PRELIMINÄR OMFATTNING AV DETALJPLAN
2.2 Kommunen som organisation
Mål 12 Effektiv organisation med ökad kvalitet och rätt kompetens 12:1 Botkyrka kommuns styrsystem leder till en positiv utveckling av verksamheternas resultat och kvalitet för båda könen i alla stadsdelar.
Analys
Utifrån planerade åtaganden och utifrån resultaten av de mätbara målen bedöms måluppfyllelsen för nämndmålet som godtagbar år 2017.
Åtaganden
Strategi - Kreativa Botkyrka (KS/2014:188). Kommunstyrelsen ger kommunledningsförvaltningen i uppdrag att utveckla indikatorer och metoder för att mäta Botkyrkas kreativa klimat.
Rapport om mänskliga rättigheter i Botkyrka (KS/2015:369)
Svar på revisionsrapport: Uppföljande granskning av investeringsprojekt (KS/2014:598) Svar på revisionsskrivelse: Granskning av brottsförebyggande arbetet (KS2014:521) Arvodesbestämmelser (KS/2014:736)
Uppföljning av översyn Upplev Botkyrka AB (KS/2015:818)
Svar på revisionsskrivelse - Granskning av system för budgetansvar och attest (KS/2016:90) Se över och återkomma med eventuella förslag till ändringar av ”Regler för studieresor inom EU”, daterad 2001-03-05.
Årsredovisning, Kommunstyrelsen, Tertial 3 2017 8(24) Nöjd medborgarindex (NMI) i SCB:s
medborgarundersökning.
50 52 54 50 48 50
Botkyrka kommun har i jämförelse med tidigare mätning förbättrat resultatet i Resultatvisaren med avseende på: Resultat och effektivitet
Botkyrka kommun har i jämförelse med tidigare mätning förbättrat resultatet i Resultatvisaren med avseende på: Politisk styrning och kontroll Botkyrka kommun har i jämförelse med tidigare mätning förbättrat resultatet i Resultatvisaren med avseende på: Medborgarinformation om resultat
22
Andelen nämnordföranden och förvaltningschefer som tycker att kommunens budgetprocess fungerar väl.
35 70
Andel individbaserade mätbara mål och indikationer som följs upp med kön som övergripande indelningsgrund på nämndnivå.
64 68 100
Det görs ingen uppföljning av Resultatvisaren år 2017. Uppföljning sker i samband med årsredovisning för 2018. Kommunledningsförvaltningen följer inte upp det mätbara målet Andel individbaserade mätbara mål och indikationer som följs upp med kön som övergripande indelningsgrund på nämndnivå. Däremot gör kommunledningsförvaltningen en könsuppdelad uppföljning för alla mätbara mål där könsuppdelad statistik finns.
Kommunledningsförvaltningen följer inte upp det mätbara målet Andelen nämndordföranden och förvaltningschefer som tycker att kommunens budgetprocess fungerar väl. Under 2017 har en beställarenkät riktats till kommunstyrelsen för att mäta nöjdhetsgraden av kommunens styr-, lednings- och stödprocesser. Avsikten är att utveckla denna under 2018 för att bättre fånga hur väl nämnderna i sin helhet upplever att centrala processer fungerar.
12:2 Botkyrka kommun är en konkurrenskraftig och föredömlig arbetsgivare.
Analys
Utifrån planerade åtaganden och utifrån resultaten av de mätbara målen bedöms måluppfyllelsen för nämndmålet som god år 2017.
Åtaganden
Ta fram och genomföra en åtgärdsplan med ett antal riktade åtgärder med målsättning att främja god hälsa bland Botkyrkas medarbetare och minska sjukskrivningar
Kompetensfonden inför 2017-2018 - Begäran om utredning (KS/2016:364)
Mätbart mål Hållbart medarbetarengagemang (HME).
Avser egen regi. (SKL).
74 % 73 % 74 % 80 % 74 % 74 % 73 %
Delaktighet i beslut. Andel av kommunens medarbetare som upplever at de har möjlighet att vara delaktiga i beslut som rör deras arbetsplats.
73 % 68 % 66 % 72 % 61 %
Sysselsättningsgrad: Kvinnor och män som önskar en högre sysselsättningsgrad upp till
100 % 100 % 100 % 100 % 100 %
Årsredovisning, Kommunstyrelsen, Tertial 3 2017 9(24) heltid och fått ett erbjudande om det (%)
Personalrörlighet: Nya tillsvidareanställda under året andel (%)
tillsvidareanställda under året andel (%)
11,4 Sjuktal - dag 91-365: andel arbetstimmar
(%)
2,3 % 3,9 % 3,1 % 1 % 2,4 %
Det finns ingen könsuppdelad statistik för Delaktighet i beslut, Personalrörlighet och Sjuktal.
