BIM I FÖRVALTNING AV KONTOR, LAGER & LÄTT INDUSTRI
Daniel Eriksson
Civilingenjör, Arkitektur 2021
Luleå tekniska universitet
Institutionen för samhällsbyggnad och naturresurser
1
Sammanfattning
Fastighetsägare står dagligen inför utmaningen att samla aktuell information gällande fastigheter, vilket är av betydelse för den löpande driften och dagliga underhållet, samt för utvecklingen av en fastighet. Fastighetsbranschen står inför en möjlig teknologisk förändring av fastighetsförvaltningen genom en implementering av Byggnadsinformationsmodellering (BIM), som möjliggör dokumentation av byggnadsinformation i en digital modell. Det finns ett flertal tidigare studier som kopplar till BIM där fokus primärt varit att utreda hur BIM, som ofta används vid projekt, kan anpassas för att även användas vid fastighetsförvaltning. Tidigare studier understryker behovet av att kartlägga hur BIM kan underlätta informationshanteringen inom fastighetsförvaltning och vilken information BIM behöver innehålla för att underlätta fastighetsförvaltningen. Mot bakgrund av detta, samt det faktum att en stor mängd information gällande fastigheter hanteras inom fastighetsförvaltningen, syftar den här studien till att utreda vilka utmaningar i informationshantering som finns kopplade till fastighetsförvaltningen och vilken information som en BIM i form av en digital modell behöver innehålla för att vara ett användbart verktyg inom fastighetsförvaltningen.
Studien har utförts med en kvalitativ forskningsstrategi och genom litteraturstudier i kombination med semistrukturerade intervjustudier.
Resultatet redogör för vad som utgör viktig information inom fastighetsförvaltningen, vilket även är sådan information som en BIM behöver innehålla för att underlätta fastighetsförvaltningen, och vilka utmaningar som finns kopplat till informationshanteringen. Exempel på vad som utgör viktig information är ritningar, hyresgästinformation och teknisk utrustning och utmaningar kopplat till hanteringen av dessa informationstyper består bland annat av att det saknas heltäckande riktlinjer om vilken information som ska dokumenteras och på vilket sätt, såsom om det ska ske digitalt eller i pappersform. Samtidigt visar studien att användningen av BIM som ett framtida verktyg inom fastighetsförvaltningen är osäker då fastighetsbranschen är en konservativ bransch som ser på den teknologiska utvecklingen med försiktighet.
2
Nyckelord: BIM, fastighetsförvaltning, teknisk förvaltning och fastighetsförvaltningssystem.
3
Abstract
Real estate owners daily face the challenge of collecting updated information about properties, which is of importance for the continuous management and daily maintenance, as well as the development of the property. The real estate industry is facing a possible technological change within the facility management by implementing the so-called Building information modelling (BIM), which enables documentation of building information in a digital model. Several previous studies on BIM have been prepared where the focus primarily has been to examine how BIM, which is often used for projects, can be adapted to also be used within the facility management. Previous studies underline the need to identify in what way BIM can support the information management connected to activities within the facility management and what information a BIM needs to contain to support the facility management. In light of this, and the fact that large quantities of information regarding properties is managed within the facility management, this study aims to examine the challenges within the information management connected to facility management and what information a BIM needs to contain to be a useful tool within the facility management.
The study has been conducted with a qualitative examination strategy and through literature studies combined with semi-structured interviews.
The result explains what information is important within the facility management and what challenges are connected to the management of information within the facility management. At the same time, the study shows that the use of BIM as a future tool within the facility management is uncertain as the real estate industry is a conservative industry which view technological development cautiously.
Keywords: BIM, facility management, technical management and facility management systems.
4
INNEHÅLL
1 Inledning ... 6
1.1 Bakgrund ... 6
1.2 Mål, Syfte & Problemformulering ... 8
1.3 Forskningsfrågor ... 8
1.4 Avgränsningar ... 8
1.5 Studiens disposition ... 9
2 Litteraturstudie ... 10
2.1 Fastighetsförvaltning ... 10
2.1.1 Teknisk fastighetsförvaltning... 11
2.1.2 Fastighetsförvaltningssystem ... 11
2.1.3 Exempel på fastighetsförvaltningssystem ... 12
2.2 Informationshantering och BIM ... 12
2.2.1 Olika dimensioner BIM ... 13
2.3 Informationshantering och BIM i fastighetsförvaltning ... 14
3 Metod ... 16
3.1 Tillvägagångssätt och metodval ... 16
3.2 Litteraturstudier ... 17
3.3 Fallstudie Stendörren Fastigheter ... 18
3.4 Intervjustudier... 19
3.5 Analysgenomförande ... 20
4 Resultat... 22
4.1 Hur arbetar förvaltningsorganisationen och vilka utmaningar är vanligt förekommande ... 22
4.1.1 Vanliga arbetsuppgifter ... 22
4.1.2 Lokaltyper ... 23
4.1.3 Mjukvaror ... 24
4.2 Informationshantering och BIM i organisationen ... 25
4.2.1 Dokumentation och uppdatering av fastighetsrelaterad information ... 28
5 Analys ... 32
5.1 Viktig information inom teknisk förvaltning ... 33
5.1.1 Tillsyn ... 33
5.1.2 Reparation ... 34
5.1.3 Underhåll ... 34
5.2 Brister och utmaningar kopplat till informationshanteringen ... 35
5.2.1 Information om teknisk utrustning ... 35
5.2.2 Mätdata avseende energiuppföljning ... 35
5.2.3 Hyresgästskontrakt ... 36
5.2.4 Ritningar ... 36
5.2.5 Hyresgästsinformation ... 36
5.2.6 Sammanfattning ... 37
5.3 Informationshantering med BIM ... 37
5.3.1 Tillsyn ... 38
5.3.2 Reparation ... 39
5.3.3 Underhåll ... 39
5.3.4 BIM i organisationen ... 39
6 Diskussion ... 41
6.1 Reliabilitet ... 41
5
6.2 Validitet ... 41
6.3 Fortsatta studier ... 42
7 Slutsats ... 43
7.1 Forskningsfråga 1 ... 43
7.2 Forskningsfråga 2 ... 43
8 Referenser ... 45
Bilaga 1 - Intervjufrågor ... 49
6
1 INLEDNING
1.1 Bakgrund
En byggnads livscykel kan delas upp i olika faser där den längsta fasen utgörs av förvaltningen och mer än två tredjedelar av byggnadens livscykelkostnader uppstår kopplat till fastighetsförvaltningsfasen, inklusive den tekniska förvaltningen (Shi et al. 2016). Inom fastighetsförvaltningen hanteras en stor mängd information om fastigheterna och dess byggnader och fastighetsägare står dagligen inför utmaningen att kartlägga och samla aktuell information gällande fastigheter och byggnader. Att informationen kartläggs och samlas på ett strukturerat sätt är inte bara av betydelse för förvaltningen av en fastighet så som löpande drift och dagligt underhåll, utan även för utvecklingen av fastigheten. Informationsinsamlingen och -hanteringen kan även bli ett tidskrävande arbete då fastighetsförvaltare traditionellt sett använder sig av 2D-ritningar vid informationsinsamling vilket är förknippat med svårigheter att tyda information korrekt. Av den anledningen behöver informationsinhämtning och informationsöverföring utvecklas för att effektivt stödja fastighetsförvaltningen. (Chen et al.
2018) Med en alltmer digitaliserad bransch finns det möjligheter för effektivisering och förändringar i fastighetsägarnas arbetssätt.
När ett företag implementerar sådan digital teknik som i stor utsträckning påverkar företagets verksamhet i syfte att förbättra dess prestation betecknas det som att företaget genomgår en digital transformation. I samband med en digital transformation sker förändringar i rutiner och affärsprocesser som i sin tur kan leda till förändringar av en organisations affärsmodell. En lyckad digital transformation skapar förutsättningar för en organisation att utnyttja de möjligheter som är förknippade med nya digitala teknologier. (Koscheyev et al. 2019)
Hinings, Gegenhuber & Greenwood (2018) skriver följande i en studie gällande digital transformation:
“[…] by digital transformation we mean the combined effects of several digital innovations bringing about novel actors (and actor constellations), structures, practices, values, and beliefs that change, threaten, replace or complement existing rules of the game within organizations and fields.”
