(Texten i 4.4 är hämtad ifrån Holmens bolagsstyrningsrapport för 2008)
Holmen AB är en skogsindustrikoncern som tillverkar och säljer tryckpapper, kartong och trävaror. De största marknaderna är Storbritannien, Tyskland, Spanien och Sverige. Skandinavien, Storbritannien, Nordafrika och Mellanöstern är huvudmarknader för trävaror. Bolaget nämner i början av sin rapport att de tillämpar Svensk kod för bolagsstyrning samt att rapporten inte blivit granskad av bolagets revisor.
4.4.1 Bolagsstämma
Kallelse
Bolagsstämman ägde rum i Stockholm den 2 mars 2008. Kallelse till Holmen AB:s bolagsstämma sker senast sex och tidigast fyra veckor före stämman. Kallelsen innehåller information om anmälan, om rätt att delta och att rösta på stämman, numrerad dagordning av
de ärenden som ska behandlas, förslagen utdelning med mera. Aktieägarna kan anmäla sig till att delta i stämman genom bolagets hemsida, brev eller telefon. Information angående dess rätt att få ett ärende behandlat på stämman finns på bolagets hemsida. De bör skicka in sina förslag i god tid innan kallelsen.
Styrelse, ledningen och revisorns närvaro
Bolagets hela styrelse, hela koncernledningen och revisor var närvarande på bolagsstämman. I slutet av bolagsstyrningsrapporten finns uppgifter om funktion, året de blev invalda, utskottsarbete och aktieinnehav.
Genomförande
Bolagsstämman och all material som presenterades var på svenska. Aktieägare fick under bolagsstämman möjlighet att framföra frågor ifall de undrade över något. Det var inte möjligt att följa stämman från en annan ort med hjälp av kommunikationsteknik. Efteråt fanns kallelsen, föredragningslista, VD:s anförande samt protokoll tillgängliga på bolagets hemsida.
4.4.2 Valberedning
Sammansättning
Vid årsstämman bestämde man att bolagets valberedning ska bestå utav styrelsens ordförande, samt en representant för var och en av bolagets röstmässigt tre största aktieägare per den 31 augusti varje år. Majoriteten av medlemmarna i valberedningen är oberoende i förhållande till bolaget och bolagsledningen. Två är oberoende till den röstmässigt största ägaren, en av dessa medlemmar är styrelseledamot.
Tillsättning av styrelse
Uppgifter inom valberedningen är att lämna förslag till val av styrelseledamöter, styrelsens ordförande och arvoden till dessa. Förslaget presenteras i kallelsen till årsstämman.
Tillsättning av revisorer
4.4.3 Styrelse
Uppgifter
Styrelsen har haft åtta sammanträden under år 2008, varav fyra hölls i anslutning till att bolaget lämnade ifrån sig kvartalsrapporter. Det har även förekommit ett tvådagars möte, där man ägnade sig åt strategisk verksamhetsplanering. Ett annat möte ägnades åt koncernens budget för år 2009. Övriga två möten var i anslutning till årsstämman.
Styrelsen har under året ägnat sig mycket åt strategiska, finansiella och redovisningsmässiga frågor, uppföljning av verksamheten samt andra större investeringsärenden. Styrelsens arbete följer en plan som ska säkerställa att de får all nödvändig information. De beslutar varje år om en arbetsordning och ger ut skriftliga instruktioner angående arbetsfördelningen mellan styrelsen och VD, samt om den information som styrelsen fortlöpande ska få angående den ekonomiska utvecklingen. Styrelsen har vidare delegerat det operativa ansvaret för bolagets och koncernens förvaltning till VD. Det genomförs årligen en utvärdering av styrelsearbetet som valberedningen sedan får ta del av.
Storlek och sammansättning
Vid årsstämman valde man ut nio ledamöter till styrelsen och styrelsens ordförande. Utöver dessa så har de lokala arbetstagarorganisationerna utsett tre suppleanter, då de har rätt till det enligt lag. Sju stycken av dessa ledamöter anses vara oberoende i förhållande till bolaget. Av dessa är fyra också oberoende av bolagets större ägare. Styrelseledamöterna väljs för ett år i taget och det finns ingen regel angående den längsta tid som en person kan vara med i styrelsen. Den verkställande direktören är den enda styrelseledamot som arbetar verkande i bolaget.
