I kapitlet kommer genomförandet presenteras i hur en standardiserad rutt togs fram.
5.1 Möte med fallföretag
Arbetets gång startades med ett möte med fallföretaget för att resonera kring ett ämne som ansågs relevant av båda parter. Det beslutades att ett arbete skulle inledas inom den tekniska förvaltningen där det fanns ett behov av att försöka minska fastighetsteknikernas samt fastighetsskötarnas tid i bil. Istället för många timmar spenderade i bil såg de gärna att tid skulle lägga hos kund. Under mötet beslutades det att anonymisera företaget samt alla respondenter som delgivit information. Dessutom konstaterades det att den rådata som finns tillgänglig från GPS-systemet visade all information om varje enskild individ vilket gjorde att direkt data som kan kopplas till ett fordon och vidare till en anställd på företaget inte fick tas med.
5.2 Förstudie
En förstudie skapades först för att se ifall det fanns teoretiskt underlag samt också om arbetet skulle ge bidrag till vetenskapen. I förstudien presenterades en bakgrund till problemet samt också frågeställning och mål. Målet som ska vara mätbart, blev; kan standardiserade rutter bidra till minskad tid i fordon.
5.3 Litteratursökning
För att finna lämplig teori till det valda området skapades sökblock som innehöll de nyckelord som för rapporten, ansågs relevant. Sökningar gjordes i en bibliografisk databas som innehåller följande databaser: Academic Search Premier, Artikelsök, Business Source Premier, CINAHL, ERIC, LIBRIS, PsycINFO, PubMed, Scopus, Ulrichsweb och Web of Science. Vidare användes även studieböcker, då det ansågs som en tillförlitlig källa.
5.4 Benchmarking
Benchmarking hos ett känt svenskt distributionsföretag gjordes för att förutom ur forskningsartiklar, facklitteratur och branschtidningar få en insikt i hur en standardiserad rutt fungerar i transportbranschen. Genom att utföra benchmarking med en chaufför gjordes försök att se hur det fungerar i verkligheten och hur synen på den här typen av rutt kan se ut. Med personer som har branscherfarenhet samt också upplevt skillnaden mellan att ha en standardiserad och icke standardiserad rutt, gav det en större inblick. Benchmarking gjordes också hos tre olika fastighetsbolag i Sverige för att se hur de arbetar med och lägger upp rutter kring fastighetsskötsel. Likheter och olikheter mellan de olika fastighetsbolagen jämfördes och det bidrog till möjligheten att bedöma generaliserbarheten av arbetets syfte.
5.5 Intervjuer & Observationer
Intervjuer gjordes med olika personer på företaget. Både på teknisk förvaltning samt också på kundtjänst. Intervjufrågorna var strukturerade innan intervjuerna för att det skulle bli lättare att
23 hålla sig till rätt ämne och följa en röd tråd i det som efterfrågades. Samtidigt är det lätt med öppna intervjufrågor att ställa följdfrågor på de svar som gavs. Under vissa av intervjuerna fanns det också möjlighet till observation vilket bidrog till att få en större förståelse i hur hela händelseförloppet hänger samman genom att ett ärende inkommer från kund in till kundtjänst som vidare lägger in det i företagets ärendehanteringssystem och därifrån skickas det ut till rätt person.
Intervjuerna gjordes på plats på fallföretaget i en miljö som för respondenterna ansågs mer trygg. Dessutom blev det lättare att göra en observation i deras faktiska miljö och se hur ärenden hanteras samt också hur fastighetsskötarna och fastighetsteknikerna ser på sin egen planering av fastighetsskötsel och tiden att ta sig dit och vidare till nästa fastighet. Då olika områden observerades syntes en viss skillnad mellan områdena när det gäller parkeringsmöjligheterna.
5.6 Miljöberäkningar
Miljöberäkningar gjordes genom att summera den totala distansen som varje fordon kört och därefter göra en uppskattning på vad företagets fordon väger. Här valdes ett stort fordon som motsvarar en personbil av modell Volvo V70. Miljöberäkningen fick fram hur mycket koldioxidutsläpp som företaget orsakat under mars månad 2017 samt hur utsläppen hade sett ut med en standardisering.
