Hur genomförs enhetens arbetssätt, kommunikation och utvärdering? / Vilken

4.1.1 Arbetssätt

Ledningen ansvarar för att alla medarbetare har tillräckligt med kunskap, lämpliga verktyg och hjälpmedel för att utföra arbetet korrekt (Ledning och kvalitetssystem, 2016, s.4). Alla medarbetare ska få såväl positiv som negativ återkoppling på sina arbetsprestationer och på efterlevnaden av förväntningarna. Säker drift i det dagliga arbetet ska verifieras, bland annat med stöd av egenutvärdering.

Arbetet inom enheten är instruktionsstyrt och personalen använder sig av uppstyrda processer och verktyg som ska underlätta och förebygga felhandlande. Verktygen anses vara många och det kan ibland leda till svårigheter att välja verktyg.

Respondent 2: ”Vi har många verktyg, 2 A4: or. De hjälper till viss del bra men problemet kan vara att alla inte vet när verktygen ska användas och exakt hur de tillämpas.”

Respondent 3: “Vi har många olika verktyg för olika tillfällen och man får använda det som passar för stunden. Ibland kan det vara svårt att välja vad för verktyg man ska använda. Ibland kan man välja olika beroende på situation. Bara man väljer något för att ha något att stötta sig mot så man kommer fram till något.”

I observationen observerades det att det finns en tydlig plan för arbetet och att allt går enligt rutiner, instruktioner och säkerhet verkar vara i prioritet. Utvärderingen utfördes enligt en mall som finns beskriven i de gemensamma styrande dokumenten. Verktyg används och utvärderas i egenutvärderingen.

Arbetssätten övas in i en simulator och personalen får en chans att kunna förbättra sig, respondent 2: Vi övar i simulatorn på återträning med arbetssätt tillhörande våra respektive arbetsuppgifter. Där får vi återkoppling och en chans att förbättra. På en följdfråga ” Tar ni med er kunskap från tidigare lyckade arbetssätt och mindre lyckade arbetssätt?” svarade respondent 2: Ja, vi tar med oss kunskapen, målet är att göra det men vi kanske inte alltid lyckas.

4.1.2 Kommunikation

I en instruktion kallad driftmannaskap beskrivs flertalet metoder och arbetssätt som personalen på enheten produktion ska använda sig av i sitt dagliga arbete för att verksamheten ska uppnå sina mål.

För att uppnå en säkrare kommunikation ska skiftlagen använda sig av en så kallad trevägskommunikation vid kommunicering (Driftmannaskap, 2017).

Trevägskommunikation innebär att en sändare ger ut en tydlig uppmaning (order), mottagaren av ordern upprepar vad den ska utföra och sändaren bekräftar att mottagaren uppfattat ordern korrekt. Som ett sista steg så avrapporterar mottagaren att ordern är utförd (Driftmannaskap, 2017).

Samtliga respondenter nämnde något om trevägskommunikation. Respondent 1: ”Trevägskommunikation är vi duktiga på när det gäller och framförallt vid en störning men vid normala former kan vi få kritik. Det är ett lätt sätt att kommunicera på och gör man på rätt sätt får man återkopplingen tillbaka. Det används ofta via komradio och vid

störningar så kommer det fram direkt.”

Respondent 2: “Vi jobbar med trevägskommunikation och det har vi instruktioner för hur vi går tillväga. Vi är väldigt styrda efter instruktioner.”

Respondent 3: “Trevägskommunikation finns med i instruktionen för driftmannaskap och vi förväntas att använda trevägskommunikation för att säkerställa att vi får rätt bild och att kommunikation inte ändras på vägen.” I observationen styrktes att

trevägskommunikationen används för att bekräfta en order.

