Hållbarhetsrapportering kan enligt Kurittu (2018 s. 9–13) beskrivas som ett sätt på vilket företag tar hänsyn till och hanterar sin inverkan på olika slags hållbarhetsproblem.
Hållbarhetsrapportering gör det lättare för företagen att begripa, mäta och ge information om ekonomiska, sociala och miljömässiga effekter som uppstår i företagens vardagliga verksamhet. Definitionen på hållbarhetsrapportering är alltså samma som på företagets samhällsansvar. Kurittu (2018, s. 9–13) påpekar att det är viktigt att komma ihåg att hållbarhetsrapportering alltid fungerar som självreglering.
Rapportering av hållbarhetsärenden visar en mer transparent bild av företagets möjligheter och risker och gör det även enklare för dem att sätta upp mål och hantera förändringar på ett effektivare sätt. Hållbarhetsrapporten är den huvudsakliga källan till information om företagens hållbarhetsprestation. Författaren påpekar vidare att företag alltid ska agera först och sedan rapportera, eftersom man ju måste ha något att rapportera om. Huvudtanken är att förstå vad som menas med hållbarhet. Själva rapporten fungerar främst som ett sätt att klarlägga hållbarhetsaspekter i den egna verksamheten, eftersom de flesta företag redan agerar hållbart, till exempel tar hand om sina anställda och betalar skatter. (Kurittu, 2018 s. 9–13)
9 Sedan 20 år tillbaka har man i en stor utsträckning använt GRI-standarder i strävan efter att nå gemensamma regler och ramverk för rapportering av icke-finansiell information.
GRI, som kommer från engelskans Global Reporting Initiative, är en internationell och självständig organisation som har för avsikt att främja hållbarhetsredovisningen. GRI skapades år 1997 då de publicerade de första internationella standarderna som utgör ett ramverk för hållbarhetsrapportering. Målet med GRI-standarderna är att hjälpa företag och regeringar inse deras effekter på olika hållbarhetsproblem och få dem att fatta beslut för att skapa miljöfördelar samt ekonomisk och socialnytta. GRI skapades för att hållbarhetsrapportering ska vara så jämförbart och strukturerat som möjligt på en global nivå. Enligt Paun (2018) ger sådana här världsomfattande standarder utrymme för att data ska kunna jämföras också mellan olika industrier och tidsperioder. GRI-standarderna används inte enbart i företag och organisationer, utan också i offentlig förvaltning, kommuner, föreningar och myndigheter. Kurittu (2018, s. 9–13) framhäver att rapportering av företags samhällsansvar och hållbarhet utvecklas i takt med tiden. (Global Reporting Initiative, 2019)
Enligt GRI-standarderna börjar hållbarhetsrapporteringen med att förbereda och sammanställa rapporten och efter det ska företaget samla information till rapporten. Det är viktigt att identifiera och fokusera på enbart information som är väsentligt. Sedan fortsätts rapporteringen med att upplägga pålitliga och relevanta data till en rapport.
Slutligen bearbetas rapporten så att den är så nyttig som möjligt. Principerna för fastställning av rapportens innehåll är fullständighet och relevans. Rapporten ska även inkludera en beskrivning av intressenternas förväntningar och en referensram för företagens hållbarhetsarbete. Referensramen för företagens hållbarhetsarbete kommer från FN:s Global Compact, som innehåller principer gällande arbetslivet, mänskliga rättigheter, miljön och antikorruption. Det rapporterande företaget ska komma ihåg att rapporten görs huvudsakligen för intressenterna och därför ska rapporten ta hänsyn till intressenternas förväntningar och behov. Rapporten ska vara omfattande och väsentlig, det vill säga innehålla företagets alla viktigaste ekonomiska, sociala och miljömässiga effekter på sin omgivning. För att kunna nå kvalitetskraven i GRI-standarden ska rapporten vara noggrann, tydlig, jämförbar, rättvis, läglig och pålitlig. (Global Reporting Initiative, 2019)
10 Enligt Fiorini, Chiappetta, Charbel, Sousa Jabbour, Beatriz, Oliveira och Yudi (2019) är fördelarna med hållbarhetsrapportering att företag lättare identifierar sina möjligheter till kostnadsbesparingar, förbättrar sina produktsortiment och prissättningsbeslut, har en mer informerad beslutsfattning, ökar intäkter och undviker framtida kostnader av investeringsbeslut. I traditionella kostnadsberäkningssystem är miljökostnader ofta dolda, medan en separat hållbarhetsrapportering ger mer exakt information som hjälper företagsledningen att fatta beslut. Information om exempelvis återvinning och användning av avfall kan ge nya möjligheter att skapa intäkter. Fiorini m.fl. (2019) förklarar vidare att hållbarhetsrapportering kan även resultera i indirekta och immateriella fördelar, exempelvis ökade konkurrensfördelar, kvarvarande personal samt förbättrad image och rykte. Hållbarhetsrapportering kan även vara fördelaktigt för samhället och minska lagstadgad uppmärksamhet.
Hållbarhetsrapportering har delvis också kritiserats under de senaste åren. Rimmel m.fl.
(2018) är av åsikten att hållbarhetsrapporteringens frivillighet har lett till att företag kanske inte har incitament att visa brister som de har i sin rapportering om hållbarhet, till exempel minskande av växthusgasutsläpp. Data om företagens miljöprestanda kan även vara svårt att spåra i synnerhet i mindre företag, vilket leder till att företag inte heller vill använda resurser till att få fram data som är svårt tillgängligt. Rimmel m.fl. (2018) anmärker ytterligare att det är enkelt att utesluta information eller ändra mätvärden i rapporteringen för att förmörka minskande miljöprestanda, vilket gör att rapporten inte visar en tillförlitlig bild av företagets riktiga hållbarhetsåtgärder. Rimmel m.fl. (2018) påpekar att man dock måste komma ihåg att nuförtiden finns det lagar om hållbarhetsrapportering, vilket innebär att det finns rättsliga möjligheter att exempelvis bestämma om straff.
Begreppet miljöledning betyder enligt Joshi och Li (2016) att ett företags miljöärenden ställs som en del av företagets ledning och grundar sig på att fastställa målsättningarna med miljöärenden så att de är enhetliga med företagens hållbarhetsåtgärder.
Hållbarhetsåtgärderna ska gå i linje med företagets mission och kärnverksamhetens strategi och vara relevanta och väsentliga för företagets externa andelsägare. Schaltegger och Burritt (2017, s. 32–34) påpekar att gällande analysering och insamling av
11 information är redovisning det viktigaste företagssystemet och att redovisningssystem gör att organisationer är mer transparenta i sina aktiviteter, vilket främjar intressenternas behov. Joshi och Li (2016) påminner att GRI-standarderna utvecklades för att standardisera den externa rapporteringen om hållbarhetsmål och -mått, vilket har i sin tur lett till att företag är tvungna att utveckla interna kontroll-och ledningsprocesser för att uppnå dessa hållbarhetsmål. Ett sätt att anpassa interna kontroll- och ledningsprocesser till företagets verksamhet är att använda sig av ett miljöledningssystem. Korrigering av miljöskador är enligt Finlands Standardiseringsförbund (2021) betydligt dyrare än att hindra dem från att inträffa och därför kan det vara fördelaktigt att ett företag inför ett miljöledningssystem i sin verksamhet.