Kommunikationsstrategin inför förvärvet

Den 10 augusti år 2005 gick ett pressmeddelande ut som offentliggjorde att förtaget SATS hade förvärvat Sveriges nästa största träningsföretag e2. Inför och efter detta meddelande var det många som skulle informeras och förhoppningsvis engageras och jag ska nu redogöra för den kommunikationsstrategi som man från SATS ledning utarbetade för att informera sina nya medarbetare.

SATS VD och SATS personalchef utformade tillsammans en strategi inför uppköpet. Tiden var knapp så det gällde att samordna och samköra så mycket som möjligt av den interna och den externa kommunikationen, bland annat för att undvika ryktesspridning. Uppköpet blev helt klar den första augusti 2005, därefter hade SATS ledning tio dagar på sig att planera inför kommande kommunikationsprocesser. Det hade dock i ledningen funnits misstanke om ett eventuellt uppköp så ett visst planeringsarbete hade dock inletts redan under juni månad.

Målsättningen var att informera alla så kallade nyckelpersoner inom e2 internt innan den externa informationen gick ut. Dessa nyckelpersoner identifierades av e2:s VD1, i samarbete med SATS VD och personalchef. Det var av naturliga skäl platschefer, träningskoordinatorer, samt viss huvudkontorspersonal, detta på grund av dessa individers ledarpositioner och personalansvar. Vidare slog man fast i strategin att man ville behålla dessa nyckelpersoner under hela integrationsprocessen det vill säga ca sex månader. Man ville inte tappa någon på grund av den turbulens som de kommande förändringarna kunde medföra.¹⁰⁴

104

På SATS gjorde man inför uppköpet analysbedömningen att mycket av de bägge företagens olikheter berodde på dess skillnad i storlek. Eventuella kulturskillnader bedömde man också bero på företagens positioner. SATS, ett företag med säte i hela Norden mot e2 som bara existerade i Stockholmsregionen. Den gemensamma kärnan och drivkraften inom de bägge företagen identifierades dock vara de anställdas brinnande intresse för träning. Ytterligare en stor skillnad mellan SATS och e2 var företagens produktutbud. E2 hade inom sitt grundkoncept rehabiliteringstjänster någonting som SATS inte hade. Detta var dock ett koncept som man inom strategin planerade att ta till vara på och utveckla inte avveckla.

Ingen personal skulle sägas upp och detta var en viktig information att föra fram enligt strategin. Då denna fråga identifierades som en av det mer direkta som troligen skulle uppkomma, planerade man vara tydlig med den informationen i ett tidigt skede.

Efter att den interna och externa kommunikationen om uppköpet blivit offentlig var målsättningen att per omgående starta integrationen av de bägge företagen en process som beräknades vara fullt genomförd någon gång i januari 2006.

Planen för den interna integrationsprocessen delades in i tre perioder. Det var en lära känna varandra period, en så kallad förändringens period och avslutningsvis en utvärderings period.

Juni/jul 05: Förberedande arbete inleds

”Lära Känna” period Aug 05: Personal informeras

Nov 05: Flytt av huvudkontor

Förändringens period Dec 05: Bytt ut skylt program

Jan 06: Integrationen genomförd

Utvärderingens period Feb 06: Ny start, Årligt inspirations dag

Följande utdrag är hämtade ur den kommunikationsplan som upprättades under juni månad 2005 av SATS personalchef och VD. Därtill har Kompletteringar av strategin tillkommit under de arbetsdagar i augustimånad mellan uppköpsbeslutet och kommunikationen till de anställda. Arbetet skedde i samarbete med e2:s två ägare.

Planen steg 1

Första steget till en lyckad integration är information. Informationen om försäljningen måste således ut till såväl externa som interna parter. För att minimera ryktesspridning skulle man snabbt och tydligt informera alla, gärna under samma dag. Planen blev därför att genom e2:s ägare den 10 augusti under ett sammankallat möte först informera e2:s ledningsgrupp, därefter skulle anläggningarnas platschefer (PC) samt träningskoordinatorer (TK) och övrig huvudkontorspersonal (HK) också informeras. Efter information från e2:s ägare skulle SATS göra sin första introduktion. Detta upplägg var efter önskemål av e2:s ägare. I kommunikationsstrategin har SATS identifierat risken att de förvärvade medarbetarna eventuellt skulle komma att uppleva uppköpet som hotande. Därför planerade man att som man kallade det ”höja” företagets nyckelpersoner med en förhoppning om att detta skulle leda till att dessa skulle övertyga övriga medarbetare om förändringarnas möjligheter. (Med uttrycket höja avsåg man att genom mycket uppmuntran och personlig kontakt satsa på de identifierade nyckelpersonerna.) För att minska känslor som otrygghet och förändringsrädsla planerade man att inge mycket förtroende och trygghet. Vidare ansåg man det vara viktigt med att vara ärlig med förändringarna men även försäkra om vad som inte skulle förändras. Man avsåg inte heller att försöka ”sälja in” SATS för kraftigt i början utan istället berätta om karriärvägar och utvecklingsmöjligheter.¹⁰⁵

Planen Steg 2

Pressrelease och information till externa parter

Planen steg 3

Planens tredje steg innefattade möten med den ”nya personalen”. Detta innebar att representanter från ledningen personligen skulle träffa de nya centrens personal. Det uppskattades vara ett vikigt steg att visa sig och träffa all personal inte bara nyckelpersonerna.

105

Planen steg 4

Det planerades även att 3-6 månader efter mötet med medarbetarna ha ett uppföljningsmöte eventuellt med en workshop eller ”team-aktiviteter” för att följa integrationen. Ett alternativ till det så kallade uppföljningsmötet skulle vara att para ihop de förvärvade före detta e2 anläggningarna med tidigare etablerade SATS anläggningar och utse representanter vid varje anläggning som sedan regelbundet skulle träffas och jobba aktivt med integreringen genom ett kunskapsutbyte. På så sätt var målsättningen att nya medarbetare skulle lära av tidigare SATS anställda och vice versa. Ett annat syfte med detta skulle även vara att anställda från olika anläggningar på ett trevligt sätt får lära känna varandra och bidra till bildandet av en ”VI” känsla.

Planen steg 5

SATS är ett företag som satsar mycket på interna utbildningar i flera olika former, givetvis praktiska utbildningar inom träning men även utbildningar inom service och försäljning. Ett steg i integreringen av de nya medarbetarna skulle således vara att utbilda dem. Även detta insåg man måste göras med försiktighet eftersom det kan finnas känslor av otrygghet inför det nya och okända Man gjorde därför bedömningen att påbyggnadsutbildningarna inte skulle inledas på en gång utan efter ca 2-4 månader. Dessutom planerade man att inom dessa processer vara extra lyhörd och lyssna mycket på de nya medarbetarnas åsikter. Det skulle för dem upplevas som att SATS var villiga att förändra det egna systemet om goda idéer skulle uppkomma.