styrning och kontroll. Processen för intern styrning och kontroll syftar till att verksamheten genomförs enligt instruktion och regleringsbrev och att den utförs i enlighet med verksamhetskraven i 3 § myndighetsförordningen (2007:515):
• effektivt
• enligt gällande rätt och andra förpliktelser som följer av Sveriges medlemskap i Europeiska unionen • med en tillförlitlig och rättvisande redovisning • med god hushållning med statens medel.
Under 2012 har arbetet med att integrera processen för intern styrning och kontroll i verksamhetsstyrningen fortsatt. Verksamhetsplaneringsprocessen har förändrats för att ge en bättre styrning och stöd i det kommande ar- betet. Prioriterande strategiska mål och etappmål kopp- lade till fyra målområden har tagits fram som underlag för verksamhetsplaneringen inför 2013. Ett förbättrat uppföljningssystem genom månads- och kvartalsrappor- tering infördes. Ett verksamhetsledningssystem, integre- rat för kvalitet, arbetsmiljö, informationssäkerhet och miljö infördes under hösten.
Obligatoriska moment i processen för intern styrning och kontroll är riskanalys, kontrollåtgärder, uppföljning och dokumentation.
I samband med verksamhetsplaneringen inför 2012 genomfördes riskanalyser som resulterade i ett antal av
ledningen bedömda risker att hantera inom Boverket.
Kontrollåtgärder med aktiviteter utformades, genomför-
des och följdes upp under året. De obligatoriska momen- ten i processen för intern styrning och kontroll dokumen-
terades i planerings- och uppföljningsverktyget Stratsys.
Riskhantering 2012
Följande risker har hanterats under året:
• Otillräcklig kunskap om behovet hos våra målgrupper
när det gäller vägledning med mera.
Under året har kartläggning av kunskapsbehovet gjorts genom enkäter och den ligger till grund för nästa års verksamhetsplan. En vägledning för konsekvensanalyser har utarbetats.
• Brister i dokumentation och genomförande av rutiner Under året har rutiner dokumenterats och förts in i verk- samhetsledningssystemet. En intern revision av tillsyns- processen genomfördes.
• Kompetensförsörjningen motsvarar inte
verksamhetens behov
Enhetsvisa kompetensförsörjningsplaner som underlag för Boverkets övergripande kompetensförsörjningsplan utformades under året. Rekryteringsbehovet samordna- des i en särskild plan som användes i verksamhets- planeringen inför 2013.
• Myndighetens utvecklingsarbete medför inte
avsedda effekter
En omorganisation till mindre enheter genomfördes i
Tabell 36 Resursanvändning inom området Myndighetsövergripande
2012 2011 2010 åak mnkr åak mnkr åak mnkr Intäkter av anslag 17,7 22,8 15,7 Övriga intäkter 2,6 2,8 2,7 Kostnader -20,3 -25,6 -18,4 -Förvaltnings- kostnader -20,3 -25,6 -17,7 -Transfereringar 0 0,0 -0,7 Årsarbetskrafter 18,6 24,2 15,9 Källa: Agresso
Anledningarna till att resursanvändningen ökade under 2011 var främst större insatser att bistå Naturvårdsverket i olika uppföljningar rörande miljömålssystemet. Även stora insatser för allmän information om nya plan- och bygglagen samt arbetet med Boverkets första läges- rapport 2011 gjordes.
Kostnaderna för prestationstypen Svar på remiss ingår inte i resursanvändningen inom området Myndighetsö-
vergripande. De ingår i stället som en del av resursan-
vändningen under respektive övriga områden.
Resursanvändning
51 MyNDIGHETSÖVERGRIPANDE
5
Återrapporteringskrav enligt regleringsbrevet
– Organisationsstyrning
Boverket ska ge en lägesrapport för pågående större interna uppdrag, utvecklingsarbeten och dylikt inom myndigheten. Rapporteringen ska innefatta både uppdrag och egeninitie- rade projekt. Av rapporten ska framgå beräknad kostnad och utfall, tidsmässigt utförande samt i vilken omfattning projekten utförs och genomförs med stöd av egen personal och/eller konsulter.
