Varje deltagare i projektet får en personlig mapp som automatiskt skapas i samband med att en ny delta-gare skapas. I mappen kan du lagra egna filer som du inte vill att andra i projektet skall se.
Info
Du kan genom sökfunktionen enkelt hitta en fil som du letar efter genom att söka på filnamnet.
Vet du inte filnamnet så kan du sortera fillistan efter namn, datum eller beskrivning genom att klicka på respektive rubrik.
I vår nya version har vi introducerat navigeringsbara brödsmulor. Brödsmulorna visar hela tiden den väg du gått för att komma till nuvarande position. Med de nya navigeringsbara brödsmulorna kan du enkelt även navigera dig tillbaka i mappstrukturen.
1. Klicka på en valfri mapp i brödsmulan för att visa de undervarande mapparna. Du kan härifrån snabbt och enkelt öppna en annan undermapp utan att behöva använda det vanliga mappträ-det. Du ser även en siffra efter namnet på undermappen som indikerar antalet undermappar som finns i sin tur.
2. Ikonen med huset tar dig alltid tillbaka till startvyn när du loggar in i ditt projekt, oavsett vart du är i systemet. Om ikonen är grå som i detta fall så innebär det att du redan befinner dig i fillistan, om huset istället är svart så kan du klicka på denna för att komma tillbaka till ut-gångsläget.
2 1
2.2. Hitta en fil
2.3. Navigeringsbara brödsmulor
Du kan enkelt hantera vilka deltagare som ska kunna göra vad i projektet genom att ställa in olika rättigheter på mappar.
1. Klicka på Deltagare.
2. Välj den användargrupp som du vill ställa in aviseringar på.
3. Klicka på fliken Mappar med rättigheter för att redigera rättigheter för mappar som användar-gruppen redan har tillgång till eller på fliken Mappar utan rättigheter för att ställa in rättigheter på övriga mappar.
4. Bocka därefter i rutan intill den mapp som du vill ställa in rättigheter för och klicka på Spara.
2.4. Mapprättigheter
2
3 1
Du kan enkelt kontrollera vilka deltagare som har rättigheter till en mapp samt vad för typ av rättighet.
1. Gå till fillistan och klicka på den mapp som du vill se rättigheter för.
2. Klicka på ikonen för mappegenskaper intill mappnamnet i fillistan.
3. Klicka på fliken Rättighetskontroll för att få fram en lista på alla deltagare som har rättigheter till den valda mappen.
Info
4
2.5. Utökad säkerhet (extended security)
Extended security är en speciell användargrupp tänkt att användas som en extra säkerhet för dina viktigaste filer. Det innebär att om du har en mapp med viktigt innehåll som du inte vill att andra ska komma åt kan du som en extra säkerhet även ge den här gruppen rättigheter till mappen.
Skillnaden mellan den här gruppen och en vanlig grupp är att du kan ange vilka domäner som gruppen skall gälla för. Så även om du av misstag råkat ge en obefogen deltagare rättigheter till en mapp med viktiga filer så kommer denne inte att se innehållet i mappen om deltagaren inte upp-fyller domänregeln. Det vill säga om deltagarens epostadress inte slutar med exempelvis doxcentral.
com. Mappen blir automatiskt av typen extended security så fort någon typ av rättighet ges till den mappen för gruppen extended security. I övrigt läggs deltagare till i gruppen och mapprättigheter på samma sätt som vanliga användargrupper.
1. Klicka på Deltagare.
2. Välj användargruppen Extended security.
3. Klicka på ikonen för mappegenskaper för att ställa in tillåtna domäner.
4. Skriv in de domäner som du vill ska gälla för gruppen och klicka därefter på Spara.
Därefter lägger du till deltagare och ger dem mapprättigheter som till en vanlig användargrupp.
Mappar med extended security inställt visas som en mapp med en grön sköld i fillistan.
På grund av säkerhetsaspekter tillåter vi enbart beställaren av projektet att ändra domänregeln.
Info
2
3 1
4
Etiketter är ett bra verktyg för den som jobbar med många filer och vill kunna gruppera dem enkelt.
Genom att skapa etiketter kan du enklare sortera filerna efter etiketterna. De kan vara både privata eller publika som är gemensamma för projektet. Privata etiketter är oranga i fillistan medan publika är blåa.
