Doxcentral 6
Sveriges största webbaserade projektverktyg för dokumenthantering
Användarmanual v.1.2
Möt Doxcentral - Sveriges bästa system för samordning av dokument och filer. Doxcentral är ett webbaserat projektverktyg där du enkelt kan hantera filer på en gemensam arbetsyta via Internet.
Du får en bra överblick över ditt projekt vilket gör det lättare och effektivare att hantera. Doxcentral är en dokumentdatabas där du endast får se de dokument som du har behörigheter till att se.
Den stora utmaningen vid alla större byggprojekt är att ge rätt information, i rätt tid och till rätt person. Doxcentral gör detta möjligt. Alla användare får en bättre överblick över dokumenten i pro- jektet vilket resulterar i att projektettiden förkortas samt en högre kvalitet erhålls med mindre fel.
Med Doxcentral får du:
• Ett enkelt och snabbt system för upphandling, projektering, arkivering och förvaltning.
• En säker webbplats uppbyggd med stark teknik samt tillgång till stor serverkraft.
• En arbetsplats på webben där du kan distribuera filer med stöd för versionshantering och behörig-hetsrestrektioner.
• Inga installationer, licenser eller underhållnadskostnader krävs.
Läs mer om Doxcentral och de olika modulerna på www.doxcentral.com.
Välkommen till Doxcentral!
Förutom alla tidigare fördelar med Doxcentral så har vi i den senaste versionen även gjort en rad förbättrningar, allt för att göra Sveriges största webbaserade projektverktyg ännu bättre!
Vi har tagit allt som var bra i tidigare versioner och gjort de ännu bättre. Grunden har vi lämnat oförändrad för att du som användare ska känna igen dig men ändå få känslan av ett nytt, mod- ernare och enklare verktyg.
Med NYA Doxcentral får du:
• Nytt grafiskt gränssnitt.
• Responsiv arbetsyta, utnyttjar hela din skärmbredd.
• Tydligare tillvägagångssätt.
• Personliga mappar.
• Enklare hantering av etiketter.
• Navigeringsbara brödsmulor.
• Bättre stöd för mobila enheter och olika webbläsare.
• Förenklad redigering av startsida.
• Utökat hjälpmodul.
• QR-koder på filer.
• Personliga aviseringar.
• Avisering till twitter.
• Meddelandefunktion.
• Forum.
• Skype integration.
Vad är nytt i version 6?
Innehållsförteckning
1. Kom igång ...5
1.1. Logga in/ut ...5
1.2. Gränssnittsöversikt ...6
1.3. Min profil ...7
1.4. Beställ nytt projekt ...8
1.5. Registrera dig i ett projekt ...9
1.6. Mina projekt...10
1.7. Skapa ny användare eller företag ...11
1.8 Ta bort användare ...12
1.9 Redigera startartikel ...13
2. Hitta i projektet ... 14
2.1. Hantering av mappar ...14
2.2. Hitta en fil ...15
2.3. Navigeringsbara brödsmulor ...15
2.4. Mapprättigheter ...16
2.5. Utökad säkerhet (extended security) ...17
2.6. Etiketter ...18
2.7. Skapa, radera eller ändra mapp ...19
2.8. Kopiera eller flytta mapp ...20
2.9. Löpande avisering ...21
2.10. Avsluta prenumeration av avisering ...22
2.11. Checka ut och in fil ...23
2.12. Lägg till/ta bort användare från grupp ...24
2.13. Detaljer om en användare ...25
2.14. Skicka ut lösenord till deltagare ...26
3. E-post och anbud ... 27
3.1. Skicka e-post ...27
3.2. Skapa användargrupp eller kontaktgrupp ...28
3.3. Skapa ett anbud, förfrågan ...29
4. Hantera filer ... 33
4.1. Välj filer ...33
4.2. Förhandsgranska fil ...34
4.3. Detaljer om en fil ...35
4.4. Hämta hem fil ...36
4.5. Skicka in fil ...37
4.6. Skapa genväg, kopia eller flytta fil ...38
4.7. Filhistorik ...39
4.8. Hantera fil ...40
4.9. Ta bort fil ...41
4.10. Återställ borttagen fil ...42
5. Beställ ... 43
5.1. Ställ in ordermottagare ...43
5.2. Beställ utskrift ...44
5.3. Ställ in Internet Explorer ...48
1.1. Logga in/ut
När du har blivit deltagare i ett projekt på Doxcentral så får du ett välkomstmail. I detta mail finns ditt användarnamn och lösenord.
