KANALERNAS RELEVANS

Kommentar: Figur 4:9 presenterar resultatet av variabeln “Jag upplever att följande 

kommunikationskanal hjälper till att hålla mig uppdaterad om vad som händer i mitt team.” 

Variabelvärdena var en likertskala från 1-5 där 1 = “stämmer inte alls” och 5 = “stämmer helt”,  samt variabelvärden för “vet ej”. N= 148 = 100 % 

65.5 % av medlemmarna ansåg att både e-post och Teams digitalt möte “stämmer helt” med  påståendet. Den kanal som 35.1 % av medlemmarna inte visste huruvida den höll de uppdaterade  angående vad som händer i teamet, eller inte, var anslagstavla. Yammer och intranätet var kanaler  som medlemmarna inte föredrog när det angick att hålla sig uppdaterad om vad som händer inom  teamet. 

4.2.1 KANALERNAS RELEVANS

Som vi nämnde tidigare har medlemmar ett behov av att chefer kommunicerar på ett sätt som är  anpassat till medarbetarnas preferenser, eftersom olika kanaler påverkar medlemmar olika  (Anantatmula & Shrivastav, 2012; Bucăţa & Rizescu, 2017; Men, 2014)​. Att ha flera kanaler där  medlemmarna är medvetna om vilken information som fungerar bäst i vilken kanal är därför att  föredra ​(Trauth m.fl., 1984)​. Det är chefens uppgift att förmedla information till medarbetarna. 

Om medarbetarna inte har tillgång till information kan de inte heller ta del av den. I detta avsnitt 

diskuteras Figur 4:7- 4:9, där kanalerna har delats upp för att kunna analysera hur, var och när  kanalen används.  

Intranät 

Morgulo-Poore & Pitt ​(2001)​ belyser intranätet som en effektiv kanal, där informationen når alla  medlemmar samtidigt. Vi kunde i Figur 4:7 och i 4:8 se att intranätet var den kanal som flest  medlemmar tog del av information angående vad som händer inom organisationen i stort samt på  andra delar i organisationen. En av medlemmarna uttryckte:  

Viktigt att använda olika verktyg beroende på vilket syfte kommunikationen  har. Det som direkt berör mig vill man ha kommunicerat mer personligt,  exempelvis via chatt, mejl, möten eller telefon. Det som rör andra delar i  verksamheten kan kommuniceras mer övergripande och till alla, via  exempelvis intranätet. (Enkätundersökningen fråga 24).  

Det bekräftade även resultatet i Figur 4:7 och 4:8 där medlemmarna inte valde intranätet till lika  stor utsträckning som i Figur 4:9. Det visade hur viktigt det är att rätt information kommuniceras i  rätt kanal, samt att chefen anpassar kommunikationen utifrån medarbetarnas preferenser ​(Heide  m.fl., 2012​).  

E-post  

I Figur 4:7- 4:9 kunde vi avläsa att e-post var den kanal som medlemmarna upplevde användes mest  gällande vad som händer inom teamet. E-post användes relativt mycket när medlemmen skulle  hålla sig uppdaterad angående information om hela företaget. E-post föredras ofta när konfidentiell  information ska kommuniceras, såsom förändringar i företagets policy och mötestider ​(Heide  m.fl., 2012; White m.fl., 2010)​. Huruvida konfidentiell information kommuniceras via e-post  inom just Löfbergs kunde vi inte besvara i denna undersökning, men vi kunde antaga att den  förekom. Vi trodde delvis att e-post inte användes lika mycket mellan avdelningar, eftersom antalet  projekt som sträcker sig över flera avdelningar kanske inte är lika vanliga som projekt inom den  egna avdelningen. Det kunde också bero på att det fanns andra mer relevanta kanaler. 

Fysiska möten  

Fördelen med möten är att det skapar en dialog mellan medarbetaren och chefen, vilket ger en  möjlighet till direkt återkoppling ​(Erlien, 1997; Stein, 2006)​. 58.1 % av medlemmarna upplevde att  fysiska möten var den kanal som höll dem uppdaterade om vad som händer inom deras team. 

”Kommunikation inom production-quality management- warehouse team fungerar bra. Även  veckomöten är god praxis [...]” uttrycker en medlem som är nöjd med de fysiska mötena. Andra  medlemmar upplevde att det var svårt att svara på dessa frågor på grund av den pågående pandemin  (Covid-19). Två medlemmar uttryckte: “Just nu speciella tider och svår referenstidpunkt. Vi hade 

"tur" att systemen var uppe intrimmade när pandemin slog till. Så överlag bra betyg på  kommunikation…” och “Vi är inne i en period med restriktioner dvs fysiska möten är inte 

"tillåtna".” Trots detta svarade 58.1 % av medlemmarna att de fysiska möten var den kanal som höll  dem uppdaterade om vad som händer i sitt team vilket tydde på att kanalen är omtyckt.   

