Detta är den största och mest tidskrävande av GPMTs processer. Eftersom denna process utgör en så stor del av det totala arbetet har det varit svårt att få avdelningens anställda att inse att de andra processerna är frikopplade från den. Detta var ett synsätt som även författarna präglades av i den inledande delen av examensarbetet. Vid första anblick framstod det, utifrån medarbetarnas beskrivning, som om alla aktiviteter ingick i denna process. Detta gjorde det svårt att hitta något logiskt samband mellan aktiviteterna. Efterhand insåg vi dock att processerna kan segmenteras i större grad och produktionen av operatörsmanualerna definierades som en egen process.
5.2.1 Problem
Granskning av dokument
När GPMT har tagit fram ett dokument ska det granskas av tekniska experter. I dagsläget finns inget bra underlag för att avgöra hur lång tid det kommer att ta, utan varje person får lita på sin subjektiva bedömning och vad de kommer ihåg från tidigare projekt. När man anser att granskningen har tagit för lång tid, kontaktar man granskaren för att påminna om att dokumentet ska granskas. Eftersom det inte finns någon objektiv information kring hur lång tid granskningen normalt tar, tar GPMT ofta kontakt med granskaren för tidigt, vilket leder till stress och osäkerhet. Med tanke på mängden dokument som utgör gasturbinmanualerna, kopplat med faktumet att alla manualer granskas av (ibland flera) experter som sitter utanför GPMT, inser man att mycket av tiden går åt till att hålla reda på var dokumenten är och hur länge de varit borta. Det åligger en DPL att hålla samman den information som berör ett specifikt dokument, veta när det är dags att börja ”jaga” dokument och veta vem man skall kontakta. GPMT har kommit att inse att man inte vet hur lång tid bör förflyta innan det är dags att kontakta en sen granskare. Inte heller är man medveten om i vilken utsträckning granskningstiden beror på vilket dokument som granskas, eller ännu mindre på vem som granskar dokumentet. All denna information är nödvändig för att avdelningen i framtiden skall kunna komma tillrätta med problemet.
Standardisering av dokument
Även om gasturbinen utvecklas efter varje kunds specifika krav och att detta faktum reflekteras i både manualer och instruktioner, så förhåller det sig så att manualer, tagna från olika projekt, har många likheter sinsemellan. Då GPMTs uppgift är att anpassa dessa dokument till varje specifik turbin så finns det stor vinning i att försöka standardisera dokumenten på ett sådant vis att de minimerar redigeringsarbetet. Det problem som avdelningen har stött på här är att man inte funnit något bra sätt att fastställa vilka dokument som lämpar sig för ett standardiseringsarbete, och hur detta arbete bör vara utformat.
5.2.2 Åtgärder
Granskning av dokument – Granskningslista Excel
Under examensarbetets gång har problematiken kring mätetal diskuterats flitigt. För att underlätta mätningar har en särskild programrutin i Excel tagits fram. Med hjälp av den kan tidsåtgången för olika arbetsmoment registreras med en enkel knapptryckning samtidigt som status för dokumenten uppdateras. Funktionaliteten för programrutinen presenteras ingående tillsammans med processkartorna i bilaga 5.
De parametrar som kan fås fram med hjälp av detta verktyg representeras i tabellen nedan.
Mätetal Förklaring
Redigeringstid Den tid som läggs ner på att redigera ett dokument.
S-tid När någon annan avdelning gör något som
innebär onödigt extraarbete för GPMT definieras tiden för extraarbetet som strultid (s-tid).
Granskningstid Den tid det tar för tekniker att granska och godkänna dokument som skickats till dem.
Översättningstid Den tid det tar för översättningsfirman att översätta dokumenten.
Andel färdiga dokument
-
Figur 16 Tillgängliga mätetal genom Excel-verktyget och mätetalens innebörd
Alla dessa mätetal kan registreras tillsammans med dokumentnamn och projektnamn.
Det finns även ett annat kalkylblad där DPL får fylla i information om sina projekt, bland annat tidpunkter för projektets leveranser. Utifrån data som registreras i detta kalkylblad kan man få fram siffror för leveransprecision.
Härunder följer en mer detaljerad beskrivning av mätetalen och deras syften.
Redigeringstid
Tiden som går åt för att skapa ett dokument kan enkelt registreras med det framtagna verktyget. Genomsnittstiden för ett visst dokument kan då beräknas, och därigenom kan tidkrävande dokument identifieras på ett objektivt sätt. Detta underlättar planeringen av personalbehov, beräkning av genomloppstid och projektkostnad. Sistnämnda kan användas för att kalibrera avdelningens offertverktyg och på så sätt minska avvikelserna i budgeteringen av nya projekt.
