Följande kapitel mynnar ut i slutsatser som vi kunnat dra utifrån teori, empiri och analys.
Slutsatserna ska ge ett svar på studiens problemdiskussion som fördes i inledningen.
Avslutningsvis resonerar vi angående studiens kvalitet.
Vi startade vår studie med en undran om det fanns institutioner i den kommunala budgeteringen. Vi kan konstatera att det finns institutioner. Kring den ettåriga budgeten finns regler och rutiner vilket skapar handlingar. Ur vårt empiriska undersökningsmaterial har vi även kunnat urskilja aktörers tankar och uppfattningar vilket var vår ursprungliga strävan för att besvara forskningsfrågan.
Att hålla budget var en stor gemensam nämnare bland våra respondenter och den absolut starkaste institutionen som de gav uttryck för. Regelverk kring denna fråga är väldigt tydligt formulerade och har stor påverkan på såväl verksamhet som aktörers handlande. Att hålla budget är till och med så viktigt att den står över kvalitetstänkandet i kommunala verksamheter. Många uttrycker att kvaliteten i verksamheten kommer i andra hand. Det är politikerna som sätter budgeten och de sätter även verksamhetsmål som skall uppnås. Ibland kan budgeten och verksamhetsmålen krocka med varandra och det kan resultera i någon slags konflikt eftersom pengarna inte räcker till det som är tänkt att utföras. Kommunens verksamhet är dock lagstadgad så vissa aktiviteter är obligatoriska att utföra oavsett hur budgeten ser ut. Om kommundelar eller verksamheter har överskridit sin budget har kommunledning förståelse för det när det orsakats av oförutsedda händelser. Verksamheter som inte själva kan rå över vissa situationer och som tvingats överskrida budgeten ser det som en lättnad då de till exempel får sitt underskott avskrivet. Detta uttrycks med ett erhållande av acceptans.
Regelverk skapas både externt och internt och de kan vara mer eller mindre uttalade.
Regelverket att hålla budget ser vi som mycket tydligt uttalat. Detta kopplar vi till kravet på att följa kommunallagen som säger att kommuner ska hushålla med sina resurser och även till balanskravet. Det har skapats bestämda rutiner kring uppföljningen av budgeten för att snabbt kunna vidta åtgärder ifall något går snett. Eventuella budgetunderskott uppfattas oftast som icke acceptabelt.
Handlingar påverkas i en institution av rådande regler och rutiner. De regler och rutiner som finns angående den ettåriga budgeten har en påverkan på aktörers handlingssätt. Ett exempel är strävan efter ett budgetutfallet den sista december som slutar på noll. Aktörer i verksamheterna ser genom sina handlingar till att resurser förbrukas.
När det handlar om överskott behandlas den inte på ett likvärdigt sätt. Vi har sett skillnader i hur de två kommunerna behandlar överskott och underskott. Det är inte alltid helt klart hur överskott ska hanteras i respektive verksamhet. Även om regelverk och rutiner såväl skiljer sig åt mellan de olika kommunerna så kan även regelverket skilja sig från ett år till ett annat.
Här verkar kommunens totala ekonomiska situation vara avgörande. I vår inledande problemdiskussion hade vi funderingar angående ändrade inköpsbeteenden och då mer specifikt om inköp som görs mot slutet av budgetåret eventuellt blir lite av ”panikköp”. Målet med ettårig budgetering är att den skall gå jämnt ut och varken lämna ett överskott eller ett underskott. Samtliga respondenter gav oss beskrivningar på institutionella handlingssätt i samband med överskott. Det finns ett institutionellt tänkande som har sitt ursprung i
föreställningen att överskott i verksamhetsanslag, det vill säga pengar försvinner i samband med ett årsskifte.
Den ettåriga budgeten avslutas den sista december för att sedan börja på nytt den första januari följande år. Vi fick i vår studie bekräftat av våra respondenter att en viss stress finns att förbruka de anslag som verksamheten tilldelats. Vi kan inte dra några slutsatser att dessa pengar ”slösas” bort bara för att budgeterat anslag skall förbrukas. Våra respondenter gav oss en bild av att det i verksamheterna är ansvarsfulla aktörer som är väl medvetna och tar ett stort ansvar. Det som är drivkraften bakom inköpen vid årsskiftet är att verksamheternas behov är så mycket större än de resurser som de får sig tilldelade. Vår studie ger stöd att det finns ett vedertaget institutionellt tänkande som påverkar inköpsbeteenden. Vilken påverkan dessa panikinköp har på resursförbrukningen har vi däremot inte undersökt i denna rapport.
