(Texten i 4.5 är hämtad ifrån Handelsbankens bolagsstyrningsrapport för 2008)
Handelsbanken är en universalbank som lämnar finansiella tjänster inom områdena företagsaffärer, investmentbanking och trading, privata affärer och livsförsäkringar. Banken finns i Sverige men också i övriga Norden och Storbritannien. Affärsidén är att utifrån kundens behov och baserat på en personlig relation, erbjuda privata och företagskunder ett komplett utbud av finansiella tjänster av hög servicenivå.
Handelsbanken nämner i början av sin rapport att de tillämpar och följer svensk kod för bolagsstyrning utan någon avvikelse. Deras bolagsstyrningsrapport utgör inte en del av de formella årsredovisningshandlingarna och har inte blivit granskad av bolagets revisor.
4.5.1 Bolagsstämma
Kallelse
Den ordinarie årsstämman hölls den 23 april 2008. Aktieägare som vill få ett ärende behandlat vid årsstämman ska framföra en skriftlig begäran till styrelsen i god tid, så att ärendet kan tas upp i kallelsen till stämman. Information inför och protokoll från bolagsstämmorna finns på bolagets hemsida. Kallelse och förslag till bolagsstämmor översätts även till engelska och finns på bolagets hemsida
Styrelse, ledningens och revisorns närvaro
Alla styrelseledamöter och de stämmovalda revisorerna närvarade på stämman, men inte styrelsens ordförande.
Genomförande
Handelsbankens bolagsstämma utser styrelse och revisorer samt beslutar om arvoden. Den tar även ställning till frågan om ansvarsfrihet för styrelsen, revisorer och VD. Ytterligare fastställer den resultat- och balansräkningar. De beslutar om bolagsordningen vilket är det grundläggande styrdokumentet i banken. Där framgår vilken verksamhet den ska bedriva, aktiekapitalets storlek, aktieägarnas rätt att delta i bolagsstämman och vad som ska förekomma på årsstämman.
4.5.2 Valberedning
Sammansättning
Vid årsstämman år 2008 beslöt bolaget att valberedningen skulle bestå utav fem ledamöter, vilket är styrelsens ordförande samt en representant för var och en av de största ägarna i bolaget. Samtliga ledamöter är oberoende i förhållande till bolaget, dess ledning och
röstmässigt störste aktieägaren, utom en person som är anställd i banken och en styrelseledamot i en av bolagets stiftelser. Uppgifter angående valberedningens sammansättning har funnits på bolagets hemsida sedan 22 oktober år 2008.
Tillsättning av styrelse
Valberedningens uppgift är att utvärdera styrelsens arbete och lämna förslag på val av ordförande på årsstämman, styrelsens ordförande och övriga ledamöter. Under året ska de även utvärdera styrelsens arbete. I slutet av rapporten har bolaget på ett väldigt tydligt sätt redovisat fakta om styrelseledamöterna. Det finns uppgifter om deras befattning, utbildning, vilket år de blev invalda, tidigare uppdrag, bakgrund, ersättning, vilken närvaro de haft i styrelsemöten samt utskottsmöten, aktieinnehav, samt om de är beroende eller oberoende.
Tillsättning av revisorer
Valberedningen ska ge förslag på revisorer och ersättning för utskottsarbete, samt revisorns arvode.
4.5.3 Styrelse
Uppgifter
Styrelsen har under år 2008 haft 14 sammanträden samt en tvådagars strategimöte. De har regelbundet under året diskuterat bolagets ekonomiska läge, dess strategi och ställning. Utvärderingen av styrelsens arbete skedde genom enskilda samtal mellan styrelsens ordförande och ledamöterna. Resultatet utvärderades och diskuterades vid sammanträdena. Redogörelsen lämnades till valberedningen genom ordförande. Man hade ytterligare ett sammanträde utan VD för att utvärdera dennes arbete.
Styrelsens övergripande uppgift är enligt aktiebolagslagen att för ägarnas räkning svara för bolagets organisation och förvaltning. De ska se till att rörelsen organiseras och drivs på det sätt att bankens struktur, förbindelser med andra företag och ställning kan överblickas. I styrelsens arbetsordning och dess instruktioner till VD och chefen för internrevision, behandlas de grundläggande frågorna om kompetensfördelning mellan styrelse, dess utskott, ordförande, VD och internrevision. Det framgår även i arbetsordningen att ordförande ska se till att styrelsens arbete bedrivs effektivt och att styrelsen fullgör sina skyldigheter, att skapa bästa förutsättningar och för att se till att styrelsen löpande uppdateras och fördjupar sina kunskaper om banken. Ordförandet ska utvärdera VD:s arbete och redogöra för sin bedömning i styrelsen. Tillhörande uppgifter är också att vara ordförande i ersättningsutskottet samt ledamot i revisionsutskottet. Vidare ska man se till att styrelsen arbete utvärderas årligen och de ansvarar för kontakten med de större ägarna.
