De senaste 20 åren har både arkiv- och forskningsfältet utvecklats i snabb takt. Allt mer digitaliseras och högre krav ställs på tillgänglig forskning. Hur forskningsdata ska hanteras har emellertid debatterats i Sverige sedan 1960- och 70- talen. Frågan har varit känslig, både i relation till den enskilde forskarens rätt till sitt eget material och till frågor om etik och integritet. Efter en rad utredningar fastslogs 1997 (Bohlin 1997) att forskning skall ses som faktiskt handlande och inte bara som handläggande. Det innebär att samtliga forskningshandlingar, inte bara forskningspublikationer, är att betrakta som allmän handling och därmed skall bevaras och finnas tillgängliga att begära ut. Detta resulterade i föreskriften RA-FS 1999:1/ RA-FS 2002:1 som idag är de vägledande föreskrifterna för hantering av forskningshandlingar/forskningsdata. Dessa gör gällande att den forskande myndigheten förvisso ska fastställa egna riktlinjer men att forskningshandlingar endast i undantagsfall får gallras. Det innebär i praktiken att forskningshandlingar från hela forskningsprocessen skall bevaras. Det gäller exempelvis projektplaner, beslut, viktigare korrespondens och inte minst primärdata. Parallellt med denna process har även frågan om tillgängliggörande av forskningsdata lyfts de senaste åren, detta i samklang med en liknande utveckling internationellt. Idag erbjuds bevarande och tillgängliggörande av forskningsdata bland annat genom Svensk Nationell Datatjänst (SND) som den största delen av de svenska lärosätena på något sätt är anslutna till.
I studien undersöks information, riktlinjer, dokumenthanteringsplaner och praktik vid hantering av forskningsdata vid åtta svenska lärosäten utifrån ett processorienterat perspektiv grundat på Records Continuum model. De undersökta lärosätena är: Stockholms universitet, Umeå universitet, Chalmers tekniska högskola, Lunds universitet, Linnéuniversitetet, Mittuniversitetet, Linköpings universitet och Karolinska Institutet. Informationen har främst hämtats från lärosätenas webbsidor och styrdokument men i vissa fall har även arkivansvariga kontaktats via e-post. Samtliga lärosäten presenterar information och riktlinjer angående hanteringen av forskningsdata, om än i varierande grad. Formen för information och riktlinjer varierar mellan särskilt sammansatta vägledningsdokument och regler till mer allmän information via medarbetarsidor. Utifrån dokumenthanteringsplanerna framgår att man förhåller sig till RA-FS 1999:1 och bedömer att handlingar skall bevaras i enighet med denna. Rent praktiskt är den enskilde forskaren ytterst ansvarig för arkiveringsprocessen som i första hand sker vid den enskilda institutionen, där prefekt eller motsvarande är ansvarig, för att i de flesta fall föras vidare till centralarkivet vid respektive lärosäte. Exakt hur de här rutinerna ser ut är ofta något oklart. När det gäller tillgängliggörande av forskningsdata hänvisas framförallt till externa kanaler, som exempelvis SND.
Studien visar att lärosätena på ett tydligt sätt förhåller sig till aktuella föreskrifter genom information, riktlinjer och dokumenthanteringsplaner, om än i något varierande grad. Det yttersta ansvaret för att forskningshandlingar hanteras korrekt ligger på den enskilde forskaren. Själva arkiveringsprocessen är främst utformad enligt livscykelmodellen där handlingar samlas in, hanteras och slutbevaras.
Tillgängliggörande av forskningshandlingar ingår således inte i den vedertagna arkiveringsprocessen. Vidare visar studien att det finns ett potentiellt glapp mellan den grundläggande arkiveringsprocessen och tillgängliggörandet av forskningsdata där de båda processerna helt eller delvis pågår parallellt utan en naturlig koppling mellan. Detta, tillsammans med tidigare studier som pekar på hög grad av omedvetenhet kring bevarande av forskningsdata bland enskilda forskare tyder på att det kan finnas risk för att forskningsdata går förlorad. Inför framtiden bör fördjupade studier genomföras med fokus på forskares relation till hantering av forskningsdata, lokala praktiska rutiner och relationen mellan svensk lagstiftning och internationella drivkrafter inom området undersökas närmare.
Referenser
Litteratur
Anderberg, S., 2016. Hantering av forskningsdata vid Stockholms universitet: Förslag till strategi och struktur,
Andersson, U. et al., 2012. Projektet Forskningsdata inom humaniora och konstnärliga vetenskaper – open access?; Projektrapport till Kungl. biblioteket, Programmet för OpenAccess.se.