1. För att logga in på ditt projekt direkt går du till projektadressen som finns i mailet,
projektnamn.doxcentral.com. Om du inte fått inloggningsuppgifter ännu kan du registrera dig som användare, se 1.5 Registrera dig i ett projekt för vidare instruktioner.
2. För att logga in så anger du din e-postadress och ditt lösenord. Har du glömt ditt lösenord så kan du få det skickat via e-post. Skriv då in din e-postadress i rutan och klicka på Glömt ditt lösenord?
3. För att sedan logga ut klickar du på följande ikon uppe till höger.
1
Doxcentral stödjer alla moderna webbläsare såsom Internet Explorer 8, Mozilla Firefox 4, Google Chrome, Opera, Safari eller nyare versioner. Vissa mindre grafiska skillnader kan finnas mellan de olika webbläsar- na. Vi rekommenderar därför att alltid använda de senaste versionerna av webbläsarna för bästa funktion och säkerhet.
Info
eller nyare versioner Explorer 8 Firefox 4 Chrome Safari Opera
1. Kom igång
2
1. Meny 2. Mappträd
3. Navigeringsbara brödsmulor
4. Vald mapp med beskrvning samt attribut 5. Fillista
6. Filinformation
2
6
1.2. Gränssnittsöversikt
5 1
3 4
1.3. Min profil
Under Min profil hittar du uppgifter och inställningar som rör din användarprofil. Här kan du exem- pelvis redigera, komplettera dina användaruppgifter, ändra ditt lösenord samt dina inställningar.
1. Klicka på användar-ikonen i menyn för att öppna Min profil.
2. Du får upp en ny ruta med olika flikar, om du vill ändra eller komplettera dina användarup- pgifter klickar du på fliken Mina uppgifter, om du istället vill ändra dina företagsuppgifter så klickar du på fliken Företag etc.
1
2
Vill du få aviseringar som direktmeddelanden till ditt Twitter-konto, gå in på Min profil och ange ditt twitter-namn. Här kan du även ange ditt Skype-namn för att kunna bli kontaktad från deltagarlistan.
Info
Du kan enkelt skapa nya projekt i Doxcentral.
1. Klicka på Beställ och sedan på Beställ nytt projekt i menyn.
2. Fyll i all basfakta och dina kontaktuppgifter och klicka på Beställ.
1
1.4. Beställ nytt projekt
2
Användare kan själva registrera sig i ett projekt, om det är tillåtet av administratören.
Gå till den projektadress som du fått, projektnamn.doxcentral.com.
1. Om det är inställt att du ska kunna registrera dig själv så har du länken Registrera dig här! på inloggningssidan. Klicka på denna länk för att registrera dig.
2. Fyll i ditt namn, företag samt e-postadress så skickas ett lösenord till dig, antingen direkt eller efter att projektadministratören tilldelat rättigheter för användaren.
När du fått ditt lösenord och loggat in på projektadressen i mailet kommer du få upp en sida där du ombeds att komplettera dina uppgifter med ex. telefonnummer, adress etc. När du har gjort detta så kan du spara och därefter börja jobba. Saknar du rätt rättigheter så kontakta din projektadministratör.
1
2
1.5. Registrera dig i ett projekt
1
2
När du har loggat in på ditt projekt i Doxcentral så kan du lista alla dina projekt som du är delta- gare i och kan därifrån arbeta med flera samtidigt.
1. Klicka på pilen intill projektnamnet så listas alla dina projekt.
2. Klicka därefter på önskat projektnamn för att öppna projektet i ett nytt fönster. Du kan när som helst gå tillbaka till startsidan och öppna ett annat projekt.
1.6. Mina projekt
1
3 2
1.7. Skapa ny användare eller företag
Du kan enkelt skapa nya användare och företag i projektet och sedan koppla dem till varandra.
1. Börja med att klicka på Deltagare i menyn.
2. Vill du skapa en ny användare, klicka på Skapa ny deltagare och fyll i formuläret med mer in- formation om den nya användaren samt vilket företag som användaren ska tillhöra, klicka på Skapa ny för att skapa användaren.
3. Vill du istället bara skapa ett nytt företag så kan du göra detta genom att istället klicka på Skapa ny. Fyll i formuläret med information om företaget och klicka på Skapa ny. Du kan även skapa användargrupper och kontaktgrupper genom att välja någon av de andra boxarna under företagslistan.
Vill du ta bort en användare från ett projekt så kan du inte göra detta på grund utav säkerhetsskäl.
Om det skulle kunna gå att ta bort användare så försvinner all historik om denna och vi kan då inte spåra ändringar och vem som skapat vilka användare. Vi har därför valt att användare inte ska kunna göra detta då det handlar om kvalitetssäkring och vi vill kunna erbjuda våra kunder ett så säkert system som möjligt.