Summan redigeringstid för alla dokument i ett projekt utgör, tillsammans med tiden för att ta fram elektronisk dokumentation och dokumentationspärmar, ett mått på faktisk värdeskapande tid i ett projekt. Jämför man den tiden för dessa tre aktiviteter med den totala tiden som registreras för ett projekt får man ett mått på tidseffektiviteten i projektet. S-tid
Om en annan avdelning ändrar något i dokumentationen utan att informera GPMT, innebär det ofta onödigt merarbete. Mängden s-tid kan vara ett effektivt sätt att åskådliggöra behovet av bättre kommunikation mellan avdelningar.
Mätningarna kan representeras som faktisk tid under en viss period eller som andel av total tid för avdelningen eller för enstaka projekt.
Granskningstid
Genom att mäta och följa upp tiden för granskning kan man ta fram förväntad granskningstid, antingen generellt eller för enstaka dokument. Om så önskas kan datamängden utnyttjas för skapande av styrdiagram (se bilaga 6) så att man kan få en objektiv varning om att granskningen tar för lång tid. Genom att använda mätetalet på detta sätt minskar behovet av att ”jaga” granskare.
Slutligen fungerar mätningarna som underlag för beräkning av genomloppstid, vilket underlättar planering och beläggningsprognoser. Översättningstid
Översättningstid är helt enkelt den tid det tar från att ett dokument skickas för översättning tills det kommer tillbaka från översättningsbyrån. På
samma sätt som för granskningstiden underlättar dessa mätningar planering och beräkning av genomloppstid.
Andel färdiga dokument
Eftersom status för varje dokument registreras är det enkelt att ta fram siffror för andelen kompletta dokument i projekten. I kombination med ovan nämnda mätetal kan andelen kompletta dokument berätta hur mycket arbete som återstår i ett projekt och därigenom ge en uppskattning på när den kan förväntas vara avslutat.
Dessutom kan regressionsanalys tillämpad på dessa siffror fungera som underlag för att skapa en planeringsmodell av projektens framfart, vilket enkelt kan utnyttjas i beläggningsprognoser och resursplanering.
Standardisering av dokument - Metod för standardisering
Som beskrivet i avsnitt 2.2 är varje turbinprojekt unikt, och det kan finnas stora skillnader mellan turbinerna. Detta gäller även operatörsmanualerna, vilket gör det svårt att standardisera dokumentationen. Vissa dokument är dock mer känsliga för förändringar än andra. Genom att beakta variationen inom projekt (alltså hur mycket ett dokument ändras från början av projektet till slutet) och samtidigt variationen mellan projekten kan man få en bild av vilka dokument som är lämpliga att försöka standardisera och vilka som troligtvis inte kommer att kunna standardiseras.
På GPMT finns tre distinkt skilda typer av standarddokument. Dessa är så kallade ”True standards”, vilka aldrig anpassas till projekten, standarddokument, i vilka mindre justeringar görs samt maximerade standards, vilka har olika block som kan väljas bort beroende på vilka alternativ kunden har valt för sin gasturbin. Ett dokument tas endast i undantagsfall fram från grunden, utan anpassas utifrån något gammalt dokument, antingen något standarddokument eller ett gammalt projekt där turbinen har liknande egenskaper.
Figur 17 på nästa sida visar kriterier för att avgöra vilken typ av standard som kan tas fram för olika dokument. Om variationen både mellan och inom ett projekt är liten, kan en standard tas fram. Om det finns stor variation mellan projekt och liten variation inom projekt kan en maximerad standard tas fram. Om variationen inom projekt är stor är det däremot tveksamt om standardiseringsarbetet tillför något värde, alltså kommer ett gammalt projekt att vara den bästa lösningen.
Stor - Gammalt projekt
Liten Standard Maximerad standard
V ar ia ti o n in o m p ro je kt Liten Stor
Variation mellan projekt
Figur 17 Matris för att välja lämplig åtgärd för standardisering av dokument
En av GPMTs anställda har tagit fram en metod för att få fram ett kvantitativt mått på skillnaden mellan två dokument. Den information som kommer fram från metoden är (1) hur många ord som tagits bort, (2) hur många ord som lagts till och (3) hur många ord som är desamma. Vårt förslag är att utnyttja denna metod för att objektivt avgöra vilken typ av standarddokument som bör väljas. Detta kan åstadkommas genom att beräkna ett ändringsindex för dokument från olika projekt och olika faser i samma projekt. ord antal Totalt ord ändrade Antal Index =
Förslagsvis tillämpas 10 % som en brytpunkt mellan stor och liten variation, både för variationen inom och mellan projekt. Tillsammans med tabellen ovan har man en komplett metod för att välja rätt standard för dokumenten.