Atherton, J., 1986. From life cycle to continuum: some thoughts on the records management - archives relationship. Archivaria, pp.43–51.
Backhaus. H 1986. ”Arkivansvar i samband med externt finansierad forskning”, rapport 1986-06-11, RA dnr 2977/S 51/83, i: F3AC vol. 18, Riksarkivets ämbetsarkiv, yngre huvudarkivet (Riksarkivet Marieberg).
Björklund, Carin & Eriksson, Jörgen, 2007. Forskningsdata i öppna arkiv och universitetsarkiv: en förstudie vid Göteborgs universitet, Lunds universitet och Sveriges Lantbruksuniversitet.
Borgerud, C. 2017. Insyn eller intrång i forskningsvärlden? Universitetsarkivens roll för att uppfylla nuvarande och kommande krav på öppen forskningsdata. Magisteruppsats i arkiv- och informationsvetenskap. Mittuniversitetet.
Borgerud, C. & Borglund, E. 2020. Open Research Data, an Archival Challenge? Archival Science 20, no. 3 (2020): 279-302.
Borglund, E. & Engvall, T. 2014. "Open Data?: Data, Information, Document or Record?" Records Management Journal 1, no. 3 (2014): 163-80.
Borgman, C.L., 2012. The conundrum of sharing research data. Journal of the American Society for Information Science and Technology, 63(6), pp.1059–1078.
Bohlin, A. & Riksarkivet, 1997. Offentlighet & sekretess i myndighets forskningsverksamhet [Elektronisk resurs] 1. uppl., Stockholm: Riksarkivet : Fritze [distributör]. Borgman, C.L. 2007. Scholarship in the digital age: information,
infrastructure, and the Internet. Cambridge, MA: MIT Press Boye Rasmussen, K. & Blank, G. 2007. The data documentation initiative:
a preservation standard for research, Archival Science 2007:7 s. 55-71
Brink, J. & Leuhusen, K. 2013. Att arkivera forskning: forskares inställning till arkivering och återanvändning av forskningsdokumentation. Masteruppsats i arkivvetenskap. Lund: Lunds universitet.
researchers’ understanding of their practice and the implications for data archiving and sharing. Sociology 2009:43 s. 1163-1180
Burell, M. & Sjögren, C., 2018. Information i verksamhet och arkiv : regler och standarder med digitalt perspektiv. Stockholm : Föreningen för arkiv &
informationsförvaltning
Calhoun et al., 2016. Large scale research data archiving: Training for an inconvenient
technology. Journal of Computational Science,
http://dx.doi.org/10.1016/j.jocs.2016.07.005
Corti, L. 2007. Re-using archived qulitative data: where, how, why? Archival Science 2007:7 s. 37-54
Corti, L., 2012. Recent developments in archiving social research. International Journal of Social Research Methodology, 15(4), pp.281–290.
David, M., Sutton, C.D. 2016. Samhällsvetenskaplig metod 1. uppl. Lund: Studentlitteratur.
Doorn, P. & Tjalsma, H. 2007. Introduction: archiving research data. Archival Science 2007:7 s. 1-20
Edquist, S. Opub. Bevarande av forskningsmaterial 1967-2014: tvång eller fri vilja? Paper till Historikermötet 2014. Tillgänglig via:
https://www.academia.edu/7018973/Bevarande_av_forskningsmaterial_1967 _2014_tva_ng_eller_fri_vilja
Fransson, J. et al., 2016. Tillgängliggörande av forskningsdata : nulägesbeskrivning samt rekommendationer för uppbyggnad av stöd till högskolans forskare,
Grant, Rebecca. "Recordkeeping and Research Data Management: A Review of Perspectives." Records Management Journal 27, no. 2 (2017): 159-74.
Grummas, Agneta (red.) 1983. Spara och bevara: villkor för framtida återanvändning av forskningsmaterial. Stockholm: Skolöverstyr
Karabinos, M J, 2015. The shadow continuum: testing the records continuum model through the Djogdja Documenten and the migrated archives.
Karabinos, M. 2018. “In the shadows of the continuum: testing the records continuum model through the Foreign and Commonwealth Office ‘Migrated Archives”. Archival Science 18. Sid. 207–224. Larsson, I., 1973. Arkivering av forskningsdata., Malmö.
Martinsdotter, K., Strömberg, G. & Åström, K. 1997, ”Arkivteoretiska och praktiska aspekter på forskningsmaterial”, Arkiv, samhälle och forskning nr 2, 1997, s. 7– 46. (Förord av Anna Christina Ulfsparre s. 7.)