Kommunikationen anses vara viktig för arbetet på enheten. Enligt Ledningsdokumentet (Ledning och kvalitetssystem, 2016, s.5) understödjs en god

kommunikation som fokuserar på säkerhet av att rätt information går ut till rätt personer i rätt tid på alla nivåer i organisationen. Samtliga respondenter ansåg att kommunikation är viktigt i arbetet. På frågan ” Anser du att kommunikation är viktigt i ert arbete?” svarade respondent 1: “Kommunikation är jätteviktigt. Annars kan det leda till missuppfattningar. Det kan vara så att jag har informerat och fått uppfattningen att någon har förstått men som egentligen inte har förstått och därför är kommunikation så viktig.” Respondent 2 svarade: “Väldigt viktigt. Det är viktigt för verksamheten att det blir rätt kommunikation för att undvika fel. För att undvika att tänka fel.” Respondent 3 svarade: “Ja, det är viktigt för att vi inte ska göra något felgrepp och så att vi har rätt förutsättningar att utföra rätt åtgärder.”

I observationen på utvärderingen noterades att frågan om vad som fungerat bra eller dåligt avseende kommunikation tas upp under utvärderingen.

4.1.3 Utvärdering

Enheten Produktion styrs av ett samlat ledningsdokument som beskriver grunden till hur arbetssättet inom kommunikation och egenutvärdering ska skötas. Forsmark ska vara en lärande organisation där erfarenhetsåterföring, periodiskt genomförda egenutvärderingar, resultat, kontroller och utbildningar bidrar till lärandet. Systematiska metoder ska användas

för att registrera och dokumentera information som kan användas för analys och utveckling av organisationen (Ledning och kvalitetssystem, 2016, s.5).

Skiftlagen utför en egenutvärdering en gång var 7:e vecka med syftet att ständigt förbättras och sprida erfarenheter till andra. Egenutvärderingen utförs i form av en checklista som ska hjälpa till att hålla en struktur vid genomgången. Listan dateras och kommentarer skickas till enhetschefen som går igenom den tillsammans med skiftlaget vid nästa arbetsperiods början (Driftmannaskap,2017).

I checklistan (Driftmannaskap,2017) står det avseende kommunikation, ”Diskutera vad har vi gjort bra och vad kan vi förbättra inom driftmannaskap,

kommunikation?”. I checklistan ställs en fråga om erfarenheter att sprida till andra och att attityder, beteende, samarbete, säkerhet och hälsa ska diskuteras (Driftmannaskap,2017).

Under observationen verkade samtliga medarbetare vana vid mallen och den följs. Det råder en transparens då utvärderingen utförs på storbild och alla får se svaren som antecknas. Egenutvärderingen utförs i grupp och diskussioner om varje punkt uppmanas.

I samtliga 3 intervjuer framgår att skiftlagen var 7:e vecka utför en så kallad egenutvärdering avseende hur skiftlaget har arbetat under skiftperioden och att

egenutvärderingen utförs enligt en instruktion som tar upp arbetssätt, ledning av skiftlaget, riskobservationer, erfarenheter, hälsa och hur kommunikationen har fungerat.

På frågan ”Utför ni utvärdering?” svarade respondent 1: “På eftermiddagshelg så sätter sig hela skiftlaget och går igenom vad som hänt under skiftperioden. Då används en utvärdering med erfarenheter, hur skiftlaget mår, har arbetat och man syr ihop säcken efter en livscykel.” På frågan ”Gör ni något för att utveckla kommunikationen på enheten?” svarade respondent 2: ”När det blir fel så diskuteras det direkt. Annars tar vi upp på

egenutvärderingen vad som skulle gjorts. Vi tar upp varför det hände och hur vi kan göra det bättre.” Respondent 3 svarade: “Vi har egenutvärdering då vi tar upp kommunikation.”

Vid två tillfällen per år har skiftlagen återträning vilket innebär att skiftlagen tränar på arbetsmoment och blir utvärderade av personer utomstående skiftlaget där de i utvärderingen bland annat tar upp hur kommunikationen har fungerat inom skiftlaget och vad de utomstående anses kan förbättras. På frågan ”Använder ni er av något sätt för att utvärdera och förbättra de arbetssätt ni har inom kommunikation?” svarade respondent 1: “Vi utför återträning 2 gånger per år där vi hela tiden får återkoppling på hur vi sköter kommunikationen. Vi har en utbildningssamordnare som skriver utvärderingar som man får efteråt.” På frågan ”Gör ni något för att utveckla kommunikationen på enheten?” svarade Respondent 3: “Återträningar är en del och då får vi återkoppling när de kollar på

kommunikationsbitarna”.