Du kan däremot dölja en användare så att denna inte syns i listan.
1. Börja med att klicka på Deltagare i menyn.
2. Klicka på ikonen intill filnamnet för att visa mer information om användaren.
3. Klicka på den första fliken som är Allmänt och scrolla ner tills du ser fälten Aktiv och Synlig. Dessa finns under rubriken Användaruppgifter. Bocka ur dessa rutor för att inte visa användaren i listan.
1
2
3
1.8 Ta bort användare
1.9 Redigera startartikel
Du kan själv ändra informationen som skall visas på förstasidan när du går till din projektadress.
Denna yta kan användas för att exempelvis presentera projektet eller övrig information. Innehållet som visas finns i en artikel som du själv kan anpassa efter dina önskemål.
1. Klicka på Doxcentral-logotypen.
2. Klicka på Redigera och genomför dina ändringar och klicka sedan på Spara.
1
2
1. När du kommer in i projektet så står du i huvudmappen och ser alla filer i projektet som du har rättigheter till. Om mappnamnet är långt kan du maximera rutan genom att klicka på pilarna.
2. Vill du se innehållet i en mapp så klickar du på mappen och du ser innehållet i den och i alla underliggande mappar.
3. Du kan även sortera filerna i den ordning som du önskar genom att klicka på en annan rubrik, indatum är inställt som standard.
2 3
1
Stängd mapp med innehåll (blåa mappar betyder att de innehåller filer eller mappar).
Öppen mapp med innehåll.
Stängd mapp som är tom (gråa mappar betyder att de är tomma).
Mappar med en grön sköld betyder att mappen är inställd med extended security.
Mappar med ett kuvert bakom betyder att avisering är inställt på den.
Utöver dessa så finns även kombinationer mellan dessa, exempelvis, öppen mapp med avisering och extended security inställt. Vad som är inställt på mappen visas även efter mappnamnet i fillistan.
2.1. Hantering av mappar
2. Hitta i projektet
Varje deltagare i projektet får en personlig mapp som automatiskt skapas i samband med att en ny delta- gare skapas. I mappen kan du lagra egna filer som du inte vill att andra i projektet skall se.
Info
Du kan genom sökfunktionen enkelt hitta en fil som du letar efter genom att söka på filnamnet.
Vet du inte filnamnet så kan du sortera fillistan efter namn, datum eller beskrivning genom att klicka på respektive rubrik.
I vår nya version har vi introducerat navigeringsbara brödsmulor. Brödsmulorna visar hela tiden den väg du gått för att komma till nuvarande position. Med de nya navigeringsbara brödsmulorna kan du enkelt även navigera dig tillbaka i mappstrukturen.
1. Klicka på en valfri mapp i brödsmulan för att visa de undervarande mapparna. Du kan härifrån snabbt och enkelt öppna en annan undermapp utan att behöva använda det vanliga mappträ- det. Du ser även en siffra efter namnet på undermappen som indikerar antalet undermappar som finns i sin tur.
2. Ikonen med huset tar dig alltid tillbaka till startvyn när du loggar in i ditt projekt, oavsett vart du är i systemet. Om ikonen är grå som i detta fall så innebär det att du redan befinner dig i fillistan, om huset istället är svart så kan du klicka på denna för att komma tillbaka till ut- gångsläget.
2 1
2.2. Hitta en fil
2.3. Navigeringsbara brödsmulor
Du kan enkelt hantera vilka deltagare som ska kunna göra vad i projektet genom att ställa in olika rättigheter på mappar.
1. Klicka på Deltagare.
2. Välj den användargrupp som du vill ställa in aviseringar på.
3. Klicka på fliken Mappar med rättigheter för att redigera rättigheter för mappar som användar- gruppen redan har tillgång till eller på fliken Mappar utan rättigheter för att ställa in rättigheter på övriga mappar.
4. Bocka därefter i rutan intill den mapp som du vill ställa in rättigheter för och klicka på Spara.
2.4. Mapprättigheter
2
3 1
Du kan enkelt kontrollera vilka deltagare som har rättigheter till en mapp samt vad för typ av rättighet.
1. Gå till fillistan och klicka på den mapp som du vill se rättigheter för.
2. Klicka på ikonen för mappegenskaper intill mappnamnet i fillistan.
3. Klicka på fliken Rättighetskontroll för att få fram en lista på alla deltagare som har rättigheter till den valda mappen.