1. Klicka på Etiketter för att visa etiketterna i fillistan samt för att hantera dem.
2. För att klistra på en etikett på en fil måste filen först väljas i fillistan.
3. Välj därefter de etiketter som du vill klistra på filen.
4. Välj Klistra på för att klistra de valda etiketterna på filerna som markerats eller på Klistra på valda för att klistra etiketterna på filerna som valts, dvs. bockats i.
2.6. Etiketter
1
2 3
4
För att söka på filer med en etikett bockar du först i de etiketter som du vill söka på och klickar på Sök någon alternativt Sök alla. Sök någon innebär att den letar efter filer som har någon av de etiketter som du valt, sök alla innebär att den söker på filer som har alla de etiketter på sig som du valt.
För att skapa en ny etikett väljer du Skapa ny och fyller i namnet på den nya etiketten och för att radera måste du först välja de etiketter som du vill radera.
Info
För att strukturera dina filer så kan du enkelt placera dem i mappar. Du kan både skapa nya mappar, ta bort befintliga samt ändra mappar.
1. Börja med att klicka på den mapp som du vill skapa en undermapp till.
2. Klicka på ikonen för mappegenskaper för att skapa nya mappar, ta bort eller ändra befintliga etc.
3. När du har gjort detta så visas information om mappen med olika alternativ under olika flikar beroende på vad du vill göra med mappen. För att skapa en ny mapp så väljer du bara Skapa ny och du ombeds då att fylla i namn på mappen som du vill skapa, beskrivning, sorteringsordning etc. klicka sedan på Spara.
Vill du istället ta bort en mapp så väljer du Radera eller Ändra för att ändra information om en befintlig mapp. För att kunna ta bort en mapp så måste du först bekräfta detta genom att ange ditt lösenord.
2
1
2.7. Skapa, radera eller ändra mapp
3
Du kan även kopiera en mappstruktur eller flytta en mapp.
1. Klicka på den mapp som du vill kopiera eller flytta.
2. Klicka på ikonen för mappegenskaper för att skapa nya mappar, ta bort eller ändra befintliga etc.
3. När du har gjort detta så visas information om mappen med olika alternativ under olika flikar beroende på vad du vill göra med mappen. För att kopiera mappen så väljer du Kopiera och får då fram mappstrukturen för projektet. Välj sedan platsen dit du vill kopiera den valda mappen och klicka på Kopiera.
Vill du istället flytta en mapp så väljer du istället fliken Flytta och väljer därefter platsen dit du vill flytta mappen.
2
3 1
2.8. Kopiera eller flytta mapp
En av fördelarna med Doxcentral.com är att du inte ens behöver gå in i projektet för att hålla dig in-formerad. Med vår avisering får du ett e-postmeddelande om något nytt händer i de mappar du är intresserad av. Aviseringen uppdateras var fjärde timme när det tillkommit nya filer i dina bevakade mappar.
1. Klicka på Deltagare.
2. Välj den användargrupp som du vill ställa in aviseringar på.
3. Klicka på fliken Mappar med avisering för att ta bort avisering från mappar eller på fliken Mappar utan avisering för att ställa in avisering på mappar.
4. Bocka därefter i rutan intill den mapp som du vill få aviseringa på.
2.9. Löpande avisering
1
2
3
4
Vill du få aviseringar som direktmeddelanden till ditt Twitter-konto, gå in på Min profil och ange ditt twitter-namn, se avsnitt 1.3 Min profil. Här kan du även ställa in dina personliga aviseringar där du själv kan bocka i och ur vilka mappar du vill få aviseringar på.
Info
Vill du inte ha fler aviseringar så kan du avsluta prenumerationen.
1. Klicka på användar-ikonen för att öppna Min profil.
2. Bocka i rutan Jag vill inte ha aviseringar för att avsluta alla dina prenumerationer.
1
2
2.10. Avsluta prenumeration av avisering
Om du bara vill avsluta prenumerationer på några av mapparna så kan du under fliken Aviseringar ställa in dina personliga aviseringar genom att själv bocka i och ur vilka mappar du vill få aviseringar på.
