Intervjupersoner

Eftersom vi båda har tidigare arbetslivserfarenhet från antingen Göteborgs stad eller Borås stad föll det sig väldigt naturligt att använda oss av våra befintliga kontakter. Därför har vi tillfrågat en respondent från respektive stad som någon av oss tidigare har haft en arbetsrelation till. I Göteborg är den tillfrågade en rektor och förutom honom kontaktade vi därför ekonomichefen ifrån samma stadsdel. I Borås är den tillfrågade en ekonom och förutom henne kontaktade vi därför två rektorer från samma kommundel.

Ekonomichefen i samma stadsdel som ovanstående rektor intervjuades den 8 april 2009 i en timma. Han har haft tjänsten som ekonomichef i två år. Respondenten har en utbildning från Förvaltningshögskolan i Göteborg. Tidigare har han arbetat med ekonomi i kommuner och även som ekonomichef inom ett Landsting.

Rektorn på en låg- och mellanstadieskola i en av Göteborgs stads 21 stadsdelsförvaltningar intervjuades den 8 april 2009 i drygt en timma. Han har haft tjänsten som rektor i mer än 15 år. Han har huvudansvaret för enhetens ekonomi. Respondentens bakgrund är att han är utbildad civilekonom, har mellanstadielärarexamen samt rektorsutbildning. Tidigare arbetslivserfarenhet är brokig med arbete på en budgetavdelning på Volvo, egen företagare med ett åkeri och arbete som lärare.

Ekonomen i en av Borås stads 10 kommundelar intervjuades den 15 april 2009 i en timma.

Hon har haft tjänsten som ekonom i 17 år. Respondenten har gymnasieutbildning och har arbetat med ekonomi i över 30 år inom kommunen. Tidigare har hon jobbat några år privat, även då med ekonomi.

Två rektorer på en låg- och mellanstadieskola i samma kommundel som ovanstående ekonom intervjuades den 15 april 2009 i en timma. Eftersom den ena av rektorerna är nyanställd valde de att svara på frågorna tillsammans, dock besvarade den nyanställda rektorn bara ett fåtal frågor. Den nyanställda rektorn ansvarar för år 3-6. Före det har hon arbetat med utbildning inom flygbranschen i tio år. Den andra rektorn har arbetat i stadsdelen sedan 1978, till en början som fritidspedagog. Hon ansvarar för Förskoleklass till och med år 2.

4.1.1 Intervju med ekonomichefen på en Stadsdel i Göteborg

Göteborgs stad fördelar resurser till respektive stadsdel utifrån vilken befolkningsstruktur respektive stadsdel har. Stadsdelen får mer pengar för barn och äldre då de förväntas använda

stadsdelens tjänster i större utsträckning. En del av resursanslagen fördelas utifrån en mängd olika socioekonomiska faktorer såsom inkomster, härkomst och civilstånd. Inom stadsdelen fördelas sedan anslagen till de olika verksamheterna. Fördelningen till respektive verksamhetsområde sker utifrån en så kallad prestationsmodell. Genom att producera mer ökar även anslagen. Marginalkostnaden för att producera till exempel en extra plats inom skola eller inom omsorgen är lägre än det tillskott som ges till verksamhetens budget.

Under maj månad får stadsdelen preliminära ekonomiska ramar från Göteborgs stad. I juni tar Göteborgs stads Kommunfullmäktige beslut om den totala budgeten. De preliminära besked som meddelas i maj månad stämmer för det mesta med de anslag som stadsdelarna sedan får.

Nästa steg i resursfördelningen är den politiska beredningen på stadsdelsnivå.

Stadsdelsnämnden fastställer då verksamhetens ekonomiska ramar samt även ett politiskt inriktningsbeslut där de anger verksamhetens mål. Den politiska fördelningen går aldrig ner på enhetsnivå, att till exempel en enskild skola skall ha en viss summa pengar. Först i oktober månad fastställs slutligen stadsdelens budget. Trots att budgeten inte fastställs förrän i oktober så finns det enligt vår respondent möjlighet att redan i maj börja räkna på nästkommande års budget. För det mesta sker inga större förändringar från ett år till ett annat och antalet elever eller antalet inom äldreomsorgen är ofta känt.