Info
4
2.5. Utökad säkerhet (extended security)
Extended security är en speciell användargrupp tänkt att användas som en extra säkerhet för dina viktigaste filer. Det innebär att om du har en mapp med viktigt innehåll som du inte vill att andra ska komma åt kan du som en extra säkerhet även ge den här gruppen rättigheter till mappen.
Skillnaden mellan den här gruppen och en vanlig grupp är att du kan ange vilka domäner som gruppen skall gälla för. Så även om du av misstag råkat ge en obefogen deltagare rättigheter till en mapp med viktiga filer så kommer denne inte att se innehållet i mappen om deltagaren inte upp- fyller domänregeln. Det vill säga om deltagarens epostadress inte slutar med exempelvis doxcentral.
com. Mappen blir automatiskt av typen extended security så fort någon typ av rättighet ges till den mappen för gruppen extended security. I övrigt läggs deltagare till i gruppen och mapprättigheter på samma sätt som vanliga användargrupper.
1. Klicka på Deltagare.
2. Välj användargruppen Extended security.
3. Klicka på ikonen för mappegenskaper för att ställa in tillåtna domäner.
4. Skriv in de domäner som du vill ska gälla för gruppen och klicka därefter på Spara.
Därefter lägger du till deltagare och ger dem mapprättigheter som till en vanlig användargrupp.
Mappar med extended security inställt visas som en mapp med en grön sköld i fillistan.
På grund av säkerhetsaspekter tillåter vi enbart beställaren av projektet att ändra domänregeln.
Info
2
3 1
4
Etiketter är ett bra verktyg för den som jobbar med många filer och vill kunna gruppera dem enkelt.
Genom att skapa etiketter kan du enklare sortera filerna efter etiketterna. De kan vara både privata eller publika som är gemensamma för projektet. Privata etiketter är oranga i fillistan medan publika är blåa.
1. Klicka på Etiketter för att visa etiketterna i fillistan samt för att hantera dem.
2. För att klistra på en etikett på en fil måste filen först väljas i fillistan.
3. Välj därefter de etiketter som du vill klistra på filen.
4. Välj Klistra på för att klistra de valda etiketterna på filerna som markerats eller på Klistra på valda för att klistra etiketterna på filerna som valts, dvs. bockats i.
2.6. Etiketter
1
2 3
4
För att söka på filer med en etikett bockar du först i de etiketter som du vill söka på och klickar på Sök någon alternativt Sök alla. Sök någon innebär att den letar efter filer som har någon av de etiketter som du valt, sök alla innebär att den söker på filer som har alla de etiketter på sig som du valt.
För att skapa en ny etikett väljer du Skapa ny och fyller i namnet på den nya etiketten och för att radera måste du först välja de etiketter som du vill radera.
Info
För att strukturera dina filer så kan du enkelt placera dem i mappar. Du kan både skapa nya mappar, ta bort befintliga samt ändra mappar.
1. Börja med att klicka på den mapp som du vill skapa en undermapp till.
2. Klicka på ikonen för mappegenskaper för att skapa nya mappar, ta bort eller ändra befintliga etc.
3. När du har gjort detta så visas information om mappen med olika alternativ under olika flikar beroende på vad du vill göra med mappen. För att skapa en ny mapp så väljer du bara Skapa ny och du ombeds då att fylla i namn på mappen som du vill skapa, beskrivning, sorteringsordning etc. klicka sedan på Spara.
Vill du istället ta bort en mapp så väljer du Radera eller Ändra för att ändra information om en befintlig mapp. För att kunna ta bort en mapp så måste du först bekräfta detta genom att ange ditt lösenord.
2
1
2.7. Skapa, radera eller ändra mapp
3
Du kan även kopiera en mappstruktur eller flytta en mapp.
1. Klicka på den mapp som du vill kopiera eller flytta.
2. Klicka på ikonen för mappegenskaper för att skapa nya mappar, ta bort eller ändra befintliga etc.
3. När du har gjort detta så visas information om mappen med olika alternativ under olika flikar beroende på vad du vill göra med mappen. För att kopiera mappen så väljer du Kopiera och får då fram mappstrukturen för projektet. Välj sedan platsen dit du vill kopiera den valda mappen och klicka på Kopiera.
Vill du istället flytta en mapp så väljer du istället fliken Flytta och väljer därefter platsen dit du vill flytta mappen.
2
3 1
2.8. Kopiera eller flytta mapp
En av fördelarna med Doxcentral.com är att du inte ens behöver gå in i projektet för att hålla dig in- formerad. Med vår avisering får du ett e-postmeddelande om något nytt händer i de mappar du är intresserad av. Aviseringen uppdateras var fjärde timme när det tillkommit nya filer i dina bevakade mappar.
