Information som dagligen behövs för förvaltare och tekniker på Stendörren Fastigheter är olika typer av ritningar över fastigheterna. Även hyreskontrakt och andra avtal är viktiga för att kunna organisera det dagliga arbetet. Drifttekniker är i behov av att energiuppsamlingssystemen fungerar samt att de anläggningar som är uppkopplade till moln fungerar som de ska. Idag saknas ett strukturerat sätt att samla relevant information och det saknas standarder och instruktioner om hur information ska samlas och sparas. Dagens mappstruktur som finns på en intern server är ostrukturerad och ingen är ansvarig för den, vilket gör att information samlas och sparas på olika platser i mappstrukturen. Till exempel påverkas vilken plats i mappstrukturen som information sparas på av vad respektive förvaltare tycker är en lämplig plats att spara informationen och är alltså föremål för förvaltarnas olika uppfattningar. Mycket information finns framtagen, men det tar för lång tid att leta fram den. En konsekvens av detta är att många använder sig av sin egen mailkorg för att samla information som är viktig för deras arbete.
Idag ställs låga krav på digital informationshantering inom förvaltningsorganisationen på Stendörren Fastigheter. En ostrukturerad mappstruktur skapar en typ av fritolkning där information sparas osammanhängande. Inom Stendörren Fastigheter diskuteras olika molntjänster som alternativ lösning till mappstrukturen och fokus för sådana molntjänster är att strukturen ska vara tydlig och inte möjlig att redigera. Utifrån ett juridiskt perspektiv bör även hyresavtal sparas i fysiskt format i original, vilket försvårar en enbart digitaliserad
26
informationsdokumentering. E-signering kan komma att ändra på detta, men antas dröja på grund av en konservativ bransch.
Samlad historik kring fastigheterna kan av olika anledningar saknas, vilket försämrar kunskapen om fastigheterna och kan innebära att mer erfarna kollegor har bättre förutsättningar att lösa problem än mindre erfarna kollegor. Bristfälliga överlämningar inom personalen bidrar till att historiken förloras. Vidare kan det vara svårt att dokumentera personalens personliga kunskap och erfarenhet.
Ytterligare en omständighet som försvårar informationsinsamling är att många av Stendörren Fastigheters ombyggnationer anpassas för att uppfylla respektive hyresgästs behov och önskemål, vilket leder till att användandet av eventuella standarder försvåras. En konsekvens av att standarder används i begränsad utsträckning är att underentreprenörer och leverantörer kan utforma ombyggnationer på olika sätt, vilket leder till sämre möjligheter för Stendörren Fastigheter att dokumentera hur ombyggnationer skett. Vidare är en stor utmaning för Stendörren Fastigheters informationshantering att hyresgäster ofta väljer att bygga om lokalerna själva, vilket försvårar dokumentationen över aktuella relationshandlingar kopplade till fastigheterna.
BIM används idag i begränsad omfattning inom Stendörren Fastigheter och är för vissa av personalen ett helt okänt begrepp. Från intervjuerna framgår det att den yngre generationen tenderar att ha större kunskap om ämnet, eftersom det börjar inkluderas undervisning om det i förvaltningsrelaterade utbildningar. 3D-ritningar förekommer i mycket begränsad omfattning och i dagsläget ställs inga krav från Stendörren Fastigheter på användandet eller leveranser av BIM från anställda respektive leverantörer. Personalen på Stendörren Fastigheter utbildas inte inom BIM, men kan ändå se en potential med ett ökat användande av BIM. Det begränsade användandet av BIM anses, av samtliga respondenter, bero på en konservativ och föråldrad bransch. Respondenterna tror att det faktum att det idag är ovanligt med BIM-kunskap inom fastighetsföretag resulterar i en fortsatt användning av det befintliga upplägget där BIM inte ingår i stor utsträckning. Vidare tror respondenterna att användandet av BIM även kan vara en kostnadsfråga eftersom BIM är vagt utbrett och kunskapen därom är bristfällig inom branschen.