7
Byggnadsinformationsmodellering (”BIM”) möjliggör dokumentation av byggnadsinformation i en digital modell. BIM utgör en innovation inom Informations- och kommunikationsteknik (”IKT”), vilket består av programvaror/verktyg som har förmågan att underlätta kommunikation och informationsdelning mellan människor (Aziz et al. 2016)
Det finns ett flertal tidigare studier som kopplar till BIM där fokus primärt varit att utreda hur BIM, som ofta används vid projekt, kan anpassas för att även användas vid fastighetsförvaltning. (Andersson & Jonsson, 2013, och Ashworth m.fl., 2016) Tidigare studier understryker behovet av att kartlägga hur BIM kan underlätta informationshanteringen inom fastighetsförvaltning och vilken information BIM behöver innehålla för att underlätta fastighetsförvaltningen (Holmgren, 2018, Andersson & Jonsson, 2013 och Parsanezhad &
Dimyadi 2014).
En implementering av BIM kan i sin tur möjliggöra användandet av en så kallad digital tvilling som kan användas för att återspegla nuvarande fysiskt tillstånd för en fastighet. En digital tvilling kan bestå av en BIM där en nätverksuppkoppling gjorts mot den fysiska miljön för att återspegla aktuellt tillstånd kopplat till den fysiska miljön. En digital tvilling kan beskrivas som en komplex skildring av en byggnads fysiska miljö och funktioner, vilken skapas utifrån tillgängliga uppgifter om den fysiska miljön. Som exempel kan nämnas att en digital tvilling, utöver en BIM av en byggnad, även kan återspegla aktuell temperatur och relativ fuktighet i byggnaden. En digital tvilling kan således användas för att bedöma aktuellt tillstånd och potentiellt även förutse ett framtida tillstånd av den fysiska miljön. Därför måste en digital tvilling innehålla uppgifter om fysiska attribut, dynamiska processer och tillstånd i den fysiska miljön. (Stojanovic et al. 2018)
”[...] digital twins will facilitate the means to monitor, understand, and optimize the functions of all physical entities, living as well as nonliving, by enabling the seamless transmission of data between the physical and virtual world.” (Khajavi et al. 2019)
Mot bakgrund av ovan och i samband med författarens praktik hos Stendörren Fastigheter AB (”Stendörren Fastigheter”), som kontinuerligt arbetar med att utveckla fastigheter inom segmenten kontor, lager och lätt industri parallellt med den dagliga driften och där det finns ett stort behov av att sammanställa och uppdatera information om en byggnad och fastighet, identifierades utvecklingsområdet för detta examensarbete för vidare undersökning och analys.
8
Examensarbetets inriktning och avgränsning har fastställts tillsammans med handledare och examinator från Luleå tekniska universitet. Ytterligare information om Stendörren Fastigheter finns under avsnittet ”Metod – Fallstudie Stendörren Fastigheter”.
1.2 Mål, Syfte & Problemformulering
Avsikten med det här examensarbetet är att utreda hur BIM kan underlätta förvaltningen av en fastighet med hjälp av IKT (där ”underlätta” innefattar tiden som förvaltningen tar i anspråk och att antalet fel som uppstår inom förvaltningen minskar). Syftet är att utreda vilka utmaningar i informationshantering som finns kopplat till fastighetsförvaltningen och vilken information som en BIM behöver innehålla för att vara ett användbart verktyg inom den tekniska förvaltningen av kontor, lager och lätt industri gällande byggnader. Målet är att kartlägga på vilket sätt BIM kan underlätta fastighetsförvaltningen och under vilka förutsättningar.
Förhoppningen är att detta arbete kan underlätta beslutsfattandet gällande hur Stendörren Fastigheter och andra fastighetsföretag väljer att använda sig av BIM i framtiden.
1.3 Forskningsfrågor
För att underlätta detta arbete har studien inriktats mot att besvara följande forskningsfrågor.
• Vilka utmaningar finns gällande informationshantering inom teknisk förvaltning av kontor, lager och lätt industri?
• Vilken information behöver en BIM innehålla för att underlätta teknisk förvaltning av kontor, lager och lätt industri?
1.4 Avgränsningar
Eftersom studien utförs tillsammans med Stendörren Fastigheter avgränsas studien i linje med bolagets verksamhet, dvs. teknisk förvaltning av kontor, lager och lätt industri. Inom den här studien omfattar teknisk förvaltning även ombyggnationer i fastigheten då det ligger i linje med fastigheters ekonomiska värdeutveckling.
9
1.5 Studiens disposition
Inledningsvis sammanfattas rapporten och en bakgrund till studien ges utifrån problemformulering och avgränsningar. Utifrån tidigare studier och olika teorier behandlas de teoretiska referensramar som är av vikt för studien. Kapitlet om metod redogör för strategi och tillvägagångssätt samt metodval. Resultatet presenterar studiens empiri som sedan följs av en analys av resultatet. Avslutningsvis diskuteras rapporten i dess helhet samt att slutsatsen för arbetet anges. Därefter följer referenser och bilagor.
10
2 LITTERATURSTUDIE
Det här kapitlet redogör för de teoretiska hjälpmedel som använts för studien.
2.1 Fastighetsförvaltning
Fastighetsförvaltning beskrivs ofta som en funktion inom en organisation som integrerar människor, processer och teknologi i syfte att säkerställa fastigheters funktion, säkerhet och effektivitet. En organisations funktioner kan enligt Sprang & Drion (2020) delas in i primära funktioner och hjälpande funktioner där fastighetsförvaltningen antingen kan ses som en primär funktion eller en hjälpande funktion beroende på organisationens verksamhet. I ett fastighetsbolag är fastighetsförvaltningen ofta en primär funktion, medan funktioner såsom HR- , juridik- och ekonomi-avdelningar ofta är hjälpande funktioner. (Sprang & Drion 2020) Syftet med fastighetsförvaltningen är att styra och samordna aktiviteter relaterat till en organisations fastigheter och dess beståndsdelar för att stödja organisationens kärnverksamhet (Alexander 2013). Nämnda aktiviteter kan till exempel vara uthyrning av lokaler, drivandet av underhållsprojekt och budgetering. Hur fastighetsförvaltningen ser ut kan variera beroende på vilken typ av byggnad som förvaltningen avser. Exempelvis beskriver Shohet et al. (2002) hur fastighetsförvaltningen kan se ut gällande sjukhus och belyser betydelsen av att ha ett väl planerat och effektivt underhåll för att kunna begränsa driftskostnaderna utan att göra avkall på säkerheten. Utmaningen vid förvaltningen av sjukhus anses således främst vara att hålla nere driftskostnaderna och bedriva ett effektivt underhållsarbete av lokalerna utan att riskera en lägre säkerhet. Detta skiljer sig från de utmaningar som Abd-Wahab et al. (2015) beskriver finns kopplat till förvaltning av flerbostadshus. Flerbostadshus tillhandahåller olika bekvämligheter så som garage, hissar, pooler och säkerhetssystem som de boende i huset delar på. Dessa bekvämligheter gör flerbostadshus till förvaltningskrävande fastigheter där underhållet bekostas genom avgifter från boenden i huset. Abd-Wahab et al. (2015) tar upp att ett ineffektivt underhåll av flerbostadshus kan leda till ökade driftskostnader som ska betalas av boenden vilket skapar missnöje, vilket belyser att utmaningen kopplat till flerbostadshus främst ligger i att upprätthålla fastighetens funktioner för att bibehålla en hög trivsel utan att underhållskostnaderna blir för höga.