Internkontroll och internrevision
Holmen har ingen särskild granskningsfunktion, intern revision. Styrelsen har inte bedömt att det finns särskilda omständigheter i verksamheten eller andra förhållanden som motiverar att en sådan funktion bör inrättas.
Arbete med redovisnings- och revisionsfrågor
Vid årsstämman omvaldes revisionsbolaget KPMG till Holmen AB:s revisor för fyra år. Resultatet inom Holmen AB följs upp genom fortlöpande finansiella rapporteringar och man följer upp beslutande åtgärder genom kompletterande uppföljningar. Inom bolaget upprättas de finansiella rapporterna kvartals- och månadsvis. Vid denna rapportering för de prognoser och analyser som ska säkerställa att rapporteringen är rätt. Revision av interna rutiner och kontrollsystem börjar under andra kvartalet och sker fortlöpande. Under januari och februari sker en granskning av årsbokslut och årsredovisning. Bolaget har inte något revisionsutskott,
utan det är hela styrelsen som ansvarar för frågor inom revision. Inom bolaget finns det krav på att styrelsen varje år ska få en redogörelse över organisationen så att bokföring, förvaltning och de ekonomiska förhållandena kan kontrolleras på ett välutförligt sätt. Revisorerna har rapporterat sina iakttagelser angående granskningen av bokslut och interna kontroller till styrelsen vid tre tillfällen under år 2008. Ytterligare har de rapporterat till styrelsens ordförande och VD vid två tillfällen till.
Styrelsen har utsett en ersättningskommitté där man har haft ett flertal informella möten under året och diskuterat frågor kring ersättning och andra anställningsvillkor för VD och styrelse. Ersättning och övriga anställningsvillkor för befattningshavare som är underställda VD beslutas i enlighet med denne och med en lönepolicy som fattats av ersättningskommittén. Inom koncernen tillämpar de principen att chefens chef ska godkänna beslut i ersättningsfrågor i konsultationer med respektive personalchef.
4.4.4 Verkställande direktör
Inom Holmen har VD det operativa ansvaret för bolaget och koncernens förvaltning och detta har delegerats av styrelsen. En instruktion avseende arbetsfördelningen mellan styrelse och VD beslutas årligen av styrelsen. I slutet av bolagsstyrningsrapproten finns uppgifter om VD:n Magnus Hall. Men kan läsa om dennes ålder, året han blev tillvald och aktieinnehavet i bolaget.
4.4.5 Intern kontroll av den finansiella rapporteringen
Styrelsen ansvarar för den interna kontrollen enligt Aktiebolagslagen och den interna kontrollen avseende den finansiella rapporteringen, vilket sedan omfattas av styrelsens rapporteringsinstruktioner till VD. Bolaget följer Svensk kod för bolagsstyrning men även interna instruktioner, anvisningar och system och interna roll- och ansvarsfördelning som ska syfta till en god internkontroll. Bolaget upprättar ekonomifunktioner och har controllers som ansvarar för att redovisning, rapportering och analys av finansiell utveckling finns inom enheterna. Varje år omfattar revisionen en lagstadgad revision av bolagets årsredovisning och revision av moderbolaget och dotterbolagen, en revision av interna rapporteringar och bokslut och en översiktlig granskning sker av delårsrapporten. Man har även genomgångar av den interna kontrollen. Syftet med det interna kontrollarbetet är att säkerställa att bolaget lever upp till sina mål för den finansiella rapporteringen. Strukturen av arbetet följer COSO: s vägledning för intern kontroll, där områdena kontrollmiljö, riskbedömning, kontrollaktivitet, information och kommunikation samt uppföljning iakttas. Man har anpassat modellen till bolagets behov i de olika verksamheterna. Efter granskning av rutiner avseende den interna kontrollen utav ekonomer, anser man att metoderna fungerar bra. Denna rapport har inte granskats utav bolagets revisorer.