I den stadsdel i Göteborg som vi genomförde vår fallstudie i har regler och rutiner förändrats angående överskott respektive underskott. Här fann vi positiva tecken på att det finns en möjlighet att reducera ett negativt institutionellt handlande, det vill säga behovet av att förbruka hela verksamhetsanslaget. Ett syfte med dessa regler och rutiner är att minska stressen att förbruka anslagen och som kan leda till panikköp. När överskott får föras över så försvinner även förutsättningarna för det institutionella tänkandet. Med de nya reglerna ändras förutsättningarna och pengar försvinner inte utan de finns kvar att disponera vid ett senare tillfälle.
För att fortsätta och fördjupa oss ytterligare i vad som kan vara bakomliggande orsaker till det institutionella tänkandet vid den ettåriga budgeteringen så finns det en motsättning gentemot hur verksamheter bedrivs. Vi nämnde i vår bakgrund att det finns kritiska röster till den ettåriga budgeteringen. I våra fallstudier framkom det att våra respondenter ansåg att ett år var en allt för kort tidsperiod. Samtliga sa att de skulle vilja ha en budget som sträcker sig över en treårsperiod. Som argument framför de en större långsiktighet i budgeteringen.
Denna studie skiljer sig från andra studier inom ekonomiområdet så tillvida att den inte avhandlar budgeteringen objektivt utan behandlar aktörers förhållningssätt och tankar vid budgettillämpning. Ämnet som behandlats är något som många aktörer är medvetna om men som sällan lyfts fram och diskuteras öppet.
Empirin som samlats in vid intervjutillfällena är begränsande så tillvida att vi inte kan vara säkra på att våra respondenter har gett oss svar på allt. Det finns en risk att de underlåtit sig att belysa vissa aspekter som kan vara relevanta för denna studie. Studien är relevant för alla som är involverade i budgetering inom kommunal sektor då vi belyser underliggande aspekter som har en påverkan på tillämpning. Studien kan vara av intresse för såväl ekonomer, budgetuppställare som övrig personal inom kommunal verksamhet.
De samstämmiga svar vi fått under våra intervjuer ger en trovärdighet åt de analyser och slutsatser som vi dragit. Vår studie är dock inte tillräckligt omfattande för att vi ska kunna dra några generella slutsatser. Med enbart fyra intervjuer kan vi inte presentera några allmängiltiga resultat.
7 Avslutande diskussion
Följande kapitel är en diskussion om vilket bidrag studien tillför forskningen teoretiskt och praktiskt. Vi presenterar förslag till vidare forskning sist i kapitlet.
Det som denna studie har bidragit med är tankeställningar på underliggande fenomen som kan finnas i institutioner. Vi fann dock att fenomenet var väl känt och inte helt främmande för våra respondenter. Vissa förvaltningar har fört det på tal och tagit ställning till hur överskottspengar ska hanteras. Andra förvaltningar har en mer oviss situation eftersom regelverken ändrar riktning kontinuerligt. Här finns dock en medvetenhet om att aktörer kan känna en stress att förbruka sina anslag vid årsskiften de åren det är bestämt att ingen får behålla sina överskottspengar. Vi känner att det finns en anledning att lyfta fram problemet och ställa frågan om det är god ekonomisk hushållning? Vi menar inte att verksamheter
”slösar” pengar. Det är ju säkert så som vissa respondenter gav uttryck för att verksamheten alltid behöver något. Vi fann fall där verksamheters möjlighet att spara verksamhetsanslag gav möjligheten att genomföra dyrare investeringar som annars inte ryms i den ordinarie budgeten.
Vårt praktiska bidrag är en aspekt att ta ställning till vid utformning av regelverk angående budgetering. Vid utformning och antagande av ett regelverk är det bra att reflektera och se långsiktigt på fördelar och nackdelar och väga dem mot varandra. En beslutsfattare bör kunna beakta och föreställa sig olika scenarier av institutionaliseringens påverkan så att beslutet får eftersträvad effekt. Nya regelverk kommer inte förändra det institutionella tänkandet omedelbart utan det är en process på lite längre sikt. Därför är det viktigt att regelverken inte förändras från ett år till ett annat. Nya regelverk med syftet att motverka handlingssätt som kommer sig av ett institutionellt tänkande behöver lång tid för att verkligen nå sitt mål.
Förslag till fortsatt forskning
• För att göra en fördjupning på forskningsproblemet rekommenderar vi att realisera tillvägagångssättet som vi beskrev i metodkapitlet. En kombination av en kvantitativ undersökning till denna kvalitativa undersökning skulle gett forskningsresultatet en större tyngd eftersom vi då hade kunnat visa inköpsbeteenden i siffror.