Statistiken ovan avser personal som arbetar på kommunledningsförvaltningen. För analys vänligen se avsnitt 6. Personalredovisning.
12:3 Kommunens stödprocesser och stödsystem är ett effektivt stöd för förvaltningarnas arbete.
Analys
Kommunens stödprocesser och stödsystem är väsentliga för att möjliggöra en effektiv kommunal verksamhet. Av fyra åtaganden uppnår två åtaganden god måluppfyllelse, ett åtagande godtagbar måluppfyllelse och ett åtagande icke godtagbar måluppfyllelse. Arbetet för det sistnämnda fortlöper och beräknas bli klar år 2018.
Kommunledningsförvaltningen kommer fortsättningsvis fokusera på att öka nöjdhetsgraden i samtliga stödprocesser under 2018. Detta aviseras särskilt tydligt i kommunstyrelsens mål och budget genom att det är upptaget som ett av de prioriterade väsentliga områdena i Mål och budget 2018. Under 2018 kommer också mätmetoderna att utvecklas för att möjliggöra en bättre analys av de brister och förbättringsområden som mottagarna upplever. Vidare pågår ett intensivt arbete med att utveckla processorienterat arbetssätt och genomföra processkartläggningar. Detta kommer ytterligare underlätta kvalitets- och förbättringsarbetet inom respektive process.
Utifrån planerade åtaganden och utifrån resultaten av de mätbara målen bedöms måluppfyllelsen för nämndmålet som godtagbar år 2017.
Åtaganden
Svar på revisionsskrivelse - Betalkort (KS/2011:394)
Kommunledningsförvaltningen ska ta fram nya anvisningar och rutiner för inventarieredovisning och inventering av inventarier.
Svar på revisionsrapport - Granskning avseende borgensåtaganden Utredning av Kommunens HR-funktion
Mätbart mål Digital service och verksamhetsutveckling:
Index som mäter kommunens digitala service till medborgare och företag och arbete med verksamhetsutveckling med stöd av digitalisering (SKL:s jämförelse och
202 206 199 210 222
Årsredovisning, Kommunstyrelsen, Tertial 3 2017 10(24) självskattningsverktyg eBlomlådan) skala från
100-300
Hur nöjda är kommunens chefer med stöd och service: IT-tjänster
5,9 5,5 5,6 5,5
Hur nöjda är kommunens chefer med stöd och service: Telefoni
5,3 4,8 4,9 4,7
Hur nöjda är kommunens chefer med stöd och service: Planera verksamhet (mål och budget)
6,6 6 6 6 6
Hur nöjda är kommunens chefer med stöd och service: Följa upp verksamhet (delår och årsredovisning)
6 6 6 6
Hur nöjda är kommunens chefer med stöd och service: Beslutstödssystemet.
5,8 5,3 5,2 5,4
Hur nöjda är kommunens chefer med stöd och service: Redovisningssystemet och
ekonomiadministration
6,3 6,8 6,5 6,6
Hur nöjda är kommunens chefer med stöd och service: Fakturasystemet loF
4,9 6,7 6,7 6,8
Hur nöjda är kommunens chefer med stöd och service: Kompetensförsörjning/HR-stöd
6 6,8 6,8 6,9
Hur nöjda är kommunens chefer med stöd och service: Kompetensförhöjning/lön
6,6 6 6,6 5,8
Hur nöjda är kommunens chefer med stöd och service: Personalsystemet (HRM)
5,4 5,4 6,1 5,1
Hur nöjda är kommunens chefer med stöd och service: Ärendeberedning
5,5 5,8 6,3 5,6
Hur nöjda är kommunens chefer med stöd och service: Informationsförvaltning: diarieföring och arkiv
5,5 6,2 6,7 6
Hur nöjda är kommunens chefer med stöd och service: Ärendehanteringssystem (LEX)
6 5 5,9 4,6
Hur nöjda är kommunens chefer med stöd och service: Kommunikationsstöd
6 6,1 6 6,3
Hur nöjda är kommunens chefer med stöd och service: Intranät (Botwebb)
2,7 2,4 6,4 5,2 5,3 5,1
Hur nöjda är kommunens chefer med stöd och service: Anskaffning/upphandling inklusive inköp
4,8 4,7 5,9 5,1 5,6 4,9
Hur nöjda är kommunens chefer med stöd och service: Säkerhets- och krishanteringsstöd
6 5,6 5,7 5,6
Det finns ingen könsuppdelad statistik för det mätbara målet Digital service och verksamhetsutveckling. Nöjdhetsenkäten för stöd och service är ny från år 2017.
