I starten på undersökningen tog vi kontakt med kommunikationschefen på Löfbergs, Anders Thorén. Vi presenterade vår idé och fick tillåtelse att utföra undersökningen inom organisationen.
Undersökningen utformades därefter genom en digital webbenkät som skickades ut via e-post till alla organisationsmedlemmar på Löfbergs. Thorén lade även upp ett inlägg på intranätet samt påminde chefer på Löfbergs att förmedla enkäten vidare till medarbetarna. Webbenkäten gjorde det enkelt att nå ut till alla medlemmar samtidigt inom organisationen (Johansson, 2010). Genom att inkludera alla organisationsmedlemmar, fick alla samma förutsättningar att yttra sina åsikter och attityder (Johansson, 2010; Trost & Hultåker, 2016). Respondenterna hade totalt åtta arbetsdagar på sig att svara på enkäten. För att få en ökad svarsfrekvens skickades två extra påminnelser ut till alla respondenter, vilket Johansson (2010) förklarar ökar motivationen hos de respondenter som tidigare varit tveksamma till enkäten.
För att svara på vårt syfte inkluderades alla länder inom organisationen och vi anpassade enkäten efter ett språk som alla förstod (Johansson, 2010). Kommunikationschefen förklarade att största delen av medlemmarna inom organisationen var stationerade i Sverige och kommunicerar med varandra på svenska. Det gemensamma språket för samtliga länderna var engelska, således var enkäten utformad både på svenska och engelska (Johansson, 2010; Trost & Hultåker, 2016).
Enkäten skapades i Survey&Report, som är ett webbaserat externt enkätverktyg, godkänt av Karlstads universitet. Första sidan av enkäten innehöll ett informationsbrev som förklarade varför undersökningen utfördes. Informationsbrevet var viktig för att skapa ett förtroende till författarna som behandlat undersökningen samt för att skapa ett intresse hos respondenterna (Johansson, 2010). Det var även en viktig faktor för förtroendeskapande hos respondenterna, vilket kunde bidra till en högre svarsfrekvens. Alla respondenter var anonyma under hela undersökningen för att inte kunna identifiera personen utefter de insamlade personuppgifterna (Datainspektionen, u.å.).
Enkäten innehöll 24 frågor, där vi inledde med intresseväckande frågor, följt av värderingsfrågor och demografiska frågor. Enkäten avslutades med en öppen fråga för att plocka upp andra
eventuella kommentarer och åsikter från medlemmarna. Vi valde att använda oss av denna struktur eftersom det resulterar till en högre svarsfrekvens (Johansson, 2010; Trost & Hultåker, 2016).
Enkätens värderingsfrågor, som var placerade i mitten av enkäten, hörde ihop innehållsmässigt och ställdes i anslutning till varandra i resultatet. Variablerna utformades så neutralt och lättförståeligt som möjligt, eftersom idealet för enkätundersökningen var att alla medlemmar skulle uppfatta variablerna på samma sätt (Johansson, 2010).
3.2.1 PILOTSTUDIE
För att undvika vanliga metodologiska problem gjorde vi en testenkät som vi skickade ut till tio respondenter. Det gjorde vi för att se om frågorna var tillräckligt tydliga eller om vi behövde korrigera något. Svaren vi fick från pilotstudien kunde inte appliceras i relation till vår slutliga enkät då vi använde ett bekvämlighetsurval bestående av familj och vänner. Pilotstudiens syfte var att se om frågorna och likertskalorna fungerade samt för att lära oss om SPSS. I pilotstudien insåg vi att våra frågor var aningen för breda och därför behövdes delas upp i flera frågor, detta för att försäkra oss om att vi fick ut det vi ville av frågorna. Vi insåg även att programmet Google Docs som vi använde när vi utformade vår testenkät inte var godkänd att använda i forskningssyfte av Karlstads universitet.
3.3 POPULATION
Studieobjektet för denna undersökning var Löfbergs som har 340 stycken medlemmar i sin organisation. Huvudkontoret är stationerat i Karlstad, Sverige, men organisationen har även verksamheter i Norge, Danmark, Lettland, Storbritannien och Finland. Efter att ha exkluderat CEO:s inom organisationen, var vår slutliga population 325 medlemmar.
3.4 DATAINSAMLING
Data samlades in via det webbaserade enkätverktyget Survey&Report. Insamlad data hanterades och lagrades provisoriskt i SPSS, som är ett dataprogram för statistiska analyser (Collier, 2009). Vi omvandlade sedan insamlad data till frekvenstabeller i SPSS för att se om vi kunde mäta det vi hade i avsikt att mäta (Johansson, 2010; Trost & Hultåker, 2016).