• En ytterligare intressant kvalitativ infallsvinkel vore att intervjua personer inom kommunfullmäktige eller kommunstyrelsen i ämnet.
• Vi kan även se ett värde i att genomföra en undersökning där personal som genomför inköp frågas specifikt om deras syn på överskott, underskott, resursanvändning.
8 Referenser
Litteratur
Alvesson, Mats & Sköldberg, Kaj (2008). Tolkning och reflektion. Vetenskapsfilosofi och kvalitativ metod. Upplaga 2:1. Denmark: Narayan Press.
Andersen, Ib (2008) Den uppenbara verkligheten Upplaga 1:10. Malmö: Holmbergs
Arbnor, Ingeman & Bjerke, Björn (1994) Företagsekonomisk metodlära Lund: Studentlitteratur
Ax, Christian, Johansson, Christer & Kullvén, Håkan (2005) Den nya ekonomistyrningen Malmö: Liber ekonomi
Backman, Jarl (1998) Rapporter och uppsatser.
Lund: Studentlitteratur
Bergstrand, Jan & Olve Nils-Göran (1996) Styr bättre med bättre budget Malmö: Liber-Hermod
Brorström, Björn & Solli, Rolf (1990) Kommunekonomi Principer, Praxis och Problem Andra upplagan, Lund: Studentlitteratur
Brorström, Björn, Haglund, Ola & Solli, Rolf (1999) Förvaltningsekonomi Lund: Studentlitteratur
Eriksson, Lars Torsten & Wiedersheim-Paul, Finn, (2006) Att utreda forska och rapportera Upplaga 8:1, Malmö: Liber AB.
Johannessen, Asbjørn, & Tufte, Per Arne (2007) Introduktion till samhällsvetenskaplig metod.
Upplaga 1:2, Malmö: Liber AB
Merriam, Sharan B (1994) Fallstudien som forskningsmetod Lund: Studentlitteratur
Riahi-Belkaoui, Ahmed (2007) Accounting Theory.
Upplaga 5 Thomson Learning
Samuelsson, Lars A (1993) Budgetering och intern redovisning.
Upplaga 3:1, Uppsala: Ord & Form AB
Samuelsson, Lars A (2008) Ettårsstyrning.
I Olve, Nils-Göran & Samuelsson, Lars (red) (2008) Controllerhandboken.
Upplaga 9:1, Malmö: Liber AB
Samuelsson, Lars A (2008) Val av organisatorisk struktur.
I Olve, Nils-Göran & Samuelsson, Lars (red) (2008) Controllerhandboken.
Upplaga 9:1, Malmö: Liber AB
Samuelsson, Lars A (2008) Ekonomistyrning – en översikt.
I Olve, Nils-Göran & Samuelsson, Lars (red) (2008) Controllerhandboken.
Upplaga 9:1, Malmö: Liber AB
Stenbock-Hult, Bettina (2004) Kritiskt förhållningssätt.
Lund: Studentlitteratur
Artiklar
Burns, John, Scapens, Robert W (2000) Conceptualizing management accounting change: an institutional framework. Management accounting research vol 11 , ss. 3-25
Ekholm, Bo-Göran & Wallin, Jan. (2000). Is the annual budget really dead? The European Accounting Review, vol. 9:4, ss. 519-539
Hansen, Stephen C., Otley, David T. & Van der Stede, Wim A. (2003). Practice Developments in Budgeting: An Overview and Research Perspective. Journal of Management accounting research, vol. 15, ss. 95-116.
Scapens, Robert W (2006). Understanding management accounting practices: A personal journey. The British Accounting Review 38, ss. 1-30
Avhandling
Bokenstrand, Cecilia (2000) Den politiska budgeten. Om nya kommunala budgetprinciper och budgeten som process för dialog. Diss. Göteborgs universitet: Göteborg CEFOS.