1. Klicka på Deltagare.
2. Välj den användargrupp som du vill ställa in aviseringar på.
3. Klicka på fliken Mappar med avisering för att ta bort avisering från mappar eller på fliken Mappar utan avisering för att ställa in avisering på mappar.
4. Bocka därefter i rutan intill den mapp som du vill få aviseringa på.
2.9. Löpande avisering
1
2
3
4
Vill du få aviseringar som direktmeddelanden till ditt Twitter-konto, gå in på Min profil och ange ditt twitter-namn, se avsnitt 1.3 Min profil. Här kan du även ställa in dina personliga aviseringar där du själv kan bocka i och ur vilka mappar du vill få aviseringar på.
Info
Vill du inte ha fler aviseringar så kan du avsluta prenumerationen.
1. Klicka på användar-ikonen för att öppna Min profil.
2. Bocka i rutan Jag vill inte ha aviseringar för att avsluta alla dina prenumerationer.
1
2
2.10. Avsluta prenumeration av avisering
Om du bara vill avsluta prenumerationer på några av mapparna så kan du under fliken Aviseringar ställa in dina personliga aviseringar genom att själv bocka i och ur vilka mappar du vill få aviseringar på.
Info
När någon checkar ut en fil i ett projekt så blir den upptagen och låst tills dess att man checkat in den igen när alla ändringar gjorts. Det görs för att förhindra att flera användare uppdaterar samma fil samtidigt vilket kan resultera i att man sparar över varandras ändringar. Detta förutsätter att användaren alltid hämtar hem den senaste versionen i samband med utcheckning. Funktionen är konfigurerbar om den ska användas eller ej, kontakta administratören för mer information.
1. För att kunna checka ut en fil måste du först välja den, filen hamnar då under Valda filer. Klicka på denna för att se dem.
2. Klicka sedan på Checka ut för att checka ut filen/filerna som du har valt.
3 4
När du har genomfört dina ändringar på filerna så kan du checka in dem så att andra användare också kan ta del av dem. Filerna checkas automatiskt in när du skickar in dem igenom till samma mapp, se 4.5 Skicka in fil för vidare instruktioner. Du kan även checka in en fil oförändrad.
3. Klicka på Utcheckade filer för att visa en lista över alla dina utcheckade filer.
4. Klicka sedan på Checka in utan förändring för att checka in filer som inte ändrats.
1 2
2.11. Checka ut och in fil
Du kan lägga till och ta bort användare från en användargrupp eller kontaktgrupp.
1. Klicka på Deltagare för att få fram en lista över alla deltagare.
2. Klicka sedan på Användargrupper för att hantera dina användargrupper och på Kontaktgrupper för att hantera dina kontaktgrupper.
3. Välj sedan gruppen som du vill lägga till eller ta bort användare från genom att klicka på nam- net på gruppen.
4. På den högra sidan får du då fram ytterligare ett antal flikar där den längst till vänster visar alla användare som är medlemmar i den valda gruppen medan fliken bredvid visar användarna som finns med i projektet men inte i den valda gruppen. Vill du ta bort en användare från gruppen klickar du på den vänstra fliken och vill du lägga till en användare till gruppen klickar du på den högra.
5. Du får då fram en lista över alla användare som är med i gruppen eller inte med beroende på vilken flik du valde. Klicka därefter bara på minustecknet (-) eller plustecknet (+) för att ta bort eller lägga till en användare till den valda gruppen.
1
2
3 5
4
2.12. Lägg till/ta bort användare från grupp
Du kan se mer information om en deltagare samt ändra eller lägga till mer information.
1. För att visa mer information om en deltagare, klicka på Deltagare för att få fram en lista över alla deltagare.
2. Klicka sedan på ikonen intill namnet på den deltagare som du vill se mer information om.
3. Du får då fram ett fönster med fem flikar med mer detaljerad information om deltagaren vars uppgifter du kan ändra samt komplettera. Du kan se allmänna användaruppgifter, vilka an- vändargrupper samt kontaktgrupper som deltagaren är med i etc.
1
2
3
2.13. Detaljer om en användare
Du kan enkelt skicka ut lösenord till respektive projektdeltagare.
1. Klicka på Deltagare för att få fram en lista över alla deltagare.
2. Klicka sedan på ikonen intill namnet på den deltagare som du vill se mer information om.
3. Klicka på fliken Lösenord och klicka Spara för att skicka ut lösenordet till den angivna e-posta- dressen.
1
2
2.14. Skicka ut lösenord till deltagare
3
Du kan enkelt skicka e-post direkt från Doxcentral.com till både andra deltagare samt externa mot- tagare.