I detta stadie insåg vi att det saknades tillräckligt med svar från vissa avdelningar och vissa länder.
För att vi skulle få en representativ svarsfrekvens för varje land och avdelning krävdes det fler svar.
Eftersom det skilde sig markant mellan hur många medlemmar som svarade från varje land, valde vi att slå ihop alla länder utom Sverige till en kategori, som vi kallade “utanför Sverige”. Vi saknade även svar från vissa avdelningar, vilket bidrog till att vi inte kunde jämföra olika avdelningars uppfattningar av internkommunikationen, således fick vi exkludera variabel 2 och variabel 19 från undersökningen. Fortsättningsvis, eftersom respondenternas födelseår och anställningsår inte var undersökningens primära syfte, valde vi även att exklu dera variabel 1 och 23. Av de som svarade på enkäten var 33.1 % chefer och 66.9 % medarbetare. Organisationen bestod av 16-17 % chefer och 83-84 % medarbetare, vilket innebar att cirka 35 % av medarbetarna och cirka 89 % av cheferna svarade.
I fråga 14 “Kryssa i hur ofta du tar del av innehåll från…” valde vi att slå ihop svarsalternativen, eftersom vi ville få tabellerna så lättförståeliga och tydliga som möjligt. Johansson (2010) påstår att överskådligheten blir tydligare om man slår ihop svarsalternativ, dock kan nyanser försvinna.
Istället för att ha 9 svarsalternativ omvandlades de således till 4. Svarsalternativ som till en början var “Har inte tillgång”, “aldrig”, “mer sällan” och “en gång i månaden” valde vi att namnge
“sällan”. De svarsalternativ som döptes till “ibland” var “någon gång i veckan” och “1-4 gånger i veckan”. Slutligen, svarsalternativ “dagligen och “flera gånger om dagen” blev “ofta”. Efter att vi städat bort irrelevanta variabler från undersökningen, ställdes olika frekvenstabeller mot varandra i SPSS för att kunna svara på frågeställning tre och fyra: “Till vilken grad skiljer sig medlemmarnas uppfattning av Löfbergs internkommunikation beroende på position?” och “Till vilken grad skiljer sig medlemmarnas uppfattning av Löfbergs internkommunikation beroende på om de arbetar i eller utanför Sverige?”.
3.5 OPERATIONALISERING
Målet med operationaliseringen var att skapa ett samband mellan teori och praktik (Lynham, 2002). I detta avsnitt undersöktes och bekräftades därför teorierna i den miljön som problemet, fenomenet eller frågan förekom. Nedan förklaras och motiveras variablerna för att besvara syftet
och frågeställningarna. Variablerna har utformats efter tidigare forskning, med avsikten att få en så heltäckande representation av ämnet som möjligt. Benämningarna av variablerna presenteras med (V) och dess nummer. Alla variabler i enkäten finns med i operationaliseringsschemat, men
befinner sig inte alltid i nummerordning. Varför frågorna inte står i nummerordning beror på att vi har kategoriserat frågorna efter teoretiska områden såsom organisationskultur,
informationsspridning, kommunikationskanaler etcetera. Majoriteten av variablerna som utformades i enkäten hade fasta svarsalternativ då Trost och Hultåker (2016) menar att öppna svarsalternativ kunde ha genererat i ett större bortfall. Öppna svarsalternativ tillämpades när vi frågade om födelseår och anställningsår för att få ett så exakt svar som möjligt, samt vid den avslutande frågan som fångade upp medlemmens egna tankar. Nedan visas en tabell för att få en förståelse om hur operationaliseringen i denna undersökning gått till.
Tabell 3:1 Operationalisering
Variabel Beskrivning Källa
V1) Vilket år började du din anställning på Löfbergs?
Under de senaste tjugo åren har det skett en attitydförändring
V2) Vilken del av företaget tillhör du?
V3) Vilken position har du?
Identifiering till en organisation
V4) Jag upplever att jag är motiverad till att gå till min arbetsplats.
V6) Jag upplever att min arbetsplats inkluderar alla medlemmar.
V10) Jag upplever att jag får vara med att tycka till om företaget i stort.
V11) Jag upplever att jag får vara med att ta beslut som berör mitt arbete inom min del av
V7) Jag upplever att jag kan ha en öppen dialog med mitt team.