Elektroniska
Hur fördelas pengarna till kommundelarna: en kort beskrivning av resursfördelningsmodellen (2004) (elektronisk)
Tillgänglig:
<http://www.boras.se/download/18.d2883b10693fb7b0980004684/Resurs.pdf> (2009-04-22)
Nationalencyklopedin (2009) (elektronisk)
Tillgänglig: <http://ne.se.lib.costello.pub.hb.se/> (2009-05-20)
Stadsdelsförvaltningar (2009) (elektronisk) Tillgänglig:
<http://www.goteborg.se/wps/portal/!ut/p/c1/04_SB8K8xLLM9MSSzPy8xBz9CP0os3gjU-9AJyMvYwMDSycXA6MQFxNDPwtTI6NQA6B8pFm8n79RqJuJp6GhhZmroYGRmYeJk0
-Yp4G7izEB3X4e-bmp-gW5EeUAs5z7Eg!!/dl2/d1/L2dJQSEvUUt3QS9ZQnB3LzZfMjVLUUIySjMwMDlCRDAyV EQ0MU44NTIyNTU!/> (2009-05-18)
Svenska Akademiens ordlista (2007) (elektronisk)
Tillgänglig: <http://www.svenskaakademien.se/web/Ordlista.aspx> (2009-05-20)
Sveriges kommuner och landsting (2009) (elektronisk)
Tillgänglig:<www.skl.se http://www.skl.se/artikel.asp?C=445&A=5177> (2009-05-13)
Författningar
Kommunallag SFS 1991:900 (2009) Fi KL
God ekonomisk hushållning i kommuner och landsting (2004). Stockholm Prop. 2003/04:105 (Regeringens proposition)
Översyn av kommunernas och landstingens ekonomiska förvaltning (2000). Stockholm (Fi Dir 2000:30, Kommittédirektiv Finansdepartementet)
Bilaga 1
Intervjufrågor
1. Beskriv vilka resursfördelningsdiskussioner som förekommer under ett år?
Hur ofta sker den och vilka deltar?
2. Vilka styrkor och svagheter anser du att den årliga budgeten har?
3. Hur använder du budgeten för att samordna resurser mellan olika verksamheter/grupper?
4. Förs dialog om hur resurser ska förbrukas/användas?
5. När en verksamhet har överskott i december månad hur resonerar och diskuterar ni kring detta?
Bilaga 2
Nyckelbegrepp
Budgetering Budgetering är i detta sammanhang ett samlingsord för budgeten som dokument samt själva budgetprocessen.
Kommunal budgetprocess Att utifrån kommunstyrelsens anvisningar skapa gemensamma planeringsförutsättningar (Brorström & Solli 1990).
Resursanvändning God ekonomisk hushållning enligt Kommunallag.
Institution Teori om idéer och handlingsmönster som uppfattas som självklart i en organisation.
Institutionalisering Process genom vilken tankesätt och handlingsmönster kommer att uppfattas som självklara i en organisation.
Högskolan i Borås är en modern högskola mitt i city. Vi bedriver utbildningar inom ekonomi och informatik, biblioteks- och informationsvetenskap, mode och textil, beteendevetenskap och lärarutbildning, teknik samt vårdvetenskap.
På institutionen för data- och affärsvetenskap (IDA) har vi tagit fasta på studenternas framtida behov.
Därför har vi skapat utbildningar där anställningsbarhet är ett nyckelord. Ämnesintegration, helhet och sammanhang är andra viktiga begrepp. På institutionen råder en närhet, såväl mellan studenter och lärare som mellan företag och utbildning.
Våra ekonomiutbildningar ger studenterna möjlighet att lära sig mer om olika företag och förvaltningar och hur styrning och organisering av dessa verksamheter sker. De får även lära sig om samhällsutveckling och om organisationers anpassning till omvärlden. De får möjlighet att förbättra sin förmåga att analysera, utveckla och styra verksamheter, oavsett om de vill ägna sig åt revision, administration eller marknadsföring. Bland våra IT-utbildningar finns alltid något för dem som vill designa framtidens IT-baserade kommunikationslösningar, som vill analysera behov av och krav på organisationers information för att designa deras innehållsstrukturer, bedriva integrerad IT- och affärsutveckling, utveckla sin förmåga att analysera och designa verksamheter eller inrikta sig mot programmering och utveckling för god IT-användning i företag och organisationer.
Forskningsverksamheten vid institutionen är såväl professions- som design- och utvecklingsinriktad. Den övergripande forskningsprofilen för institutionen är handels- och tjänsteutveckling i vilken kunskaper och kompetenser inom såväl informatik som företagsekonomi utgör viktiga grundstenar. Forskningen är välrenommerad och fokuserar på inriktningarna affärsdesign och Co-design. Forskningen är också professionsorienterad, vilket bland annat tar sig uttryck i att forskningen i många fall bedrivs på aktionsforskningsbaserade grunder med företag och offentliga organisationer på lokal, nationell och internationell arena. Forskningens design och professionsinriktning manifesteras också i InnovationLab, som är institutionens och Högskolans enhet för forskningsstödjande systemutveckling.
BESÖKSADRESS:JÄRNVÄGSGATAN 5·POSTADRESS:ALLÉGATAN 1,50190BORÅS
TFN:033-4354000·E-POST: INST.IDA@HB.SE ·WEBB: WWW.HB.SE/IDA