1. Klicka på Maila i menyn, vill du bifoga filer i ditt mail så väljer du dem innan du klickar på Maila. 2. Välj användare från dina kontaktgrupper om du vill skicka till andra projektdeltagare. (Vill du
lägga till externa mottagare så skiver du deras mailadresser i fältet till höger).
3. Klicka på (+) tecknet för att lägga till användaren som mottagare.
4. Om du valt filer tidigare så bifogas de valda filerna automatiskt i mailet. Vill du inte bifoga de valda filerna behöver du bara bocka ur rutan så blir dom inte bifogade och du kan fortsätta arbeta med filerna efteråt.
5. Fyll i formuläret med ämne, ditt meddelande och kontrollera att eventuella bifogade filer, mot- tagare och ditt meddelande finns med innan du klickar på Skicka. Alla mail som skickas från Doxcentral.com lagras i en valfri mapp i strukturen.
1 2
3 5
3.1. Skicka e-post
3. E-post och anbud
4
När du skickar mail eller beställer utskrifter så är det bra att kunna välja en egen kontaktgrupp att skicka sitt mail till eller att kunna skapa en distributionslista för att återanvända denna. Användar- grupper används för att ge användare olika rättigheter till olika mappar.
1. För att skapa en kontaktgrupp eller användargrupp, klicka på Deltagare i menyn.
2. Klicka sedan på Kontaktgrupper eller Användargrupper beroende på vilken typ av grupp du vill skapa.
3. Klicka på Skapa ny och ange namnet på den nya kontaktgruppen.
4. Sedan kan du enkelt lägga till deltagare till den nya gruppen, se 2.12 Lägg till/ta bort användare från grupp för vidare instruktioner. Vill du skapa kontaktgrupper som alla deltagare kan
använda, vänligen kontakta administratören.
1
2 3
3.2. Skapa användargrupp eller kontaktgrupp
4
1. Börja med att skapa ditt anbud, klicka på Förfrågan. 2. Klicka på Skapa ny förfrågan.
3. Bestäm vad du vill kalla din förfrågan, det kan vara ett namn eller anbudsnummer och välj även om den ska vara öppen eller ej. En öppen förfrågan får alla medlemmar tillgång till medan man måste registrera sig för att få tillgång till en stängd förfrågan. När du har gjort ditt val klickar du på Spara.
1
2
Du kan enkelt skapa ett anbud direkt i Doxcentral.com genom att samla alla handlingar som ska finnas med som underlag och bjud in anbudsgivare. Doxcentral.com erbjuder en tjänst specialan- passad för inköp. Den passar perfekt för inköpare och projektledare som enkelt vill kunna skicka förfrågningar, samla ihop alla handlingar i projektet och låta anbudsgivare logga in och hämta den information som de behöver i ett förenklat gränssnitt.
3
3.3. Skapa ett anbud, förfrågan
3. Lägg därefter in de filer som du vill att anbudgivarna ska kunna ta del utav i mappen med samma namn som din förfrågan. För att komma dit direkt så kan du klicka på namnet på din förfrågan i listan. Om filerna redan finns i projektet så kan du antingen flytta dem från en annan mapp eller kopiera dem. Du kan även skapa genvägar från andra mappar i projektet till FFU- mappen. Om filerna inte finns med i projektet, tryck då istället på Skicka in och välj de filer som du vill skicka in till databasen.
4. Du får upp en lista över dina förfrågningar och kan enkelt bjuda in anbudsgivare, klicka på Bjud in. Vill du göra det vid ett senare tillfälle så kan du gå in på Visa, Förfrågan och Pågående förfrågningar.
4
3
5. Inbjudan till anbudgivare sker via e-post. Välj mottagare genom att skriva in de e-postadresser som du vill skicka anbudet till, skriv ett meddelande och bifoga eventuella filer. Klicka slutligen på Skicka för att skicka iväg din inbjudan. Detta mail sparas krypterat i databasen och motta- garna visas ej.
5
6. Inbjudan har nu skickats och mottagarna får en bifogad länk till förfrågningsunderlaget och ditt meddelande. För att räkna på anbudet så klickar mottagaren på länken i mailet och registrerar sig som anbudgivare.
6
7. När mottagaren registrerat sig så skickas inloggningsuppgifter till anbudsgivaren och kan logga in i anbudsmodulen. Här kan den som skickat förfrågan själv välja om anbudsgivarna ska släp- pas in direkt eller genom att först godkänna dem.
Anbudsgivaren får tillgång till projektdatabasen i en ”avskalad form”. De ser allt de behöver se och kan hämta hem de relevanta filerna, läsa information på skärmen och skicka filer för utskrift och kopiering. Anbudsgivaren ser endast de handlingar som ingår i anbudet och ingenting av övrig verksamhet i projektet.
