen framgår det i vissa fall var olika handlingar skall förvaras. Någon allmän information kring hur arkiveringsprocessen ser ut finns emellertid inte tillgänglig. Däremot finns som tidigare nämnt information om hur data kan göras tillgänglig (Chalmers 5).

Linnéuniversitetet (Lnu) Information och riktlinjer

också att se till att behovet av arkivlokaler är tillgodosett (Sahlin & Boode 2019:3). Det är emellertid den projektansvarige som i slutändan ser till att arkivering av forskningshandlingar sker. I ansvaret för hantering av forskningshandlingar nämns följande punkter:

”

- Ta ställning till vad som bör bevaras/gallras

- Ordna forskningshandlingarna på sådant sätt att det utan vidare går att identifiera vad som ska bevaras eller gallras

- Skydda materialet från förstöring eller obehörig åtkomst och förvara det i anvisat arkiv

- Se till att avslutat forskningsprojekt inte splittras eller avlägsnas från fakulteten eller institutionen innan eventuell leverans till centralarkivet

- Tillgodose att handlingar inom forskningsprojektet hålls ordnade och sökbara både under och efter projekttiden

- Gallra handlingar när gallringsfristen har gått ut ” (Sahlin & Boode 2019:3). Det poängteras vidare att man redan vid projektets start skall ha en plan för hur handlingar skall tas om hand under projektets gång (Sahlin & Boode 2019:3). Förutom detta nämns också Data Access Unit (DAU). Detta är en stödverksamhet sammansatt med anställda från en rad relevanta enheter vid lärosätet vars uppgift är att stödja forskare i hantering av forskningsdata (Sahlin & Boode 2019:3-4). Detta drivs med stöd av SND. Här rekommenderas även att man inom forskningsprojekt tar fram en dokumenthanteringsplan.

Vidare följer i denna anvisning en utförlig beskrivning av hur dokument skall hanteras inom ramen för ett forskningsprojekt. Denna process har man valt att dela upp i fem delar; planera och administrera forskning, samla in data, analysera data, värdera och granska data, rapportera data. Under dessa delar ingår i princip alla sorters handlingar som vanligtvis uppkommer i samband med forskning, från anslagsansökningar till slutrapporter. Handlingar skall under projekttiden diarieföras och skickas till registrator. Handlingar av ringa betydelse (exempelvis utkast) får gallras utan tillstånd men i övrigt får handlingar kopplade till forskning ej gallras utan särskilt beslut Sahlin & Boode 2019:5). Det poängteras ”Att hålla en god ordning på forskningshandlingar är inte enbart ett lagkrav, utan det finns också fördelar ur ett forskningsetiskt perspektiv.” (Sahlin & Boode 2019:5). Överlag ger dessa hanteringsanvisningar en mycket tydlig bild av hur arkivering av forskningsdata skall gå till. Det är också tydligt vad som är arkivering och vad som är tillgängliggörande.

Dokumenthanteringsplan

Praktik

Relevant för den här uppsatsens syfte är att arkivsäker förvaring tas upp som en särskilt punkt i hanteringsanvisningarna. Både fysisk och digital förvaring nämns. När det gäller fysisk förvaring skall fakulteten eller institutionen ordna med säker förvaring i arkivsäker lokal alternativt använda sig av arkivskåp som står emot brand i 120 min. Digital förvaring skall i första hand ske vid universitetets servrar. Andra lösningar går att använda men att förvara på egen hårddisk rekommenderas ej. Vidare lyfts att data skall vara läsbart under hela sin livslängd (Sahlin & Boode 2019:6). Handlingar som efter projekttidens slut skall bevaras skall levereras till centralarkivet. Handlingar som får gallras skall förvaras vid institution eller fakultet tills gallringsfristen löpt ut, därefter skall de gallras (Sahlin & Boode 2019:6).

Lunds universitet (LU) Information och riktlinjer

Lund är sedan 2018 medlem i konsortiet SND och tillgängliggörande av forskningsdata via SND erbjuds därmed (LU 4). Universitetet har också som målsättning att bygga upp ett lokalt stöd för forskningsdata.