Företag inom fastighetsbranschen tenderar att vara ovilliga att investera pengar i något som det finns en osäkerhet kring om det kommer att löna sig framgent. Finns det inte ett stort behov
27
eller höga krav på ett ökat användande av BIM kommer mest troligt ingen förändring av befintligt upplägg att göras. Idag väljer man att acceptera bristfällig information med tankesättet att det har funkat hittills och ser inte mervärdet i BIM.
Synen på behovet av BIM inom fastighetsförvaltningen och förklaringen till varför BIM förekommer i vissa delar av branschen är nära sammankopplat till den varierande kunskapen som finns om ämnet. För samtliga respondenter tillhörande den äldre generationen samt en av respondenterna tillhörande den yngre generationen är BIM ett nytt begrepp där man snarare har stött på vissa beståndsdelar utan att kunna relatera det till ämnet. En del förvaltare och tekniker har svårt att avgöra huruvida BIM kan tillföra något till det dagliga arbetet. Samtidigt medges att 3D-ritningar hade använts om det fanns att tillgå. Ett värde ses framförallt av BIM i förvaltningen av större byggnader där överskådliga 3D-ritningar över installationer skulle underlätta driften. I enklare byggnader, exempelvis lagerlokaler och byggnader med endast ett våningsplan som innehåller teknisk utrustning i mindre omfattning, anses det fortfarande relativt enkelt att överblicka vissa av systemen utan tydliga ritningar. Även vid större ombyggnationer där nya ritningar är centralt ses BIM som en tillförande parameter.
BIM tros kunna tillföra mycket vid marknadsföring och uthyrning av vakanta lokaler. För vissa lokaler som är i väldigt dåligt skick ses ett stort behov av att kunna visualisera potential och sälja en icke-färdig produkt till eventuella hyresgäster. Detta kan leda till ökade intäkter och minskad arbetsbelastning då arbetet med vakanta ytor underlättas markant. Ytterligare en fördel med BIM är att det möjliggör för medarbetaren att få en överblick och förståelse för fastigheten och dess installationer. Att det då även skulle finnas detaljerad information om installationerna kan även underlätta bedömningen av eventuella skador.
Den gemensamma synen är att fastighetsbranschen är konservativ där osäkerheten kring BIM är stor. Synen kring BIM är förenat med ytterligare kostnader för företagen med en krävande utvärderingsprocess där det blir svårt att mäta nyttan och effekten av en implementering mot de resurser implementeringen kräver. Respondenterna tror att fastighetsbranschen, trots dagens tveksamma inställning, kommer att präglas av BIM i framtiden. Visioner förekommer kring så kallade livemodeller där en fastighet är digitalt uppkopplad och speglas i en digital modell, vilket skulle skapa en överskådligare bild och kunna spara väldigt mycket tid.
28 4.2.1 Dokumentation och uppdatering av fastighetsrelaterad information
Liksom redogjorts för tidigare utgör hyresgästanpassning/Ombyggnation, tillsyn av lokaler, underhållsprojekt, energiuppföljning och felanmälan vanliga arbetsuppgifter inom fastighetsförvaltningen. Dessa arbetsuppgifter kunde under intervjuerna kopplas samman med den viktiga information som anges i tabell 3.
