Kategorier från fältet

För att hantera empirin används i första steget kategoriformulering vilket innebär att informationen (utsagor från de intervjuade) delas upp i kategorier utifrån vilka ämnen de berör. Kategorierna är framtagna utifrån de teman som förekommit mest frekvent i intervjuerna och observationerna. Av det insamlade materialet kan i huvudsak fem kategorier utläsas; verktygets nytta, inställning till förändring, övervakning, stressnivå, inflytande och informellt ledarskap.

5.6.1 Verktygets nytta

En viktig del av denna studie är att försöka utläsa vilken egentlig nytta denna typ av

styrningssystem gör. Cheferna beskriver mycket av de förbättringar som gjorts genom att

hänvisa till statistik och siffror. Exempelvis menar projektledaren att de efter projektet har uppnått de uppsatta målen som bland annat var att uppnå en effektiv planeringsprocess så att 70 procent av den totala personaltiden används hos vårdtagaren och 90 procent av den inplanerade tiden blir utförd.

De huvudsakliga styrkorna som lyfts fram är möjligheten till överblick över verksamheten och utförda insatser, möjligheten att skräddarsy utförandet, kvalitetssäkringen, möjligheten att styra schemat efter kompetenser samt positiva ekonomiska effekter. Hon lyfter dock att detta inte nödvändigtvis endast beror på TES

utan kan även vara en effekt av att kundval infördes i kommunen september 2011 och hemtjänsten är sedan dess därför konkurrensutsatta. Den främsta fördelen med TES som samordnaren ser, är att hela planeringen säkerställer att besöken genomförs vilket gör att ingen kan missas och att alla får sina insatser.

Ser man till vårdpersonalens uttalanden om TES faktiska nytta är åsikterna mer spridda.

För de flesta verkar den största fördelen vara att man i större grad kan "sköta sig själv" än

tidigare och inte behöver oroa sig för att ett visst besök hos en vårdtagare inte ska hinnas

med. Det praktiska användandet av TES sägs det inte så mycket om "det är bara två

knapptryck för oss". Över lag sägs det väldigt lite om TES är bra eller dåligt, utan de flesta

verkar acceptera situationen och ser inga större problem i att använda verktyget.

Den grupp som ställer sig mest kritisk till TES är planerings- och larmgruppen. De lyfter nästan uteslutande fram systemets negativa sidor och påpekar många brister. Framförallt nämner de många svårigheter med den funktion som ska göra att insatserna planeras automatiskt under observationerna. De beklagar sig över att rutterna inte planeras efter en geografisk logik vilket gör att de måste planera om vissa rutter.

Sammanfattningsvis lyfts TES positiva egenskaper fram mer av cheferna än av vårdbiträdena. För chefer möjliggör planeringen i TES att lätt få överblick över personalstyrkan och verksamhetens effektivitet, medan det för vårdbiträdena mer handlar om att man får tydliga instruktioner och verkar vara ganska nöjd med det. De som ställer sig mest negativa är de personer som ingår i planerings- och larmgruppen. De ser svårigheter i sitt arbete att planera besök för andra vårdbiträden.

5.6.2 Inställning till förändring

Både chefer och vårdbiträden pratar om andras inställningar till förändring i samband med införandet av TES i kommunen. Mycket av det som sägs rör attityder kring TES innan det infördes, men även de attityder som präglar arbetet i dagsläget. Exempelvis berättar en person från planerings- och larmgruppen att när TES infördes tillfrågades

personalen i varje grupp vilka som var intresserade av att bli planerare. Man fick då anmäla sitt intresse och två personer valdes sedan ut och hon blev en av dem. Hon och den andra planeraren blev till en början utfryst av övrig personal och "man var hatad". Detta berättar hon främst berodde på att två heltidstjänster "försvann" från schemat vilket innebar större arbetsbelastning för övrig personal. Hon menar dock att attityderna blev bättre med tiden och att de flesta nu vant sig. Dock kändes ansvaret för tungt och hon valde att sluta som planerare och återgå till sina gamla arbetsuppgifter som vårdbiträde. Ett av vårdbiträdena berättar att de som jobbat länge är mer negativa än de nyare men fortsätter med att säga att de "känner å andra sidan inte till något annat". Vissa paralleller dras även till ålder både bland chefer och vårdbiträden som menar att den äldre delen av personalskaran visat större skepsis jämfört med de yngre.

Chefernas kommentarer kring attityder kan beskrivas som likgiltiga. De visar medvetenhet kring att de flesta människor ifrågasätter förändringar som inte är självvalda. Motstånd mot TES var alltså väntat och verkar ha bemötts med förståelse. Efter de utbildningar som hölls var personal och chefer över lag mer positiva. Eftersom det för cheferna innebär lättare och bättre översikt över verksamheten och underlättande av planeringen väger fördelarna tyngre än nackdelar i form av motstånd.

Sammanfattningsvis är cheferna mer positiva till förändringar i form av införandet av denna typ av IT-stöd än övrig personal. Det framkommer att det förekommit stora problem, som till och med beskrivs som hat gentemot de som fick ansvaret att göra schemaläggning i TES. Attityderna innan införandet var generellt negativt bland vårdpersonalen som inte såg hur det skulle underlätta deras arbete. Systemet beskrivs som "för datoriserat" och att det inte tar hänsyn till de människor som ingår.

TES är ett system som innebär full kontroll över den anställdes aktiviteter och tidpunkt för dessa. Inför införandet fanns viss oro bland anställda att systemet skulle innebära att cheferna övervakade dem. Det var till viss del detta som gjorde att motståndet var relativt kraftigt.