Skiftlagen gör även egna utvärderingar efter varje simulatorpass där de tar upp vad de gjorde bra och vad de kan förbättra och tänka på till nästa gång. På frågan ” Använder ni er av något sätt för att utvärdera och förbättra de arbetssätt ni har inom kommunikation?” svarade respondent 1: ”Vi är självkritiska, efter varje pass görs en egenutvärdering och återkoppling på vad som hände och vad som ska göra bättre nästa gång”.

4.2 Hur kan vald utvärderingsmall anpassas för att utveckla kommunikationen inom enheten?

4.2.1 Förbättringsmöjligheter

Egenutvärderingen som utförs var 7:e vecka anses kunna förbättras och tre förslag som kom upp under intervjuerna var att egenutvärderingen skulle kunna fokusera mer brett och inte bara behandla den interna kommunikationen som den gör nu. Egenutvärderingen skulle kunna vara levande i ett längre perspektiv för att ta vara på erfarenheterna samt att kunna få en utomståendes synpunkt på det arbetssätt som utförs för att kunna ifrågasätta arbetssätt och metoder.

På frågan ”Vilka svagheter ser du med er utvärdering på enheten?” svarade respondent 2: “Vi är sämre på att följa upp erfarenheter från långt tidigare. Man är fokuserad på perioden innan”. “Kommunikation mot övriga avdelningar skulle kunna finnas med så att man tänker bredare i egenutvärderingen än vi gör nu. Egenutvärderingen är riktad mot skiftlaget och täcker inte upp för kommunikation utåt och jag ser att det kan behövas en egenutvärdering för kommunikation utåt.” ”Respondent 3 svarade: “Just egenutvärderingen kan ha en svaghet att vi bara utvärderar från vår egen synvinkel. Vi har ingen annan som ifrågasätter just vid utvärderingen. Man får ingen annans syn och vissa kan ta för sig mer än andra och då kan deras synpunkter lyftas fram och andra som inte vill säga lika mycket så kommer inte deras synpunkter fram.

Respondent 2 svarade på frågan: ”Vilka svagheter ser du med er

kommunikation på enheten?” med: “Mot övriga avdelningar kan kommunikationen vara svår. Vi har våra mötesrutiner som fungerar men det är när det är något som kommuniceras utöver det som det kan bli fel.” och på frågan ”Vad ser du skulle behövas för att utveckla er kommunikation?” så svarade respondent 2: ”Kanske en grupp som följer med och kollar på hur kommunikationen fungerar”.

När frågan: ”Tror du att en utvärderingsmall skulle hjälpa er att utveckla kommunikationen?” ställdes svarade respondent 2: “Skulle kunna utveckla den ordinarie genom att utveckla kommunikationspunkten. Jag tror att nu anser man bara

kommunikationen i skiftlaget och inte hur vi kommunicerar utåt och även hur det kommuniceras inåt.”

I intervjun ställdes frågan: ” Använder ni er av något sätt för att utvärdera och förbättra de arbetssätt ni har inom kommunikation?” och respondent 3 svarade: “Oftast tas det upp mest då det misslyckas för det är inte lika ofta man tar upp det när det går bra för att jag tror att man reflekterar mer då det gått dåligt. Samtidigt så är det viktigt att ta upp de gånger det gick bra för att lära sig.”

På frågan: ”Hur är ert behov av att utveckla kommunikationen?” svarade respondent 3: “Inom skiftlaget tycker jag att vi har en bra kommunikation men där det ofta kan uppstå problem är mot andra avdelningar där det kan vara bra att utveckla