Informationshantering utgör en viktig del inom fastighetsförvaltningen. Hur effektivt eller ineffektivt information hanteras inom fastighetsförvaltningen utgör ett mått på hur väl
11
fastighetsförvaltningen fungerar inom ett företag och hur väl fastighetsförvaltningen främjar företagets verksamhet. Av den anledningen är det viktigt att göra informationshanteringen till en del av fastighetsförvaltningens aktiviteter och system. För att åstadkomma en effektiv informationshantering inom fastighetsförvaltningen bör riktlinjer tas fram för hur informationshanteringen ska gå till. (Talamo & Bonanomi 2015)
En byggnads livscykel kan delas upp i olika faser och Shi et al. (2016) anger att drift och underhåll av en fastighet utgör den längsta fasen i en byggnads livscykel samt att mer än två tredjedelar av byggnadens livscykelkostnader uppstår kopplat till fastighetsförvaltningsfasen.
Detta innebär att informationsöverföring är av stor vikt inom fastighetsförvaltningen och att brister i informationsöverföringen kan undergräva effektiviteten inom förvaltningen. Nicał &
Wodyński (2016) beskriver även att det faktum att fastighetsförvaltningen upplevs som ineffektiv leder till att den blir mindre uppskattad inom fastighetsbranschen.
2.1.1 Teknisk fastighetsförvaltning
Teknisk fastighetsförvaltning utgörs av momenten tillsyn, reparation och underhåll (Gajzler 2013). Teknisk fastighetsförvaltning är en del av fastighetsförvaltningen som är viktig för fastigheters driftsekonomi och ekonomiska värdeutveckling (Grandin et al. 2002). Den tekniska förvaltningen bidrar bland annat till upprätthållandet av förvaltningsobjektets funktioner samt främjar en optimerad livslängd för förvaltningsobjektet. Tillsyn består av att observera och övervaka förvaltningsobjektets funktioner samt nyttjandet av en fastighet. Reparation syftar till att återställa delar av förvaltningsobjektet som oförutsett drabbats av en funktionsnedsättning på en oacceptabel nivå (Grandin et al. 2002). Underhåll inbegriper åtgärder som vårdar förvaltningsobjektets alla delar och utrustning för att bevara och förbättra en fastighet (Puķīte I
& Geipele 2017). Inom den här studien omfattar teknisk förvaltning även ombyggnationer/hyresgästanpassningar i fastigheten då det ligger i linje med fastigheters utveckling och kan kopplas till underhåll enligt Puķīte I & Geipele (2017).
2.1.2 Fastighetsförvaltningssystem
Fastighetsförvaltningssystem, även kallat facility management (FM) software, är ett samlingsnamn för datorbaserade mjukvaror som stödjer fastighetsförvaltningen. Med hjälp av ett fastighetsförvaltningssystem kan bland annat förvaltningsobjektets teknologiska system sammankopplas med den tekniska fastighetsförvaltningen. Ett fastighetsförvaltningssystem är
12
upprättat för att stödja bedrivandet av förvaltningsverksamhet och de operativa delar där förvaltarorganisationen ser ett behov av systemet (Sinopoli, 2010).
Med hjälp av fastighetsförvaltningssystem kan information om underhållsaktiviteter kopplat till fastigheter hanteras av datorbaserade mjukvaror. Detta bidrar till att en stor mängd stödjande information finns tillgänglig för fastighetsförvaltare inom deras arbete, så som att vara till hjälp vid fattande av beslut relaterat till eventuella ändringsåtgärder för fastigheter.
Fastighetsförvaltningssystem kan användas för att hantera byggnaders underhållsprocesser och för att tillhandahålla en bättre organiserad informationsplattform. Däremot saknas olika lösningar för automatisk informationsinsamling och dataanalys.
2.1.3 Exempel på fastighetsförvaltningssystem
Vitec som är verksamma inom branschen för fastighetsförvaltningssystem erbjuder mobil- och webbaserade funktioner för att underlätta fastighetsförvaltningen. Exempelvis kan Vitecs energiuppföljningssystem stödja och optimera uppföljningen av energiförbrukning i fastigheter.
(Vitec, u.å.)
Ett annat exempel på leverantör av fastighetsförvaltningssystem är Spacewell som tillhandahåller förvaltningssystemet Integrated Workplace Management System. Med hjälp av det nämnda systemet kan en rad olika lösningar och mobila applikationer integreras för att effektivisera fastighetsförvaltningen. Bland annat innehåller systemet funktioner som kan användas för att planera resurser och aktiviteter, samt funktioner som möjliggör en överblick över underhållsärenden och underhållsplanering. (spacewell u.å)
2.2 Informationshantering och BIM
IKT är programvaror/verktyg som har förmågan att underlätta kommunikation och informationsdelning mellan människor. Exempel på IKT är Email som kan förflytta information från avsändare till mottagare. För organisationer kan IKT utgöra strategiska verktyg som vid korrekt tillämpning främjar organisationens konkurrenskraft. BIM utgör en innovation inom IKT som möjliggör detaljerad informationshantering av fastigheter. (Aziz et al. 2016)
BIM innehåller information om byggnadsverk i digitalt modellformat där hänvisningen till byggnadsverk innefattar både byggnader och infrastruktur. En digitalt objektbaserad modell
13
innehåller objekt som representerar verkligheten. Geometrier och andra egenskaper kan länkas till objekten för att förmedla information till olika aktörer och användningsområden. (Gu &
London 2010)
Forskning har under åren utvidgat BIM och adderat nya dimensioner till begreppet. De vanliga 3D-modellerna som innehåller geometrier har kompletterats med ytterligare dimensioner med andra egenskaper (Simeone m.fl. 2013). Dessa kommer att redogöras för i kommande avsnitt.
Det finns även otydligheter kring dessa dimensioner (Charef m.fl. 2018).
2.2.1 Olika dimensioner BIM
Användning av 3D-modeller möjliggör en översikt över såväl aktuella som tidigare anläggningstillgångar för en given fastighet. Via 3D-modeller kan information presenteras gällande planer, fasader, konstruktion och ytterligare detaljer relaterat till fastighetens design, vilket kan underlätta fastighetsförvaltningens helhetsbild av fastigheten. En följd av detta kan vara en tydligare kommunikation mellan projekt och fastighetsförvaltningen samt att risken för fel kopplat till informationsöverföring minskar. (Su et al. 2011)
3D-BIM refererar till information om en byggnads tre rumsliga dimensioner så som bredd, längd och höjd. Dock kan BIM referera till ytterligare information om en fastighet vilket har lett till att forskare och branschutövare har börjat kategorisera olika typer av information utifrån ytterligare dimensioner kopplat till BIM. 4D-BIM kopplas till aspekten tid för att kunna bilda scheman och i 5D-BIM tillkommer kostnadskomponenter för att kunna bilda uppskattningar kopplat till ekonomi. 6D-BIM hänvisar till en byggnads livscykel och vissa forskare adderar 7D-BIM för att integrera design och säkerhet (Liu and Issa, 2013). McArthur (2015) skriver att 7D-BIM refererar till modeller för fastighetsförvaltnig.