5.7 Analysering av data
För att kunna påvisa effekterna av standardiserade rutter skapades slingor i ett GIS-system som i detta fall är Google Maps. Systemet visade närmaste vägen med hänsyn till enkelriktade vägar. Områdena delades in enligt geografiskt lämpliga områden och indelningen av intern och extern grupp togs bort för att ses som en enhet. Se områdesindelning nedan:
• Område A Hjulsta - Barkarby (Hjulsta, Barkarby, Jakobsberg) • Område B Solna - Sundbyberg (Solna-Sundbyberg, Danderyd)
• Område C Kungsholmen - Lilla Essingen (Kungsholmen, Bromma, Lilla
Essingen)
• Område D Östermalm (Östermalm, Lidingö och Gärdet) • Område E City (City, Gamla Stan, Vasastan och Norrmalm) • Område F Södermalm
• Område G Nacka • Område H Huddinge • Område I Skärholmen
Rutterna beräknades på data ur GPS-systemet samt ärendehanteringssystemet och slingan gjordes inom det indelade området mellan fastigheterna. Ur rådata hämtades ärendetider, antal ärenden, tid i bil, hastigheter och distanser i respektive område för beräkning. Det togs inte hänsyn till parkeringsmöjligheter, då det varierar inom och mellan de olika områdena. Tiden som spenderades på att leta parkering och tiden som spenderades i bil på grund av oförutsedda trafiksituationer, såsom köer, finns med i beräkningarna eftersom hastighet och tid är baserad på verkliga GPS-data taget från GPS-system under mars 2017. Ett nuläge baserades på mars månad 2017 och de standardiserade rutterna beräknades på data ur GPS-systemet samt
24 ärendehanteringssystemet från samma månad för att en jämförelse mellan nuläge och ett standardiserat läge skulle kunna göras.
De standardiserade rutterna baserades på ovan nämnda områden med utstakade slingor för att få en så verklighetsnära distans som möjligt och körtid och distans beräknades med utgångspunkt på kapacitetsbehovet i respektive område. Detta för att täcka in tiden som spenderades på ärenden i området och utefter det beräknades tid i bil och distans. För att få en standardiserad rutt ansågs det att fastigheterna skulle besökas i en viss ordning och därför blev bedömningen att använda sig av slingmetoden.
Körtid och distans för inhandling av komponenter beräknades utifrån en godtycklig sträcka mellan leverantör och fastighet inom området alternativt närmaste leverantör utanför området och lades till i varje rutt. Körtid för inhandling av komponenter hos leverantör beräknades genom den uppskattade körsträckan, som är varierande för varje område och den ur GPS-datan samlade medelhastigheten för området. Körtid och sträcka till leverantör för inhandling av komponenter lades till rutten som distans och tid, men illustrerades inte på kartorna utan tiden finns med för att ge utrymme till att åka till leverantör för inköp av material och komponenter, även om detta inte krävs i varje rutt.
Då första körning till de respektive områdena antogs vara sträckan till arbetsplatsen och sista körningen antogs vara körsträckan från arbetsplatsen valdes dessa bort ur GPS-datan. Detta för att det inte fanns fullständig data från de specifika områdena och skulle dessa data använts hade det blivit genomsnitt för alla områden vilket hade lett till att tid och distans i flera fall blivit tillagda i områden där det inte fanns från början och det hade riskerat att ge ett missvisande resultat. Det antogs att det inte påverkade standardiseringen av slingorna inom områdena eftersom dessa resor sker utanför områdesindelningen. Fastighetsskötarna och fastighetsteknikerna utgår från olika startpunkter som är belägna utanför de indelade områdena på olika platser i Stockholmsregionen och genom att inte ta med körning till området och från området begränsas heller inte rutten av enskild person.