Det mätbara målet Digital service och verksamhetsutveckling redovisar index 222 år 2017 och uppfyller därmed det uppsatta målet 210. Utfallet har legat stabilt sedan år 2014. E-blomlådans resultat visar att inom nivån "Digitalavälfärdstjänster" kan ett antal förbättringar genomföras med relativt sett små medel och ansträngningar. Inte minst har bytet till en modern
E-tjänstplattform (vintern 2016/2017) kunnat bidra till detta. Andra förbättringsområden kan kräva något större ansträngningar men fortfarande inom en rimlig gräns såväl ekonomiskt som
arbetsmässigt. Inom nivån ”Ledning, arbetssätt och metoder” har Botkyrka kraftigt förbättrat sitt resultat, baserat på att nya styrdokument tagits fram och förankrats. Den nya processbaserade styrmodellen för bland annat digitaliseringen bidrar också till framfart.
Kommunens stödprocesser och stödsystem är väsentliga för att möjliggöra en effektiv kommunal
Årsredovisning, Kommunstyrelsen, Tertial 3 2017 11(24)
verksamhet. Kommunledningsförvaltningen kommer fortsättningsvis fokusera på att öka nöjdhetsgraden i samtliga stödprocesser och stödsystem under 2018. Förvaltningen kommer också vidareutveckla mätmetoderna som idag används för att mäta nöjdhetsgraden.
12:4 Kommunledningsförvaltningen är en effektiv organisation
Analys
Målet om en effektiv organisation omfattar många områden. Organisationens förmåga att arbeta effektivt har sin grund i väl fungerande processer, arbetssätt, planering- och uppföljningsrutiner, verksamhetssystem med mera. Till det krävs också en god arbetsmiljö för medarbetare och chefer. Trots det relativt goda resultatet återstår mycket utvecklingsarbete för att uppnå god ordning och reda samt en god arbetsmiljö. Med utgångspunkt i den analysen kvarstår detta som ett av de väsentliga områdena även inför 2018.
Utifrån planerad åtagande och utifrån resultaten av de mätbara målen bedöms måluppfyllelsen för nämndmålet som godtagbar år 2017.
Åtaganden
Förslag till ny organisation av kommunledning (KS/2015:694)3) Utvärdering av omorganisationen av kommunledningen ska genomföras om 24 månader.
Mätbart mål Hållbart medarbetarengagemang (HMI) för Klf.
(SKL). Personalrörlighet Klf: Nya tillsvidareanställda
under året andel (%) Personalrörlighet Klf: Avgångna
tillsvidareanställda under året andel (%)
11,4 % 18,2 Sjuktal - dag 15-90: andel arbetstimmar (%)
Klf.
1,5 % 1,6 % 1,6 % 0,6 % 0,6 %
Sjuktal - dag 91-365: andel arbetstimmar (%) Klf.
2,3 % 3,9 % 3,1 % 1 % 2,4 %
Det finns ingen könsuppdelad statistik för de mätbara målen Delaktighet, Personalrörlighet och Sjuktal.
För analys vänligen se avsnitt 6. Personalredovisning.
12:5 Kommunledningsförvaltningen har en aktuell planering och styrning inom kommunstyrelsen strategiska ansvarsområden.
Årsredovisning, Kommunstyrelsen, Tertial 3 2017 12(24)
Analys
Utifrån resultaten av årets planerade åtaganden bedöms måluppfyllelsen för nämndmålet som god år 2017.
Åtaganden
Utvecklingsprogram för ett hållbart Hallunda/Norsborg (KS/2015:411)
Klimatstrategi. Kommunstyrelsen uppdrar för egen del åt kommunledningsförvaltningen att senast till 2017-06-01 återkomma med ett förslag till aktualiserad klimatstrategi för kommunen.
Kommunstyrelsen ger kommunledningsförvaltningen i uppdrag att ta fram förslag på en kommunövergripande strategi för samverkan med den sociala ekonomin.
Kommunstyrelsen ger kommunledningsförvaltningen i uppdrag att skapa en översyn och utvärdera Botkyrka kommuns internationella kontakter och samarbeten.
Trygghetsskapande verksamhet i Hallunda Norsborg (KS/2015:371)
Mål 13 Klimatneutral kommunal organisation senast 2020.
13:1 Centralt upphandlade varor och tjänster bidrar till en klimatneutral organisation
Analys
Under 2017 upphandlades ett nytt avtal för leverans av livsmedel, mjölk mm inom ramen för samordnad varudistribution. Ytterligare tre avtal kopplades under året till samordnade
varutransporter. Det innebär att volymen för varor som distribueras miljövänligt har ökat under året. Samtliga leveranser som sker vid samordnad varutransport bidrar till en klimatneutral organisation. Utvecklingsarbetet med miljöförvaltningen pågår för utveckling av modeller för mätning av klimatneutralorganisation. Detta beräknas vara klart under våren 2018.
Utifrån resultaten av de mätbara målen bedöms måluppfyllelsen för nämndmålet som godtagbar år 2017. Biodrivmedel: Andel upphandlingar där
transporter ingår där krav ställts på bränsleandel biobränsle.