När det gäller arkivering mer specifikt så skall forskningsdata vid forskningsprojektets avslutande levereras för långtidsbevaring. Detta sker till Universitetsarkivet (Lund 1). Emellertid finns ännu ingen lösning för långtidslagring av digital data, denna skall därför på ett säkert sätt lagras vid respektive institution (LU 1). LU erhåller en handbok i dokumenthantering där forskningshandlingar nämns särskilt (Lund 2). Här framgår att LU förhåller sig till RA-FS 1999:1 och förutom det lokalt tillämpningsbeslut angående gallring av forskningshandlingar.

När det gäller forskningsdata skall de bevaras om de har:  Fortsatt inomvetenskapligt värde

 Värde för annat forskningsområde

 Stort vetenskaps-, kultur- eller personhistoriskt värde  Stort allmänt intresse

(Lund 2:17)

Dokumenthanteringsplan

Lunds universitets dokumenthanteringsplan fastställdes 2019-04-15 (LU 6). Bedriva forskning tas upp i specifik del av dokumenthanteringsplanen. Handlingar från samtliga delar av forskningsprocessen skall bevaras enligt instruktioner på sid 1 och 2 i dokumenthanteringsplanen. När det gäller primärmaterial specifikt så hänvisas till RA-FS 1999:1. Vissa data, som ej uppfyller kraven i RA-FS 1999:1 kan få gallras 10 år efter publicering efter särskilt beslut (15 år för medicinsk forskning).

Vidare erhåller Lunds universitet ett beslut angående gallring av forskningshandlingar fastställt 2019-11-04 (LU3). I detta upphävs det tidigare lokala gallringsbeslutet (från 2015) och nytt fastställs. Dessa föreskrifter gäller ”alla fakulteter som inte har egna gallrings- och bevarandeplaner” (LU 3:1). Med få undantag skall handlingar kopplade till forskningsprocessen bevaras och ordnas systematiskt. Vissa handlingar kan gallras men då endast efter beslut i samråd med prefekt. Även då gäller emellertid gallring efter 10 respektive 17 år. Särskilda anvisningar finns när det gäller handlingar inom medicinsk forskning.

Praktik

Rent praktiskt så är arkivverksamheten uppdelad i ett flertal interna arkivbildare vid Lunds universitet (LU 5). Institutioner, sektioner, fakultetskanslier eller motsvarande räkans som egna arkivbildare. I vissa fall kan även större forskningsprojekt vara egen arkivbildare. Prefekt eller chef har således ansvar för arkivverksamheten på den egna avdelningen. Universitetsarkivet fungerar som ett rådgivande organ men också som central- och slutarkiv. Universitetsarkivet är del av Arkivcentrum Syd (ACS 1) där flera större arkivinstitutioner samsas i gemensamma lokaler.

Mittuniversitetet (MIUN) Information och riktlinjer

Vid Mittuniversitetet hänvisas man till SND och DiVA 8 _{när det gäller}

tillgängliggörande av forskningsdata. Vidare lyfts vikten av att göra forskningsdata tillgängligt, inte minst i relation till ökade krav på detta, både nationellt och från EU (MIUN 1). Mittuniversitetet har inlett ett samarbete kring hantering av forskningsdata mellan bibliotek, arkiv, jurist och IT. Man har även gett sitt stöd till SND i deras ansökan till Vetenskapsrådet gällande en nationell infrastruktur för forskningsdata och har därmed åtagit sig att upprätta en så kallad Data Access Unit (DAU) (MIUN 1). Arkivering av forskningsdata tas inte upp specifikt

Dokumenthanteringsplan

I Mittuniversitetets dokumenthanteringsplan (MIUN 2), fastställd 2020-06-16 framgår att de allra flesta handlingar som har med forskningsprocessen att göra skall bevaras.

Undantaget är exempelvis korrespondens av ringa karaktär och ej antagna offerter (MIUN 2:143). Forskningsdata är indelat i tre huvudprocesser; 1) Administrera och planera forskning 2) Forska 3) Tillgängliggöra resultat av forskning.