Info
När någon checkar ut en fil i ett projekt så blir den upptagen och låst tills dess att man checkat in den igen när alla ändringar gjorts. Det görs för att förhindra att flera användare uppdaterar samma fil samtidigt vilket kan resultera i att man sparar över varandras ändringar. Detta förutsätter att användaren alltid hämtar hem den senaste versionen i samband med utcheckning. Funktionen är konfigurerbar om den ska användas eller ej, kontakta administratören för mer information.
1. För att kunna checka ut en fil måste du först välja den, filen hamnar då under Valda filer. Klicka på denna för att se dem.
2. Klicka sedan på Checka ut för att checka ut filen/filerna som du har valt.
3 4
När du har genomfört dina ändringar på filerna så kan du checka in dem så att andra användare också kan ta del av dem. Filerna checkas automatiskt in när du skickar in dem igenom till samma mapp, se 4.5 Skicka in fil för vidare instruktioner. Du kan även checka in en fil oförändrad.
3. Klicka på Utcheckade filer för att visa en lista över alla dina utcheckade filer.
4. Klicka sedan på Checka in utan förändring för att checka in filer som inte ändrats.
1 2
2.11. Checka ut och in fil
Du kan lägga till och ta bort användare från en användargrupp eller kontaktgrupp.
1. Klicka på Deltagare för att få fram en lista över alla deltagare.
2. Klicka sedan på Användargrupper för att hantera dina användargrupper och på Kontaktgrupper för att hantera dina kontaktgrupper.
3. Välj sedan gruppen som du vill lägga till eller ta bort användare från genom att klicka på nam-net på gruppen.
4. På den högra sidan får du då fram ytterligare ett antal flikar där den längst till vänster visar alla användare som är medlemmar i den valda gruppen medan fliken bredvid visar användarna som finns med i projektet men inte i den valda gruppen. Vill du ta bort en användare från gruppen klickar du på den vänstra fliken och vill du lägga till en användare till gruppen klickar du på den högra.
5. Du får då fram en lista över alla användare som är med i gruppen eller inte med beroende på vilken flik du valde. Klicka därefter bara på minustecknet (-) eller plustecknet (+) för att ta bort eller lägga till en användare till den valda gruppen.
1
2
3 5
4
2.12. Lägg till/ta bort användare från grupp
Du kan se mer information om en deltagare samt ändra eller lägga till mer information.
1. För att visa mer information om en deltagare, klicka på Deltagare för att få fram en lista över alla deltagare.
2. Klicka sedan på ikonen intill namnet på den deltagare som du vill se mer information om.
3. Du får då fram ett fönster med fem flikar med mer detaljerad information om deltagaren vars uppgifter du kan ändra samt komplettera. Du kan se allmänna användaruppgifter, vilka an-vändargrupper samt kontaktgrupper som deltagaren är med i etc.
1
2
3
2.13. Detaljer om en användare
Du kan enkelt skicka ut lösenord till respektive projektdeltagare.
1. Klicka på Deltagare för att få fram en lista över alla deltagare.
2. Klicka sedan på ikonen intill namnet på den deltagare som du vill se mer information om.
3. Klicka på fliken Lösenord och klicka Spara för att skicka ut lösenordet till den angivna e-posta-dressen.
1
2
2.14. Skicka ut lösenord till deltagare
3
Du kan enkelt skicka e-post direkt från Doxcentral.com till både andra deltagare samt externa mot-tagare.
1. Klicka på Maila i menyn, vill du bifoga filer i ditt mail så väljer du dem innan du klickar på Maila. 2. Välj användare från dina kontaktgrupper om du vill skicka till andra projektdeltagare. (Vill du
lägga till externa mottagare så skiver du deras mailadresser i fältet till höger).
3. Klicka på (+) tecknet för att lägga till användaren som mottagare.
4. Om du valt filer tidigare så bifogas de valda filerna automatiskt i mailet. Vill du inte bifoga de valda filerna behöver du bara bocka ur rutan så blir dom inte bifogade och du kan fortsätta arbeta med filerna efteråt.
5. Fyll i formuläret med ämne, ditt meddelande och kontrollera att eventuella bifogade filer, mot-tagare och ditt meddelande finns med innan du klickar på Skicka. Alla mail som skickas från Doxcentral.com lagras i en valfri mapp i strukturen.