100 % 90 %
Klimatkompensation: Andel
ramavtalsupphandlingar där krav på klimatkompensation ställs (där klimatkompensation är möjlig).
100 % 0 % 0 % 0 %
Det finns ingen könsuppdelad statistik för de mätbara målen Biodrivmedel och Klimatkompensation.
Andel upphandlingar där transporter ingår och krav ställts på bränsleandel biodrivmedel uppgår år 2017 till 90 procent. Det innebär att förvaltningen ställt krav på biodrivmedel i samtliga upphandlingar (där transporter ingår som en väsentlig del av kontraktsföremålet) utom en.
Andel ramavtalsupphandlingar där krav på klimatkompensation ställs uppgår år 2017 till 0 procent. Orsaken är att det i genomförda upphandlingar inte funnits möjlighet att
klimatkompensera produkter/tjänster.
Årsredovisning, Kommunstyrelsen, Tertial 3 2017 13(24)
3 Betydelsefulla händelser
Digitaliseringsarbetet har fått en högre prioritet under året. Bland annat har
kommunledningsförvaltningen (KLF) valt att utveckla tjänsten som kommunikationschef till en tjänst som kommunikations- och digitaliseringschef. Arbetet med att utveckla en
digitaliseringsfond växte också fram under året med avsikt att få större kraft i utvecklingsarbetet 2018. En rad styrdokument inom området har också tagits fram under året.
Under 2017 har förvaltningen tillsammans med arbetsmarknads- och
vuxenutbildningsförvaltningen (Avux) genom att etablera en rutin för tillsättning av så kallade extratjänster arbetat med breddad kompetensförsörjning som ett sätt att stärka arbetet med framtida bemanning av bristyrken men också för att skapa möjlighet till avlastning för befintlig personal. Nu finns också en ny beredningsprocess för analys och budgetering för
kompetensförsörjningen, vilket ger en tydligare roll för förvaltningarna att arbeta långsiktigt och strategiskt med kompetensförsörjning. Vidare kan nämnas att en ny medledar- och
arbetsmiljöpolicy har tagits i syfte att tydliggöra vad begreppet medledarskap står för och för att tydliggöra medledares och chefers ansvar inom ramen för kompetensförsörjningen. Under året har även ett ledarskapsprogram för potentiella chefer påbörjats i samarbete med Södertälje, Huddinge och Södertörns brandförsvar. Elva kandidater från Botkyrka deltar.
En handlingsplan är framtagen för arbetet med arbetsgivarvarumärket. Ett rehabiliteringssystem (Adato) infördes under året. Syftet med systemet är att ge tidiga signaler om hur verksamheterna mår och stödja cheferna till att få godare kvalitet och bättre arbetsmiljö i sina verksamheter. Det i sin tur bidrar till en godare ekonomi och till ett starkare arbetsgivarvarumärke. Fortsatt
deltagande i pilotprojektet som Sveriges kommuner och landsting (SKL) håller i avseende att minska sjukfrånvaron. Deltagandet är en del av det arbete som görs för att minska sjukfrånvaron.
Kommunfullmäktiges övergripande målområden har anpassats till medborgarprocesserna och effektiv organisation. Den politiska styrningen uttrycks genom utvecklingsmål och målsatta mått. Styrsystemet med sin struktur utgår ifrån att knyta ihop politisk styrning med
processtyrning. Framtagande av rutiner och strukturer för Ekonomi, HR och
verksamhetsutvecklingsprocesser för förvaltningen har påbörjats och kommer fortsätta att utvecklas och förverkligas under de kommande åren. Processorienteringsarbetet har avslutats som projekt och läggs ut i linjen för att förtydliga och förenkla det fortsatta arbetet med att processorientera KLF som förvaltning.
Inom områdesutvecklingen har flera dialoginsatser genomförts. I Alby har ett ungdomsråd startat med hjälp av unga vuxna som själva ingick i ungdomsrådet för tio år sedan. I Tullinge har under sommaren en omfattande dialog skett om utvecklingen av Tullinge centrum. Det första
utvecklingsprogrammet för Hallunda-Norsborg är framtaget och beslutas av kommunfullmäktige i januari 2018. Utvecklingsprogrammet blir ett strategiskt steg för utveckling av stadsdelen.
Strukturplan för Storvreten antogs av kommunfullmäktige hösten 2017. Det ger inriktning för en fortsatt fysisk stadsbyggnad.
Projekt för att stödja och samordna verksamhetens förberedelser inför nya
dataskyddsförordningen har pågått under 2017. Det bidrar i förlängningen till en mer rättssäker organisation och säkrare hantering av personuppgifter.
Årsredovisning, Kommunstyrelsen, Tertial 3 2017 14(24)
4 Ekonomisk uppföljning och analys