7
I samband med att en förfrågan skapas så läggs även en användargrupp till i projektet med samma namn, exempelvis FFU-vent-augusti-2012. Här kan administratören själv se vilka deltagare som finns med i förfrågan. När sedan anbudet är klart kan den anbudsgivare som fått uppdraget enkelt uppdateras och bli en fullvärdig deltagare i projektet.
Info
För att kunna hämta hem filer, beställa kopiering och distribution, maila etc. måste du först välja filerna.
1. Du väljer filer genom att bocka i dem.
2. För att visa en lista över alla valda filer klickar du på Valda filer. Här får du även tillgång till olika alternativ som hantera, avmarkera, flytta, kopiera etc. Om du istället vill se alternativen direkt utan att visa listan över valda filer kan du klicka på pilen intill siffran som visar antalet valda filer.
1
2
4.1. Välj filer
4. Hantera filer
Du kan enkelt visa en förhandsgranskning av filerna för att se dem i större format.
1. Klicka på filraden eller bocka i rutan för den fil som du vill se en förhandsgranskning av.
2. Klicka på miniatyrbilden för filen för att öppna den i större format.
1
2
4.2. Förhandsgranska fil
Du kan enkelt visa alla detaljer om en fil, lägga till mer information eller redigera befintlig.
1. Klicka på filraden eller bocka i rutan för den fil som du vill som du vill se mer information om.
2. En sammanfattning av informationen om filen visas. Om du vill se mer information om en fil klickar du på ikonen för Egenskaper.
3. Här visas mer information om filen och du kan redigera eller komplettera uppgifterna. Du kan
1
2
3
4.3. Detaljer om en fil
Det finns olika sätt att hämta hem filer på.
1. Vill du hämta hem flera filer väljer du dem genom att bocka i rutan intill filnamnet.
2. Klicka därefter på Hämta för att hämta hem filerna som du valt.
3. Om du bara vill ladda hem en fil kan du även klicka på filraden eller bocka i rutan för den fil som du vill hämta hem och klicka på Hämta längst ned istället.
4. Det finns olika nedladdningsmetoder att använda, både med och utan komprimering. Vill du ändra till en annan uppladdningsmetod klickar du på länken i informationsrutan.
1
2
3
4
Filer som hämtats hem av användare markeras med grå textfärg på filraden i fillistan.
Info
4.4. Hämta hem fil
Du kan snabbt och enkelt skicka in dina filer till ditt projekt för att sedan låta andra i projektet komma åt dem.
1. Börja med att öppna mappen som du vill lägga filerna i. Om ett öga visas efter mappnamnet i fillistan så har du bara läsrättigheter till den och kan därför inte ladda upp filerna dit.
2. Klicka på Skicka in.
3. Det finns olika uppladdningsmetoder men för de allra flesta deltagare fungerar Selma, den normala uppladdningen bäst (vill du ändra uppladdnignsmetod klickar du på länken i informa- tionsrutan alternativt under dina inställningar, se 1.3 Min profil). Klicka på Add för att lägga till filer i listan eller dra in dina filer till rutan om du använder Selma. Kontrollera att ”X-refar” och liknande filer finns med om du skickar in CAD-filer.
4. När filerna lagts till i listan klickar du på Upload. Du skickas då direkt till sidan för att hantera filer, se 4.8 Hantera fil för vidare instruktioner.
1 2
3 4
4.5. Skicka in fil
Om du upplever problem med uppladdningsmetoden Selma så beror detta oftast på att din Java-version är föråldrad. För att uppdatera denna går du till www.java.com och hämtar hem den senaste versionen.
Info
Du kan skapa genvägar till dina filer så att du kommer åt dem från en annan mapp utan att behöva göra kopior av filerna. Vill du istället göra kopior av filer kan du även göra det eller flytta filer.
1. Börja med att välja de filer som du vill kopiera, göra genvägar till eller flytta.
2. Klicka på Valda filer.
3. Vill du skapa genvägar till filerna du valt, klickar du på Genväg. Vill du istället skapa kopior, klickar du på Kopiera eller Flytta för att flytta dem till en annan mapp.
4. Välj målmapp för dina filer. Alla genvägar är dynamiska, vilket innebär att de uppdateras per automatik när originalfilen uppdateras. Genvägar visas med följande ikon i fillistan.
1
2
3 4
Du kan även skapa genvägar, kopior samt flytta filer genom att klicka på en fil och sedan dra den till en mapp i mappstrukturen till vänster. Du får då välja om du vill skapa en genväg till filen, en kopia eller om du vill flytta filen till mappen.