I syfte att att grafiskt simulera ett byggförlopp kopplat till tid kan 4D-BIM ses som en planeringsprocess där olika byggnadsaktiviteter kopplas till en 3D-modell. Detta skapar en möjlighet att planera arbetsflöden och utvärdering av byggbarheten. Till följd av detta kan omfattande logistikplaner och scheman genereras där projektdeltagare kan skapa sig en visuell uppfattning över rumsliga och tidsmässiga aspekter, samt eventuella problem kan effektivt analyseras och kommuniceras i syfte att förbättra produktiviteten. Adderandet av kostnadskomponenter i 5D-BIM skapar möjligheten att generera kostnadsbudgetar kopplat till
14
tid. Effekter av 5D-BIM kan leda till ökad noggrannhet vid kostnadsuppskattningar och minskning av tvetydigheter vilket kan skapa mer tid för värdeförbättringar. 6D-BIM utvidgar användningen ytterligare ett steg genom att en komplex beskrivning över en fastighets byggnadselement och kopplingar till olika tjänster kan skapas. Tillsammans med tidigare dimensioner BIM kan en integrerad beskrivning över fastigheter skapas, vilken kan användas som databas vid fastighetsförvaltning. (Smith 2014)
Syftet med samtliga dimensioner av BIM är att på ett tydligt sätt samla information och kunskap i en digital modell. Det som dock saknas är en tydlig koppling mellan fastighetsförvaltningsfasen och de olika dimensionerna. (Liu and Issa, 2013)
2.3 Informationshantering och BIM i fastighetsförvaltning
Inom fastighetsförvaltning används fortfarande i stor utsträckning 2D-ritningar för att kommunicera viktig information gällande fastigheter, såsom information om hur elektronik, mekanik och rör är kopplat i fastigheten. Ritningarna används bland annat för att lokalisera fastigheters komponenter och problem kan uppstå vid fastighetsförvaltningen om aktuella relationshandlingar inte är tillgängliga. En konsekvens av att det helt saknas ritningar eller enbart finns bristfälliga ritningar är att rekonstruktion av ritningar för fastigheter har blivit en vanligt förekommande aktivitet inom fastighetsförvaltningen, vilket driver mycket resurser. Det nämnda leder i sin tur till ekonomiska förluster kopplat till fastigheterna på grund av brist på kommunikation, datainformation och kostnader för verifiering av aktuell information. Det kan även finnas svårigheter för fastighetsförvaltare att skapa en tydlig helhetsbild över fastigheter och dess uppbyggnad genom enbart 2D-grafik, vilket är ytterligare en omständighet som riskerar att skapa kommunikationsproblem inom fastighetsförvaltningen. För att undvika sådana situationer kan så kallade 3D-modeller användas för att presentera och kommunicera information om en fastighet. (Shi et al. 2016)
Som tidigare nämnts är BIM en digital modell som innehåller information om en fastighet.
Tidigare studier tar upp att BIM kan bidra till fastighetsförvaltning genom att fungera som en informationskälla och förvaringsplats som kan underlätta fastighetsförvaltningen av både nya och befintliga byggnader (Chen et al. 2018). Det nämnda bekräftas även av Aziz et al. (2016) som beskriver att ett övergripande mål med BIM är att underlätta överföringen av information inom fastighetsförvaltningen. BIM, som är en databas, kan inom fastighetsförvaltningen
15
användas som ett levande samlingsverktyg i syfte att hantera aktuell byggnadsinformation under en byggnads hela livscykel (Aziz et al. 2016).
Trots att BIM som verktyg inom fastighetsförvaltning kan kännas övertygande ligger fastighetsförvaltningen efter konstruktions- och designskedet gällande implementering av BIM (Nicał & Wodyński 2016). För att underlätta och främja implementeringen av BIM inom fastighetsförvaltningen behövs studier lik denna studie ”BIM i förvaltning av kontor, lager &
lätt industri”.
Parsanezhad & Dimyadi (2014) beskriver att problematiken gällande implementering av BIM i fastighetsförvaltningen kopplar till avsaknaden av riktlinjer för implementeringen av BIM och det efterföljande användandet av BIM, samt till svårigheten att identifiera vilken typ av information och på vilken detaljnivå informationen önskas av förvaltarna. Liu and Issa (2013) lyfter avsaknaden av studier kring hur fastighetsförvaltningsfasen tydligt kan kopplas till de olika dimensioner som förekommer inom BIM medan McArthur (2015) skriver om fyra olika problem som måste lösas för att kunna utveckla 7D-BIM. Volk et al. (2014) skriver också om problematik kopplat till implementering av BIM inom fastighetsförvaltning men lyfter även de fördelar som kan komma med en sådan implementering, såsom informationsoptimering och ekonomiska besparingar.
Idag förses många byggnader med så kallade Internet of Things (IoT) och smarta enheter som kan producera livedata gällande byggnaden (Pourzolfaghar et al. 2017). Enligt Parsanezhad &
Dimyadi (2014) måste byggnadsinformationsmodeller kunna fungera och kommunicera med de olika förvaltningssystem som används. Pourzolfaghar et al. (2017) tar upp några hinder som förekommer vid integrering av liveinformation som flödar från byggnaders enheter och skriver:
”The main barrier is due to the fact that the building information and live data are scattered across heterogeneous storages. As such, because of the fragmented systems (i.e. separate systems for space planning, the maintenance helpdesk, the building management system, etc.), the FM staff are unable to link the building information.”
16
3 METOD
I detta kapitel beskrivs de forskningsmetoder som använts i detta examensarbete och de val av metoder som gjorts motiveras. Avsnittet syftar till att ge läsaren en möjlighet att värdera arbetets tillförlitlighet.
3.1 Tillvägagångssätt och metodval
Initialt lades mycket tid på att hitta en problemformulering som är intressant både forskningsmässigt och för fastighetsbranschen, men samtidigt är tillräckligt konkret för att kunna besvaras inom tiden för examensarbetet. Att fastställa problemformuleringen är det inledande steget i forskningsprocessen. Beroende på hur problemformuleringen ser ut görs därefter medvetna metodval för att säkerställa att studien sker på ett vetenskapligt sätt (Patel &
Davidson, 2011). En fallstudie är en empirisk undersökning som utreder en aktuell företeelse i ett särskilt sammanhang (Yin 2003) och bedömts vara lämpligt att använda i denna studie där BIM är den företeelse som utreds inom teknisk förvaltning. Att en fallstudie är ett lämpligt val för denna studie bekräftas av att forskningsfrågorna primärt fokuserar på att besvara ”hur” och
”vad” och att studien avser undersöka aktuella, snarare än historiska,omständigheter (Yin 2003). Valet att i denna studie enbart göra en fallstudie, istället för flera fallstudier, motiveras av att författaren har kunnat få en omfattande inblick i det ämne som studien behandlar och haft möjlighet att observera vardagliga omständigheter och villkor som påverkar det aktuella ämnet, vilket Yin (2003) anger som motiv för att genomföra en fallstudie. Mot bakgrund av det nämnda bedöms författaren genom den genomförda fallstudien ha fått användbar och relevant data för studien.
Litteraturstudier kombinerat med intervjustudier har bedömts vara en lämplig metod för att besvara den fastställda problemformuleringen. Litteraturstudier genomfördes under hela arbetets gång, bland annat för att sätta samman lämpliga intervjufrågor och för att vidareutveckla intervjuerna. Resultatet från de genomförda intervjuerna och informationen inhämtad från litteraturstudierna har därefter analyserats och diskuterats i slutet av examensarbetet för att slutligen leda till en slutsats och ett svar på den fastställda problemformuleringen. En kombination av ett deduktivt och ett induktivt arbetssätt har använts för examensarbetet, innebärande att författaren delvis utgått från relevant befintlig teori och hypotes för att undersöka ämnet (deduktivt) och delvis formulerat ny teori med utgångspunkt i
17
studiens resultat (induktivt). För detta examensarbete har hypotesen varit att anpassningar behöver göras dels av BIM, dels av befintliga förvaltningsorganisationer som faller inom denna studies avgränsning, för att BIM ska vara ett användbart verktyg för nämnda förvaltningsorganisationer i framtiden. Ett induktivt arbetssätt är förknippat med risken att författaren påverkas av sina egna åsikter, vilket kan påverka vilka nya teorier som formuleras.
När ett deduktivt arbetssätt används är risken mindre att författaren påverkas av sina egna åsikter i och med att utgångspunkten för forskningen är en teori som bekräftats sedan tidigare.
Då finns istället risken att författaren avgränsar forskningen för att överensstämma med den hypotes som anges som utgångspunkt för arbetet så att ingenting nytt upptäcks (Patel &
Davidson, 2011). För att i möjligaste mån förhindra en sådan avgränsning av forskningen inleddes arbetet med att befintlig teori granskades kritiskt, med resultatet att både teori som talar emot och teori som talar för hypotesen har beaktats i denna studie.