V12) Jag upplever att jag får vara med att ta beslut som berör mitt arbete inom mitt team.
V13) Jag upplever att det finns en väl fungerande kommunikation med de andra delarna i företaget.
En interaktion mellan
medlemmarna är viktig för att lösa problem och skapa gemenskap.
V8) Jag upplever att jag kan ha en öppen dialog med min chef.
V9) Jag upplever att min chef lyssnar på mig.
V14) Kryssa i hur ofta du tar del av innehåll från… (kanalerna)
En nackdel med att använda många kanaler inom
organisationen är att det kan bli ett informationsöverflöd, vilket bidrar till att det blir svårt för
medlemmen att hitta relevant vilka beslut som fattas kring mål och strategier är det ett tecken på en bra organisationsstruktur. Om medlemmar inom organisationen strävar efter samma mål och vision ökar gemenskapen.
(Jacobsen & Thorsvik, 2014;Welch, 2012)
V17) Jag upplever att det som skrivs/sägs på denna kanal överlag är.
Medlemmarna har olika
associationer till olika kanaler och det leder till att det blir ännu viktigare att informationen är kanal hjälper till att hålla mig uppdaterad om vad som händer på företaget i stort.
Vid användning av fel kanal kan situationen och innehållet tolkas felaktigt. Därför är det viktig att dels ha flera kanaler och dels att
(Anantatmula &
Shrivastav, 2012; Bucăţa
& Rizescu, 2017; Men,
3.6 BORTFALLSANALYS
Vår undersökning nådde inte en mycket hög svarsfrekvens och därför krävs en bortfallsanalys (Trost & Hultåker, 2016). Förhoppningen med ett totalurval var att hela företaget skulle delta.
V19) Jag upplever att följande kanal hjälper till att hålla mig uppdaterad om vad som händer på min del av företaget.
V20) Jag upplever att följande kanal hjälper till att hålla mig uppdaterad om vad som händer på andra delar av företaget.
V21) Jag upplever att följande kanal hjälper till att hålla mig uppdaterad om vad som händer i mitt team.
V22) Vilket land arbetar du i? Om en organisation sträcker sig över flera geografiska områden kan det lättare uppstå missförstånd inom internkommunikationen.
(Lewin & Peeters, 2006;
Oshri m.fl., 2015)
V23) Vilket år är du född? Enligt tidigare forskning har generationstillhörighet och åldern betydande roll för hur effektiva de interna kanalerna uppfattas
(Anantatmula &
Shrivastav, 2012)
V24) Slutligen, är det något mer du vill tillägga som berör
internkommunikationen på Löfbergs?
Den öppna variabeln i slutet av enkäten fanns där för att fånga upp medlemmarnas egna kommentarer och tankar.
(Trost & Hultåker, 2016)
Johansson (2010) nämner att alla kvantitativa enkätundersökningar får någon form av bortfall.
När enkäten skickades ut, utgick vi från en e-postlista som inkluderade 325 medlemmars
jobb-e-post på Löfbergs. Av de 325 enkäter som skickades ut, var det 4 medlemmar (1%) som föll inom ramen för naturligt bortfall. Ett naturligt bortfall innebär att respondenten aldrig borde fått enkäten, det kunde exempelvis bero på att medlemmens anställning hade upphört, eller att e-postadressen numera tillhörde någon utanför organisationen (Johansson, 2010). Då medlemmarna inte hade tillgång till enkäten, valde vi att exkludera dessa medlemmar från
undersökningen. Av de 321 medlemmarna som återstod, var det totalt 148 som svarade på enkäten vilket gav en svarsfrekvens på 46 % av Löfbergs medlemmar. De 54 % som inte svarade på enkäten tillhörde ett externt bortfall, där respondenterna antingen varit ointresserade, haft tidsbrist eller aktivt valt att inte svara. Det externa bortfallet kunde också tillhöra de naturliga bortfallet. En del av det naturliga bortfallet kommer alltid att ingå i det externa bortfallet, eftersom det inte finns belägg för varför de inte svarade (Johansson, 2010).