Styrelsen består av tolv ledamöter, inklusive styrelsens ordförande. Andelen kvinnor uppgår till 33 % . I bolagsstyrningsrapporten nämns det att Handelbanken uppfyller svensk kod för bolagsstyrning när det gäller att majoriteten av dessa ledamöter måste vara oberoende i förhållande till banken och dess ledning, samt att två av dessa vidare måste vara oberoende till de större aktieägarna. Den enda styrelseledamot som arbetar i bankledningen är bolagets VD.
Intern kontroll och intern revision
Chefen för internrevision utses av styrelsen. Verksamheten har ca 80 medarbetare, varav många har kompetens som auktoriserad revisor. Bankens externrevisor utvärderar och kvalitetssäkrar internrevisionens arbete. Internrevisionen ska självständigt och oberoende granska bolagets verksamhet och redovisning. Största fokus ligger på att bedöma och verifiera den interna kontrollen.
Arbete med redovisnings- och revisionsfrågor
Till bolagets revisor omvaldes KPMG och Ernst & Young AB till revisorer. Handelsbanken har ett Revisionsutskottet som under år 2008 hade fem sammanträden. De består utav styrelsens ordförande och två av styrelsen utsedda styrelseledamöter, vilka båda är oberoende i förhållande till bolaget och dess ledning. Den ena är även oberoende i förhållande till större ägare och en är utskottets ordförande. Revisionsutskottet ska övervaka dels den finansiella rapporten, och dels effektivitet i bankens interna kontroll, intern revision och riskhanteringssystem. Utskottet ska ha regelbunden kontakt med externrevisorerna som rapporterar till utskottet om viktiga omständigheter som framkommit vid den lagstadgade revisionen. Det som främst ska tas upp är brister i den interna kontrollen avseende den finansiella rapporteringen. Föredragare är VD, chefen för internrevision och revisorerna som blivit utsedda på bolagsstämman.
Ersättningsutskottet hade under året sex sammanträden som bestod av styrelsens ordförande och två av styrelsens utsedda styrelseledamöter. Samtliga ledamöter är oberoende i förhållande till bolaget och dess ledning. Årsstämman beslutar om riktlinjer för ersättningsvillkor till ledande befattningar. Styrelsen beslutar om ersättning till VD och chefen för internrevisionen, som sedan fastställer ramarna för ersättning till ledande befattningshavare. Ersättningsutskottet bereder ärenden som ska beslutas av styrelsen och årsstämman.
4.5.4 Verkställande direktör
I bolagsstyrningsrapporten finns ingen specifik information om VD och dennes uppgifter i företaget, det nämns lite kortfattat kring styrelsen. I slutet på rapporten finns dock uppgifter om Per Boman, bolagets VD. Hans ålder, hur länge han arbetat på Handelsbanken, tidigare befattningar inom bolaget, utbildning, tidigare uppdrag samt om hans och hans närståendes aktieinnehav.
4.5.5 Intern kontroll av den finansiella rapporteringen
Processen för den interna kontrollen avseende den finansiella rapporteringen grundar sig på ramverket för COSO, där faktorer som kontrollmiljö, riskbedömning, kontrollaktiviteter information och kommunikation samt uppföljning är i fokus. Processen har utformats för att säkerställa att fastställda principer för finansiell rapportering och intern kontroll efterlevs, och att den finansiella rapporteringen är upprättad i överensstämmelse med lag, lämpliga redovisningsstandarder och övriga krav på börsnoterade företag. Vid riskbedömningen görs självutvärdering för respektive enhet för att definiera händelser som utgör risker för verksamheten, och för att uppskatta sannolikheten och konsekvenserna av att dessa händelser verkligen kan inträffa. Det är de ekonomiansvariga som ansvarar för att kontrollaktiviteterna i
den finansiella rapporteringen för deras enheter är ändamålsenliga och står i överensstämmelse för interna riktlinjer och instruktioner. Vid varje kvartalsbokslut intygar enheterna att de periodiska kontroller och avstämningar av kontona har utförts.Efterlevnad av interna policies, instruktioner och andra styrdokument följs upp av internrevisionen och centrala riskkontrollen av redovisnings- och controlleravdelningarna. Uppföljningar sker på både central och lokal verksamhetsnära nivå. Bolagsstyrningsrapporten har inte blivit granskad av bolagets revisor.
5
Analys
I detta avsnitt kopplas referensram och empiri samman, där det framgår om avvikelser har skett från reglerna enligt Svensk kod för bolagsstyrning.