Forskningsstrategin, dvs. den strategi som används för att generera, bearbeta och analysera information, kan indelas i den kvantitativa och den kvalitativa forskningen. En kvantitativ forskning utgår från och använder primärt siffror och annan data som är mätbar, medan en kvalitativ forskning utgår från och använder ord (Bryman, 2011). Det kan vara fördelaktigt att använda en kvalitativ metod när frågor som avser människors erfarenheter och syn på verkligheten ska undersökas (Ahrne, 2011). För examensarbetet har författaren därför valt att använda en kvalitativ forskningsmetod.
3.2 Litteraturstudier
Litteraturstudierna utgör grunden till examensarbetets teoridel och är källan för författarens kunskap inom det valda problemområdet vid dennes analys och diskussion i slutet av arbetet.
Litteraturstudierna inom detta arbete har primärt utgått från olika vetenskapliga artiklar.
I och med att genomgång av litteratur tar mycket tid i anspråk väljs den fakta från en litteratursökning som anses vara relevant för det valda problemområdet ut för att därefter studeras mer djupgående. För att arbetet ska presentera en rättvisande bild av ämnet är det viktigt att författaren kritiskt granskar litteraturkällorna och objektivt väljer ut vilken fakta som ska presenteras, både sådan fakta som stödjer författarens hypoteser och sådan som motsäger dessa. (Patel & Davidson, 2011)
18
3.3 Fallstudie Stendörren Fastigheter
Liksom nämnts tidigare har detta examensarbete utformats som en fallstudie tillsammans med Stendörren Fastigheter. Stendörren Fastigheter har sitt ursprung i ett av två av Kvalitena AB (publ):s verksamhetsområden och etablerades 2013 som ett företag med verksamhet som inriktats mot ägande, utveckling och förvaltning av fastigheter för lager och lätt industri i samband med att Kvalitena AB (publ) delade upp sin verksamhet i två delportföljer. Stendörren Fastigheter beskriver sin verksamhet enligt nedan.
”STENDÖRREN ÄGER, UTVECKLAR OCH FÖRVALTAR LOKALER SOM GÖR SKILLNAD Det betyder att vi arbetar tillsammans med våra hyresgäster för att tillhandahålla ändamålsenliga lokaler med konkurrenskraftiga hyror.
På Stendörren söker vi alltid den bästa lösningen för våra hyresgäster och anpassar våra hyreslokaler efter deras behov, inte bara för att optimera effektivitet och lönsamhet, utan även trivsel och arbetsglädje. Det här kan gälla optimering av allt från tillgänglighet och uppvärmning till planritning och belysning. Vi lägger även in fiber i alla våra kommersiella lokaler, köper bara in grön el och byter ut gamla oljepannor mot fjärrvärme för att minska miljöpåverkan, sänka värmekostnaderna och säkerställa en god funktionalitet på samma gång.”
Stendörren Fastigheters fastigheter finns framförallt i Storstockholm och Mälardalen i bland annat Högdalen, Veddesta, Upplands-Bro, Uppsala, Enköping, Västerås, Flen och Eskilstuna.
(Stendörren Fastigheter, u.å.) Per dagen för denna studie har Stendörren Fastigheter cirka 50 anställda.
För Stendörren Fastigheter som kontinuerligt arbetar med att utveckla fastigheter parallellt med den dagliga driften, finns ett stort behov av att sammanställa och uppdatera information för en fastighet och dess byggnad. Detta för att underlätta ett strukturerat och organiserat dagligt arbete. De tekniska hjälpmedel som idag används för att samla och hantera relevant fastighetsinformation möjliggör inte en strukturerad lagring av informationen och underlättar inte heller uppdateringen av informationen så att den hålls aktuell, varför det finns ett behov att se över alternativa tekniska lösningar.
19
3.4 Intervjustudier
Vid en kvalitativ forskning är intervjuer en vanlig undersökningsmetod. Intervjutyperna kan delas upp i strukturerade, semistrukturerade eller ostrukturerade intervjuer. I korthet kan sägas att det vid strukturerade intervjuer lämnas mycket lite utrymme för respondenten att utveckla sina svar på intervjufrågorna på grund av svarsalternativens utformning, medan ostrukturerade intervjuer, som ofta utgår från stödord, lämnar mycket utrymme för respondenten att fritt svara på frågorna (Patel & Davidson, 2011). För detta arbete har semistrukturerade intervjuer hållits.
Vid en semistrukturerad intervju utgår forskaren ofta från en frågemall som kopplar till det valda problemområdet, utan att intervjun är bunden att följa mallen. Respondenten får svara fritt på frågorna i den följd den önskar och forskaren kan gå ifrån mallen och ställa uppföljningsfrågor på sådana svar från respondenten som forskaren bedömer vara intressant för arbetet. Semistrukturerade intervjuer förutsätter att forskaren har förkunskaper inom ämnet som intervjun relaterar till, men kan samtidigt underlätta för forskaren att se samband mellan de olika respondenternas svar och analysera resultatet från intervjuerna. (Bryman, 2011 och Patel
& Davidson, 2011)
Intervjuerna bör genomföras med ett färre antal personer för att möjliggöra att de genomförda intervjuerna kan undersökas djupgående (McCracken, 1988). För att personerna som deltar i intervjuerna inte ska ta några risker genom sitt deltagande är det av betydelse att informationen som presenteras i arbetet inte kan identifieras med en specifik person och att personerna hålls helt anonyma. (Hedin, 1996)
Inom ramen för arbetet hölls sex individuella intervjuer med personer från Stendörren Fastigheters förvaltningsavdelning. I och med arbetets avgränsning till teknisk förvaltning valdes personer från förvaltningsavdelningens med befattningarna ”förvaltare” eller ”tekniker”.
För att få ett så brett urval som möjligt och för att fånga upp eventuella skillnader i åsikter och erfarenheter mellan olika generationer och kön har personer med olika åldrar och kön valts för intervjuerna. I tabell 1 presenteras viss anonymiserad information om de personer som deltagit i arbetets intervjuer. För att vidare säkerställa personernas anonymitet, särskilt med beaktande av att Stendörren har en relativt liten organisation, har resultatet från intervjuerna primärt redovisats gemensamt i detta arbete och i de fall där det bedömts lämpligt att redogöra för resultatet på individnivå har informationen fortfarande varit anonymierad.
20
Tabell 1 Respondenter
Intervjuperson Yrkesroll Generation (där
”yngre” är 35 år eller yngre)
Kön
1 Förvaltare Yngre Man
2 Förvaltare Äldre Kvinna
3 Förvaltare Yngre Kvinna
4 Tekniker Äldre Kvinna
5 Tekniker Äldre Man
6 Tekniker Yngre Man
Personerna kontaktades inledningsvis via telefon och blev då informerade om studien i korthet och fick förfrågan om att delta i en intervju relaterat till studien som beräknades ta cirka 45 minuter. Under samtalet informerades de även om att de kommer att hållas helt anonyma i arbetet, att de kommer ha rätt att ta bort delar av intervjun och avbryta intervjun samt att de kommer att få ta del av det färdiga arbetet. Med den litteraturstudie som genomförts förbereddes en intervjumall med frågor. Författaren försökte hålla frågorna i mallen mer öppna för att möjliggöra för respondenterna att prata fritt inom ämnet. Intervjumallen framgår av Bilaga 1.
Vidare, för att underlätta för respondenternas fria svar under intervjuerna hölls intervjuerna inte strikt till frågemallen, utan mallen utgjorde mer en utgångspunkt för att säkerställa att ingen större fråga missades under intervjuerna.
Samtliga intervjuer skedde genom fysiska möten och varje intervju pågick cirka 30-45 minuter.
Samtalen under intervjuerna antecknades av författaren på dator och för att ytterligare underlätta sammanställandet av resultatet från intervjuerna spelades hela intervjuerna in med hjälp av mobiltelefon, vilket även respondenterna på förhand samtyckt till. För att säkerställa att en korrekt bild av respondenternas svar återges i studien och för att få viss information förtydligad skedde viss ytterligare kontakt med respondenterna även efter själva intervjutillfällena.