Stadsdelens olika verksamhetschefer träffar de politiska representanterna i stadsdelsnämnden i augusti eller september månad. Då har verksamhetscheferna en möjlighet att framföra sina synpunkter till politikerna angående budgeten och verksamhetsmålen. Kritik har tidigare framförts eftersom det inte funnits utrymme för att diskutera frågor. Det upplevs att det finns ett dåligt samband mellan uppsatta mål och de resurser som avsätts till verksamheten. Det har också upplevts som ett spel för galleriet då det bara finns en ytterst liten möjlighet att få utökade verksamhetsanslag. Enligt vår respondent är verksamhetschefernas primära syfte att få mer pengar till just sin verksamhet. I år skall försök göras att tidigarelägga detta möte till före sommaren. En fördel med att tidigarelägga dessa möten är möjligheten att föra en dialog med politikerna angående att vissa mål inte kan sättas utan att det även skjuts till mer pengar.

Ett mål från politikernas sida har varit att höja nöjd medarbetarindex. Det målet innebar dock en konflikt hos förskolan eftersom samtidigt som de skall höja indexet för nöjda medarbetare så sänktes gruppens anslag med fem procent. Detta förstår vår respondent att det upprör förskolepersonalen och säger att målet blir alldeles omöjligt att leva upp till då de ekonomiska resurserna krymper.

Inom stadsdelen går ekonomichefen igenom resursfördelning med stadsdelschefen, verksamhetschefer och politikerna. Vår respondent anser att den prestationsbaserade modellen inte direkt inbjuder till någon diskussion. Enligt respondenten handlar det ofta om att en skola till exempel tycker att de får för lite pengar. Att någon säger att de får för mycket förekommer däremot inte.

Stadsdelen gör en budgetuppföljning som rapporteras in till Stadskansliet efter mars, augusti och oktober månad. Inom stadsdelen rapporterar verksamheterna in månadsvis då det varje månad sker en budgetuppföljning på enhetsnivå. Även stadsdelsnämnden får budgetuppföljningsrapporter varje månad, dock med mindre fokus på siffror. Enligt vår respondent använder politikerna budgetuppföljningen för att följa upp det som har fastslagits i budgeten. Uppföljningen av verksamheternas måluppfyllelse är det primära syftet på politikernivå. Budgetuppföljningen har även en kontrollfunktion. Ur en ekonomichefs perspektiv handlar kontrollen av att verksamhetscheferna håller sin budget. En annan viktig

funktion med budgetuppföljningen är att när en verksamhet går med underskott gå in och undersöka vad orsaken till underskottet kan vara.

När respondenten började arbeta i stadsdelen fanns inget regelverk för hur under- respektive överskott skulle regleras. Inom stadsdelen fanns det lite olika modeller. Nu har ett beslut tagits om ett internt regelverk där 75 procent av ett överskott och 100 procent av ett underskott förs med till nästkommande år. Första steget i denna process är att gå igenom det totala resultatet per verksamhetsområde. Nästa steg blir att verksamhetscheferna går igenom över- och underskott på respektive enhet. Tanken med att över- och underskott förs över till nästkommande år är enligt respondenten att de pengar som finns kvar inte försvinner inom respektive verksamhet. En tanke med regelverket är att det kan undvikas att det sker en slags julhandel när det finns pengar kvar i budgeten. Grundtanken är att verksamheten kan ses ur ett längre perspektiv än ett år. Då finns möjligheter att samla på sig överskottspengar som kan användas vid ett senare tillfälle.

När det gäller underskott så finns en tanke att när en verksamhet går med underskott så försvinner inte heller det vid årsskiften. De verksamheter som inte riktigt sköter sig släpps inte utan de får med sig sitt underskott till nästföljande år. Ibland är ett underskott motiverat.

Detta var fallet för förskolan förra året i och med att antalet inskrivna barn ökade utan att det gavs något tillskott i budgeten. Under dessa förhållanden är det inte rimligt att verksamheten får med sig sitt underskott. Mellan år 2007 och 2008 fanns det inom förskolan ett överskott och inom skolan fanns ett underskott. I detta fall fick förskolan lämna ifrån sig sitt överskott för att täcka skolans underskott. Enligt vår respondent kan det göras under ett år men sker detta under flera år så kommer en följd bli att förskolorna inte lämnar något överskott i fortsättningen. När de inte får behålla sitt överskott kommer de istället att använda upp sina anslag.