3.6.1 KONSEKVENSER AV BORTFALL Tabell 3:2 Avdelningar
Kommentar: Tabell 3:2 visar antal medlemmar och procent av respondenterna som svarat på enkäten på varje avdelning inom organisationen. N=148 = 100 %
En fråga i enkäten berörde vilken avdelning medlemmarna tillhörde och eftersom vårt syfte var att jämföra om medlemmarnas uppfattning av internkommunikationen skiljde sig på avdelningarna, krävdes en jämn svarsfrekvens (Trost & Hultåker, 2016). Vi kunde se i Tabell 3:1 att Innovation and Transformation och Private Label hade en hög svarsfrekvens medan Out of Home purchasing hade en väldigt låg. Om bara två medlemmar på en avdelning har svarat på enkäten blir det inte representativt för hela avdelningen. 5 personer (3.3%) svarade “vet ej”, vilket också försvårade möjligheten att jämföra, eftersom frågan krävde att medlemmarna visste vilken avdelning de tillhör.
Frågan gav oss alltså inte tillräckligt med information per avdelning för att vi skulle få ett representativt resultat och därför valde vi att exkludera denna variabel. Det valet var också anledningen till att vi inte valde att presentera hur många som arbetar på respektive avdelning.
Tabell 3:3 Land
Kommentar: Tabell 4:2 presenterar hur många procent från varje land som svarat på enkäten.
Sverige (62.7 %), Norge (0.7 %), Danmark (21.6 %), Finland (1.4 %), Lettland (inklusive Estland) (9.5 %), Storbritannien (4.1 %). N= 148 = 100 %
När vi hade samlat in data från enkäten, var det vissa länder som hade en lägre svarsfrekvens än andra länder. Vår intention med undersökningen till en början, var att kunna jämföra de olika ländernas uppfattning av internkommunikationen. När vi sedan hade samlat in data med hjälp av enkäten såg vi att uppdelningen var ojämn och beslutade oss för att lägga ihop Norge, Danmark, Finland, Lettland och Storbritannien till en egen grupp som kallas “utanför Sverige”. Det gjorde vi eftersom vi från exempelvis Norge bara fick ett svar, vilket inte kunde representera hela landet.
Resultatet av att lägga ihop länderna utanför Sverige, möjliggjorde att vi istället kunde jämföra om uppfattningen skiljde sig mellan Sverige och utanför Sverige. Något som chockade oss efter att ha samlat in data från enkäten, var att två respondenter skrev i den öppna frågan att de tillhörde Estland. Medlemmarna från Estland skrev dock att de valt att klicka i Lettland, eftersom den verksamheten var närmast deras. Vi valde att inkludera dessa medlemmar i undersökningen, trots att Estland som land inte fanns med som svarsalternativ. Då vi hade ett totalurval och skulle undersöka hela organisationen, vore det fel att exkludera medlemmar från Estland i
undersökningen. När vi även slått ihop länderna utanför Sverige, kunde Estland fortfarande räknas med som land och placeras i gruppen “utanför Sverige”.
Visionen med enkäten var att få så lite interna bortfall som möjligt. När vi hade samlat in data, visade det sig att vissa frågor inte varit obligatoriska att svara på, vilket förmodligen är anledningen till att vissa frågor fick ett större internt bortfall än andra. Frågor som fick ett internt bortfall var
V18-V21 samt V3. Vi fick mest bortfall från V18-V21 där bara 90 av 148 medlemmar kryssade i anslagstavla. Det resultatet påverkade undersökningen genom att vi inte kunde jämföra kanalerna i lika stor uträckning som vi kunnat göra om alla hade svarat, eftersom 58 medlemmars åsikter saknades. Vi valde att ha kvar variabeln i vår undersökning ändå, eftersom andra figurer i vårt resultat styrkte att anslagstavla inte användes lika frekvent som andra kanaler. Det stora bortfallet på denna fråga kunde också säga något om kanalen och dess relevans. En annan anledning till att de inte hade svarat kunde vara att de inte hade någon åsikt angående anslagstavlan överhuvudtaget. En annan anledning till att vi hade kvar kanalen var för att andra kanaler också fick ett internt bortfall.
Av nio kanaler var det endast två kanaler (intranät och e-post) som fick en svarsfrekvens på 100 %.
V1 fanns med som fråga för att jämföra om medlemmarnas uppfattning av
internkommunikationen skiljer sig beroende på om man varit inom organisationen en längre period eller inte. Vi valde att exkludera denna fråga eftersom resultatet inte tillförde något i undersökningen och således inte var primär för vårt syfte. V23 frågade efter medlemmarnas ålder och frågan utformades för att undersöka om yngre medlemmar uppfattade
internkommunikationen annorlunda jämfört med äldre. Vi valde att exkludera denna fråga eftersom vi missade att göra frågan obligatorisk. Den missen innebar att alla medlemmar inte svarade på frågan, vilket påverkade vår möjlighet att kombinera frågan med andra frågor som var vår intention till en början.