3.5 Analysgenomförande
Analysen av intervjumaterialet inleddes omedelbart efter att respektive intervju genomförts genom att anteckningarna från intervjun lästes och mobilinspelningen avlyssnades. Därefter transkriberades varje intervju för att sedan användas som underlag för analysen.
Transkriptionerna återgav essensen av respondenternas svar snarare än deras ordval.
21
Intervjumaterialet undersöktes ingående för att utröna eventuella samband och skillnader mellan respondenternas svar. Återkommande svar från samtliga respondenter var att ritningar, hyreskontrakt, energiuppföljning etc. utgör viktig information inom de moment som teknisk förvaltning utgörs av så som tillsyn, reparation och underhåll. För att underlätta författarens analys av resultatet och läsarens läsning av densamma kategoriserades respektive respondents svar med färgkoder beroende på om den tyckte att informationshanteringen är ostrukturerad, sporadisk eller strukturerad. Vissa av frågorna i intervjumallen hade en naturlig koppling till varandra och med utgångspunkt i det kunde resultatet delas upp i rubriker. Resultatet redogör för och omfattar samtliga intervjufrågor och dess svar. Analysen strukturerades utifrån respektive forskningsfråga med utgångspunkt i respondenternas svar och den tekniska förvaltningens ovan nämnda moment. Med hjälp av studier av Gajzler (2013) och Puķīte I &
Geipele (2017) görs i analysen kopplingar mellan de arbetsuppgifter som under intervjustudierna framkommit är vanligt förekommande inom teknisk förvaltning och momenten tillsyn, reparation och underhåll. Från nämnda studier hämtas således både information om moment inom den tekniska förvaltningen och underlag för att analysera kring vilka typer av arbetsuppgifter som faller in under respektive moment. För att i analysen tydliggöra mönster och samband från resulatatet används tabeller i enlighet med vad Yin (2003) skriver. Inspelningarna avlyssnades vid upprepade tillfällen under analysen som stöd för slutsatserna.
22
4 RESULTAT
Kapitlet presenterar intervjustudiens resultat inom ramarna för studiens avgränsning.
Resultatets rubriker har bestämts i syfte att studien ska redogöra för och omfatta samtliga intervjufrågor och dess svar. Resultatets innehåll kopplar till de moment som teknisk förvaltning innefattar – underhåll, tillsyn och reparation. Analysen i nästa kapitel struktureras utifrån dessa moment.
4.1 Hur arbetar förvaltningsorganisationen och vilka utmaningar är vanligt förekommande
4.1.1 Vanliga arbetsuppgifter
Vanligt förekommande arbetsuppgifter för de drifttekniker och förvaltare som intervjuats på Stendörren Fastigheter är hyresgästanpassningar/ombyggnationer, tillsyn av lokaler, underhållsprojekt, energiuppföljning och felanmälan.
4.1.1.1 Tillsyn
Förvaltare på Stendörren Fastigheter förhandlar och omförhandlar löpande hyresavtal med nya respektive befintliga hyresgäster vilket ställer krav på förvaltarens förståelse och kunskap om respektive fastighet och byggnad. Ett stort fokus inom fastighetsförvaltningen är att minska vakansgraden i fastigheterna och det är ett arbete som kopplar både till befintliga hyresgäster och nya potentiella hyresgäster. För att bibehålla och se till att befintliga hyresgäster trivs krävs att förvaltare har en kontinuerlig dialog med hyresgästerna samt har en god förståelse för respektive hyresgästs organisation, behov och vilka krav det ställer på fastigheten. Mycket av förvaltarnas tid läggs på att hitta nya potentiella hyresgäster till vakanta lokaler i syfte att minska vakansgraden. Tillsammans med uthyrningsavdelningen på Stendörren Fastigheter marknadsförs de fastigheter och byggnader som är vakanta för att på ett tydligt sätt påvisa potentialen i dessa. Arbetet för förvaltaren innefattar inte bara att bemöta nya potentiella hyresgäster som tar kontakt gällande en viss specifik fastighet eller byggnad utan även att hantera mer allmänt hållna förfrågningar där förvaltaren får arbeta för att hitta en fastighet som överensstämmer med hyresgästens önskemål, förutsättningar och krav. Både i arbetet med befintliga och nya potentiella hyresgäster krävs således att förvaltare och uthyrare har en tydlig översikt över hela sitt fastighetsbestånd och dess vakanser, kan se outnyttjad potential och förutsättningar i beståndet, samt även har information om relevanta hyresgäster.
23
Energiuppföljning sker regelbundet för varje fastighet med hjälp av ett så kallat två-system.
Detta två-system innefattar att insamlingssystemet Metry går in på energibolagens kundsidor och sammanställer mätdata avseende energiförbrukning som sedan exporteras till Vitec Energi.
Via Vitec Energi bevakas sedan energiförbrukning för varje enskild fastighet.
4.1.1.2 Reparation
Drifttekniker på Stendörren Fastigheter ansvarar för felanmälningar gällande fastigheterna.
Detta berör alla de tekniska system samt andra funktioner som finns i fastigheterna och som är vitala för fastigheternas funktion och dess hyresgäster. Felanmälningar hanteras via Vitec felanmälan och distribueras ut till driftteknikerna, varefter relevant drifttekniker åker till fastigheten för att avhjälpa de brister som uppstått i de tekniska systemen. Eftersom att avhjälpandet av vissa fel i de tekniska systemen kräver att entreprenörer anlitas är även driftteknikernas goda kommunikation med olika entreprenörer en förutsättning för att kunna hålla driften i fastigheterna igång.
4.1.1.3 Underhåll
Underhållsprojekt i fastigheterna måste samordnas och drivas av förvaltarna med hjälp av olika entreprenörer, vilket förutsätter att förvaltaren har goda kunskaper om såväl fastigheten som de underhållsprojekt som ska initieras då planeringen ofta är komplex. Både befintliga och nya hyresgäster kan även önska att särskilda anpassningar görs av fastigheten och dess byggnad för att vara bättre lämpad för hyresgästens verksamhet. Även ett sådant anpassningsarbete samordnas och drivs av förvaltarna med hjäp av entreprenörer och och innefattar således löpande kontakt med hyresgästen och entreprenörer och förutsätter förvaltarens goda kännedom om fastigheten. Både vid underhållsarbeten och anpassningsarbeten behöver hänsyn ofta tas till befintliga hyresgäster, förutsättningarna i byggnaden och olika utförandetider.
4.1.2 Lokaltyper
Stendörren Fastigheter förvaltar kontor, lager och lättindustrilokaler. Hur förvaltningskrävande ett objekt är beror ofta på den enskilda fastigheten, snarare än fastigheter för en viss typ av verksamhet. Olika fastigheter kräver olika omfattande ingrepp för att primärt möta krav från hyresgäster. Kontorslokalerna tenderar att ha mer krävande hyresgäster på grund av att deras krav på miljön i lokalerna är högre gällande till exempel ventilation och temperatur, vilket leder till att antalet felanmälningar kopplade till dessa lokaltyper ofta är högre och medför en högre
24
arbetsbelastning för förvaltarna. Lager och mindre industrilokaler har ofta ganska lösningsorienterade hyresgäster som tenderar att lösa problem som uppstår i lokalerna själva.
Störst utmaningar finns i de fastigheter där det finns flera olika hyresgäster där olika krav och funktioner behöver tillhandahållas av fastighetens system samt av förvaltarna.
Trots att hyresgästerna ofta är avgörande för hur förvaltningskrävande en fastighet är kan även fastigheter vara olika underhållskrävande. Stendörren Fastigheters fastighetsportfölj innehåller både fastigheter som är underhållskrävande, som till exempel kan innebära att underhållsåtgärder följs upp veckovis och vidtas löpande, och fastigheter som inte kräver att lika mycket resurser läggs på deras underhåll. Hur pass underhållskrävande en fastighet är beror främst på fastighetens skick, snarare än lokaltyp. Att Stendörren Fastigheter äger många underhållskrävande fastigheter innebär ett tidskrävande arbete för förvaltningorganisationen.