Primärmaterial som har fortsatt ”inomvetenskapligt värde, värde för annat forskningsområde, är av stort vetenskaps-historiskt, kulturhistoriskt eller personhistoriskt värde eller bedöms vara av stort allmänt intresse” (MIUN 2:144) skall bevaras. Övrigt primärmaterial kan gallras efter 13 år. Detta följerrekommendationerna i RA-FS 1999.

Praktik

Mittuniversitetet har en decentraliserad arkivorganisation. Det innebär att respektive chef för olika avdelningar är arkivansvarig, om inte ansvaret delegerats till någon annan inom avdelningen (MIUN 3). Den centrala arkivfunktionen vid Universitetsledningens stad ansvarar bland annat för att arkivverksamheten vid Mittuniversitetet håller genomgripande god kvalitet, handleda, utbilda och informera arkivredogörarna i organisationen (de ansvariga vid olika institutioner), ansvara för kontakt med riksarkivet och ta fram styrdokument (MIUN 3). Diarieföring sker endast centralt. Tydliga instruktioner för hur arkivmaterial skall bevaras finns där det framgår hur handlingar skall förvaras. Handlingar slutförvaras främst i centralarkiven som finns på de olika campusorterna och till viss del i närarkiv (MIUN 3). När det gäller e-arkivering finns ett system för det, närmare beskrivning av det finns emellertid inte att tillgå.

Linköpings universitet (LiU) Information och riktlinjer

Via universitetets hemsida får man tydlig information kring hur arkivering generellt skall gå till rent praktiskt (vilka boxar som skall användas etc). Här ligger även aktuella regler för bevarande och gallring av forskningshandlingar vid Linköpings universitet (LiU 4), fastställda 2002-03-20. I dessa hänvisas till RA-FS 1999:1 och följer i stort denna. Därefter presenteras tillämpningsregler för Linköpings universitet mer specifikt. Här lyfts vikten av att ett urval av den stora mängd forskningshandlingar som produceras vid lärosätet bevaras, av följande skäl:

- för vetenskaplig bedömning av underlaget till avhandlingar och rapporter - för återanvändning av forskningsmaterial i nya undersökningar

- för omvärdering av tidigare resultat

-för vetenskapshistorisk, kulturhistorisk och personhistorisk forskning

Alla beslut angående gallring skall tas i relation till ovan presenterade punkter. Gallringsbeslut skall tas av projektledare eller motsvarande efter projektets avslutande. Inom ramen för samtliga forskningsprojekt skall det finnas en beskrivning av forskningsmaterialet som skall lämnas in till arkivsamordnare när projektet avslutas. Variationer i bestämmelser kring bevarande inom och mellan ämnesområden skall beslutas av fakultetsnämnden. Det skall finnas en skriftlig handledning för hur arkivering av forskningshandlingar skall gå till, för detta ansvarar universitetsarkivarien (LiU 4:2).

När det gäller tillgängliggörande av forskningsdata tas upp i relation till Horizon 2020 (LiU 5). Det finns inga formella krav på att tillgängliggöra forskningsdata men alla projekt inkluderas automatiskt i en pilot för data management. Vill man inte delta i detta kan det beviljas av särskilda skäl. Idén är att datan skall vara så ”öppna som möjligt, så slutna som nödvändigt” (LiU 5). Medverkar man inte i piloten skall man istället noggrant redovisa datahanteringsplan för projektet. Vid Linköpings universitet verkar tillgängliggörande av forskningsdata med andra ord ske som en automatisk följd av att ett forskningsprojekt initieras.

Dokumenthanteringsplan

Dokumenthanteringsplanen gäller från 2020-03-11 (LiU 6). Här finns tydliga instruktioner riktade till anställd, registrator och arkivsamordnare. Liksom i övriga exempel skall de allra flesta handlingar som har med forskningsprocessen att göra bevaras, med stöd av RA-FS 1999:1. När det gäller forskningsmaterial specifikt står det i dokumenthanteringsplanen att denna skall ”hanteras enligt rutin på institution”. Det innebär att varje institution skall ha enskilda rutiner för detta ändamål.