I Göteborgs stad läggs budgeten för ett år framåt i tiden. Vår respondent hade gärna haft budgetar som sträcker sig över längre tid då det möjliggör en mer långsiktig planering. Fast samtidigt anser han att med den resursfördelningsmodell som används så finns möjligheten att räkna fram kommande anslag. Han ser även en svårighet att använda treårsbudget i osäkra ekonomiska tider. Men respondenten anser att det är bra att kunna planera för mer än ett år.

4.1.2 Intervju med rektor på en skola i Göteborg

På respondentens enhet, det vill säga en skola, baseras resursfördelningen per prestation vilket ges per elev i detta sammanhang. Denna fördelning vilken fördelas av nämnden är det rörliga bidraget. Skolan tilldelas också ett fast nämndbidrag vilket är avsett till hyror och avskrivningar. Vidare baseras ersättningen för skolor utifrån den sociala profilen.

Respondentens skola får inga anslag via den sociala-profil-modellen utan bara via prestationsanslaget. Respondenten beklagar att situationen är som den är, det vill säga att verksamhetens pengar utgår från det som finns inom ramen. Kvalitet är mindre viktigt och därför utgår inte pengarna från det skolan behöver. Det är bara att acceptera att kvaliteten är som den är. Rollen som rektor innebär att verksamheten berörs av både statlig och kommunal lag. Den kommunala verksamheten har ett mantra och detta innebär kortfattat, Håll budget!

Detta menar han visar på hur koncentrerat det är på håll budget och det slår ju naturligtvis neråt i verksamheten Det är mer pengarna som styr och inte verksamhetens behov.

Organisationsförändringar och förändringar på fritidshemspersonal, och nedskärningar det är bara en pengafråga. Diskussionen gäller inte kvalitet utan det är tyvärr bara pengar som styr

där. Resursfördelningen mellan skolorna diskuteras i rektorsgruppen, vilken består av 15 rektorer. Respondenten tycker att det finns en god kanal att framföra sina åsikter till stadsdelschefen, via både sin verksamhetschef och via stadsdelens ledarforum. I ledarforumet får alla ta del utav hela förvaltningens ekonomiska tankegångar. Han säger att han har en bra uppbackning utav skolchef och stadsdelschef då sparåtgärder behöver vidtas. De har en bra dialog om ändringar. Då cheferna reagerar starkt är dock när rektorn går över sin budget.

På skolan finns en speciell resurs- och planeringsgrupp. Gruppen består av personal från de tre arbetslagen och estetlärare. De har till uppgift att diskutera skolans ekonomi. Diskussionen har tidigare utgått ifrån en mycket snäv position och nästan bara ägnats åt verksamhetsbudgeten. De senaste åren har diskussionen utökats för att alla ska få helhetsbegreppet. All personal får alla siffror som rektorn får ifrån ekonomin. Detta gör att alla är införstådda med hur och varför nedskärningar görs. Då vi frågade om resursfördelningen i huset innebär en förhandlingsbar dialog eller en monolog svarade rektorn att han önskar större dialog eftersom det hade varit det bästa. Rektorn medger att diskussionen inte är rent demokratiskt. Han menar att diskussionen skulle kunna vara demokratisk för den som motsätter sig förslaget. Men den som gör det måste också ta fram ett bättre förslag, vilket oftast saknas. För det första har ju alla ett arbete att sköta vilket inte tillåter tid till annat. För det andra tycker rektorn att besparingar är en ledningsfråga.

Grundidén på skolan är att arbetslagen ska få ut ansvaret för sina anslag. Personalen får ett uppdrag och målbeskrivningen för året och styr själva över sin budget. Den enda gången som rektorn reagerar är när personalen går över sin budget. Anledningen till utlämnande av information ner till nästa led handlar om att det skapar förståelse. Eftersom det går finansiellt sämre för kommunen och skatteintäkterna blir mindre måste förståelse skapas om varför inte lärarna får resurser. Det är lätt att tänka att det alltid finns pengar någonstans då förutsättningarna inte är kända. Den som får vara med i budgetprocessen har förståelse att jobba efter det. Sedan finns en annan anledning till att vara med i budgetprocessen och den är att berörda tar ett större ansvar för de pengar som finns. På arbetsplatsen finns en regel om att överblivna pengar för året får föras med till nästa år. Rektorn tror att diskussionerna ger bättre förhållanden på arbetsplatsen. Alla arbetsgrupper har en sund inställning till användning av pengar eftersom de är så medvetna.