En stor utmaning ligger även i förvaltarens förmåga att prioritera arbetsuppgifter och planera dem utifrån den tid som finns när det ofta kan uppkomma akuta problem som måste lösas omedelbart.
4.1.3 Mjukvaror
Idag används Vitec som den primära mjukvaran inom fastighetsförvaltningen på Stendörren Fastigheter. Vitec har plattformar som hanterar hyra, energi, teknisk förvaltning och verksamhetsanalys. Även Metry, som är energiuppsamlingsportalen för Vitec Energi, används i omfattande grad. Andra mjukvaror som används kontinuerligt i det dagliga arbetet är Word, Excel, Outlook, Pdf-läsare och DWG-läsare. Se tabell 2 som anger vilka mjukvaror som kopplar till vilka arbetsuppgifter inom Stendörren Fastigheter.
Tabell 2 Mjukvaror per arbetsuppgift
Vanligt förekommande arbetsuppgifter Mjukvaror kopplat till arbetsuppgift Hyresgästanpassning/Ombyggnation Word, Outlook, PDF-läsare och DWG-läsare
Tillsyn av lokaler Vitec, Outlook, PDF-läsare, word
Underhållsprojekt Word, Excel, PDF- och DWG-läsare
Energiuppföljning Vitec, Metry
Felanmälningar Vitec
25
Nämnda mjukvaror fungerar med varierad framgång. Stora problem upplevs med att vissa av programmen har svårt att hantera länkade dokument, att notiser saknas emellanåt och att det är svårt att knyta specifika ärenden till en hyresgäst vid felanmälningar. Även uppföljningsmöjligheter och statistikinsamling via programmen kan förbättras. Ofta är mjukvarorna beroende av god internetuppkoppling, vilket kan innebära förseningar i arbetet om internetuppkopplingen är bristande. Dessutom saknas det hos Stendörren Fastigheter tydliga processbeskrivningar för hur de olika mjukvarorna ska användas och för hur information ska flöda mellan olika mjukvaror och/eller roller inom företaget. Personalen lägger därför istället mycket tid på att själva lära sig hur mjukvarorna ska användas och det uppstår ett organisatoriskt glapp mellan rollerna där det inte är tydligt vem som ansvarar för vilken arbetsuppgift.
4.2 Informationshantering och BIM i organisationen
Information som dagligen behövs för förvaltare och tekniker på Stendörren Fastigheter är olika typer av ritningar över fastigheterna. Även hyreskontrakt och andra avtal är viktiga för att kunna organisera det dagliga arbetet. Drifttekniker är i behov av att energiuppsamlingssystemen fungerar samt att de anläggningar som är uppkopplade till moln fungerar som de ska. Idag saknas ett strukturerat sätt att samla relevant information och det saknas standarder och instruktioner om hur information ska samlas och sparas. Dagens mappstruktur som finns på en intern server är ostrukturerad och ingen är ansvarig för den, vilket gör att information samlas och sparas på olika platser i mappstrukturen. Till exempel påverkas vilken plats i mappstrukturen som information sparas på av vad respektive förvaltare tycker är en lämplig plats att spara informationen och är alltså föremål för förvaltarnas olika uppfattningar. Mycket information finns framtagen, men det tar för lång tid att leta fram den. En konsekvens av detta är att många använder sig av sin egen mailkorg för att samla information som är viktig för deras arbete.
Idag ställs låga krav på digital informationshantering inom förvaltningsorganisationen på Stendörren Fastigheter. En ostrukturerad mappstruktur skapar en typ av fritolkning där information sparas osammanhängande. Inom Stendörren Fastigheter diskuteras olika molntjänster som alternativ lösning till mappstrukturen och fokus för sådana molntjänster är att strukturen ska vara tydlig och inte möjlig att redigera. Utifrån ett juridiskt perspektiv bör även hyresavtal sparas i fysiskt format i original, vilket försvårar en enbart digitaliserad
26
informationsdokumentering. E-signering kan komma att ändra på detta, men antas dröja på grund av en konservativ bransch.
Samlad historik kring fastigheterna kan av olika anledningar saknas, vilket försämrar kunskapen om fastigheterna och kan innebära att mer erfarna kollegor har bättre förutsättningar att lösa problem än mindre erfarna kollegor. Bristfälliga överlämningar inom personalen bidrar till att historiken förloras. Vidare kan det vara svårt att dokumentera personalens personliga kunskap och erfarenhet.
Ytterligare en omständighet som försvårar informationsinsamling är att många av Stendörren Fastigheters ombyggnationer anpassas för att uppfylla respektive hyresgästs behov och önskemål, vilket leder till att användandet av eventuella standarder försvåras. En konsekvens av att standarder används i begränsad utsträckning är att underentreprenörer och leverantörer kan utforma ombyggnationer på olika sätt, vilket leder till sämre möjligheter för Stendörren Fastigheter att dokumentera hur ombyggnationer skett. Vidare är en stor utmaning för Stendörren Fastigheters informationshantering att hyresgäster ofta väljer att bygga om lokalerna själva, vilket försvårar dokumentationen över aktuella relationshandlingar kopplade till fastigheterna.
BIM används idag i begränsad omfattning inom Stendörren Fastigheter och är för vissa av personalen ett helt okänt begrepp. Från intervjuerna framgår det att den yngre generationen tenderar att ha större kunskap om ämnet, eftersom det börjar inkluderas undervisning om det i förvaltningsrelaterade utbildningar. 3D-ritningar förekommer i mycket begränsad omfattning och i dagsläget ställs inga krav från Stendörren Fastigheter på användandet eller leveranser av BIM från anställda respektive leverantörer. Personalen på Stendörren Fastigheter utbildas inte inom BIM, men kan ändå se en potential med ett ökat användande av BIM. Det begränsade användandet av BIM anses, av samtliga respondenter, bero på en konservativ och föråldrad bransch. Respondenterna tror att det faktum att det idag är ovanligt med BIM-kunskap inom fastighetsföretag resulterar i en fortsatt användning av det befintliga upplägget där BIM inte ingår i stor utsträckning. Vidare tror respondenterna att användandet av BIM även kan vara en kostnadsfråga eftersom BIM är vagt utbrett och kunskapen därom är bristfällig inom branschen.
Företag inom fastighetsbranschen tenderar att vara ovilliga att investera pengar i något som det finns en osäkerhet kring om det kommer att löna sig framgent. Finns det inte ett stort behov
27
eller höga krav på ett ökat användande av BIM kommer mest troligt ingen förändring av befintligt upplägg att göras. Idag väljer man att acceptera bristfällig information med tankesättet att det har funkat hittills och ser inte mervärdet i BIM.
Synen på behovet av BIM inom fastighetsförvaltningen och förklaringen till varför BIM förekommer i vissa delar av branschen är nära sammankopplat till den varierande kunskapen som finns om ämnet. För samtliga respondenter tillhörande den äldre generationen samt en av respondenterna tillhörande den yngre generationen är BIM ett nytt begrepp där man snarare har stött på vissa beståndsdelar utan att kunna relatera det till ämnet. En del förvaltare och tekniker har svårt att avgöra huruvida BIM kan tillföra något till det dagliga arbetet. Samtidigt medges att 3D-ritningar hade använts om det fanns att tillgå. Ett värde ses framförallt av BIM i förvaltningen av större byggnader där överskådliga 3D-ritningar över installationer skulle underlätta driften. I enklare byggnader, exempelvis lagerlokaler och byggnader med endast ett våningsplan som innehåller teknisk utrustning i mindre omfattning, anses det fortfarande relativt enkelt att överblicka vissa av systemen utan tydliga ritningar. Även vid större ombyggnationer där nya ritningar är centralt ses BIM som en tillförande parameter.
BIM tros kunna tillföra mycket vid marknadsföring och uthyrning av vakanta lokaler. För vissa lokaler som är i väldigt dåligt skick ses ett stort behov av att kunna visualisera potential och sälja en icke-färdig produkt till eventuella hyresgäster. Detta kan leda till ökade intäkter och minskad arbetsbelastning då arbetet med vakanta ytor underlättas markant. Ytterligare en fördel med BIM är att det möjliggör för medarbetaren att få en överblick och förståelse för fastigheten och dess installationer. Att det då även skulle finnas detaljerad information om installationerna kan även underlätta bedömningen av eventuella skador.