Praktik

Forskningsmaterial skall bevaras i minst 10 år, 15 år för EU-projekt och läkemedelsstudier. Två blanketter skall fyllas i vid varje projekt; Dokumentation av forskningsprojekt (LiU 2) och Gallringsbeslut. I blanketten Dokumentation för forskningsprojekt skall ingående redovisning ges av projektets alla tillhörande handlingar (innehåll, form, mängd osv). Dessutom skall det redovisas var detta material nu finns bevarat. Blanketten skapar med andra ord en bas för metadata till bevarad forskningsdata. Blanketten Gallringsbeslut (LiU 3) ger helt enkelt information om ev gallringsbeslut samt vem som har tagit detta. Arkivsamordnaren vid institutionen är ansvarig för att samla in handlingar och en gång om året administrera leverans till Dokument- och arkivenheten (LiU 1).

Karolinska Institutet (KI) Information och riktlinjer

Också Karolinskas och den medicinska vetenskapens historia inför framtiden framhävs som ett viktigt argument för bevarande av forskningsdata. Med hänvisning till arkivlagen och tryckfrihetsförordningen konstateras att forskningsdata är att betrakta som allmän handling och därmed skall bevaras. När det gäller arkivering av forskningsdata hänvisar KI till RA-FS 1999:1 och sin egen dokumenthanteringsplan. Redan via hemsidan framgår det emellertid att forskningsdata får gallras tidigast 10 år efter att resultat redovisats (KI 1). Forskningsdata som skall undantas gallring och bevaras för evigt är data som bedöms:

 ha ett fortsatt inomvetenskapligt värde eller värde för annat forskningsområde

 vara av stort vetenskapshistoriskt, kulturhistoriskt eller personhistoriskt värde

 vara av stort allmänt intresse

(KI 1)

Detta följer RA-FS 1999:1. På denna sida står det också i klartext att: ”Det är ansvarig forskare som känner materialet bäst och som därför lämpligast fattar beslut om forskningsdata skall bevaras eller gallras (enligt ovanstående kriterier). Detta ska ske så tidigt som möjligt.” (KI 1). Här är det med andra ord helt klart att det yttersta ansvaret för att forskningsdatan arkiveras ligger hos den enskilde forskaren. Det poängteras att det inte bara är forskningsdatan som skall bevaras utan också tillhörande forskningsdokumentation. Med forskningsdokumentation menas den typen av uppgifter som gör det möjligt för externa personer att följa forskningsprocessens olika steg. Där räknas förutom själva forskningsprocessen också sådant som administrativa dokument in (KI 2) som projektbeskrivning, minnesanteckningar och tillstånd. Förutom detta skall även lämplig metadata finnas med vilket säkerställs genom ifyllande av särskild blankett vid arkivering av forskningsdata (KI 1).

Dokumenthanteringsplan

Dokumenthanteringsplanen gäller från 2019-01-01 (KI 4). Denna

dokumenthanteringsplan gäller särskilt verksamhetsområdet forskning. I planen framgår vilken typ av handling det gäller, om de ska diarieföras, om de ska bevaras eller ej, om de ska diarieföras och vilket format de ska bevaras i. När det gäller forskningsdata hänvisar man till RA-FS 1999:1 ändrad 2002:1. Här framgår att forskningsdata generellt skall bevaras. Vissa typer av data får gallras (efter beslut) efter 10 år, det gäller exempelvis primärdata, samtycken och läkemedelsprövningar. De flesta handlingar kan bevaras antingen i pappersformat eller digitalt medan vissa skall bevaras i pappersformat (ex. vetenskapliga artiklar),

Praktik

arkivlokal eller på säker digital lagringsyta.” (KI 1). Handlingar som kan gallras och de som ska bevaras bör förvaras på skilda platser.

Jämförande analys

Efter genomgången av de olika lärosätenas information, riktlinjer, dokumenthanteringsplaner och praktik uppträder både likheter och skillnader i hanteringen av forskningsdata. Här följer en jämförande analys.

