Initiering och prioritering

Ändringshanteringens första delverksamhet, 1111t1er111g och pnonte­ ring, har som ett av sina huvudsyften att skapa effektivitet i hur förslag på ändringar i förvalmingsobjektet tas emot. Initiering görs via olika kanaler såsom telefon och e-post som i sin tur är relaterade till en kon­ taktperson i förvaltningsorganisationen. Ändringsförslaget kan komma från olika delar av organisationen och innehåller uppgifter om vad syf­ tet med ändringen är, eventuella tvingande tidpunkter och hur många som berörs av ändringen.

Ett vanligt problem i samband med initieringen är av kommunika­ tionskaraktär. Förvaltningsorganisationen, bestående av såväl IT-aktö­ rer som objektverksamhetsaktörer behärskar inte alltid varandras språk­ bruk. Det här gör att man har svårt att förstå varandra när en ändring skall initieras. Om dessutom kanalerna i förvaltningsorganisationen

fungerar dåligt kan det få till följd att viktig information inre når alla berörda. Andra faktorer som kan leda till problem i ändringsinitiering­ en är långt fysiskt avstånd eller kunskapsbrist.

De ändringsförslag som har initierats bereds sedan for att kunna ge goda förutsättningar for beslut om genomförande. Nästa steg är att fatta beslut om ändringen skall genomföras eller inte och vilken prio­ ritet genomförandet i så fall skall ha i förhållande till andra aktiviteter. Prioritering och beredning sker iterativt, och det kan vara svårt att sär­ skilja dessa båda arbetssteg i praktiken. För att kunna göra en tillfreds­ ställande prioritering måste ett ändringsärende beredas. I de flesta for­ valtningsorganisationer gör objektansvarig någon form av grovpriorite­ ring redan i samband med att en ändring initieras. Grovprioriteringen resulterar i fyra ändringskategorier som startar olika aktiviteter; • akut ändring • önskemål • ingen ändring • normal ändring - utom avtal - inom avtal

Det är inte alltid vid grovprioritering som denna indelning kan genom­ föras. Ändringar klassas ofta som någon av ovanstående kategorier, men det är vanligt att de !<lassas om under ändringsarbetets gång. Denna oml<lassning kan även resultera i en omprioritering. Vid en almt ändring, är det som namnet antyder, bråttom. En akut ändring får all­ tid högsta prioritet. Det kan innebära att IT-systemet stannar om inte åtgärder vidtas omedelbart, eller att det redan blivit ett avbrott i till­ gängligheten. Det kan i sin tur leda till intäktsforluster i objekrverk­ samheten. Ett annat exempel på akut ändring är när IT-systemet fun­ gerar, likaså objekrverksamhetens processer/ delprocesser men ändå blir det något fel. Vid akuta ändringar måste man ofta forenlda ändrings­ hanteringen. Ändringsförslag kan också ldassificeras som rena önske­ mål med låg prioritet och foras upp på en önskelista. Önskelistan

genomfors. Vi möte ofta forvalmingsorganisationer som hänvisar till omfattande önskelistor.

Prioritering och beredning kan även resultera i att ingen ändring genom­ fors. Det finns olika anledningar till detta och de kan framkomma i olika faser av prioritering och beredning. Redan vid grovprioriteringen är det ganska vanligt att objektansvarig anser att ett ändringsförslag beror på bristande kunskap hos personen som initierade ändringen. Genom att ställa kompletterande frågor kan förslaget om ändring falla. Motiv till avvisandet kan vara;

• kunskapsbrist hos ändringsinitieraren • motstridiga ändringsförslag

• ekonomiska resurser saknas • personella resurser saknas

• ändringen ger inte tillräcl<ligt stor nytta • datalogiska motiv

Datalogiska motiv innebär ofta att programstrukturen är instabil, eller att det föreligger en omöjlighet att förutsäga konsekvenser for det egna IT-systemet samt beroende IT-system. De åtgärder man vidtar från IT­ organisationen, är att föreslå en annan ändringsåtgärd, eller att begära ett större uppdrag for att skriva om hela programmet. En aktivitet som ofta är eftersatt är att informera ändringsinitieraren om att ändrings­ förslaget avslagits och även varför.

Normal ändring är den vanligaste typen av ändringar. Detta är änd­ ringar som skall genomföras, men det är inte akut. Däremot finns det ofta ett datum då ändringen måste vara färdig och införd. Det finns två typfall av sådana ändringar; de som faller inom kontrakt eller motsva­ rande styrdokument, och de som faller utom kontrakt. Den främsta skillnaden på dessa typfall är hanteringen av ändringen och IT-leveran­ törens sätt att ta betalt. Förvalmingskontrakt behandlas närmare i avsnitt 9.2 i form av forvaltningsplaner. Ovanstående resonemang om delverksamheten initiering och prioritering sammanfattas i figur 4.2. Ett problem som ofta tas upp i planerna är att prioriteringsgrunden är ol<lar, vilket ofta är en följd av bristfällig styrning av förvaltningen.

Ändrings· beställning

Grovprioritering (objektansvarig, IT-systemansvarig)

ELR

Prioritering (objektansvarig, IT-systemansvarig)

ELR

De prioriteringsgrunder vi har funnit är;

• angelägenhetsgrad • ändringsinitierare

• nytta för objektverksamheten • mål för förvaltningsverksamheten

Den vanligaste prioriteringsgrunden är angelägenhetsgraden, d.v.s. hur bråttom det är att genomföra ändringen. I organisationer där system­ förvaltningen är självstyrd är det också vanligt att "den som sleriker

högst" får igenom sina ändringar. I organisationer där forvaltningsstyr­ ningen fungerar är det objektverksamhetsnytta och mål for förvaltnings­ verksamheten som ligger till grund för prioriteringen. Prioriteringen är, menar många som arbetar med systemförvaltning, själva kärnan i systemförvaltning. Man kan aldrig förutse alla händelser som kan ini­ tiera en ändring. Vi möter många som arbetar med systemförvaltning som upplever frustration över att alltid ha flera parallella ändringsupp­ drag som har högsta prioritet. Ett problem som personer i den objekt­ nära förvaltningen ofta påpekar, är att det kan vara svårt att motivera for ändringsinitieraren varför just hans eller hennes ändring inte fick högsta prioritet. Mot bakgrund av detta resonemang kan prioriteringen och motiveringen betral<.ras som en av de viktigaste aktiviteterna ur ett styrningsperspektiv.