Den gemensamma synen är att fastighetsbranschen är konservativ där osäkerheten kring BIM är stor. Synen kring BIM är förenat med ytterligare kostnader för företagen med en krävande utvärderingsprocess där det blir svårt att mäta nyttan och effekten av en implementering mot de resurser implementeringen kräver. Respondenterna tror att fastighetsbranschen, trots dagens tveksamma inställning, kommer att präglas av BIM i framtiden. Visioner förekommer kring så kallade livemodeller där en fastighet är digitalt uppkopplad och speglas i en digital modell, vilket skulle skapa en överskådligare bild och kunna spara väldigt mycket tid.
28 4.2.1 Dokumentation och uppdatering av fastighetsrelaterad information
Liksom redogjorts för tidigare utgör hyresgästanpassning/Ombyggnation, tillsyn av lokaler, underhållsprojekt, energiuppföljning och felanmälan vanliga arbetsuppgifter inom fastighetsförvaltningen. Dessa arbetsuppgifter kunde under intervjuerna kopplas samman med den viktiga information som anges i tabell 3.
Tabell 3 Information kopplat till arbetsuppgift
Vanligt förekommande arbetsuppgifter Viktig information kopplat till arbetsuppgift Hyresgästanpassning/Ombyggnation Ritningar, Hyreskontrakt, Hyresgästinformation,
Information om teknisk utrustning
Tillsyn av lokaler Ritningar, Hyreskontrakt, Hyresgästinformation Underhållsprojekt Ritningar, Information om teknisk utrustning
Energiuppföljning Information om teknisk utrustning, Mätdata,
Hyreskontrakt
Felanmälningar Ritningar, Information om teknisk utrustning
Tabeller 4 och 5 anger hur respektive intervjuperson upplever att organisationen arbetar med dokumentation och uppdatering av fastighetsrelaterad information. Den information som anges i tabell 4 och 5 är vald utifrån återkommande svar från respondenterna avseende viktig information inom fastighetsförvaltningen. Färgkodningen anger hur respektive respondent upplever hur strukturerat informationen dokumenteras och uppdateras. Dokumentationen avser på vilket sätt information sparas medan uppdatering avser hur man arbetar med att hålla information aktuell. Röd färg anges när respondenten upplever ett ostrukturerat arbete, gul färg anges när arbetet upplevs som sporadiskt, dvs. att arbetet varken är strukturerat eller ostrukturerat, och grön färg anges när arbetet upplevs som stukturerat.
29
Tabell 4 Dokumentation av information Dokumentation
av: Ritningar Hyreskontrakt Mätdata avseende
energiuppföljning
Teknisk
utrustning Hyresgästinformati on
Respondent 1, yngre man, förvaltare Respondent 2, äldre kvinna, förvaltare Respondent 3, yngre kvinna, förvaltare Respondent 4, äldre kvinna, tekniker Respondent 5, äldre man, tekniker Respondent 6, yngre man, tekniker
Tabell 5 Uppdatering av information Uppdatering
av: Ritningar Hyreskontrakt Mätdata avseende
energiuppföljning
Teknisk
utrustning Hyresgästinformation Respondent
1, yngre man, förvaltare Respondent 2, äldre kvinna, förvaltare Respondent 3, yngre kvinna, förvaltare Respondent 4, äldre kvinna, tekniker Respondent 5, äldre man, tekniker Respondent 6, yngre man, tekniker
30
4.2.1.1 Ritningar
Samtliga respondenter utom en tycker att dokumentation av ritningar sker på ett ostrukturerat sätt. Ritningar finns ofta antingen sparade i papperformat i den aktuella fastigheten eller i pdf- format på Stendörrens Fastigheters interna server, samt för vissa fastigheter saknas ritningar helt så att förvaltare behöver inhämta dessa från kommunens arkiv. Uppdateringen av ritningar sker antingen ostrukturerat eller sporadiskt. Fyra respondenter tycker att uppdateringen sker sporadiskt medan två tycker att uppdateringen är ostrukturerad. Uppdateringen av ritningar sker antingen med hjälp av bolagets interna arkitekt eller anlitad extern arkitekt. Stendörren Fastigheter saknar en rutin att alltid begära in uppdaterade ritningar som en extern arkitekt tagit fram och det finns inte heller någon rutin hur och var sådana ritningar som erhållits från den externa arkitekten ska sparas.
4.2.1.2 Hyreskontrakt
Enligt Stendörren Fastigheters rutiner ska samtliga hyreskontrakt sparas både digitalt på den interna servern och i fysiskt kopia i ett arkivskåp. Samtliga respondenter anser att dokumentation av hyreskontrakt sker på ett strukturerat sätt, men från intervjuerna framgår det att de yngre respondenterna önskar endast digital hantering av hyreskontrakt som idag även behöver sparas i pappersform. Från intervjuerna framgår det att hyreskontrakt uppdateras vid omförhandling. Samtliga respondenter tycker att uppdateringen av hyreskontrakt sker på ett strukturerat sätt.
4.2.1.3 Mätdata energiuppföljning
Dokumentationen av energiuppföljning upplevs vara strukturead av en respondent, sporadisk av fyra respondenter och ostrukturerad av en respondent. Respondenterna anger att detta beror på att tidigare energiuppföljning varit ostrukturerad, men att kraven från företaget på noggrann uppföljning har ökat. Information kopplat till energiuppföljning upplevs av samtliga respondenter som att den uppdateras på ett strukturerat sätt. Från intervjuerna framgår det att Vitec fungerar bra som fastighetsförvaltningssystem för att hantera energiuppföljning.
4.2.1.4 Teknisk utrustning
Fyra respondenter upplever att arbetet med dokumentation av teknisk utrustning sker ostrukturerat, medan två respondenter upplever att det sker sporadiskt. En anledning till detta
31
kan vara att byten av och fel i teknisk utrustning skett respektive åtgärdats utan att det dokumenteras. Endast en respondent anser att uppdateringen av information kopplat till teknisk utrustning fungerar strukturerat, medan fyra responenter anser att det sker sporadiskt och en respondent anser att det sker ostrukturerat. Vid ombyggnationer kan det exempelvis ske kanaldragningar från ventilationen utan att dessa reflekteras i dokumentationen, vilket leder till svårighet att avgöra vilka ytor som ventilationsaggregat försörjer.
Drifttekniker på Stendörren Fastigheter efterfrågar betjäningsritningar, dvs. en ritning med fastighetens tekniska system, där de är färgmarkerade beroende på vilka områden dessa betjänar. Idag behöver teknikern åka ut till fastigheten och följa rör och teknik i fastigheten för att sedan försöka få tag på sådan information med hjälp av äldre ritningar.
4.2.1.5 Hyresgästinformation
Gemensamt för samtliga respondenter är att dokumentationen upplevs som ostrukturerad. Detta på grund av bristfälliga överlämningar där informationsöverföring har missats. Av samtliga förvaltare inom urvalsgruppen upplevs uppdateringen av hyresgästinformation fungera strukturerat, bland annat eftersom att hyreskontrakt, som innehåller uppgifter om hyresgästerna, omförhandlas kontinuerligt vilket gör att informationen hålls uppdaterad. Teknikerna anser dock att uppdateringen av informationen sker sporadiskt. En förklaring till skillnaden i hur uppdateringar av hyresgästinformationen hanteras av förvaltare respektive tekniker är att förvaltare som nämnt ofta tar del av ny hyresgästinformation i samband upprättande av hyreskontrakt, och det därmed blir naturligt att uppdatera dokumentationen, medan tekniker ofta tar del av uppdateringar av hyresgästinformationen när de är på plats i en fastiget och då saknas det en rutin att reflektera dessa uppdateringar i relevant dokumentation.