Eftersom fallföretaget idag inte har en uttryckt beläggningsgrad och det inte gick att få fram en beläggningsgrad tillsammans med fallföretaget antogs en beläggningsgrad genom jämförelse med andra fastighetsbolag. Där framgick uppskattningar av beläggningsgrad som varierade mellan 75– 100 %. Då samtliga intervjuade fastighetsbolag inte är stationerade i Stockholm utan i andra delar av Sverige används därför en lägre beläggningsgrad på 75% av en arbetsdag med åtta timmar som grund. Beläggningen menas här bestå av planerade ärenden som tillsynsrondering, felanmälningar och andra inplanerade ärenden. Det gav sex arbetstimmar per dag och fastighetsskötare.
25
6 Analys
Detta kapitel kommer visa ett framtida läge med en standardiserad rutt med hjälp av beräkningar för att påvisa eventuella effekter gällande körtid, distans och miljöpåverkan.
6.1 Standardisering av arbetssätt
Inom ramen för den här standardiseringen av rutter ligger det att ärenden hanteras i samband med den veckovisa tillsynsronderingen, detta för att minimera antalet körningar till fastigheterna. Alla tillsynsronderingar som var registrerade i ärendehanteringssystemet finns med i tiden för ärendehantering och eftersom slingan görs i sin helhet vid varje rutt finns utrymmet att ha två eller fler tillsynsronderingar vid fastigheterna om det krävs. En standardiserad rutt innebär att ärenden skulle åtgärdas som längst inom en vecka alltså i samband med nästa tillsynsrondering, vilket ger en längre åtgärdstid än den policy företaget har idag på 72 timmar. Under den observerade månaden skulle det bli minst fem tillsynsronderingar eftersom mars har fem veckor. Däremot kan policyn att besvara ärenden inom tolv timmar fortfarande kvarstå. I gengäld har alla fastigheter en uttalad dag för avhjälpning av inringda ärenden och tillsynsrondering och eftersom majoriteten av de inkommande ärendena inte är av akut karaktär är detta genomförbart. I de fastigheter med avtal om fler tillsynsronderingar kommer det att finnas fler möjligheter att avhjälpa inringda ärenden inom den standardiserade rutten. Ännu en fördel med att ha en uttalad dag för ärendehantering är att kundtjänst redan vid första kontakt med kund kan ge en indikation på när ärendet kommer att tas om hand beroende på dess karaktär.
6.2 Beräkning för slinga
Följande slingor har beräknats med förutsättningar att slingan endast är kalkylerad inom respektive område. Ett medel för körtiden på en rutt beräknas med medelhastigheten för varje område. Antalet turer i området som krävs för att täcka kapacitetsbehovet för ärendehanteringen tas fram. Med tillägget av körning till och från leverantör tas den totala körtiden och totala distansen fram genom beräkning.
26
6.2.1 Område A
Område A innehållande Hjulsta, Barkarby och Jakobsberg, ges en slinga med en totalsträcka på 13 kilometer. Fallföretaget har en filial i området där det arbetar fastighetsskötare som har tillgång till fordon samt inte har tillgång till fordon inom området idag. Se Figur 7-1 nedan.
Figur 7-1 Standardiserad slinga område A. Egen illustration
I Tabell 7-1 nedan beräknas körtiden för slingan och hur många rutter som behövs för att täcka kapacitetsbehovet, alltså antal ärenden för område A under mars 2017.
Tabell 7-1 Beräkning körtid och antal turer för område A
Beräkningar Formel Uträkning
Medel körtid slinga Medelhastighet område Distans slinga 13 / 29,4 = 27 min Antal turer till
området mars 2017 Total ärendetid Arbetstimmar 214 / 6 = 36 turer
I Tabell 7-2 nedan visas beräkningarna för körtid till och från leverantör. Denna tid och distans räknas in i varje standardiserad rutt. Distansen är uppskattad till 10 km.