Anslagstavla  

Anslagstavlan är en bra kanal om medlemmen inte har möjlighet att leta upp information ​(Lengel 

& Daft, 1988)​ . I figur 4:7- 4:9 kunde vi se att majoriteten av medlemmarna inte var medvetna om  huruvida anslagstavlan förmedlade information. Vi kunde även utläsa att många medlemmar inte  använde sig av anslagstavlan: “Anslagstavla vet jag inte vad som menas, om det bildligt är en  anslagstavla som hänger på väggen?”. Vi trodde att vissa avdelningar använde sig mer av denna  kanal och således påverkade det resultatet. Det kunde även bero på att anslagstavlan ofta användes  som komplettering till andra kanaler eller att intresset för kanalen inte var lika stort ​(Lengel & Daft,  1988)​.   

Teams chattfunktion  

Teams chattfunktion gör det möjligt för organisationen att ha spontana, schemalagda, formella  och informella möten med de interna medlemmarna ​(Ilag, 2020)​. En större del av medlemmarna  ansåg att kanalen hjälpte till att hålla dem uppdaterade om vad som händer i deras team. Kanalen  utmärkte sig dock inte gällande informationen kring vad som händer inom organisationen i stort,  inte heller upplevelsen av kommunikationen med andra delarna av organisationen. 

Teams Digitala möten  

Resultaten från Figur 4:7- 4:9 visade att Teams Digitala möten var den kanal som var mest omtyckt  och användbar inom alla områden. Videokonferenser har enligt Heide m.fl. (2012) blivit allt  vanligare då det är ett sätt att nå ut till många samtidigt. Kanalen är ett bra sätt att kommunicera till  hela organisationen, eftersom medlemmen inte behöver närvara fysiskt. Under Covid-19 

pandemin tror vi att denna kanal har varit väldigt användbar eftersom stora delar av företaget  arbetat på distans. Kanalen möjliggör dialog mellan chef och medarbetare, samtidigt som  medarbetare kan diskutera med varandra. Det tror vi kunde ha varit en anledning till att kanalen  var omtyckt av medlemmarna.  

Yammer  

Yammer är en kanal som fungerar som ett socialt nätverk för organisationen. Kanalen är till för att  bland annat engagera, öka produktiviteten och sammanhållningen hos medlemmarna ​(Yammer,  u.å.)​. En medlem ansåg att “[...]Yammer, var en oklar funktion[...]”. En annan medlem påstod att 

“Det finns ett överflöd av kommunikation på Yammer och Intranätet och därför drunknar en del  av informationen”. Resultatet visade att kanalen inte nödvändigtvis används inom teamet. 

Medlemmarna ansåg dock att kanalen främst var till för att uppdatera information rörande andra  avdelningar inom organisationen, vilket bidrog till sammanhållning inom organisationen. I  Löfbergs styrdokument för internkommunikation stod det att kanalen användes både inom  företaget i stort (gruppnivå) och på teamnivå. Utifrån resultatet kunde vi dra slutsatsen att Yammer  främst användes på gruppnivå. Stein (2006) menade att det kan vara svårt att veta vilken kanal som  är bäst att använda och att det vore bra om information kommuniceras i flera kanaler. Nackdelen  med att använda många kanaler inom organisationen är att det kan bli ett informationsöverflöd,  vilket bidrar till att det blir svårt för medlemmen att hitta relevant information ​(Harris, 2002; 

Welch, 2012)​.  

  Chef 

Forskare understryker att chef är den kanal som medarbetare anser är den mest pålitliga kanalen  (Heide m.fl., 2012; Simonsson, 2002; White m.fl., 2010)​. Chefer har ett stort ansvar att agera  kommunikatör och förmedla information till medarbetarna ​(van Vuuren m.fl., 2007)​. Resultatet i 

Figur 4:7- 4:9 visade att chef användes främst som kanal när medlemmen ville få information  angående sitt team. Den närmsta chefen, som vi antog att medlemmarna syftade på, har inte som  uppgift att förmedla information angående hela organisationen och andra avdelningar. Det är  därför det finns en samlingsplats, såsom intranät, där information som rör hela organisationen  kommuniceras. Vi kan därför anta att chefens primära roll som kanal var hos teamet. 

  Mobil 

Mobilen är en kanal som enligt Kikoski ​(1993)​, är flexibel för att hålla medlemmar uppdaterade. 

När mobil faställdes som kanal i denna undersökning, syftade vi på mobil som var relaterad till  jobbet och tjänster, såsom sms och telefonsamtal. Vi får dock inte glömma bort att denna kanal kan  ta del av innehåll från många andra kanaler såsom, Teams chattfunktion/videosamtal, Yammer och  e-post. Av den anledningen var det svårt att få ett konkret svar, om och på vilket sätt medlemmen  använde sig av kanalen. Om vi uteslöt de två olika uppfattningarna visade resultatet i Figur 4:7- 4:9  att mobil främst användes när medlemmen skulle hålla sig uppdaterad angående sitt team. När  medlemmen skulle få information angående organisationen eller andra avdelningar var mobilen  inte den primära kanalen.