Tabell 3 Information kopplat till arbetsuppgift
Vanligt förekommande arbetsuppgifter Viktig information kopplat till arbetsuppgift Hyresgästanpassning/Ombyggnation Ritningar, Hyreskontrakt, Hyresgästinformation,
Information om teknisk utrustning
Tillsyn av lokaler Ritningar, Hyreskontrakt, Hyresgästinformation Underhållsprojekt Ritningar, Information om teknisk utrustning
Energiuppföljning Information om teknisk utrustning, Mätdata,
Hyreskontrakt
Felanmälningar Ritningar, Information om teknisk utrustning
Tabeller 4 och 5 anger hur respektive intervjuperson upplever att organisationen arbetar med dokumentation och uppdatering av fastighetsrelaterad information. Den information som anges i tabell 4 och 5 är vald utifrån återkommande svar från respondenterna avseende viktig information inom fastighetsförvaltningen. Färgkodningen anger hur respektive respondent upplever hur strukturerat informationen dokumenteras och uppdateras. Dokumentationen avser på vilket sätt information sparas medan uppdatering avser hur man arbetar med att hålla information aktuell. Röd färg anges när respondenten upplever ett ostrukturerat arbete, gul färg anges när arbetet upplevs som sporadiskt, dvs. att arbetet varken är strukturerat eller ostrukturerat, och grön färg anges när arbetet upplevs som stukturerat.
29
Tabell 4 Dokumentation av information Dokumentation
av: Ritningar Hyreskontrakt Mätdata avseende
Tabell 5 Uppdatering av information Uppdatering
av: Ritningar Hyreskontrakt Mätdata avseende
30
4.2.1.1 Ritningar
Samtliga respondenter utom en tycker att dokumentation av ritningar sker på ett ostrukturerat sätt. Ritningar finns ofta antingen sparade i papperformat i den aktuella fastigheten eller i pdf-format på Stendörrens Fastigheters interna server, samt för vissa fastigheter saknas ritningar helt så att förvaltare behöver inhämta dessa från kommunens arkiv. Uppdateringen av ritningar sker antingen ostrukturerat eller sporadiskt. Fyra respondenter tycker att uppdateringen sker sporadiskt medan två tycker att uppdateringen är ostrukturerad. Uppdateringen av ritningar sker antingen med hjälp av bolagets interna arkitekt eller anlitad extern arkitekt. Stendörren Fastigheter saknar en rutin att alltid begära in uppdaterade ritningar som en extern arkitekt tagit fram och det finns inte heller någon rutin hur och var sådana ritningar som erhållits från den externa arkitekten ska sparas.
4.2.1.2 Hyreskontrakt
Enligt Stendörren Fastigheters rutiner ska samtliga hyreskontrakt sparas både digitalt på den interna servern och i fysiskt kopia i ett arkivskåp. Samtliga respondenter anser att dokumentation av hyreskontrakt sker på ett strukturerat sätt, men från intervjuerna framgår det att de yngre respondenterna önskar endast digital hantering av hyreskontrakt som idag även behöver sparas i pappersform. Från intervjuerna framgår det att hyreskontrakt uppdateras vid omförhandling. Samtliga respondenter tycker att uppdateringen av hyreskontrakt sker på ett strukturerat sätt.
4.2.1.3 Mätdata energiuppföljning
Dokumentationen av energiuppföljning upplevs vara strukturead av en respondent, sporadisk av fyra respondenter och ostrukturerad av en respondent. Respondenterna anger att detta beror på att tidigare energiuppföljning varit ostrukturerad, men att kraven från företaget på noggrann uppföljning har ökat. Information kopplat till energiuppföljning upplevs av samtliga respondenter som att den uppdateras på ett strukturerat sätt. Från intervjuerna framgår det att Vitec fungerar bra som fastighetsförvaltningssystem för att hantera energiuppföljning.
4.2.1.4 Teknisk utrustning
Fyra respondenter upplever att arbetet med dokumentation av teknisk utrustning sker ostrukturerat, medan två respondenter upplever att det sker sporadiskt. En anledning till detta
31
kan vara att byten av och fel i teknisk utrustning skett respektive åtgärdats utan att det dokumenteras. Endast en respondent anser att uppdateringen av information kopplat till teknisk utrustning fungerar strukturerat, medan fyra responenter anser att det sker sporadiskt och en respondent anser att det sker ostrukturerat. Vid ombyggnationer kan det exempelvis ske kanaldragningar från ventilationen utan att dessa reflekteras i dokumentationen, vilket leder till svårighet att avgöra vilka ytor som ventilationsaggregat försörjer.