Boverket ska redovisa de totala kostnaderna och det to- tala antalet årsarbetskrafter för delområden i sin verksam- het. Uppgifterna ska redovisas för 2012 och av redovisning- en ska för varje delområde framgå vilken verksamhet som innefattas, verksamhetens kostnader och resursåtgång i personal samt övriga resurser.
integrerat ledningssystem För kvalitet, arBetsmiljö, inFormationssäkerhet och miljö
Under första hälften av året avslutades projektet för att införa ett verksamhetsledningssystem som inkluderar kvalitet, arbetsmiljö, informationssäkerhet och miljö. En processkartläggning för hela verksamheten har genom- förts och policydokument har setts över tillsammans med övriga styrande och stödjande dokument. Processmål har tagits fram för alla huvud- och stödprocesser. Dessa kom- mer att följas upp under det kommande året. Lednings- systemet ska fungera som en bas för det fortsatta förbätt- ringsarbetet i processerna. Under juni månad
överlämnade projektet resultatet till förvaltning och se- dan dess har bland annat en heldagsutbildning i kvalitet, miljö, arbetsmiljö och informationssäkerhet hållits för alla medarbetare på Boverket. De olika rollerna i förvaltnings-
organisationen har besatts, processledare och verksam- hetsrevisorer har utbildats och påbörjat sin verksamhet. Ledningens genomgång har hållits en första gång. Som stöd i projektet och i utbildningsinsatserna har Boverket använt en extern konsult.
Den interna resursåtgången för projektet under 2012 var cirka 1,6 årsarbetskrafter, under 2011 användes cirka 1,2 årsarbetskrafter. Den totala kostnaden var 2012 cirka 1,2 miljoner kr och cirka 0,9 miljoner kr 2011.
Kostnaderna för konsultstöd under projektet 2012 och ut- bildningar under hösten blev totalt cirka 211 000 kr. Under 2011 uppgick konsultkostnaden till cirka 112 000 kr.
utvecklingsarBete och omorganisation
Utvecklingsarbetet som påbörjades under 2011 har fort- satt under 2012. En utvärdering av den organisationsför- ändring som genomfördes 1 januari 2011 påbörjades i september. Här ingick också en kartläggning av förbätt- ringsbehovet på myndigheten. I december 2011 beslutade generaldirektören om en handlingsplan för det fortsatta arbetet med utgångspunkt i fem områden: uppdrag, or- ganisation, styrning och arbetssätt, ledar- och medarbe- tarskap, kompetens samt samverkan. Som stöd i arbetet anlitades ett konsultföretag. Arbetet har bland annat medfört en förbättrad uppföljning genom månads- och september. Särskilda insatser gjordes för att effektivisera
samarbetet mellan avdelningarna.
• Inte rätt kvalitet på våra uppdrag
Under året har rutiner dokumenterats och förts in i verk- samhetsledningssystemet.
• Otillräckliga bemyndiganden/anslagssparande Månadsvisa avstämningar mot bemyndiganderamarna görs, och det förs en kontinuerlig dialog med regeringskansliet. • Bidrag blir felaktigt utbetalade
Kontroll av återredovisning mot utbetalda bidrag sker lö- pande vid varje utbetalning.
• Sammantagen bedömning
Den interna styr- och kontrollmiljön har utvecklats ytter- ligare under året men det finns områden som bör förbätt- ras. Den nya organisationen och verksamhetslednings- systemet ger goda förutsättningar för utvecklingen av processen för intern styrning och kontroll vid Boverket.
kvartalsrapportering. Ett ledarutvecklingsprogram har påbörjats och kommer att fortsätta under 2013.
Planeringen för att dela de stora enheterna påbörjades under våren och genomfördes 1 september, med ytterli- gare förändring 1 oktober till följd av regeringsbeslutet om integreringen av BKN i Boverket. Detta har medfört att det nu finns fyra avdelningar och 12 enheter. Verksamhetsplaneringsprocessen har förändrats för att ge en bättre styrning och stöd i det kommande arbetet. Som underlag för verksamhetsplaneringen inför 2013 togs prioriterande strategiska mål och etappmål kopplade till fyra målområden fram.