Tabell 7-2 Körtid till och från leverantör område A
Beräkningar Formel Uträkning
Körtid till och från
27 I Tabell 7-3 nedan visas beräkningar för totala körtiden och distans för området inklusive leverantör
Tabell 7-3 Totala körtiden och körsträcka för område A
Beräkningar Formel Uträkning
Total körtid Antal turer * (körtid slinga + körtid leverantör) 36 (27 + 20) = 1692 min = 28 h Total distans Antal turer * (distans slinga+ distans leverantör) 36 (13 + 10) = 828 km
6.2.2 Område B
Område B innehållande Solna, Sundbyberg och Danderyd har en slinga med en totalsträcka på 17 kilometer. Alla fastigheter finns i Solna Sundbybergområdet utom en i Danderyd. Se Figur 7-2.
Figur 7-2 Standardiserad slinga område B. Egen illustration
I Tabell 7-4 nedan beräknas körtiden för slingan och hur många rutter som behövs för att täcka kapacitetsbehovet, alltså antal ärenden för område B under mars 2017.
Tabell 7-4 Beräkning körtid och antal turer för område B
Beräkningar Formel Uträkning
Medel körtid slinga Medelhastighet område Distans 17 / 32,8 = 31 min Antal turer till
28 I Tabell 7-5 nedan visar beräkningarna för körtid till och från leverantör. Denna tid och distans räknas in i varje standardiserad rutt. Distansen är uppskattad till 10 km.
Tabell 7-5 Körtid till och från leverantör område B
Beräkningar Formel Uträkning
Körtid till och från
leverantör Medelhastighet (km/h) Distans (km) 10 / 32,8 = 18 min
Nedan Tabell 7-6 visar beräkningar för totala körtiden och distans för området inklusive leverantör
Tabell 7-6 Totala körtiden och körsträcka för område B
Beräkningar Formel Uträkning
Total körtid Antal turer * (körtid slinga + körtid leverantör) 80 (31 + 18) = 3920 min = 65h Total distans Antal turer * (Distans slinga+ distans leverantör) 80 (17 + 10) = 2160 km
6.2.3 Område C
Område C innehållande Kungsholmen, Bromma och Lilla Essingen har en slinga med en totalsträcka på 16 kilometer, se Figur 7-3.
Figur 7-3 Standardiserad slinga område C. Egen illustration
I Tabell 7-7 nedan beräknas körtiden för slingan och hur många rutter som behövs för att täcka kapacitetsbehovet, alltså antal ärenden för område C under mars 2017.
Tabell 7-7 Beräkning körtid och antal turer för område C
Beräkningar Formel Uträkning
Medel körtid slinga Medelhastighet område Distans 16 / 28,9 = 33min Antal turer till området
29 Nedan Tabell 7-8 visar beräkningarna för körtid till och från leverantör. Denna tid och distans räknas in i varje standardiserad rutt.
Tabell 7-8 Körtid till och från leverantör område C
Beräkningar Formel Uträkning
Körtid till och från
leverantör Medelhastighet (km/h) Distans (km) 8 / 28,9 = 17 min
Nedan Tabell 7-9 visar beräkningar för totala körtiden och distans för området inklusive leverantör.
Tabell 7-9 Totala körtiden och körsträcka för område C
Beräkningar Formel Uträkning
Total körtid Antal turer * (körtid slinga + körtid leverantör) 58 (33 + 17) = 2900 min = 48h Total distans Antal turer * (Distans slinga + distans leverantör) 58(16 + 8) = 1392 km
6.2.4 Område D
Område D innehållande Östermalm, Lidingö och Gärdet har en slinga med en totalsträcka på 26 kilometer, se Figur 7-4. Av slingans 26 km är 14 km belagda på Lidingö som har tre fastigheter. Dessa tre fastigheter ligger längre ifrån de andra och bryts ur övriga slingan för att köras en gång i veckan. Rutten tillhör fortfarande område D men kommer inte att köras i varje rutt för Östermalm.
Figur 7-4 Standardiserad slinga område D. Egen illustration
Nedan Tabell 7-10 visar data för Lidingö utbrutet ur körslinga.