McKemmish, S. 2001. Placing records continuum theory and practice. Archival Science, 1(4), pp.333–359.
Nelhans, Gustaf. "Open Access I Sverige - Från Publikationer Och Data till Den Vetenskapliga Processen Och öppen Innovation." Forskningspolitikk 39, no. 4 (2016): 16-17.
forskning. Stockholm: Vetenskapsrådet. Tillgänglig: http://www.cm.se/webbshop_vr/pdfer/2010_11.pdf
Parland-von Essen, J. & Nyberg, K. 2014, Historia i en digital värld , version 1.0. <http://digihist.files.wordpress.com/2014/03/hdv_v1_0.pdf>
Pickard, A.J., 2007. Research methods in information, London: Facet.
Piwowar, Heather A., 2011. Who Shares? Who Doesn't? Factors Associated with Openly Archiving Raw Research Data. PLoS ONE, 6(7), p.e18657.
Quisbert, H., 2006. A framework for the development of archival information systems. , pp .Licentiate thesis / Luleå: Luleå University of Technology.
Qwerin, G. & Brottsförebyggande rådet, 1987. Metropolit i massmedia : en studie av hur Metropolitprojektet bevakades och beskrevs av TV och Stockholmstidningarna, Stockholm: Allmänna förl.
Runardotter, Mari & Lena Lindbäck 2012, ”Workshop: Hantering av forskningsdata och ’open access’ till forskningsdata – slutrapport”, forskningsrapport, Luleå:
Luleå Tekniska Universitet & LDB.
<http://pure.ltu.se/portal/files/36732737/Slutrapport_20120511_1_.pdf> (13 april 2014)
Sahlin, J. & Boode, C. 2019. Hanteringsanvisningar för forskningshandlingar. Kalmar/Växjö: Linnéuniversitetet.
Slavnic, Z., 2011. Sociologförbundet har ordet: Arkivering och återanvändning av kvalitativa data: policy trender och akademiska kontroverser. Sociologisk Forskning, 48(4), pp.85–86.
Strömholm, Stig 2002. Vem äger forskningen? Uppsala: Iustus
Söderqvist, Jonas & Sundevall, Fia, 2018. Att tillgängliggöra forskning? Arbetarhistoria, (1-2), pp.4–5.
Tomenius, L. 1994. Bevarande av material från forskningsprojekt. I; Arkiv, samhälle och forskning 1994:3. Sid 7-37.
Upward, F. 1996. Structuring the Records Continuum: Part One, Archives and Manuscripts 24(2) (November 1996). pp. 268-285.
Upward, F. 1997. Structuring the Records Continuum: Part Two Structuration Theory and Recordkeeping, Archives and Manuscripts 25(1) (May 1997). pp. 10-35. Upward, F., 2000. Modelling the continuum as paradigm shift in recordkeeping and
archiving processes, and beyond Ö a personal reflection. Records Management Journal, 10(3), pp.115–139.
Upward, F. Reed, B. Oliver, G. Evans, J. 2013,"Recordkeeping informatics: re-figuring a discipline in crisis with a single minded approach", Records Management Journal, Vol. 23 Iss 1 pp. 37 - 50 Permanent link to this document:
http://dx.doi.org/10.1108/09565691311325013
Vines, T.H. et al., 2013. Mandated data archiving greatly improves access to research data. FASEB Journal, 27(4), pp.1304–1308.
Elektroniska källor
Föreskrifter och dokument:Arkivutredningen 2019. SOU 2019:58. Härifrån till evigheten. En långsiktig arkivpolitik för förvaltning och kulturarv. Betänkande av Arkivutredningen. Stockholm: Statens offentliga utredningar. https://www.regeringen.se/rattsliga-dokument/statens-offentliga-utredningar/2019/12/sou-201958/ Besökt 2020-06-15 RA-FS 1999:1. Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar i statliga myndigheters forskningsverksamhet. https://riksarkivet.se/rafs?pdf=rafs/RA-FS%201999-01.pdf
SCB 1. Forskning och utveckling i Sverige 2019 – preliminär statistik.
https://www.scb.se/contentassets/80db6205c9d0473d8efb58a9957f20c7/uf0301_2019a01 _br_ufftbr2001.pdf Besökt 2020-09-29
SUHF 2019. Forskningsdatahantering – Inventering 2019. Besökt 2020-06-15.
https://suhf.se/app/uploads/2019/10/SUHF-Hantering-av-forskningsdata-status-vid-de-svenska-larosatena-Sammanstallning-enkat-varen-2019.pdf
VR 2015. Öppen tillgång till forskningsdata. En omvärldsbeskrivning.