Den interna resursåtgången under 2012 har varit cirka 1,1 årsarbetskrafter till en kostnad av 752 000 kr. Konsult- kostnaderna inklusive övriga kostnader var cirka 1,8 miljoner kr, varav övriga kostnader 171 000 kr.
svarstjänst
Boverket startade under året ett projekt för att etablera en svarstjänst (dnr 109-3295/2012). I juni rekryterade vi en projektledare och under augusti–september rekryterades fyra medarbetare, tre interna medarbetare och en konsult från Proffice.
Boverkets svarstjänst ska ge medborgare och andra vägledning kring de frågor som Boverket hanterar. Arbe- tet ska inrikta sig på enkla frågor där svar finns i Boverkets material på webbplatserna eller i andra informationskällor. En del av arbetet innebär också att hänvisa medborgare till rätt myndighet när Boverket inte kan hjälpa dem. För att klara Boverkets uppdrag och samtidigt ge god och ef- fektiv service utifrån våra olika målgruppers behov behövs en väl fungerande svarstjänst.
Projektet löper till och med 30 maj 2013 och utvärderas kontinuerligt.
Medarbetarna i svarstjänsten utbildas i ett frågeområ- de i taget och hanterar då telefon- och e-postfrågor inom detta område. Under 2012 hanterade svarstjänsten tre frå- geområden och utbildades i ytterligare två områden. Inför starten av svarstjänsten genomfördes en service- mätning bland de som kontaktar Boverket via e-post eller telefon. Mätningen ligger till grund för vårt fortsatta ut- vecklingsarbete med service till medborgare och andra Den interna resursåtgången för projektet under 2012 var cirka 1,1 årsarbetskrafter. Den totala kostnaden under 2012 var 874 tusen kr varav 122 tusen kr till konsultinsatser.
ärende- och dokumenthantering
Boverket har under 2012 undersökt förutsättningarna för och konsekvenserna av att införa en plattform för elek-
tronisk ärende- och dokumenthantering. Plattformen ska ge stöd för ärendehantering, dokumenthantering, diarie- föring och gränssnitt mot system för långtidsbevarande av dokument.
Förstudien visar att det finns ett stort behov av denna typ av IT-stöd i Boverkets verksamhet och att den invest- ering som krävs relativt snabbt ger återbetalning i form av en effektivare hantering av dokument och ärenden. Studien ska ligga till grund för att köpa in och införa systemstödet med början 2013, införandet beräknas pågå under några års tid indelat i ett antal faser.
Den interna resursåtgången för förstudien under 2012 var cirka 0,2 årsarbetskrafter motsvarande en kostnad av 155 000 kr samt övriga kostnader 54 000 kr. Konsultkost- naderna var 764 000 kr. Den totala kostnaden för 2012 var 925 000 kr.
Boverkets WeBBplats
Boverket.se får allt fler besök. Under 2012 har webbplat- sen haft 1 286 000 besök jämfört med 1 050 000 år 2011. Under året har satsningar som en ny webbhandbok om bostadsanpassningsbidraget, nya satsningar på PBL kun- skapsbanken, nya webbsidor om CE-märkning och energi- deklarationer gett resultat. Webbhandboken om bostads- anpassningsbidraget har byggts upp med hjälp av enkäter till målgruppen, kommunala handläggare, och videokon- ferens. Under året har också kommentarfunktionen an- vänts för att få in frågor på remissen om de kommande byggreglerna och intresset var stort. En teknisk förbätt- ring har ökat webbplatsens tillgänglighet.
Förstudie ska ge ny webbplats
Under hösten 2012 startade en förstudie som ska ge un- derlag till en ny webbplats. Förstudien bygger på externa djupintervjuer bland våra målgrupper och interna inter- vjuer. Metoden som används, tjänstedesign, ska resultera i en ny webbplats med tjänster och struktur som mål- grupperna efterfrågar.
Fortsatt satsning i sociala medier
Boverket fortsätter satsningen i sociala medier och är aktiva på Twitter, Youtube, Facebook och på Boverkets blogg. Myn- dighetens twitterflöde har drygt 1 200 följare och generaldi- rektören twittrar aktivt under eget namn samt skriver blogg- inlägg på generaldirektoren.se. Satsningen i Boverkets Youtubekanal fortsätter och 12 nya filmer har publicerats. Under året har Boverksbloggens struktur och layout utveck- lats. Det nya utseendet lanseras i början av 2013.