30 Nedan Tabell 7-11 visar distans och körtid för Lidingöslingan, som sedan räknas in i den totala rutten. Eftersom det minst ska vara ett besök i veckan till varje fastighet ökas antal turer till Lidingö från tre turer till fem turer.
Tabell 7-11 Beräkning av distans och körtid för Lidingö
Beräkningar Formel Uträkning
Medel körtid slinga Medelhastighet område Distans 14 / 41,7 = 20 min Antal turer till
området mars 2017 Total ärendetid Arbetstimmar 15 / 6 = 3 turer 5 turer
I Tabell 7-12 nedan beräknas körtiden för slingan och hur många rutter som behövs för att täcka kapacitetsbehovet, alltså antal ärenden för Östermalmslingan under mars 2017.
Tabell 7-12 Beräkning körtid och antal turer för Östermalmslingan
Beräkningar Formel Uträkning
Medel körtid slinga Medelhastighet område Distans 12 / 25,4 = 29min Antal turer till
området mars 2017 Total ärendetid Arbetstimmar 223/ 6 = 37 turer
Nedan Tabell 7-13 visar beräkningarna för körtid till och från leverantör. Denna tid och distans räknas in i varje standardiserad rutt.
Tabell 7-13 Körtid till och från leverantör område D
Beräkningar Formel Uträkning
Körtid till och från
leverantör Medelhastighet (km/h) Distans (km) 10/ 25,4 = 24 min
Nedan Tabell 7-14 visar beräkningar för totala körtiden och distans för området inklusive leverantör.
Tabell 7-14 Totala körtiden och körsträcka för område D
Beräkningar Formel Uträkning
Total körtid Östermalm + körtid leverantör) + Antal turer Östermalm * (körtid Antal turer Lidingö * körtid Lidingö
37 (29 + 24) + 5*20= 1961 + 100 min = 2061min = 34h Total distans Antal turer * (Distans slinga + distans leverantör) 37(12+ 10) + 5*14=814 + 70 = 884 km
31
6.2.5 Område E
Område E innehållande City, Gamla Stan, Vasastan samt Norrmalm har en slinga med en totalsträcka på 30 kilometer, se Figur 7-5.
Figur 7-5 Standardiserad slinga område E. Egen illustration
I Tabell 7-15 nedan beräknas körtiden för slingan och hur många rutter som behövs för att täcka kapacitetsbehovet, alltså antal ärenden för område E under mars 2017.
Tabell 7-15 Beräkning körtid och antal turer för område E
Beräkningar Formel Uträkning
Medel körtid slinga Medelhastighet område Distans 30 / 26,5 = 68min Antal turer till
området mars 2017 Total ärendetid Arbetstimmar 300/ 6 = 50 turer
Nedan Tabell 7-16 visar beräkningarna för körtid till och från leverantör. Denna tid och distans räknas in i varje standardiserad rutt.
Tabell 7-16 Körtid till och från leverantör för område E
Beräkningar Formel Uträkning
Körtid till och från
32 Nedan Tabell 7-17 visar beräkningar för totala körtiden och distans för området inklusive leverantör.
Tabell 7-17 Totala körtiden och körsträcka för område E
Beräkningar Formel Uträkning
Total körtid Antal turer * (körtid slinga + körtid leverantör) 50 (68 + 14) = 4100 min = 68h Total distans Antal turer * (Distans slinga + distans leverantör) 50(30 + 6) = 1800 km
6.2.6 Område F
Område F innehållande Södermalm har en slinga med en totalsträcka på 31 kilometer, se Figur 7-6.
Figur 7-6 Standardiserad slinga område F. Egen illustration
I Tabell 7-18 nedan beräknas körtiden för slingan och hur många rutter som behövs för att täcka kapacitetsbehovet, alltså antal ärenden för område F under mars 2017.