https://www.vr.se/download/18.2412c5311624176023d25b61/1555424841282/Oeppen-tillgaang-till-forskningsdata-omvaerldsbeskrivning2014_VR_2015.pdf
VR 2018. Kriterier för FAIR forskningsdata.
https://www.vr.se/download/18.ad27632166e0b1efab1cdc/1555322024158/Kriterier-FAIR-forskningsdata_VR_2018.pdf Besökt 2020-07-10
VR 2020. Samordning av öppen tillgång till forskningsdata. Statusrapport i Vetenskapsrådets uppdrag – summering av arbetet 2017-2019 och fortsatt arbete.
https://www.vr.se/download/18.47291b121711f04ce6e3bb/1585815456838/Samordning %20av%20oppen%20tillgang%20till%20forskningsdata_VR_2020.pdf Besökt 2020-07-19
ACS 1: http://arkivcentrumsyd.se/ Besökt 2020-08-08 Chalmers 1. https://www.chalmers.se/sv/styrkeomraden/ikt/nyheter/Sidor/En-samlad-e-infrastruktur-placerar-Chalmers-i-framkant.aspx Besökt 2020-08-17 Chalmers 2. http://2c8.portal.chalmers.se/#/model=a6ae7a75-da31-415e-9cf9-09ad4eb9871d Besökt 2020-08-17 Chalmers 3. http://2c8.portal.chalmers.se/#/model=5fce3419-4df8-4406-9ecc-821dc90986f9 Besökt 2020-08-17 Chalmers 4. http://2c8.portal.chalmers.se/#/model=d1d74179-ae94-4709-9e81-9f73b0400f07 Besökt 2020-08-17 Chalmers 5. http://www.lib.chalmers.se/publicering/open-access/forskningsdata/ Besökt 2020-08-18 Datainspektionen 1. https://www.datainspektionen.se/om-oss/vidareutnyttjande-av-handlingar/ Besökt 2020-09-20 DIGG 1. https://www.digg.se/publicerat/publikationer/2020/delrapport-oppna-data-oppen-och-datadriven-innovation-samt-ai Besökt 2020-09-29 DIGG 2. https://www.digg.se/4a3a77/globalassets/dokument/publicerat/publikationer/handlin gsplan-oppna-data.pdf Besökt 2020-09-29 Internetstiftelsen 1. https://internetstiftelsen.se/kunskap/for-samhallet/oppna-data/ Besökt 2020-09-20 KI 1. https://medarbetare.ki.se/arkivering-av-forskningsdata Besökt 2020-08-13 KI 2. https://medarbetare.ki.se/vad-ska-dokumenteras-0 Besökt 2020-08-14 KI 3. https://medarbetare.ki.se/lagar-och-riktlinjer-som-reglerar-forskningsdokumentation Besökt 2020-08-14 KI 4. https://medarbetare.ki.se/sites/default/files/migrate/dhp_1.7_omr_4_0.pdf
LiU 1: https://old.liu.se/medfak/bkv/arkivering-av-forskningsmaterial?l=sv Besökt 2020-08-09 LiU 2: https://old.liu.se/medfak/bkv/arkivering-hoger/1.697554/blankettFOmaterial.pdf Besökt 2020-08-09 LiU 3: https://old.liu.se/medfak/bkv/arkivering-av-forskningsmaterial/1.778697/Gallringsbeslut.pdf Besökt 2020-08-09
LiU 4: https://styrdokument.liu.se/Regelsamling/VisaBeslut/622839 Besökt 2020-08-09 LiU 5. https://insidan.liu.se/forskningsfinansiering/horizon-2020/open-access-and-data-management?l=en Besökt 2020-08-09
LiU 6. https://styrdokument.liu.se/Regelsamling/VisaBeslut/919382 Besökt 2020-08-13 Lnu 1: https://klara.lnu.se/klara/public/process/ProcessView.jsp?ProcessID=393 Besökt 2020-08-13 LU 1: https://www.lub.lu.se/service-stod/forskningsdata/datahantering/bevara-och-langtidslagra-forskningsdata Besökt 2020-08-08 LU 2: https://www.medarbetarwebben.lu.se/sites/medarbetarwebben.lu.se/files/handbok_d okumenthantering_v1.0_avsnitt_6.pdf Besökt 2020-08-08 LU 3: https://www.medarbetarwebben.lu.se/sites/medarbetarwebben.lu.se/files/gallring-av-forskningshandlingar-inom-lunds-universitet.pdf Besökt 2020-08-08 LU 4: https://www.ub.lu.se/publicera/forskningsdata/konsortium-med-snd-svensk-nationell-datatjanst Besökt 2020-08-08 LU 5: https://www.medarbetarwebben.lu.se/stod-och-verktyg/juridik-dokument-och-arendehantering/dokumenthantering/arkivering Besökt 2020-08-08 LU 6: https://www.medarbetarwebben.lu.se/sites/medarbetarwebben.lu.se/files/dhp_1.9.pdf Besökt 2020-08-14