Drifttekniker på Stendörren Fastigheter efterfrågar betjäningsritningar, dvs. en ritning med fastighetens tekniska system, där de är färgmarkerade beroende på vilka områden dessa betjänar. Idag behöver teknikern åka ut till fastigheten och följa rör och teknik i fastigheten för att sedan försöka få tag på sådan information med hjälp av äldre ritningar.
4.2.1.5 Hyresgästinformation
Gemensamt för samtliga respondenter är att dokumentationen upplevs som ostrukturerad. Detta på grund av bristfälliga överlämningar där informationsöverföring har missats. Av samtliga förvaltare inom urvalsgruppen upplevs uppdateringen av hyresgästinformation fungera strukturerat, bland annat eftersom att hyreskontrakt, som innehåller uppgifter om hyresgästerna, omförhandlas kontinuerligt vilket gör att informationen hålls uppdaterad. Teknikerna anser dock att uppdateringen av informationen sker sporadiskt. En förklaring till skillnaden i hur uppdateringar av hyresgästinformationen hanteras av förvaltare respektive tekniker är att förvaltare som nämnt ofta tar del av ny hyresgästinformation i samband upprättande av hyreskontrakt, och det därmed blir naturligt att uppdatera dokumentationen, medan tekniker ofta tar del av uppdateringar av hyresgästinformationen när de är på plats i en fastiget och då saknas det en rutin att reflektera dessa uppdateringar i relevant dokumentation.
32
5 ANALYS
Studiens resultat och teori analyseras med utgångspunkt i respektive forskningsfråga. För att tydliggöra kopplingen till studiens område, BIM i förvaltning, redogör analysen för viktig information inom respektive moment inom teknisk förvaltning, dvs. tillsyn, reparation och underhåll (Gajzler 2013), varefter utmaningarna kopplat till aktuell informationshantering berörs. Avslutningsvis analyseras BIM i organisationen.
De arbetsuppgifterna som från intervjustudierna framkommit utgör vanligt förekommande arbetsuppgifter inom teknisk förvaltning och som redogörs för i tabell 2 och 3 i avsnittet
”Resultat” kan i linje med det Gajzler (2013) och Puķīte I & Geipele (2017) skriver kategoriseras efter momenten tillsyn, reparation och underhåll enligt tabeller 6 och 7. I tabell 6 och 7 har sådan information som anges inom parenteser hämtats från nämnda källor som redogör för momenten tillsyn, reparation och underhåll.
Tabell 6 Arbetsuppgifter och mjukvaror kopplat till moment
Vanligt förekommande arbetsuppgifter Mjukvaror kopplat till arbetsuppgift Hyresgästanpassning/Ombyggnation
(Underhåll) Word, Outlook, PDF-läsare och DWG-läsare
Tillsyn av lokaler (Tillsyn) Vitec, Outlook, PDF-läsare, word Underhållsprojekt (Underhåll) Word, Excel, PDF- och DWG-läsare Energiuppföljning (Tillsyn) Vitec, Metry
Felanmälningar (Reparation) Vitec
Tabell 7 Arbetsuppgifter och information kopplat till moment
Vanligt förekommande arbetsuppgifter Viktig information kopplat till arbetsuppgift Hyresgästanpassning/Ombyggnation
(Underhåll) Ritningar, Hyreskontrakt, Hyresgästinformation, Information om teknisk utrustning
Tillsyn av lokaler (Tillsyn) Ritningar, Hyreskontrakt, Hyresgästinformation Underhållsprojekt (Underhåll) Ritningar, Information om teknisk utrustning Energiuppföljning (Tillsyn) Information om teknisk utrustning, Mätdata,
Hyreskontrakt
Felanmälningar (Reparation) Ritningar, Information om teknisk utrustning
33