Information och riktlinjer

Samtliga undersökta lärosäten har någon form av information när det gäller hantering av forskningsdata, även om mängden information skiljer sig något åt. Karolinska Institutet utmärker sig genom att ha mycket detaljerad information på sina webbsidor. En anledning till att informationen är så omfattande kan vara lärosätets medicinska inriktning då medicinsk forskning omfattas av andra och fler regler och föreskrifter än annan forskning. Även andra lärosäten erbjuder emellertid ingående information. Chalmers tekniska högskola utmärker sig genom att ha mycket sparsam information via sin webbplats, här erbjuds vägledning genom interna medarbetarsidor istället. Däremot har Chalmers bibliotek en del information kring tillgängliggörande av data. I de sidor jag har fått tillgång till via kontakt med arkivarie på Chalmers går det att få inblick i dokumenthanteringen (via den interaktiva dokumenthanteringsplanen) men inte så mycket mer än så.

Lärosäten har i olika grad egna policys och riktlinjer när det gäller hantering av forskningsdata. Fyra av lärosätena har särskilda dokument som innehåller någon form av riktlinjer och/eller regler gällande hantering av dokument och/eller forskningsdata (Stockholms universitet, Linnéuniversitetet, Lunds universitet och Linköpings universitet). Vid en jämförelse mellan dessa dokument så framkommer vissa skillnader. Linköpings universitets dokument Regler för bevarande av och gallring av forskningshandlingar vid Linköpings universitet (LiU 4) är i praktiken ett beslut där Riksarkivets gallringsbeslut följs av tillämpningsregler för Linköpings universitet. Denna är således mer kortfattad än de andra dokumenten (SU 1 & 4; Sahlin & Boode 2019 & Lund 2) som är mer omfattande och innehåller information både kring vad som ska bevaras och hur detta ska göras. De som saknar särskilda dokument har istället liknande information på sina hemsidor, om än i mer begränsad form. Undantaget Chalmers åter igen där sådan specifik information inte finns att tillgå öppet. I samtliga fall är informationen riktad till medarbetarna och skall ju således förenkla och vägleda den enskilde anställda i sitt arbete.

med stöd från exempelvis SND. Det är inte helt klart huruvida dessa system skall vara sammankopplade med de system som används för arkiv och registratur och tillgängliggörande av data och arkiveringen av densamma verkar inte kopplas ihop i särskilt stor utsträckning. När det gäller själva arkiveringen av forskningsdata hänvisar majoriteten av lärosätena på något sätt till RA-FS 1999:1 i denna fråga eller lyfter aspekter som helt uppenbart är hämtade ur den föreskriften.

Dokumenthanteringsplaner

Samtliga lärosäten har en dokumenthanteringsplan i vilken information kring hantering av forskningsdata finns. Bland de undersökta lärosätena är samtliga dokumenthanteringsplaner fastställda de senaste två åren. I den här studien har jag inte gått närmare in på exakt vad som finns med i de här planerna men generellt kan man säga att de följer RAA-FS 1999:1 när det gäller handlingar som rör forskningsprocessen. Exempel på forskningshandlingar som enligt undersökta dokumenthanteringsplaner ska bevaras är: projektplaner, beslut, viktigare korrespondens, publikationer, primärdata, delrapporter, slutrapporter, datahanteringsplaner, samtycken och resultat. Det innebär att de flesta handlingar som berör forskningsprocessen ska bevaras och endast i undantagsfall får gallras.

Relevant är att en eventuell gallring som regel endast gäller primärdata och viss ej betydande korrespondens, andra typer av dokument som rör forskningsprocessen skall generellt sett bevaras. Det som skiljer något åt mellan lärosätena är antalet år som primärdata skall bevaras, eller rättare sagt efter hur många år den kan gallras. Gallring är med andra ord ett undantag.

Vid de lärosäten som erbjuder mindre information kring arkivering och tillgängliggörande är dokumenthanteringsplanen ett mycket viktigt redskap för att kunna utläsa vilka handlingar som skall bevaras och ej.

Praktik

Gemensamt är att arkivfunktionerna är decentraliserade vid samtliga lärosäten. När det gäller Chalmers är den frågan dock något oklar. Arkivering sker i första hand vid den enskilda institutionen, i vissa fall skall handlingar sedan överlämnas till den centrala arkivfunktionen. Endast ett lärosäte konkretiserar att detta skall ske en gång om året (LiU). I flera fall uttrycks det att särskilda regler kan antas vid enskilda institutioner, vilka då kan skilja sig från de centrala.