MIUN1. https://www.miun.se/medarbetare/forskning/forskningsdata/ Besökt 2020-08-09 MIUN 2. https://www.miun.se/medarbetare/gemensamt/handbok-for-arkiv-och-diarium/ Besökt 2020-08-09 MIUN3: https://www.miun.se/medarbetare/gemensamt/handbok-for-arkiv-och-diarium/arkivhandboken/?item=126954 Besökt 2020-08-09 SND 1: https://snd.gu.se/sv/om-oss Besökt 2020-06-15 SND 2: https://snd.gu.se/sv/om-oss/snd-n%C3%A4tverket Besökt 2020-06-15 SND 3. https://snd.gu.se/sites/default/files/page/Beskrivning%20av%20SND%20vs4%202019-12-09.pdf Besökt 2020-07-26 SND 4. https://snd.gu.se/sv/projekt Besökt 2020-07-26 SND 5. https://snd.gu.se/sv/om-oss/snd-n%C3%A4tverket Besökt 2020-08-18 SND 6. https://snd.gu.se/sv/nyheter/pilotprojekt-startat-certifiering-av-larosatenas-datahantering Besökt 2020-08-18 SU 1: https://www.su.se/polopoly_fs/1.271944.1456232428!/menu/standard/file/Regler%20o m%20bevarande%20och%20gallring%20av%20handlingar%20inom%20forskningsver ksamhet%20141106.pdf Besökt 2020-04-29 SU 2: https://www.su.se/medarbetare/organisation-styrning/styrdokument- regelboken/arkiv-och-diarium/regler-om-bevarande-och-gallring-av-handlingar-inom-forskningsverksamhet-vid-stockholms-universitet-1.271941 Besökt 2020-04-29 SU 3: https://www.su.se/medarbetare/r%C3%A5d-st%C3%B6d/forskning/forskningsdata Besökt 2020-04-29 SU 4: https://www.su.se/polopoly_fs/1.380917.1523257785!/menu/standard/file/Forskningsd atapolicy_redigerbar.pdf Besökt 2020-04-29
SU 5. https://www.su.se/medarbetare/r%C3%A5d-st%C3%B6d/forskning/forskningsdata/forskningsdata-organisation Besökt 2020-08-04 SU 6. https://www.su.se/medarbetare/r%C3%A5d-st%C3%B6d/arkivering-diarief%C3%B6ring/arkivering/arkivansvar-1.4378 Besökt 2020-08-06 SU 7. https://www.su.se/medarbetare/organisation-styrning/styrdokument- regelboken/arkiv-och-diarium/handl%C3%A4ggningsordning-f%C3%B6r-arkivorganisationen-och-arkivv%C3%A5rden-vid-stockholms-universitet-1.26245 Besökt 2020-08-06 SU 8. https://www.su.se/polopoly_fs/1.478313.1578647803!/menu/standard/file/Dokumentha nteringsplan-SU-2020-01-09.pdf Besökt 2020-08-17 SVD 1. https://www.svd.se/ingen-upprattelse-for-gillberg Besökt 2020-09-18 SVT 1. https://www.svt.se/nyheter/inrikes/professor-domd-for-tjanstefel Besökt 2020-09-18
OECD 2007. Principles and Guidlines for Access to Research Data from Public Funding. http://www.oecd.org/sti/inno/38500813.pdf Besökt 2020-07-10 The Royal Society 2012. Science as an Open Enterprise.
https://royalsociety.org/~/media/policy/projects/sape/2012-06-20-saoe.pdf Besökt 2020-07-10 UU 1. https://www.umu.se/bibliotek/forskningsdata/ Besökt 2020-08-05 UU 2. https://www.aurora.umu.se/regler-och-riktlinjer/registratur-och-arkiv/arkiv/arkivering-av-forskningsmaterial/ Besökt 2020-08-05 UU3. https://www.umu.se/globalassets/fristaende-webbar/regelverk/arkiv-och-diarium/1---fs-1.1-962-18-bedriva-forskning.pdf Besökt 2020-08-06