I stadsdelen är grundidén att verksamheten får behålla 60-70 procent av överskottet och föra med sig hela underskottet, säger respondenten. Han tycker att det bör eftersträvas att hålla budget det vill säga nollbudgeten. På skolan får arbetslagen behålla sitt överskott respektive underskott. Detta motiveras med att arbetslagen uppmuntras till att spara till dyrare investeringar. Ett exempel som gavs var att tack vare sparade anslag så kunde en dyr brännugn köpas in. Den andra och viktigaste anledningen till att behålla överskott är att det inte leder till panikköp. Kontorapporterna på skolan delas ut i oktober och då ser arbetslagen om de har pengar över. Rektorn menar att om situationen vore sådan att de inte fick behålla pengarna skulle personal få de mest tokiga idéerna för att handla upp dem. Tankar skulle uppstå om att pengarna måste gå åt och att de har kort tid på sig att spendera.

Rektorn tror att ur kommunal synpunkt är det fullständigt vansinne med ettårsbudgeten, han tror på en flerårsbudget. Enligt honom är den årliga budgeten för känslig för variationer och skulle behöva mer långsiktighet. För att förtydliga ger han ett exempel från den egna verksamheten. Vid bokslutet 2007 visade hans skola på ett plus medan det fanns andra skolor i stadsdelen som visade på ett negativt resultat. Dåvarande skolchefen tyckte att rektorns överskott skulle användas för att täcka andras förluster. År 2008 så visade rektorns skola på

ett minus. Den nya skolchefen uttryckte inte att hon tar hand om underskottet utan tyckte att skolan får dra av det på sin budget. Rektorn menar att det hade varit bättre om han själv hade kunnat slå ut allt på en treårsbudget.

Budgeten är enligt rektorn ett av de viktigaste styrinstrumenten i kommunal verksamhet och dess betydelse är ”kvalificerad gissning”. Med en kvalificerad gissning ska han kunna bedöma hur tilldelade pengar till skolan i januari ska användas för hela året. Detta trots att han inte vet vilka extraordinära händelser som kommer att äga rum under året. Därför tycker han att budgeten är ett jättetrubbigt styrinstrument. För det andra riktar han kritik mot att det läggs alldeles för mycket tid i budgetarbete, verksamhetsrapport och bokslut. Det ägnas aldrig någon uppmärksamhet åt varför resultat blir som det blir och dessutom finns det ingen tid kvar till det. Vid närmare eftertanke kan det dock uttalas positiva saker om budgeten också.

Den måste självklart finnas för att kunna hantera pengar som blir tilldelat. Budgeten är ett styrinstrument för politiker och andra människor att följa pengarna. Naturligtvis periodiserar den också för att få överblick över om pengarna räcker. Rektorn tycker att han har trots allt stor handlingsfrihet att kunna använda tilldelade pengar som han vill inom en ram.

4.1.3 Intervju med ekonom på en kommundel i Borås

När pengar fördelas till kommundelarna förekommer ingen dialog om fördelningen enligt vår respondent. Utan fördelningen styrs av framtagna riktlinjer som politiker beslutar. Den sista september eller den första oktober mäts antal invånare och dess åldersfördelning i varje kommundel. Hänsyn tas även till sociala faktorer såsom utbildning, ensamstående föräldrar och utländsk härkomst. Denna statistik tas fram centralt i kommunen och pengarna fördelas utifrån detta. Skolor med större andel invandrare genererar mer verksamhetsanslag än skolor som har mindre andel elever med utländsk härkomst. Kommundelens tjänstemän arbetar fram ett förslag till hur kommunbidraget skall användas. Politikerna fastställer sedan kommundelens budget efter att eventuellt gjort vissa justeringar i den. Kommunstyrelsen ställer ett krav på kommundelen att de budgeterar för en buffert på 1 % av det totala kommundelsbidraget.

Vår respondent berättar att en gång i månaden deltar hon i ett ekonommöte som kommunledningen kallar till. På dessa möten diskuteras övergripande ekonomiska frågor eller frågor av till exempel redovisningskaraktär för att alla kommundelar skall redovisa på samma sätt och att kostnaderna skall bli jämförbara mellan kommundelarna.