I intervjuer med vårdbiträden framkommer det att känslan och oron var större innan TES infördes och att den nu har avtagit. En av dem säger: "Jag kände mig övervakad i början

men man vänjer sig och nu tänker jag inte på det." Positiva konsekvenser så som tydliga

instruktioner, verkar vara mer betydelsefulla; "Det är skönt med tydliga instruktioner". Samtliga personer som deltagit verkar uppleva det som att känslan av övervakning har mattats av ju längre tid som gått och det framställs inte som något stort problem utan mer som ett orosmoment inför genomförandet.

5.6.4 Stressnivå

Förändrad stressnivå är något som flertalet vårdbiträden tar upp och många, men inte samtliga, menar att arbetstempot blivit högre sedan TES infördes. Även planerarna upplever stress över att många besök som de måste lägga in i systemet inte får plats. Om man som planerare lägger in ett pass som egentligen inte hinns med, vet man hur de påverkar personalen eftersom de själva jobbar "på fältet". En av planerarna menar dock att allt inte kan skyllas på TES, utan "de personer som inte hinner med arbetsuppgifterna

nu hann inte med dem tidigare heller". Den stressnivå många upplever menar cheferna

5.6.5 Inflytande

Grad av inflytande är en central del i TES, där systemet är utformat på så sätt att vårdbiträden ska ha minimalt inflytande över schemaläggningen. När personalen observeras lyfts frågan om möjligheter att påverka schemat. De flesta verkar nöjda med att få tydliga instruktioner. Tidigare hade personalen mer ansvar för planeringen och kunde styra sina och andras besök. Under en lunchrast säger ett vårdbiträde "Nu behöver

man bara bry sig om sin egen runda, och det är skönt". Det verkar inte finnas något större

missnöje med att inte kunna påverka schemat, snarare ses det som en avlastning. Ett annat vårdbiträde säger i bilen att "man gör som man blir tillsagd".

Däremot kan vårdbiträdena i efterhand prata med planerings- och larmgruppen om problem med schemat. Det kan handla om ett besök som är inlagt fel eller om man har för många besök under en viss tid (på kvällen exempelvis) eller liknande. Om man som vårdbiträde vill förändra något i schemat vänder de sig till planeringsgruppen. Då har man ett samtal för att se hur det kan åtgärdas. Då jag observerade ett sådant samtal lyder en bra dialog och de lyssnar på varandra. Det är vårdbiträdet som har mest insyn i vårdtagarnas personliga situation, behov och önskemål. Det vårdbiträde som var planerare till en början men som sedan slutade, beskriver anledningen till att hon slutade som följer: "Jag vill inte planera för andra, det är ett för tungt ansvar".

Samtliga personer i planerings- och larmgruppen ser stora svårigheter i att planera för områden där de själva inte känner till brukarna och deras behov. Både vårdbiträden och personal i planeringsgruppen menar att funktionen i TES som ska lägga schemat automatiskt och optimalt inte fungerar "optimalt". De menar att trots att planeringen ska ske automatiskt behöver de göra mycket av planeringen manuellt. De berättar att de tidigare visste hur långt det var mellan husen, men nu planerar någon som inte känner till avstånden (och TES känner inte av detta heller) och därför kan rutterna bli väldigt konstiga och kors och tvärs. Dessutom är schemat anpassat efter bilkörning vilket betyder att schemat inte kan följas om man istället cyklar. En annan i planeringsgruppen berättar om andra svårigheter med programmet. Han menar att det inte tas någon hänsyn till den

mänskliga faktorn vilket är ett stort problem. Alla människor är olika och gör olika saker olika fort men detta tar inte systemet hänsyn till. Det blir extra svårt när undantag inträffar, annars "fungerar det ganska bra". Planerarna är inte nöjda med programmet eftersom avstånden och resesträckorna ofta blir felaktiga och kastas om. Det som är positivt är att det syns tydligt om mer personal behövs.

5.6.6 Informellt ledarskap

Ett ämne som uppkommit i samtliga intervjuer och observationer är den förändring som TES har inneburit för personer jag valt att kalla informella ledare. Med detta menas personer som inte haft någon formell chefs- eller ledarroll men som haft mycket makt och tagit mycket plats i planerings- och schemaläggningsprocessen. De intervjuade vårdbiträdena berättar att de styrande individerna i varje grupp har fått mindre makt sen TES infördes. De kan inte längre styra vilka besök man själv föredrar och "köra över" svagare individer. Om förändringar görs i schemat som avviker från schemat måste man göra en manuell avvikelserapport som registreras. Detta gör att informella ledare fortfarande kan ta besök de föredrar av andra, men detta syns mycket tydligare för cheferna jämfört med tidigare. Detta har lett till att personer inte längre kan "bossa runt" som ett vårdbiträde uttrycker det.

5.6.7 Sammanfattning

TES verkar vara ett bra styrverktyg för cheferna som är uteslutande positiva medan övrig personal har mer spridda åsikter. Det verkar som vårdbiträden inte vill göra det som känns tungt och frångår deras formella arbetsuppgifter utan tycker det är skönt att få instruktioner. Många i personalen känner sig övervakade men tycker ändå det är bra för anhöriga att veta att insatsen är utförd samt att de får ett kvitto på vad de faktiskt gjort. Poängen ser ut att bli att det är ett effektivt ledningsinstrument därför att styrningen är extremt hård.