Tips
4.6. Skapa genväg, kopia eller flytta fil
Du kan se historiken för en fil och på så vis hålla reda på olika revisioner.
1. Filer som det finns flera revisioner av visas med texten “rev” vid filikonen, klicka på ikonen för att visa mer information om filen.
2. Klicka på fliken historik för att visa de olika revisionerna, dessa kan även hämtas hem genom att bocka i dem.
1
2
4.7. Filhistorik
Du kan hantera filer en och en eller flera filer samtidigt.
1. Börja med att välja de filer som du vil hantera.
2. Klicka på Valda filer.
3. Välj Hantera för att kunna ändra status, komplettera informationen om filen med beskrivning- stext, datum och eventuellt version etc.
4. Här kan du hantera dina valda filer antingen en och en eller alla filer som du valt samtidigt.
Klicka på Spara när du är klar med dina ändringar. Filer kan även hanteras i samband med att de skickas in till projektet.
4.8. Hantera fil
1
2
4 3
Du kan ta bort filer som du inte längre behöver.
1. Välj de filer som du vill ta bort genom att bocka i dem.
2. Klicka på Valda filer för att se en lista över filerna som du valt.
3. Klicka på knappen och välj Radera i listan för att ta bort filerna.
1
2
3
Borttagna filer hamnar i Papperskorgen, om du råkat ta bort dem av misstag kan du återställa dem till sina ursprunliga mappar, se nästa sida.
Info
4.9. Ta bort fil
Du kan enkelt återställa filer om du råkat ta bort dem av misstag.
1. Alla filer som tagits bort hamnar i papperskorgen. Klicka på papperskorgen för att visa filer som tagits bort.
2. För att kunna återställa filer så måste du först välja dem genom att bocka i dem.
3. Klicka därefter på Återställ från papperskorgen för att återställa de valda filerna.
1 2
3
4.10. Återställ borttagen fil
För att kunna beställa utskrifter måste en ordermottagare ställas in som ordern skickas till.
1. Klicka på Deltagare.
2. Klicka på det företag som du vill ställa in som ordermottagare.
3. Klicka på ikonen för egenskaper för att redigera företaget.
4. Bocka i rutan för ordermottagare och klicka på Spara så hamnar företaget automatiskt som ordermottagare vid beställning av utskrifter.
1
2
3
4
5.1. Ställ in ordermottagare
5. Beställ
Du kan snabbt och enkelt beställa utskrifter av dina filer direkt från Doxcentral.com.
1. Välj de filer som du vill skicka för beställning.
2. Klicka på Valda filer.
3. Klicka på Beställ utskrift, detta kan även göras från menyn Beställ längst upp på sidan.
1
2
3
5.2. Beställ utskrift
4. Välj mottagare och fyll i distributionslistan med vad respektive mottagare vill ha. Listan som du skapar kan även sparas till nästa tillfälle. Baslistorna skapas av administratören i projektet eller av dig som personliga listor.
Var noga med att ange antal omgångar av fullskala, halvskala eller dokument samt ev. kom- mentarer för respektive mottagare, klicka på Nästa för att gå vidare.
4
5. Märk din beställning och skriv eventuellt ett meddelande till ordermottagaren. Här väljer du även vilket Intercopy-kontor som du vill skicka din order till samt betalare för uppdraget. Du som beställare är automatiskt förvalt, klicka på Nästa för att gå vidare.
5
6. I det sista steget ska du kontrollera att alla uppgifter stämmer och att filerna finns bifogade.
För att bekräfta beställningen klickar du på Skicka beställning. Här finns även en knapp uppe till höger för utskriftsvänlig sida om du vill skriva sidan.
Du får ett svarsmail med en kopia på beställningen som bekräftelse när den skickats.
6
Du kan alltid se dina tidigare beställningar och dess status genom att klicka på Beställ och sen Lista beställningar.
Info
Om du upplever olika konstigheter när du använder Internet Explorer såsom att du får olika felmeddelanden, ajax error, blir utslängd ur projektet eller att saker inte uppdateras eller liknande.
Prova då att ställa in följande inställning i din Internet Explorer eller prova en annan webbläsare.
1. Klicka på kugghjulet uppe till höger eller på Verktyg i menyn om du använder en äldre version.
2. Klicka på Internet options.
3. Öppna inställningarna för webbläsarhistorik genom att klicka på Settings.
4. Välj det översta alternativet Every time I visit the webpage och spara ändringarna.
Observera att tillvägagångssättet kan skilja lite beroende på språk och version, ovanstående gäller Inter- net Explorer 10.
Info