Inom kommundelen förs ingen direkt dialog mellan verksamhets- eller enhetsansvariga om hur de kommunala anslagen skall fördelas till verksamheterna. Vid frågan om det förekommer dialog med kommundelens politiska nämnd, berättar hon att det finns fall där kommundelens tjänstemän lägger förslag som sedan inte godtas av nämnden. Vissa frågor är ”heliga” för politikerna. Två sådana frågor som nämns är dagbarnvårdare och bidrag till en idrottsförening i kommundelen. Politikerna vill behålla dem för att kunna erbjuda kommuninnevånarna valfrihet. Vår respondent kommenterar detta med att valfrihet får kosta.

Enligt vår respondent vill kommunstyrelsen få in en månadsrapport den tionde varje månad eftersom de vill ha koll på ekonomin och kunna vidta åtgärder om så behövs. Därefter görs en månadsuppföljning som beslutas i nämnden. Kommundelsekonomen och enhets- och verksamhetscheferna träffas en gång per månad och gör en budgetuppföljning och genomgång av ekonomin. Vår respondent menar att syftet med budgetuppföljningen är att kunna upptäcka

om kostnaderna ökar i förhållande till budgeten och vidta åtgärder för att få en budget i balans.

När det gäller att budgeten fastställs för ett år i taget, anser vår respondent att det gör det svårt att planera. En orsak till detta är att förutsättningarna förändras inför varje år. Vidare finns det inte någon möjlighet att spara ihop pengar till något på grund av att det inte finns klara riktlinjer om pengar får föras över eller inte. Hade vår respondent fått välja så vore tre år en bättre period för en budget. Samtidigt är hon medveten om att det vore svårt utifrån resursfördelningen då befolkningen hela tiden förändras i kommundelarna.

Kommundelen får enligt vår respondent besked om riktlinjer för hur eventuella överskott ska behandlas i början av nästföljande år. När det finns ett överskott i budgeten har kommundelen vissa år fått föra med sig detta till nästkommande år. Detta beror enligt vår respondent på kommunens totala ekonomi om det tillåts. Finns pengar kvar får kommundelen skriva till kommunstyrelsen och begära att få använda dem till något ändamål. Hon anser inte att verksamheterna i kommundelen ödslar med eventuella överskottspengar. Hon tror att det hade varit annorlunda om kommundelen hade haft god ekonomi. Kommundelen har de senaste åren haft underskott. Då tänker vår respondent att alla verksamheter medvetet gör det som är bäst för kommundelen. Samtidigt säger vår respondent att det finns andra kommundelar som dubblat sina inköp av driftsinventarier i december jämfört med år då det finansiella läget är bättre. Till driftsinventarier räknas inventarier som överskrider ett visst belopp och redovisas på ett speciellt sätt i externredovisningen.

Angående underskott får kommundelen en treårig avbetalningsplan. Inom kommundelen har de alltid försökt att undvika underskott då det för med sig en besparing nästkommande år då budgeten även måste täcka en avbetalning på underskottet. När kommundelen går med ett underskott försöker de lösa det internt. Vår respondent menar att verksamheterna hjälps åt för ett annat år är det kanske deras verksamhet som har ett underskott. Kommundelen gjorde förra året ett underskott men undgick att behålla hela det. Vår respondent tycker det känns bra att erhålla acceptans när underskott orsakas av kostnader som kommundelen själva inte kan rå över.

När vi frågar vår respondent om hon anser att budgeten styr mycket över den kommunala verksamheten säger hon att det övergripande målet från kommunstyrelsen till kommundelarna är att hålla budgeten. Det ekonomiska målet att hålla budgeten står över alla andra mål som till exempel att alla elever ska lämna skolan med godkända betyg. Vår respondent tycker det är fel att det är pengar som styr i allt för stor utsträckning. Men om pengar inte finns så kan verksamhet inte heller utföras menar hon.

4.1.4 Intervju med två rektorer på en skola i Borås

Enligt rektorerna förs ingen dialog om hur pengarna ska fördelas inom stadsdelen, utan de fördelas enligt den modell som Borås stad har. Beträffande fritidshemmen så får de varje år ett fast anslag. Anslagets storlek styrs inte av antalet barn per avdelning utan alla avdelningar får ett fast belopp. På fritidshemmen ansvarar respektive avdelning själva för sina resursanslag.

Rektorerna är inte delaktiga i dialogen om hur resurser fördelas till deras skola och fritidhem.

Den ”säck” med pengar som de får till skolan fördelar sedan de två rektorerna tillsammans

Den ”säck” med pengar som de får till skolan fördelar sedan de två rektorerna tillsammans