Tabell 7-18 Beräkning körtid och antal turer för område F
Beräkningar Formel Uträkning
Medel körtid slinga Medelhastighet område Distans 31 / 25,5 = 73min Antal turer till
området mars 2017 Total ärendetid Arbetstimmar 808/ 6 = 135 turer
Nedan Tabell 7-19 visar beräkningarna för körtid till och från leverantör. Denna tid och distans räknas in i varje standardiserad rutt.
Tabell 7-19 Körtid till och från leverantör
Beräkningar Formel Uträkning
Körtid till och från
33 Nedan Tabell 7-20 visar beräkningar för totala körtiden och distans för området inklusive leverantör.
Tabell 7-20 Totala körtiden och körsträcka för område F
Beräkningar Formel Uträkning
Total körtid Antal turer * (körtid slinga + körtid leverantör) 135 (73 + 9) = 11 070 min = 185h Total distans Antal turer * (Distans slinga + distans leverantör) 135(31 + 4) = 4725km
6.2.7 Område G
Område G innehållande Nacka och Hammarby Sjöstad har en slinga med en totalsträcka på 27 kilometer, se Figur 7-7.
Figur 7-7 Standardiserad slinga område G. Egen illustration
I Tabell 7-21 nedan beräknas körtiden för slingan och hur många rutter som behövs för att täcka kapacitetsbehovet, alltså antal ärenden för område G under mars 2017.
Tabell 7-21 Beräkning körtid och antal turer för område G
Beräkningar Formel Uträkning
Medel körtid slinga Medelhastighet område Distans 27 / 36,3 =45min Antal turer till
området mars 2017 Total ärendetid Arbetstimmar 299/ 6 = 50 turer
Nedan Tabell 7-22 visar beräkningarna för körtid till och från leverantör. Denna tid och distans räknas in i varje standardiserad rutt.
Tabell 7-22 Körtid till och från leverantör
Beräkningar Formel Uträkning
Körtid till och från
34 Nedan Tabell 7-23 visar beräkningar för totala körtiden och distans för området inklusive leverantör.
Tabell 7-23 Totala körtiden och körsträcka för område G
Beräkningar Formel Uträkning
Total körtid Antal turer *(körtid slinga + körtid leverantör) 50 (45 + 17) = 3100 min = 52h Total distans Antal turer * (Distans slinga + distans leverantör) 50(27 + 10) = 1850km
6.2.8 Område H
Område H innehållande Huddinge och Farsta har en slinga med en totalsträcka på 32 kilometer, se Figur 7-8.
Figur 7-8 Standardiserad slinga område H. Egen illustration
I Tabell 7-24 nedan beräknas körtiden för slingan och hur många rutter som behövs för att täcka kapacitetsbehovet, alltså antal ärenden för område H under mars 2017.
Tabell 7-24 Beräkning körtid och antal turer för område H
Beräkningar Formel Uträkning
Medel körtid slinga Medelhastighet område Distans 32 / 26,8 = 72 min Antal turer till
35 Nedan Tabell 7-25 visar beräkningarna för körtid till och från leverantör. Denna tid och distans räknas in i varje standardiserad rutt.
Tabell 7-25 Körtid till och från Leverantör
Beräkningar Formel Uträkning
Körtid till och från
leverantör Medelhastighet (km/h) Distans (km) 8 / 26,8 = 18min
Nedan Tabell 7-26 visar beräkningar för totala körtiden och distans för området inklusive leverantör.
Tabell 7-26 Totala körtiden och körsträcka för område H
Beräkningar Formel Uträkning
Total körtid Antal turer *(körtid slinga + körtid leverantör) 95 (72 + 18) = 8550 min = 143h Total distans Antal turer * (Distans slinga + distans leverantör) 95(32 + 8) = 3800km
6.2.9 Område I
Område I innehållande Skärholmen, Sätra, Hägersten, Midsommarkransen har en slinga med en totalsträcka på 18 kilometer, se Figur 7-9.
Figur 7-9 Standardiserad slinga område I. Egen illustration
I Tabell 7-27 nedan beräknas körtiden för slingan och hur många rutter som behövs för att täcka kapacitetsbehovet, alltså antal ärenden för område I under mars 2017.