53 MyNDIGHETSÖVERGRIPANDE
anges eftersom arbetet med webbplats och sociala medier är en integrerad del av Boverkets verksamhet.
Boverkets jämställdhetsarBete
Hösten 2011 beslutade Boverkets generaldirektör om en särskild satsning för att lyfta fram jämställdhetsaspekter i myndighetens sakområden, samt utveckla medarbetar- nas kunskaper i jämställdhetsintegrering. Satsningen på jämställdhetsintegreringen har bedrivits i fyra steg: upp- takt, utbildning, kartläggning och analys av de olika av- delningarnas verksamhet. Som stöd i arbetet har en jäm- ställdhetskonsult varit knuten till Boverket.
Det första steget var att utveckla medarbetarnas kun- skap om de jämställdhetspolitiska målen, genusteori och jämställdhetsintegrering som metod. Arbetet startade med en upptakt inför 2012 för hela personalen i form av en teaterföreställning.
Utbildning för chefer och medarbetare
Året inleddes med utbildning av chefer och medarbetare. Begreppet jämställdhet behandlades och föreläsningar ingick om genusteori och metoder för jämställdhetsinte- grering. Under perioden januari–maj genomgick samtliga sakenheter samt informationsenheten tre utbildningstill- fällen var (halvdagar).
Enheterna fick i uppdrag att identifiera en aktivitet, som särskilt skulle genomlysas ur jämställdhetssynpunkt. Valet av metod har anpassats efter exemplens olika ka- raktärer. Exempelvis undersökte informationsenheten hur kvinnor och män använder olika medier (webb, soci- ala medier, press, etermedier) samt hur kvinnor och män gestaltas på bilder i Boverkets tidning Planera Bygga Bo. Enheten för boende, arkitektur och stadsutveckling kartlade och analyserade samhällsplaneringens roll för fysisk aktivitet. Här utvecklades en metod anpassad för detta uppdrag. För att synliggöra jämställdhetsaspekterna undersöktes först bakgrundsstatistik, exempelvis över kvinnors och mäns promenad- och cykelvanor. Jäm- ställdhetsaspekterna kopplades således till könens rörel- sefrihet och kvinnors och mäns möjligheter, samt vilka
skillnader som finns mellan könen i vad som uppfattas som attraktivt i offentliga rum och miljöer.
Ett tredje exempel är det arbete som enheten för styr- medel och enheten för byggregler har bedrivit för att inte- grera jämställdhetsperspektivet i Boverkets vägledning för konsekvensutredning vid regelgivning. Arbetet resul- terade bland annat i en checklista.
Enheten för planering och bygglov har kartlagt och analyserat kommunernas behov av planerings- och bygg- kompetens utifrån ett jämställdhetsperspektiv.
Effekt och erfarenheter
Den allmänna kunskapen har ökat om hur jämställdhets- integrering kan ingå i verksamheten, som ett långsiktigt och systematiskt utvecklingsarbete. Medvetenheten har ökat om betydelsen av att jämställdhet genomsyrar hela verksamheten och att jämställdhetsintegreringen ingår som en del i kvalitetsledningssystemet.
Konkret har jämställdhetsintegreringen bland annat lett till en revidering av texten i Boverkets allmänna råd om funktionskontroll av ventilationssystem (BFS 2011:16) som ingår i Boverkets författningssamling. Den gamla texten var inte könsneutral och ersattes av en text med mer könsneutrala formuleringar. Andra exempel: • Betydelsen av att ha en jämn könsfördelning på externa möten har ökat.
• Checklistor håller på att utarbetas på enheterna. • Kunskapen om att det finns skillnader i kvinnors och mäns medieanvändning är viktig för att säkerställa att jämställdheten beaktas i Boverkets interna och externa kommunikation.
• Ökad medvetenhet om att bilder som Boverket använder i kommunikativt syfte ska bidra till att kvinnor och män framställs på ett sätt som främjar de jämställd- hetspolitiska målen som beslutats av riksdagen. Någon angivelse av kostnads- eller resursåtgång kan inte anges eftersom jämställdhetsarbetet är en integrerad del av Boverkets verksamhet.